prosilec - Občina Moravske Toplice

POVZETEK:

Prosilec je na organ vložil zahtevo za posredovanje podatkov o številu postopkov, ki jih je organ, zaradi kršitve 1. odstavka 42. člena Odloka o urejanju javnih in drugih površin v Občini Moravske Toplice (v nad. Odlok), obravnaval v zadnjih 5 letih oz. od junija 2016 do 18. 6. 2021. Organ je zahtevi prosilca delno ugodil in mu posredoval podatke za obdobje od leta 2016 do leta 2020, za leto 2021 organ z zahtevanimi podatki ne razpolaga, zato je zahtevo v tem delu zavrnil. Podatke, ki jih je organ posredoval prosilcu, je organ pridobil iz letnih poročil, pri čemer je uslužbenka predhodno ročno pregledala in sortirala zadeve iz informacijskega sistema organa. Enako bi morala uslužbenka storiti, v kolikor bi želela pridobiti zahtevane podatke za leto 2021, česar pa na podlagi določb ZDIJZ ni dolžna narediti. IP je v pritožbenem postopku sledil odločitvi organa, saj je ugotovil, da informacijski sistem organa ne omogoča iskanja po ključnih besedah oz. po kriterijih, ki jih v zahtevi navaja prosilec, zato bi organ resnično moral pregledati vse zadeve, jih analizirati in presoditi, ali ti ustrezajo kriterijem prosilca, česar pa na podlagi odločb ZDIJZ ni dolžan narediti. IP je tako pritožbo prosilca, kot neutemeljeno, zavrnil.

ODLOČBA:

Številka: 090-261/2021/8

Datum: 5. 10. 2021

Informacijski pooblaščenec po informacijski pooblaščenki Mojci Prelesnik, v nad. IP, na podlagi 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Ur. l. RS, št. 113/05 in 51/07-ZUstS-A, v nad. ZInfP), 3. in 4. odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Ur. l. RS, št. 51/06 – UPB, 117/06 – ZDavP-2, 23/14, 50/14, 19/15 – odl. US in 102/15; v nad. ZDIJZ) ter 1. odstavka 248. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Ur. l. RS, št. 24/06 – UPB, 105/06–ZUS-1, 126/07-ZUP-E, 65/08-ZUP-F in 8/10-ZUP-G in 82/13-ZUP-H; v nad. ZUP), o pritožbi …. (v nad. prosilec), z dne 21. 7. 2021, zoper odločbo Občine Moravske Toplice – Medobčinska inšpekcija in redarstvo, Tešanovci 31, 9226 Moravske Toplice (v nad. organ), št. 71000-11/2021-5 z dne 6. 7. 2021, v zadevi dostopa do informacij javnega značaja, izdaja naslednjo

O D L O Č B O

1. Pritožba prosilca z dne 21. 7. 2021 zoper odločbo Občine Moravske Toplice – Medobčinska inšpekcija in redarstvo, št. 71000-11/2021-5 z dne 6. 7. 2021, se zavrne.

1. Zahteva prosilca za povrnitev stroškov postopka se zavrne.

1. V postopku reševanja te pritožbe niso nastali posebni stroški.

OBRAZLOŽITEV:

Prosilec je dne 18. 6. 2021 na organ naslovil zahtevo za posredovanje podatkov o številu postopkov, ki jih je organ, zaradi kršitve 1. odstavka 42. člena Odloka o urejanju javnih in drugih površin v Občini Moravske Toplice (v nad. Odlok), obravnaval v zadnjih 5 letih oz. od junija 2016 do 18. 6. 2021.

Organ je o zahtevi prosilca odločil z odločbo št. 71000-11/2021-5 z dne 6. 7. 2021, s katero je zahtevi delno ugodil in prosilcu posredoval fotokopije poročil, iz katerih izhajajo zahtevani podatki za obdobje od leta 2016 do leta 2020. Dostop do zahtevanih podatkov za leto 2021 je organ zavrnil, ker z njimi ne razpolaga.

