prosilec - URI Soča

POVZETEK:

Prosilec je v zahtevi za dostop do informacije javnega značaja od organa zahteval med drugim vpogled v vse izredne odpovedi pogodb o zaposlitvi v letih 2000-2023. Organ je zahtevo prosilca zavrnil, ker bi iskanje dokumentov in njihova anonimizacija zanj predstavljala nesorazmeren napor. V pritožbenem postopku je IP najprej z vidika opredelitve obsega zahtevane informacije ugotovil, da delovno pravna ureditev pred 1. 1. 2003 instituta izredne odpovedi ni poznala, v obdobju od 1. 1. 2003 do 15. 9. 2015 pa je med izredne odpovedi štela tudi neuspešno opravljeno poskusno delo. IP je ugotovil, da je sklicevanje organa na nesorazmeren napor materialnopravno zmotno. V ugotovitvenem postopku je IP ugotovil, da pri organu obstajajo dokumenti, ki ustrezajo zahtevi prosilca in o njih odločil.  
 

ODLOČBA:

Številka: 090-216/2023/8

Datum: 10. 8. 2023

Informacijski pooblaščenec (v nadaljnjem besedilu IP) po Informacijski pooblaščenki Mojci Prelesnik, izdaja na podlagi 2. člen Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, številka 113/05, 51/07 – ZUstS-A; v nadaljnjem besedilu ZInfP), tretjega in četrtega odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Ur. l. RS, št. 51/06 – UPB2, z vsemi spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZDIJZ) ter tretjega odstavka 248. člena in prvega odstavka 252. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06 – uradno prečiščeno besedilo, z vsemi spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZUP), o pritožbi …(v nadaljevanju prosilec), z dne 6. 7. 2023, zoper odločbo z dne 22. 6. 2023 (v nadaljevanju izpodbijana odločba), Univerzitetnega rehabilitacijskega centra Republike Slovenije Soča, Linhartova cesta 51, 1000 Ljubljana (v nadaljevanju organ), v zadevi dostopa do informacije javnega značaja, naslednjo

O D L O Č B O:

1.     Pritožbi prosilca z dne 6. 7. 2023 se delno ugodi in se odločba Univerzitetnega rehabilitacijskega centra Republike Slovenije Soča (brez številke) z dne 22. 6. 2023 delno odpravi ter se odloči: Organ je dolžan prosilcu v roku 31 (enaintrideset) dni od vročitve te odločbe omogočiti vpogled v:

-       Dokument št. 104-1/2019-1/6 z dne 18. 3. 2019, izredna odpoved pogodbe o zaposlitvi pri čemer mora prekriti besedilo od »rojeni« do »zaposlena«, prejšnja delodajalca v 4., 5., 10., 13., 14. in 21. vrstici obrazložitve ter v 25. vrstici obrazložitve od besedila »javila da« do konca drugega odstavka obrazložitve,

-       Dokument sklep z datumom 9. marec 2010, pri čemer mora prekriti naslov javne uslužbenke, besedilo od »rojeni« do »zaposleni« in celotno obrazložitev sklepa,

-       Dokument sklep o izredni odpovedi pogodbe o zaposlitvi, Ljubljana, 17. 5. 2022, brez vročilnice, pri čemer mora prekriti prvi in drugi odstavek obrazložitve,

-       Dokument izredna odpoved pogodbe o zaposlitvi z datumom 7. marec 2016, pri čemer mora prekriti besedilo od »rojenemu« do »odpovedujem« in razlog nadomeščanja odsotne delavke v prvem odstavku obrazložitve,

-       Dokument izredna odpoved pogodbe o zaposlitvi z datumom 5. junij 2014, pri čemer mora prekriti besedilo od »rojenemu« do »odpovedujem« in razlog nadomeščanja odsotne delavke v prvem odstavku obrazložitve ter celoten drugi odstavek obrazložitve.

2.     V preostalem delu se pritožba zavrne.

3.     V postopku reševanja te pritožbe niso nastali posebni stroški.

O b r a z l o ž i t e v:

(1) Prosilec je dne 31. 5. 2023 pri organu vložil zahtevo za dostop do informacije javnega značaja, v kateri je zahteval informacije z vpogledom: 1. V vse dokumente – izredne odpovedi pogodb o zaposlitvi, v letih 2000-2023, 2. V evidenco izrednih odpovedi pogodb o delu, 3. V evidenco odpovedi pogodb o delu, 4. V evidenco sklenjenih pogodb o delu.

