prosilec - Občina Postojna

POVZETEK:

 IP je v pritožbenem postopku presojal odločitev organa, s katero je slednji zavrnil dostop do osebnih podatkov udeležencev sestanka krajanov skupnosti, liste prisotnosti krajanov ter podpisnika memuranduma na strani podjetja. Ugotovil je, da pravna podlaga za razkritje osebnih podatkov v zapisniku sestanka ter listi prisotnosti ne obstaja, da pa skladno z Zakonom o poslovnem registru obstaja pravna podlaga za razkritje imena in priimka prokurista podjetja, ki je podpisal memurandum. Njegovi osebni podatki so prosto dostopni v AJPES-u.

ODLOČBA:

Številka: 090-365/2021/9

Datum: 10. 1. 2022

Informacijski pooblaščenec (v nadaljnjem besedilu IP) po informacijski pooblaščenki Mojci Prelesnik izdaja na podlagi 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, številka 113/05, 51/07 – ZUstS-A; v nadaljnjem besedilu ZInfP), tretjega in četrtega odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/06 – UPB, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZDIJZ), prvega odstavka 252. člena ter prvega odstavka 248. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06 – UPB, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZUP), o pritožbi ………. (v nadaljevanju prosilec), z dne 5. 11. 2021, zoper odločbo Občine Postojna, Ljubljanska cesta 4, 6230 Postojna (v nadaljevanju organ), št. 091-7/2021/11 z dne 21. 10. 2021, v zadevi dostopa do informacije javnega značaja, naslednjo

O D L O Č B O:

1. Pritožbi prosilca z dne 5. 11. 2021 se delno ugodi in se odločba Občine Postojna, št. 091-7/2021/11 z dne 21. 10. 2021, odpravi v delu, ki se nanaša na posredovanje osebnih podatkov podpisnika memoranduma ter se odloči: Organ je dolžan v roku enaintridesetih (31) dni od vročitve te odločbe prosilcu v elektronskem zapisu posredovati vsakokratno ime in priimek ter podpis prokurista podjetja Yapi Merkezi, podružnica Ljubljana, navedenega v Memorandumu o soglasju z dne 1. 6. 2021 ter z dne 4. 6. 2021.

2. V preostalem delu (glede osebnih podatkov v zapisniku in listi prisotnosti z dne 22. 5. 2021) se pritožba prosilca zavrne.

3. V postopku reševanja te pritožbe niso nastali posebni stroški.

O b r a z l o ž i t e v :

Prosilec je dne 23. 8. 2021 na organ naslovil zahtevo za dostop do informacij javnega značaja, s katero je zaprosil za posredovanje:

- kopije zapisnika in kopije liste prisotnosti sestanka krajanov Orehka z dne 22. 5. 2021,

- kopije zapisnika sestanka Sveta KS Orehek (skupaj z izidom glasovanja), na katerem je bila sprejeta odločitev o soglašanju s projektom postavitve kampusa podjetja Yapi Merkezi na Devcih ter

- kopije memoranduma podpisanega v začetku junija 2021 med KS Orehek, Občino Postojno in podjetjem Yapi Merkezi.

Z zaprošeno dokumentacijo se je prosilec želel seznaniti v obliki elektronskega zapisa.

Skladno s 143. členom ZUP je organ s prejeto zahtevo seznanil podjetje Yapi Merkezi podružnica Ljubljana, Tbilisijska ulica 81, 1000 Ljubljana ter ga podučil, da lahko zaradi varstva svojih pravic in pravnih koristi vstopi v postopek kot stranski udeleženec, pri čemer mora morebitno stransko udeležbo priglasiti v danem roku. Iz dokumentacije izhaja, da navedeno podjetje do izdaje odločbe organa prve stopnje stranske udeležbe ni priglasilo.

Rok za odločitev o zahtevi prosilca je organ s sklepom, št. 091-7/2021-5 z dne 13. 9. 2021, podaljšal za 30 delovnih dni. Dne 8. 10. 2021 je organ v obliki dopisa, št. 091-7/2021-7 z dne 8. 10. 2021, prosilcu po elektronski pošti posredoval:

- fotokopiji Zapisnika sestanka vaščanov Orehka z dne 22. 5. 2021 ter Listo prisotnosti sestanka krajanov Orehka z dne 22. 5. 2021, pri čemer je v navedenih dokumentih prekril osebne podatke, skladno s 7. členom v zvezi s 3. točko prvega odstavka 6. člena ZDIJZ,

- fotokopijo Zapisnika 10. redne seje Sveta Krajevne skupnosti Orehek z dne 31. 5. 2021 ter

- fotokopijo Memoranduma o soglasju, sklenjenega med Občino Postojna, Krajevno skupnostjo Orehek ter podjetjem Yapi Merkezi, pri čemer je v navedenem dokumentu prekril osebne podatke, skladno s 7. členom v zvezi s 3. točko prvega odstavka 6. člena ZDIJZ.

