prosilec - Občina Ruše

POVZETEK:

Prosilec je od organa zahteval posredovanje dokumentacije v zvezi z dvema pogodbama o sofinanciranju programov, ki sta jih sklenila organ in Društvo LIRA.  IP je v pritožbenem postopku ugotovil, da organ, poleg že posredovanih informacij, razpolaga še z enim dokumentom, ki ustreza zahtevi prosilca. IP je pritožbi prosilca delno ugodil in organu naložil, da prosilcu posreduje še dodatni dokument. V delu, ki se nanaša na dokumente s katerimi organ ne razpolaga, je IP pritožbo prosilca, na podlagi prvega odstavka 248. člena ZUP, zavrnil.
 

ODLOČBA:

Številka: 090-108/2024/5

Datum: 4. 4. 2024

Informacijski pooblaščenec po informacijski pooblaščenki Mojci Prelesnik (v nadaljevanju IP) izdaja na podlagi 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Ur. l. RS, št. 113/05, 51/07 - ZUstS-A), tretjega in četrtega odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Ur. l. RS, št. 51/2006 – uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZDIJZ), prvega odstavka 252. člena ter prvega odstavka 248. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Ur. l. RS, številka 24/2006 – uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju: ZUP), o pritožbi … (v nadaljevanju prosilec), z dne 23. 3. 2024, zoper odločbo Občine Ruše, Trg vstaje 11, 2342 Ruše (v nadaljevanju organ), št. 090-0011/2024 z dne 18. 3. 2024, v zadevi dostopa do informacij javnega značaja, naslednjo

O D L O Č B O:

1.     Pritožbi prosilca z dne 23. 3. 2024, zoper odločbo Občine Ruše št. 090-0011/2024 z dne 18. 3. 2024, se delno ugodi in se odločba delno odpravi ter se odloči: Organ je dolžan prosilcu v roku enaintridesetih (31) dni od vročitve te odločbe posredovati še fotokopijo odredbe z dne 10. 11. 2023.

2.     V preostalem delu se pritožba prosilca zavrne.

3.     V postopku reševanja te pritožbe niso nastali posebni stroški.

O b r a z l o ž i t e v:

Prosilec je dne 22. 2. 2024 na organ naslovil zahtevo za posredovanje dokumentacije v zvezi z dvema pogodbama o sofinanciranju programov, ki sta jih sklenila Občina Ruše in Društvo LIRA za leti 2022 in 2023, in sicer:

-       vse pripravljene odredbe za plačila po pogodbah, ki niso bile realizirane;

-       vse pripravljene odredbe za plačila po pogodbah, ki so bile podpisane in realizirane;

-       vse dokumente, iz katerih je razvidno, da so bile odredbe pripravljene, a ne podpisane, ne realizirane ter dokumente, iz katerih bo razvidno, iz kakšnih razlogov občina le – teh ni realizirala in kdo je odločil, da se ne smejo realizirati (razen dveh pisnih zavrnitev, ki so jih prejeli);

-       vse dopise, ki jih je občina pripravila (poslala) društvu v skladu s pogodbo in s katerimi je pozvala k »sporazumnemu reševanje morebitnih sporov« med pogodbenima partnerjema.

Organ je o zahtevi prosilca odločil z odločbo št. 090-0011/2024 z dne 18. 3. 2024, s katero je odločil, da prosilcu posreduje dokumentacijo o izplačilih po pogodbah o sofinanciranju programov na področju ljubiteljskih kulturnih dejavnosti v Občini Ruše za leto 2022 ter 2023 (prva in druga alineja zahteve). Glede tretje in četrte alineje prosilčeve zahteve je organ zavrnil dostop, ker z zahtevanimi dokumenti ne razpolaga.

