prosilec - Univerza v Ljubljani

POVZETEK:

Prosilka je od organa zahtevala ocenjevalni list za oceno delovno uspešnosti in obrazec za ugotavljanje pogojev za napredovanje. Organ je zahtevo zavrnil zaradi varstva osebnih podatkov. IP je v pritožbenem postopku odločil, da gre (z izjemo skupne pisne utemeljitve ocene) za podatke, ki so neposredno povezani s porabo javnih sredstev in v povezavi z opravljanjem delovnega razmerja javne uslužbenke, kar je podlaga za razkritje zahtevanih podatkov.
 

ODLOČBA:

Številka: 090-494/2025/2

Datum: 17. 12. 2025

Informacijski pooblaščenec po namestnici informacijske pooblaščenke mag. Kristini Kotnik Šumah, po pooblastilu št. 100-17/2006/229 z dne 6. 11. 2024 (v nadaljevanju IP), izdaja na podlagi tretjega odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/2006 – uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZDIJZ), 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, številka 113/2005 in 51/2007 – ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP), prvega odstavka 248. in prvega odstavka 252. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, številka 24/2006 – uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZUP), o pritožbi … (v nadaljevanju prosilka), z dne 7. 10. 2025, zoper odločbo Univerze v Ljubljani, Kongresni trg 12, 1000 Ljubljana (v nadaljevanju organ), št. 074-15/2025-4 z dne 16. 9. 2025 (v nadaljevanju izpodbijana odločba), v zadevi dostopa do informacij javnega značaja, naslednjo

O D L O Č B O:

1.     Pritožbi prosilke z dne 7. 10. 2025 zoper odločbo Univerze v Ljubljani št. 074-15/2025-4 z dne 16. 9. 2025 se delno ugodi in se odločba delno odpravi in se odloči: »Organ je dolžan prosilki v roku 31 (enaintridesetih) dni od vročitve te odločbe v elektronski obliki poslati:

1. Priloga I - Ocenjevalni list za oceno delovne uspešnosti zaposlenega na Univerzi v Ljubljani, za … za leto 2023, na način, da prekrije besedilo, ki je napisano pod poglavjem III. Skupna utemeljitev ocene in

2. Priloga II – Ugotavljanje pogojev za napredovanje, za … za leto 2023, v celoti.«

2.     V preostalem delu se pritožba prosilke zavrne.

3.     Zahteva prosilke za povračilo stroškov postopka se zavrne.

4.     V postopku reševanja te pritožbe niso nastali posebni stroški.

O b r a z l o ž i t e v :

(1)            Prosilka je dne 15. 7. 2025 zahtevala dva dokumenta, ki sta bila v koledarskem letu 2023 izdana zaposleni …, in sicer:

- Priloga I – ocenjevalni list za oceno delovne uspešnosti zaposlenega na Univerzi v Ljubljani in

- Priloga II – ugotavljanje pogojev za napredovanje (glede na določen postopek preverjanja pogojev za napredovanje – 12. člen Pravilnika).

Dokumente je želela prejeti v elektronski obliki.

(2)           Organ je zahtevo prosilke zavrnil. V obrazložitvi je pojasnil, da je prosilka zahtevala podatke za konkretno fizično osebo v povezavi z oceno njene delovne uspešnosti, kar nedvomno predstavlja osebne podatke. Organ je ugotovil tudi, da je posameznica javna uslužbenka, ki prejema plačo iz javnih sredstev. Ne glede na to je organ zahtevo zavrnil, saj zakon izrecno ne določa, da so podatki o oceni delovne uspešnosti in o ugotavljanju pogojev za napredovanje, javni niti, da je treba podatke objaviti, kot to določa npr. za redno delovno uspešnost. Gre torej za dokument, s katerim organ seznani samo zaposlenega javnega uslužbenca in je namenjen izključno njemu. Kriteriji za oceno kažejo na osebne in značajske sposobnosti in navade posameznika in ne gre za informacije, ki bi bile neposredno povezane z opravljanjem delovnega razmerja.

