prosilec - Policijska uprava Maribor

POVZETEK:

Organ je z izpodbijanim sklepom zavrgel zahtevo prosilca, ker je ta po pozivu ni konkretiziral. IP je v pritožbenem postopku ugotovil, da je zahteva popolna in jasna in sposobna za obravnavo, zato je izpodbijani sklep odpravil in vrnil zadevo organu v ponovno odločanje.
 

ODLOČBA:

Številka: 090-449/2025/4

Datum: 7. 10. 2025

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) po namestnici informacijske pooblaščenke, Kristini Kotnik Šumah, po pooblastilu št. 100-17/2006/229 z dne 6. 11. 2024, izdaja na podlagi 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, številka 113/2005 in 51/2007 – ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP), tretjega in četrtega odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/2006 – uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZDIJZ), in tretjega odstavka 251. člena ter 259. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06 – uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZUP), o pritožbi … (v nadaljevanju prosilec) z dne 18. 9. 2025, zoper sklep Policijske uprave Maribor, Maistrova ulica 2, 2000 Maribor, (v nadaljevanju organ), št. 090-11/2025/4 (3F1-04) z dne 5. 9. 2025, v zadevi dostopa do informacije javnega značaja, naslednjo

O D L O Č B O:

I.              Pritožbi prosilca z dne 18. 9. 2025 zoper sklep Policijske uprave Maribor, št. 090-11/2025/4 (3F1-04) z dne 5. 9. 2025, se ugodi, izpodbijani sklep se odpravi in se zadeva vrne organu v ponovni postopek.

II.             V postopku reševanja te pritožbe niso nastali posebni stroški.

O b r a z l o ž i t e v:

Prosilec je dne 19. 7. 2025, na podlagi določb ZDIJZ, organu posredoval zahtevo, s katero je zahteval dostop do vseh dokumentov, ki se nahajajo v spisu organa, št. 223-54/2025/4(3F691-07). Pojasnil je, da gre za dokumentacijo v zvezi z mednarodnim sejmom ….. v organizaciji  … iz Maribora in ugotavljanjem morebitnih nezakonitosti v zvezi s tem.

Organ je 13. 8. 2025, na podlagi 24. člena ZDIJZ,  izdal sklep, št. 090-11/2025/2 (3F1-04) o podaljšanju roka za odločitev do 29. 9. 2025.

Nato je organ prosilcu poslal poziv na dopolnitev vloge, št. 090-11/2025/3 (3F1-04) z dne 18. 9. 2025, s katerim ga je pozval na konkretizacijo zahteve s podatki: na katere konkretne dokumente se nanaša njegova zahteva (kraj, čas, udeleženci ter ostale okoliščine, iz katerih bo organ lahko razbral, katere dokumente želi). 

Prosilec v določenem 5 dnevnem roku na poziv ni odgovoril.

Organ je izdal sklep, št. 090-11/2025/4 (3F1-04) z dne 5. 9. 2025 (v nadaljevanju izpodbijani sklep), s katerim je prosilčevo zahtevo zavrgel na podlagi 19. člena ZDIJZ. Ocenil je, da zahteva ne izpolnjuje pogojev iz prvega odstavka 17. člena ZDIJZ, saj ne vsebuje točne opredelitve informacije, s katero se prosilec želi seznaniti, zato organ zahteve ne more obravnavati. Ker prosilec zahteve roku 5 delovnih dni, skladno s pozivom, ni dopolnil oziroma jo konkretiziral do dneva izdaje izpodbijanega sklepa, organ ne ve, o čem naj bi odločal. V razlogih je še pojasnil, da je opravil vpogled v zahtevani spis, v katerem se nahaja večje število posameznih dokumentov. Ker od prosilca ni dobil potrebne konkretizacije njegove zahteve, organ ni mogel vedeti, na katerega od dokumentov se zahteva prosilca nanaša in zato o njej ni mogel odločiti. 