(2) Organ je zahtevo prosilca po vseh točkah zahteve z odločbo (brez številke) z dne 22. 6. 2023 zavrnil. Iz vsebine obrazložitve izhaja, da je organ preveril v informacijskem sistemu NAV ODKE, kjer vodi evidence o izrednih odpovedih pogodb o delu (pri čemer ne razlikuje med odpovedmi zaradi neuspešno opravljenega poskusnega dela in izredne odpovedi po 110. členu ZDR-1), ne pa tudi evidence odpovedi pogodb o delu in tudi ne evidence pogodb o delu. Zahtevo prosilca je organ zato v točkah 2, 3 in 4 zavrnil iz tega razloga. Organ kot delodajalec vodi evidence po ZEPDSV, posebnih evidenc o pogodbah o delu (pogodbah civilnega prava) ne vodi. Iz zahteve je razvidno, da prosilec jasno razlikuje med pogodbami o zaposlitvi in pogodbami o delu, saj se zahteva v prvi točki nanaša na pogodbe o zaposlitvi, v drugih treh pa na pogodbe o delu. Organ je posledično ocenil, da je zahteva jasna in primerna za odločanje. Prvo točko zahteve pa je organ zavrnil zato, ker bi iskanje dokumentov o izrednih odpovedih pogodb o zaposlitvi za 23 let in priprava dokumentov za vpogled organu povzročila nesorazmeren napor. Pri tem organ navaja, da je pomembno, da bi bilo treba iz razloga varstva osebnih podatkov prekriti velik del dokumentov. Izvršitev zahteve bi torej od organa terjala, da poišče dokumente za 23 let, kar je samo po sebi zelo zamudno in operativno zahtevno opravilo, saj se starejši dokumenti ne hranijo več v tekoči zbirki dokumentarnega gradiva. Potem, ko bi jih poiskal, pa bi moral organ vse dokumente pregledati in pripraviti za delni dostop. Objektivno bi opisano ravnanje organu povzročilo nesorazmeren napor, kar je tudi po stališču sodišč upravičen razlog za zavrnitev zahteve (sodba Upravnega sodišča št. III U 86/2019-19 z dne 26. 8. 2020).

(3) Zoper odločbo organa z dne 22. 6. 2023 je prosilec vložil pritožbo in pri tem navaja, da je zavrnitev točke 1 zahteve neutemeljena in odločba zato nezakonita. Meni, da je utemeljitev organa s sklicevanjem na nesorazmerni napor in na sodbo Upravnega sodišča neutemeljena, saj bi bil napor izkazan le ob izjemni količini podatkov, česar pa organ ni izkazal. Stališče organa je samo sebi v nasprotju, saj iz odločbe izhaja, da organ vodi evidenco, ki je namenjena ravno lažjemu sledenju podatkov v zbirki. V nasprotnem primeru bi pomenilo, da organ vodi evidenco zgolj navidezno in neurejeno. Tudi hramba dokumentov, ki se ne hranijo več v tekoči zbirki dokumentarnega gradiva, bi morala biti urejena na način, da omogoča izbirni vpogled. Evidenco organ vodi že zaradi morebitne uporabe v inšpekcijskih nadzorih. Organ navaja obdobje 23 let, vendar velja pri tem opozoriti, da prosilec ne zahteva vseh pogodb o zaposlitvi, temveč le izredne odpovedi (kot je navedel organ zanje evidenca obstaja). Teh izrednih odpovedi je po pričevanju več oseb izredno malo, le nekaj in ne gre za enormno številko. Iz istega razloga tudi priprava dokumentov z delnim dostopom ne more predstavljati nesorazmernega napora, saj se omeji dostop le do varovanih osebnih podatkov. Prosilec je zahteval vpogled v izredne odpovedi po tem, ko je organ nerazumno in nepravilno zavrnil posredovanje podatkov o številu izrednih odpovedi, kjer pa ne bi potreboval prirejati dokumentov za delni dostop.

(4) Organ odločbe po prejemu pritožbe ni nadomestil z novo, zato jo je na podlagi 245. člena ZUP, z dopisom dne 7. 7. 2023, odstopil v reševanje IP. Po prejemu pritožbe je IP preveril in ugotovil, da je ta dovoljena, pravočasna in vložena s strani upravičene osebe. Dne 12. 7. 2023 je IP v obravnavano zadevo prenesel pojasnilo organa iz zadeve št. 090-182/2023 in istega dne organu poslal vabilo za ogled in camera št. 090-216/2023. Dne 2. 8. 2023 je bil pri organu izveden ogled in camera, o čemer je nastal zapisnik št. 090-216/2023/4, dne 3. 8. 2023 je IP pozval organ na dodatno dokumentacijo, ki jo je prejel dne 9. 8. 2023.

Pritožba je delno utemeljena.

(5) Uvodoma IP pojasnjuje, da je kot organ druge stopnje v skladu z 247. členom ZUP dolžan preizkusiti odločbo v delu, v katerem jo prosilec izpodbija. Odločbo preizkusi v mejah pritožbenih navedb, po uradni dolžnosti pa preizkusi, ali ni prišlo v postopku na prvi stopnji do bistvenih kršitev postopka in ali ni prekršen materialni zakon.

(6) IP najprej poudarja, da je v pritožbenem postopku glede dostopa do informacij javnega značaja pristojen presojati (zgolj) vprašanje, ali gre za informacijo javnega značaja in če ta pri organu obstaja v materializirani obliki ter obstoj morebitnih izjem od dostopa, ne pa tudi npr. vprašanje zakonitosti in pravilnosti poslovanja organov in njihovih odločitev. Navedeno sodi v delovno področje drugih organov in ne IP, ki kot že rečeno, v pritožbenem postopku po ZDIJZ presoja zgolj obstoj zahtevanih informacij in vprašanje, ali gre za prosto dostopne informacije javnega značaja.

