prosilec - Občina Ormož

POVZETEK:

Prosilec je na organ naslovil zahtevo za posredovanje podpisanega zapisnika sestanka. Organ je zahtevo zavrnil, ker je ugotovil, da zahtevani zapisnik še ni dokončno usklajen in je v postopku izdelave, zato organ z njim kot končnim izdelkom še ne razpolaga. V pritožbenem postopku je IP ugotovil, da prosilec razpolaga z vsemi vmesnimi verzijami zahtevanega zapisnika, razen z zapisnikom, ki so ga podpisali vsi udeleženci, vključno z županom Občine Ormož. S takšnim zapisnikom pa organ ne razpolaga, saj iz njegovih izjav nedvoumno izhaja, da župan zavrača podpis zapisnika zaradi dodatnih novih in nekaterih neverodostojnih dopolnitev zapisnika. Ker pritožbeni postopek po ZDIJZ ni namenjen prisili ustvarjanja informacij in IP nima pravne podlage, da bi odločal o nujnosti oziroma obveznosti organa, da podpiše predmetni zapisnik in ga kot takega posreduje prosilcu, je IP pritožbo zavrnil kot neutemeljeno.

ODLOČBA:

Številka: 090-145/2022/6

Datum: 27. 5. 2022

Informacijski pooblaščenec (v nadaljnjem besedilu IP) po informacijski pooblaščenki Mojci Prelesnik izdaja, na podlagi 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07-ZUstS-A; v nadaljnjem besedilu ZInfP), tretjega in četrtega odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/06 – UPB, 117/06 – ZDavP-2, 23/14, 50/14, 19/15 – odl. US, 102/15 in 7/18; v nadaljnjem besedilu ZDIJZ) ter prvega odstavka 248. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06 - UPB, 105/06 – ZUS-1, 126/07, 65/08, 8/10, 82/13, 175/20 – ZIUOPDVE in 3/22 - ZDeb; v nadaljnjem besedilu ZUP), o pritožbi … (v nadaljnjem besedilu prosilec) z dne 20. 4. 2022, zoper odločbo Občine Ormož, Ptujska cesta 6, 2270 Ormož (v nadaljnjem besedilu organ), št. 090-0004/2022 01/8 z dne 13. 4. 2022, v zadevi dostopa do informacije javnega značaja, naslednjo

O D L O Č B O:

1. Pritožba prosilca z dne 20. 4. 2022 zoper odločbo Občine Ormož, št. 090-0004/2022 01/8 z dne 13. 4. 2022, se zavrne.

2. V postopku reševanja te pritožbe niso nastali posebni stroški.

O b r a z l o ž i t e v:

Prosilec je 24. 3. 2022 na organ naslovil zahtevo po ZDIJZ in zaprosil za posredovanje zapisnika sestanka v zvezi s čistilno napravo, ki so se ga 10. 3. 2021 ob 16. uri udeležili … .

Organ je izdal odločbo, št. 090-0004/2022 01/8 z dne 13. 4. 2022, s katero je zahtevo prosilca zavrnil, ker z zapisnikom sestanka z dne 10. 3. 2021 kot dokončnim izdelkom še ne razpolaga. Organ je pojasnil, da je bil 31. 3. 2022 na pobudo … nemudoma sklican sestanek na temo čistilne naprave …, ki pa je bil nato s strani pobudnika sestanka zaradi neustreznega sklica sestanka odpovedan. Tako ni prišlo do razjasnitve zadeve in dokončne usklajenosti zapisnika. Iz razloga, ker zahtevani dokument, tj. zapisnik sestanka z dne 10. 3. 2021 v zvezi z rastlinsko čistilno napravo …, …, še ni dokončno usklajen in je v postopku izdelave ter organ z njim kot končnim izdelkom še ne razpolaga, je zahtevo zavrnil.

