prosilec - Občina Vrhnika

Številka: 090-78/2026/5

Datum: 24. 3. 2026

Informacijski pooblaščenec po namestnici informacijske pooblaščenke Kristini Kotnik Šumah, po pooblastilu št. 100-17/2006/229 z dne 6. 11. 2024 (v nadaljevanju: IP), izdaja na podlagi 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 - ZUstS-A; v nadaljevanju ZInfP), tretjega in četrtega odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/06 – uradno prečiščeno besedilo, 117/06 – ZDavP2, 23/14, 50/14, 19/15 – odl. US, 102/15, 32/16, 7/18 in 141/22; v nadaljevanju: ZDIJZ) ter prvega odstavka 248. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06 – uradno prečiščeno besedilo, 105/06 – ZUS-1, 126/07, 65/08, 8/10, 82/13, 175/20 – ZIUOPDVE, 3/22 – ZDeb in 85/25; v nadaljevanju: ZUP), o pritožbi … (v nadaljevanju: prosilec), z dne 1. 3. 2026, zoper odločbo OBČINE VRHNIKA, Tržaška cesta 1, 1360 Vrhnika (v nadaljevanju: organ), št. 0901-1/2026-2 (6-09) z dne 11. 2. 2026, v zadevi dostopa do informacije javnega značaja, naslednjo

ODLOČBO:

1.     Pritožba prosilca z dne 1. 3. 2026 zoper odločbo OBČINE VRHNIKA, št. 0901-1/2026-2 (6-09) z dne 11. 2. 2026, se zavrne.

2.     V postopku reševanja te pritožbe niso nastali posebni stroški.

Obrazložitev:

(1) Prosilec je z zahtevo z dne 2. 2. 2026 zahteval, da mu organ posreduje zapisnike ali elektronske zapise vseh zapisnikov kolegijev župana … ter direktorja občinske uprave organa z vodji oddelkov, in sicer za obdobje od 15. 12. 2022 do 2. 2. 2026. Seznanjen je, da kolegij običajno poteka enkrat na štirinajst dni, občasno pa tudi enkrat na teden. Navedel je še, da je kolegij, čeprav morda ni formalno opredeljen v statutu kot organ odločanja (kot je občinski svet), delovna metoda župana. Ker župan sprejema odločitve, ki imajo finančne posledice in vplivajo na življenje občanov, so dokumenti, ki izkazujejo proces odločanja, javni. Javnost pa ima pravico vedeti, kako župan vodi upravo. Kot način seznanitve je navedel elektronsko obliko.

(2) Organ je o zahtevi prosilca izdal odločbo št. 0901-1/2026-2 (6-09) z dne 11. 2. 2026 (v nadaljevanju: izpodbijana odločba), s katero jo je zavrnil. Uvodoma je v obrazložitvi odločbe povzel zahtevo prosilca ter navedel, da je vloga popolna in razumljiva ter vsebuje vse podatke potrebne za obravnavo opredeljene v 17. členu ZDIJZ. Nadalje je navedel, da je v postopku reševanja prosilčeve vloge pregledal zbirke podatkov in pravne akte, ki urejajo organizacijo dela, pristojnosti ter naloge občinske uprave oziroma župana, in sicer Statut Občine Vrhnika (v nadaljevanju: Statut), Odlok o organizaciji in delovnem področju Občinske uprave Občine Vrhnika (v nadaljevanju: Odlok) in Pravilnik o delovanju občinske uprave Občinske uprave Občine Vrhnika. Pristojnosti župana urejajo določila od 34. člena do 42. člena Statuta, delo občinske uprave pa določila od 56. člena do 63. člena Statuta. Organizacijo občinske uprave podrobneje opredeljuje Odlok, v skladu z določili 57. člena Statuta. Kolegij župana je opredeljen v 25. členu Odloka, kot strokovno posvetovalno telo, v smislu 41. člena Statuta. Odlok navaja, da je sestava kolegija odvisna od obravnavane tematike. Kolegij sklicuje župan ali direktor občinske uprave po potrebi. Niti Odlok niti Statut ne nalagata drugih nalog ali pristojnosti, v smislu zahtevane informacije. Nadalje niti ZUP niti Uredba o upravnem poslovanju (v nadaljevanju: Uredba) ne vsebujeta obveze, da posvetovalno telo (kolegij) vodi zapisnik o svojem delu. Prvi odstavek 74. člena ZUP določa, da se zapisnik vodi o ustni obravnavi, pomembnih izjavah strank in drugih udeležencev v postopku ter drugih pomembnih dejanjih v postopku. Drugi odstavek omenjenega člena pa govori, da se o manj pomembnih izjavah strank in drugih udeležencev v postopku, uradnih opažanjih in ugotovitvah organa se sestavi uradni zaznamek. Kolegij ne sprejema pravnih aktov in ne vodi upravnih zadev, za katere je predvidena uporaba pravil iz 74. člena ZUP oziroma Uredbe, o evidentiranju zadev, zapisniku in uradnem zaznamku. Na tej podlagi tako organ zapisnikov sestankov kolegijev ne vodi. Organ je v nadaljevanju še citiral prvi odstavek 4. člena ZDIJZ in navedel, da je ugotovil, da zahtevanih dokumentov, ki bi spadali med dokumente iz prvega odstavka 4. člena ZDIJZ, ne poseduje, in ker ti ne obstajaj, jih iz tega razloga prosilcu ne more posredovati.