(3)            Prosilka je zoper izpodbijano odločbo dne 7. 10. 2025 vložila pritožbo in navedla, da je organ neutemeljeno podaljšal rok za odločitev, kljub temu da ni bila podana nobena izmed zakonsko predvidenih okoliščin. Prav tako je navedla, da obstaja podlaga za razkritje zahtevanih osebnih podatkov, saj gre za podatke o porabi javnih sredstev in podatke povezane z opravljanjem javne funkcije ali delovnega razmerja javnega uslužbenca. Prosilka je zahtevala podatke, ki so podlaga za napredovanje, napredovanje pa predstavlja podatek, ki je neposredno povezan s porabo javnih sredstev (izplačilo plače), kot tudi z opravljanjem delovnega razmerja javnega uslužbenca, zaradi česar je zakonska podlaga za razkritje teh podatkov prva alineja tretjega odstavka 6. člena ZDIJZ. Tako delovna uspešnost kot del plače, kakor tudi delovna uspešnost kot pogoj za napredovanje, ki ju organ sicer razlikuje, imata bistven vpliv na višino plače. Prav tako gre za oceno o tem, kako uspešen je zaposleni pri opravljanju svojega dela. Ocenjevanje javnega uslužbenca so v prvi vrsti objektivni podatki o njegovi delovni uspešnosti in ne odražajo subjektivne lastnosti ocenjevanega. Podatke je treba razkriti tudi zaradi nadzora nad pravilnostjo dela javne oblasti in porabo proračunskega denarja. Razkritje zahtevanih podatkov je tudi skladno z ustaljeno prakso IP. Prosilka je priglasila tudi stroške postopka.

(4)            Organ je pritožbo, z dopisom št. 074-15/2025-7 z dne 20. 10. 2025, kot dovoljeno, pravočasno in vloženo po upravičeni osebi, odstopil v reševanje IP.

Pritožba je delno utemeljena.

(5) IP je kot organ druge stopnje v skladu z 247. člena ZUP dolžan preizkusiti odločbo v delu, v katerem jo prosilec izpodbija. Odločbo tako preizkusi v mejah pritožbenih navedb, po uradni dolžnosti pa preizkusi, ali ni prišlo v postopku na prvi stopnji do bistvenih kršitev postopka in ali ni prekršen materialni zakon.

(6) Informacija javnega značaja je po določbi prvega odstavka 4. člena ZDIJZ informacija, ki izvira iz delovnega področja organa, nahaja pa se v obliki dokumenta, zadeve, dosjeja, registra, evidence ali dokumentarnega gradiva (v nadaljevanju dokument), ki ga je organ izdelal sam, v sodelovanju z drugim organom ali pridobil od drugih oseb. Iz navedene definicije so razvidni trije osnovni pogoji, ki morajo biti kumulativno izpolnjeni, da lahko govorimo o obstoju informacije javnega značaja, in sicer:

1. informacija mora izvirati iz delovnega področja organa;

2. organ mora z njo razpolagati;

3. nahajati se mora v materializirani obliki.

(7) V obravnavanem primeru je sporno, ali je organ odločil pravilno, ko je prosilki zavrnil dostop do Ocenjevalnega lista za oceno delovne uspešnosti in dokumenta Ugotavljanje pogojev za napredovanje za javno uslužbenko, in sicer na podlagi izjeme varstva osebnih podatkov po 3. točki prvega odstavka 6. člena ZDIJZ.

(8) Razkritje osebnega podatka predstavlja vrsto obdelave osebnih podatkov, zato je za presojo dopustnosti razkritja treba upoštevati splošne podlage za obdelavo osebnih podatkov, ki jih določa Splošna uredba o varstvu podatkov v prvem odstavku člena 6. Iz navedenega člena kot splošno pravilo izhaja, da je obdelava osebnih podatkov (torej tudi razkritje podatkov javnosti) zakonita (dopustna), med drugim, če je obdelava potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca (točka c), ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu (točka e). Tako zakonsko podlago za obdelavo osebnih podatkov v postopku z zahtevo po ZDIJZ, upoštevajoč točko c člena 6(1) Splošne uredbe o varstvu podatkov, lahko predstavlja tudi določba prve alineje tretjega odstavka 6. člena ZDIJZ. Ta določa, da se, ne glede na obstoj izjeme (osebni podatek) dostop dovoli, če gre za podatke, povezane z opravljanjem delovnega razmerja javnega uslužbenca ali v zvezi z opravljanjem javne funkcije ali če gre za podatke o porabi javnih sredstev.

