prosilec - Upravna enota Grosuplje

POVZETEK:

Prosilec je na organ naslovil zahtevo za posredovanje soglasij za izdajo gradbenega dovoljenja mHE Brežna. Organ je zahtevo prosilca zavrnil z obrazložitvijo, da z zahtevanimi dokumenti ne razpolaga. IP je na podlagi opravljenega ogleda in camera ugotovil, da organ z zahtevanimi dokumenti ne razpolaga, zato je pritožbo prosilca, kot neutemeljeno, zavrnil.
 

ODLOČBA:

Številka: 090-299/2022/7
Datum:  10. 11. 2022

Informacijski pooblaščenec po informacijski pooblaščenki Mojci Prelesnik (v nadaljevanju IP) izdaja na podlagi 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Ur. l. RS, št. 113/05, 51/07 - ZUstS-A), tretjega in četrtega odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Ur. l. RS, št. 51/2006 – uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZDIJZ) ter prvega odstavka 248. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Ur. l. RS, številka 24/2006 – uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju: ZUP), o pritožbi … (v nadaljevanju prosilec), z dne 12. 10. 2022, zoper odločbo Upravne enote Grosuplje, Taborska cesta 1, 1290 Grosuplje (v nadaljevanju organ), št. 090-27/2022-3 (207) z dne 4. 10. 2022, v zadevi dostopa do informacij javnega značaja, naslednjo 

O D L O Č B O:

1.    Pritožba prosilca z dne 12. 10. 2022, zoper odločbo Upravne enote Grosuplje št. 090-27/2022-3 (207) z dne 4. 10. 2022, se zavrne.

2.    V postopku reševanja te pritožbe niso nastali posebni stroški.

O b r a z l o ž i t e v:

Prosilec je dne 22. 9. 2022 na organ naslovil zahtevo za posredovanje kopij soglasij (na podlagi katerih bi lahko preveril, ali so bila soglasja dana v skladu s prostorskimi akti Občine Ivančna Gorica, ZGO-1, Zakona o vodah, Zakona o varstvu narave, Zakona o sladkovodnem ribištvu in podzakonskih aktih, ki so bili v veljavi v času oddaje vloge družbe Kenir d.o.o.), za izdajo gradbenega dovoljenja, in sicer:
-    Zavoda za ribištvo Slovenije, številka 420-53/2009/17, z dne 29. 2. 2016,
-    DRSV - vodno soglasje, številka 35506-4392/2016-2, z dne 17. 6. 2016,
-    Elektro Ljubljana, številka 611221, z dne 27. 1. 2014, številka 1117645-0/1117645-P, z dne 13. 2. 2018 in številka 111738, z dne 13. 2. 2018,
-    ARSO - naravovarstveno soglasje številka 35620-866/2016-3, z dne 18. 4. 2016,
-    Občine Ivančna Gorica, številka 351-0168/2014-2, z dne 26. 5. 2014,
-    Agencije za energijo, številka 317-54/2017-07/331, z dne 27. 6. 2017,
-    Kulturno varstveno soglasje ZVKDS (v GD je navedeno, da je pridobljeno, ni pa navedeno med soglasodajalci, pod katero številko in s katerim dnem je bilo izdano, se pa mora nahajati v spisu),
-    kopijo presoje vpliva na okolje in okoljevarstveno soglasje;
 in kopije dokumentov:
-    obratovalno dovoljenje za mHE Brežna,
-    delno uporabno dovoljenje za mHE Brežna z vlogo in vsemi ostalimi dokumenti, ki so bili podlaga za izdajo delnega uporabnega dovoljenja,
-    zapisnik o tehničnem prevzemu objekta in jezu mHE Brežna z vsemi prilogami.