Prosilec je 18. 9. 2025 vložil pritožbo, v kateri se je najprej pojasnil, zakaj ni odgovoril na poziv na dopolnitev vloge. Navajal je, da bi ga organ moral na dopolnitev vloge – zahteve po ZDIJZ, pozvati najkasneje v roku petih delovnih dni, kot do določa 67. člen ZUP v zvezi s 15. členom ZUP. Ker je organ njegovo zahtevo prejel 19. 7. 2025, je rok ta poziv na dopolnitev potekel proti koncu meseca julija 2025. Poziv organa na dopolnitev z dne 18. 9. 2025, je tako nepravilen in nezakonit, saj po poteku roka iz 67. člena ZUP organ nima več pravice zahtevati dopolnitve in se vloga šteje za popolno in razumljivo. Nasprotno razlogovanje je v nasprotju z ustavnim načelom pravne države. Dalje je prosilec citiral svojo zahtevo in navajal, da je po njegovem mnenju ta popolnoma jasna in popolna. Iz nje jasno izhaja, da želi vse dokumente v spisu št. 223-54/2025/4  (3F691-07), v nadaljevanju zahteve pa je samo pojasnilo glede materialne vsebine,  kar pa ne more pomeniti nepopolnosti zahteve. Zato meni, da je bil poziv za dopolnitev tudi s tega  stališča nepravilen ter nezakonit in je tako tudi v nasprotju s členom 18. ZDIJZ, Navaja, da se mu ni potrebno konkretno  izjasniti katere dokumente želi, saj je napisal, da želi vse. Poleg tega pa sploh ne ve,  kateri dokumenti so v omenjenem spisu. O tem opozarja tudi na sklep, št. 090-11/2025/2 (3F1-04) z dne 13. 8. 2025, s katerim si je organ  podaljšal rok za posredovanje zahtevanih informacij javnega značaja. Iz tega dejanja organa, po mnenju prosilca izhaja, da je njegova zahteva popolna, saj sicer ne ve, zakaj bi si organ rok podaljšal iz razlogov da ne bo mogel opraviti vseh procesnih postopkov, npr. pridobiti dokumentacije, jo pregledati,  pridobiti morda še dodatna mnenja in o njej odločiti (ali je javno dostopna; če ni, ali je možen delni  dostop in če bo odgovor pritrdilen, jo tudi ustrezno prekriti). Predlaga ugoditev pritožbi in odpravo izpodbijanega sklepa.

Organ je po prejemu pritožbe ugotovil, da je ta dovoljena, pravočasna in vložena s strani upravičene osebe in da odločitve ne bo spremenil, zato jo je, z dopisom, št. 090-11/2025/7 (3F1-04) z dne 26. 9.  2025, odstopil v reševanje IP, skupaj z upravnim spisom zadeve.

K I. točki izreka:

Pritožba je utemeljena.

Kot organ druge stopnje je IP, skladno z 247. členom in prvim odstavkom 259. člena ZUP, izpodbijani sklep organa preizkusil v delu, v katerem ga je prosilec izpodbijal, in v mejah njegovih pritožbenih navedb. Po uradni dolžnosti je preizkusil, ali ni v postopku na prvi stopnji prišlo do bistvenih kršitev postopka in ali ni bil prekršen materialni zakon.

IP ugotavlja, da v tem postopku ni sporno, da je prosilec zahtevo za dostop do dokumentov vložil na podlagi ZDIJZ. Sporno pa je, ali je organ, glede na dejansko stanje obravnavane zadeve, ravnal pravilno, ko je prosilčevo zahtevo z dne 19. 7. 2025 zavrgel na podlagi 19. člena ZDIJZ, ker je menil, da ne vsebuje osnovnih pogojev za obravnavo, saj je prosilec ni dopolnil oziroma konkretiziral tako, da bi bil iz nje razvidno na katere dokumente se zahteva nanaša.

IP se najprej opredeljuje do pritožbenih navedb glede sklicevanja na 67. člena ZUP in navajanj, da je prosilčeva zahteva popolna zato, ker ga organ na dopolnitev vloge ni pozval v roku petih delovnih dni, kot to določa prvi odstavek 67. člena ZUP. Takšne pritožbene navedbe so neutemeljene. Rok petih delovnih dni,  iz prvega odstavka  67. člena ZUP, v katerem mora organ stranko pozvati na dopolnitev nepopolne ali nerazumljive vloge, je namreč procesni instrukcijski rok, ki predstavlja navodilo organu, naj v določenem roku opravi določeno procesno dejanje (v konkretnem primeru pozove na dopolnitev nepopolne ali nerazumljive vloge). Kršitev takega roka s strani organa, nima za posledico, da takšna vloga postane avtomatično popolna per se (sama po sebi). Zato so pritožbena navajanja, da je prosilčeva zahteva popolna že zaradi tega, ker ga organ na dopolnitev ni pozval v roku petih delovnih dni iz prvega odstavka 67. člena ZUP, neutemeljene.

