prosilec - Upravna enota Koper

Številka: 090-246/2026/6

Datum: 23. 6. 2026

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) po namestnici informacijske pooblaščenke, Kristini Kotnik Šumah, po pooblastilu št. 100-17/2006/229 z dne 6. 11. 2024, izdaja na podlagi 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07-ZUstS-A; v nadaljevanju ZInfP), tretjega in četrtega odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/06 - uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZDIJZ) ter prvega odstavka 248. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06 - uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZUP), o pritožbi …………….(v nadaljevanju prosilec) z dne 20. 5. 2026, zoper odločbo Upravne enote Koper, Piranska cesta 2, 6000 Koper (v nadaljevanju organ), št. 090-58/2026-6217-2 z dne 14. 5. 2026, v zadevi dostopa do informacij javnega značaja, naslednjo

O D L O Č B O

1.     Pritožba prosilca z dne 20. 5. 2026, zoper odločbo Upravne enote Koper, št. 090-58/2026-6217-2 z dne 14. 5. 2026, se zavrne.

2.     V postopku reševanja te pritožbe niso nastali posebni stroški.

OBRAZLOŽITEV:

(1) Prosilec je dne 15. 4. 2026 na organ naslovil zahtevo za dostop do informacij javnega značaja po ZDIJZ, s katero je zahteval vsebinsko obrazložitev izplačil povečanega obsega dela javnih uslužbencev glede na kriterije, ki so bili oziroma niso bili določeni po vseh točkah Seznama za kontrolo vnesenih ocen po posameznih javnih uslužbencih. Obrazložitev naj zajema izplačila za obdobje od januarja 2026 do aprila 2026 ter pripadajoče vsebinske analize po posameznem kriteriju za določitev (kakovost, natančnost, samostojnost, obseg dela, učinkovitost), ki so bile podlaga za izplačila, kot tudi podatek o osebi, ki je določala povečan obseg dela za posamezna delovna mesta. Z zahtevano informacijo se je želel seznaniti v elektronski obliki.

(2) O zahtevi prosilca je organ odločil z odločbo št. 090-58/2026-6217-2 z dne 14. 5. 2026 (v nadaljevanju izpodbijana odločba), s katero je zahtevo v celoti zavrnil. V obrazložitvi je pojasnil, da z zahtevano informacijo ne razpolaga v materializirani obliki.

(3) Zoper izpodbijano odločbo je prosilec dne 20. 5. 2026 vložil pritožbo. Ne strinja se z zavrnitvijo in med drugim navaja, da ni zahteval priprave nove teoretične analize, temveč podatke, ki so bili dejanska podlaga za izvedena izplačila. Ker se izplačila delovne uspešnosti v javnem sektorju skladno z novim Zakonom o skupnih temeljih sistema plač v javnem sektorju (ZSTSPJS) ne morejo izvajati brez vnaprej določenih in zakonsko predpisanih kriterijev (kakovost, natančnost, samostojnost, obseg dela, učinkovitost), ti podatki pri organu v materializirani obliki nedvomno že obstajajo, v obliki mesečnih ocenjevalnih listov, predlogov vodij enot ali kontrolnih seznamov. Skladno z ustaljeno upravno prakso organ ne more zavrniti odstopa z izgovorom, da ne razpolaga z enim zbirnim dokumentom, če z zahtevanimi podatki razpolaga v več posameznih dokumentih. Preprosto zbiranje informacij iz obstoječih spisov ne pomeni ustvarjanja novega dokumenta. Prosilec tudi opozarja, da pri zahtevanih podatkih ne gre za varovane osebne podatke, ker gre za ocenjevanje javnih uslužbencev, sredstva pa se izplačujejo iz javnih sredstev. Popolnoma neutemeljena je tudi zavrnitev podatka o osebi, ki je določala povečan obseg dela. Ta podatek izhaja iz podpisa uradnih dokumentov ter predstavlja podatek o opravljanju javne funkcije oziroma delovnega razmerja javnega uslužbenca, ki je po zakonu absolutno javen. Glede na navedeno prosilec IP predlaga, da njegovi pritožbi ugodi, izpodbijano odločbo nadomesti z novo ter prosilcu odobri dostop do zahtevanih informacij, po potrebi z izvedbo delnega dostopa.