Prosilec je 20. 4. 2022 zoper odločbo organa, št. 090-0004/2022 01/8 z dne 13. 4. 2022 (v nadaljnjem besedilu izpodbijana odločba), vložil pritožbo, ker je menil, da je zavrnitev neutemeljena. Kot je pojasnil, je 10. 3. 2021 potekal sestanek …, ki so po končanem sestanku prejeli osnutek zapisnika, na katerega so podali pripombe. Pripombe so se skoraj v celoti tudi upoštevale. V pregled so prejeli končni zapisnik in se z njim tudi strinjali. Po pošti je … prejel enajst izvodov tega zapisnika, ki so ga …tudi podpisali in v priloženi kuverti vrnili vseh enajst izvodov še v podpis organu. Prosilec je v pritožbi zapisal, da se od takrat organ izmika, da bi … vrnil z vseh strani podpisan zapisnik. Večkrat je zaprosil za podpisan zapisnik, vendar ga po enem letu še vedno ni prejel. Glede na dejstvo, da je bil sestanek zaključen, zapisnik sestanka poslan v podpis in s strani … tudi že zdavnaj podpisan, prosilec smatra, da je zapisnik s tem zaključen in ne more biti več v nobenem postopku izdelave. Prosilcu zato tudi ni jasno, kakšna usklajevanja bi naj še potekala. Zatrdil je, da zahtevan zapisnik tudi nima nobene zveze s sestankom, sklicanim marca 2022, saj bi potekal s popolnoma drugo osebo. Tako sestanek, sklican 31. 3. 2022, nima nobene zveze z lanskim sestankom niti s posredovanjem lanskega zapisnika. Opozoril je, da je dolžnost organa, da zapisnik sestanka izroči udeležencem sestanka, ne da morajo udeleženci zanj prositi in ga kljub temu ne prejmejo. Prosilec je takšno ravnanje ocenil kot izmikanje in namerno zavlačevanje pri posredovanju zapisnika. Smatral je, da organ ne želi, da bi na dan prišle informacije, ki organu ne ustrezajo.

Ker je bila pritožba poslana neposredno IP, jo je ta na podlagi drugega odstavka 239. člena ZUP odstopil organu z dopisom, št. 092-58/2022/2 z dne 29. 4. 2022. Organ po prejemu pritožbe izpodbijane odločbe ni nadomestil z novo, zato jo je z dopisom, št. 090-0004/2022 01/8 z dne 5. 5. 2022, odstopil v odločanje IP. Ob odstopu, s katerim je seznanil tudi prosilca, je pojasnil, da je primarni zapis sestanka, ki je bil pisan na samem sestanku 10. 3. 2021, kasneje izgubil svojo verodostojnost, saj je krožil med vsemi udeleženci sestanka in bil s strani udeležencev sestanka kasneje tudi dopolnjevan. Zaradi dodatnih novih in nekaterih neverodostojnih dopolnitev zapisnika je prišlo do neusklajenosti med udeleženci sestanka in posledično do nepodpisanega zapisnika s strani Občine Ormož. Za dne 31. 3. 2022 sklican sestanek bi med drugim pripomogel k razjasnitvi in uskladitvi zapisnika, vendar je bil kasneje s strani pobudnika sestanka zaradi neustreznega sklica sestanka odpovedan. Iz tega razloga ponovno ni prišlo do razjasnitve zadeve in dokončne usklajenosti zapisnika. Posledično je osnutek zapisa ostal neusklajen in nepodpisan.

V zvezi z navedenimi pojasnili organa je prosilec 11. 5. 2022 podal naslednje informacije: da organ podpisanih izvodov zapisnika sestanka v zvezi s čistilno napravo Sodinci z dne 10. 3. 2021 prisotnim … ne želi vrniti; da je osnutek zapisnika sestanka zapisničarka poslala v vpogled 18. 3. 2021 (priložil je osnutek zapisnika in pripombe vaščanov z dne 18. 3. 2021); da so udeleženci sestanka … v zahtevanem pet dnevnem roku podali pripombe, ki jih je zapisničarka v večji meri upoštevala, ter podala pojasnila, katerih pripomb ni upoštevala in posredovala končni zapisnik v vpogled (priložil je zapisnik s pripombami z dne 21. 4. 2021); da je zapisničarka 11. 5. 2021 poslala v podpis 11 izvodov zapisnika in kuverto, da se podpisani izvodi po pošti vrnejo (priložil je zapisnik z dne 11. 5. 2021 s podpisi …). Prosilec je opozoril, da od takrat organ kljub številnim pobudam ne želi vrniti podpisanega zapisnika, ki bi … služil v tožbi kot dokazno gradivo. V nadaljevanju je prosilec pojasnjeval okoliščine, potek in debato dotičnega sestanka, ki za dostop do informacij javnega značaja niso relevantne, zato jih IP ne povzema.

