prosilec - Vrtci občine Moravske Toplice

POVZETEK:

Organ je zavrnil prosilcu dostop do posameznih zahtevanih dokumentov v zvezi s programom Erasmus+ iz razloga, da z njimi ne razpolaga v materializirani obliki, določene podatke pa je posredoval prosilcu v obrazložitvi izpodbijane odločbe. IP je v pritožbenem postopku deloma sledil ugotovitvam organa, da s posameznimi zahtevanimi dokumenti oziroma podatki ne razpolaga v materializirani obliki. V zvezi z zahtevanimi finančnimi podatki pa je IP ugotovil, da organ razpolaga v materializirani obliki s stroškovnikom, zato je naložil organu, da ga prosilcu tudi posreduje. IP je torej pritožbi prosilca ugodil delno.
 

ODLOČBA:

Številka: 090-11/2026/13

Datum: 11. 3. 2026

Informacijski pooblaščenec po namestnici informacijske pooblaščenke mag. Kristini Kotnik Šumah, po pooblastilu št. 100-17/2006/229 z dne 6. 11. 2024 (v nadaljevanju: IP), izdaja na podlagi 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 - ZUstS-A; v nadaljevanju ZInfP), tretjega in četrtega odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/06 – uradno prečiščeno besedilo, 117/06 – ZDavP2, 23/14, 50/14, 19/15 – odl. US, 102/15, 32/16, 7/18 in 141/22; v nadaljevanju: ZDIJZ) ter prvega odstavka 248. člena in prvega odstavka 252. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06 – uradno prečiščeno besedilo, 105/06 – ZUS-1, 126/07, 65/08, 8/10, 82/13, 175/20 – ZIUOPDVE, 3/22 – ZDeb in 85/25; v nadaljevanju: ZUP), o pritožbi … (v nadaljevanju: prosilec), z dne 17. 12. 2025, zoper odločbo javnega zavoda Vrtci Občine Moravske Toplice, Dolga ulica 29A, 9226 Moravske Toplice (v nadaljevanju: organ), št. 090-1/2025/2 z dne 28. 11. 2025, v zadevi dostopa do informacije javnega značaja, naslednjo

ODLOČBO:

1.     Pritožbi prosilca z dne 17. 12. 2025 se delno ugodi. Odločba Vrtcev Občine Moravske Toplice, št. 090-1/2025/2 z dne 28. 11. 2025, se delno odpravi ter se odloči:

»Organ je dolžan v roku enaintridesetih (31) dni od vročitve te odločbe prosilcu v elektronski posredovati Promet konta, januar – oktober 2025, Konto 46, Stroškovno mesto 0019.«.

2.     V preostalem delu se pritožba prosilca zavrne.

3.     V postopku reševanja te pritožbe niso nastali posebni stroški.

Obrazložitev:

(1) Prosilec je z zahtevo z dne 30. 10. 2025, na podlagi ZDIJZ, zahteval posredovanje:

- dokumentov (dopisi, zapisniki, elektronska korespondenca ali sklepi), iz katerih je razvidno, ali je bila načrtovana udeležba zaposlenih vrtca v programu Erasmus+ v letih 2023 – 2024;

- dokumentov, iz katerih je razvidno, ali je bila v letih 2024 in 2025 udeležba zaposlenih dejansko izvedena, ali je bila preklicana ali odpovedana ter razloge za odpoved, če so bili navedeni v uradnih dokumentih;

- dokumentov, iz katerih je razvidno, koliko finančnih sredstev je bilo porabljenih v okviru posameznega projekta v letu 2024 in 2025 (vključno s stroški potovanj, namestitev, letalskih kart in drugih stroškov, povezanih s stroški potovanj);

- dokumentov, iz katerih je razvidno, ali je bil preklic udeležbe prijavljen financerju (npr. CMEPIUS, Erasmus+) in kako so bila urejena že plačana sredstva;

- zapisnika ali sklepa sveta zavoda ali drugega organa vrtca, če je bila tema Erasmus+ obravnavana;

- dokumenta (izvleček iz letnega načrta ali poročila), iz katerega je razvidno, da je bil Erasmus+ vključen med dejavnosti vrtca;

- dokumentov ali evidence, iz katerih je razvidno, koliko zaposlenih je v letih 2024 in 2025 samo podalo odpoved pogodbe o zaposlitvi ter, koliko zaposlenim je Vrtec odpovedal pogodbo o zaposlitvi.