Dne 23. 3. 2024 je prosilec vložil pritožbo zoper odločbo organa št. 090-0011/2024 z dne 18. 3. 2024 (v nadaljevanju izpodbijana odločba), v kateri je navedel, da so neresnične navedbe organa, da druge odredbe, kot posredovane, ne obstajajo. Prosilec se je opredelil do posredovanih odredb, pomanjkljivostih glede podpisnikov in posredovanja ustreznim službam ter plačil oz. neplačil. Po mnenju prosilca organ prikriva odredbe za projekt/knjiga Naša dediščina (485,83 EUR) in projekt/knjiga Kaplani(ja) (485,83 EUR). Prosilec je še navedel, da je vesel, da je organ priznal, da ne razpolaga z dokumenti o morebitnih pripombah na delo društva, izvajanje pogodbe, da je pogodba veljavna, da ne želi odstopiti od nje, da društva ni pozival na kakšna razčiščevanja, urejanja nesporazumov itd.. (četrta alineja zahteve prosilca). 

Organ izpodbijane odločbe po prejemu pritožbe ni nadomestil z novo, zato jo je, na podlagi 245. člena ZUP, z dopisom št. 090-0011/2024 z dne 18. 3. 2024, odstopil v reševanje IP, kot dovoljeno, pravočasno in vloženo s strani upravičene osebe.

IP je organ, z dopisom št 090-108/2024/3 z dne 29. 3. 2024, pozval k predložitvi dokumentacije in pojasnil v zadevi. Odgovor organa je IP prejel, po elektronski pošti, dne 2. 4. 2024. Organ je IP pojasnil, da je prosilcu posredoval vse odredbe, ki so bile pripravljene na podlagi zahtevkov društva (za zahtevke, ki so bili popolni) in da razpolaga še z osnutkom odredbe, ki še ni bila dokončno izoblikovana, v zvezi z zahtevkom društva za projekt Dediščina na Ruškem, knjiga. Organ je pojasnil, da je odredba osnutek, saj ni bila podpisana, ne vsebuje pravega naziva projekta, ni bila posredovana v računovodstvo, ne vsebuje podpisa odredbodajalca, zaradi česar ne šteje kot dokument z uradno veljavnostjo in s tem za dokument v skladu z ZDIJZ. Organ je navedel, da v skladu z drugim odstavkom 3. člena Zakona o računovodstvu (Uradni list RS, št. 23/99, 30/02 – ZJF-C in 114/06 – ZUE) pooblaščena oseba pravne osebe ali oseba, na katero je preneseno pooblastilo, jamči s podpisom na listini, da je knjigovodska listina resnična in da pošteno prikazuje podatke o poslovnih dogodkih. V skladu s Pravilnikom o računovodstvu Občine Ruše, so odredbe izvirne notranje knjigovodske listine občine (19. člen pravilnika), in vsaka notranja knjigovodska listina mora vsebovati podpis delavca, ki je sestavil knjigovodsko listino in s tem jamčil za resničnost poslovnega dogodka in da listina pošteno prikazuje podatke o poslovnem dogodku (20. člen pravilnika). Organ je še pojasnil, da z drugimi »nepodpisanimi« odredbami ne razpolaga in da je prosilcu posredoval vse dokumente z razlogi o neizplačilu dveh zahtevkov, in sicer za projekt Dediščina na Ruškem-knjiga ter Kaplanija-knjiga. Organ je IP priložil vse odredbe s katerimi tozadevno razpolaga.

Pritožba je delno utemeljena.

IP uvodoma pojasnjuje, da je kot organ druge stopnje v skladu z 247. členom ZUP dolžan preizkusiti odločbo v delu, v katerem jo prosilec izpodbija. Odločbo preizkusi v mejah pritožbenih navedb, po uradni dolžnosti pa preizkusi, ali ni prišlo v postopku na prvi stopnji do bistvenih kršitev postopka in ali ni bil prekršen materialni zakon.

Iz pritožbe prosilca izhaja, da prereka odločitev organ v zvezi s prvo, drugo in tretjo alinejo zahteve, zato je predmet tega pritožbenega postopka vprašanje, ali je organ prosilcu posredoval vse dokumente iz prve, druge in tretje alineje prosilčeve zahteve.