(4) Pritožbo prosilca je organ dne 4. 6. 2026 odstopil IP v reševanje, pri čemer je ugotovil, da je pritožba dovoljena, pravočasna in vložena po upravičeni osebi. Ob tem je organ v odstopnem dopisu navedel, da 30. člen ZSTSPJS določa kriterije in merila za izplačilo dela plače za delovno uspešnost, ki so še podrobneje opredeljena v Uredbi o kriterijih za določitev delovne uspešnosti javnih uslužbencev v javnih agencijah, javnih skladih in javnih zavodih (Uradni list RS, št. 6/26; v nadaljevanju Uredba). Druga točka 32. člena ZSTSPJS določa, da del plače za delovno uspešnost na podlagi kriterijev in meril določi predstojnik ali poslovodni organ ali oseba, ki je javnemu uslužbencu nadrejena, tako da najprej odloči del plače za  delovno uspešnost tistim javnim uslužbencem, ki opravljajo dodatno delo ali večji obseg dela zaradi odsotnih javnih uslužbencev ali nezasedenih delovnih mest, iz razlike sredstev pa tistim javnim uslužbencem, ki dosegajo nadpovprečne rezultate v posameznem obdobju. Vsebinska obrazložitev ni predpisana z zakonom ali podzakonskim aktom, zato organ z dokumentom ne razpolaga. Načelnica Upravne enote Koper mesečno določi delovno uspešnost skladno z veljavno zakonodajo ter v skladu s četrto točko 32. člena ZSTSPJS in 8. členom Uredbe, ki določata obveznost objave obvestila o izplačilu dela plače za delovno uspešnost, objavlja obvestilo o izplačilu dela plače za delovno uspešnost redno na interni oglasni deski organa znotraj IS Krpan, ki je dostopen vsem zaposlenim.

(5) Z namenom popolne in pravilne ugotovitve dejanskega stanja glede vprašanja, ali organ res ne razpolaga z vsebinskimi obrazložitvami izplačil redne delovne uspešnosti po zaposlenih, je IP organ dne 9. 6. 2026 in dne 19. 6. 2026, pozval k predložitvi dodatnih pojasnil in dokumentacije. Odgovora organa je IP preje dne 17. 6. in dne 23. 6 2026.

V odgovoru z dne 17. 6. 2026 je organ pojasnil, da predlog za izplačilo dela plače za delovno uspešnost podajo vodje notranje organizacijske enote načelnici. Načelnica se nato pogovori z vodjo, ki je predlog podal in sprejme odločitev o višini dela plače za delovno uspešnost za posameznika. Svojo odločitev načelnica sporoči javni uslužbenki, ki podatke vnese v IS MFERAC. Vnesene podatke načelnica potrdi s podpisom izpisa iz IS MFERAC (Seznam za kontrolo vnesenih ocen delovne uspešnosti). Predloge za izplačilo dela plače za delovno uspešnost za obdobje od januarja 2026 do aprila 2026 so podali vodje notranjih organizacijskih enot, in sicer ………….V prilogi je organ IP posredoval slike zaslona interne oglasne deske v IS Krpan ter objavljene dokumente na interni oglasni deski za posamezni mesec.

