prosilec - Policijska uprava Koper

POVZETEK:

Organ je zavrnil prosilcu dostop do zahtevanih dokumentov določene zadeve zaradi varstva osebnih podatkov. IP je v pritožbenem postopku ugotovil, da je organ napačno ugotovil dejansko stanje in posledično napačno uporabil materialno pravo, ko je pri svoji odločitvi primarno izhajal iz presoje zahteve na način, da je zahteva prosilca opredeljena po določeni fizični osebi. Nadalje je IP ugotovil, da se organ posledično v izpodbijani odločbi ni konkretno opredelil dokumentov, ki so predmet zahteve, in ker se ni konkretno opredelil do zahtevanih dokumentov, se tudi ni konkretno opredelil do izjem od dostopa po 5.a členu in prvem odstavku 6. člena ZDIJZ pri posameznih zahtevanih dokumentih, ter se tudi ni opredelil do delnega dostopa. IP je ugodil pritožbi prosilca in zadevo vrnil organu v ponovno odločanje.
 

ODLOČBA:

Številka: 090-504/2025/10

Datum: 5. 12. 2025

Informacijski pooblaščenec po namestnici informacijske pooblaščenke mag. Kristini Kotnik Šumah, po pooblastilu št. 100-17/2006/229 z dne 6. 11. 2024 (v nadaljevanju: IP), izdaja na podlagi 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 - ZUstS-A; v nadaljevanju ZInfP), tretjega in četrtega odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/06 – uradno prečiščeno besedilo, 117/06 – ZDavP2, 23/14, 50/14, 19/15 – odl. US, 102/15, 32/16, 7/18 in 141/22; v nadaljevanju: ZDIJZ) ter prvega in tretjega odstavka 251. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06 – uradno prečiščeno besedilo, 105/06 – ZUS-1, 126/07, 65/08, 8/10, 82/13, 175/20 - ZIUOPDVE in 3/22 - ZDeb; v nadaljevanju: ZUP), o pritožbi … (v nadaljevanju: prosilec), z dne 22. 10. 2025, zoper odločbo MINISTRSTVA ZA NOTRANJE ZADEVE, POLICIJE, Policijske uprave Koper, Ukmarjev trg 6, 6001 Koper (v nadaljevanju: organ), št. 2310-177/2021/31 (3B1-01) z dne 23. 9. 2025, v zadevi dostopa do informacije javnega značaja, naslednjo

ODLOČBO:

1.     Pritožbi prosilca z dne 22. 10. 2025 se ugodi. Odločba MINISTRSTVA ZA NOTRANJE ZADEVE, POLICIJE, Policijske uprave Koper, št. 2310-177/2021/31 (3B1-01) z dne 23. 9. 2025, se odpravi in se zadeva vrne organu v ponovno odločanje.

2.     V postopku reševanja te pritožbe niso nastali posebni stroški.

Obrazložitev:

(1) Prosilec je z zahtevo z dne 14. 7. 2025, zahteval pri organu vpogled v zadevo št. 2300/3721454/2080314/3721453/2021 (1237580) in izdelavo kopij dokumentov.