(3) Prosilec je zoper izpodbijano odločbo vložil pritožbo z dne 1. 3. 2026, ker meni, da je takšna utemeljitev življenjsko nelogična in v nasprotju z načeli transparentnosti delovanja javne uprave. Kot navaja sam organ, je kolegij župana »strokovno posvetovalno telo«, zato ocenjuje, da je nemogoče, da bi župan in direktor občinske uprave vodenje občine, investicije in usmeritve izvajala izključno ustno, brez kakršnih koli pisnih sledi. Po njegovih informacijah običajno vodi zapisnike, beležke in sklepe tajnica direktorja občinske uprave. Poudaril je, da ZDIJZ ne omejuje pojma »informacija« le na formalno potrjene »zapisnike« v smislu ZUP. Informacija javnega značaja je vsak dokument, ki ga je organ izdelal, ne glede na to, ali se imenuje »zapisnik«, »beležka«, »povzetek«, »seznam zadolžitev« ali »e-sporočilo o sklepih kolegija«. Izpostavil je določbo prvega odstavka 4. člena ZDIJZ ter izpostavil, da se organ sklicuje na formalizem (da kolegij ni upravni postopek po ZUP), s čimer se izogiba vsebini. Če organ razpolaga s kakršnim koli zapisom o vsebini sestankov (tudi če gre za neformalne beležke ali avdio posnetke), bi moral te posredovati. Predstavljajo namreč materializiran zapis delovanja funkcionarjev.

(4) Organ po prejemu pritožbe izpodbijane odločbe ni nadomestil z novo ter je pritožbo prosilca, z dopisom št. 0901-1/2026-4 (6-09) z dne 2. 3. 2026, kot dovoljeno, pravočasno in vloženo s strani upravičene osebe, poslal v odločanje IP. Odstopu je priložil zahtevo in izpodbijano odločbo. Ob tem je navedel, da pritožba ni utemeljena, saj organ z zahtevanimi dokumenti ne razpolaga v nobeni obliki, zato njegovi zahtevi ni mogoče ugoditi. Z dopisom št. 0901-1/2026-6 (6-09) z dne 3. 3. 2026 pa je organ posredoval IP še fotokopijo vročilnice odločbe.

(5) Na poziv IP, št. 090-78/2026/3 z dne 23. 3. 2026, je organ istega dne IP posredoval dodatna pojasnila in zaslonske slike iskanja zahtevanih informacij.

Pritožba ni utemeljena.

Meje preizkusa pritožbe s strani pritožbenega organa

(6) IP kot organ druge stopnje je v skladu z 247. člena ZUP dolžan preizkusiti odločbo v delu, v katerem jo prosilec izpodbija. Odločbo tako preizkusi v mejah pritožbenih navedb, po uradni dolžnosti pa preizkusi, ali ni prišlo v postopku na prvi stopnji do bistvenih kršitev postopka in ali ni prekršen materialni zakon.

(7) IP ugotavlja, da prosilec izpodbija odločbo organa v celoti.

(8) V obravnavanem primeru ni sporno, da je organ zavezanec po 1. členu ZDIJZ. Sporno v obravnavanem primeru je, ali so pri zahtevanih dokumentih izpolnjeni pogoji za informacijo javnega značaja.