V odgovoru z dne 23. 6. 2026 je organ IP še dodatno pojasnil, da v Upravni enoti Koper predloge za izplačilo delovne uspešnosti podajo vodje notranjih organizacijskih enot načelnici, in sicer na podlagi doseganja nadpovprečnih rezultatov javnega uslužbenca ter ob upoštevanju kriterijev, tako da se del plače za delovno uspešnost prvenstveno določi javnim uslužbencem, ki opravljajo dodatno delo ali večji obseg dela zaradi odsotnih javnih uslužbencev ali nezasedenih delovnih mest. Preostanek sredstev se razdeli ob doseganju nadpovprečnih rezultatov po kriterijih kakovosti, natančnosti, samostojnosti, obsega dela in učinkovitosti. Usmeritev Službe za upravne enote je, da se ne glede na višino prihrankov posamezne upravne enote pri določitvi dodatka upošteva glavarina v višini 150,00 EUR. Na ravni upravne enote se delovna uspešnost določa za upravno enoto kot celoto in ne po posamezni notranji organizacijski enoti. V preteklem letu so načelniki upravnih enot sklenili dogovor in določili kriterije, po katerih se je dodeljeval dodatek za povečan obseg dela. Za določitev višine dodatka so pri uradnikih, ki so vodili postopke, uporabljali časovne standarde po posameznem postopku, ločeno pa so dvakrat letno izplačevali delovno uspešnost po kriterijih iz KPJS. V letošnjem letu se je način spremenil, zato se lahko za pripravo osnutka razdelitve uporabljajo različni pripomočki, na primer za kriterij nadomeščanja odsotnosti aplikacija Codeks, za kriterij obsega dela IS Krpan – upravna statistika, tabele za izračun obsega dela, kot v letu 2025, s časovnimi standardi za uradnike, ki vodijo upravne postopke, za razdelitev pa se lahko uporabi tudi Excelova tabela kot pripomoček za delitev RDU. Excelova tabela za delitev RDU ni usklajena s programom Mferac, zato je kot take ne morejo v celoti uporabiti za podajo predlogov vodij notranjih organizacijskih enot. V primeru, ko vodja fiksira določen kriterij, se izračunane višine ne more uporabiti za vnos v Mferac, ker prihaja do odstopanj. Vodje notranjih organizacijskih enot lahko tabelo uporabijo za orientacijo po kriterijih in višini. Predlog višine delovne uspešnosti se določi po posameznem kriteriju. Vodje notranjih organizacijskih enot ga načelnici posredujejo elektronsko ali ustno. Po prejemu predloga se načelnica individualno pogovori s posameznim vodjem notranje organizacijske enote, nato pa se končni predlog uskladi na kolegiju načelnice zaradi zagotavljanja uravnoteženosti določitve delovne uspešnosti na ravni upravne enote. Utemeljitev posameznega predloga po kriterijih vodje neposredno podajo načelnici. Ker se delovna uspešnost dodeljuje mesečno, so roki za vnos podatkov izredno kratki, zato se vnosi običajno izvedejo neposredno pri uradnici, ki vnaša podatke v sistem Mferac, ob prisotnosti načelnice in posameznih vodij notranjih organizacijskih enot. Končno obrazložitev in utemeljitev višine dodatka vodje podajo ustno, saj so podatki za izdelavo analiz obremenjenosti javnih uslužbencev na razpolago po prvem dnevu v mesecu in se največkrat časovno prekrivajo z roki za vnos podatkov za obračun plač javnih uslužbencev.

Pritožba ni utemeljena.

(6) IP pojasnjuje, da je kot organ druge stopnje v skladu z 247. členom ZUP dolžan preizkusiti odločbo v delu, v katerem jo prosilec izpodbija. Odločbo preizkusi v mejah pritožbenih navedb, po uradni dolžnosti pa preizkusi, ali ni prišlo v postopku na prvi stopnji do bistvenih kršitev pravil postopka in ali do napačne uporabe materialnega prava.

(7) Informacija javnega značaja je po določbi prvega odstavka 4. člena ZDIJZ informacija, ki izvira iz delovnega področja organa, nahaja pa se v obliki dokumenta, zadeve, dosjeja, registra, evidence ali dokumentarnega gradiva (v nadaljevanju dokument), ki ga je organ izdelal sam, v sodelovanju z drugim organom ali pridobil od drugih oseb. Iz navedene definicije so razvidni trije osnovni pogoji, ki morajo biti kumulativno izpolnjeni, da lahko govorimo o obstoju informacije javnega značaja, in sicer:

1. informacija mora izvirati iz delovnega področja organa;

2. organ mora z njo razpolagati;

3. nahajati se mora v materializirani obliki.

