prosilec - UKC Ljubljana

POVZETEK:

Prosilec je zahteval, da mu organ posreduje zapisnik 4. redne seje sveta zavoda. Organ je v postopku ponovnega odločanja odločil, da dostop do zapisnika zavrača, ker gre za dokument v postopku izdelave. V pritožbenem postopku je IP ugotovil, da je podana izjema iz 9. točke prvega odstavka 6. člena ZDIJZ, zato je pravilna odločitev organa, da se prosilcu dostop do tega zapisnika zavrne, in je pritožba prosilca v tem delu neutemeljena. Glede dostopa do zapisnikov sej sveta zavoda od februarja 2024 do danes je IP ugotovil, da je pritožba prosilca delno utemeljena, saj organ ni odločil o vseh zapisnikih, zato je IP pritožbi v tem delu delno ugodil. Glede zapisnikov, o katerih je organ že odločil s prejšnjimi odločitvami oziroma s to odločitvijo in je zahtevi za dostop ugodil, je pritožba neutemeljena, saj prosilec nima več pravovarstvenega interesa. 
 

ODLOČBA:

Številka: 090-344/2025/10

Datum: 9. 9. 2025

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) po namestnici informacijske pooblaščenke, Kristini Kotnik Šumah, po pooblastilu št. 100-17/2006/229 z dne 6. 11. 2024 izdaja na podlagi 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, z vsemi spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZInfP), tretjega in četrtega odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/06 - uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZDIJZ) ter 248. člena in prvega odstavka 251. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06 - uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZUP), o pritožbi …. (v nadaljevanju prosilec), z dne 30. 7. 2025, zoper odločbo in sklep Univerzitetnega kliničnega centra Ljubljana, Zaloška cesta 2, 1000 Ljubljana (v nadaljevanju organ), št. 0045-0112/2025/0004 z dne 22. 7. 2025, v zadevi dostopa do informacij javnega značaja naslednjo

O D L O Č B O:

1. Pritožbi prosilca z dne 30. 7. 2025 se delno ugodi in se odločba Univerzitetnega kliničnega centra Ljubljana, št. 0045-0112/2025/0004 z dne 22. 7. 2025, dopolni v 1. točki izreka ter se odloči:

1.     1. Organ je dolžan prosilcu v roku enaintrideset (31) dni od vročitve te odločbe v elektronski obliki posredovati:

- zapisnik 3. Korespondenčne seje 18.3.-19.3.2025,

- zapisnik 9. Korespondenčne seje SZ, 10. 7.- 12. 7. 2024 v besedilu »od K točki 1« do »Pripravila« in

- zapisnik 2. redne seje Sveta zavoda z dne 12. 3. 2025.

2. V preostalem delu se pritožba prosilca zavrne.

3. V postopku reševanja te pritožbe niso nastali posebni stroški.

Obrazložitev:

(1)           Prosilec je dne 29. 5. 2025 v okviru dopisa, v katerem je povzel dogajanje na seji Sveta zavoda organa in pobude, da organ sprejme ukrepe glede vračila škode, predložitve dokumentacije in ustavitve prikrivanja ključnih informacij in odgovornosti, zahteval, da mu organ nemudoma in v celoti posreduje zapisnik seje z dne 28. 5. 2025, vključno z njegovo pisno izjavo in celotnim izvajanjem, ki ga je podal kot vabljeni udeleženec.