Informacija javnega značaja

(9) Informacija javnega značaja je na podlagi določb 4. člena ZDIJZ informacija, ki izvira iz delovnega področja organa, nahaja pa se v obliki dokumenta, zadeve, dosjeja, registra, evidence ali drugega dokumentarnega gradiva, ki ga je organ izdelal sam, v sodelovanju z drugim organom, ali pridobil od drugih oseb. Iz definicije informacije javnega značaja torej izhajajo trije osnovni pogoji, ki morajo biti izpolnjeni kumulativno, in sicer:

1. informacija mora izvirati iz delovnega področja organa,

2. organ mora z njo razpolagati,

3. nahajati se mora v materializirani obliki.

(10) Iz določbe prvega odstavka 4. člena v zvezi s prvim odstavkom 1. člena ZDIJZ izhaja, da informacijo javnega značaja lahko predstavlja le dokument, ki ga je organ v okviru svojega delovnega področja že izdelal oziroma pridobil in ga še ni posredoval naprej oziroma uničil. Gre za pogoj, ki je v teoriji poznan kot »kriterij materializirane oblike«. Zavezanci po ZDIJZ so torej dolžni omogočiti dostop le do že obstoječih informacij in niso dolžni ustvariti novega dokumenta ali ga (ponovno) pridobiti, če z njim v času vložitve zahteve ne razpolagajo (več). Zavezanci tako niso dolžni zbirati informacij, ustvarjati novih dokumentov, pripravljati pojasnil, opravljati raziskav ali analizirati podatkov, da bi zadostili zahtevi prosilca, torej niso dolžni izdelati, predelati ali spremeniti (dograditi) informacij, s katerimi razpolagajo. Iz samega ZUP, Uredbe o upravnem poslovanju ter načela prijazne in odprte javne uprave sicer izhaja obveznost organov, da odgovorijo na vsako vlogo stranke, torej da po svojih najboljših močeh, predvsem pa upoštevajoč svojo (predvsem stvarno) pristojnost, pomagajo prosilcu, da pride do želenih podatkov, vendar pa ZDIJZ ne predstavlja instrumenta za zagotavljanje informiranosti prosilcev izven dometa samega zakona, ki konkretizira pravico pridobivanja že ustvarjenih dokumentov. Torej niti prosilci niti IP nimajo po tem zakonu nikakršnega vzvoda, s katerim bi prisilili organ, da posebej, na zahtevo prosilca, ustvari določen dokument ali pridobi dokument, s katerim ne razpolaga.

(11) IP po vpogledu v posredovano dokumentacijo in pojasnila organa ugotavlja:

-.Organ je po mnenju IP ustrezno pojasnil, na kakšen način je preveril, ali razpolaga z zahtevanimi dokumenti. O obstoju katerih koli oblik zapisov ali zapisnikov je preveril v pisarni direktorja in župana. Izrecno je iskal informacije od oseb, ki sodelujejo na sestankih kolegija, zlasti pri tajnicah, ki bi po navedbah organa prve mogle in morale vedeti, če katera koli oblika zapisnika ali zapiska o razgovorih obstaja. Odgovor je bil negativen. Prav tako je preveril, ali v evidencah organa obstajajo katere koli zadeve s to vsebino, a jih ni našel.

- Organ je IP posredoval zaslonsko sliko iskanja s ključno besedo »kolegij», na podlagi katere IP ugotavlja, da iz posredovanega zadetka iskanja izhaja, da se ne nanaša na zahtevane podatke. S ključno besedo »kolegij« je bila najdena samo zahteva prosilca. Posredoval je pa tudi podatke o vhodnih, izhodnih in lastnih dokumentih na 29 straneh, pri čemer iz naslovov, klasifikacijskih številk zadev in subjektov izhaja, da se ne nanašajo na zahtevane dokumente. Ob tem IP ugotavlja, da je organ posredoval IP celo podatke za daljše obdobje, kot pa ga zajema zahteva, in sicer od 10. 1. 2022 do 19. 3. 2026. Slednje po mnenju IP predstavlja dejstvo, ki dodatno pritrjuje mnenju IP, da organ ne prikriva obstoja zahtevanih dokumentov.