Po drugi strani, pa so, po presoji IP, utemeljene pritožbene navedbe, glede popolnosti prosilčeve zahteve, navedene v nadaljevanju pritožbe[1]. Kot bo navedeno v nadaljevanju obrazložitve te odločbe, IP ugotavlja, da je prosilčeva zahteva z dne 19. 7. 2025 jasna in popolna za obravnavo, zato je bilo pozivanje organa na njeno dopolnitev neutemeljeno.

Določba 19. člena ZDIJZ predpisuje sankcijo zavrženja zahteve, če niso izpolnjeni procesni pogoji iz 17. in 18. člena tega zakona. Pri tem 17. člen ZDIJZ določa obvezne sestavine zahteve, 18. člen ZDIJZ pa ureja dopolnitev vloge in določa, da mora organ v primeru, če je zahteva nepopolna in je organ zaradi tega ne more obravnavati, pozvati prosilca, da jo v roku, ki ga določi organ, dopolni. Rok ne sme biti krajši od 3 delovnih dni (prvi odstavek), pri tem je uradna oseba organa dolžna prosilcu nuditi ustrezno pomoč pri dopolnitvi zahteve (drugi odstavek). Če prosilec zahteve ne dopolni v roku iz prvega odstavka, ali če zahteva tudi po dopolnitvi ne izpolnjuje pogojev iz 17. člena tega zakona in je zato organ ne more obravnavati, ravna organ v skladu z 19. členom tega zakona (tj. zavrže zahtevo, opomba IP).

V skladu s 17. členom ZDIJZ mora zahteva za dostop do informacij javnega značaja vsebovati naslednje obvezne sestavine: navedbo organa, ki se mu se pošilja, glede podatkov o prosilcu pa: osebno ime, firmo ali ime pravne osebe, navedbo o morebitnem zastopniku ali pooblaščencu ter naslov prosilca oziroma njegovega zastopnika ali pooblaščenca. V zahtevi za dostop do informacij javnega značaja mora prosilec opredeliti informacijo, s katero se želi seznaniti, na kakšen način se želi seznaniti z vsebino zahtevane informacije (vpogled, prepis, fotokopija, elektronski zapis). Izrecno je določeno, da prosilcu ni treba pravno utemeljiti zahteve, ali izrecno označiti, da gre za zahtevo za dostop do informacije javnega značaja. Če iz narave zahteve izhaja, da gre za zahtevo za dostop do informacije javnega značaja po tem zakonu, organ obravnava zahtevo po tem zakonu.

Po pregledu prosilčeve zahteve z dne 19. 7. 2025, IP ugotavlja, da je prosilec, v njej jasno navedel, da želi prejeti vse dokumente iz spisa organa št. 223-54/2025/4(3F691-07). V nadaljevanju zahteve je, kot poudarja tudi sam prosilec v pritožbi, le vsebinsko pojasnil v zvezi s čim, se vodi navedeni spis. Prosilec je namreč navajal, da gre za »dokumentacijo v zvezi z …., ki je bil … v … v organizaciji  ….. in ugotavljanjem morebitnih nezakonitosti v zvezi s tem«. Z vpogledom v poziv organa na dopolnitev, št. 090-11/2025/3 (3F1-04) z dne 18. 9. 2025, in v razloge izpodbijanega sklepa, IP ugotavlja, da je prepoznal, da z dokumentacijo iz zahtevanega spisa razpolaga in je prosilca pozval na konkretizacijo zahteve s podatki: na katere konkretne dokumente se nanaša njegova zahteva (kraj, čas, udeleženci ter ostale okoliščine, iz katerih bo organ lahko razbral, katere dokumente želi). Dalje je organ navajal, da se v predmetnem spisu nahaja večje število dokumentov, iz česa je mogoče zaključiti, da je organ nedoločljivost zahtevanih informacij vezal na število posameznih dokumentov, ne pa na njihovo vsebino. To nenazadnje izhaja tudi iz dejstva in razlogov sklepa št. 090-11/2025/2 (3F1-04), s katerim si je organ, že pred pozivam na dopolnitev, podaljšal rok za odločitev. Ob tem pa IP še enkrat poudarja, je iz prosilčeve zahteve jasno izhaja, da se želi seznaniti z vsemi dokumenti navede zadeve.

