prosilec - Občina Straža

POVZETEK:

IP je v pritožbenem postopku presojal dve odločitvi organa, in sicer je slednji zaradi neobstoja dokumentacije zavrnil dostop do določenih informacij. IP je glede prve odločitve organa ugotovil, da ta razpolaga z dokumenti, ki ustrezajo zahtevi prosilca, pri čemer jih je dopustno razkriti na podlagi 1. alineje tretjega odstavka 6. člena ZDIJZ, saj gre za podatke o porabi javnih sredstev. Glede druge odločitve organa pa je IP ugotovil, da je ta pravilna, saj prosilci po ZDIJZ nimajo pravice izbirati formata načina seznanitve.
 

ODLOČBA:

Številka: 090-54/2025/12

Datum: 22. 4. 2025

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) po namestnici informacijske pooblaščenke Kristini Kotnik Šumah, po pooblastilu št. 100-17/2006/229 z dne 6. 11. 2024, izdaja na podlagi 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07-ZUstS-A; v nadaljevanju ZInfP), tretjega in četrtega odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/06 - uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZDIJZ), prvega odstavka 248. ter prvega odstavka 252. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06 - uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZUP), o pritožbi ………… (v nadaljevanju prosilec) z dne 22. 10. 2024, zoper odločbo Občine Straža, Ulica Talcev 9, 8351 Straža (v nadaljevanju organ), št. 090-31/2024-2 z dne 11. 10. 2024 ter zoper odgovor z dne 11. 10. 2024, v zadevi dostopa do informacije javnega značaja, naslednjo

O D L O Č B O:

1.     Pritožbi prosilca z dne 22. 10. 2024 se v delu, ki se nanaša na odločbo Občine Straža, št. 090-31/2024-2 z dne 11. 10. 2024, ugodi in se odločba Občine Straža, št. 090-31/2024-2 z dne 11. 10. 2024, odpravi ter se odloči: Organ je dolžan v roku enaintridesetih (31) dni od vročitve te odločbe prosilcu v obliki elektronskega zapisa posredovati:

-          kartice finančnega knjigovodstva za projekt Gradnja novega vrtca (PP 19036) za leto 2018, 2019, 2020, 2021, 2022 in 2023, vse z dne 16. 4. 2025.

2.     Pritožba prosilca z dne 22. 10. 2024 se v delu, ki se nanaša na odgovor Občine Straža z dne 11. 10. 2024, zavrne.

3.     V postopku reševanja te pritožbe niso nastali posebni stroški

OBRAZLOŽITEV:

(1) Prosilec je na organ naslovil dve zahtevi za dostop do informacij javnega značaja, in sicer je:

- dne 12. 6. 2024 zaprosil za posredovanje potrjenega proračuna Občine Straža za leto 2023, potrjenega rebalansa proračuna Občine Straža za leto 2023, potrjenega proračuna Občine Straža za leto 2024 ter zaključnega računa proračuna Občine Straža za leto 2023. Navedene dokumente je želel prejeti v obliki excelovih datotek ter

- dne 25. 6. 2024 zaprosil za informacije v zvezi z Načrtom razvojnih programov 2023-2026. V zahtevi je navedel, da je iz predloga proračuna Občine Straža za leto 2023, iz dokumenta NAČRT RAZVOJNIH PROGRAMOV 2023-2026, pod postavko OB203-18-0004 Gradnja novega vrtca Krkine lučke, razvidno, da je bilo do leta 2023 realiziranih 492.089,00 eur stroškov. V zvezi z navedenim prosi za posredovanje specifikacij realiziranih stroškov za omenjeno postavko, in sicer za vsak račun posebej, vsako plačilo po pogodbi posebej oziroma tako, da bo skupni seštevek enako, kot je v Načrtu razvojnih programov 2023-2026, pod postavko OB203-18-0004, pri čemer naj bodo specifikacije v datumskem zaporedju.