- IP nima nobenega razloga, da bi v navedbe organa dvomil. Takšni odločitvi IP pritrjuje tudi dejstvo, da je organ posredoval dodatno pojasnilo, pri kom je preveril, ali zahtevani dokumenti obstajajo, ter posredoval še druge podatke. Na takšen način bi namreč iskal tudi IP, če bi opravil pri organu ogled in camera. Ogled namreč ne pomeni, da bi IP pregledal prav vse dokumente, s katerimi organ razpolaga, in so uradno zabeleženi. ZDIJZ tega od organa in IP ne zahteva. Iskanje zahtevanih informacij je omejeno na uradne dokumente, ki jih je mogoče iz baze podatkov organa priklicati na enostaven način, npr. s ključnimi besedami. In seveda pregled dokumentov tudi v fizični obliki, če za te dokumente obstaja klasifikacijska številka in jih organ posledično tudi evidentira v uradne zbirke dokumentov. Sicer pa IP nima pristojnosti, da bi iskal kakršne koli dokumente po računalnikih posameznih javnih uslužbencev in župana

- Niti uradna oseba organa niti IP namreč nimata pristojnosti pregledovati elektronskih poštnih predalov posameznih javnih uslužbencev oziroma funkcionarjev.[1] Z vpogledom v elektronsko pošto javnih funkcionarjev ali javnih uslužbencev, z namenom ugotovitve ali z zahtevanimi informacijami razpolagajo, bi namreč posegli v ustavno zavarovano pravico do komunikacijske zasebnosti. Ustava Republike Slovenije v 37. členu zagotavlja tajnost pisem in drugih občil. Samo zakon lahko predpiše, da se na podlagi odločbe sodišča za določen čas ne upošteva varstvo tajnosti pisem in drugih občil in nedotakljivost človekove zasebnosti, če je to nujno za uvedbo ali potek kazenskega postopka ali za varnost države.[2] V obravnavanem primeru pogoji za poseg v pravico do komunikacijske zasebnosti javnih uslužbencev in župana niso izpolnjeni. IP torej nima pravne podlage, da bi preverjal obstoj zahtevanih dokumentov pri posameznih javnih uslužbencih in županu, ali to zahteval od organa.

- IP po vpogledu v Statut ugotavlja, da navedeni akt ne zavezuje organa k pisanju zapisnikov kolegija župana, tako kot so predvideni za seje občinskega sveta ter njegovih stalnih in občasnih komisij, pa tudi za zbor občanov. Takšna obveznost ne izhaja niti iz 16. člena Odloka, ki sicer opredeljuje kolegij župana kot njegovo posvetovalno telo, na kar je pravilno opozoril tudi organ v izpodbijani odločbi.

- Ne nazadnje pa IP ocenjuje, da organ dokumentov ne bi prikrival tudi, če bi z njimi razpolagal, saj  15. člen Zakona o Informacijskem pooblaščencu določa globo za odgovorno osebo organa za prekršek v višini od 417,29 evrov do 1043,23 evrov, če IP v skladu s prvim odstavkom 10. člena tega zakon, kljub zahtevi, ne bi poslala zahtevanega dokumenta, zadeve, dosjeja, registra, evidence ali dokumentarnega gradiva, čeprav z njimi organ razpolaga.

(12) Upoštevaje navedeno IP zaključuje, da organ z zahtevanimi dokumenti ne razpolaga v materializirani obliki. Ob tem IP poudarja, da so organi dolžni odločiti o dostopu do tistih podatkov oziroma dokumentov, s katerimi razpolagajo v času vložitve zahteve, upoštevaje določbo prvega odstavka 4. člena ZDIJZ.