Po razgovoru z IP je organ 16. 5. 2022 podal dodatno pojasnilo da primarni zapisnik sestanka v zvezi s čistilno napravo, ki je potekal 10. 3. 2021 …, več ne obstaja. Primarni zapisnik je bil namreč kasneje direktno v računalniški obliki popravljen in dopolnjevan, tako da je izgubil svojo prvotno vsebino, ki je bila torej primarna (nepopravljena) in relevantna, ter je predstavljala zapisnik sestanka. Organ je zapisal, da nepopravljena oz. primarna oblika zapisnika ne obstaja več, župan pa se s popravljeno vsebino zapisnika ne strinja več, zato ostaja nepodpisan.

Pritožba je neutemeljena.

IP je pritožbo prosilca kot pravočasno, dovoljeno in vloženo po upravičeni osebi vzel v obravnavo. Kot organ druge stopnje je IP skladno z 247. členom ZUP izpodbijano odločbo preizkusil v delu, v katerem jo je prosilec izpodbijal, in v mejah njegovih pritožbenih navedb. Po uradni dolžnosti je preizkusil, ali ni v postopku na prvi stopnji prišlo do bistvenih kršitev postopka in ali ni bil prekršen materialni zakon.

V obravnavani zadevi je sporno, ali je organ ravnal pravilno, ko je z izpodbijano odločbo zavrnil zahtevo prosilca za posredovanje podpisanega zapisnika sestanka z dne 10. 3. 2021 na temo čistilne naprave, ki so se ga udeležili … . Organ je navedel, da z zahtevanim dokumentom ne razpolaga oz. da zahtevani zapisnik še ni dokončno usklajen in je v postopku izdelave ter organ z njim kot končnim izdelkom še ne razpolaga.

Predmet zahteve za dostop do informacij javnega značaja so lahko tudi dokumenti, ki so v postopku izdelave ter organ z njimi kot končnim izdelkom še ne razpolaga. Po 9. točki prvega odstavka 6. člena ZDIJZ sme organ prosilcu zavrniti dostop do zahtevane informacije, če se zahteva nanaša na podatek iz dokumenta, ki je v postopku izdelave, in je še predmet posvetovanja v organu, njegovo razkritje pa bi povzročilo napačno razumevanje njegove vsebine. Organ mora pri tem izkazati izpolnjevanje vseh treh pogojev hkrati, in sicer da je (1) dokument v postopku izdelave, (2) je predmet posvetovanja in (3) njegovo razkritje bi povzročilo napačno razumevanje njegove vsebine. Organ je v izpodbijani odločbi navedel, da do dokončne usklajenosti zapisnika ni prišlo, zato z njim kot končnim izdelkom še ne razpolaga. Organ v izpodbijani odločbi ni uspel izkazati, da bi z razkritjem zapisnika sestanka (ki še ni podpisan) prišlo do napačnega razumevanja njegove vsebine, zato pogoji za obstoj navedene izjeme niso izpolnjeni. Hkrati pa iz pritožbenih navedb in izjav prosilca nedvoumno izhaja, da razpolaga z vsemi verzijami zapisnika in da želi prejeti zgolj podpisano verzijo zapisnika. Glede na odgovor prosilca z dne 11. 5. 2022, ko je dopisu priložil tudi zadnjo verzijo zapisnika z dne 11. 5. 2021 s podpisi vaščanov, da od takrat organ kljub številnim pobudam ne želi vrniti podpisanega zapisnika, je IP nedvomno zaključil, da je prosilec želel prejeti zapisnik sestanka z dne 10. 3. 2021, ki so ga podpisali vsi udeleženci, vključno z županom Občine Ormož. Ker prvostopenjski kot pritožbeni organ ne smeta odločati preko zahtevka prosilca, je predmet tega pritožbenega postopka vprašanje, ali organ razpolaga z zapisnikom sestanka z dne 10. 3. 2021, ki so ga podpisali vsi udeleženci, vključno z županom Občine Ormož.

Iz prvega odstavka 1. člena ZDIJZ izhaja, da ZDIJZ ureja postopek glede dostopa do informacij javnega značaja, s katerimi organi že razpolagajo, torej ki že obstajajo. Informacija javnega značaja je po prvem odstavku 4. člena ZDIJZ informacija, ki izvira iz delovnega področja organa, nahaja pa se v obliki dokumenta, zadeve, dosjeja, registra, evidence ali drugega dokumentarnega gradiva (v nadaljnjem besedilu: dokument), ki ga je organ izdelal sam, v sodelovanju z drugim organom, ali pridobil od drugih oseb. ZDIJZ tako zagotavlja pravno varstvo le glede informacij, ki dejansko že obstajajo v materializirani obliki.

