prosilec - Park Škocjanske jame

Številka: 090-393/2026/2

Datum: 19. 10. 2026

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) po namestnici informacijske pooblaščenke, Kristini Kotnik Šumah, po pooblastilu št. 100-17/2006/229 z dne 6. 11. 2024, izdaja na podlagi 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, številka 113/2005 in 51/2007 – ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP), tretjega in četrtega odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/2006 – uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZDIJZ), prvega in tretjega odstavka 251. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06 – uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZUP), o pritožbi … (v nadaljevanju: prosilka) z dne 6. 8. 2026, zoper odločbo Parka Škocjanske jame, Škocjan 2, 6215 Divača (v nadaljevanju organ), št. 046-0001/2026-12 z dne 21. 7. 2026 , v zadevi dostopa do informacije javnega značaja, naslednjo

ODLOČBO:

1.     Pritožbi prosilke z dne 6. 8. 2026, zoper 2. točko izreka odločbe Parka Škocjanske jame, št. 046-0001/2026-12 z dne 21. 7. 2026, se ugodi in se 2. točka izreka izpodbijane odločbe odpravi in se zadeva v tem delu vrne organu v ponovni postopek.

2.     V postopku reševanja te pritožbe niso nastali posebni stroški.

O b r a z l o ž i t e v:

Postopek pred organom prve stopnje

Prosilka je 29. 4. 2026 z zahtevo za dostop do informacij javnega značaja od organa zahtevala:

- čistopis sistemizacije delovnih mest Parka Škocjanske jame, Slovenija veljavne na dan 29.4.2026,

- fotokopije veljavnih pogodb o zaposlitvi in aneksov k pogodbam o zaposlitvi za vse zaposlene na dan 29.4.2026,

 - fotokopije veljavnih študentskih in dijaških napotnic na dan 29.4.2026,

- izpis opravljenih ur v težjih pogojih dela v jamarski opremi - vodenje v Hankejev kanal za Rosano

  Cerkvenik, po dnevih od 1. 1. 2024 do 29. 4. 2026,

- izpis opravljenih ur v težjih pogojih dela za Tomaža Smerdelja po dnevih od 1.1.2024 - 29.4.2026,

- izpis števila obiskovalcev Škocjanskih jam in parka po dnevih za leto 2025.

Navajala je, da naj ji organ dokumentacijo, pošlje v elektronski obliki, razen fotokopij pogodb o zaposlitvi, ki jih je želela prejeti fizični obliki.

Organ je 13. 5. 2026 prosilki poslal dopis, št. 046-0001/2026-3, v katerem se je skliceval na določbo  tretjega odstavka 36. člena ZDIJZ  in prosilko opozoril, da ji bo za posredovanje zahtevanih dokumentov, skladno s 34. členom ZDIJZ in stroškovnikom, objavljenim v 17. členu Uredbe o posredovanju in ponovni uporabi informacij javnega značaja (v nadaljevanju Uredba), zaračunal stroške.

Dne 15. 5. 2026 je organ izdal sklep, št. 046-000112026-4, s katerim je podaljšal rok za odločitev za 30 delovnih dni, do 9. 7. 2026.

Dne 18. 5. 2026 je prosilka organ obvestila, da ne potrebuje barvnih fotokopij, ampak črno bele.

Organ je o prosilkini zahtevi odločil z odločbo, št. 046-0001/2026-7 z dne 1. 7. 2026 (v nadaljevanju 1. odločba). Z njo je zahtevi delno ugodil, tako da, s 1. , 2. in 3. točko izreka prosilki:

- v celoti odobril dostop do:

·         čistopisa sistemizacije delovnih mest Parka Škocjanske jame, Slovenija veljaven na dan 29.4.2026,

·         izpis opravljenih ur v težjih pogojih dela v jamarski opremi - vodenje v Hankejev kanal za Rosano

·         Cerkvenik, po dnevih od 1.1.2024 do 29.4. 2026,

·         izpis števila obiskovalcev Škocjanskih jam po dnevih za leto 2025,

·         izpis opravljenih ur v težjih pogojih dela za Tomaža Smerdelja po dnevih od 1.12024 - 29.4.2026,

- delno (s prekritjem varovanih osebnih podatkov) odobril dostop do:

·         fotokopij veljavnih pogodb o zaposlitvi in aneksov k pogodbam o zaposlitvi za vse zaposlene na dan 29.4.2026

·         fotokopije veljavnih študentskih in dijaških napotnic na dan 29.4.2026,

- v celoti zavrnil dostop do izpisa števila obiskovalcev parka po dnevih za leto 2025, ker s takšno evidenco ne razpolaga.

S 4. točko izreka je odločil, da mora prosilka plačati stroške postopka v višini 113, 41 EUR v roku 15 dni od vročitve te odločbe na tam naveden TRR račun. Glede tega je v obrazložitvi pojasnil, da za posredovanje zahtevane dokumentacije potrebno izdelati fotokopije dokumentov in izvesti delni dostop s prekritjem varovanih osebnih podatkov in ker je prosilka zahtevala pošiljanje pogodb o zaposlitvi po pošti na navedeni naslov, so nastali materialni stroški postopka v skupni višini 93,08 EUR brez DDV, in sicer od tega 84,42 EUR stroškov fotokopiranja oziroma tiskanja brez DDV in 8,66 EUR poštnih stroškov brez DDV, kar skupaj z DDV znaša 113,41 EUR.

Organ je 1. 7. 2026 prosilki posredoval dokumentacijo, do katere ji je odobril (delni) dostop.

Dne 10. 7. 2026 je prosilka organ prosila za specifikacijo stroškov v višini 113. 41 EUR.