V predmetni zadevi ni sporno, da je organ zavezanec za posredovanje informacij javnega značaja. Nadalje je IP ugotavljal, ali so pri zahtevanih informacijah izpolnjeni vsi pogoji za informacijo javnega značaja.

1.     O informaciji javnega značaja

Informacija javnega značaja je po določbi prvega odstavka 4. člena ZDIJZ informacija, ki izvira iz delovnega področja organa, nahaja pa se v obliki dokumenta, zadeve, dosjeja, registra, evidence ali dokumentarnega gradiva (v nadaljevanju dokument), ki ga je organ izdelal sam, v sodelovanju z drugim organom ali pridobil od drugih oseb. Iz navedene definicije so razvidni trije osnovni pogoji, ki morajo biti kumulativno izpolnjeni, da lahko govorimo o obstoju informacije javnega značaja, in sicer:

1. informacija mora izvirati iz delovnega področja organa;

2. organ mora z njo razpolagati;

3. nahajati se mora v materializirani obliki.

Iz določbe prvega odstavka 4. člena v zvezi s prvim odstavkom 1. člena ZDIJZ izhaja, da informacijo javnega značaja lahko predstavlja le dokument, ki ga je organ v okviru svojega delovnega področja že izdelal oziroma pridobil in ga še ni posredoval naprej oziroma uničil. Gre za pogoj, ki je v teoriji poznan kot »kriterij materializirane oblike«. Zavezanci po ZDIJZ so torej dolžni omogočiti dostop le do že obstoječih informacij in niso dolžni ustvariti novega dokumenta ali ga  pridobiti, če z njim v času zahteve ne razpolagajo.

Smisel dostopa do informacij javnega značaja je sicer treba iskati v javnem in odprtem delovanju organa, preko katerega se lahko preizkusi tudi pravilnost in zakonitost delovanja, vendar pa je treba upoštevati, da se lahko zagotovi prost dostop zgolj do informacij, ki dejansko že obstajajo. IP tako poudarja, da pritožbeni postopek pred IP ne more biti namenjen prisili ustvarjanja ali pridobivanja informacij ali ugotovitvi, da bi določene informacije pri organu morale obstajati. IP ob tem pojasnjuje, da v pritožbenem postopku glede dostopa do informacij javnega značaja tudi nima pristojnosti, da bi se spuščal v presojo zakonitosti in smotrnosti ravnanja organa ter v vprašanje pravilnosti poslovanja organa oz. pravilnosti vsebine zahtevanih dokumentov. V postopku dostopa do informacij javnega značaja se ob tem lahko presoja (le) vprašanje, ali zahtevane informacije javnega značaja dejansko obstajajo pri organu, v materializirani obliki. Glede na navedeno prosilec v tem pritožbenem postopku z ugovori zoper vsebino zahtevanih dokumentov ne more uspeti. Posledično se IP ni opredelil do vseh pritožbenih navedb prosilca in jih tudi ni podrobneje povzel, saj so za postopek po ZDIJZ brezpredmetne in niso v pristojnost IP.

Po pregledu dokumentacije, ki jo je organ priložil IP dne 2. 4. 2024, IP ugotavlja, da organ razpolaga še z odredbo z dne 10. 11. 2023, ki po vsebini ustreza delu tretje alineje zahteve prosilca, s katero je prosilec zahteval posredovanje vseh dokumentov, iz katerih je razvidno, da so bile odredbe pripravljene, a ne podpisane, ne realizirane.

Ker je IP ugotovil, da navedeni dokument ustreza zahtevi prosilca in da izpolnjuje vse tri kriterije za obstoj informacije javnega značaja, je v nadaljevanju ugotavljal, ali je dostop do njega dopusten, oziroma ali obstajajo izjeme, ki bi v konkretnem primeru pomenile razlog za zavrnitev dostopa. Organ lahko prosilcu zavrne dostop le v primeru taksativno določenih izjem v prvem odstavek 6. člena in 5. a člena ZDIJZ.