Kot način seznanitve je določil elektronsko obliko.

(2) Organ je 28. 11. 2025 posredoval prosilcu po elektronski pošti zahtevano dokumentacijo, iz katere je razvidno, ali je bila načrtovana udeležba zaposlenih vrtca v programu Erasmus+ v letih 2023 – 2024, in sicer Priloge k učnim sporazumom in Letni delovni načrt zavoda. Pojasnil je, da z dokumenti, vezanimi na Erasmus+, ki se tičejo dela prejšnje koordinatorice, ne razpolaga oziroma ne ve, če so sploh obstajali, saj mu jih strokovna delavka ob prenehanju delovnega razmerja ni predala. Glede na slednje tako organ smatra, da jih ni.

(3) Z dopisom z dne 1. 12. 2025 je nato prosilec zahteval, da mu organ posreduje manjkajoče informacije, in sicer:

- dokumente glede načrtovanih udeležb zaposlenih v programu Erasmus+ za leti 2023 in 2024 (dopisi, zapisniki, sklepi, e-pošta ali drugi dokumenti);

- dokumente o udeležbah v letih 2024 in 2025, iz katerih je razvidno, ali so bile izvedene, preklicane ali odpovedane, ter razloge za odpoved (če obstajajo);

- dokumente o finančnih stroških udeležb v letih 2024 in 2025 (stroški poti, prenočišč, letalskih kart in druge sorodne stroške);

- dokumente o morebitnih preklicih udeležb, ki so bili posredovani financerjem (npr. CMEPIUS, Erasmus+),

- zapisnike ali sklepe organov vrtca, kjer je bila obravnavana tema Erasmus+;

- vse morebitne dokumente, iz katerih je razvidna vključitev Erasmus+ med dejavnosti vrtca (če obstajajo dodatni dokumenti, ki še niso bili poslani),

- podatke o tem, koliko zaposlenih je v letih 2024 in 2025 podalo odpoved pogodbe o zaposlitvi ter koliko zaposlenim je vrtec odpovedal pogodbe.

(4) Organ je o zahtevi prosilca izdal odločbo 090-1/2025/2 z dne 28. 11. 2025 (v nadaljevanju: izpodbijana odločba), ki jo je prosilcu posredoval 1. 12. 2025 in s katero je zahtevo zavrnil. Uvodoma je v obrazložitvi odločbe povzel zahtevo in dopolnitev zahteve ter svoje postopanje. V nadaljevanju pa je svojo odločitev obrazložil po posameznih točkah zahteve:

- Udeležba v letu 2023 ni bila mogoča, ker je bil sporazum za Erasmus+ podpisan komaj junija 2024. Dokumentacije, ali je bila načrtovana udeležba zaposlenih vrtca v programu Erasmus+ v letu 2024, organ nima, saj je prejšnja koordinatorica projekta Erasmus+ prekinila delovno razmerje pri organu in organ ni prejel njene elektronske korespondence s partnerji v projektu za leto 2024.