Z zahtevanimi informacijami se je želel seznaniti v elektronskem zapisu.

(2) V zvezi z zahtevo prosilca z dne 12. 6. 2024 je organ prosilcu dne 11. 10. 2024 po elektronski pošti posredoval odgovor, v katerem je navedel, da mu je bilo v zvezi z navedeno zahtevo odgovorjeno na podlagi zahtevka z dne 5. 5. 2024 (vsebinsko enaka zahteva) ter dodal, da je vsa zahtevana dokumentacija dostopna na povezavi: Proračun občine – Občina Straža (obcina-straza.si). Ob tem je poudaril, da skladno s 4. členom ZDIJZ ni dolžan zagotavljati pretvorbe iz ene oblike v drugo, zato so vsi dokumenti dostopni v elektronski obliki v pdf obliki.

(3) O zahtevi prosilca z dne 25. 6. 2024 je organ odločil z odločbo št. 090-31/2024-2 z dne 11. 10. 2024 (v nadaljevanju izpodbijana odločba), v kateri je navedel, da ne razpolaga z zaprošeno dokumentacijo. V obrazložitvi slednje je povzel posamezne določbe ZDIJZ ter navedel, da je po preverbi dokumentov v sistemu elektronskega pisarniškega poslovanja in arhiviranega gradiva ugotovil, da ne razpolaga z zahtevanimi dokumenti. Ob tem je dodal, da so podatki, ki jih zahteva prosilec razvidni iz Zaključnega računa Proračuna občine Straža za leto 2023, le-ta pa je v celoti dostopen na spletni strani organa. Hkrati je pojasnil, da je Načrt razvojnih programov (v nadaljevanju NRP) načrt projektov, dejanska realizacija pa je razvidna iz zaključnega računa za posamezno proračunsko obdobje. Ob tem je izpostavil, da se sredstva, ki so prikazana v NRP za vsa leta nanašajo na izključno na načrtovana sredstva sprejetega NRP, ki je sestavni del posameznega proračuna za določeno proračunsko obdobje.  

(4) Dne 22. 10. 2024 je prosilec zoper izpodbijano odločbo in odgovor organa vložil pritožbo. V njej navaja:

- da je nesprejemljiva trditev organa v izpodbijani odločbi, da ne razpolaga z zahtevanimi informacijami. Izpostavi, da je zahteval podatke o stroških, ki so že nastali in morajo biti zato tudi evidentirani, kajti samo evidentirani podatki lahko predstavljajo podatek, da je bilo do leta 2023 oziroma do izdelave NRP 2023-2026 (rebalans proračuna Občine Straža za leto 2023) v zvezi s konkretnim projektom realiziranih 429.089, 30 eur stroškov ter

- da je sistem APPrA-O namenjen podpori proračunov, različnih analiz in pripravi obrazložitev itd., pri čemer program deluje v Microsoft Excel programu, zato vztraja pri posredovanju zahtevanih informacij v excel obliki in ne v pdf obliki.

(5) Ker je bila pritožba poslana neposredno IP, kot pritožbenemu organu, jo je ta, v skladu z drugim odstavkom 239. člena ZUP, odstopil organu. Slednji jo je po preizkusu procesnih predpostavk in odločitvi, da izpodbijane odločbe ne bo nadomestil, na podlagi 245. člena ZUP, dne 20. 2. 2025 (pritožba zoper odločbo) ter dne 4. 3. 2025 (pritožba zoper odgovor) odstopil v reševanje IP.

(6) IP je pri obravnavi pritožbe ugotovil, da ne razpolaga z vsemi potrebnimi informacijami, zato je organ pozval k posredovanju dokumentacije in pojasnil. Odgovore organa je IP prejel dne 26. 3. 2025 ter dne 16. 4. 2025.