Iz prvega odstavka 4. člena v zvezi s prvim odstavkom 1. člena ZDIJZ tako izhaja, da informacijo javnega značaja lahko predstavlja le dokument, ki ga je organ v okviru svojega delovnega področja že izdelal oziroma pridobil in ga še ni posredoval naprej oziroma uničil. Gre za pogoj, ki je v teoriji poznan kot »kriterij materializirane oblike«. Zavezanci po ZDIJZ so torej dolžni omogočiti dostop le do že obstoječih informacij in niso dolžni ustvariti novega dokumenta ali ga (ponovno) pridobiti, če z njim v času zahteve ne razpolagajo (več). Takšno stališče je zavzelo tudi Upravno sodišče RS v sodbi opr. št. III U 139/2021-19 z dne 13. 1. 2022, ko je zapisalo, da lahko organ kot informacijo javnega značaja prosilcu posreduje zgolj dokument v materializirani obliki, kot se hrani pri organu. Prav tako zavezanci niso dolžni zbirati informacij, opravljati raziskav ali analizirati podatkov, da bi zadostili zahtevi prosilca, torej niso dolžni izdelati, predelati ali spremeniti (dograditi) informacij, s katerimi razpolagajo, da bi zadostili zahtevi prosilca. Na podlagi določb ZDIJZ zavezanci tudi niso dolžni pripravljati pojasnil ali podajati odgovorov na vprašanja, kar izhaja tudi iz sodb Upravnega sodišča RS št. 1351/2010-12 z dne 25. 5. 2011, št. III U 41/2012 z dne 10. 5. 2013, št. III U 339/2012 z dne 7. 11. 2013, št. I U 1130/2012 z dne 30. 5. 2014.

(8) IP ugotavlja, da je med strankama v obravnavani zadevi sporno vprašanje, ali organ razpolaga z zahtevanimi informacijami javnega značaja, in sicer z vsebinskimi obrazložitvami izplačil povečanega obsega dela javnih uslužbencev glede na kriterije, ki so bili oziroma niso bili določeni po vseh točkah Seznama za kontrolo vnesenih ocen po posameznih javnih uslužbencih, za obdobje od januarja 2026 do aprila 2026.

(9) IP je organ pozval, naj pojasni, kdo predlaga višino delovne uspešnosti, kdo o tem odloča, po kakšnem postopku ter naj mu posreduje vse dokumente, ki v zvezi s tem obstajajo.

(10) Organ je že pri odstopu pritožbe z dne 4. 6. 2026 pojasnil, da 30. člen ZSTSPJS določa kriterije in merila za izplačilo dela plače za delovno uspešnost, ki so še podrobneje opredeljena v Uredbi. Druga točka 32. člena ZSTSPJS določa, da del plače za delovno uspešnost, na podlagi kriterijev in meril, določi predstojnik ali poslovodni organ ali oseba, ki je javnemu uslužbencu nadrejena, tako da najprej odloči del plače za delovno uspešnost tistim javnim uslužbencem, ki opravljajo dodatno delo ali večji obseg dela zaradi odsotnih javnih uslužbencev ali nezasedenih delovnih mest, iz razlike sredstev pa tistim javnim uslužbencem, ki dosegajo nadpovprečne rezultate v posameznem obdobju. Vsebinska obrazložitev ni predpisana z zakonom ali podzakonskim aktom, zato organ z dokumentom ne razpolaga. Načelnica Upravne enote Koper mesečno določi delovno uspešnost skladno z veljavno zakonodajo ter v skladu s četrto točko 32. člena ZSTSPJS in 8. členom Uredbe, ki določata obveznost objave obvestila o izplačilu dela plače za delovno uspešnost, objavlja obvestilo o izplačilu dela plače za delovno uspešnost redno na interni oglasni deski organa znotraj IS Krpan, ki je dostopen vsem zaposlenim.

(11) Iz dodatnih pojasnil organa z dne 22. 6. 2026 dalje izhaja, da predloge za dodelitev delovne uspešnosti podajo vodje notranjih organizacijskih enot načelnici, po prejemu predlogov pa se izvede usklajevanje na kolegiju načelnice zaradi zagotavljanja uravnoteženosti določitve delovne uspešnosti na ravni upravne enote. Utemeljitev posameznega predloga po kriterijih vodje neposredno podajo načelnici. Ker se delovna uspešnost dodeljuje mesečno, so roki za vnos podatkov izredno kratki, zato se vnosi običajno izvedejo neposredno pri uradnici, ki vnaša podatke v sistem Mferac, ob prisotnosti načelnice in posameznih vodij notranjih organizacijskih enot. Končno obrazložitev in utemeljitev višine dodatka vodje podajo ustno, saj so podatki za izdelavo analiz obremenjenosti javnih uslužbencev na razpolago po prvem dnevu v mesecu in se največkrat časovno prekrivajo z roki za vnos podatkov za obračun plač javnih uslužbencev.