(7) V konkretnem primeru ni sporno, da je organ zavezanec za dostop do informacije javnega značaja, prav tako ni sporno, da zahtevane informacije spadajo v delovno področje organa. Ker je prosilec v pritožbi podal navedbe glede 1. točke zahteve, s katero je zahteval vse izredne odpovedi pogodb o zaposlitvi za obdobje 2000 do 2023, se je IP v nadaljevanju ukvarjal z vprašanjem, ali zahtevane informacije pri organu sploh obstajajo in če je mogoč dostop do njih.

(8) Iz vsebine izpodbijane odločbe izhaja stališče organa, da bi iskanje dokumentov o izrednih odpovedih pogodb o zaposlitvi za 23 let in priprava dokumentov z delnim dostopom organu povzročila nesorazmeren napor. Iskanje dokumentov je samo po sebi zelo zamudno in operativno zahtevno opravilo, saj se starejši dokumenti ne hranijo več v tekoči zbirki dokumentarnega gradiva, enako velja za delni dostop. Objektivno bi opisano ravnanje organu povzročilo nesorazmeren napor, kar je tudi po stališču sodišč upravičen razlog za zavrnitev zahteve (sodba Upravnega sodišča št. III U 86/2019-19 z dne 26. 8. 2020).

(9) Za obstoj informacije javnega značaja morajo biti po prvem odstavku 4. člena ZDIJZ izpolnjeni naslednji pogoji:

-       informacija mora izvirati iz delovnega področja organa,

-       organ mora z njo razpolagati in

-       nahajati se mora v materializirani obliki.

Če kateri od navedenih pogojev ni izpolnjen, pomeni, da zahtevana informacija javnega značaja ne obstaja in posledično zahtevi oz. pritožbi prosilca v tem delu ni mogoče ugoditi. Iz določbe prvega odstavka 4. člena v zvezi s prvim odstavkom 1. člena ZDIJZ izhaja, da informacijo javnega značaja lahko predstavlja le dokument, ki ga je organ v okviru svojega delovnega področja že izdelal oziroma pridobil in ga še ni posredoval naprej oziroma uničil. Gre za pogoj, ki je v teoriji poznan kot »kriterij materializirane oblike«. Zavezanci po ZDIJZ so torej dolžni omogočiti dostop le do že obstoječih informacij in niso dolžni ustvariti novega dokumenta ali ga (ponovno) pridobiti, če z njim v času zahteve ne razpolagajo (več).

(10) V obravnavani zadevi organ ni trdil, da z zahtevano informacijo ne razpolaga, ampak, da bi zanj predstavljal nesorazmerni napor, da bi zahtevane informacije odbral in da bi zaradi varstva osebnih podatkov izvedel delni dostop. Upoštevaje vse navedeno je IP v okviru ugotovitvenega postopka na drugi stopnji presojal, ali organ razpolaga z dokumenti, ki ustrezajo zahtevi prosilca.

(11) Prvi korak pri odločanju o zahtevi prosilca je vprašanje opredelitve in jasnosti njegove zahteve. Prosilec je zahteval dostop do vseh izrednih odpovedi za obdobje od 2000 do 2023. Z vpogledom v preteklo in sedanjo zakonodajo, je IP ugotovil, da Zakon o temeljnih pravicah iz delovnega razmerja,[1] ki je veljal do 1. 1. 2003, ni poznal instituta izredne odpovedi, uzakonil ga je Zakon o delovnih razmerjih (ZDR)[2]. Kot izhaja tudi iz teorije[3], gre za sistemsko nov institut v naši delovnopravni ureditvi. »V primerjavi s preteklo ureditvijo prenehanja delovnega razmerja in disciplinsko odgovornostjo delavca je izredna odpoved pogodbe o zaposlitvi s strani delodajalca nadomestila dosedanji disciplinski ukrep prenehanja delovnega razmerja, ki ga nova delovnopravna zakonodaja ne pozna.«. ZDR, ki je začel veljati 1. 1. 2003, je razloge za izredno odpoved delodajalca urejal v 112., razloge za izredno odpoved delavca pa v 111. členu. Med razlogi za izredno odpoved delodajalca je navedeno tudi neuspešno opravljeno poskusno delo. S 1. 9. 2015 se je začel uporabljati Zakon o delovnih razmerjih (ZDR-1)[4], ki razloge za izredno odpoved delodajalca ureja v 111., razloge za izredno odpoved delavca pa v 110. členu. Med razlogi za izredno odpoved delodajalca neuspešno opravljeno poskusno delo v ZDR-1 ni navedeno. Po izrecni določbi 125. člena ZDR-1 se v primeru neuspešno opravljenega poskusnega dela poda redno odpoved pogodbe o zaposlitvi. Navedena zakonska ureditev je pomembna z vidika opredelitve obsega zahtevane informacije in njenega iskanja. Kot je razvidno zgoraj, delovno pravna ureditev pred 1. 1. 2003 instituta izredne odpovedi ni poznala, v obdobju od 1. 1. 2003 do 15. 9. 2015 pa je med izredne odpovedi štela tudi neuspešno opravljeno poskusno delo. V nadaljevanju se je IP ukvarjal z vprašanjem, na kakšen način se za obdobje od 2003 do 2023 pri organu lahko identificira zahtevane dokumente.