(9) Ocenjevanje javnih uslužbencev v letu 2023, je urejal takrat veljavni ZSPJS v 16. do 20. členu ter na podlagi četrtega odstavka 17. člena ZSPJS, ki velja za visokošolske zavode, tudi Pravilnik o napredovanju v plačne razrede Univerze v Ljubljani (v nadaljevanju Pravilnik). Posledično to pomeni, da je dokument, ki izkazuje oceno javnega uslužbenca, nedvomno v povezavi z opravljanjem delovnega razmerja javnega uslužbenca. Gre namreč za dokument, na podlagi katerega se preverjajo pogoji za napredovanje v višji plačni razred. Pogoj za napredovanje v višji plačni razred je delovna uspešnost, izkazana v napredovalnem obdobju, ki se ocenjuje glede na elemente, kot jih določa 17. člen ZSPJS kot tudi 4. člen Pravilnika. Gre za dokument, ki izkazuje delovno uspešnost posameznika, torej njegove rezultate dela, način opravljanja dela, organizacijo dela in sposobnosti v zvezi z opravljanjem dela. Organ zmotno zatrjuje, da ne gre za informacije, ki bi bile neposredno povezane z opravljanjem delovnega razmerja, temveč za ocenjevanje subjektivnih okoliščin, saj organ za napredovanje ne ocenjuje subjektivnih okoliščin in osebnih lastnosti posameznika, temveč ocenjuje izključno opravljeno delo javnega uslužbenca, po zakonsko predpisanih pogojih in kriterijih. Glede na to, da gre za ocenjevanje pogojev, ki so zakonsko predvideni za določitev delovne uspešnosti, je treba oceno delovne uspešnosti šteti za podatek, ki je v povezavi z opravljanjem dela javnega uslužbenca in ne za zasebnopravno zadevo javnega uslužbenca. Slednje pa ne velja za rubriko »utemeljitev ocene«, saj ne gre za zakonsko predpisan obrazec, temveč za subjektivno opisno oceno.

(10) Zgolj zato, ker je nekdo javni uslužbenec ali opravlja javno funkcijo še ne pomeni, da nima nobene pravice do zasebnosti. Zato je treba, kljub določbi prve alineje 3. odstavka 6. člena ZDIJZ, uporabiti načelo sorazmernosti in postaviti mejo. Javni uslužbenec pridobi pravice iz delovnega razmerja glede napredovanja in uspešnosti na podlagi skupne zakonsko opredeljene ocene, po poenotenih kriterij, ne pa tudi na podlagi opisne stavčne utemeljitve te ocene, ki jo subjektivno oblikuje sam ocenjevalec in opisno stavčno utemelji osebne lastnosti, sposobnosti in druge značilnosti v razmerju do konkretnega javnega uslužbenca. Z vpogledom v rubriko »skupna utemeljitev ocene« na zahtevanem ocenjevalnem listu javne uslužbenke, IP ugotavlja, da je ta dejansko napisana na način, da konkretno izpostavlja subjektivne lastnosti in sposobnosti, odlike in druge osebne okoliščine konkretne javne uslužbenke, ki odražajo subjektivne poglede in ocene ocenjevalca, zato so v skladu z določili ZVOP-2 in Splošne uredbe o varstvu podatkov, osebni podatki, za katere tako kot organ, tudi IP ocenjuje, da jih v skladu z načelom sorazmernosti (prvi in tretji odstavek 15. člena Ustave RS in Splošne uredbe), ni mogoče obravnavati kot informacije, ki bi bile neposredno v zvezi z delovnim razmerjem javnega uslužbenca, oziroma v povezavi z opravljanjem javne funkcije, zato gre za varovane osebne podatke. Kot rečeno, je s pravicami iz delovnega razmerja javnega uslužbenca neposredno povezana zgolj številčna ocena, med tem ko je opisna utemeljitev ocene namenjena ocenjevani osebi, primarno, da lahko zavaruje svoje pravice z vidika pravnega varstva, prav tako pa je na podlagi ugotovitev seznanjena, ali delo opravlja kvalitetno oziroma lahko izve, kakšne so npr. njene pomanjkljivosti, prednosti, ipd. IP je tako zaključil, da informacije v skupni utemeljitvi ocene, v katerih se prepletajo osebne lastnosti, sposobnosti, značilnosti posameznega javnega uslužbenca, sodijo v njegovo zasebno sfero in jih, v skladu z načelom sorazmernosti, ni mogoče uvrstiti med informacije, ki bi bile v tesni in neposredni zvezi z opravljanjem delovnega razmerja javnega uslužbenca. Takšna je tudi praksa IP[1], iz katere izhaja, da osebne lastnosti javnih uslužbencev in funkcionarjev ne sodijo med prosto dostopne informacije javnega značaja.