V obravnavani zadevi je IP ugotovil, da je prosilec zahteval podpisani zapisnik sestanka z dne 10. 3. 2021, ki pa ne obstaja. Glede na izjavi organa z dne 5. 5. 2022 in 16. 5. 2022, da je primarni zapis sestanka, ki je bil pisan na samem sestanku 10. 3. 2021, kasneje zaradi dodatnih novih dopolnitev izgubil svojo verodostojnost, zato osnutek zapisa ostaja neusklajen in nepodpisan ter da se župan s popravljeno vsebino zapisnika ne strinja, kar je tudi razlog, da zavrača njegov podpis, IP ni videl utemeljenih razlogov, da ne bi sledil navedbam organa, da z zahtevanimi informacijami ne razpolaga.

Glede pritožbene navedbe, da je dolžnost organa, da zapisnik sestanka izroči udeležencem sestanka, ne da morajo udeleženci zanj prositi in ga kljub temu ne prejmejo, IP dodaja, da pritožbeni postopek po ZDIJZ ne more biti namenjen prisili ustvarjanja informacij ali ugotovitvi, da bi določene informacije morale obstajati. Čeprav je smisel dostopa do informacij javnega značaja treba iskati v javnem in odprtem delovanju zavezanca, preko katerega se lahko preizkusi tudi pravilnost in zakonitost njegovega delovanja, je ob tem treba upoštevati, da se lahko zagotovi prost dostop zgolj do informacij, ki dejansko že obstajajo. Organi, ki so zavezani po ZDIJZ, so dolžni omogočiti dostop le do že obstoječih informacij in niso dolžni ustvariti novega dokumenta, zbirati informacij, opravljati raziskav, analizirati podatkov ipd., da bi zadostili zahtevi prosilca. IP ob reševanju pritožbe ni podvomil, da bi organ prve stopnje razpolagal z zahtevano informacijo, tj. s zapisnikom sestanka z dne 10. 3. 2021, ki bi ga podpisali vsi udeleženci, vključno z županom Občine Ormož, saj iz izjav organa nesporno izhaja, da župan podpis zavrača. IP pa tudi nima pravne podlage, da bi v konkretni zadevi odločal o nujnosti oziroma obveznosti organa, da podpiše predmetni zapisnik in ga kot takega posreduje prosilcu.

IP je zaključil, da je odločitev organa pravilna in na zakonu utemeljena. Organ s podpisanim zapisnikom sestanka dejansko ne razpolaga, kar pomeni, da niso izpolnjeni vsi pogoji za obstoj informacije javnega značaja po prvem odstavku 1. člena ZDIJZ v zvezi s prvim odstavkom 4. člena ZDIJZ. Manjka pogoj, ki je v teoriji poznan kot »kriterij materializirane oblike«. Zato je IP pritožbo prosilca na podlagi prvega odstavka 248. člena ZUP zavrnil, kot izhaja iz 1. točke izreka te odločbe.

Posebni stroški v tem postopku niso nastali (2. točka izreka te odločbe). Ta odločba je skladno s 30. točko 28. člena Zakona o upravnih taksah (Uradni list RS, št. 106/10 – UPB, 14/15 – ZUUJFO, 84/15 – ZZelP-J, 32/16, 30/18 – ZKZaš in 189/20 – ZFRO) oproščena plačila upravne takse.

Pouk o pravnem sredstvu:

Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, pač pa se lahko sproži upravni spor. Upravni spor se sproži s tožbo, ki se vloži v 30 dneh od vročitve odločbe na Upravno sodišče RS, Fajfarjeva 33, 1000 Ljubljana. Tožba se lahko vloži pisno po pošti ali neposredno pri navedenem sodišču. Če se tožba pošlje priporočeno po pošti, se za dan izročitve sodišču šteje dan oddaje na pošto. Tožba z morebitnimi prilogami se vloži v najmanj treh izvodih. Tožbi je treba priložiti tudi to odločbo v izvirniku ali prepisu.

Postopek vodila:

Karolina Lužar, univ. dipl. prav.,

svetovalka IP

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

informacijska pooblaščenka