Organ je v zvezi s predmetno odredbo z dne 10. 11. 2023, navedel, da gre za osnutek, saj še ni bila podpisana, ne vsebuje pravega naziva projekta, ni bila posredovana v računovodstvo, ne vsebuje podpisa odredbodajalca, zaradi česar jo ne šteje kot dokument z uradno veljavnostjo in s tem za dokument v skladu z ZDIJZ. Prav tako dokument ni skladen z Zakonom o računovodstvu (Uradni list RS, št. 23/99, 30/02 – ZJF-C in 114/06 – ZUE) in Pravilnikom o računovodstvu Občine Ruše.

V zvezi z navedenim IP pojasnjuje, da je skladno z določili ZDIJZ bistveno le, ali organ z zahtevanim dokumentom razlaga ter v primeru, če razpolaga, ali je podana katera od izjem, do česar pa se organ ob posredovanju obravnavanega dokumenta ni opredelil, temveč je zgolj pavšalno navajal, da je obravnavan dokument osnutek , ki ni skladen z Zakonom o računovodstvu (Uradni list RS, št. 23/99, 30/02 – ZJF-C in 114/06 – ZUE) in Pravilnikom o računovodstvu Občine Ruše.

2.     O izjemi po 9. točki prvega odstavka 6. člena ZDIJZ

Iz pojasnil organa izhaja, da bi lahko šlo za izjemo po 9. točki prvega odstavka 6. člena ZDIJZ, čeprav se organ nanjo ni izrecno skliceval, zato je IP po uradni dolžnosti presojal obstoj navedene izjeme, ki kot izjemo od prostega dostopa določa podatek iz dokumenta, ki je v postopku izdelave in je še predmet posvetovanja v organu, njegovo razkritje pa bi povzročilo napačno razumevanje njegove vsebine.

Opredelitev izjeme iz 9. točke prvega odstavka 6. člena ZDIJZ ima tri elemente, ki morajo biti podani kumulativno:

- dokument mora biti še v postopku izdelave,

- dokument mora biti še predmet posvetovanja,

- specifični škodni test (razkritje dokumenta bi povzročilo napačno razumevanje njegove vsebine).

Podrobnejši kriterij za določitev dokumentov, ki so še v postopku izdelave, vsebuje Uredba o posredovanju in ponovni uporabi informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 24/16 in nasl.; v nadaljevanju Uredba), ki v 4. členu določa, da se za podatke iz dokumenta, ki je v postopku izdelave in je še predmet posvetovanja v organu, štejejo podatki v dokumentu, ki ga še ni podpisala in odposlala ali kako drugače zaključila uradna oseba organa, ki je v skladu z veljavnimi predpisi pooblaščena za odločanje. Iz dodatnih pojasnil organa izhaja stališče, da je odredba z dne 10. 11. 2023, osnutek, saj ni bil podpisana, ne vsebuje pravega naziva projekta, ni bila posredovana v računovodstvo in ne vsebuje podpisa odredbodajalca. Pri tem IP opozarja na sodno prakso iz katere izhaja, da so tudi osnutki dokumentov (tj. dokumenti, ki so še v postopku izdelave in so še predmet posvetovanja) lahko prosto dostopne informacije javnega značaja pod pogojem, da njihovo razkritje ne bi povzročilo napačnega razumevanja njihove vsebine (glej deveti odstavek obrazložitve sodbe Upravnega sodišča RS št. IU 1096/2012-11 z dne 27. 2. 2013). 