Zoper odločbo organa je prosilec dne 21. 7. 2021 vložil pritožbo, v kateri oporeka odločitvi organa v zavrnilnem delu, saj je prepričan, da je organ v tem delu napačno ugotovil dejansko stanje, posledično pa tudi napačno uporabil materialno pravo. Glede na to, da je organ prosilcu posredoval zahtevane podatke za pretekla obdobja, je prosilec mnenja, da organ razpolaga tudi s podatki za leto 2021 oz. za obdobje od 1. 1. 2021 do 18. 6. 2021. Prosilec je prepričan, da je zahtevane podatke možno na enostaven način pridobiti iz informacijskega sistema organa, brez ustvarjanja novih zbirk oz. novega dokumenta z analizo zahtevanih informacij. Prosilec je v pritožbenem postopku tudi priglasil stroške postopka oz. odvetniške stroške.

IP je dne 19. 8. 2021 prejel dopis organa št. 71000-11/2021-7 z dne 13. 8. 2021, s katerim mu je ta, na podlagi 245. člena ZUP, odstopil pritožbo, kot dovoljeno, pravočasno in vloženo s strani upravičene osebe.

Na podlagi poziva IP št. 090-261/2021/2 z dne 24. 8. 2021, je organ IP, z dopisom št. 71000-11/2021-9 z dne 27. 8. 2021, pojasnil sledeče:

• Podatke o številu postopkov zaradi kršitve 1. odstavka 42. člena Odloka, za obdobje od leta 2016 do leta 2020, je organ pridobil iz vsakoletnih poročil za preteklo leto. Prosilcu so bile posredovane fotokopije določenih strani poročila o delu organa za posamezno leto.
• Podatkov za leto 2021 organ nima, ker poročilo o delu medobčinske inšpekcije in redarstva za leto 2021 še ni pripravljeno oz. izdelano.
• Podatke za leto 2021 je organ poskušal najti v informacijskem sistemu iPiramida - Prekrškovni organ, ki ga uporablja za vodenje procesov, ki nastajajo pri delu medobčinskega redarstva in inšpektorata, vendar sistem ne omogoča pridobitve zahtevanih podatkov.

Organ zagotavlja, da bi zahtevane podatke prosilcu posredoval, v kolikor bi z njimi razpolagal, saj mu je brez oklevanja posredoval tiste, s katerimi razpolaga. Z zahtevanimi podatki bo organ razpolagal v začetku prihodnjega leta, ko bo pripravljeno poročilo o delu organa za preteklo leto.

Na podlagi telefonskega pogovora z dne 3. 9. 2021, je IP, dne 9. 9. 2021, prejel dopis organa, št. 71000-11/2021 z dne 8. 9. 2021, v katerem je organ podal dodatna pojasnila, in sicer, da sta javna uslužbenka in vodja medobčinske inšpekcije in redarstva pojasnila, da letna poročila o delu organa pripravlja javna uslužbenka, ki sama ročno pregleduje knjižene zadeve po posameznem letu in jih nato sortira po kršitvah ter občinah (skupna občinska uprava vodi postopke za 10 občin). Informacijski sistem iPiramida ne omogoča iskanja po odloku oz. členu odloka določene občine. Da bi torej prišli do podatkov, ki jih zahteva prosilec, bi morala javna uslužbenka ročno pregledati, analizirati, sortirati in prešteti postopke, ki so uvedeni zaradi kršitve 1. odstavka 42. člena Odloka, česar pa na podlagi določb ZDIJZ ni dolžna storiti.