- V zvezi z zahtevanimi dokumenti iz druge alineje zahteve je izpostavil Priloge k učnim sporazumom, oktober 2025, in Priloge k učnim sporazumom, november 2025. Pojasnil je, da prejšnja koordinatorica projekta v nobenem od uradnih dokumentov ni zapisala, ali je bila načrtovana udeležba izvedena ali odpovedana, ti dokumenti ne obstajajo ali pa jih prejšnja koordinatorica organu ni posredovala. Eno sledenje na delovnem mestu je bilo načrtovano za februar 2025, vendar ni bilo izvedeno, ker prejšnja koordinatorica projekta ravnateljici ni v roku, ki ga predvideva projekt Erasmus+, sporočila, kdo se bo sledenja udeležil, koliko časa bodo strokovne delavke odsotne in v kateri vrtec se sploh odpravljajo. Ravnateljica je vse strokovne delavke že na enem od predhodnih vzgojiteljskih zborov obvestila, da je potrebno najprej zagotoviti pokritost strokovnih delavk v oddelkih, šele nato se lahko strokovne delavke odpravijo na sledenje na delovnem mestu v tujino. Ker je prejšnja koordinatorica projekta vodstvo o udeleženkah sledenja na delovnem mestu obvestila prepozno, vodstvo vrtca ni moglo v šestih dneh zagotoviti ustreznega števila strokovnih delavk za nemoteno delo vrtca pri skrbi za zagotavljanje varnosti otrok v vrtcu. Organ je tako ugotovil, da uradni dokument, v katerem bi bil naveden razlog za odpoved sledenja februarja na Danskem, s strani prejšnje koordinatorice ni bil posredovan.

- Glede tretje alineje zahteve je v izpodbijani odločbi navedel, da porabljenih finančnih sredstev v letu 2024 ni bilo, porabljena finančna sredstva v letu 2025 pa so znašala 9.601,41 €. Pojasnil je, da porabljenih finančnih stroškov za leto 2024 ni bilo, saj ni bilo opravljeno nobeno sledenje na delovnem mestu. Projekt tudi še ni zaključen, zaključi se 31. 1. 2026, končno poročilo se mora oddati do 1. 4. 2026, torej bodo končni stroški porabe znani šele po 30. 1. 2026. Navedene podatke je organ pridobil iz evidenc računovodstva organa.

- Dokumenti, iz katerih je razvidno, ali je bil preklic udeležbe prijavljen financerju in kako so bila urejena že plačana sredstva, ne obstajajo, prejšnja koordinatorica jih organu namreč ni posredovala. Tudi če so obstajali, organ z njimi ne razpolaga, niti ne ve, če so sploh obstajali. Stroški, ki so pri tem nastali, so bili plačani.

- Tema Erasmus+ na svetu zavoda ni bila nikoli obravnavana.

- V zvezi s šesto alinejo zahteve je navedel, da je opis projekta naveden v letnem delovnem načrtu organa, ki je objavljen na spletni strani organa in je bil 28. 11. 2025 posredovan prosilcu po elektronski pošti.

- V letih 2024 in 2025 je osem delavcev sporazumno prenehalo pogodbo o zaposlitvi. V letih 2024 in 2025 organ ni dal odpoved pogodbe o zaposlitvi nobenemu delavcu.

Po preverbi vseh svojih evidenc dokumentarnega gradiva za leta 2023 - 2025 je organ torej ugotovil, da ne hrani dokumentov (dopisi, zapisniki, elektronska korespondenca ali sklepi), ali je bila načrtovana udeležba zaposlenih vrtca v programu Erasmus+ v letih 2023 – 2024, in dokumentov, iz katerih je razvidno, ali je bil preklic udeležbe prijavljen financerju (npr. CMEPIUS, Erasmus+). Glede dokumentov, iz katerih je razvidno, ali je bila v letih 2024 in 2025 udeležba zaposlenih preklicana ali odpovedana, ter razlogi za odpoved, če so bili navedeni v uradnih dokumentih, je organ ugotovil, da uradnega dokumenta, v katerem bi bil naveden razlog za odpoved sledenja februarja na Danskem, ni. Ugotovil je tudi, da ni dokumentov, iz katerih je razvidno, ali je bila v letih 2024 In 2025 udeležba zaposlenih preklicana ali odpovedana. Za leto 2024 organ dokumentov nima, oziroma jih ni dobil od prejšnje koordinatorke, medtem ko so razlogi za odpoved sledenja februarja 2025 navedeni v obrazložitvi, pri čemer organ poudarja, da je komunikacija med ravnateljico in prejšnjo koordinatorico glede odpovedi sledenja februarja 2025 potekala ustno, prav tako pa komunikacija med ravnateljico in CMEPlUS. Organ zapisnika ali sklepa sveta zavoda ali drugega organa vrtca, če je bila tema Erasmus+ obravnavana, prav tako ne more posredovati prosilcu, saj tema Erasmus+ na svetu zavoda ni bila nikoli obravnavana. Upoštevaje pojem informacije javnega značaja po prvem odstavku 4. člena je organ torej ugotovil, da z zahtevanimi dokumenti ne razpolaga.