(12) V pritožbenem postopku je IP v obravnavano zadevo prenesel dopis organa z dne 3. 7. 2023 »Odgovor na poziv za dokumentacijo – zahteva z dne 2. 5. 2023«, kot odgovor na poziv IP v zadevi št. 090-182/2023. Iz navedenega dokumenta je med drugim izhajalo, da organ za obdobje 2010-2023 z vpogledom v informacijski sistem NAVSION lahko prikliče z ukazom po šifrantu »Disciplinski ukrep IZREDNA ODPOVED« tako zadeve, v katerih je bila podana izredna odpoved, kot tudi neuspešno opravljeno delo. Na seznamu je 17 zadev. Dne je 2. 8. 2023 je bil pri organu opravljen ogled in camera, v zvezi s katerim je nastal zapisnik o ogledu in camera št. 090-216/2023/4. IP je na ogledu in camera vpogledal v naključno matično knjigo zaposlenih pri organu. Med rubrikami, ki jih v navedenih knjigah vodi organ, ni navedenega razloga odhoda, zato na podlagi te evidence pri organu ni mogoče ugotoviti, kakšen je bil razlog za prenehanje delovnega razmerja in tako ni mogoče najti zahtevanih dokumentov. Na ogledu in camera je organ IP prikazal način iskanja v aplikaciji NAVISION ODKE. Pojasnil je, da v navedenem informacijskem sistemu lahko prikliče podatke s filtrom »datum izstopa« in tako, da v kategorijo »Interni vzrok izstopa« po šifrantu izbere »Disciplinski ukrep IZREDNA ODPOVED«. Pod šifro »Disciplinski ukrep IZREDNA ODPOVED« so evidentirane izredne odpovedi in neuspešno opravljeno poskusno delo. Navedeno iskanje je možno je za obdobje po 1. 1. 2010. Z vpogledom v sistem je IP preveril in ugotovil, da za obdobje 1. 1. 2010 do 22. 6. 2023 z iskanjem po v šifrantu »Disciplinski ukrep IZREDNA ODPOVED« prikaže 17 zadev. Čeprav za obdobje 1. 1. 2010 do 22. 6. 2023 pri organu evidenca izrednih odpovedi pogodb o zaposlitvi ne obstaja, saj z iskanjem šifrantu »Disciplinski ukrep IZREDNA ODPOVED«, prikaže tako zadetke, kjer je bila podana izredna odpoved, kakor tudi neuspešno opravljeno poskusno delo (ki kot je bilo ugotovljeno zgoraj v določenem obdobju sodi med izredne odpovedi), je identifikacija dokumentov na ta način enostavna.

(13) Na ogledu in camera je bilo ugotovljeno, da so za obdobje 1. 1. 2003 do 31. 12. 2009 zadeve vnesene v informacijski sistem - aplikaciji NAVISION ODKE, vendar iskanje s šifrantom »Disciplinski ukrep IZREDNA ODPOVED« ni mogoče, saj ga za to obdobje aplikacija ne vsebuje. Za navedeno obdobje je med možnostmi iz šifranta mogoče odbrati šifro na primer »upokojitev«, ipd., ne pa »Disciplinski ukrep IZREDNA ODPOVED«, ki bi prikazal izredne odpovedi. Aplikacija pa omogoča, iskanje na način, da se izbere v šifrantu »prazno«, pri čemer je mogoče izločiti vse ostale načine prenehanja delovnega razmerja, po katerih je sicer v šifrantu omogočeno iskanje tudi za to obdobje. Pri tem je glede na šifrant mogoče iz iskanja izločiti tudi »javna dela«, pri katerih je delo prenehalo s potekom časa ali projekta. Z navedenim iskanjem je za obdobje 1. 1. 2003 do 31. 12. 2009 prikazalo 128 zadev. Organ je pojasnil, da se hranijo izredne odpovedi pogodb o zaposlitvi v posamezni osebni mapi zaposlenega. Za obdobje 2003 do 2009 se mape nahajajo v arhivu organa. Organ ima v arhivu osebne mape zaposlenih shranjene po letih glede na čas odhoda. Na prvi strani mape je razviden datum odhoda in ime in priimek zaposlenega. Osebne mape zaposlenih ne vsebujejo popisa spisa. Z vpogledom v posamezno kadrovsko mapo zaposlenega pa je že na prvem dokumentu razvidno iz obrazca o prenehanju delovnega razmerja, kaj je razlog za prenehanje delovnega razmerja. Iz praviloma že naslednjega dokumenta pa je razvidno, da se v osebni mapi nahaja, na primer, sporazum o prenehanju, zaradi na primer upokojitve ali pa obvestilo o poteku časa, za katerega je bilo delovno razmerje sklenjeno, ali zaradi smrti. Iskanje zahtevanega dokumenta je v posamezni personalni mapi zaposlenega enostavno, pri tem analiza preveritve dokumentov, na podlagi katere bi se ugotovilo, ali gre za dokument, ki ustreza zahtevi prosilca, ni potrebna, saj že iz naslova dokumenta izhaja, da gre na primer za sporazum o prenehanju pogodbe o zaposlitvi, za obvestilo o poteku delovnega razmera in podobno. V arhivu organa je IP preveril vseh navedenih 128 zadev in ugotovil, da se za obdobje 1. 1. 2003 do 31. 12. 2009 v personalnih mapah ne nahaja nobena izredna odpoved pogodbe o zaposlitvi.