(13 Smisel dostopa do informacij javnega značaja je treba iskati v javnem in odprtem delovanju zavezanca, preko katerega se lahko preizkusi tudi pravilnost in zakonitost delovanja, vendar pa je treba upoštevati, da se lahko zagotovi prost dostop zgolj do informacij, ki dejansko že obstajajo. Pritožbeni postopek pred IP ne more biti namenjen prisili ustvarjanja ali pridobivanja informacij ali ugotovitvi, da bi določene informacije pri organu morale obstajati. IP je namreč organ, ki je, na podlagi prvega odstavka 2. člena ZInfP, pristojen za odločanje o pritožbi zoper odločbo, s katero je organ zavrgel ali zavrnil zahtevo ali drugače kršil pravico do dostopa ali ponovne uporabe informacije javnega značaja ter v okviru postopka na drugi stopnji tudi za nadzor nad izvajanjem zakona, ki ureja dostop do informacij javnega značaja, in na njegovi podlagi izdanih predpisov. Zato IP, skladno z načelom zakonitosti, organu ne more naložiti, naj prosilcu posreduje dokumente oziroma podatke, s katerimi v času vložitve zahteve ni razpolagal v materializirani obliki, upoštevaje določbo prvega odstavka 4. člena ZDIJZ. Ob tem IP poudarja še, da v pritožbenem postopku po določbah ZDIJZ nima pristojnosti, da bi se spuščal v presojo zakonitosti in smotrnosti ravnanja organa oziroma v ugotavljanje, ali bi ta moral razpolagati z določenimi informacijami. Glede na to tudi ni na IP, da ocenjuje, ali je ustrezno, da župan in direktor občinske uprave vodenje občine, investicije in usmeritve izvajata izključno ustno, brez kakršnihkoli pisnih sledi, kot to ocenjuje kot nemogoče prosilec. Iz prakse Upravnega sodišča Republike Slovenije[3] izhaja, da je za nadzor tega, ali so pravilno oblikovane značilnosti izdelanih dokumentov, kako posamezni uslužbenci evidentirajo lastne in izhodne dokumente in ali je ustrezno poslovanje z zbirkami gradiv, pristojna upravna inšpekcija.

Sklepno

(14) IP je na podlagi navedenih argumentov in pravnih podlag pritožbo prosilca zavrnil, in sicer na podlagi prvega odstavka 248. člena ZUP, kot to izhaja iz 1. točke izreka te odločbe.

(15) V skladu s petim odstavkom 213. člena ZUP, ki se smiselno uporablja tudi za odločbo o pritožbi (prvi odstavek 254. člena ZUP), se v izreku odloči tudi o tem, ali so nastali stroški postopka. IP je ugotovil, da v tem postopku posebni stroški niso nastali (2. točka izreka te odločbe).

(16) Ta odločba je v skladu s trideseto točko 28. člena Zakona o upravnih taksah oproščena plačila upravne takse.

Pouk o pravnem sredstvu:

Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, pač pa je dopusten upravni spor, ki se lahko sproži s tožbo pri Upravnem sodišču Republike Slovenije, Fajfarjeva 33, 1000 Ljubljana, v roku 30 dni od dneva prejema te odločbe. Tožba se lahko vloži pisno po pošti, po elektronski poti ali osebno pri navedenem sodišču. Če se tožba pošlje priporočeno po pošti, se za dan izročitve sodišču šteje dan oddaje na pošto. Tožba z morebitnimi prilogami se vloži v najmanj treh izvodih. Tožbi je treba priložiti tudi to odločbo v izvirniku ali prepisu.

Stranka se lahko odpove pravici do sodnega varstva po vročitvi te odločbe, do izteka roka za vložitev tožbe (281.a člen ZUP). Odpoved pravici do sodnega varstva stranka poda pri organu s pisno izjavo ali ustno izjavo na zapisnik. Stranka se lahko odpove pravici do sodnega varstva tudi glede posamezne točke izreka oziroma vsebinsko ločljivih delov izreka. Odpovedi pravici do sodnega varstva ni mogoče preklicati.

Postopek vodila:

Nataša Siter, univ. dipl. prav.

svetovalka pooblaščenc

Informacijski pooblaščenec:

mag. Kristina Kotnik Šumah, univ. dipl. prav.

namestnica pooblaščenke

[1] Smiselno enako izhaja tudi iz odločb IP št. 090-15/2013/6 z dne 10. 3. 2013 (IP je zavrnil dostop do elektronske pošte takratnega predsednika Vlade RS) in št. 090-25/2017 z dne 26. 2. 2017 (IP je zavrnil dostop do elektronskih sporočil javnega uslužbenca Komisije za preprečevanje korupcije).

[2] Komentar Ustave Republike Slovenije / Lovro Šturm (urednik); [avtorji [komentarja] France Arhar … et al.]. Ljubljana: Fakulteta za podiplomske državne in evropske študije, 2002, v nadaljevanju: »Komentar U RS«, str. 399.

[3] Npr. sodba Upravnega sodišča št. IU 1198/2016-22 z dne 10. 5. 2017.