(5) Prosilec je zoper izpodbijano odločbo podal pritožbo z dne 17. 12. 2025, ker meni, da je izpodbijana odločba nepravilna in nezakonita, saj organ ni posredoval zahtevanih dokumentov, temveč je zahtevo v večjem delu zavrnil z utemeljitvijo, da z dokumentacijo ne razpolaga, pri čemer svojih navedb ni ustrezno izkazal, hkrati pa je zahtevo nadomestil z opisnimi pojasnili, kar ni skladno z ZDIJZ. V zvezi z delom zahteve, ki se nanaša na udeležbe zaposlenih v programu Erasmus+, je navedel, da je od organa prejel zgolj priloge k učnim sporazumom za oktober in november 2025, ki pa ne izkazujejo razlogov za odpoved ali preklic mobilnosti, ne vsebujejo nobenih sklepov, odločitev ali drugih uradnih aktov ter ne potrjujejo navedb organa iz obrazložitve odločbe. Prejete priloge ne izkazujejo niti časovnice odločanja niti razlogov, zaradi katerih naj bi bile mobilnosti preklicane ali neizvedene. Iz letnega delovnega načrta organa, ki mi je bil posredovan, izhaja, da so bile za leto 2025 načrtovane tri mobilnosti, in sicer v Dansko, na Češko in v Estonijo. Navedeno je v neposrednem nasprotju s trditvami organa, da dokumentacija o načrtovanju, odpovedih ali preklicih mobilnosti ne obstaja oziroma da organ z njo ne razpolaga. V podporo  navedbam je priložil tudi posnetek oddaje RTV Slovenija, v kateri je nekdanja koordinatorica projekta Erasmus+ javno izjavila, da je bila mobilnost na Dansko v začetku leta 2025 s strani ravnateljice vrtca preklicana. Navedena javna izjava potrjuje, da je o preklicu mobilnosti potekalo odločanje na ravni vodstva zavoda, kar po naravi stvari predpostavlja obstoj dokumentacije, povezane z načrtovanjem, izvajanjem in preklicem mobilnosti. Dodatno je izpostavil javno dostopne evidence ERAR, iz katerih je po njegovem razvidno, da so bili v okviru projekta Erasmus+ dejansko izvedeni in plačani določeni stroški. Kot primer je izpostavil plačilo družbi … v mesecu februarju 2025 v višini 2.492,64 EUR. Navedeno po njegovem mnenju potrjuje obstoj finančnih tokov, povezanih z mobilnostmi in s tem tudi obstoj finančne dokumentacije, kot so računi, potni nalogi, izplačila in dokazila o povračilih sredstev, s katero bi moral organ razpolagati. Poudaril je, da ne zahteva končnega vsebinskega poročila projekta, ki se skladno s pravili oddaja do 1. 4. 2026, temveč izključno dokumentacijo o nastalih in plačanih stroških ter refundacijah za vsako posamezno mobilnost v letu 2025 posebej. Gre za dokumentacijo, ki je po svoji naravi že nastala in zato ne more biti vezana na rok oddaje končnega poročila. Po prvem odstavku 4. člena ZDIJZ je informacija javnega značaja informacija, ki obstaja v obliki dokumenta. Organ je zahtevo zavrnil z navedbo, da z dokumenti ne razpolaga, ne da bi konkretno pojasnil, katere evidence je preveril in zakaj zahtevana dokumentacija ne obstaja, ter je zahtevo nadomestil z opisnimi pojasnili, kar ni skladno z ZDIJZ. Pri upravljanju evropsko financiranega projekta je obstoj ustrezne dokumentacije nujen, njena odsotnost pa lahko pomeni tudi kršitev pravil upravljanja javnih in evropskih sredstev.