Zahtevo prosilca je organ zavrnil z odločbo št. 090-27/2022-3 (207) z dne 4. 10. 2022. V obrazložitvi je organ povzel zahtevo prosilca, navedel definicijo informacije javnega značaja iz 4. člena ZDIJZ ter pojasnil, da je v postopku poizvedbe o ustreznih dokumentih ugotovil, da je bila vsa dokumentacija, ki se nanaša na pridobitev gradbenega in uporabnega dovoljenja za MHE Brežna, predana Policijski postaji Grosuplje, na njihovo zahtevo. Iz navedenega je organ zaključil, da z zahtevanimi dokumenti ne razpolaga, zato je zahtevo prosilca zavrnil. Edini dokument, s katerim organ razpolaga in ustreza zahtevi prosilca, je soglasje Agencije RS za okolje, številka 35523-4/2012-28, z dne 24. 9. 2013, ki se nahaja v skenirani obliki, zato je v tem delu zahtevi prosilca ugodil in prosilcu posredoval kopijo navedenega soglasja.  
Dne 12. 10. 2022 je prosilec vložil pritožbo zoper odločbo organa št. 090-27/2022-3 (207) z dne 4. 10. 2022 (v nadaljevanju izpodbijana odločba), v kateri je navedel, da obrazložitev odločbe, da je organ kopije dokumentov predal policiji, ni utemeljen razlog, da se njegova zahteva zavrne. Prosilec je posredoval pojasnilo, ki ga je pridobil kot pravno mnenje, in sicer:
»Upravne enote so začela uporabljati aplikacijo Lotus Notes za evidenco dokumentarnega gradiva leta 1998, junija leta 2021, pa je bil opravljen prehod na novo aplikacijo za upravljanje dokumentarnega gradiva »KRPAN«. V aplikaciji Lotus Notes so se v skladu s predpisi evidentirali vsi dokumenti (vhodni, izhodni ter lastni dokumenti), razen izjem, ki so določene s predpisi. Postopno se je omenjena aplikacija nadgrajevala, tako se je pretvarjanje fizičnih dokumentov v elektronsko obliko (skeniranje vhodnih dokumentov) začelo izvajati v letu 2002, razen izjem, določenih v predpisih in internih aktih (npr. projektna dokumentacija, osebni dokumenti, elaborati, itd). Postopno je bilo omogočeno tudi skeniranje izhodnih dokumentov. V skladu z Zakonom o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/06 – uradno prečiščeno besedilo, 117/06 – ZDavP-2, 23/14, 50/14, 19/15 – odl. US, 102/15 in 7/18) so informacije javnega značaja tiste, ki izvirajo iz delovnih področij organov, torej vse informacije, ki nastajajo pri poslovanju organa (dokumenti, zadeve, dosjeji, registri, evidence ali dokumentarna gradiva), in so jih organi sestavili sami, v sodelovanju z drugimi organi, ali so jih dobili od drugih oseb, ne glede na obliko hrambe. Zahtevane informacije se v skladu z Uredbo o posredovanju in ponovni uporabi informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 24/16) lahko posreduje tudi v obliki elektronskega zapisa. Pri tem je potrebno upoštevati, da mora upravni organ pred posredovanjem dokumentacije zakriti varovane osebne podatke, zato včasih ni možno posredovati skeniranega dokumenta neposredno iz aplikacije Lotus Notes. Zaradi varovanja osebnih podatkov se lahko skenirani dokument iz aplikacije Lotus Notes stiskajo, nato se ročno prekrijejo varovani osebni podatki, dokument se ponovno skenira in se ga lahko kot takega posreduje vlagatelju zahtevka, kot informacijo javnega značaja, tudi v elektronski obliki. Ker v skladu z veljavnimi predpisi in internimi akti v nekaterih upravnih zadevah nimajo skeniranih vseh dokumentov, kot npr. projektna dokumentacija s področja MOP ali drugi načrti, elaborati, ipd., jih v upravnih enotah ne hranijo v evidencah dokumentarnega gradiva v elektronski obliki. Kljub temu, če je UE dokumentacijo v fizični obliki posredovala policiji, v aplikaciji Lotus Notes še vedno hrani vse te skenirane dokumente v elektronski obliki in jih mora posredovati vlagatelju zahtevka, kot informacijo javnega značaja.«

Organ izpodbijane odločbe po prejemu pritožbe ni nadomestil z novo, zato jo je, na podlagi 245. člena ZUP, z dopisom št. 090-27/2022-5 (207), z dne 18. 10. 2022, odstopil v reševanje IP, kot dovoljeno, pravočasno in vloženo s strani upravičene osebe. V dopisu št. 090-27/2022-5 (207), z dne 18. 10. 2022, je organ še pojasnil, da nima informacijskega sistema Krpan, temveč Lotus-Notes, Spis 1,45. Ravno tako dokumentov, katere zahteva prosilec, nima v skenirani obliki, zato predvideva, da so del projektne dokumentacije, ki je vezana in je tehnično ni mogoče skenirati, fizični spisi pa so bili predani Policijski postaji Grosuplje.