(7) IP je pritožbo prosilca, kot pravočasno, dovoljeno in vloženo po upravičeni osebi, vzel v obravnavo. Kot organ druge stopnje je skladno z 247. členom ZUP izpodbijano odločbo organa preizkusil v delu, v katerem jo je prosilec izpodbijal in v mejah njegovih pritožbenih navedb. Po uradni dolžnosti je preizkusil, ali ni v postopku na prvi stopnji prišlo do bistvenih kršitev postopka in ali ni bil prekršen materialni zakon.

O pritožbi zoper odločbo št. 090-31/2024-2 z dne 11. 10. 2024

Pritožba je utemeljena.

(8) V okviru reševanja predmetne pritožbe je IP pozval organ, da predloži dokumentacijo, ki ustreza zahtevi prosilca z dne 25. 6. 2024 ter se opredeli do njegove pritožbene navedbe, da je bilo do leta 2023 na omenjenem projektu realiziranih 492.089,00 eur stroškov. IP je dne 26. 3. 2025 prejel odgovor organa, v katerem je ta ponovno poudaril, da NRP predstavlja načrt oziroma plan investicij za določeno proračunsko obdobje, v obravnavani zadevi torej za obdobje 2023-2026. Postavka »do 2023« v NRP torej pomeni načrtovani plan porabe in ne pomeni dejanske realizacije. Navedenemu odgovoru je organ priložil tudi kartico finančnega knjigovodstva za leto 2023 ter hkrati pojasnil, da je natančen znesek posameznega NRP za posamezno leto razviden iz Zaključnega računa organa za tisto leto.

(9) V zvezi s posredovanim odgovorom, je IP, upoštevaje zahtevo prosilca z dne 25. 6. 2024, organ pozval, da pojasni, ali se navedeni znesek nanaša na sredstva, ki so bila planirana samo za leto 2023 ali gre za znesek, ki se nanaša na celotno obdobje od načrtovanega projekta, torej od leta 2018 dalje. Če znesek zajema tudi pretekla obdobja, ga je IP pozval k posredovanju kartic finančnega knjigovodstva tudi za navedena obdobja. Prav tako ga je IP zaprosil za pojasnilo glede imena in priimka osebe, ki je navedena na kartici finančnega knjigovodstva za leto 2023 v kontu 402920 – Sodni stroški, storitve odvetnikov, notarjev, drugo, in sicer v kakšnem svojstvu se omenjajo osebni podatki dotične osebe (npr. javni uslužbenec, notar, odvetnik, fizična oseba, …).

(10) Dne 16. 4. 2025 je IP prejel odgovor organa. Slednji navaja, da se znesek 492.089,00 eur nanaša na celotno obdobje od načrtovanega projekta, torej od leta 2018 dalje in predstavlja podatek o planiranem znesku za posamezen projekt. Hkrati je dostavil tudi kartice finančnega knjigovodstva za leto 2018, 2019, 2020, 2021, 2022, (ponovno) 2023 ter glede imena in priimka fizične osebe, navedene na kartici finančnega knjigovodstva za leto 2023, pojasnil, da gre za osebne podatke osebe, ki ji je organ plačal delež kupnine kot solastniku zemljišča, na katerem se bo gradil vrtec.

(11) Kljub temu, da je organ v obrazložitvi izpodbijane odločbe navedel, da zahtevani podatki ne obstajajo v obliki dokumentov, je IP po pregledu prejete dokumentacije ugotovil, da posredovane kartice finančnega knjigovodstva izpolnjujejo vse tri kriterije, ki jih za obstoj informacije javnega značaja določa prvi odstavek 4. člena ZDIJZ. Ta določa, da morajo biti izpolnjeni naslednji pogoji:

 - informacija mora izvirati iz delovnega področja organa. Sprejem proračuna, katerega del je tudi Načrt razvojnih programov, je ena izmed temeljnih nalog organa,

- organ mora z njo razpolagati. Organ je IP dostavil navedene kartice finančnega knjigovodstva, kar pomeni, da z njimi razpolaga in

- nahajati se mora v materializirani obliki. Navedene kartice finančnega knjigovodstva predstavljajo izpis iz informacijskega sistema organa, kar pomeni, da se nahajajo v materializirani obliki.