(12) Iz vsega navedenega tako izhaja, da pisne obrazložitve izplačil redne delovne uspešnosti za posamezne javne uslužbence, po posameznih kriterijih, za obdobje, kot je zahteval prosilec, pri organu ne obstajajo, ker jih organ ne pripravlja. Organ je smiselno, celovito in prepričljivo pojasnil, kako pri njem poteka določevanje redne delovne uspešnosti za posamezne javne uslužbence, zato je IP temu v celoti sledil. Iz pojasnila organa tako izhaja, da končno višino izplačane delovne uspešnosti, ob upoštevanju različnih analiz in podatkov, ki so za to podlaga, in po ustnem usklajevanju z vodji notranjih organizacijskih enot, določi predstojnica, ki k temu pisnih obrazložitev, na način, kot ga zahteva prosilec, ne pripravlja. Ob tem IP nima nobenega razumnega razloga, da bi sklepal, da organ s tovrstnimi dokumenti morda razpolaga, pa jih prosilcu ne želi posredovati. Niti iz veljavne zakonodaje niti iz navedb prosilca namreč ne izhaja, da bi organ te dokumente moral pripravljati niti da z njimi dejansko razpolaga.

(13) Ob upoštevanju vsega navedenega IP ugotavlja, da prosilec v pritožbenem postopku ni uspel izkazati, da organ z zahtevanimi dokumenti dejansko razpolaga, prav tako pa IP ni ugotovil okoliščin, ki bi vzbujale dvom v resničnost navedb organa o neobstoju zahtevane dokumentacije. Ker eden izmed pogojev za obstoj informacije javnega značaja iz prvega odstavka 4. člena ZDIJZ ni izpolnjen, je IP pritožbo prosilca, na podlagi prvega odstavka 248. člena ZUP, kot neutemeljeno zavrnil.

(14) V skladu s petim odstavkom 213. člena ZUP, ki se smiselno uporablja tudi za odločbo o pritožbi (prvi odstavek 254. člena ZUP), se v izreku odloči tudi o tem, ali so nastali stroški postopka. IP je ugotovil, da v tem postopku posebni stroški niso nastali, kot to izhaja iz 2. točke izreka te odločbe.

(15) Ta odločba je v skladu s 30. točko 28. člena Zakona o upravnih taksah (Uradni list RS, št. 106/2010, s spremembami in dopolnitvami) oproščena plačila upravne takse.

Pouk o pravnem sredstvu: 

Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, pač pa je dopusten upravni spor, ki se lahko sproži s tožbo pri Upravnem sodišču Republike Slovenije, Fajfarjeva 33, 1000 Ljubljana, v roku 30 dni od dneva prejema te odločbe. Tožba se lahko vloži pisno po pošti, po elektronski poti ali osebno pri navedenem sodišču. Če se tožba pošlje priporočeno po pošti, se za dan izročitve sodišču šteje dan oddaje na pošto. Tožba z morebitnimi prilogami se vloži v najmanj treh izvodih. Tožbi je treba priložiti tudi to odločbo v izvirniku ali prepisu.

Stranka se lahko odpove pravici do sodnega varstva po vročitvi te odločbe, do izteka roka za vložitev tožbe (281.a člen ZUP). Odpoved pravici do sodnega varstva stranka poda pri organu s pisno izjavo ali ustno izjavo na zapisnik. Stranka se lahko odpove pravici do sodnega varstva tudi glede posamezne točke izreka oziroma vsebinsko ločljivih delov izreka. Odpovedi pravici do sodnega varstva ni mogoče preklicati.

Informacijski pooblaščenec:

mag. Kristina Kotnik Šumah, univ.dipl.prav.,

namestnica pooblaščenke