(14) Glede na ugotovljeno dejansko stanje, da se za obdobje 1. 1. 2003 do 22. 6. 2023 pri organu nahaja 17 zadev, v katerih je bila podana izredna odpoved delovnega razmerja ali neuspešno opravljeno poskusno delo in upoštevaje zakonodajo, ki je določala, da se za obdobje 1. 1. 2003 do 1. 9. 2015 za neuspešno opravljeno poskusno delo poda izredna odpoved je IP ugotovil, da 6 dokumentov ustreza zahtevi prosilca, saj predstavljajo izredno odpoved. Z vpogledom v dokumente IP ugotavlja, da z izredno odpovedjo pogodbe o zaposlitvi označeno z znakom B15-124/2022 z dne 18. 11. 2022 prosilec nedvomno razpolaga, saj je bila izredna odpoved pogodbe o zaposlitvi podana njemu, za dostop do tega dokumenta nima pravovarstvenega interesa. V podkrepitev tega stališča se IP sklicuje na sklep Upravnega sodišča RS, št. I U 1245/2010 z dne 20. 4. 2011. V predmetni zadevi je sodišče ugotovilo, da tožeča stranka z zahtevanim magnetogramom seje vlade že razpolaga. To pomeni, da že razpolaga s tistim, do česar je želela priti na podlagi zahteve po ZDIJZ. Torej si tudi z odpravo izpodbijanih odločb svojega pravnega položaja ne bi mogla več izboljšati. Tožeča stranka tako ne izkazuje več pravnega interesa za vodenje postopka, zato je njeno tožbo sodišče zavrglo. Tudi IP je že večkrat zavzel stališče, da prosilec v postopku po ZDIJZ nima več pravovarstvenega interesa, če z zahtevanimi informacijami dejansko že razpolaga, ker v takšnem primeru v pritožbenem postopku svojega pravnega položaja ne more izboljšati. Smiselno podobno stališče izhaja tudi iz upravno sodne prakse, in sicer iz sklepa Upravnega sodišča RS št. I U 1590/2010 z dne 18. 5. 2011, iz katerega izhaja, da če je akt, ki se izpodbija v upravnem sporu, že bil odpravljen in tudi morebitna ugoditev tožbi pravnega položaja tožeče stranke ne bi v ničemer izboljšala, ta ne izkazuje več pravnega interesa za vodenje postopka in je tožbo posledično treba zavreči. IP je tako pritožbo v tem delu zavrnil, vendar iz drugih razlogov kot jih je navedel organ, in sicer zato ker prosilec za dostop do tega dokumenta nima pravovarstvenega interesa.

Glede izjeme varstva osebnih podatkov (tretja točka prvega odstavka 6. člena ZDIJZ)

(15) Glede preostalih petih dokumentov; in sicer Dokument št. 104-1/2019-1/6 z dne 18. 3. 2019, Dokument sklep z dne 9. 3. 2010 in Dokument sklep o izredni odpovedi pogodbe o zaposlitvi, Ljubljana, 17. 5. 2022, Dokument izredna odpoved pogodbe o zaposlitvi z datumom 7. marec 2016 in Dokument izredna odpoved pogodbe o zaposlitvi z datumom 5. junij 2014, je IP presojal, ali so v njih podane informacije, ki predstavljajo izjeme po 5.a in 6. členu ZDIJZ. IP ugotavlja, da vsebujejo med drugim varovane osebne podatke.

(16) Glede na določbo 3. točke 1. odstavka 6. člena ZDIJZ je izjema od prosto dostopnih informacij osebni podatek, katerega razkritje bi pomenilo kršitev varstva osebnih podatkov, v skladu z zakonom, ki ureja varstvo osebnih podatkov. IP je nadaljevanju ugotavljal, ali je za obdelavo osebnih podatkov v konkretnem primeru podana ustrezna pravna podlaga, ki jo določa Splošna uredba o varstvu podatkov v 1. odstavku člena 6. Na to pravno podlago se v 1. odstavku 6. člena sklicuje tudi Zakon o varstvu osebnih podatkov (Ur. l. RS, št. 163/22 – ZVOP-2).

(17) Osebni podatek pomeni katero koli informacijo v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom, pri čemer je določljiv posameznik tisti, ki ga je mogoče neposredno ali posredno določiti, zlasti z navedbo identifikatorja, kot je ime, identifikacijska številka, podatki o lokaciji, spletni identifikator, ali z navedbo enega ali več dejavnikov, ki so značilni za fizično, fiziološko, genetsko, duševno, gospodarsko, kulturno ali družbeno identiteto tega posameznika (prva točka 4. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov). IP je z vpogledom v posredovane specifikacije računov ugotovil, da je organ prekril številne osebne podatke pa tudi druge podatke.