Na podlagi poziva IP št. 090-261/2021/6 z dne 10. 9. 2021, je organ IP, dne 14. 9. 2021, po elektronski pošti, posredoval 14 zaslonskih slik iz informacijskega sistema organa iPiramida. Iz posredovanih zaslonskih slik izhaja:

• na kakšen način informacijski sistem omogoča t.i. filtriranje zadev - iskanje ni mogoče po samem odloku;
• kakšni so rezultati iskanja zahtevanega podatka v informacijskem sistemu organa s pomočjo uporabe različnih ključnih besed, kot so »Odlok o urejanju javnih in drugih površin«, »javnih in drugih površin«, »42. člen«, »Občina Moravske Toplice«, »področje videza naselij«, »inšpekcija«, vse za leto 2021 oz. za obdobje od 1. 1. 2021 do 18. 6. 2021- iskanje s pomočjo uporabe različnih ključnih besed ne da nobenih ustreznih rezultatov.

Pritožba ni utemeljena.

IP kot organ druge stopnje je v skladu z 247. člena ZUP dolžan preizkusiti odločbo v delu, v katerem jo prosilec izpodbija. Odločbo preizkusi v mejah pritožbenih navedb, po uradni dolžnosti pa preizkusi, ali ni prišlo v postopku na prvi stopnji do bistvenih kršitev postopka in ali ni prekršen materialni zakon.

Kot izhaja iz določbe 1. odstavka 4. člena ZDIJZ in tudi določbe 1. odstavka 1. člena ZDIJZ, informacijo javnega značaja predstavlja samo dokument, ki že obstaja, je že ustvarjen, oz. dokument, ki ga je organ v okviru svojega delovnega področja že izdelal oz. pridobil. Gre za pogoj, ki je v teoriji poznan kot »kriterij materializirane oblike«. Organi, ki so zavezanci po ZDIJZ, so namreč dolžni omogočiti dostop le do že obstoječih informacij in niso dolžni ustvariti novega dokumenta ali pridobiti oz. vzpostaviti dokumenta, ki ga v času zahteve nimajo.

Predmet tega pritožbenega postopka je vprašanje, ali organ razpolaga s podatkom o številu postopkov, ki jih je organ, zaradi kršitve 1. odstavka 42. člena Odloka, obravnaval v obdobju od 1. 1. 2021 do 18. 6. 2021 oz. ali je priklic zahtevanega podatka možen iz informacijskega sistema organa.

IP je v pritožbenem postopku ugotovil, da organ ne razpolaga s podatkom, ki je predmet zahteve prosilca. Kot že zgoraj navedeno je IP v okviru pritožbenega postopka od organa pridobil več pojasnil, iz katerih izhaja, da je organ podatke za obdobje od leta 2016 do leta 2020, ki so že bili posredovani prosilcu, pridobil iz letnih poročil, pri čemer je javna uslužbenka predhodno, za namen priprave letnih poročil, ročno, sama pregledala vse knjižene zadeve po posameznem letu in jih sortira po kršitvah in občinah. Za leto 2021 statistika podatkov še ni bila narejena, pri čemer Informacijski sistem iPiramida – Prekrškovni organ (Evidenca zadev in postopkov) organu tudi ne omogoča iskanja po odloku oz. členu odloka, zato bi organ do zahtevanega podatka za leto 2021 lahko prišel izključno z ročnim (vsebinskim) pregledovanjem, sortiranjem in štetjem zadev. Organ je IP v okviru pritožbenega postopka posredoval 14 zaslonskih slik iz informacijskega sistema organa iPiramida, iz katerih izhaja, kakšen način t.i. osnovnega filtriranja omogoča računalniški sistem iPiramida (Evidenca zadev in postopkov) in kakšni so rezultati iskanja v informacijskem sistemu s pomočjo uporabe različnih ključnih besed, kot so »Odlok o urejanju javnih in drugih površin«, »javnih in drugih površin«, »42. člen«, »Občina Moravske Toplice«, »področje videza naselij«, »inšpekcija«, za obdobje od 1. 1. 2021 do 18. 6. 2021. Iz posredovanih zaslonskih slik izhaja, da do zahtevanega podatka ni mogoče priti s pomočjo t.i. osnovnih filtrov, ki jih omogoča informacijski sistem, niti z uporabo različnih ključnih besed, saj informacijski sistem ne da nobenih ustreznih rezultatov iskanja. Glede na ugotovljeno, bi bil tako v konkretnem primeru potreben pregled vseh prekrškovnih zadev za obdobje od 1. 1. 2021 do 18. 6. 2021 oz. bi bilo potrebno vsebinsko vpogledati in analizirati vsako posamezno zadevo/dokument, da bi se ugotovilo, ali predmetni dokument ustreza zahtevi prosilca ali ne.