Četudi IP sledi stališču organa, da je obravnavan dokument osnutek in je še v postopku izdelave ter predmet posvetovanja pri organu, pa mora za obstoj obravnavane izjeme biti izpolnjen tudi tretji element, in sicer, kako bi razkritje obravnavanega dokumenta povzročilo napačno razumevanje njegove vsebine (t.i. škodni test). Kljub temu, da je dokazno breme v primeru zatrjevanja izjeme od prostega dostopa na organu, je IP ugotavljal obstoj omenjenega elementa in ugotovil, da obravnavan dokument že po naravi vsebine ne vsebuje informacij, katerih razkritje javnosti bi lahko povzročilo napačno razumevanje njegove vsebine. Odredba z dne 10. 11. 2023, predstavlja tipski obrazec, kjer se glede na že posredovane odredbe prosilcu, spreminja le znesek izplačila in namen. Izplačilo obravnavane odredbe je bilo zavrnjeno z dokumentom »Zavrnitev izplačila odredbe za projekt Dediščina na Ruškem – knjiga« z dne 6. 12. 2023, iz katerega izhaja tudi znesek, namen in razlogi za zavrnitev, ta dokument pa je organ že posredoval prosilcu. Glede na vse navedeno IP ne vidi razlogov, na podlagi katerih bi bilo mogoče zaključiti, da bi razkritje odredbe z dne 10. 11. 2023 povzročilo napačno razumevanje njegove vsebine. Iz vseh okoliščin je namreč jasno, da gre za odredbo, ki ni bila realizirana, kar je bilo v tem delu tudi predmet zahteve prosilca.

Glede na navedeno IP zaključuje, da niso izpolnjeni pogoji za obstoj izjeme iz 9. točke prvega odstavka 6. člena ZDIJZ in da gre v celoti za prosto dostopno informacijo javnega značaja, zato je odločil, kot to izhaja iz 1. točke izreka te odločbe.

Nadalje IP ugotavlja, da organ v času izdaje izpodbijane odločbe z drugimi dokumenti, ki bi ustrezali zahtevi prosilca, ni razpolagal. Organ je IP posredoval vse odredbe in zavrnitve izplačil odredb, s katerimi tozadevno razpolaga, pri čemer je IP ugotovil, da so bile prosilcu, z izjemo odredbe z dne 10. 11. 2023, že posredovane. Iz vsega navedenega tako izhaja, da prosilcu ni mogoče posredovati tudi drugih dokumentov, saj organ z njimi ne razpolaga, kar pomeni, da niso izpolnjeni vsi pogoji za informacijo javnega značaja, zato je IP pritožbo prosilca v tem delu, na podlagi prvega odstavka 248. člena ZUP, zavrnil, kot to izhaja iz 2. točke izreka te odločbe.

3.     Sklepno

Na podlagi vsega navedenega je IP zaključil, da je treba pritožbi prosilca delno ugoditi. Na podlagi prvega odstavka 252. člena ZUP, je IP izpodbijano odločbo organa delno odpravil in organu naložil, da  mora  prosilcu posredovati še odredbo z dne 10. 11. 2023, kot to izhaja iz 1. točke izreka te odločbe. V delu, ki se nanaša na dokumente, s katerimi organ ne razpolaga, je IP pritožbo prosilca zavrnil, na podlagi prvega odstavka 248. člena ZUP, kot to izhaja iz 2. točke izreka te odločbe.

Na podlagi petega odstavka 213. člena ZUP, ki se smiselno uporablja tudi za odločbo o pritožbi (prvi odstavek 254. člena ZUP), se v izreku odloči tudi o tem, ali so nastali stroški postopka. IP je ugotovil, da v tem postopku posebni stroški niso nastali, zato je odločil, kot izhaja iz 3. točke izreka te odločbe.

Ta odločba je v skladu s 30. točko 28. člena Zakona o upravnih taksah (Uradni list RS, št. 106/10 – ZUT-UPB5 in 14/15 – ZUUJFO) oproščena plačila upravne takse.

Pouk o pravnem sredstvu: 

Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, pač pa se lahko sproži upravni spor. Upravni spor se sproži s tožbo, ki se vloži v 30 dneh od vročitve te odločbe na Upravno sodišče, Fajfarjeva 33, Ljubljana. Tožba se lahko vloži pisno po pošti ali pri navedenem sodišču. Če se tožba pošlje priporočeno po pošti, se za dan izročitve sodišču šteje dan oddaje na pošto. Tožba z morebitnimi prilogami se vloži v najmanj treh izvodih. Tožbi je treba priložiti tudi to odločbo v izvirniku ali prepisu.

Postopek vodila:

Urša Pleterski

Raziskovalka pooblaščenca

Informacijski pooblaščenec:

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.

informacijska pooblaščenka