prosilec - Občina Idrija

Številka: 090-54/2026/7

Datum: 25. 5. 2026

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) po namestnici informacijske pooblaščenke, Kristini Kotnik Šumah, po pooblastilu št. 100-17/2006/229 z dne 6. 11. 2024, izdaja na podlagi 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, 51/07 - ZUstS-A; v nadaljevanju ZInfP), tretjega in četrtega odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/06 – uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZDIJZ), in prvega odstavka 248.. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06 – uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZUP), o pritožbi … (v nadaljevanju prosilec) z dne 2. 1. 2026, zoper odločbo Občine Idrija, Mestni trg 1, 5280 Idrija (v nadaljevanju organ) št. 090-0022/2025-3 z dne 10. 12. 2025 (v nadaljevanju izpodbijana odločba), v zadevi dostopa do informacije javnega značaja, naslednjo

ODLOČBO:

1.     Pritožba prosilca z dne 2. 1. 2026, zoper odločbo Občine Idrija, št. 090-0022/2025-3 z dne 10. 12. 2025, se zavrne.

2.     Posebni stroški v postopku reševanja te pritožbe niso nastali.

Obrazložitev:

(1) Prosilec je dne 23. 10. 2025 na organ naslovil zahtevo za dostop do informacij javnega značaja. Od organa je zahteval posredovanje dokumentov, in sicer:

1. kopije kartic porabe za vse proračunske postavke Krajevne skupnosti mesto Idrija (v nadaljevanju KSMI) vezano na zaključne račune za obdobje mandata KSMI 2006-2010 in KSMI 2010-2014 ter

2. kopije upravnih spisov KSMI za obdobje mandata KSMI 2006-2010 in KSMI 2010-2014.

(2) O zahtevi z dne 23. 10. 2025 je organ odločil z odločbo št. 090-0022/2025-3 z dne 10. 12. 2025 (v nadaljevanju izpodbijana odločba), s katero je zahtevi delno ugodil v delu, ki se nanaša na kopije kartic porabe za vse proračunske postavke KS mesto Idrija vezano na zaključne račune za obdobje mandata 2006-2010 in 2010-2014, tako da je prosilcu posredoval identificirano dokumentacijo. Organ je zahtevo prosilca zavrnil v delu, ki se nanaša na kopije upravnih spisov KSMI za obdobje mandata 2006-2010 in 2010-2014, ker z dokumentacijo ne razpolaga. Ob tem je med drugim navedel, da je KSMI v času mandatov 2006-2010 in 2010-2014 imela status pravne osebe javnega prava, z dnem 31. 3. 2014 pa je ta status izgubila na podlagi Spremembe in dopolnitve Statuta Občine Idrija (Uradni list RS, št. 107/13). Glede na navedeno je krajevna skupnost v času trajanja predmetnih mandatov vodila svoje dokumentarne spise in arhiv, po spremembi statusa pa je bil celoten arhiv krajevne skupnosti predan v hrambo Zgodovinskega arhiva Ljubljana, Enota v Idriji. Organ dodatno navaja, da je dne 24. 2. 2017 Zgodovinski arhiv Ljubljana s Sklepom št. 102-35/2017 imenoval Komisijo za pripravo navodila za odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva za KSMI. Izročitev in prevzem arhivskega gradiva krajevne skupnosti je bil opravljen dne 23. 3. 2017, kar je razvidno iz Zapisnika o izročitvi in prevzemu arhivskega gradiva krajevne skupnosti št. 020-0001/2017-3. Dokumenta o imenovanju komisije in o izročitvi in prevzemu gradiva sta bila prosilcu priložena k odločbi. Glede na navedeno organ ne poseduje zahtevanih dokumentov.  