(12) IP je vpogledal v posredovane kartice finančnega knjigovodstva in ugotovil, da gre za dokumente v zvezi s porabo javnih sredstev, ki jih je dopustno razkriti na podlagi 1. alineje tretjega odstavka 6. člena ZDIJZ. Ta določa, da se ne glede na določbe prvega odstavka, dostop do zahtevane informacije dovoli, če gre za podatke o porabi javnih sredstev ali podatke, povezane z opravljanjem javne funkcije ali delovnega razmerja javnega uslužbenca, razen v primerih iz 1. in 5. do 8. točke prvega odstavka ter v primerih, ko zakon, ki ureja javne finance ali zakon, ki ureja javna naročila, določata drugače. Kartice finančnega knjigovodstva vsebujejo podatke o stroških organa, ki jih je imel v zvezi s konkretnim projektom, pri čemer ti bremenijo organ in tako predstavljajo podatke o porabi javnih sredstev. Ob tem IP pojasnjuje, da sama definicija porabe javnih sredstev sicer ni podana v določbah ZDIJZ, se je pa ta za potrebe postopkov dostopa do informacij javnega značaja izoblikovala s prakso IP, Upravnega in Vrhovnega sodišča. Pojem porabe (javnih sredstev) je potrebno razlagati širše (tako sodba Upravnega sodišča I U 764/2015-27 z dne 24. 8. 2016), kar pomeni, da je to vsako odplačno ali neodplačno razpolaganje z premoženjem, tudi sprememba ali pretvorba premoženja iz ene oblike v drugo, in tako poraba javnih sredstev niso le odlivi z računa neke javne inštitucije, ampak tudi vse druge odplačne ali neodplačne oblike razpolaganja z javnimi sredstvi. Poraba javnih sredstev torej ni zgolj »trošenje«, pač pa vse oblike razpolaganja z javnimi sredstvi.

(13) Prav tako je IP ob vpogledu v kartico finančnega knjigovodstva za leto 2020 ugotovil, da so v kontu 420600 – Nakup zemljišč navedeni osebni podatki (ime in priimek) dveh fizičnih oseb. V zvezi z navedenim je IP opravil telefonski razgovor z organom in preveril, v kakšnem svojstvu sta konkretni osebi navedeni na citirani kartici finančnega knjigovodstva. Organ je pojasnil, da gre za osebne podatke oseb, ki jima je organ plačal delež kupnine za nakup zemljišča za potrebe gradnje vrtca. O navedenem je IP ustvaril uradni zaznamek št. 090-54/2025/11 z dne 18. 4. 2025. Prav tako se osebni podatki nahajajo tudi na kartici finančnega knjigovodstva za leto 2022, in sicer je v kontu 402920 – Sodni stroški, storitve odvetnikov, notarjev in drugo navedeno osebno ime (ime in priimek) notarja, ki je za svojo storitev organu izstavil račun.

(14) IP ugotavlja, da imena in priimki posameznikov, navedenih na kartici finančnega knjigovodstva za leto 2020, 2022 in 2023, ustrezajo definiciji osebnega podatka, kot ga opredeljuje prva točka 4. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju Splošna uredba o varstvu podatkov). Ne glede na navedeno, pa IP ugotavlja, da je za njihovo obdelavo podana ustrezna pravna podlaga. Kot že zgoraj pojasnjeno, ZDIJZ v 1. alineji tretjega odstavka 6. člena ZDIJZ določa, da se ne glede na določbe prvega odstavka, dostop do zahtevane informacije dovoli, če gre (med drugim) za podatke o porabi javnih sredstev. Gre namreč za osebne podatke fizičnih oseb, ki so zaradi prodaje svojega nepremičnega premoženja ali oprave določene storitve za organ (račun notarja) prejele plačilo iz javnih sredstev. V obravnavanem primeru gre zato za podatek o porabi javnih sredstev, kar posledično pomeni, da je dopustno imena in priimke prejemnikov javnih sredstev razkriti na podlagi 1. alineje tretjega odstavka 6. člena ZDIJZ.