(18) Splošna uredba o varstvu podatkov v členu 86 določa, da lahko javni organi oziroma javno ali zasebno telo v skladu s pravom Unije ali pravom države članice, ki velja za javni organ ali telo, razkrije osebne podatke iz uradnih dokumentov, s katerimi razpolaga zaradi opravljanja nalog v javnem interesu, da se uskladi dostop javnosti do uradnih dokumentov s pravico do varstva osebnih podatkov v skladu s to uredbo. Ker razkritje osebnega podatka predstavlja vrsto obdelave osebnih podatkov po členu 4(2) Splošne uredbe o varstvu podatkov, je za presojo dopustnosti razkritja treba upoštevati splošne podlage za obdelavo osebnih podatkov, opredeljene v členu 6 navedene uredbe. Iz navedenega člena kot splošno pravilo izhaja, da je obdelava osebnih podatkov (torej tudi razkritje podatkov javnosti) zakonita (dopustna) med drugim, če je obdelava potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca (točka c), ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu (točka e). Zakonsko podlago za obdelavo osebnih podatkov, upoštevajoč točko c člena 6(1) Splošne uredbe o varstvu podatkov, tako predstavlja ZDIJZ, ki v prvi alineji tretjega odstavka 6. člena ZDIJZ, določa, da se ne glede na obstoj morebitnih zakonskih izjem (razen taksativno naštetih – kamor pa varstvo osebnih podatkov ne spada), dostop do zahtevanih informacij dovoli, če gre za podatke o porabi javnih sredstev ali za podatke v zvezi z delovnim razmerjem javnih uslužbencev. V drugem odstavku člena 6 je določeno, da lahko države članice ohranijo ali uvedejo podrobnejše določbe, da bi prilagodile uporabo pravil te uredbe v zvezi z obdelavo osebnih podatkov za zagotovitev skladnosti s točkama (c) in (e) odstavka 1, tako da podrobneje opredelijo posebne zahteve v zvezi z obdelavo ter druge ukrepe za zagotovitev zakonite in poštene obdelave, tudi za druge posebne primere obdelave iz poglavja IX.

(19) IP ugotavlja, da izredne odpovedi pogodb o zaposlitvi vsebujejo podatek o tem, komu je bila pogodba odpovedana (z natančnejšo označitvijo javnega uslužbenca), zakonske razloge za izredno odpoved pogodbe o zaposlitvi, obrazložitev teh razlogov ter pravne posledice izredne odpovedi in pravni pouk. Pravno podlago za razkritje osebnih podatkov, do katerih je IP omogočil dostop z obravnavano odločbo, je prva alineja tretjega odstavka 6. člena ZDIJZ in določba Zakona o sistemu plač v javnem sektorju (ZSPJS). Organ je organiziran v obliki javnega zavoda, njegovi zaposleni pa so javni uslužbenci. Zakon o sistemu plač v javnem sektorju (v nadaljevanju ZSPJS) v 38. členu izrecno določa, kateri podatki so javni, med drugim določa kot javne tudi podatke o delovnem mestu, nazivu ali funkciji, o osnovnih plačah, o dodatkih ter delu plače za delovno uspešnost, razen dodatka za delovno dobo. Ob tem pa IP pripominja, da podatki, ki se štejejo kot podatki, ki so v zvezi s porabo javnih sredstev in delovnim razmerjem javnega uslužbenca po 1. alineji tretjega odstavka 6. člena ZDIJZ, niso samo podatki v zvezi s plačo javnega uslužbenca, ki jih konkretno določa ZSPJS, ampak je treba predmetno določbo ZDIJZ razlagati širše. ZDIJZ kot specialni predpis v tretjem odstavku 6. člena posega tudi na področje osebnih podatkov ter izrecno določa, da izjema varstva osebnih podatkov (in tudi druge izjeme) ni podana, če gre za podatke o porabi javnih sredstev ali podatke, povezane z opravljanjem javne funkcije ali delovnega razmerja javnega uslužbenca. IP poudarja, da je zakonodajalec v tretjem odstavku 6. člena ZDIJZ uporabil pravne pojme, ki niso definirani, kar pomeni, da je treba njihovo vsebino opredeliti za vsak posamezni primer, pri čemer je treba izhajati iz namena zakona, ki je zagotoviti javnost in odprtost delovanja organov ter omogočiti uresničevanje pravice posameznikov in pravnih oseb, da pridobijo informacije javnega značaja, pri čemer si morajo organi za uresničitev tega namena prizadevati, da dosežejo čim večjo obveščenost javnosti o svojem delu. Osebni podatki, ki so povezani z opravljanjem delovnega razmerja javnega uslužbenca ali javnega funkcionarja ter podatki o porabi javnih sredstev, torej niso varovani. Slovenska pravna ureditev se je s tem približala razvitim pravnim sistemom, ki že dlje časa razlikujejo med dvema elementoma: pričakovanjem zasebnosti in upravičenostjo pričakovanja. Z vidika vprašanja, kateri podatki, ki so predmet obravnavanega postopka, sodijo pod tretji odstavek 6. člena ZDIJZ, IP opozarja na sprejeto stališče, da konkretni javni uslužbenec ni upravičen pričakovati zasebnosti glede svojega imena, naziva, položaja, delovnega mesta.