(6) Organ po prejemu pritožbe izpodbijane odločbe ni nadomestil z novo ter je pritožbo prosilca, kot dovoljeno, pravočasno in vloženo s strani upravičene osebe, z dopisom št. 090-1/2025/3 z dne 8. 1. 2026, poslal v odločanje IP. Pritožbi je priložil izpodbijano odločbo, dopisa prosilcu z dne 10. 11. 2025 in z dne 2. 12. 2025 ter elektronsko sporočilo prosilcu z dne 28. 11. 2025 s prilogami. Z dopisom št. 090-1/2025/4 z dne 9. 1. 2026 je organ posredoval IP zahtevo prosilca z dne 30. 10. 2025 in zahtevo po dopolnitvi nepopolnega odgovora z dne 1. 12. 2025.

(7) Na poziv IP, št. 090-11/2026/9 z dne 2. 3. 2026, je organ posredoval IP še pritožbo prosilca.

(8) Na dodaten poziv IP in pojasnilo IP, da navedba skupne višine stroškov v izpodbijani odločbi ne zadostuje, št. 090-11/2026/11 z dne 2. 3. 2026, pa je organ posredoval IP še stroškovnik projekta za leto 2025, iz katerega so razvidni podatki o porabi finančnih sredstev po posameznih vrstah stroškov, vključno s stroški potovanj, prenočišč in drugimi stroški, nastalimi v okviru izvajanja projekta. Pojasnil je, da stroškovnik temelji na računovodskih evidencah organa in izkazuje dejansko realizacijo posameznih stroškov projekta do dneva vložitve zahteve prosilca pri organu. Organ s tem dokumentom razpolaga kot z evidenco o porabi sredstev za navedeni projekt. Pojasnil pa je tudi, da je v izpodbijani odločbi navedel znesek porabe 9.601,41 €, ker je štel vso porabo do dneva pošiljanja odločbe, ne pa porabo do dneva vložitve zahteve. Do 30. 10. 2025 je namreč organ izvedel samo eno sledenje, pa še to je bilo na Češkem, kamor so se odpravili s službenim vozilom in ne z letalom. Prav tako je bil račun za prenočišča izdan po 30. 10. 2026. V zvezi z razpoložljivostjo z zahtevanimi dokumenti pa je organ navedel, da je ponovno vpogledal v razpoložljive elektronske evidence in notranjo dokumentacijo projekta Erasmus+ ter opravil preverjanje pri zaposlenih, ki so bili takrat vključeni v izvajanje oziroma administriranje projekta. Ponovno je ugotovil, da določena dokumentacija, s katero je razpolagala prejšnja koordinatorica projekta, ni bila predana organu ob prenehanju njenega delovnega razmerja. Z dnem prenehanja delovnega razmerja je bil zaprt tudi njen službeni uporabniški račun, ob tem pa organ ni prejel dodatne projektne dokumentacije, ki bi bila morebiti shranjena pri navedeni osebi. Navedeno je potrdila tudi sedanja koordinatorica projekta, ki je ob prevzemu nalog preverila razpoložljivo dokumentacijo v okviru organa. Hkrati je stopila v stik tudi z izvajalcem projekta - CMEPIUS, ki je pojasnil, da z dokumentacijo, ki bi izvirala od prejšnje koordinatorice, prav tako ne razpolaga. Ob tem je dodal, da je organ iz navedenih razlogov z novo koordinatorico projekta izvajanje aktivnosti v veliki meri ponovno organiziral in vzpostavil projektno dokumentacijo skorajda na novo, in sicer ob soglasju izvajalca projekta. Projekt je bil uspešno izveden in zaključen v januarju 2026. Na podlagi izvedenih preverjanj je organ tako ugotavil, da poleg priloženega stroškovnika z drugimi dokumenti, ki bi vsebovali zahtevane podatke o posameznih stroških, ne razpolaga.

Pritožba je delno utemeljena.

Meje preizkusa pritožbe s strani pritožbenega organa

(9) IP je kot organ druge stopnje v skladu z 247. člena ZUP dolžan preizkusiti odločbo v delu, v katerem jo prosilec izpodbija. Odločbo tako preizkusi v mejah pritožbenih navedb, po uradni dolžnosti pa preizkusi, ali ni prišlo v postopku na prvi stopnji do bistvenih kršitev postopka in, ali ni prekršen materialni zakon.