(2)           Organ je o zahtevi prosilca, v delu, ki se nanaša na posredovanje zapisnika 4. seje Sveta zavoda UKC Ljubljana z dne 28. 5. 2025, odločal na podlagi ZDIJZ in zahtevo zavrnil, saj je ugotovil, da dokumenta nima. Zoper izpodbijano odločbo je prosilec dne 19. 6. 2025 vložil pritožbo, v kateri je navedel, da je bil osebno prisoten na seji in da zapisnik mora obstajati. Vztrajal je, da mu organ predloži tudi vse preostale zapisnike od februarja 2024 do danes. IP je pritožbi ugodil, odločbo odpravil in zadevo vrnil organu v ponovno odločanje. Iz vsebine obrazložitve izhaja, da je IP ugotovil, da je organ v odločbi nepopolno in nepravilno ugotovil dejansko stanje, da iz odločbe ne izhaja ugotovitveni postopek, posledično pa odločitve organa IP ni mogel preizkusiti. V zadevi tako ni jasno, ali je organ na seji sploh pisal zapisnik, vendar ta zapisnik še ni potrjen s strani članov sveta, posledično bi se organ morebiti lahko skliceval na izjemo dokumenta v izdelavi (in ne na neobstoj dokumenta, saj osnutek zapisnika obstaja), niti, ali so se na seji morebiti pisale le oporne točke, na podlagi katerih bo osnutek zapisnika pripravljen naknadno, posledično pa organ z zapisnikom sploh še ni razpolagal.

(3)           V postopku ponovnega odločanja je organ izdal odločbo in sklep št. 045-0112/2025/0004 z dne 22. 7. 2025 ( v nadaljevanju izpodbijana odločitev). S prvo točko odločbe je delno ugodil zahtevi za dostop do več zapisnikov. Z drugi točko odločbe je delno zavrnil zahtevo za dostop do zapisnika 4. redne seje sveta zavoda in za dostop do dokumentov povezanih z zahtevo za posredovanje pojasnil in odgovorov. S sklepom pa je zavrgel zahtevo za posredovanje določenih zapisnikov.

(4)           Prosilec je dne 30. 7. 2025 zoper odločbo (ne pa tudi zoper sklep) št. 045-112/2025/0004 z dne 22. 7. 2025 vložil pritožbo. V njej navaja, da izreka najostrejši protest zoper odločbo. Meni, da bi moral biti zapisnik že potrjen, da se organ spreneveda, da najprej zapisnika nima, sedaj pa da ni potrjen. Navaja, da dokumentov ni prejel oziroma so bili ti povsem prekriti. Organ namerno zavlačuje z dokumenti. Podaja navedbe tudi glede dokumentov iz komunikacije z družbo ….., d. o. o.

Glede zapisnika seje sveta zavoda z dne 28. 5. 2025

(5)           Iz vsebine obrazložitve izpodbijane odločitve izhaja, da je organ dne 17. 7. 2025 ponovno preveril obstoj zapisnika 4. redne seje sveta zavoda z dne 28. 5. 2025, tako da je vpogledal v interni informacijski sistem EDGE. Ugotovil je, da zapisnik ne obstaja. Prav tako je preveril pri zaposleni strokovni sodelavki, ki je zadolžena za organizacijo in izvedbo sej zavoda. Ugotovljeno je, da se skladno s Poslovnikom sveta zavoda o sejah vodi zapisnik, ki nastane šele, ko je osnutek poslan vsem članom sveta zavoda in potrjen z njihove strani na naslednji seji. Strokovne službe so pripravile osnutek zapisnika, ki bo del gradiva in ki bo posredovan vsem članom sveta zavoda organa en teden pred 5. redno sejo sveta zavoda. Ta je predvidena v prvi polovici meseca septembra. Natančnega datuma 5. redne seje sveta zavoda organ v času izpodbijane odločitve še ni imel. Na osnutek zapisnika imajo člani sveta zavoda možnost podati pripombe v času od prejema osnutka zapisnika, pa tudi na naslednji seji sveta zavoda, ko je zapisnik potrjen. Ker gre za dokument v nastajanju, je organ dostop do navedenega zapisnika zavrnil na podlagi 9. točke prvega odstavka 6. člena ZDIJZ.