(20) Javni uslužbenci so bili na dokumentih navedeni v zvezi s prenehanjem njihovega delovnega razmerja, naveden je naziv, položaj in čas, za katerega je bilo delovno razmejen sklenjeno, navedba izbranega kandidata v prijavi za razpis in opis preteklih delovnih izkušenj. V zvezi s podatki o direktorju organa, IP odgovarja, da iz javno objavljenega Poslovnega registra[5] izhaja, kdo je (bil) njegov direktor. Razlog zaradi katerega je bila podana izredna odpoved, je prav tako v zvezi s prenehanjem delovnega razmerja, saj iz tega izhaja, da je delovno razmerje določenega javnega uslužbenca v javnem zavodu prenehalo. Takšni podatki torej že po odločitvi zakonodajalca v celoti sodijo med prosto dostopne informacije javnega značaja, in se ni mogoče sklicevati na varstvo osebnih podatkov. Na ta način funkcija nadzora omogoča državljanom nadzor nad delom javnih zavodov, nadzor nad porabo proračunskega denarja, kar preprečuje slabo upravljanje, zlorabo oblasti in korupcijo. IP je tudi sicer že večkrat zavzel stališče, da imajo osebe, ki so zaposlene v javnem sektorju, zaradi načela odprtosti javne uprave in s tem povezanega načela transparentnosti, bistveno zmanjšano pričakovanje zasebnosti v primerjavi z ostalimi posamezniki, ko gre za podatke, ki so v zvezi z delovnim razmerjem javnega uslužbenca. Vprašanje, kateri osebni podatki so povezani s porabo javnih sredstev oz. z delovnim razmerjem javnega uslužbenca, se mora presojati ob upoštevanju načel v zvezi z obdelavo osebnih podatkov po členu 5 Splošne uredbe o varstvu podatkov. Točka c člena 5(1) Splošne uredbe o varstvu podatkov določa, da morajo biti osebni podatki ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo (»najmanjši obseg podatkov«). To pomeni, da se smejo na podlagi navedene »izjeme od izjem« razkriti le tisti osebni podatki, ki so nujno potrebni, da se doseže namen ZDIJZ. Namen ZDIJZ, ki izhaja iz 2. člena, je zagotoviti javnost in odprtost delovanja organov ter omogočiti uresničevanje pravice posameznikov in pravnih oseb, da pridobijo informacije javnega značaja, pri čemer si morajo organi za uresničitev tega namena prizadevati, da dosežejo čim večjo obveščenost javnosti o svojem delu. Tudi IP je že večkrat zavzel stališče, da imajo osebe, ki opravljajo javno funkcijo oziroma so zaposlene v javnem sektorju, zaradi načela odprtosti javnega sektorja in s tem povezanega načela transparentnosti bistveno zmanjšano pričakovanje zasebnosti v primerjavi z ostalimi posamezniki, ko gre za podatke, ki so v zvezi z opravljanjem funkcije ali delovnega razmerja (npr. odločbe IP št. 090-137/2011/5 z dne 26. 9. 2011, št. 090-210/2013/8 z dne 26. 11. 2013, št. 090-19/2015 z dne 26. 2. 2015, št. 090-143/2017 z dne 14. 7. 2017). Temu pritrjuje pa tudi praksa Upravnega sodišča v zadevah I U 1410/2010-13 z dne 25. 5. 2011, I V 108/2021-19 z dne 15. 2. 2022 in I U 966/2021-26 z dne 4. 1. 2023, iz katerih izhaja jasno stališče o tem, kaj so absolutno javni podatki javnega uslužbenca oziroma funkcionarja.

(21) Po drugi strani pa IP ni omogočil dostopa do podatkov o naslovu, datumu rojstva, emšo, prejšnjem delodajalcu zaposlenega, ker ne gre za podatke v zvezi z delovnim razmerjem. Prav tako ni omogočil dostopa do podatkov osebne narave, ki so del obrazložitve razlogov izredne odpovedi. Iz opisa slednjih podatkov bi bile lastnosti javnih uslužbencev razkrite v takšne podrobnosti, da bi prekomerno posegli v njihovo zasebnost. Ker so podatki, do katerih je IP omogočil dostop s to odločbo, absolutno javni, IP v postopek ni pozival zadevnih javnih uslužbencev kot stranskih udeležencev, saj je skladno z a26.a členom ZDIJZ v postopku z zahtevo za dostop do informacije javnega značaja stranka postopka samo prosilec, če je predmet odločanja dostop do podatkov, za katere je z zakonom določeno, da so javni.