IP je dne 25. 10. 2022, z namenom ugotovitve dejanskega stanja, pri organu opravil ogled in camera na podlagi 11. člena ZInfP. Kot izhaja iz zapisnika o ogledu in camera, št 090-299/2022/3 z dne 25. 10. 2022, je organ na vprašanje IP, ali razpolaga z zahtevano dokumentacijo, pojasnil, da se zahtevana dokumentacije pri organu ne nahaja, ne v skenirani in ne v fizični obliki, saj je bila dne 10. 8. 2022, fizično (osebni prevzem), v originalu predana na Policijsko postajo Grosuplje (z izjemo spisa št. 351/690/2021), kot to izhaja iz dopisa 020-35/2022-2 (30) z dne 10. 8. 2022, katerega je IP prevzel na zapisnik. IP je vpogledal v popis spisa iz informacijskega sistem Lotus Notes, in sicer v zadeve 351-99/2018, 351/549/2020, 351-511/2021, kjer organ sicer ima skenirane določene posamezne dokumente, ki pa ne ustrezajo zahtevi prosilca. Dokumenti, ki jih je zahteval prosilec, so del projektne dokumentacije, zato je organ ni skeniral v Lotus Notes, posledično je prosilcu ne more posredovati, saj z njo ne razpolaga. V zvezi s spisovno dokumentacijo v zadevi 351-690/2021, ki je bila v kopiji predana na Policijsko postajo Grosuplje, je organ pojasnil, da razpolaga z originalom fizičnega spisa, vendar ta ne vsebuje zahtevanih dokumentov, ki bi ustrezali zahtevi prosilca. O navedenem se je prepričal tudi IP z vpogledom v popis spisa iz informacijskega sistema Lotus Notes, katerega je prevzel tudi na zapisnik. 

IP je dne 26. 10. 2022, z dopisom št. 090-299/2022/4, prosilcu posredoval zapisnik o ogledu in camera, skupaj s prilogami »dokazilo o predaji gradiva na Policijsko postajo Grosuplje in popisom spisa št. 351-690/2021 z dne 25. 10. 2022, v katerem ga je pozval na morebitne ugovore oz. nasprotne argumente oz., da se pisno izreče o navedenih ugotovitvah IP. Prosilec je dne 2. 11. 2022 odgovoril na poziv št. 090-299/2022/4 in navedel, da ni res, da UE Grosuplje nima skeniranih dokumentov, ki jih je zahteval kot informacijo javnega značaja. Tudi drugemu prosilcu je UE Grosuplje z odločbo zavrnila zahtevek za dostop do informacij javnega značaja, v zvezi z istim upravnim postopkom, z izgovorom, da je dokumente zasegla policija in da z njimi ne razpolagajo. Po prejemu pritožbe, z enako obrazložitvijo kot jo je podal tudi sam, pa je kopije zahtevanih dokumentov dobil. Glede na navedeno prosilec ne dvomi, da bi lahko bilo v njegovem primeru drugače. Narobe pa naj bi bilo, če zadevo preiskuje policija. Prosilec je še navedel, da vsak dokument, ki ga ima v arhivu UE Grosuplje in se nanaša na gradnjo mHE Brežna, obstaja tudi njegov izvirnik pri organu, ki je ta dokument izdal, zato je na vse soglasodajalce, kot so navedeni v gradbenem dovoljenju, že vložil zahtevo za dostop do informacij javnega značaja, zato bo vse razkrito, kar želi UE Grosuplje prikriti pred javnostjo, a ji žal to ne bo uspelo. 

Z namenom pridobitve dodatnih pojasnil glede odgovora prosilca, z dne 2. 11. 2022, je IP z organom opravil še telefonski razgovor, o katerem je nastal uradni zaznamek št. 090-299/2022/6 z dne 8. 11. 2022. Glede navedb prosilca, da so drugemu prosilcu, v zvezi z istim upravnim postopkom, z enako obrazložitvijo pritožbe, le posredovali zahtevane dokumente, je organ pojasnil, da je pregledal vloge navedenega prosilca, pri čemer je ugotovil, da zahtevana soglasja niso bila posredovana niti drugemu prosilcu, saj organ z njimi ne razpolaga. 

IP je pritožbo kot pravočasno, dovoljeno in vloženo po upravičeni osebi, vzel v obravnavo.

Pritožba ni utemeljena.

IP uvodoma pojasnjuje, da je kot organ druge stopnje v skladu z 247. členom ZUP dolžan preizkusiti odločbo v delu, v katerem jo prosilec izpodbija. Odločbo preizkusi v mejah pritožbenih navedb, po uradni dolžnosti pa preizkusi, ali ni prišlo v postopku na prvi stopnji do bistvenih kršitev postopka in ali ni bil prekršen materialni zakon. 