Organ ji je v odgovor posredoval dopis, št. 046-0001/2026-10 z dne13. julija 2026 in se skliceval na Uredbo ter navajal, da znaša strošek ene fotokopije oziroma izpisa formata A4 0,06 EUR. Stroški pošiljanja informacij po pošti se obračunajo v skladu z veljavnim cenikom izvajalca poštnih storitev. V konkretnem primeru je bilo za omogočitev delnega dostopa do informacij javnega značaja zaradi izločitve varovanih osebnih podatkov izdelanih skupaj 1.405 fotokopij, in sicer: • 55 strani študentskih napotnic (delni dostop, posredovanje po e-pošti) • 1.128 strani pogodb o zaposlitvi (delni dostop, izdelava fotokopij za pošiljanje po pošti) ter • 222 strani aneksov k pogodbam o zaposlitvi (delni dostop, posredovanje po e-pošti). Čeprav so bile študentske napotnice in aneksi k pogodbam o zaposlitvi prosilki posredovani po elektronski pošti, je bilo treba zaradi izvedbe delnega dostopa najprej izdelati fotokopije dokumentov, na katerih so bili prekriti varovani osebni podatki. Strošek izdelave fotokopij tako znaša 84,30 EUR, strošek poštnine pa 8,66 EUR. Skupni znesek brez DDV znaša 92,96 EUR, po obračunu 22-odstotnega DDV pa skupni znesek za plačilo znaša 113,41 EUR.

Prosilka je na dopis odgovorila z vlogo z dne 17. 7. 2026 in navajala, da je ugotovila, da se število strani pogodb o zaposlitvi poslanih po pošti ne ujema z dejansko prejetimi. Trdila je, da so ji zaračunali 1128 kopij, dejansko je po pošti prišlo 569 strani. Pri aneksih pa so ji obračunali tudi 4 obvestila zaposlenim in 4 evidenčne liste, ki niso bili predmet zahteve. Prosila za popravek obračuna stroškov.

Organ je po prejemu tega dopisa, izdal novo odločbo, št. 046/0001/2026-12 z dne 21. 7. 2026 (v nadaljevanju izpodbijana odločba), s katero je ugodil prosilkini zahtevi z dne 17. 7. 2026 in ji posredoval pojasnilo v zvezi s številom obračunanih kopij in popravek obračuna na način, da se od skupnega števila obračunanih kopij odštejete 8 kopij, ki jih prosilka izrecno ni zahtevala (1. točka izreka). Z 2. točko izreka je odločbo št. 046-0001/2026-7 (1. odločba, opomba IP) spremenil tako, da se znesek 113,41 EUR nadomesti z zneskom 112, 86 EUR, ki ga je prosilka dolžna plačati v roku 15 dni od vročitve odločbe (2. točka izreka izpodbijane odločbe). V obrazložitvi je pojasnil, da je ponovnem pregledu dokumentacije in obračuna ugotovil, da je bilo zaradi izvedbe delnega dostopa do informacij javnega značaja pri pogodbah o zaposlitvi potrebno izdelati dve fotokopiji vsake pogodbe. Najprej je bila izdelana fotokopija izvirnega dokumenta, na kateri so bili prekriti varovani osebni podatki, nato pa je bila iz tako pripravljenega dokumenta izdelana še fotokopija, namenjena posredovanju prosilcu po posti. Obračun dveh fotokopij za posamezno pogodbo o zaposlitvi je zato utemeljen, saj sta bili obe fotokopiji dejansko izdelani v postopku omogočanja delnega dostopa. Ob ponovnem pregledu dokumentacije pa je organ ugotovil, da so bili med posredovano dokumentacijo vključeni tudi štirje dokumenti Obvestilo zaposlenemu in štirje evidenčni listi, skupaj osem strani. Navedeni dokumenti niso bili predmet zahteve temveč so bili priloženi kot spremljajoča dokumentacija, ker predstavljajo podlago za sklenitev posameznih aneksov k pogodbam o zaposlitvi in omogočajo njihovo celovitejše razumevanje. Ker navedeni dokumenti niso bili predmet zahteve, organ stroškov njihovega fotokopiranja ne bo obračunal. Zato je obračun materialnih stroškov zmanjšal za osem fotokopij. Glede novega obračuna je pojasnil, da je bilo za posredovanje zahtevane dokumentacije potrebno izdelati fotokopije dokumentov in izvesti delni dostop s prekritjem varovanih osebnih podatkov in ker je prosilka zahteval pošiljanje pogodb o zaposlitvi po pošti, so nastali materialni stroški v skupni višini 92,84 EUR brez DDV, in sicer od tega 83,82 EUR stroškov fotokopiranja oziroma tiskanja brez DDV in 8,66 EUR poštnih stroškov brez DDV, kar skupaj z DDV znaša 112,83 EUR.

Prosilka je 24. 7. 2026 podala pripombe na ta obračun in spraševala, na kakšni osnovi se organ odloča, da stroške za pripravo informacij javnega značaja prosilcu zaračuna oziroma ne zaračuna. Navajala je, da je organ, pred časom, podal informacije javnega značaja prosilcu, kjer so stroški nastali, ampak stroškov ni zaračunal. Prosila je za odgovor.

Dne 27. 7. 2026 je prosilka na organ podala dodatna opozorila za preveč obračunane stroške glede posredovanih pogodb o zaposlitvi v fizični obliki in navajala, da ima večina pogodb o zaposlitvi, ki jo ji bile posredovane po navadni pošti 8 strani, vsaka pogodba pa je imela varovane podatke le na 2 straneh. To pomeni, da je organ 6 strani vsake pogodbe dvakrat kopiral, tudi če ni bilo potrebno. Časovno in stroškovno bi bilo ugodneje za vse, če bi kopirali dele, na katerih ni varovanih osebnih podatkov samo enkrat. Sprašuje, ali so tako tudi naredili, saj gre za zavod, ki varuje naravo, zato meni, da takšno ravnanje ni skladno s poslanstvom zavoda, da se toliko papirja zavrže brez potrebe.