(22) Sklepno se IP opredeljuje do razloga organa, da bi odbir dokumentov in njihova anonimizacija organu povzročilo nesorazmeren napor, kar naj bi bilo tudi po stališču Upravnega sodišča upravičen razlog za zavrnitev zahteve. IP najprej ugotavlja, da sodba Upravnega sodišča št. III U 86/2019-19 z dne 26. 8. 2020 podaja stališče glede vprašanja delnega dostopa, ne pa tudi za vprašanje količine dela, ki jo ima organ z iskanjem dokumentov. V tej zvezi IP posebej poudarja, da čas in delo iskanja zahtevanih dokumentov, pa tudi velik obseg zahtevanih dokumentov, nikakor ne sme in ne more biti razlog za zavrnitev zahteve, saj ZDIJZ te omejitve ne daje. To izhaja tudi iz sodbe Upravnega sodišča RS št. U 92/2006-8 z dne 4. 10. 2007, v kateri je sodišče zavzelo stališče, da »veliko dela za organ« ni zakonska izjema po ZDIJZ, zaradi katere bi bilo mogoče dostop zavrniti. V zvezi z obsegom dela pri delnem dostopu pa iz citirane sodbe Upravnega sodišča št. III U 86/2019-19 z dne 26. 8. 2020 ravno izhaja, da je osnovni namen ZDIJZ kot zakona, ki ureja dostop do informacij javnega značaja, da se izvaja načelo transparentnosti javnega sektorja in da se doseže čim večja obveščenost javnosti o delovanju institucij, ki jih ZDIJZ zavezuje. Institut delnega dostopa je zato v praksi treba uporabiti, kadar je to le mogoče, in prosilcem omogočiti kar največjo mero dostopa. V primeru, ko bi bili zahtevani dokumenti po uporabi instituta delnega dostopa za prosilca povsem brez vsakega pomena, zavezanec za dostop do informacij javnega značaja sicer izjemoma lahko zavrne zahtevo za dostop. Vendar pa mora v takem primeru zavezanec opraviti analizo in odločitev utemeljiti na zelo konkretnih razlogih. IP tako zaključuje, da citirana sodba ne podpira stališča organa, da nesorazmeren napor pri iskanju in anonimizaciji lahko predstavlja razlog za zavrnitev zahteve. Prav tako okoliščine obravnavanega primer ne govorijo v prid temu, da gre za nesorazmeren napor za organ. V obravnavanem primeru iskanje zahtevanih dokumentov v personalnih mapah v povezavi s podatki iz aplikacije NAVISION ODKE niso predstavljali nesorazmernega napora. Prav tako pa tudi glede na obseg dokumentov, ki ustrezajo zahtevi prosilca, ne oprava delnega dostopa. 

(23) Ker je IP ugotovil, da je organ napačno uporabil materialno pravo, ker je štel, da lahko zahtevo zavrne zaradi nesorazmernega napora in je zato napačno ugotovil dejansko stanje, je v obravnavanem postopku IP sam ugotovil, kaj so zahtevani dokumenti in o njih odločil. Ker zahtevani dokumenti vsebujejo osebne podatke, za katere ne obstaja pravna podlaga in ker z določenim dokumentom prosilec že razpolaga, je IP pritožbo v tem delu iz drugih razlogov zavrnil na podlagi tretjega odstavka 248. člena ZUP.

(24) V skladu s petim odstavkom 213. člena ZUP, ki se smiselno uporablja tudi za odločbo o pritožbi (prvi odstavek 254. člena ZUP), se v izreku odloči tudi o tem, ali so nastali stroški postopka. IP je ugotovil, da v tem postopku posebni stroški niso nastali (2. točka izreka te odločbe).

(25) Ta odločba je v skladu s 30. točko 28. člena Zakona o upravnih taksah (Uradni list RS, št. 8/2000 s spremembami in dopolnitvami; ZUT) oproščena plačila upravne takse.

Pouk o pravnem sredstvu:

Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, pač pa se lahko sproži upravni spor. Upravni spor se sproži s tožbo, ki se vloži v 30 dneh od vročitve te odločbe na Upravno sodišče, Fajfarjeva 33, Ljubljana. Tožba se lahko vloži pisno po pošti ali pri navedenem sodišču. Če se tožba pošlje priporočeno po pošti, se za dan izročitve sodišču šteje dan oddaje na pošto. Tožba z morebitnimi prilogami se vloži v najmanj treh izvodih. Tožbi je treba priložiti tudi to odločbo v izvirniku ali prepisu.

Postopek vodila:

Manja Resman, univ. dipl. prav.

svetovalka IP

Informacijski pooblaščenec:

Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.,

informacijska pooblaščenka

[1] Uradni list SFRJ, št. 60/1989, 42/1990, Uradni list RS - stari, št. 4/1991, 10/1991, Uradni list RS/I, št. 17/1991 - ZUDE, Uradni list RS, št. 13/1993, 66/1993, 97/2001 - ZSDP, 42/2002 - ZDR, 43/2006 – ZkolP.

[2] Ur. l. RS št. 42/02 in 103/07.

[3] Glej M. Klampfer stran 521 v Zakon o delovnih razmerjih s komentarjem, Bečan et al, GV Založba, 2008.

[4] Ur. l. RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15– ZZSDT, 33/16 – PZ-F, 52/16, 15/17 – odl. US, 22/19 – ZPosS, 81/19, 203/20 – ZIUPOPDVE, 119/21 – ZČmIS-A, 202/21 – odl. US, 15/22 in 54/22 – ZUPŠ-1.

[5]https://www.ajpes.si/prs/podjetjeSRG.asp?s=1&e=122595.