IP ugotavlja, da je predmet pritožbe prosilca dostop do kopij naslednjih soglasij:
-    Zavoda za ribištvo Slovenije, številka 420-53/2009/17, z dne 29. 2. 2016,
-    DRSV - vodno soglasje, številka 35506-4392/2016-2, z dne 17. 6. 2016,
-    Elektro Ljubljana, številka 611221, z dne 27. 1. 2014, številka 1117645-0/1117645-P, z dne 13. 2. 2018 in številka 111738, z dne 13. 2. 2018,
-    ARSO - naravovarstveno soglasje številka 35620-866/2016-3, z dne 18. 4. 2016,
-    Občine Ivančna Gorica, številka 351-0168/2014-2, z dne 26. 5. 2014,
-    Agencije za energijo, številka 317-54/2017-07/331, z dne 27. 6. 2017,
-    Kulturno varstveno soglasje ZVKDS (v GD je navedeno, da je pridobljeno, ni pa navedeno med soglasodajalci, pod katero številko in s katerim dnem je bilo izdano, se pa mora nahajati v spisu),
-    presoje vpliva na okolje in okoljevarstveno soglasje.

IP ugotavlja, da v obravnavanem primeru ni sporno, da je organ zavezanec po ZDIJZ, zato je IP nadalje ugotavljal, ali so pri zahtevanih informacijah izpolnjeni vsi pogoji za informacijo javnega značaja. 

Informacija javnega značaja je po določbi prvega odstavka 4. člena ZDIJZ informacija, ki izvira iz delovnega področja organa, nahaja pa se v obliki dokumenta, zadeve, dosjeja, registra, evidence ali dokumentarnega gradiva (v nadaljevanju dokument), ki ga je organ izdelal sam, v sodelovanju z drugim organom ali pridobil od drugih oseb. Iz navedene definicije so razvidni trije osnovni pogoji, ki morajo biti kumulativno izpolnjeni, da lahko govorimo o obstoju informacije javnega značaja, in sicer:
1. informacija mora izvirati iz delovnega področja organa;
2. organ mora z njo razpolagati;
3. nahajati se mora v materializirani obliki.
Če kateri od navedenih pogojev ni izpolnjen, pomeni, da zahtevana informacija javnega značaja ne obstaja in posledično zahtevi oz. pritožbi prosilca ni mogoče ugoditi.

Iz določbe prvega odstavka 4. člena v zvezi s prvim odstavkom 1. člena ZDIJZ izhaja, da informacijo javnega značaja lahko predstavlja le dokument, ki ga je organ v okviru svojega delovnega področja že izdelal oziroma pridobil in ga še ni posredoval naprej oziroma uničil. Gre za pogoj, ki je v teoriji poznan kot »kriterij materializirane oblike«. Zavezanci po ZDIJZ so torej dolžni omogočiti dostop le do že obstoječih informacij in niso dolžni ustvariti novega dokumenta ali ga pridobiti, če z njim v času zahteve ne razpolagajo.
Smisel dostopa do informacij javnega značaja je sicer treba iskati v javnem in odprtem delovanju organa, preko katerega se lahko preizkusi tudi pravilnost in zakonitost delovanja, vendar pa je treba upoštevati, da se lahko zagotovi prost dostop zgolj do informacij, ki dejansko že obstajajo. IP tako poudarja, da pritožbeni postopek pred IP ne more biti namenjen prisili ustvarjanja ali pridobivanja informacij ali ugotovitvi, da bi določene informacije pri organu morale obstajati. 
Po pregledu spisovne dokumentacije in na podlagi ugotovitev na ogledu in camera z dne 25. 10. 2022 ter dodatnih pojasnil organa z dne 8. 11. 2022, IP ugotavlja, da organ v času izdaje izpodbijane odločbe z zahtevanimi dokumenti, ni razpolagal. Iz celotne pritožbene zadeve namreč ne izhaja noben sum, da organ razpolaga z zahtevanimi dokumenti, vendar jih prosilcu ne želi posredovati. Navedbe organa so namreč vsebinsko konsistentne in skladne ter podprte z ugotovitvami IP z ogleda in camera. Organ je IP pojasnil, da se zahtevana dokumentacija pri organu ne nahaja, ne v skenirani in ne v fizični obliki, saj je bila dne 10. 8. 2022, fizično (osebni prevzem), v originalu predana na Policijsko postajo Grosuplje (z izjemo spisa št. 351/690/2021), kar izhaja tudi iz dopisa 020-35/2022-2 (30) z dne 10. 8. 2022, katerega je IP prevzel na zapisnik in z njim seznanil prosilca. IP je na vpogledu in camera vpogledal v popise spisa iz informacijskega sistem Lotus Notes, in sicer v zadeve 351-99/2018, 351/549/2020, 351-511/2021, kjer organ sicer ima skenirane določene posamezne dokumente, za katere pa je ugotovil, da ne ustrezajo zahtevi prosilca. Organ je IP pojasnil, da so dokumenti, ki jih je zahteval prosilec, del projektne dokumentacije, zato je organ ni skeniral v Lotus Notes, posledično je prosilcu ne more posredovati, saj je bila v originalu predana na Policijsko postajo Grosuplje. V zvezi s spisovno dokumentacijo, v zadevi 351-690/2021, katera je bila predana na Policijsko postajo Grosuplje v kopiji, je IP vpogledal v original fizičnega spisa, pri čemer je ugotovil, da ta ne vsebuje zahtevanih dokumentov, ki bi ustrezali zahtevi prosilca. Navedeno izhaja tudi iz popisa spisa št. 351-690/2021, iz informacijskega sistema Lotus Notes, katerega je IP prevzel na zapisnik in z njim seznanil prosilca. Organ je v telefonskem razgovoru še pojasnil, da iz vpogleda v zadeve stranke, na katero se sklicuje prosilec, izhaja, da zahtevana soglasja niso bila posredovana niti navedeni stranki, posledično se zahtevana dokumentacija ne nahaja niti v spisovni dokumentaciji drugega prosilca. Iz vsega navedenega tako izhaja, da prosilcu ni mogoče ugoditi, saj organ, v času izdaje izpodbijane odločbe, z zahtevanimi dokumenti ni razpolagal, kar pomeni, da niso izpolnjeni vsi pogoji za informacijo javnega značaja, zato je treba pritožbo prosilca v zavrniti. Ne glede na navedeno IP pritrjuje navedbam prosilca, da lahko zahtevana soglasja zahteva tudi od organov, ki so ji pripravila.