(10) IP ugotavlja, da prosilec izpodbija odločbo organa v celoti.

(11) V obravnavanem primeru ni sporno, da je organ zavezanec po 1. členu ZDIJZ, sporno je, ali zahtevani podatki izpolnjujejo pogoje za obstoj informacije javnega značaja iz prvega odstavka 4. člena ZDIJZ.

Informacija javnega značaja v obravnavanem primeru

(12) Informacija javnega značaja je po 4. členu ZDIJZ informacija, ki izvira iz delovnega področja organa, nahaja pa se v obliki dokumenta, zadeve, dosjeja, registra, evidence ali drugega dokumentarnega gradiva, ki ga je organ izdelal sam, v sodelovanju z drugim organom, ali pridobil od drugih oseb. Iz definicije informacije javnega značaja torej izhajajo trije osnovni pogoji, ki morajo biti izpolnjeni kumulativno, in sicer:

1. informacija mora izvirati iz delovnega področja organa,

2. organ mora z njo razpolagati,

3. nahajati se mora v materializirani obliki.

(13) Iz določbe prvega odstavka 4. člena v zvezi s prvim odstavkom 1. člena ZDIJZ tako izhaja, da informacijo javnega značaja lahko predstavlja le dokument, ki ga je organ v okviru svojega delovnega področja že izdelal oziroma pridobil in ga še ni posredoval naprej oziroma uničil. Gre za pogoj, ki je v teoriji poznan kot »kriterij materializirane oblike«, in ga je navedel v izpodbijani odločbi tudi organ. Zavezanci tako niso dolžni zbirati informacij, ustvarjati novih dokumentov, pripravljati pojasnil, opravljati raziskav ali analizirati podatkov, da bi zadostili zahtevi prosilca, torej niso dolžni izdelati, predelati ali spremeniti (dograditi) informacij, s katerimi razpolagajo. Zavezanci po ZDIJZ so torej dolžni omogočiti dostop le do že obstoječih informacij in niso dolžni ustvariti novega dokumenta ali ga (ponovno) pridobiti, če z njim v času zahteve ne razpolagajo (več).Torej niti prosilci niti IP nimajo po tem zakonu nikakršnega vzvoda, s katerim bi prisilili organ, da posebej, na zahtevo prosilca, ustvari določen dokument ali pridobi dokument, s katerim ne razpolaga (več).

(14) Upoštevaje navedeno in posredovano dokumentacijo IP ugotavlja:

- Organ je prosilcu z elektronskim dopisom z dne 28. 11. 2025 posredoval Priloge k učnim sporazumom in Letni delovni načrt, sicer pa je ugotovil, da z drugimi zahtevanimi dokumenti ne razpolaga v materializirani obliki. Organ se je do tega, da ne razpolaga z drugimi zahtevanimi dokumenti v materializirani obliki, tudi konkretneje opredelil v izpodbijani odločbi po posameznih alinejah zahteve, ter podal IP na zahtevo dodatna pojasnila, ki jih je IP uvodoma že povzel. V izpodbijani odločbi pa je navedel tudi višino skupnega zneska stroškov v okviru projekta ter podatke o številu delavcev, katerim je sporazumno prenehala pogodba o zaposlitvi in glede odpovedi pogodbe o zaposlitvi s strani organa.

- V zvezi z zahtevanimi podatki o stroških, nastalih v okviru izvajanja projekta, je organ prosilcu v izpodbijani odločbi podal podatek, ki vključuje skupne stroške do izdaje izpodbijane odločbe. Na poziv in pojasnilo IP, da je potrebno v postopku po ZDIJZ odločiti o dostopu do dokumentov, pa je organ posredoval IP stroškovnik – Promet konta, januar 2025 – oktober 2025, torej za zahtevano obdobje do vložitve zahteve. Upoštevaje določbo prvega odstavka 4. člena ZDIJZ so namreč organi dolžni odločiti o dostopu do dokumentov, s katerimi razpolagajo v času vložitve zahteve (in ne tudi za bodoče dokumente).