Ker zgoraj navedeni dopis ne more nadomestiti odločbe in zato ni odločitev, ki bi bila skladna z določbami ZDIJZ, je organ o zahtevi prosilca, po pozivu IP zaradi molka organa, odločil z odločbo, št. 091-7/2021-11 z dne 21. 10. 2021. S slednjo je omogočil delni dostop do:

- zapisnika sestanka vaščanov Orehka z dne 22. 5. 2021 ter Liste prisotnosti sestanka krajanov Orehka z dne 22. 5. 2021 ter

- Memoranduma o soglasju, sklenjenega med Občino Postojna, Krajevno skupnostjo Orehek ter podjetjem Yapi Merkezi,

na način, da se iz navedenih dokumentov izločijo oz. se prekrijejo varovani osebni podatki. V obrazložitvi organ povzema posamezne določbe ZDIJZ ter ugotavlja, da dokumenti vsebujejo tako varovane kot nevarovane osebne podatke. Navaja, da Zapisnik sestanka vaščanov Orehka z dne 22. 5. 2021, Lista prisotnosti sestanka krajanov Orehka z dne 22. 5. 2021 ter Memorandum vsebujejo osebne podatke vaščanov ter drugih oseb, vabljenih, odsotnih ter navzočih na sestanku vaščanov Orehka z dne 22. 5. 2021 in podpisnika memoranduma na strani podjetja Yapi Merkezi, ki niso javni funkcionarji ali javni uslužbenci oz. ne gre za podatke, povezane z opravljanjem javne funkcije ali delovnega razmerja javnega uslužbenca in ki tudi ne pomenijo podatkov o porabi javnih sredstev.  Gre za varovane osebne podatke, zato jih je ob posredovanju dokumentacije prekril.

Dne 5. 11. 2021 je prosilec na organ naslovil pritožbo zoper odločitev organa (v nadaljevanju izpodbijana odločba) ter navedel:

- da sta zapisnik in lista prisotnosti nastala na sestanku, ki je bil javnega značaja. Udeleženci so bili na sestanku prisotni na osnovi vabila, po lastni volji in se v tem smislu tudi udeleževali v razpravi, v podajanju predlogov in pripomb in se po lastni volji tudi vpisali s polnim imenom, priimkom, naslovom stalnega prebivališča in lastnoročnim podpisom. Po mnenju prosilca zapisnik brez navedbe polnih imen in priimkov ni verodostojen in je vsebinsko brez pomena. Z Listo prisotnosti, iz katere so izločeni podatki o prisotnih udeležencih sestanka, pa ni možno preveriti, ali se podatki ujemajo z dejansko prisotnostjo in ni možno preveriti v zapisniku navedene ugotovitve o številu prisotnih in sklepčnosti. Prav tako brez osebnih podatkov ni možno preveriti navedenega izida glasovanja ter

- da mu je bil posredovan Memurandum brez navedbe imena, priimka in podpisa zastopnika podjetja Yapi Merkezi, podružnica Ljubljana. S takšno odločitvijo organa se ne strinja. Prav tako dodaja, da so nekateri podatki prirejeni in se razlikujejo glede na povedano na sestanku z dne 22. 5. 2021, s tistim, kar je zapisano v Memorandumu. Zaradi navedenega potrebujejo nasprotniki direkten kontakt (ime in priimek zastopnika) pri podjetju Yapi Merkezi, podružnica Ljubljana za posredovanje vprašanj, pripomb in nestrinjanj s posameznimi dejanji turškega podjetja. Prosilec dodaja, da so podatki o podjetju in njegovih zakonitih zastopnikih javno objavljeni in dostopni na spletu.

Organ je po preizkusu procesnih predpostavk in odločitvi, da izpodbijane odločbe ne bo spremenil, na podlagi 245. člena ZUP, pritožbo prosilca odstopil v reševanje IP.

Pritožba je delno utemeljena.

IP je pritožbo prosilca kot pravočasno, dovoljeno in vloženo po upravičeni osebi vzel v obravnavo. Kot organ druge stopnje je skladno z 247. členom ZUP izpodbijano odločbo organa preizkusil v delu, v katerem jo izpodbija prosilec, in v mejah njegovih pritožbenih navedb. Po uradni dolžnosti je preizkusil, ali ni v postopku na prvi stopnji prišlo do bistvenih kršitev postopka in ali ni bil prekršen materialni zakon.