(11) Prav tako so podatki, ki so v povezavi z opravljanjem delovnega razmerja javnega uslužbenca, tudi ostali osebni podatki, navedeni na zahtevanih dokumentih (ime in priimek delavca, šifra in ime delovnega mesta, razpon plačnih razredov, plačni razred delavca, organizacijska enota, datum napredovanja, število razredov napredovanja.

(12) IP tako ugotavlja, da je organ izjemo varstva osebnih podatkov tolmačil preširoko in ni upošteval tega, da je za razkritje zahtevanih osebnih podatkov podana zakonska podlaga, in sicer da gre za podatke, ki so neposredno povezani z izvajanjem dela javnega uslužbenca, hkrati pa so neposredno povezani s porabo javnih sredstev, saj je napredovanje podlaga za izplačilo višje plače. Posledično pri zahtevanih dokumentih (z izjemo skupne utemeljitve ocene) ne gre za podatke, ki bi jih varovala izjema iz 3. tč. prvega odstavka 6. člena ZDIJZ. IP je zato pritožbi prosilke delno ugodil in na podlagi prvega odstavka 252. člena ZUP delno odpravil odločbo prve stopnje in odločil tako, kot izhaja iz 1. tč. izreka te odločbe.

(13) V delu, v katerem je organ prekril skupno utemeljitev ocene, je bila odločitev organa pravilna, zato je IP, na podlagi prvega 248. člena ZUP, pritožbo prosilke v tem delu kot neutemeljeno zavrnil, kot izhaja iz 2. tč. izreka te odločbe.

(14) Na podlagi prvega odstavka 113. člena ZUP gredo stroški, ki nastanejo organu ali stranki med postopkom ali zaradi postopka (potni stroški uradnih oseb, izdatki za priče, izvedence, tolmače, ogled, pravno zastopanje, oglase, prihod, izgubo dohodka, strokovno pomoč, odškodnina za škodo, ki nastane pri ogledu ipd.), v breme tistega, na katerega zahtevo se je postopek začel. Ker se je konkretni pritožbeni postopek začel na zahtevo prosilke, pomeni, da prosilka sama nosi svoje stroške tega postopka. Skladno s tem je IP odločil, da se zahteva prosilke za povrnitev stroškov zavrne, kakor izhaja iz 3. točke izreka te odločbe.

(15) V skladu s petim odstavkom 213. člena ZUP, ki se smiselno uporablja tudi za odločbo o pritožbi (prvi odstavek 254. člena ZUP), se v izreku odloči tudi o tem, ali so nastali stroški postopka. IP je ugotovil, da v tem postopku posebni stroški niso nastali (4. točka izreka te odločbe).

(16) Ta odločba je v skladu s 30. točko 28. člena Zakona o upravnih taksah (Uradni list RS, št. 42/2007 - uradno prečiščeno besedilo s spremembami in dopolnitvami) oproščena plačila upravne takse.

Pouk o pravnem sredstvu:

Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, temveč se lahko sproži upravni spor. Upravni spor se sproži s tožbo, ki se vloži v 30 dneh od vročitve te odločbe na Upravno sodišče, Fajfarjeva 33, Ljubljana. Tožba se lahko vloži pisno po pošti ali pri navedenem sodišču. Če se tožba pošlje priporočeno po pošti, se za dan izročitve sodišču šteje dan oddaje na pošto. Tožba z morebitnimi prilogami se vloži v najmanj treh izvodih. Tožbi je treba priložiti tudi to odločbo v izvirniku ali prepisu.

Postopek vodila:

mag. Vanja Zrimšek, univ. dipl. prav.

svetovalka IP

Informacijski pooblaščenec:     

mag. Kristina Kotnik Šumah, univ. dipl. prav.

namestnica informacijske pooblaščenke     

[1] Npr. odločbe IP št.: 090-154/2010, 090-216/2011, 090-117/2017 in 090-202/2018/4.