(15) Po pregledu zadeve IP zaključuje, da organ razpolaga v materializirani obliki z zahtevanimi podatki o finančnih sredstvih, ki so bila porabljena za projekt v letu 2025 ter da organ z drugimi zahtevanimi podatki ne razpolaga v materializirani obliki. IP nima nobenega razloga, da bi v navedbe organa dvomil:

- Organ je z dnem izdaje izpodbijane odločbe istega dne, z elektronskim dopisom, posredoval prosilcu Priloge k učnim sporazumom za izvedena sledenja in Letni delovni načrt organa, izdal pa je tudi odločbo, v kateri je utemeljil svojo odločitev, torej podal pojasnila po posameznih alinejah zahteve. Tudi na zahtevo in pojasnilo IP je organ v postavljenih rokih posredoval IP dodatna pojasnila in stroškovnik, o dostopu do katerega je IP odločil v 1. točki izreka te odločbe.

- Poleg tega iz navedb organa izhaja, da je prejšnji koordinatorici projekta prenehalo delovno razmerje pri organu, pri čemer se tudi navedbe prosilca deloma navezujejo na javno izjavo te iste osebe, ki pri organu ni več zaposlena. Ob tem IP še dodaja, da javna izjava te osebe še ne pomeni, da organ dejansko razpolaga z zahtevanimi podatki v materializirani obliki.

- IP nima nobenega razloga, da bi dvomil v navedbe organa, da je določena komunikacija med koordinatorico projekta in ravnateljico potekala ustno, saj to ni nič neobičajnega.

- Iz izpodbijane odločbe in tudi samega sodelovanja organa z IP ne izhaja noben dvom v to, da organ ne bi bil prosilcu pripravljen posredovati zahtevanih podatkov oziroma odločiti o njegovi zahtevi drugače, če bi z zahtevanimi podatki dejansko razpolagal v materializirani obliki. Nedvomno je pri utemeljitvi izpodbijane odločbe bistvena njena obrazložitev in za izpodbijano odločbo IP ocenjuje, da je zadostna.

- V zvezi s postavljenim vprašanjem prosilca glede zaposlenih, ki zahteva konkreten odgovor po številu, pa IP poudarja, da organ ni dolžan analizirati podatkov, da bi zadostil zahtevi prosilca, kot je to navedeno že pri pojmu informacije javnega značaja.

(16) IP ob navedenem in glede na pritožbene navedbe poudarja še, da je treba smisel dostopa do informacij javnega značaja iskati v javnem in odprtem delovanju zavezanca, preko katerega se lahko preizkusita tudi pravilnost in zakonitost delovanja, vendar pa je treba upoštevati, da se lahko zagotovi prost dostop zgolj do informacij, ki dejansko že obstajajo. Pritožbeni postopek pred IP ne more biti namenjen prisili ustvarjanja ali pridobivanja informacij ali ugotovitvi, da bi določene informacije pri organu morale obstajati. IP je namreč organ, ki je, na podlagi prvega odstavka 2. člena ZInfP, pristojen za odločanje o pritožbi zoper odločbo, s katero je organ zavrgel ali zavrnil zahtevo ali drugače kršil pravico do dostopa ali ponovne uporabe informacije javnega značaja ter v okviru postopka na drugi stopnji tudi za nadzor nad izvajanjem zakona, ki ureja dostop do informacij javnega značaja, in na njegovi podlagi izdanih predpisov. Zato IP, skladno z načelom zakonitosti, organu ne more naložiti, naj prosilcu posreduje dokumente, s katerimi v času vložitve zahteve ni razpolagal v materializirani obliki, upoštevaje določbo prvega odstavka 4. člena ZDIJZ. Ob tem IP poudarja še, da v pritožbenem postopku po določbah ZDIJZ nima pristojnosti, da bi se spuščal v presojo zakonitosti in smotrnosti ravnanja organa oziroma v ugotavljanje, ali bi moral razpolagati z določenimi informacijami. V postopku dostopa do informacij javnega značaja se lahko presoja (le) vprašanje, ali organ dejansko razpolaga z dokumenti, ki so predmet zahteve, in ali ti predstavljajo prosto dostopno informacijo javnega značaja.