(3) Zoper odločbo organa je prosilec dne 2. 1. 2026 vložil pritožbo, kjer se pritožuje na zavrnitev zaprošenih dokumentov, in sicer kopije upravnih spisov KSMI za obdobje mandata 2006-2010 in 2010-2014. Navaja, da sta bila odločbi priložena dva prevzemna zapisnika in popisa prevzetega gradiva, ki pa ne zajemata celotnega obdobja do leta 2014. Eden od podanih prevzemnih zapisnikov (maj 2017) se dejansko nanaša na prevzeto gradivo samo za obdobje do leta 2005, ki pa ni bilo predmet vloge. Prosilec meni, da za navedeno obdobje sploh ni bil podan izpis iz dokumentarnega sistema ali nedvoumna obrazložitev, ali so bili dokumenti vključeni v predano gradivo. Meni, da organ v obrazložitvi odločbe ni podal nobenega pojasnila glede načina pregleda in kako je prišel do ugotovitve, da so bili upravni spisi predani Zgodovinskemu arhivu. Organ tako ni v celoti preveril dejanskega stanja in se nedvoumno opredelil do obstoja upravnih spisov, ob tem pa poudarja, da je iz prilog sicer razvidno, da je Zgodovinski arhiv imenoval komisijo v letu 2017 in prevzel del dokumentarnega gradiva, a iz pregleda popisa predanega gradiva ni razvidno, ali vsebuje kopije zahtevanih upravnih spisov. Meni, da bi organ moral za ugotovitev dejanskega stanja podati tudi kopijo dokumenta Komisije za pripravo navodila za odbiranje, tj. pisno strokovno navodilo za odbiranje arhivskega in dokumentarnega gradiva. Šele na podlagi navodil bi bilo mogoče primerjati, za katere dokumente in za katero obdobje je bil organ zaprošen, da pripravi odbir dokumentarnega gradiva in ali je predal vse potrebne dokumente. Prosilec opozarja, da je v prevzemnem zapisniku navedeno pod točko 4 in 5 opozorilo o nedostopnosti arhivskega gradiva in da prevzemnik ne odgovarja za popolnost posameznih enot. Iz predloženega zapisnika je tudi razvidno, da so bili predani zgolj zapisniki sej KSMI za leto 2006 in 2007, ostali do leta 2014 pa ne. Upravni spis krajevne skupnosti predstavlja dokument, ki vsebuje seznam oz. popis vseh uradnih dokumentov, iz katerega bi bilo razvidno tudi, ali obstajajo zapisniki sej KSMI za obdobje 2008-2014. Prosilec meni, da je naveden upravni dokument ne glede na status KSMI opredeljen za vse javne organe in voden v skupnem informacijskem sistemu Občine Idrija, ali ga je občina vodila za KSMI pa v obrazložitvi odločbe ni pojasnjeno. Dodatno prosilec navaja, da je iz predloženih dokumentov vezanih na zaključne račune razvidno, da je KSMI v obdobju do leta 2014 izplačevala sejnine za člane sveta KSMI, kar jasno napeljuje, da bi morali obstajati tudi zapisniki sej KSMI in posledično tudi upravni spisi, ki predstavljajo uradni spis za vodenje uradnih dokumentov KSMI. Prosilec meni, da je dejansko stanje nepopolno ugotovljeno, saj je sprememba statusa KSMI nastopila v letu 2014, prevzemni zapisnik arhivskega gradiva pa je iz leta 2017, zato trditev organa, da je bilo arhivsko gradivo v celoti predano Zgodovinskemu arhivu, ni resnično stanje. Prosilec meni, da je organ verjetno že od leta 2014 po uradni dolžnosti prevzel celotno arhivsko gradivo in ga hranil več kot 3 leta, šele leta 2017 pa je del gradiva predal Zgodovinskemu arhivu. Iz prevzetega zapisnika je razvidno tudi, da izročitelj gradiva ni bila KSMI, ampak Občina Idrija, kar pomeni, da v odločbi manjka tudi ugotovitveno stanje in obrazložitev, kdaj je Občina Idrija na podlagi sklepa prevzela in katero dokumentarno gradivo KSMI za obdobje 2006-2014, ki ga je nato delno izročila Zgodovinskemu arhivu.

(4) Organ je po preizkusu procesnih predpostavk in odločitvi, da izpodbijane odločbe ne bo spremenil, na podlagi 245. člena ZUP, pritožbo prosilca, z dopisom, št. 090-0022/2025-7 z dne 9. 2. 2026, kot dovoljeno, pravočasno in vloženo po upravičeni osebi, odstopil v reševanje IP. Organ je v dopisu pojasnil tudi, zakaj zahtevana dokumentacija ne obstaja v materializirani obliki.

(5) IP je zaradi razjasnitve dejanskega stanja s pozivom, št. 090-54/2026/3 z dne 3. 3. 2026, organ pozval na podajo pojasnil in posredovanje dodatne dokumentacije. Organ je odgovoril z dopisom, št. 090-0022/2025-10 z dne 27. 3. 2026, ki ga je IP prosilcu dne 1. 4. 2026 posredoval v seznanitev, a se prosilec nanj ni odzval.

Pritožba ni utemeljena.

(6) Uvodoma IP pojasnjuje, da je kot organ druge stopnje v skladu z 247. členom ZUP dolžan preizkusiti odločbo v delu, v katerem jo prosilec izpodbija. Odločbo preizkusi v mejah pritožbenih navedb, po uradni dolžnosti pa preizkusi, ali ni prišlo v postopku na prvi stopnji do bistvenih kršitev postopka in ali ni prekršen materialni zakon.

(7) Informacija javnega značaja je po določbi prvega odstavka 4. člena ZDIJZ informacija, ki izvira iz delovnega področja organa, nahaja pa se v obliki dokumenta, zadeve, dosjeja, registra, evidence ali dokumentarnega gradiva (v nadaljevanju dokument), ki ga je organ izdelal sam, v sodelovanju z drugim organom ali pridobil od drugih oseb. Iz navedene definicije so razvidni trije osnovni pogoji, ki morajo biti kumulativno izpolnjeni, da lahko govorimo o obstoju informacije javnega značaja, in sicer:

1.     informacija mora izvirati iz delovnega področja organa;

2.     organ mora z njo razpolagati;

3.     nahajati se mora v materializirani obliki.