(15) IP še dodaja, da iz kartic finančnega knjigovodstva ne izhaja znesek, kot je ta naveden v postavki »do 2023« v NRP 2023-2026, v Predlogu proračuna Občine Straža za leto 2023 in na katerega se sicer sklicuje prosilec v zahtevi z dne 25. 6. 2024, vendar to ne vpliva na dostop do zahtevanih informacij v obravnavanem primeru. Prosilec je namreč zahteval posredovanje podatkov o realiziranih stroških za projekt Gradnja novega vrtca Krkine lučke, pri čemer so ti razvidni iz kartic finančnega knjigovodstva, ki vsebujejo zahtevane podatke, in sicer podatke o vrsti stroška ter višini posameznega stroška. Iz navedenega razloga je IP pritožbi prosilca v tem delu ugodil in odločil, kot izhaja iz 1. točke izreka te odločbe.

O pritožbi zoper odgovor organa z dne 11.10. 2024

Pritožba ni utemeljena.

(16) V zvezi s pritožbo prosilca zoper odgovor organa z dne 11. 10. 2024, v kateri slednji vztraja pri posredovanju zahtevanih dokumentov v excel obliki, IP, iz razlogov, ki jih bo pojasnil v nadaljevanju, v celoti sledi organu. Prosilec je dne 12. 6. 2024 organ zaprosil za posredovanje določenih dokumentov v elektronskem zapisu, in sicer v excelovih datotekah in ne v pdf obliki, pri čemer ga je organ napotil na njegovo spletno stran, kjer so zahtevani dokumenti že javno dostopni. V zvezi z navedenim IP pojasnjuje, da drugi odstavek 5. člena ZDIJZ določa, da ima vsak prosilec na svojo zahtevo pravico pridobiti od organa informacijo javnega značaja tako, da jo pridobi na vpogled, ali da pridobi njen prepis, fotokopijo, ali njen elektronski zapis. Po drugem odstavku 17. člena ZDIJZ mora prosilec v zahtevi za dostop do informacij javnega značaja med drugim opredeliti tudi, na kakšen način se želi seznaniti z vsebino zahtevane informacije (vpogled, prepis, fotokopija, elektronski zapis). Iz navedenih določb izhaja, da prosilec lahko kot enega izmed načinov seznanitve z zahtevano informacijo izbere elektronski zapis, ZDIJZ pa prosilcu ne daje niti pravice, da bi izbral konkreten format (npr. excel) elektronskega zapisa, niti pravice, da bi izbral konkretno izvedbo posredovanja informacije v elektronskem zapisu (npr. preko elektronske pošte ali preko določene aplikacije). V obravnavanem primeru je prosilec izbral elektronski zapis kot način seznanitve z zahtevano informacijo, organ pa je izvedbo le-tega dolžan izvršiti na način, ki ga dopuščajo njegove tehnične zmogljivosti in ni vezan na navedbe prosilca glede formata. Ne glede na navedeno pa IP izpostavlja, da gre v konkretni zadevi za primer iz petega dostavka 6. člena ZDIJZ, po katerem lahko organ prosilcu ne posreduje zahtevane informacije, ki je že dostopna v prosto dostopnih javnih evidencah ali na drug način že enostavno javno dostopna in mu posreduje samo napotilo, kje se ta informacija nahaja. To je pravilno prepoznal tudi organ prve stopnje, ki je posledično prosilca napotil na njegovo spletno stran, kjer so zahtevani dokumenti že javno objavljeni. Da organi prosilcem niso dolžni ponovno posredovati informacij, ki so že enostavno javno dostopne, je odločilo tudi Upravno sodišče, in sicer v sodbi pod opr. št. IU 1429/2011-20 z dne 6. 6. 2012. Navedena določba v luči ekonomičnosti postopka omejuje pravico prosilca do izbire oblike in pomeni, da če so informacije prosto dostopne na spletu, oz. v strokovni literaturi, prosilec nima več pravice od organa zahtevati, da mu posreduje fotokopijo ali prepis zahtevanih dokumentov, niti da mu omogoči vpogled vanje, saj zadostuje, da organ prosilca napoti na spletno stran oz. na prosto dostopno objavo, kjer se zahtevane informacije nahajajo. S to določba se uresničuje tudi namen ZDIJZ, kot izhaja iz 2. člena tega zakona, ki je v tem, da se prosilci seznanijo z vsebino zahtevane informacije in da si organi prizadevajo, da dosežejo čim večjo obveščenost javnosti o svojem delovanju (kar je tudi namen proaktivne objave informacij s strani organa na svetovnem spletu). Ker je torej namen ZDIJZ seznanitev z vsebino zahtevanih informacij in obveščanje širše javnosti, prosilec po ZDIJZ ne more zahtevati posredovanje dokumentov v točno določenem formatu. Glede na navedeno IP ugotavlja, da je organ s svojo odločitvijo ravnal zakonito in sledil določbam ZDIJZ, zato se pritožba prosilca zoper odgovor organa z dne 11. 10. 2024, na podlagi prvega odstavka 248. člena ZUP, zavrne.