Iz navedenega izhaja, da bi moral organ, da bi pridobil podatke/informacije, ki so predmet zahteve prosilca, zbirati informacije, analizirati zadeve ter ustvariti novo zbirko, po kriterijih prosilca, česar pa v okviru obveznosti po ZDIJZ, kot to pravilno ugotavlja že organ sam, ni dolžan storiti. Izdelava zbirke podatkov, kjer je za njeno pripravo potrebna vsebinska presoja in analiza dokumentov/podatkov, kot je to v konkretnem primeru, po presoji IP namreč predstavlja ustvarjanje novega dokumenta.

Pri tem IP pripominja, da je treba smisel dostopa do informacij javnega značaja iskati v javnem in odprtem delovanju zavezanca, preko katerega se lahko preizkusi tudi pravilnost in zakonitost delovanja. Ob tem pa je treba upoštevati, da se lahko zagotovi prost dostop zgolj do informacij, ki dejansko že obstajajo. Pritožbeni postopek ne more biti namenjen prisili ustvarjanja informacij ali ugotovitvi, da bi določene informacije morale obstajati. IP je namreč organ, ki je, na podlagi 1. odstavka 2. člena ZInfP, pristojen za odločanje o pritožbi zoper odločbo, s katero je organ zavrgel ali zavrnil zahtevo ali drugače kršil pravico do dostopa ali ponovne uporabe informacije javnega značaja ter v okviru postopka na drugi stopnji tudi za nadzor nad izvajanjem zakona, ki ureja dostop do informacij javnega značaja in na njegovi podlagi izdanih predpisov. Zato IP, skladno z načelom zakonitosti, organu ne more naložiti, naj prosilcu posreduje dokumentacijo oz. podatke, s katerimi ne razpolaga. Organi, ki so zavezani po ZDIJZ, so dolžni omogočiti dostop le do že obstoječih informacij in niso dolžni ustvariti novega dokumenta, zbirati informacij, opravljati raziskav ali analizirati podatkov, da bi zadostili zahtevi prosilca. Izjema od napisanega so le informacije, ki se nahajajo v računalniških bazah, nastalih v zvezi z dejavnostjo organa (v tem primeru velja, da jih organ lahko relativno hitro in enostavno prikliče iz sistema). Sicer pa se dolžnost posredovanja informacij nanaša le na tako imenovane »surove« informacije (več: Komentar Zakona o dostopu do informacij javnega značaja, doc. dr. Senko Pličanič s soavtorji, Inštitut za javno upravo pri Pravni fakulteti v Ljubljani, 2005, str. 83). Upoštevaje navedeno IP nima pravne podlage, da bi odločal o nujnosti oz. obveznosti organa, da ustvari in vodi novo evidenco oz. zbirko dokumentov/podatkov, ki ustrezajo kriterijem prosilca. Takšno stališče glede ustvarjanja novih zbirk dokumentov v zadevah dostopa do informacij javnega značaja izhaja tudi iz sodne prakse upravnega sodišča (sodba II U 79/2009-10 z dne 20. 1. 2010). V predmetni sodbi je sodišče ugotovilo, da zbirka dokumentov pri organu - sodišču ne obstaja, ker računalniški sistem, v katerem organ vodi spise, ne omogoča iskanja po kriterijih, kot jih je v zadevi zahteval prosilec, hkrati pa tudi ne obstaja pravna podlaga, ki bi organu nalagala izdelavo takšne zbirke. Iskanje in odbiranje dokumentov, ki so predmet zahteve prosilca, bi torej predstavljalo ustvarjanje novega dokumenta, česar pa organ ni dolžan storiti.