(2) Organ je o zahtevi prosilca izdal odločbo št. 2310-177/2021/31 (3B1-01) z dne 23. 9. 2025 (v nadaljevanju: izpodbijana odločba), s katero jo je zavrnil. Organ je v obrazložitvi odločbe povzel zahtevo prosilca ter navedel načelo prostega dostopa, pojem in pomen informacije javnega značaja po prvem odstavku 4. člena ZDIJZ. V nadaljevanju je organ navedel, da se ne opredeljuje niti do kriterija materializirane oblike niti do kriterija, ali z informacijo razpolaga, saj bi že s samim razkritjem podatkov o tem, ali dokumenti obstajajo, prišlo do kršitve varstva osebnih podatkov. Podatek, ali se v zvezi z določenim posameznikom vodi, ali se je vodil kakršenkoli postopek, je podatek, ki se nanaša na posameznika, ta pa je s sklicevanjem na njegovo ime in priimek oziroma postopek, ki se nanaša na točno določeno osebo v konkretnem primeru nedvomno določen. Ker po navedbah organa želi prosilec dokumentacijo, ki se nanaša na posameznika, je v nadaljevanju izpostavil Splošno uredbo o varstvu podatkov, konkretno določbe prve in druge točke 4. člena, ter njenega 86. člena. Nadalje je organ še navedel, da ZDIJZ sam po sebi pa ne daje organom pravne podlage, da razkrivajo oziroma dajejo na razpolago osebne podatke posameznikov, s katerimi razpolagajo zaradi izvrševanja svojih zakonitih pristojnosti. Razkritje osebnih podatkov v postopku dostopa do informacij javnega značaja je dopustno v primeru, ko gre za osebne podatke, ki hkrati pomenijo npr. tudi podatke o porabi javnih sredstev ali podatke, povezane z opravljanjem javne funkcije ali delovnega razmerja javnega uslužbenca, ali ko organ odloči, da je treba podatke razkriti zaradi prevladujočega interesa javnosti. Ker je organ ugotovil, da se dokumenti nanašajo na osebni podatek, katerega razkritje bi pomenilo kršitev varstva osebnih podatkov in, da delni dostop v danem primeru ne bi bil mogoč, saj bi prosilec kljub izločitvi izjem poznal njihovo vsebino in tako organ ne bi mogel niti z izločitvijo osebnih podatkov varovati oziroma zagotoviti njihove zaupnosti, je zavrnil zahtevo prosilca v celoti.

(3) Prosilec je zoper odločbo organa vložil pritožbo z dne 22. 10. 2025. Navedel je, da ni zahteval osebnih podatkov drugih oseb, ampak samo dokumente, ki se nanašajo na njegov postopek, tega v zahtevi niti ni navajal, je pa očitno organ to tako tudi razumel. Mnenja je, da je organ nepravilno uporabil materialno pravo, nepravilno ugotovil dejansko stanje in ni presojal možnosti delnega dostopa. Organ je namreč zahtevo zavrnil, čeprav v zahtevi ni bilo navedeno ime ali kateri koli drug osebni podatek, s katerim bi bila oseba določljiva. Ne glede na to, da se zadeva nanaša na prosilca in ni potrebe po varovanju osebnih podatkov. Organ se je sicer skliceval na to, da se dokumenti nanašajo na posameznika, vendar je to po mnenju prosilca skoraj vsak postopek, ki ga vodijo različni organi v Republiki Sloveniji, kar pomeni, da bi bila ta izjema vedno prisotna in bi bil dostop do informacij javnega značaja praktično nemogoč. Dejstvo po navedbah prosilca pa je, da v zahtevi ni navajal imen, ampak le številko zadeve. Po izjavi organa so vsi postopki pri njih varovani kot osebni podatek, čeprav jih je mogoče anonimizirati. Nadalje je prosilec navedel še, da se organ pri varovanju osebnih podatkov tudi napačno sklicuje na ZDIJZ namesto na Zakon o varstvu osebnih podatkov na področju obravnavanja kaznivih dejanj (v nadaljevanju: ZVOPOKD). Po ZVOPOKD ima namreč posameznik pravico do seznanitve z osebnimi podatki, ki jih organ obdeluje o njem, ter do informacij o namenih in pravnih podlagah obdelave. Zaradi navedenega je sklicevanje organa na varstvo osebnih podatkov po mnenju prosilca popolnoma neutemeljeno. Če pa dokumenti vsebujejo tudi podatke drugih oseb, pa prosilec ocenjuje, da se lahko dostop do teh podatkov delno omeji.

(4) Organ po prejemu pritožbe izpodbijane odločbe ni nadomestil z novo ter je pritožbo prosilca, kot dovoljeno, pravočasno in vloženo s strani upravičene osebe, z dopisom št. 2310-177/2021/34 (3B1-01) z dne 30. 10. 2025, poslal v odločanje IP. Pritožbi je priložil tudi zadevno dokumentacijo.

Pritožba je utemeljena.

Meje preizkusa pritožbe s strani pritožbenega organa

(5) IP kot organ druge stopnje je v skladu z 247. člena ZUP dolžan preizkusiti odločbo v delu, v katerem jo prosilec izpodbija. Odločbo tako preizkusi v mejah pritožbenih navedb, po uradni dolžnosti pa preizkusi, ali ni prišlo v postopku na prvi stopnji do bistvenih kršitev postopka in ali ni prekršen materialni zakon.

(6) IP ugotavlja, da v obravnavanem primeru ni sporno, da je organ kot organ državne uprave zavezanec po 1. členu ZDIJZ

(7) IP po pregledu spisovne dokumentacije in upoštevaje pritožbene navedbe prosilca ugotavlja, da se izpodbijane odločbe ne da preizkusiti:

- Organ je napačno ugotovil dejansko stanje in posledično napačno uporabil materialno pravo, ko je pri svoji odločitvi primarno izhajal iz presoje zahteve na način, da je zahteva prosilca opredeljena po določeni fizični osebi, prosilcu, ter se zato tudi ni opredelil do pogojev za obstoj informacije javnega značaja v obravnavanem primeru. Prosilec je namreč zahtevo opredelil samo po številki določene zadeve organa in ne po določeni fizični osebi.

- Organ posledično v izpodbijani odločbi ni konkretno opredelil dokumentov, ki so predmet zahteve, niti v izreku izpodbijane odločbe niti v obrazložitvi te. IP presoje izpodbijane odločbe tako ne more opraviti, ker izpodbijana odločba ne obsega enega od bistvenih elementov, torej konkretne opredelitve predmeta zahteve. Organ namreč v izpodbijani odločbi zahtevanih dokumentov ni navedel na način, da bi jih bilo mogoče enoznačno identificirati (npr. z navedbo številke in datuma dokumenta, nazivom dokumenta ipd.). Ne iz izreka ne iz obrazložitve izpodbijane odločbe tako ne izhaja, o katerih posamično določenih dokumentih je organ odločil. Takšen izrek, kot ga vsebuje izpodbijana odločba, ne zadosti določbi 213. členu ZUP, ki določa, da mora biti v izreku odločeno o predmetu postopka in o vseh zahtevkih strank. Organ je tako tudi v tem storil bistveno kršitev pravil postopka po 7. točki drugega odstavka 237. člena ZUP, zaradi katere se izpodbijane odločbe ne da preizkusiti.

- Ker se organ ni konkretno opredelil do zahtevanih dokumentov, se tudi ni konkretno opredelil do izjem od dostopa po 5.a členu in prvem odstavku 6. člena ZDIJZ pri posameznih zahtevanih dokumentih, ter se tudi ni opredelil do delnega dostopa.

- Ob tem IP ugotavlja tudi, da je organ izhajal iz stališča, da želi prosilec podatke, ki se nanašajo na prosilca, kljub temu, da je prosilec vložil zahtevo na obrazcu Zahteva za dostop do informacij javnega značaja in predmet zahteve opredelil po številki zadeve. Organ bi moral zato odločiti po načelu erga omnes. Slednje pomeni, da se dostop do dokumentov na podlagi določb ZDIJZ se namreč nikoli ne presoja z vidika okoliščin posameznega prosilca, temveč z vidika samih informacij, ki so zahtevane. Pri presoji, ali lahko prosilec pridobi zahtevane dokumente, se je zato vedno treba vprašati, ali gre za informacije, ki bi jih lahko pridobil tudi kdorkoli drug, ki bi organu postavil isto zahtevo. Dokument, ki predstavlja prosto dostopno informacijo javnega značaja, je tako dostopen vsakomur, pravni in fizični osebi, ne glede na pravni interes in morebiten osebni interes. Odločanje o dostopu do dokumentov posameznika po ZDIJZ se namreč razlikuje v primerjavi z odločanjem o dostopu po ZVOPOKD. IP dodaja še, da v primerih, ko je organ v dvomu, ZDIJZ predvideva pozivanje prosilcu na dopolnitev zahteve, ko organ oceni, da je zahteva nepopolna in da je ne more obravnavati.

(8) Kadar organ druge stopnje ugotovi, da je v postopku prišlo do bistvenih kršitev pravil postopka, ali da je organ zmotno oziroma nepopolno ugotovil dejansko stanje, na podlagi prvega odstavka 251. člena ZUP dopolni postopek in odpravi omenjene pomanjkljivosti bodisi sam bodisi po organu prve stopnje ali pa po zaprošenem organu. Če organ druge stopnje spozna, da bo pomanjkljivosti postopka na prvi stopnji hitreje in bolj ekonomično odpravil organ prve stopnje, na podlagi tretjega odstavka 251. člena ZUP odpravi odločbo prve stopnje s svojo odločbo in vrne zadevo organu prve stopnje v ponovni postopek. V takem primeru je organ druge stopnje dolžan s svojo odločbo opozoriti organ prve stopnje, glede česa je treba dopolniti postopek, organ prve stopnje pa mora ravnati po tej odločbi.

Napotila organu za odločanje v ponovljenem postopku

(9) Ker je IP kot drugostopenjski organ, enako kot organ prve stopnje, dolžan spoštovati temeljna načela upravnega postopka, je dolžan upoštevati tudi načelo ekonomičnosti postopka iz 14. člena ZUP. Postopek je torej treba voditi hitro, kar pomeni tudi s čim manjšo zamudo za stranke in druge udeležence v postopku, vendar tako, da se preskrbi vse, kar je potrebno, da se lahko ugotovi dejansko stanje, zavarujejo pravice in pravne koristi stranke ter izda zakonita in pravilna odločba. IP  ocenjuje, da bo pomanjkljivosti postopka na prvi stopnji hitreje in bolj ekonomično odpravil organ prve stopnje, ki razpolaga z zahtevanimi dokumenti oziroma podatki in tudi podrobno pozna vsa relevantna dejstva.

(10) V skladu s tretjim odstavkom 251. člena ZUP mora organ druge stopnje, kadar odpravi izpodbijano odločbo in zadevo vrne organu prve stopnje v ponovno odločanje, s svojo odločbo opozoriti organ prve stopnje, glede česa je treba dopolniti postopek, organ prve stopnje pa mora vseskozi ravnati po tej odločbi in brez odlašanja, najpozneje pa v 30 dneh od prejema zadeve, izdati novo odločbo, zoper katero ima stranka pravico pritožbe.

(11) Organ je v skladu z načelom materialne resnice dolžan ugotoviti resnično dejansko stanje in v ta namen ugotoviti vsa dejstva, ki so pomembna za zakonito in pravilno odločbo (8. člen ZUP). Obliko, način izdaje in sestavne dele odločbe ureja ZUP v členih 210 do 218. V izreku odločbe se odloči o predmetu postopka in o vseh zahtevkih strank. Izrek je najpomembnejši del odločbe, ker med vsemi sestavnimi deli edini pridobi status dokončnosti, pravnomočnosti in izvršljivosti. Po sodbi Vrhovnega sodišča št. U 1549/93-5 postane pravnomočen le izrek odločbe in le-ta ima pravne učinke vse dotlej, dokler ni na zakonit način odločba odpravljena ali razveljavljena. Izrek mora biti kratek in določen (jasen oziroma nedvoumen). Če izrek ni jasen oziroma določen, ker se sklicuje le na skladnost z zakonom, pravice in obveznosti prosilca pa (ni)so natančneje razvidne samo iz obrazložitve, je odločba nezakonita. Namen določbe 214. člena ZUP, ki določa, kaj mora obsegati obrazložitev odločbe, pa je med drugim omogočiti preizkus odločbe v pritožbenem postopku. Obrazložitev je nujna zlasti zato, da stranka lahko uveljavi pravna sredstva in da pritožbeni oziroma pristojni organ lahko preveri zakonitost in pravilnost izpodbijane rešitve. Šele obrazložitev namreč pojasni, zakaj je organ odločil, kot sledi iz izreka. Ob tem IP dodaja, da o odločitvi glede dostopa do dokumentov, dostop do katerih se prosilcu omogoči, organ ni dolžan izdati odločbe. To izhaja iz določb 27. člena ZDIJZ, v skladu s katerimi ima prosilec pravico pritožbe zoper zavrnilno odločbo, sklep o zavrženju, če ne dobi informacije v zahtevani obliki ali v primeru iz četrtega odstavka 17. člena ZDIJZ.

(12) V ponovljenem postopku mora organ določno navesti, katere vse dokumente zadeve št. 2300/3721454/2080314/3721453/2021 (1237580) je presojal, upoštevaje torej predmet zahteve prosilca. Organi prve stopnje (in IP) so namreč dolžni odločati v okviru zahteve posameznega prosilca, kot to izhaja tudi iz sodne prakse Upravnega sodišča Republike Slovenije.[1] Nato mora organ opraviti še presojo dokumentov z vidika obstoja katere od izjem od prostega dostopa po določbah 5.a in 6. člena ZDIJZ. V primeru obstoja katere od izjem od dostopa pa mora organ nato presoditi še, ali je mogoče uporabiti institut delnega dostopa v skladu z določbami 7. člena ZDIJZ in 19. člena Uredbe o posredovanju in ponovni uporabi informacij javnega značaja ter natančno in določno opredeliti, v katerem delu se posamezen dokument prekrije in na podlagi katere konkretne izjeme od prostega dostopa. Na podlagi tako izvedenega ugotovitvenega postopka bo organ lahko določno opredelil izrek odločbe (213. člen ZUP). V izreku odločbe morajo biti namreč jasno navedeni dokumenti, ki so predmet presoje, in navedba, v katerem delu se prekrijejo informacije, ki predstavljajo izjemo od prostega dostopa po ZDIJZ (npr. v dokumentu št. … se prekrije ime in priimek posameznik ipd.). Takšen izrek omogoča določljivost in izvršljivost, ki zadosti zakonskim normam in pravni varnosti, do katere je prosilec upravičen. Ker postane pravnomočen oziroma dokončen in izvršljiv le izrek, mora biti ta jasen, razumljiv in določen.

(13) V izreku je treba navesti tudi obliko, v kateri bo prosilcu posredovana zahtevana informacija javnega značaja. Način seznanitve je obvezna sestavine zahteve, ki jih sicer določa 17. člen ZDIJZ. Ob tem IP pripominja, da ima prosilec, na podlagi 17. člena ZDIJZ, sam pravico določiti, na kakšen način se želi seznaniti z zahtevano informacijo, edino omejitev predstavlja določba drugega odstavka 25. člena ZDIJZ, po kateri lahko prosilec dobi samo vpogled v informacijo, ki je zavarovana skladno z zakonom, ki ureja avtorsko pravico. Ob tem IP dodaja, da iz 5. člena ZDIJZ izhaja pravica prosilca, da izbere način seznanitve z zahtevanimi informacijami, pri čemer loči med vpogledom, prepisom, fotokopijo ali elektronskim zapisom, torej med dokumentom v fizični in elektronski obliki. IP v zvezi s to določbo tako pojasnjuje, da pomeni »elektronski zapis« iz 5. člena ZDIJZ tako posredovanje po elektronski pošti kot tudi na različnih elektronskih nosilcih (CD, USB ključek, …), od organa pa je nato odvisno, v kateri od teh oblik lahko zagotovi prosilcu dostop.

Sklepno

(14) IP je na podlagi navedenih argumentov in pravnih podlag pritožbi prosilca ugodil ter izpodbijano odločbo organa, na podlagi prvega in tretjega odstavka 251. člena ZDIJZ, odpravil in zadevo vrnil organu v ponovni postopek, v katerem bo moral organ pri ponovnem odločanju pravilno ugotoviti dejansko stanje, pri tem pa upoštevati določbe ZDIJZ in ZUP, sodno prakso in napotila IP.

(15) V skladu s petim odstavkom 213. člena ZUP, ki se smiselno uporablja tudi za odločbo o pritožbi (prvi odstavek 254. člena ZUP), se v izreku odloči tudi o tem, ali so nastali stroški postopka. IP je ugotovil, da v tem postopku posebni stroški niso nastali (2. točka izreka te odločbe).

(16) Ta odločba je v skladu s trideseto točko 28. člena Zakona o upravnih taksah oproščena plačila upravne takse.

Pouk o pravnem sredstvu:

Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, niti upravni spor.

Postopek vodila:

Nataša Siter, univ. dipl. prav.

svetovalka pooblaščenca

Informacijski pooblaščenec:

mag. Kristina Kotnik Šumah, univ. dipl. prav.

namestnica pooblaščenke

[1] Npr. sodbe Upravnega sodišča Republike Slovenije št. I U 932/2015-10 z dne 10. 12. 2015 (točka 19) in št. I U 817/2015-7 z dne 10.12 2015.