(17) Na podlagi vsega navedenega je IP zaključil, da je treba pritožbi prosilca zoper izpodbijano odločbo ugoditi. Na podlagi prvega odstavka 252. člena ZUP je IP izpodbijano odločbo organa odpravil in organu naložil, da mora prosilcu posredovati zahtevane dokumente, kot to izhaja iz 1. točke izreka te odločbe. Pritožbo prosilca zoper odgovor organa z dne 11. 10. 2024 pa je IP, na podlagi prvega odstavka 248. člena ZUP, zavrnil, ker je ugotovil, da je organ ravnal pravilno, saj ZDIJZ prosilcu ne daje pravice, da bi izbral konkreten format (npr. excel) elektronskega zapisa, kot to izhaja iz 2. točke izreka te odločbe.

(18) Na podlagi petega odstavka 213. člena ZUP, ki se smiselno uporablja tudi za odločbo o pritožbi (prvi odstavek 254. člena ZUP), se v izreku odloči tudi o tem, ali so nastali stroški postopka. IP je ugotovil, da v tem postopku posebni stroški niso nastali (kot to izhaja iz 3. točke izreka te odločbe).

(19) Ta odločba je v skladu s 30. točko 28. člena Zakona o upravnih taksah (Uradni list RS, št. št. 106/10 – uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami) oproščena plačila upravne takse.

Pouk o pravnem sredstvu:

Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, pač pa se lahko sproži upravni spor. Upravni spor se sproži s tožbo, ki se vloži v 30 dneh od vročitve te odločbe na Upravno sodišče, Fajfarjeva 33, Ljubljana. Tožba se lahko vloži pisno po pošti ali pri navedenem sodišču. Če se tožba pošlje priporočeno po pošti, se za dan izročitve sodišču šteje dan oddaje na pošto. Tožba z morebitnimi prilogami se vloži v najmanj treh izvodih. Tožbi je treba priložiti tudi to odločbo in sklep v izvirniku ali prepisu.

Postopek vodila:

Mevlida Deljanin, univ. dipl. prav.

asistentka svetovalca

Informacijski pooblaščenec:

mag. Kristina Kotnik Šumah, univ.dipl.prav

namestnica pooblaščenke