Organ je na obe pisanji prosilke odgovoril z dopisom št. 046-0001/2026-15 z dne 31. 7. 2026 in glede vloge z dne 24. 7. 2026 navajal, da  ravna v skladu z določbami ZDIJZ in Uredbe, ki določa, da lahko organ za posredovanje informacij prosilcu zaračuna materialne stroške, kadar ti presegajo 20 evrov. V zvezi z elektronsko pošto z dne 27. 7. 2026, pa je pojasnil, da je zaradi izvedbe delnega dostopa do informacij javnega značaja, bilo treba zagotoviti učinkovito prekritje varovanih osebnih podatkov. Postopek je bil izveden na način, ki v konkretnih okoliščinah zagotavlja zakonito izvedbo delnega dostopa in ustrezno varstvo varovanih osebnih podatkov. Pojasnil je še, da ta dopis ne predstavlja nove odločitve v zadevi, temveč zgolj dodatno pojasnilo glede prosilkinih vprašanj. Glede pravnega varstva je prosilko napotil na pouk o pravnem sredstvu, ki je sestavni del odločbe št. 046-0001/2026-12.

Pritožba

Prosilka je nato zoper odločbo, št. 046/0001/2026-12 z dne 21. 7. 2026 vložila pritožbo z dne 6. 8. 2026. Navajal je, da jo vlaga zaradi previsoko obračunanih materialnih stroškov, in sicer zaradi nepravilno obračunanega števila fotokopij pogodb o zaposlitvi, ki so ji bile poslane po pošti.  Zaračunani materialni stroški, fotokopije 70 pogodb o zaposlitvi, so ji bile zaračunane dvakrat. Prekriti varovani osebni podatki pri 70 pogodbah o zaposlitvi, katere imajo vsaka po 8 strani, pa so le na 2 straneh. Meni, da je pri vsaki pogodbi 6 strani nepotrebno in naravi škodljivo kopirati. To pomeni, da ji je organ zaračunal 420 fotokopij preveč. Dalje je navajala, da je, zaradi občutka do narave in stroškov, pri pripravi fotokopij je najbolj optimalno, varovane osebne podatke na listinah pred fotokopiranjem prekriti, tako, da ni potrebe po uničevanju preostalega papirja. Zato meni, da, če bi organ pripravil fotokopije kot dober gospodar, lahko zaračunal le 564 fotokopij in ne 1128 fotokopij. Prosi, za ugoditev pritožbi za znižanje 564 neupravičeno zaračunanih fotokopij.

Odstop pritožbe

Organ je po preizkusu procesnih predpostavk in odločitvi, da izpodbijane odločbe ne bo spremenil, na podlagi 245. člena ZUP, pritožbo prosilke odstopil v reševanje IP, z dopisom, št. 046-0001/2026-17 z dne 21. 8. 2026. Pritožbi je priložil dokumente zadeve, skupaj z vsemi dokumenti, ki jih je prepoznal kot predmet zahteve, v izvorni obliki in z delnim dostopom. V dopisu je še navajal, da je prosilki v zakonitem roku posredoval informacije javnega značaja, pri čemer je bila tudi predhodno opozorjena na plačilo stroškov. Organ materialne stroške obračuna v primerih, ko ti dejansko nastanejo, pri čemer njihova višina ter način obračuna temeljita na določbah ZDIJZ in Uredbe. Od vključno leta 2023 dalje organ ni prejel zahtev za dostop do informacij javnega značaja, za katere bi stroški dosegli oziroma presegli mejo za zaračunavanje prosilcu. Glede ugovora v zvezi z odvečnim številom izdelanih kopij, je organ navajal, da je bilo, v obravnavanem primeru, treba zagotoviti zakonito izvedbo delnega dostopa do informacij javnega značaja ob hkratnem varstvu osebnih podatkov. Ker so bili izvirniki dokumentov v fizični obliki, delnega dostopa ni bilo mogoče izvesti neposredno na izvirnikih, zato je bilo treba izdelati kopije dokumentov, na katerih so bili varovani osebni podatki ustrezno prekriti. Ti v pogodbah o zaposlitvi niso bili navedeni zgolj na prvi ali zadnji strani dokumentov, temveč so se v posameznih pogodbah (npr. naslov prebivališča) nahajali tudi na drugih straneh. Izvedba delnega dostopa je zato zahtevala celovit pregled vsake posamezne pogodbe ter prekritje varovanih osebnih podatkov na vseh mestih, kjer so se ti nahajali. Izbrani način izvedbe delnega dostopa je v konkretnih okoliščinah omogočal zanesljivo in trajno prekritje varovanih osebnih podatkov ter hkrati ohranitev celovitosti dokumentov. Število izdelanih kopij tako ni bilo posledica nepotrebnega razmnoževanja dokumentacije ali neracionalne porabe papirja, temveč je izhajalo iz načina izvedbe delnega dostopa, s katerim je javni zavod zagotovil varstvo osebnih podatkov ob hkratnem posredovanju preostale vsebine zahtevanih dokumentov. Organ meni, da so bili materialni stroški v obravnavanem primeru obračunani skladno z veljavnimi predpisi in glede na dejansko nastale stroške, povezane z izvedbo delnega dostopa.

Pritožba je utemeljena.

Meje preizkusa s strani pritožbenega organa

IP je kot organ druge stopnje v skladu z 247. členom ZUP dolžan izpodbijano odločbo preizkusiti v delu, v katerem jo prosilec izpodbija. Odločbo preizkusi v mejah pritožbenih navedb, po uradni dolžnosti pa preizkusi, ali ni prišlo v postopku na prvi stopnji do bistvenih kršitev postopka in ali ni prekršen materialni zakon.

V obravnavanem primeru je prosilka izpodbijala obračun stroškov posredovanja informacij v delu, ki se je nanašal na posredovanje 70 pogodb o zaposlitvi, ki jih je organ posredoval v fizični obliki in jih zaračunal zaradi izvedbe delnega dostopa (prekrivanja varovanih osebnih podatkov) na teh pogodbah. Ti stroški so predstavljajo le del obračunanih stroškov iz 2. točke izreka izpodbijane odločbe, saj so bili poleg teh stroškov prosilki (zaradi izvedbe delnega dostopa) zaračunali tudi stroški posredovanja aneksov in študentskih napotnic v elektronski obliki, vendar obračuna slednjih dveh prosilka ni izpodbijala, zato ta ni sporen. Prav tako, v obravnavani zadevi, ni sporen obseg delnega dostopa, torej obseg prekritja varovanih osebnih podatkov na pogodbah o zaposlitvi (in drugih dokumentih), saj se prosilka zoper 1. odločbo, s katero je bilo odločeno o tem (1. točka izreka odločbe, št. 046-0001/2026-7 z dne 1. 7. 2026), ni pritožila, in je tako ta odločitev postala dokončna in pravnomočna. Predmet tega pritožbenega postopka tako ni vprašanje, ali je organ na posredovanih pogodbah o zaposlitvi pravilno prekril varovane osebne podatke, ampak le vprašanje, ali je s tem v zvezi prosilki upravičeno zaračunal materialne stroške delnega dostopa.

Nobenega dvoma ni, da lahko organ v skladu z drugim odstavkom 34. člena ZDIJZ prosilcu zaračuna stroške posredovanja zahtevane informacije, torej za posredovanje prepisa, fotokopije ali elektronski zapis zahtevane informacije, vendar le v primeru, če pri tem izpolni oziroma zadosti vsem zakonskim določbam, ki urejajo zaračunljivost stroškov posredovanja informacij. Tako v prvem odstavku 36. člena ZDIJZ določa, da mora vsak organ v svojem katalogu informacij javnega značaja objaviti stroškovnik iz 35. člena ZDIJZ ter ga dati na vpogled vsakemu prosilcu. Hkrati je glede na tretji odstavek 36. člena ZDIJZ organ dolžan prosilca opozoriti na plačilo stroškov in, če prosilec to zahteva, prosilcu vnaprej sporočiti višino stroškov, ki mu jih bo zaračunal za posredovanje informacij. Četrti odstavek 36. člena ZDIJZ pa določa, da če se zahteva prosilca nanaša na informacijo večjega obsega, lahko organ zahteva od prosilca vnaprejšnji polog odmerjenega zneska za kritje stroškov posredovanja zahtevane informacije. Sam način zaračunavanja stroškov oziroma stroške, ki jih organ lahko zaračuna, pa v skladu z določbo drugega odstavka 35. člena ureja Uredba[1].

IP je tako najprej preverjal ali je organ izpolnil vse zakonske predpostavke za zaračunavanje stroškov iz prvega in tretjega odstavka 36. člena ZDIJZ. V zvezi s tem je ugotovil, da ima organ na spletni strani javno objavljen Katalog informacij javnega značaja[2], v katerem je navedeno, da se stroški posredovanja informacij obračunajo skladno z Uredbo, s čimer je zadoščeno pogoju iz prvega odstavka 36. člena ZDIJZ. Dalje je IP ugotovil je, da je organ prosilko, z dopisom, št. 046-0001/2026-3 z dne 13. 5. 2026,  vnaprej pravilno opozoril na plačilo stroškov. Po opozorilu na plačilo stroškov, je imel prosilka, na podlagi tretjega odstavka 36. člena ZDIJZ, pravico vnaprej zahtevati višino stroškov, ki bi ji bo zaračunal organ, vendar tega ni izkoristila  oziroma je, po prejemu 1. odločbe (št. 046-0001/2026-7 z dne 1. 7. 2026), s katero ji je organ naložil plačilo stroškov, prosila za njihovo specifikacijo. Organ ji je podal odgovor z dopisom, št. 046-0001/2026-10 z dne 13. julija 2026. Tej specifikaciji je prosilka, upoštevajoč dejansko število dokumentov, ki jih je prejela, ugovarjala. Organ je po prejemu njenih pripomb te upošteval in spremenil obračunanih znesek z 2. točko izreka izpodbijane odločbe. Iz tega IP zaključuje, da je bilo, s takšnim ravnanjem organa, zadoščeno zakonskemu (pred)pogoju iz tretjega odstavka 36. člena ZDIJZ, in je bila prosilka pravočasno opozorjena na plačilo stroškov.

Kar se tiče nadaljnje presoje IP glede pravilno izračune višine stroškov dostopa do pogodb o zaposlitvi, IP najprej ugotavlja, da je predmet pritožbenega postopka v obravnavani zadevi torej pravilnost in utemeljenost zaračunanih stroškov dostopa do 70 fotokopij pogodb o zaposlitvi (del druge alineje zahteve), o čemer je organ odločil z 2. točko izreka izpodbijane odločb in prosilki naložil skupno plačilo 112, 83 EUR za posredovanje dokumentov, ki je poleg predmetnih pogodb o zaposlitvi zajemalo tudi posredovanje drugih dokumentov v elektronski obliki, kar pa ni predmet obravnavane zadeve. Prosilka s pritožbo namreč izpodbija preveč zaračunan znesek fotokopiranja pogodb o zaposlitvi. Primarno trdi, da bi ji organ moral, pri obračunu fotokopij, dvojo kopiranje zaračunati samo za tiste dele posameznih pogodb, na katerih je izvedel delni dostop. Podredno pa nasprotuje dvojnemu kopiranju vseh celotnih 70 pogodb o zaposlitvi, ker trdi, da bi se lahko delni dostop opravil s prekritjem osebnih podatkov na  listinah pred fotokopiranjem, kar pomeni, da bi bilo eno fotokopiranje vseh zahtevanih pogodb dovolj oziroma najbolj optimalno.

Glede podrednega pritožbenega ugovora, IP ugotavlja, da je ta neutemeljen. V zadevi ni sporno, da predmetne pogodbe pri organu obstajajo le v fizični obliki, ter  daje prosilka njihovo posredovanje zahteval v obliki črno belih fotokopij v fizični obliki, po pošti.

Način zaračunavanja stroškov in stroške, ki jih organ lahko zaračuna, v skladu z določbo drugega odstavka 35. člena ZDIJZ enotno ureja Uredba. Posledično ima prosilec vedno možnost preveriti, na kakšen način oziroma v kakšni višini lahko organ zaračuna stroške, saj je le-ta objavljen v obliki Uredbe, ki je javno objavljena in dostopna vsakomur. Kadar presojani dokumenti vsebujejo tudi varovane podatke, kot v obravnavanem primeru, izvedbo delnega dostopa ureja 7. člen ZDIJZ, ki pravi, da če dokument ali njegov del le delno vsebuje informacije iz 5.a ali 6. člena tega zakona in jih je mogoče izločiti iz dokumenta, ne da bi to ogrozilo njihovo zaupnost, pooblaščena oseba organa izloči te informacije iz dokumenta ter seznani prosilca z vsebino oziroma mu omogoči ponovno uporabo preostalega dela dokumenta.

Nadalje tehnično izvedbo delnega dostopa podrobneje ureja Uredba v 19. členu, ki pravi, da če dokument ali njegov del le delno vsebuje informacije iz 5.a ali 6. člena zakona, se šteje, da jih je mogoče izločiti iz dokumenta, ne da bi to ogrozilo njegovo zaupnost, če jih je mogoče na kopiji fizično odstraniti, prečrtati, trajno prekriti ali drugače napraviti nedostopne, če gre za dokument v fizični obliki (to pa je oblika oziroma način seznanitve, ki ga je prosilka zahtevala v zvezi s pogodbami o zaposlitvi v obravnavanem primeru). Ne glede navedeno se šteje, da informacije iz dokumenta ni mogoče izločiti, če bi bilo tako izločeno informacijo mogoče razbrati iz drugih informacij v dokumentu. Iz navedenega izhaja, da je prvo vodilo pri izvedbi delnega dostopa, ki ga morajo zasledovati organi v postopkih dostopa do informacij javnega značaja, varstvo varovanih informacij, pri čemer mora organ zagotovitvi vse potrebno, da varovane podatke pred posredovanjem dokumenta izloči in jih trajno napravi nedostopne, šele s tako anonimiziranimi dokumenti pa lahko seznani prosilca.

V zvezi z vprašanjem, katere materialne stroške lahko organ pri tem zaračuna prosilcu, je treba upoštevati določbo 16. člena Uredbe o posredovanju in ponovni uporabi informacij javnega značaja. Ta v drugem odstavku med drugim določa, da lahko organ prosilcu zaračuna materialne stroške za posredovanje prepisa, fotokopije ali nosilca elektronskega zapisa zahtevane informacije, pri čemer se kot prepis šteje izdelava kakršnegakoli dvojnika s tehničnimi sredstvi, zaračuna pa mu lahko tudi izdelavo fotokopije zaradi izvajanja delnega dostopa za vpogled v dokumente.

IP ni sledil pritožbenim navedbam prosilke, da organ za potrebe izvedbe delnega dostopa in anonimizacije dokumentov ne bi smel »pripraviti« dveh fotokopij vseh pogodb v celoti oziroma, da bi lahko varovane podatke prekril na originalu in nato naredil le eno kopijo za prosilko.  V obravnavanem primeru je IP izhajal iz dejanskih okoliščin zadeve: da se organ z izvirniki pogodb o zaposlitvi razpolaga le v fizični obliki, kot izhaja iz pojasnila organa, ki ga je ta podal v dopisu št. 046-0001/2026-17 z dne 21. 8. 2026. Ker organ, na podlagi zgoraj navedenih določb Uredbe (predvsem  prvi odstavek 19. člena), delni dostop lahko izvaja le na kopiji in delnega dostopa, to je prekrivanja varovanih podatkov, ne smel izvesti na originalnih dokumentih, je moral v ta namen najprej pripraviti fotokopije, na katerih je potem ročno prekril varovane podatke. Iz tega sledi, da je organ z  izvedbo delnega dostopa pravilno enkrat kopiral vse originalne pogodbe o zaposlitvi, ki jih je prepoznal kot predmet zahteve. Le na ta način je lahko organ zagotovil zakonito izvedbo delnega dostopa, saj so bili izvirniki dokumentov v fizični obliki, delnega dostopa ni bilo mogoče izvesti neposredno na izvirnikih, zato je bilo treba izdelati kopije dokumentov, na katerih so bili varovani osebni podatki ustrezno prekriti.

Organ je presojane dokumente (pogodbe o zaposlitvi), na katerih je prekrival podatke, namreč obravnaval v fizični obliki, takšen pa je bil tudi način seznanitve, ki ga je zahtevala prosilka. Ob tem tudi IP ni znan noben drug tehnični način izvedbe delnega dostopa na fizični fotokopiji, kot je ročno prekrivanje varovanih podatkov s prekrivnim sredstvom (potemnitev ali prebelitev) na kopijah dokumentov. Ker so iz tako pripravljenih fotokopij izvirnih dokumentov, varovani podatki še vedno lahko razvidni (prekrivno sredstvo se lahko odstrani, potemnjeni varovani podatki so vidni s hrbtne strani papirja ali pod določeno svetlobo,..), je ponovna fotokopija edina zanesljiva metoda, da se podatki dejansko trajno naredijo nedostopni, kot to zahtevata 7. člen ZDIJZ in 19. člen Uredbe. Vsi materialni stroški, ki jih je organ torej zaračunal prosilki v zvezi z enim kopiranjem vseh predmetnih pogodb o zaposlitvi v celotnem obsegu in ponovnim, torej dvojnim,  kopiranjem strani pogodb, na katerih je bil izveden delni dostop, so organu nesporno nastali in jih je ta upravičeno zaračunal prosilki.

Drugo vprašanje pa je, in to je primarni pritožbeni ugovor prosilke, ali je organ, v okoliščinah konkretnega primera, ravnal prav, ko je na fotokopijah pogodb izvedel delni dostop in nato vse pogodbe v celoti še enkrat kopiral, da jih je posredoval prosilki in posledično prosilki zaračunal stroške za dvojno kopiranje vseh pogodb v celoti. Ali pa bi lahko ponovno kopiral le tiste dele vsake pogodbe, na katerih je izvedel delni dostop in s tem prosilki posledično zaračunal stroške za dvojno kopiranje le tistih strani pogodb, na katerih je bil izveden delni dostop. Odgovor na to vprašanje je pomemben, ker je od postopka in korakov, ki jih je organ uporabil za omogočanje delnega dostopa, je namreč odvisna višina materialih stroškov, ki pri tem nastanejo in ki bremenijo prosilko. 

Organ je razloge za način izvedbe delanega dostopa z dvojnim kopiranjem vseh pogodb v celoti v dopisu, št. št. 046-0001/2026-17 z dne 21. 8. 2026, utemeljeval z navajanji, da v pogodbah o zaposlitvi varovani osebni podatki niso bili navedeni zgolj na prvi ali zadnji strani dokumentov (kot to navaja prosilka), temveč so se v posameznih pogodbah (npr. naslov prebivališča) nahajali tudi na drugih straneh. Izvedba delnega dostopa je zato zahtevala celovit pregled vsake posamezne pogodbe ter prekritje varovanih osebnih podatkov na vseh mestih, kjer so se ti nahajali. Izbrani način izvedbe delnega dostopa je v konkretnih okoliščinah omogočal zanesljivo in trajno prekritje varovanih osebnih podatkov ter hkrati ohranitev celovitosti dokumentov.

IP je pri presoji utemeljenosti teh razlogov izhajal iz svoje prakse, ki jo je zavzel v odločbi IP št. 090-23/2015 z dne 30. 3. 2015 (kateri je kasneje sledila tudi odločba IP št. 090-89/2019 z dne 13. 5. 2019), da je dolžnost organa, da pri sami izvedbi dostopa do zahtevanih informacij, izbere način, ki je za prosilca najbolj finančno ugoden.  Načelo ekonomičnosti postopka iz 14. člena ZUP določa, da je treba postopek voditi hitro, s čim manjšimi stroški in čim manjšo zamudo za stranke in druge udeležence v postopku, vendar tako, da se preskrbi vse, kar je potrebno, da se lahko pravilno ugotovi dejansko stanje, zavarujejo pravice in pravne koristi stranke ter izda zakonita in pravilna odločba. Navedeno načelo ima subsidiaren pomen  v vodenju postopka, kar pomeni, da predstavlja razlagalno pravilo, ki je podrejeno pravilno ugotovljenemu dejanskemu stanju, varstvu pravic in pravne koristi stranke ter zakonitosti in pravilnosti odločitve. V prvi vrsti mora biti odločitev organa materialno pravno pravilna in zakonita, kar glede na obrazloženo zgoraj pomeni, da v primeru, da je treba v primeru fizičnega dostopa do dokumentov, delni dostop izvesti na kopiji dokumenta, in ne na originalu in ob tem dele (strani) dokumentov, na katerih je bil izvedeno fizično prekritje varovanih postankov, ponovno kopirati, saj je le na ta način mogoče zadostiti pogojem iz ZDIJZ (7. člen) in Uredbe (prvi odstavek  19. člena, da je za presojo, ali je delni dostop v dokumenta mogoč, bistveno, da je mogoče dostop do podatkov, ki so opredeljeni kot izjema, zbrisati, kodirati, blokirati, omejiti oziroma drugače napraviti nedostopne, tako da ni ogrožena njihova zaupnost. Načelo ekonomičnosti postopka pomeni vodilo organu, da glede na vse okoliščine primera med več pravno pravilnimi možnostmi izbere tisto, na podlagi katere lahko odloči »hitro, s čim manj stroški in čim manjšo zamudo za stranke in druge udeležence postopka«. Pri tem iz samega zapisa načela v zakonu niti iz pravne teorije  ali prakse ne izhaja, ali gre v primeru »čim manjših stroškov« za stroške organa, stranke, ali drugih udeležencev v postopku, glede na jezikovno razlago bi šlo lahko za stroške vseh prej navedenih. Za razliko od dela določbe, ki se nanaša na »zamudo«, saj pri slednji ni dvoma, da se nanaša na »stranke in druge udeležence«. Teoretični bi se tako lahko »čim manjši« stroški nanašali tudi na čim manjše stroške za organ. Ob tem je pomembno upoštevati, da načelo ekonomičnosti zasleduje različne cilje, organ pa mora pri njihovem zasledovanju vsakega tehtati in najti pravo mero. Cilji, ki jih zasleduje 14. člena ZUP, si nedvomno lahko pridejo tudi v nasprotje. Tako organ lahko, zaradi izognitve zamudi oziroma čim manj dela z delnim dostopom v postopku, namesto, da bi dvakrat kopiral le dele (strani) dokumenta, na katerih je izvedel delni dostop in potem te dele »sestavil« z preostalimi deli kopije tega dokumenta, dvakrat kopira cel dokument, kar nedvomno rezultira v naložitvi (višjih) materialnih stroškov prosilcu, kot če bi dvakrat fotokopiral le dele, na katerih je bil izveden delni dostop. Zato je treba opraviti tehtanje interesov stranke, tj. prosilke, ki je v čim manjših stroških dostopa do dokumentov in zagotovitvi celovitih informacij in javnega interesa, ki zasleduje, da so stroški organa čim manjši, da se organ izogne zamudi in delni dostop opravi zakonito, vendar s čim manj vloženega dela.

Pri tem tehtanju je treba izhajati iz okoliščin konkretnega primera. Z vpogledom v predmetne pogodbe v zaposlitvi je IP ugotovil, da gre za tipske dokumente, manjšega obsega (maksimalno 8 strani), katerih vsebina je v bistvenem in večinskem obsegu enaka in da je organ, skladno z odločitvijo iz 1. točke izreka 1. odločbe, delni dostop izvedel v manjšem obsegu glede na celotni dokument (v večini pogodb na maksimalno treh od osmih strani). Ob tem je treba upoštevati tudi sistemsko razlago pravnih pravil in izhajati iz splošne ureditve stroškov v postopku dostopa do informacij javnega značaja. V sistemu dostopa do informacij javnega značaja je prevalitev bremena stroškov dela, ki jih je imel organ v postopku dostopa do informacije javnega značaja izrecno izključena, stranko bremenijo le materialni stroški (v višini nad 20 EUR, kot določa 34. člen ZDIJZ), ne pa tudi stroški dela organa. Upoštevajoč navedene okoliščine konkretnega primera IP ugotavlja, da je treba pritožbenemu ugovoru, glede neutemeljenega zaračunanja stroškov dvojega kopiranja tistih delov oz. strani pogodb, na katerih ni bil narejen delni dostop, pritrditi. Po presoji IP organ torej, v obravnavanem primeru, ni bil upravičen prosilki zaračunati stroške dvojnega kopiranja za tiste dele pogodb, na katerih ni bil izveden oz. ni bilo treba izvesti delnega dostopa. Drugačna razlaga načela ekonomičnosti postopka, bi prosilko kot stranko postopka dostopa do informacij javnega značaja, bremenila za stroške dela, ki bi jih sicer moral nositi organ. Takšna razlaga bi bila v nasprotju z teleološko razlago v skladu s katero je ZDIJZ uzakonil človekovo pravico dostopa do informacij javnega značaja iz 39. člena Ustave Republike Slovenije. V primeru stroškov, ki organu nastanejo z delom, je že zakonodajalec v ZDIJZ v drugem odstavku 34. člena opravil tehtanje in odločil, da stroški, ki nastanejo organu z delom, pri odločitvi o načinu dostopa niso pravno upoštevni. Dalje IP poudarja, da takšen način izvedbe delnega dostopa, torej z dvojnim kopiranjem le tistih strani pogodb, na katerih je potrebno izvesti delni dostop, vezan na okoliščine konkretnega primera, kjer je bil s strani prosilke izbran način dostopa v fizični obliki, v takšni obliki pa so tudi obstajali izvirniki predmetnih pogodb o zaposlitvi. Pri tem je upoštevno tudi dejstvo, da gre za istovrstne dokumente in da količina podatkov, ki naj bi jih organ na vsakem od zahtevanih dokumentov prekril, predstavlja manjši del dokumenta. Iz teh razlogov tudi ni utemeljena navedba organa, da je le z dvojnim kopiranjem celotnih pogodb, lahko zadostil zahtevi po zanesljivem in trajnem prekritju varovanih osebnih podatkov ter hkratni ohranitvi celovitosti dokumentov. Zaradi pojasnjenih značilnosti same vrste zahtevanih podatkov (istovrstne pogodbe o zaposlitvi) in obsega prekritih podatkov, po presoji IP, z načinom delnega dostopa, ki bi bil sestavljen iz enega kopiranja vseh zahtevanih pogodb o zaposlitvi v celoti, nato pa po izvedbi prekritja varovanih podatkov, s ponovnim kopiranjem le tistih delov posameznih pogodb, na katerih je bil izveden delni dostop, ter na koncu njihova »priložitev« ostalim kopiranim delom pogodb, celovitost dokumentov ne bi bila prizadeta. Ravno istovrstnost dokumentov in majhen obseg prekritih podatkov, onemogočata, da bi se pomenska povezanost posameznega dokumenta izgubila. Pri tem IP posebej poudarja, da predmetna odločitev sprejeta, glede na okoliščine konkretnega primera, ko je šlo za opravljane delnega dostopa na fizičnih dokumentih, in zato ni v nasprotju s prasko IP (npr. odločbo št. 090-90/2019 z dne 12. 9. 2019 in 090-199/2025 z dne 10. 6. 2025), iz katere izhaja, da organ pri izvedbi delnega dostopa ni dolžan iz celotnega dokumenta izločati le delov, na katerih je treba izvesti delni dostop, saj bi v nasprotnem primeru nastali »skupki« dokumenta, na katerih je izveden delni dostop in preostali del dokumenta. To stališče je bilo namreč sprejeto v okviru drugačnega dejanskega in pravnega stanja, ko je šlo za dostop do elektronskih dokumentov in možnost oprave delnega dostopa na elektronskih dokumenti, kjer bi s prekritjem le nekaterih delov in njihov izločitvijo iz dokumentov nastali »skupki dokumentov« v razločnih formatih in bi to povzročilo vsebinsko okrnjenost dokumentov. V obravnavnem primeru ne gre za takšen primer. Gre za delni dostop do fizičnih dokumentov, ki jih je prosilka zahtevala v fizični obliki. Istovrstnost dokumentov ter podatkov, ki morajo biti prekriti v posamezni pogodbi in njihov minimalni obseg, terjata od organa izvedbo delnega dostopa po »tipiziranem ključu«. Posledično je mogoče ugotoviti, da gre za  enostaven postopek delnega dostopa, in zato izločitev prekritih strani iz posamezne pogodbe o zaposlitvi in njihovo ponovno kopiranje je združevanje s prvotno kopijo, od organa, po presoji IP, ne terja nesorazmernega napora izven preprostega postopka.

Na podlagi vsega navedenega je IP zaključil, da je pritožba utemeljena v delu, ki se nanaša se na obračun stroškov za dvojno kopiranje tistih delov (strani) pogodb o zaposlitvi, na katerih ni bil izveden delni dostop. V tem delu je organ napačno uporabil materialno pravo in prosilki neutemeljeno zaračunal stroške dvojnih fotokopij tudi za tiste dele pogodb, na katerih ni bil izveden delni dostop. V tej posledici je napačno ugotovil dejansko stanje glede števila strani pogodb, ki jih je treba dvakrat kopirati, posledično se skupnega obračuna stroškov ne da preizkusiti, s čimer je bila storjena absolutna bistvena kršitev določb postopka (7. točka drugega odstavka 237. člena ZUP).

Kadar organ druge stopnje ugotovi, da je v postopku prišlo do bistvenih kršitev pravil postopka, ali da je organ zmotno oziroma nepopolno ugotovil dejansko stanje, na podlagi prvega odstavka 251. člena ZUP dopolni postopek in odpravi omenjene pomanjkljivosti bodisi sam bodisi po organu prve stopnje ali pa po zaprošenem organu. Če organ druge stopnje spozna, da bo pomanjkljivosti postopka na prvi stopnji hitreje in bolj ekonomično odpravil organ prve stopnje, na podlagi tretjega odstavka 251. člena ZUP odpravi odločbo prve stopnje s svojo odločbo in vrne zadevo organu prve stopnje v ponovni postopek. V takem primeru je organ druge stopnje dolžan s svojo odločbo opozoriti organ prve stopnje, glede česa je treba dopolniti postopek, organ prve stopnje pa mora ravnati po tej odločbi.

V obravnavanem primeru je primeru je organ nedvomno najbolje pozna, na katerih delih oziroma straneh je izvedel delni dostop (iz 1. odločbe, s katero je bilo odločeno o obsegu prekritja varovanih osebnih podatkov, namreč to ne izhaja), zato bo najhitreje izračunal koliko strani pogodb bo potrebno dvakrat kopirati, glede na stališče IP. Šele, ko bo jasno to dejansko stanje, bo temu številu prištel še enkratne fotokopij vseh pogodb v celoti ter fotokopije aneksov in študentskih napotnic (katerih število oziroma obračun stroškov zanje ni bil sporen). Od končnega števila fotokopij pogodb o zaposlitvi, je odvisen tudi strošek poštnine za pošiljanje informacij, ki je odvisen tudi od teže same pošiljke, upoštevajoč veljavni cenik za poštne storitve. IP tako ugotavlja, da sam zneska obračuna stroškov posredovanja pogodb o zaposlitvi ne more natančno izračunati, saj ne razpolaga z vsemi relevantnimi podatki in zato ocenjuje, da bo nedvomno hitreje in bolj ekonomično, če bo pomanjkljivosti postopka odpravil organ prve stopnje. IP je zato pritožbi prosilke ugodil in na podlagi tretjega odstavka 251. člena ZUP 2. točko izreka izpodbijane odločbe odpravil ter vtem delu zadevo vrnil organu prve stopnje v ponovni postopek.

V skladu s tretjim odstavkom 251. člena ZUP mora organ druge stopnje, kadar odpravi izpodbijano odločbo in zadevo vrne organu prve stopnje v ponovno odločanje, s svojo odločbo opozoriti organ prve stopnje, glede česa je treba dopolniti postopek, organ prve stopnje pa mora vseskozi ravnati po tej odločbi in brez odlašanja, najpozneje pa v 30 dneh od prejema zadeve, izdati novo odločbo, zoper katero ima stranka pravico pritožbe.

Pri tem je organ v ponovljenem postopku dolžan upoštevati naslednja navodila in stroške dostopa do predmetnih 70 pogodb o zaposlitvi obračunati na način, kot izhaja iz razlogov IP v obravnavani zadevi, in sicer:

- organ lahko (poleg stroškov delnega dostopa do aneksov in študentskih napotnic, katerih obračun ni sporen) stroške delnega dostopa do 70 pogodb o zaposlitvi prosilki obračuna tako, da upošteva enkratno črno belo fotokopiranje vseh 70 pogodb o zaposlitvi v celoti, ter dvojno kopiranje le tistih strani posamezne pogodbe, na katerih je izvedel delni dostop. Temu lahko prišteje tudi poštnino za pošiljanje informacij, skladno z veljavnim cenikom za poštne storitve (12. točka 17. člena Uredbe);

- če bo organ ugotovil, da ta znesek (torej znesek posredovanja aneksov, študentskih napotnic in na novo obračunan znesek posredovanja pogodb o zaposlitvi) presega 20 EUR (z vključenim DDV), prosilki lahko zaračuna materialne stroške;

- v primeru, da novo obračunan znesek materialnih stroškov presega 112,86 EUR in je bil ta znesek s strani prosilke že plačan, mora organ prosilki razliko med 112,86 EUR in novo obračunanim zneskom vrniti.

 Sklepno 

IP je na podlagi navedenih argumentov in pravnih podlag zaključil, da je pritožba prosilke utemeljena, zato je 2. točko izpodbijane odločbe odpravil in,  na podlagi prvega in tretjega odstavka 251. člena ZUP, zadevo v tem delu vrnil v ponovni postopek prvostopenjskemu organu, kot to izhaja iz 1. točke izreka te odločbe. Organ mora o zadevi odločiti nemudoma, najpozneje pa v roku tridesetih (30) dni od prejema te odločbe, pri čemer mora upoštevati napotke IP, ki so podani v tej odločbi.

V skladu s petim odstavkom 213. člena ZUP, ki se smiselno uporablja tudi za odločbo o pritožbi (prvi odstavek 254. člena ZUP), se v izreku odloči tudi o tem, ali so nastali stroški postopka. IP je ugotovil, da v tem postopku posebni stroški niso nastali, kot to izhaja iz 2. točke izreka te odločbe. Ta odločba je v skladu s 30. točko 28. člena Zakona o upravnih taksah (Uradni list RS, št. 106/2010, s spremembami in dopolnitvami) oproščena plačila upravne takse.

 Pouk o pravnem sredstvu:

 Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, niti upravni spor.

Postopek vodila: 

Maja Wondra Horvat, univ. dipl. prav.,

svetovalka IP

Informacijski pooblaščenec:  

mag. Kristina Kotnik Šumah, univ. dipl. prav.         

namestnica pooblaščenke

[1] Uredba o posredovanju in ponovni uporabi informacij javnega značaja (Ur. l. RS, št. 24/16).

[2] https://www.park-skocjanske-jame.si/vsebina/uprava-parka/informacije-javnega-znacaja