(6)           ZDIJZ v 9. točki prvega odstavka 6. člena določa, da organ prosilcu zavrne dostop do zahtevane informacije, če se zahteva nanaša na podatek iz dokumenta, ki je v postopku izdelave, in je še predmet posvetovanja v organu, njegovo razkritje pa bi povzročilo napačno razumevanje njegove vsebine. Iz zakonske dikcije tako izhajajo trije kriteriji, ki morajo biti izpolnjeni za obstoj predmetne izjeme: dokument mora biti še v postopku izdelave pri organu, dokument mora biti še predmet posvetovanja v organu, specifični škodni test (razkritje dokumenta bi povzročilo napačno razumevanje njegove vsebine). Podrobnejša merila za dokument v izdelavi določa prvi odstavek 4. člena Uredbe o posredovanju in ponovni uporabi informacij javnega značaja. Ta določa, da se za podatke iz dokumenta, ki je v postopku izdelave in ga vodi organ, štejejo podatki, ki se nahajajo v dokumentu, ki ga še ni podpisala in odposlala ali kako drugače zaključila uradna oseba organa, ki je z veljavnimi predpisi pooblaščena za odločanje.

(7)           IP ugotavlja, da sta v obravnavanem primeru nedvomno izpolnjena prva dva pogoja za obstoj zatrjevane izjeme. Zahtevani zapisnik je bil namreč v času podane zahteve in odločanja organa o zahtevi še v postopku izdelave, saj še ni bil potrjen. Kot izhaja iz 18. člena Poslovnika o delu Sveta UKC Ljubljana (uradno prečiščeno besedilo, z dne 13. 9. 2023), se o delu na seji sveta na podlagi zvočnega zapisa napiše zapisnik. Zvočni zapisnik se po soglasni potrditvi zapisnika, napisanega na njegovi podlagi, uniči. Na dnevnem redu vsake seje mora biti prva točka dnevnega reda »potrditev zapisnika prejšnje seje«. Vsak član sveta ima pravico predlagati pri tej točki dnevnega reda pripombe k zapisniku. O utemeljenosti pripomb odloči svet na seji brez obravnave. Če so pripombe sprejete, postanejo sestavni del zapisnika in se priložijo k originalu zapisnika. V pritožbenem postopku je organ dostavil elektronsko sporočilo z izjavo zaposlene pri organu, strokovne delavke gospe …, z dne 7. 8. 2025. Iz nje izhaja, da zapisnik 4. redne seje sveta zavoda z dne 28. 5. 2025 še ni potrjen, saj 5. redna seja sveta zavoda še ni bila izvedena. Predvidena je za 10. 9. 2025, a še ni bila sklicana. Sklic seje se izvede teden dni pred predvidenim terminom. Praviloma se zapisnik potrdi na naslednji redni seji v primeru, da ni dodatnih pripomb. V času odločanja organa z izpodbijano odločitvijo zapisnik 4. redne seje sveta zavoda z dne 28. 5. 2025 še ni bil potrjen, saj 5. redna seja sveta zavoda še ni bila izvedena. Nepotrjen zapisnik pa je lahko še predmet posvetovanja na naslednji seji in se vsebinsko zaključi šele s potrditvijo na naslednji seji. Zapisnik je torej pred potrditvijo (ki se izvede na naslednji seji) mogoče opredeliti kot dokument v postopku nastajanja, ki je še predmet posvetovanja in vsebinsko še ni zaključen. IP tako zaključuje, da je zapisnik 4. redne seje sveta zavoda z dne 28. 5. 2025 dokument, ki je bil v času odločanja organa še v postopku nastajanja in ki je še lahko predmet posvetovanja. Po vpogledu v osnutek predmetnega zapisnika IP ugotavlja še, da je izpolnjen tudi tretji pogoj za obstoj izjeme po 9. točki prvega odstavka 6. člena ZDIJZ. Osnutek zapisnika namreč povzema navedbe posameznih članov in njihova mnenja v zvezi z na seji obravnavano tematiko, pri čemer ta vsebina ni nujno zaključena in se bo lahko še spreminjala. Pri zapisu vsebine zapisnika, npr. navedb posameznih članov, lahko namreč pride tudi do napačnih oziroma pomanjkljivih zapisov, in člani imajo pred potrditvijo zapisnika pravico, da se glede tega izjasnijo in s tem vplivajo na dokončno vsebino zapisnika. Ker se v obravnavanem primeru v času odločanja o zahtevi prosilca člani sveta zavoda še niso imeli možnosti seznaniti s predlogom zapisnika in ker zapisnik še ni potrjen v smislu, da je njegova vsebina zaključena, bi po oceni IP z njegovim javnim razkritjem v tej fazi nedvomno lahko prišlo do napačnega razumevanja njegove vsebine. Javnost bi iz vsebine takšnega, nezaključenega, zapisnika namreč lahko sklepala na določena dejstva, ki pa še niso dokončna (ker se vsebina zapisnika lahko še spreminja). Izhajajoč iz navedenega je IP ocenil, da je v obravnavanem primeru izpolnjen tudi tretji pogoj za obstoj izjeme po 9. točki prvega odstavka 6. člena ZDIJZ.