(17) IP po vpogledu v posredovani stroškovnik ugotavlja, da obsega podatke o stroških bencina, strokovnega izobraževanja, dnevnic za službena potovanja ter druge izdatke za službena potovanja, za obdobje januar – oktober 2025, torej podatke o porabi javnih sredstev, ki so javni dostopni po 1. alineji tretjega odstavka 6. člena ZDIJZ. Ob tem IP pripominja, da organ ob posredovanju dokumenta ni uveljavljal nobene od izjem od dostopa po ZDIJZ.

(18) IP ugotavlja, upoštevaje določbo 4(1) Splošne uredbe o varstvu podatkov[1], da obsega stroškovnik tudi osebne podatke, in sicer podatke o imenu in priimku osebe, ki ga je pripravila. Ker razkritje osebnega podatka predstavlja vrsto obdelave osebnih podatkov, je za presojo dopustnosti razkritja potrebno upoštevati splošne podlage za obdelavo osebnih podatkov, opredeljene v členu 6 Splošne uredbe o varstvu podatkov. Obdelava osebnih podatkov (torej tudi razkritje podatkov prosilcu oziroma javnosti) je zakonita (dopustna) med drugim tudi, če je obdelava potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca (točka c), ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu (točka e). IP ugotavlja, da je podana pravna podlaga za razkritje podatka o imenu in priimku javne uslužbenke, ki je pripravila stroškovnik v 1. alineji tretjega odstavka 6. člena ZDIJZ.

Sklepno

(19) IP je na podlagi navedenih argumentov in pravnih podlag pritožbi prosilca delno ugodil ter izpodbijano odločbo organa, na podlagi prvega odstavka 252. člena ZDIJZ, delno odpravil, kot to izhaja iz 1. točke izreka te odločbe. V preostalem delu je pritožbo zavrnil, na podlagi prvega odstavka 248. člena ZDIJZ, kot to izhaja iz 2. točke izreka te odločbe.

(20) V skladu s petim odstavkom 213. člena ZUP, ki se smiselno uporablja tudi za odločbo o pritožbi (prvi odstavek 254. člena ZUP), se v izreku odloči tudi o tem, ali so nastali stroški postopka. IP je ugotovil, da v tem postopku posebni stroški niso nastali (3. točka izreka te odločbe).

(21) Ta odločba je v skladu s trideseto točko 28. člena Zakona o upravnih taksah oproščena plačila upravne takse.

Pouk o pravnem sredstvu:

Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, pač pa je dopusten upravni spor, ki se lahko sproži s tožbo pri Upravnem sodišču Republike Slovenije, Fajfarjeva 33, 1000 Ljubljana, v roku 30 dni od dneva prejema te odločbe. Tožba se lahko vloži pisno po pošti, po elektronski poti ali osebno pri navedenem sodišču. Če se tožba pošlje priporočeno po pošti, se za dan izročitve sodišču šteje dan oddaje na pošto. Tožba z morebitnimi prilogami se vloži v najmanj treh izvodih. Tožbi je treba priložiti tudi to odločbo v izvirniku ali prepisu.

Stranka se lahko odpove pravici do sodnega varstva po vročitvi te odločbe, do izteka roka za vložitev tožbe (281.a člen ZUP). Odpoved pravici do sodnega varstva stranka poda pri organu s pisno izjavo ali ustno izjavo na zapisnik. Stranka se lahko odpove pravici do sodnega varstva tudi glede posamezne točke izreka oziroma vsebinsko ločljivih delov izreka. Odpovedi pravici do sodnega varstva ni mogoče preklicati.

Postopek vodila:

Nataša Siter, univ. dipl. prav.

svetovalka pooblaščenca

Informacijski pooblaščenec:

mag. Kristina Kotnik Šumah, univ. dipl. prav.

namestnica pooblaščenke

[1] Uredba (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES.