prosilec - Osnovna šola Košana

POVZETEK:

Prosilka je vložila pritožbo zoper odločitev organa, saj meni, da organ ni odločil o vseh zahtevanih dokumentih, prav tako pa iz posredovane dokumentacije, ne izhaja, na kateri del njene zahteve se nanaša posredovana dokumentacije. IP je ugotovil, da da ni jasno, o čem je organ v postopku na prvi stopnji sploh odločal, kar pomeni, da se izpodbijane odločbe ne da preizkusiti. Organ torej ni pravilno in popolno ugotovil dejanskega stanja, ki je pomembno za odločitev v predmetni zadevi, kar pomeni, da ni upošteval načel in določb ZUP. S tem je bistveno kršil pravila upravnega postopka, 7. točka drugega odstavka 237. člen ZUP, zato je IP odločil, da zadevo vrne organu prve stopnje v ponovni postopek.
 

ODLOČBA:

Številka: 090-583/2025/7

Datum: 11. 6. 2026

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) po namestnici informacijske pooblaščenke, Kristini Kotnik Šumah, po pooblastilu št. 100-17/2006/229 z dne 6. 11. 2024, izdaja na podlagi 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07-ZUstS-A; v nadaljevanju ZInfP), tretjega in četrtega odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/06 - uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZDIJZ) ter tretjega odstavka 251. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06 - uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZUP), o pritožbi ……… (v nadaljevanju prosilka) z dne 17. 11. 2025, zoper odločbo Osnovne šole Košana, Dolnja Košana 61, 6256 Košana (v nadaljevanju organ), št. 090-2/2025 z dne 16. 10. 2025, v zadevi dostopa do informacij javnega značaja, naslednjo

O D L O Č B O

1.     Pritožbi prosilke z dne 17. 11. 2025, zoper odločbo Osnovne šole Košana, št. 090-2/2025 z dne 16. 10. 2025, se ugodi, izpodbijana odločba se odpravi in se zadeva vrne organu prve stopnje v ponovni postopek.

2.     V postopku reševanja te pritožbe niso nastali posebni stroški.

OBRAZLOŽITEV

(1) Prosilka je dne 25. 7. 2025 na organ naslovila zahtevo za dostop do informacij javnega značaja, s katero je zaprosila za posredovanje naslednjih informacij:

- predloge za dodatno seznanitev Ministrstva za šolstvo RS, ki sta jih po podatkih iz zapisnika 8. redne seje Sveta

zavoda OŠ Košana z dne 29. 9. 2023 pripravili …… in sindikalni zaupnik …..,

- popravek sklepa 7. seje Sveta zavoda OŠ Košana, ki ga je zahteval ……,

- dopise Ministrstvu za šolstvo RS po 4. točki zapisnika 1. izredne seje Sveta zavoda OŠ Košana z dne 19. 10. 2023,

- elektronsko pismo predsednika gasilskega društva Svetu zavoda OŠ Košana,

- prijava Inšpektoratu RS za šolstvo po sklepu, sprejetem na 2. izredni seji Sveta zavoda OŠ Košana dne 19. 11.

2023,

- dopolnitev pobude po pozivu Inšpektorata RS za šolstvo, št. 0611-612/2023/6 z dne 19. 10. 2023,

- poziv k podaji pojasnil po neoštevilčenem sklepu, sprejetem na 2. izredni seji Sveta zavoda OŠ Košana dne 19.

11. 2023,

- dopolnitev prijave na poziv Inšpektorata RS za šolstvo z dne 21. 12. 2023,

- vsi poslani in prejeti dopisi na Inšpektorat RS za šolstvo in Inšpektoratu RS za delo;

- elektronska korespondenca, prejeta na elektronski naslov Sveta zavoda OŠ Košana, svet.zavoda@guest.arnes.si,

- iz zapisnika 1. izredne seje sveta zavoda z dne 19. 10. 2023 je razvidno, da je bila seja snemana, zato dostavite zvočni posnetek seje,

- odstopne izjave iz dne 28. 8. 2024, ki bi morale biti kot priloga k 11. seji sveta zavoda,

- sklep sveta zavoda o imenovanju delegacije za obisk na MVI z dne 28. 8. 2024,

- vabila z gradivi za seje sveta zavoda OŠ Košana in sicer za 14., 15,.16., 17. sejo,

- zapisnike 12., 13.,14.,15.,16.,17. redne seje, izrednih in korespondenčnih sej sveta zavoda OŠ Košana,

- vse zapisnike sveta staršev OŠ Košana od 01. 10. 2024 do 31. 05. 2025,

- zapisnik 2. Korespondenčne seje z dne 24. 10. 2023, s pripadajočim gradivom za sejo ali v zvezi s sejo, predvsem dopis inšpektoratu za šolstvo, dopis pobude za prijavo inšpektoratu za delo, dopolnitve in pobude po pozivu inšpektorata),

- odstopne izjave članov sveta zavoda, sindikalnega zaupnika in ravnateljice, ki so bile priloga k vabilu za 12. redno sejo sveta zavoda,

- dopis župana Občine Pivka ….. predsednici sveta zavoda ga. ….. s katerim je posredoval odstopne izjave ter

- vsi poslani in prejeti dopisi na Inšpektorat RS za šolstvo in na Inšpektorat RS za delo.

Z zahtevanimi informacijami se je želela seznaniti v obliki fotokopij.

(2) O zahtevi prosilke je organ, po pozivu IP zaradi molka organa, odločil z odločbo št. 090-2/2025 z dne 16. 10. 2025 (v nadaljevanju izpodbijana odločba), s katero je zaradi neobstoja dokumentacije zavrnil dostop do:

- predlogov za dodatno seznanitev Ministrstva za šolstvo RS, ki sta jih po podatkih iz zapisnika 8. redne seje Sveta zavoda OŠ Košana z dne 29. 9. 2023 pripravili …… in sindikalni zaupnik …..,

- popravka sklepa 7. seje Sveta zavoda OŠ Košana, ki ga je zahteval …..,

- dopisov Ministrstvu za šolstvo RS po 4. točki zapisnika 1. izredne seje Sveta zavoda OŠ Košana z dne 19. 10. 2023,

- elektronskega pisma predsednika gasilskega društva Svetu zavoda OŠ Košana,

- prijave Inšpektoratu RS za šolstvo po sklepu, sprejetem na 2. izredni seji Sveta zavoda OŠ Košana dne 19. 11.

2023,

- dopolnitve pobude po pozivu Inšpektorata RS za šolstvo, št. 0611-612/2023/6 z dne 19. 10. 2023,

- dopolnitve prijave na poziv Inšpektorata RS za šolstvo z dne 21. 12. 2023,

- zvočnega posnetka 1. izredne seje sveta zavoda z dne 19. 10. 2023,

- sklepa sveta zavoda o imenovanju delegacije za obisk na MVI z dne 28. 8. 2024.

Skupaj s posredovanjem odločbe je organ prosilki posredoval tudi določeno dokumentacijo, do katere ji je omogočil dostop.

(3) Zoper izpodbijano odločbo je prosilka dne 17. 11. 2025 vložila pritožbo neposredno pri IP. Ta jo je skladno z drugim odstavkom 239. člena ZUP odstopil organu v predhodni preizkus. Organ po opravljenem preizkusu, pritožbi ni ugodil in izpodbijane odločbe ni nadomestil z novo, zato je pritožbo prosilke, skupaj z določeno dokumentacijo, na podlagi 245. člena ZUP odstopil v odločanje IP.

(4) V pritožbi prosilka povzema potek postopka na prvi stopnji ter izrecno navaja dokumentacijo, ki jo želi prejeti pa ji dostop do slednje, kljub podani zahtevi z dne 25. 7. 2025, še ni bil omogočen. Hkrati navaja, da posredovana dokumentacija, do katere ji je bil omogočen dostop, ni označena za zahtevani namen, niti ni zložna tako, da bi se vedelo, na kateri del njene zahteve se točno nanaša posamezni dokument. Prav tako navaja, da ji organ ni priložil seznama oz. popisa posredovanih dokumentov.

(5) IP je pri obravnavi pritožbe ugotovil, da ne razpolaga z vsemi potrebnimi informacijami, zato je organ pozval k posredovanju dokumentacije in pojasnil. Odgovor organa je IP prejel dne 27. 2. 2026 ter dne 3. 3. 2026.

Pritožba je utemeljena.

(6) IP pojasnjuje, da je kot organ druge stopnje v skladu z 247. členom ZUP dolžan preizkusiti odločbo v delu, v katerem jo prosilka izpodbija. Odločbo preizkusi v mejah pritožbenih navedb, po uradni dolžnosti pa preizkusi, ali ni prišlo v postopku na prvi stopnji do bistvenih kršitev postopka in ali ni prekršen materialni zakon.

(7) V obravnavanem primeru ni sporno, da je organ podvržen določbam ZDIJZ in da zahtevane informacije sodijo v delovno področje organa. Sporno pa je vprašanje, ali je organ odločil o celotni zahtevi prosilke ter ali so dejansko podani razlogi za zavrnitev njene zahteve zaradi ne obstoja dokumentacije.

(8) Ker je prosilka v pritožbi očitala organu, da se ni opredelil do vseh dokumentov, pri čemer je o določenem delu njene zahteve z dne 25. 7. 2026 sicer odločil z izpodbijano odločbo, v kateri je zgolj pavšalno navedel, da z zahtevanimi dokumenti ne razpolaga ter ji hkrati z izpodbijano odločbo posredoval posamezno dokumentacijo, za katero prosilka navaja, da ne ve, na kateri del njene zahteve se ta nanaša, ga je IP zaradi popolne ugotovitve dejanskega stanja in v skladu z načelom materialne resnice pozval, da se opredeli do pritožbenih navedb glede »manjkajočih dokumentov« ter ob tem navede razloge za neobstoj, če z dokumentacijo ne razpolaga. Hkrati ga je IP pozval k opredelitvi, ali se zahtevani dokumenti nahajajo med že posredovano dokumentacijo, ki jo je dostavil ob odstopu pritožbe, pri čemer ga je IP pozval, da za vsako alinejo posebej pojasni, v kateri izmed poslanih datotek se zahtevani dokument oziroma dokumenti nahajajo in kako točno so poimenovani.

(9) IP je dne 27. 2. 2026 prejel odgovor organa, št. 090-2/2026/2 z dne 27. 2. 2026, v katerem je navedel, da mu posreduje določeno dokumentacijo (dne 3. 3. 2026 je dopolnil navedeni odgovor), ki jo je poimenoval po alinejah prosilke, pri čemer pa ponovno ni jasno razvidno, na točno katero alinejo njene zahteve se nanaša posredovana dokumentacija. Hkrati je pojasnil, da je glede ostalih dokumentov naslovil poziv na Svet zavoda, da se opredeli do njihovega obstoja oziroma vsebine, pri čemer do dneva priprave odgovora z dne 27. 2. 2026 s strani Sveta zavoda ni prejel povratne informacije. Dodal je še, da navedenih dokumentov ni mogoče zaslediti v uradni evidenci oziroma dokumentarnem gradivu, zato jih posledično ne more posredovati.

(10) IP je vpogledal v predložene dokumente in ugotavlja, da je očitek prosilke utemeljen, saj iz izpodbijane odločbe ni mogoče ugotoviti, o katerih dokumentih je bilo sploh odločeno, prav tako ni jasno, kakšen ugotovitveni postopek je organ izvedel. Prosilka je namreč izrecno zahtevala dokumente po alinejah, medtem, ko je organ v izreku izpodbijane odločbe navedel, da se zahteva prosilke z dne 25. 7. 2025 zavrne , ker zahtevana informacija ne obstaja. Iz tako oblikovanega izreka gre razbrati, da je organ zahtevo prosilke zavrnil v celoti. Nasprotno pa izhaja iz obrazložitve izpodbijane odločbe, v kateri so povzete zgolj posamezne alineje zahteve prosilke, kar posledično pomeni, da so bile predmet presoje le posamezne alineje prosilkine zahteve in ne njena celotna zahteva, kot je razbrati iz izreka izpodbijane odločbe. Izrek in obrazložitev odločbe sta si tako v očitnem nasprotju.

(11) Glede na to, da mora iz izreka odločbe izrecno izhajati, o katerih dokumentih je organ odločil in do katerih dokumentov je dostop delno ali v celoti zavrnil, se poraja upravičen dvom, da organ ni odločil o celotni zahtevi prosilke, to pa pomeni, da se takšen izrek, kot ga vsebuje izpodbijana odločba, ne da preizkusiti, zaradi česar ne zadosti določbi 213. členu ZUP, ki določa, da mora biti v izreku odločeno o predmetu postopka in o vseh zahtevkih strank. Posledično je organ zagrešil bistveno kršitev pravil upravnega postopka po 7. točki drugega odstavka 237. člena ZUP. Očitno je, da slednji v trenutku izdaje izpodbijane odločbe ni razpolagal s celotno zahtevano dokumentacijo, kar izhaja tudi iz navedb organa v odgovoru z dne 27. 2. 2026, ki ga je IP dostavil v okviru pritožbenega postopka. Iz navedenega tako ni jasno, o čem je organ v postopku na prvi stopnji sploh odločal, kar pomeni, da se izpodbijane odločbe ne da preizkusiti. IP je ocenil, da bo pomanjkljivosti postopka na prvi stopnji hitreje in bolj ekonomično odpravil sam organ prve stopnje, ki razpolaga z zahtevanimi dokumenti in podrobno pozna vsa relevantna dejstva v zvezi z zahtevano dokumentacijo. IP je zato pritožbi prosilke ugodil in, na podlagi tretjega odstavka 251. člena ZUP, izpodbijano odločbo odpravil ter zadevo vrnil organu prve stopnje v ponovni postopek.

(12) Organ bo moral v ponovljenem postopku:

- najprej popolno ugotoviti dejansko stanje, torej s katerimi dokumenti razpolaga ter se opredeliti do vprašanja, katere dokumente je prepoznal kot predmet prosilkine zahteve, in sicer na način, da bo jasno, o katerih dokumentih je sploh odločil (npr. zahtevi prve alineje prosilke ustreza dokument s številko in/ali datumom ter naslovom dokumenta, ki je predmet presoje) in posledično ugotavljati s temi dokumenti povezano dejansko stanje in dokaze. Če organ na podlagi zahteve sam ne zna ugotoviti, katere dokumente je prosilka zahtevala, oziroma je mnenja, da zahteva ni dovolj konkretizirana, jo mora pozvati na dopolnitev zahteve. Organ je namreč skladno z 18. členom ZDIJZ dolžan prosilcem nuditi ustrezno pomoč pri dopolnitvi zahteve. Če je organu zahteva prosilke nerazumljiva/nejasna oz. če organ, glede na vrsto podatkov, ki jih vodi, ne ve, oz. ne more razbrati, kateri konkretni podatki so predmet njene zahteve ali morebiti za katero obdobje prosilka zahteva dokumente, jo je organ dolžan pozvati na dopolnitev in ji hkrati pomagati pri konkretnejši opredelitvi;

- v primeru zavrnitev zahteve zaradi neobstoja dokumentov svojo odločitev utemeljiti z navajanji in dokazi o tem, na kakšen način je ugotavljal, ali z zahtevano dokumentacijo razpolaga (npr. v katere konkretne dele zbirke oziroma evidence dokumentarnega gradiva in na podlagi katerih ključnih besed oziroma drugih oznak je organ vpogledal; katera konkretna dejstva in pri katerih konkretnih pristojnih osebah je organ preverjal, ipd.) ter kaj konkretno je pri tem ugotovil (npr. kaj je ugotovil po pregledu dokumentov, s katerimi razpolaga, kaj so glede neobstoječih dokumentov pojasnile osebe, pristojne za zahtevano dokumentacijo, ipd.). Ob tem IP še pojasnjuje, da je pojem »razpolagati z informacijo« v smislu namena zakona (2. člen ZDIJZ) treba razlagati široko. Gre za vsakršno posedovanje, hranjenje, registriranje, evidentiranje, reproduciranje, izdelovanje, proizvajanje ali predelovanje informacije s strani organa, za njega ali pri njem;

- se glede dokumentov, s katerimi razpolaga, konkretno, in ne kar pavšalno, opredeliti do naslednjih vprašanj: ali gre za prosto dostopne informacije javnega značaja, ali pa so izpolnjeni pogoji za obstoj posameznih izjem od prostega dostopa po 5.a in 6. členu ZDIJZ. Če so izpolnjeni pogoji za obstoj izjeme od prostega dostopa, mora organ nadalje ugotoviti, ali je mogoče uporabiti institut delnega dostopa, pri čemer se pri izvedbi delnega dostopa prekrijejo samo podatki, ki so izjema od prostega dostopa, ne pa celotni odstavki besedila ali celotni dokument;

- v primeru izvedbe delnega dostopa mora organ tako v izreku kot tudi v obrazložitvi določno navesti, katero informacije je prekril in kje točno se ti podatki nahajajo (npr. prvi odstavek ali od prve do tretje vrstice ipd.). Takšen izrek omogoča določljivost in izvršljivost, ki zadosti zakonskim normam in pravni varnosti, do katere so prosilci upravičeni. Ker postane pravnomočen oziroma dokončen in izvršljiv le izrek, mora biti ta jasen, razumljiv in določen. Nadalje IP izpostavlja, da je bil organ s strani IP posebej pozvan, da se do opredeli do dokumentov, ki prosilki še niso bili posredovani, vendar iz njegovega odgovora ni jasno, ali z določenimi dokumenti sploh razpolaga, saj kot navaja, glede posameznih dokumentov še ni prejel odgovora na svoje zaprosilo glede zahtevanih dokumentov, ki ga je naslovil na Svet zavoda. Slednje bo moral organ razjasniti v ponovljenem postopku. Če bo organ ponovno vztrajal, da z določenimi zahtevanimi dokumenti ne razpolaga, mora natančno pojasniti, kako je vodil ugotovitveni postopek in konkretno navesti razloge, zakaj z dokumenti ne razpolaga. Ni dovolj, da organ navede, da dokumenta nima, ampak mora slednje tudi obrazložiti, saj bo le tako zadoščeno pravici do popolne ugotovitve dejanskega stanja in načela materialne resnice, do česar je prosilka upravičena.

(13) Ob vpogledu v posredovano dokumentacijo je IP ugotovil, da se med slednjo nahajajo tudi dokumenti, ki jih je organu predložila prosilka sama. V zvezi z navedenim IP pojasnjuje, da prosilci na podlagi ZDIJZ niso upravičeni zahtevati kopij lastnih vlog, saj je namen dostopa do informacij javnega značaja v seznanjanju javnosti z delom zavezancev in posredovanje informacij javnega značaja; ni pa namen postopka po ZDIJZ, da bi organ prosilce seznanjal z njihovimi lastnimi vlogami na način, da bi na dokumentih prekrival njihove osebne podatke (in morebitne druge izjeme od prostega dostopa), kar bi bil na podlagi postopka po ZDIJZ dolžan storiti. Prav tako prosilci na podlagi ZDIJZ niso upravičeni zahtevati dokumentov, dostop do katerih jim je organ že omogočil oz. so bili prosilci z dokumenti že seznanjeni, pri čemer je organ tisti, ki je dolžan izkazati zatrjevano dejstvo.

(14) Upoštevaje vse navedeno je IP izpodbijano odločbo odpravil ter zadevo vrnil organu prve stopnje v ponovni postopek, na podlagi tretjega odstavka 251. člena ZUP.

(15) V skladu s petim odstavkom 213. člena ZUP, ki se smiselno uporablja tudi za odločbo o pritožbi (prvi odstavek 254. člena ZUP), se v izreku odloči tudi o tem, ali so nastali stroški postopka. IP je ugotovil, da v tem postopku posebni stroški niso nastali, kot to izhaja iz 2. točke izreka te odločbe.

(16) Ta odločba je v skladu s 30. točko 28. člena Zakona o upravnih taksah (Uradni list RS, št. 106/2010, s spremembami in dopolnitvami) oproščena plačila upravne takse.

Pouk o pravnem sredstvu: 

Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, niti upravni spor.

Postopek vodila:

Mevlida Deljanin, univ. dipl. prav.

svetovalka IP

Informacijski pooblaščenec:

mag. Kristina Kotnik Šumah, univ. dipl. prav

namestnica pooblaščenke