(8)           Upoštevaje navedeno IP zaključuje, da je pri zapisniku 4. redne seje sveta zavoda z dne 28. 5. 2025 podana izjema iz 9. točke prvega odstavka 6. člena ZDIJZ, zato je pravilna odločitev organa, da se prosilcu dostop do tega zapisnika zavrne iz tega razloga. Navedbe prosilca glede tega, da so navajanja organa zgolj zavlačevanje in predstavljajo nezakonitost, so tako neutemeljene. Iz številnih zapisnikov sej sveta zavoda organa namreč izhaja, da je potrditev zapisnika prejšnje seje in ostalih zapisnikov korespondenčnih sej vedno prva točka posameznega zapisnika.

Glede zahteve za zapisnike sej sveta zavoda od februarja 2024 do danes

(9)           V pritožbi z dne 19. 6. 2024, ki jo je IP obravnaval v postopku št. 090-281/2025, je prosilec podal zahtevo za dostop do vseh zapisnikov od februarja 2024 do danes. Organ je z izpodbijano odločitvijo odločil, da se prosilcu omogoči dostop do naslednjih zapisnikov:

-       Zapisnik           6. Korespondenčne seje SZ 9. 5.- 14.5.2025-K,

-       Zapisnik           5. Korespondenčne seje SZ 23.4. - 25.4. 2025-K,

-       Zapisnik           4. Korespondenčne seje SZ 10.4. - 11.4. 2025-K,

-       Zapisnik           3. redne seje Sveta zavoda 9.4.2025,

-       Zapisnik 2. korespondenčne seje SZ 25.2. - 26.2.2025-K,

-       Zapisnik 1. korespondenčne seje SZ 30.1.2025-K,

-       Zapisnik-1. redne seje Sveta Zavoda 29. 1. 2025,

-       Zapisnik 14. korespondenčne seje Sveta zavoda 13. 12.- 17. 12. 2024-K,

-       Zapisnik 13. korespondenčne seje Sveta zavoda 2.12. - 4.12. 2024-K,

-       Zapisnik 12. korespondenčne seje Sveta zavoda 15.11. - 18.11.2024-K,

-       Zapisnik 1. izredne seje Sveta zavoda-l 25.11.2024,

-       Zapisnik 8. redne seje Sveta zavoda 13.11. 2024,

-       Zapisnik 11. korespondenčne seje SZ 7.10. - 9.10. 2024-K,

-       Zapisnik 7. redne seje Sveta zavoda - 26.9. 2024,

-       Zapisnik 10. korespondenčne seje SZ, 12. 9. - 16.9. 2024-K.