Ob tem IP še pojasnjuje, da v pritožbenem postopku glede dostopa do informacij javnega značaja nima pristojnosti, da bi se spuščal v presojo zakonitosti in smotrnosti ravnanja organa ter v vprašanje pravilnosti poslovanja organa. V postopku dostopa do informacij javnega značaja se ob tem lahko presoja (le) vprašanje, ali organ dejansko razpolaga z dokumenti, ki so predmet zahteve in ali ti predstavljajo prosto dostopno informacijo javnega značaja. Posledično se IP do ostalih pritožbenih navedb prosilca ni opredelil in jih ni podrobneje povzel, saj so za postopek po ZDIJZ brezpredmetne in niso v pristojnost IP. 

Upoštevaje vse navedeno je IP zaključil, da organ ne razpolaga z zahtevanimi dokumenti, zato je pritožbo prosilca, na podlagi prvega odstavka 248. člena ZUP zavrnil in potrdil izpodbijano odločbo, kot to izhaja iz 1. točke izreka te odločbe.

Na podlagi petega odstavka 213. člena ZUP, ki se smiselno uporablja tudi za odločbo o pritožbi (prvi odstavek 254. člena ZUP), se v izreku odloči tudi o tem, ali so nastali stroški postopka. IP je ugotovil, da v tem postopku posebni stroški niso nastali, zato je odločil, kot izhaja iz 2. točke izreka te odločbe. 

Ta odločba je v skladu s 30. točko 28. člena Zakona o upravnih taksah (Uradni list RS, št. 106/10 – ZUT-UPB5 in 14/15 – ZUUJFO) oproščena plačila upravne takse.

Pouk o pravnem sredstvu: 
Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, pač pa se lahko sproži upravni spor. Upravni spor se sproži s tožbo, ki se vloži v 30 dneh od vročitve te odločbe na Upravno sodišče, Fajfarjeva 33, Ljubljana. Tožba se lahko vloži pisno po pošti ali pri navedenem sodišču. Če se tožba pošlje priporočeno po pošti, se za dan izročitve sodišču šteje dan oddaje na pošto. Tožba z morebitnimi prilogami se vloži v najmanj treh izvodih. Tožbi je treba priložiti tudi to odločbo v izvirniku ali prepisu.

Postopek vodila:
Urša Pleterski
Raziskovalka pooblaščenca

Informacijski pooblaščenec:
Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.
informacijska pooblaščenka