V obravnavani zadevi je sporno, ali je organ ravnal pravilno, ko je z izpodbijano odločbo zaradi obstoja izjeme po 3. točki prvega odstavka 6. člena ZDIJZ, prosilcu delno zavrnil dostop do fotokopije zapisnika sestanka vaščanov Orehka z dne 22. 5. 2021, Liste prisotnosti sestanka krajanov Orehka z dne 22. 5. 2021 ter Memoranduma o soglasju, sklenjenega med Občino Postojna, Krajevno skupnostjo Orehek ter podjetjem Yapi Merkezi. Skladno s citirano določbo namreč organ prosilcu zavrne dostop do zahtevane informacije, če se zahteva nanaša na osebni podatek, katerega razkritje bi pomenilo kršitev varstva osebnih podatkov v skladu z zakonom, ki ureja varstvo osebnih podatkov.

IP je vpogledal v Zapisnik sestanka vaščanov Orehka z dne 22. 5. 2021 ter Listo prisotnosti z dne 22. 5. 2021, ki sta nastala v zvezi s predlogom nastanitve turških delavcev v mobilnih enotah na Devcih, za čas gradnje drugega tira Divača. Ugotovil je, da je organ v zapisniku prekril ime in priimek podjetnika, ime in priimek svetovalca podjetja Yapi Merkzi ter inicialke imen in priimkov posameznih krajanov. Nadalje je ugotovil, da je organ v listi prisotnosti prekril vse vnešene podatke prisotnih krajanov in prosilcu posredoval zgolj prazne stolpce (Zap. št., Ime in priimek, Naslov ter Podpis). Glede na to, da zahtevana dokumenta vsebujeta osebne podatke, je IP ugotavljal, ali gre pri tem za izjemo po 3. točki prvega odstavka 6. člena ZDIJZ. Kot že zgoraj omenjeno, organ na podlagi citirane določbe zavrne dostop do zahtevanih informacij, če se zahteva nanaša na osebni podatek, katerega razkritje bi pomenilo kršitev varstva osebnih podatkov v skladu z zakonom, ki ureja varstvo osebnih podatkov.

Ugotoviti gre, da se je 25. 5. 2018 začela uporabljati Splošna uredba o varstvu podatkov (v nadaljevanju uredba), ki predstavlja tisti pravni akt, ki ureja varstvo osebnih podatkov in v določenih delih zamenjuje Zakon o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1; v nadaljevanju ZVOP-1). V določenih delih se torej ZVOP-1 ne uporablja več. Ob tem je mogoče ugotoviti, da predmetna uredba bistveno ne spreminja definicije upravljavca in obdelovalca osebnih podatkov in ne definicije osebnega podatka ter ne spreminja definicije javnega in zasebnega sektorja.

V skladu z definicijo osebnega podatka po določilu člena 4(1) Splošne uredba o varstvu podatkov pomeni osebni podatek pomeni katerokoli informacijo v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom, pri čemer je določljiv posameznik tisti, ki ga je mogoče neposredno ali posredno določiti, zlasti z navedbo identifikatorja, kot je ime, identifikacijska številka, podatki o lokaciji, spletni identifikator, ali z navedbo enega ali več dejavnikov, ki so značilni za fizično, fiziološko, genetsko, duševno, gospodarsko, kulturno ali družbeno identiteto tega posameznika (prva točka 4. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov).

Zgoraj navedeni osebni podatki, ki jih je organ prekril v zapisniku in listi prisotnosti, tako predstavljajo varovan osebni podatek po definiciji prve točke 4. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov. Še več, v delu v katerem gre za posameznike, ki so krajani točno določenega, razmeroma majhnega območja, bi lahko bili posamezniki določljivi že na podlagi podatkov o lokaciji (navedbe inicialk v zapisniku in navedbe osebnih podatkov krajanov v listi prisotnosti).

IP je tako preveril, ali je za obdelavo zgoraj navedenih osebnih podatkov podana ustrezna pravna podlaga. Obdelava osebnih podatkov je zakonita, če je podana ena od pravnih podlag, ki jih določa Splošna uredba o varstvu podatkov v prvem odstavku člena 6. Ker organ spada med upravljavce in obdelovalce osebnih podatkov, ki sodijo v javni sektor, veljajo zanj naslednje pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov:

(a) posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov (kadar ne gre za izvajanje javnih nalog);

(b) obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c) obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(e) obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu.

Po skrbnem pregledu IP ugotavlja, da pravna podlaga za javno razkritje osebnih podatkov posameznikov, prekritih v zapisniku in listi prisotnosti, ne obstaja, zato je bila odločitev organa v konkretnem primeru v tem delu pravilna.