(10)         Iz vsebine obrazložitve izhaja, da je organ prosilcu ugodil dostop do določenih zapisnikov in glede določenih zahtevo s sklepom zavrgel, ker jih je že prejel na podlagi odločbe št. 045-0029/2025/0006 z dne 10. 4. 2025, zato nima več pravovarstvenega interesa. V pritožbi z dne 30. 7. 2025 prosilec vztraja, da zapisnikov za obdobje od februarja 2024 do danes ni prejel. Po uradni dolžnosti je IP vpogledal v odločbo in sklep organa št. 045-0052/2024/0007 z dne 21. 10. 2024. Iz 3. točke izreka navedene odločbe in sklepa izhaja, da je organ odločil, da se prosilcu posredujejo zapisniki sej sveta zavoda od novembra 2022 do junija 2024. Iz vsebine obrazložitve na 4. strani izhaja, da organ ugotavlja, da je prosilec upravičen do posredovanja zapisnikov sej sveta zavoda od novembra 2022 do junija 2024, razen do seje sveta zavoda z dne 26. 2. 2024, ki ga je prejel že dne 25. 4. 2024 in ki bodo poslani prosilcu v prilogi te odločitve. Organ je potrdil, da je navedena odločitev pravnomočna, saj prosilec ni vložil pritožbe. Pritožba prosilca je tako v temu časovnem delu neutemeljena, saj je organ o zahtevi prosilca za dostop do zapisnikov sej sveta zavoda od februarja 2024 do vključno junija 2024 že odločil in mu dostop do zapisnikov v celoti ugodil, tako prosilec za to obdobje nima pravovarstvenega interesa. V primeru, da prosilec ni prejel navedenih zapisnikov, je to stvar izvršilnega in ne pritožbenega postopka.

(11)        Za obdobje od julija 2024 do avgusta 2024 pri organu obstaja le zapisnik 9. Korespondenčne seje SZ 9, 10. 7.- 12. 7. 2024. IP ugotavlja, da je organ v postopku št. 045-0029/2025/0006 z dne 10. 4. 2025 že odločal o zahtevi prosilca za dostop do zapisnikov sej sveta organa, ki pa so se nanašale le na Japljevo 4. V navedenem postopku je organ prosilcu posredoval, med drugim, zapisnik 9. Korespondenčne seje SZ 9, 10. 7.- 12. 7. 2024 v uvodnem delu, dnevni red in glede podpisnikov zapisnika. V preostalem delu pa prosilec še ni prejel navedenega zapisnika, zato je IP z izrekom te odločbe organu naložil posredovanje še preostalega dela zapisnika 9. Korespondenčne seje SZ 9, 10. 7.- 12. 7. 2024, in sicer v besedilu »od K točki 1« do »Pripravila«.

(12)        Od septembra 2024 do zapisnika z dne 28. 5. 2025, ki je trenutno zadnji zapisnik in je bilo o njem odločeno zgoraj (glej obrazložitev pod (5) in dalje), je organ z izrekom izpodbijane odločitve ugodil dostop do celotnih zapisnikov naslednjih sej: 10. korespondenčne seje SZ, 12. 9. - 16. 9. 2024, 7. redne seje Sveta zavoda - 26. 9. 2024, 11. korespondenčne seje SZ 7.10. - 9.10. 2024, 8. redne seje Sveta zavoda 13.11. 2024, 1. izredne seje Sveta zavoda-l 25.11.2024, 12. korespondenčne seje Sveta zavoda 15.11. - 18.11.2024, 13. korespondenčne seje Sveta zavoda 2.12. - 4.12. 2024, 14. korespondenčne seje Sveta zavoda 13. 12.- 17. 12. 2024, 1. redne seje Sveta Zavoda 29. 1. 2025, 1. korespondenčne seje SZ 30.1.2025, 2. korespondenčne seje SZ 25.2. - 26.2.2025, 3. redne seje Sveta zavoda 9.4.2025, 4. Korespondenčne seje SZ 10.4. - 11.4. 2025, 5. Korespondenčne seje SZ 23.4. - 25.4. 2025. Z vpogledom v zapisnik 7. redne seje Sveta zavoda - 26.9. 2024, je IP ugotovil, da je bila 6. redna seja zavoda dne 13. 6. 2024, 7. Korespondenčna seja 14.6.-17.6.2024, 8. Korespondenčna seja 19.6.2024-20.6.2024, tako da je o teh dokumentih organ že odločil z odločbo in sklepom organa št. 045-0052/2024/0007 z dne 21. 10. 2024, s katero je odločil, da se prosilcu posredujejo zapisniki sej sveta zavoda od novembra 2022 do junija 2024. Z izrekom izpodbijane odločitve pa organ ni odločil o vseh zapisnikih od septembra 2024 do 28. 5. 2025, zato je nepopolno ugotovil dejansko stanje. IP je namreč ugotovil, da organi ni odločil o zapisniku 3. Korespondenčne seje 18.3.-19.3.2025 in o zapisniku 2. redne seje Sveta zavoda z dne 12. 3. 2025, zato je o dostopu do slednjih dveh dokumentov odločil IP s to odločbo in na podlagi prvega odstavka 251. člena ZUP ugodil pritožbi v tem delu in organu naložil, da prosilca seznani z navedenimi dokumenti. Glede preostalih zapisnikov rednih in korespondenčnih sej za zahtevano obdobje od septembra 2024 do 28. 5. 2025 je IP ugotovil, da je organ o njih odločil. Prosilec v pritožbi navaja, da zapisnikov ni prejel. Pri tem ni razvidno, na katere zapisnike se nanaša njegova pripomba. IP ugotavlja, da je v delu, ki se nanaša na obdobje od septembra 2024 do 28. 5. 2025, organ ugodil zahtevi za vse zapisnike in dopolnjeno z obravnavano odločbo IP, ima prosilec pravni naslov, da zahteva prisilno izvršitev odločbe, v primeru, da mu organ ni posredoval zapisnikov po svoji oziroma odločbi IP.