Opis informacije javnega značaja, s katero se upravičenec želi seznaniti, predstavlja zahtevek stranke v smislu prvega odstavka 66. člena ZUP, in je osrednji ter najpomembnejši del zahteve. Želene informacije morajo biti opisane tako natančno, da organ zahtevek lahko obravnava, ni pa potrebno, da so opredeljene do potankosti. Organ od prosilca ne sme zahtevati podrobnosti, ki za identifikacijo iskanega dokumenta niso neizogibno potrebne, če ima na razpolago dovolj drugih podatkov, po katerih lahko dokument oziroma dokumente najde, pa čeprav ima zaradi tega več dela.

V okoliščinah konkretnega primera to pomeni, da je lahko organ na podlagi prosilčeve zahteve, ki se je glasila na opravilno številko zadeve, točno ugotovil, kateri dokumenti po vsebini so del te zadeve, prav tako pa ni sporno niti število zahtevani dokumentov, saj je prosilec v zahtevi jasno navedel, da želi vse dokumente. Ob predpostavki, da organ ve, za katere dokumente gre in da z njimi razpolaga, je namreč glede na takšno zahtevo organ dolžan odločiti o vseh izmed njih. Organ sicer od prosilca lahko pridobiti konkretnejšo informacijo o številu ali vrsti zahtevanih dokumentov, vendar pa, ob tem, da je te dokumente možno prepoznati po vsebini in da je prosilec zahteval vse dokumente iz konkretne zadeve, prosilčeva nepripravljenost, da to konkretneje opredeli, ne more rezultirati v označitvi njegove zahteve za nepopolno.

Pri opredelitvi določnosti zahteve treba izhajati iz temeljnega načela ZDIJZ, ki je v zagotoviti javnost in odprtost delovanja organov, ki usmerja proces odločanja javnih oblasti k odpiranju za vse, z namenom, da lahko vsi, predvsem državljani oz. občani, tvorno sodelujejo pri sprejemanju odločitev in da lahko pridobivajo vse javne informacije o delu javnih organov. Organ mora namreč prosilcu dati tiste informacije, katerih vsebina je takšna, kot jo želi prejeti prosilec, ne glede na to, kako prosilec poimenuje zahtevani dokument. Ker se v skladu s četrtim odstavkom 27. člena ZDIJZ postopek s pritožbo izvaja po določbah zakona, ki ureja splošni upravni postopek, je potrebno zahtevo po opredelitvi informacije javnega značaja obravnavati v duhu procesnega načela varstva pravic stranke, podrobneje določenega v 7. členu ZUP. Po tej določbi morajo organi pri postopanju in odločanju strankam omogočiti, da čim lažje zavarujejo in uveljavijo svoje pravice; pri tem morajo skrbeti za to, da stranke ne uveljavljajo svojih pravic v škodo pravic drugih in ne v nasprotju z javno koristjo, določeno z zakonom ali drugim predpisom. V četrtem odstavku istega člena je določeno še, da mora organ skrbeti, da nevednost in neukost stranke in drugih udeležencev v postopku nista v škodo pravic, ki jim gredo po zakonu. Načela upravnega postopka so tako temeljno razlagalno merilo tudi v postopku dostopa do informacij javnega značaja. Upoštevaje navedeno, je v postopku po ZDIJZ tako treba upoštevati, da organ ne more dosledno vztrajati pri absolutno določenosti želene informacije oziroma dokumenta v praksi lahko pomenilo de facto negacijo pravice do dostopa do informacije javnega značaja. Ob tem je treba poudariti, da se določnost informacije nanaša na opis njene vsebine, ne pa na število zahtevanih dokumentov.

Upoštevajoč navedene ugotovitve IP, v okoliščinah konkretnega primera, ne more slediti odločitvi organa, da je prosilčeva zahteva nepopolna in je zato ni mogoče obravnavati, zato zaključuje, da so pritožbene navedbe v tej smeri utemeljene.