Ob tem IP pojasnjuje, da v konkretnem primeru ne gre za vprašanje, katere dokumente/podatke organ ima oz. s katerimi podatki organ razpolaga, temveč, ali je dolžan na zahtevo prosilca te podatke analizirati in pripraviti zbirko po kriteriju, kot ga zahteva prosilec. Gre namreč za to, da bi organ moral po vsebinskem kriteriju, ki ga je določil prosilec, šele presoditi, ali dokumenti v zbirko sodijo, kar pa predstavlja ustvarjanje novega dokumenta. Če je za takšno ustvarjanje novega dokumenta potreben nesorazmeren vložek časa in truda, pa tudi, ko se dokumenti nahajajo v računalniških bazah, priprava takšne zbirke predstavlja ustvarjanje novega dokumenta.

IP je v pritožbenem postopku ugotovil, da organ s podatkom o številu postopkov, ki jih je organ, zaradi kršitve 1. odstavka 42. člena Odloka, obravnaval v obdobju od 1. 1. 2021 do 18. 6. 2021, dejansko ne razpolaga, niti ga ne more relativno hitro in enostavno priklicati iz sistema, kar pomeni, da niso izpolnjeni vsi pogoji za obstoj informacije javnega značaja po 1. odstavku 1. člena ZDIJZ v zvezi s 1. odstavkom 4. člena ZDIJZ. Manjka pogoj, ki je v teoriji poznan kot »kriterij materializirane oblike«.

Na tej podlagi je IP, na podlagi 1. odstavka 248. člena ZUP, pritožbo prosilca zoper odločbo št. 71000-11/2021-5 z dne 6. 7. 2021, kot neutemeljeno zavrnil.

IP je glede priglašenih stroškov prosilca v pritožbenem postopku ugotovil, da je zahteva neutemeljena. V skladu s 1. odstavkom 113. člena ZUP gredo stroški, ki nastanejo organu ali stranki med postopkom ali zaradi postopka (potni stroški uradnih oseb, izdatki za priče, izvedence, tolmače, ogled, pravno zastopanje, oglase, prihod, izgubo dohodka, strokovno pomoč, odškodnina za škodo, ki nastane pri ogledu ipd.), v breme tistega, na katerega zahtevo se je postopek začel. Postopek dostopa do informacij javnega značaja in nadalje pritožbeni postopek se je začel na zahtevo prosilca, torej je slednji dolžan svoje stroške kriti sam, zato je IP odločil, kot izhaja iz 2. točke izreka te odločbe.

Posebni stroški v tem postopku niso nastali.

Ta odločba je v skladu s 30. točko 28. člena Zakona o upravnih taksah (Ur. l. RS, št. 106/10 – ZUT-UPB5 in 14/15 – ZUUJFO) oproščena plačila upravne takse.

Pouk o pravnem sredstvu:

Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, pač pa se lahko sproži upravni spor. Upravni spor se sproži s tožbo, ki se vloži v 30 dneh od vročitve te odločbe na Upravno sodišče, Fajfarjeva 33, Ljubljana. Tožba se lahko vloži pisno po pošti ali pri navedenem sodišču. Če se tožba pošlje priporočeno po pošti, se za dan izročitve sodišču šteje dan oddaje na pošto. Tožba z morebitnimi prilogami se vloži v najmanj treh izvodih. Tožbi je treba priložiti tudi to odločbo v izvirniku ali prepisu.

Postopek vodila:

Tanja Švab, dipl.upr.ved.,

raziskovalka IP

Informacijski pooblaščenec:

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

informacijska pooblaščenka