Sklepno

(13)        IP zaključuje, da je pri zapisniku 4. redne seje sveta zavoda z dne 28. 5. 2025 podana izjema iz 9. točke prvega odstavka 6. člena ZDIJZ, zato je pravilna odločitev organa, da se prosilcu dostop do tega zapisnika zavrne, in je pritožba prosilca v tem delu neutemeljena. Glede dostopa do zapisnikov sej sveta zavoda od februarja 2024 do danes je IP ugotovil, da je pritožba prosilca delno utemeljena, saj organ ni odločil o vseh zapisnikih, zato je IP pritožbi v tem delu delno ugodil. Glede zapisnikov, o katerih je organ že odločil s prejšnjimi odločitvami oziroma s to odločitvijo in je zahtevi za dostop ugodil, je pritožba neutemeljena, saj prosilec nima več pravovarstvenega interesa.

O stroških in upravni taksi

(14)        Na podlagi petega odstavka 213. člena ZUP, ki se smiselno uporablja tudi za odločbo o pritožbi (prvi odstavek 254. člena ZUP), se v izreku odloči tudi o tem, ali so nastali stroški postopka. IP je ugotovil, da v tem postopku posebni stroški niso nastali, kot to izhaja iz 3. točke izreka te odločbe.

(15)        Ta odločba je v skladu s 30. točko 28. člena Zakona o upravnih taksah (Uradni list RS, št. 106/2010 – UPB5, s spremembami in dopolnitvami) oproščena plačila upravne takse.

Pouk o pravnem sredstvu:

Zoper odločitev ni dovoljena pritožba, pač pa se lahko sproži upravni spor. Upravni spor se sproži s tožbo, ki se vloži v 30 dneh od vročitve te odločitve na Upravno sodišče, Fajfarjeva 33, Ljubljana. Tožba se lahko vloži pisno po pošti ali pri navedenem sodišču. Če se tožba pošlje priporočeno po pošti, se za dan izročitve sodišču šteje dan oddaje na pošto. Tožba z morebitnimi prilogami se vloži v najmanj treh izvodih. Tožbi je treba priložiti tudi to odločbo v izvirniku ali prepisu

Postopek vodila :

Manja Resman, univ. dipl. prav.

svetovalka IP

Informacijski pooblaščenec:

mag. Kristina Kotnik Šumah, univ.dipl.prav

namestnica pooblaščenke