V zvezi s pritožbeno navedbo prosilca, da sta zapisnik in lista prisotnosti nastala na sestanku, ki je bil javnega značaja in da so bili udeleženci na sestanku prisotni na osnovi vabila, se po lastni volji udeleževali v razpravi ter se po lastni volji tudi vpisali s polnim imenom, priimkom, naslovom stalnega prebivališča in lastnoročnim podpisom, IP pojasnjuje, da veljavni 16. člen ZVOP-1 določa, da se lahko osebni podatki zbirajo le za določene in zakonite namene ter se ne smejo nadalje obdelovati tako, da bi bila njihova obdelava v neskladju s temi nameni, če zakon ne določa drugače. Iz zapisnika in liste prisotnosti je razvidno, da so udeleženi posamezniki svoje osebne podatke posredovali za namen sestanka vaščanov v zvezi s predlogom za nastanitev turških delavcev v mobilnih enotah na Devcih, za čas gradnje drugega tira Divača-Koper, zato IP ne more slediti navedbi prosilca. Organ namreč zbranih osebnih podatkov v nobenem primeru ne sme uporabiti za namene, ki so v neskladju z namenom zbiranja (sestanek krajanov) ter jih brez izrecne zakonske podlage posredovati tretjim osebam. Izrecna zakonska podlaga pa, kot že zgoraj ugotovljeno, v obravnavanem primeru ni podana, zato gre za varovane osebne podatke posameznikov.

Organ je z izpodbijano odločbo prosilcu zavrnil tudi dostop do imena in priimka podpisnika memoranduma na strani podjetja Yapi Merkezi, podružnica Ljubljana. Z vpogledom v memorandum je IP ugotovil, da je organ prekril ime in priimek prokurista ter njegov lastnoročni podpis. Gre za podatke, katerih vpis v javni register je obvezen. Identifikacijski podatki o osebah, pooblaščenih za zastopanje subjektov, se namreč vpisujejo v sodni register ravno z namenom, da lahko vsakdo, ki posluje s subjektom, preveri, ali tega res zastopa upravičena oseba. Ker podpis izkazuje, kdo je v imenu subjekta (kot oseba pooblaščena za zastopanje) storil določeno dejanje, je tudi podpis sestavni del identifikacijskih podatkov in zato ni varovan. Ime in priimek dotičnega prokurista je objavljeno na spletni strani Agencije Republike Slovenije za javnopravne evidence in storitve (AJPES) in predstavlja javne podatke v skladu z Zakonom o Poslovnem registru Slovenije (Uradni list RS, št. 49/06 - UPB, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZPRS-1). Skladno z navedenim obstaja zakonska podlaga za posredovanje imena in priimka ter lastnoročnega podpisa prokurista gospodarske družbe, zato je pritožba prosilca v tem delu utemeljena.

Organ na prvi stopnji je iz ugotovljenih dejstev napravil napačen sklep glede imena in priimka ter lastnoročnega podpisa prokurista podjetja Yapi Merkezi, podružnica Ljubljana in posledično napačno uporabil pravni predpis, zato je IP prosilčevi pritožbi v tem delu ugodil in na podlagi prvega odstavka 252. člena ZUP odločbo organa v zavrnilnem delu delno odpravil in v tem delu sam rešil zadevo tako, kot izhaja iz 1. točke izreka te odločbe. V preostalem delu, glede osebnih podatkov v zapisniku in listi prisotnosti z dne 22. 5. 2021, je pritožbo prosilca, skladno s prvim odstavkom 248. člena ZUP zavrnil, kot to izhaja iz 2. točke izreka te odločbe.

Na podlagi petega odstavka 213. člena ZUP, ki se smiselno uporablja tudi za odločbo o pritožbi (prvi odstavek 254. člena ZUP), se v izreku odloči tudi o tem, ali so nastali stroški postopka. IP je ugotovil, da v tem postopku posebni stroški niso nastali (kot to izhaja iz točke 2. izreka te odločbe).

Ta odločba je v skladu s 30. točko 28. člena Zakona o upravnih taksah (Uradni list RS, št. 42/2007 - uradno prečiščeno besedilo s spremembami in dopolnitvami) oproščena plačila upravne takse.

Pouk o pravnem sredstvu:

Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, pač pa se lahko sproži upravni spor. Upravni spor se sproži s tožbo, ki se vloži v 30 dneh od vročitve te odločbe na Upravno sodišče, Fajfarjeva 33, Ljubljana. Tožba se lahko vloži pisno po pošti ali pri navedenem sodišču. Če se tožba pošlje priporočeno po pošti, se za dan izročitve sodišču šteje dan oddaje na pošto. Tožba z morebitnimi prilogami se vloži v najmanj treh izvodih. Tožbi je treba priložiti tudi to odločbo v izvirniku ali prepisu.

Postopek vodila:

Mevlida Deljanin, univ. dipl. prav.

asistentka svetovalca

Informacijski pooblaščenec:

Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.

informacijska pooblaščenka