IP je posledično ugotovil, da je organ v postopku odločanja na prvi stopnji nepopolno ugotovil dejansko stanje in ravnal v nasprotju s procesnimi predpisi, zato je bilo potrebno, na podlagi tretjega odstavka 251. člena ZUP, skladno z razlogi, navedenimi v obrazložitvi te odločbe, izpodbijani sklep odpraviti in zadevo vrniti v ponovno odločanje prvostopenjskemu organu. Vrnitev zadeve v ponovno odločanje IP utemeljuje z razlogi ekonomičnosti postopka. Poseben vidik načela ekonomičnosti iz 14. člena ZUP je tudi načelo učinkovitosti, ki od organov zahteva, da se preskrbi vse, kar je potrebno za pravilno ugotovitev dejanskega stanja in za zavarovanje pravic strank ter javnih koristi. To pa bo najlažje dosegel prav prvostopenjski organ, ker se zahteva prosilca nanaša na dokumente iz delovnega področja organa.

V skladu s tretjim odstavkom 251. člena ZUP mora organ druge stopnje, kadar odpravi izpodbijano odločbo in zadevo vrne organu prve stopnje v ponovno odločanje, s svojo odločbo opozoriti organ prve stopnje, glede česa je treba dopolniti postopek. Organ je v ponovnem postopku dolžan obravnavati prosilčevo zahtevo kot popolno in prepoznati, kateri dokumenti po prosilčevi jasni navedbi opravilne številke zadeve ustrezajo prosilčevi zahtevi. Skladno z navedenim lahko organ o njih odloči, upoštevaje zahtevano število, torej o vseh dokumentih predmete zadeve, na katero se nanaša zahteva. Organ mora o njihovi prosti dostopnosti odločiti skladno z ZDIJZ, kar pomeni, da mora pri tem upoštevati izjeme od prostega dostopa do informacij javnega značaja (npr. izjemo varstva osebnih podatkov, izjemo varstva upravnega postopka,…). V primeru obstoja izjem, mora organ presoditi tudi, ali je mogoče uporabiti institut delnega dostopa v skladu z določbami 7. člena ZDIJZ in 19. člena Uredbe o posredovanju in ponovni uporabi informacij javnega značaja^[2] ter natančno in določno opredeliti, v katerem delu se dokumenti prekrijejo in na podlagi katere konkretne izjeme od prostega dostopa^[3].

Sklepno

Glede na navedeno je IP zaključil, da je pritožba utemeljena, ker je podana bistvena kršitev postopka, zato je IP izpodbijani sklep, na podlagi tretjega odstavka 251. člena ZUP in prvega odstavka 259. člena ZUP, skladno z razlogi, navedenimi v obrazložitvi te odločbe, odpravil in zadevo vrnil v ponovno odločanje prvostopenjskemu organu. Organ mora o zadevi odločiti nemudoma, najpozneje pa v roku tridesetih (30) dni od prejema te odločbe, pri čemer mora upoštevati napotke IP, ki so podani v tej odločbi.

K II. točki izreka:

Na podlagi petega odstavka 213. člena ZUP, ki se smiselno uporablja tudi za odločbo o pritožbi (prvi odstavek 254. člena ZUP), se v izreku odloči tudi o tem, ali so nastali stroški postopka. IP je ugotovil, da v tem postopku stroški niso nastali, zato je odločil, kot izhaja iz II. točke izreka te odločbe.

Ta odločba je v skladu s 30. tč. 28. čl. Zakona o upravnih taksah (Ur. l. RS, št. 106/2010 - uradno prečiščeno besedilo s spremembami in dopolnitvami) oproščena plačila upravne takse.

Pouk o pravnem sredstvu:

Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, niti upravni spor.

Postopek vodila :

Maja Wondra Horvat, univ. dipl. prav.

svetovalka IP

Informacijski pooblaščenec:

mag. Kristina Kotnik Šumah, univ.dipl.prav

namestnica pooblaščenke

[1] Pod točko 2. predmetne pritožbe.

[2] Uradni list RS, št. 24/16 in 146/22.

[3] Pri tem IP pojasnjuje, da skladno s prasko IP, potrjeno s strani Upravnega sodišča (sodba I U 1176/2010) in Vrhovnega sodišča RS (X Ips 320/2010) iz materialno-pravnega vidika restriktivna razlaga in uporabe izjem od dostopa do informacije javnega značaja, pomeni da je zakonodajalec postavil izjemo le za »podatek iz dokumenta«, ne pa za celoten dokument. Kar pomeni, da mora organ, pri zavrnitvi dokumentov v celoti utemeljiti tudi zakaj delni dostop do dokumentov na podlagi 7. člena ZDIJZ ni mogoč.