(8) Iz določbe prvega odstavka 4. člena v zvezi s prvim odstavkom 1. člena ZDIJZ tako izhaja, da informacijo javnega značaja lahko predstavlja le dokument, ki ga je organ v okviru svojega delovnega področja že izdelal oziroma pridobil in ga še ni posredoval naprej oziroma uničil. Gre za pogoj, ki je v teoriji poznan kot »kriterij materializirane oblike«. Zavezanci po ZDIJZ so torej dolžni omogočiti dostop le do že obstoječih informacij in niso dolžni ustvariti novega dokumenta ali ga (ponovno) pridobiti, če z njim v času zahteve ne razpolagajo (več). Zavezanci tako niso dolžni zbirati informacij, opravljati raziskav ali analizirati podatkov, da bi zadostili zahtevi prosilca, torej niso dolžni izdelati, predelati ali spremeniti (dograditi) informacij, s katerimi razpolagajo.

(9) Smisel dostopa do informacij javnega značaja je treba iskati v javnem in odprtem delovanju organa, preko katerega se lahko preizkusi tudi pravilnost in zakonitost delovanja, vendar pa je treba upoštevati, da se lahko zagotovi prost dostop zgolj do informacij, ki dejansko že obstajajo. IP tako poudarja, da pritožbeni postopek pred IP ne more biti namenjen prisili ustvarjanja ali pridobivanja informacij ali ugotovitvi, da bi določene informacije pri organu morale obstajati. IP ob tem pojasnjuje, da v pritožbenem postopku glede dostopa do informacij javnega značaja nima pristojnosti, da bi se spuščal v presojo zakonitosti in smotrnosti ravnanja organa ter v vprašanje pravilnosti poslovanja organa z dokumentarnim gradivom. V postopku dostopa do informacij javnega značaja se ob tem lahko presoja (le) vprašanje, ali zahtevane informacije javnega značaja dejansko obstajajo pri organu v materializirani obliki. Glede na navedeno IP v postopku po ZDIJZ ni pristojen ugotavljati, ali je bila dokumentacija pravilno hranjena in uničena, oziroma ali je bilo opisano odbiranje, izločanje in uničevanje organa v obravnavani zadevi izvedeno pravilno in skladno s predpisi. Ugotavljanje, zakaj določene dokumentacije ni, oziroma ali bi morala biti, je torej v pristojnosti drugih organov, in sicer upravne inšpekcije. Takšno stališče je zavzelo tudi Upravno sodišče v sodbi pod opr. št. IU 1198/2016-22 z dne 10. 5. 2017, točka 10. in 11. IP je organ, ki je, na podlagi prvega odstavka 2. člena ZInfP, pristojen za odločanje o pritožbi zoper odločbo, s katero je organ zavrgel ali zavrnil zahtevo ali drugače kršil pravico do dostopa ali ponovne uporabe informacije javnega značaja ter v okviru postopka na drugi stopnji tudi za nadzor nad izvajanjem zakona, ki ureja dostop do informacij javnega značaja, in na njegovi podlagi izdanih predpisov. Zato IP, skladno z načelom zakonitosti, organu ne more naložiti, naj prosilcu posreduje dokumente, s katerimi ne razpolaga.

(10) Upoštevaje vse navedeno, je IP v okviru ugotovitvenega postopka na drugi stopnji presojal, ali organ razpolaga z zahtevanimi kopijami upravnih spisov KSMI za obdobje mandata 2006-2010 in 2010-2014 (v nadaljevanju zahtevani dokument). Po pregledu spisovne dokumentacije IP ne dvomi v navedbe, da organ v času izdaje izpodbijane odločbe z zahtevano dokumentacijo ni razpolagal. IP se je o tem prepričal z vpogledom v dokumentacijo in pojasnila, ki mu jih je organ posredoval ob odstopu pritožbe z dopisom št. 090-0022/2025-7 z dne 9. 2. 2026 in z odgovorom organa št. 090-0022/2025-10 z dne 27. 3. 2026. Iz odgovora organa in predloženih dokazil namreč izhaja, da organ z zahtevano dokumentacijo resnično ne razpolaga. Organ je, v dopisu št. 090-0022/2025-7 z dne 9. 2. 2026, pojasnil, da je za iskanje zahtevanih dokumentov opravil vpogled v dokumentarni sistem ODOS in v arhiv Občine Idrija in ugotovil, da upravni spisi ne obstajajo. Pojasnil je tudi, da je Krajevna skupnost v Občini Idrija izgubila status pravne osebe javnega prava z dnem 31. 3. 2014. V času mandatov 2006-2010 in 2010-2014 pa je Krajevna skupnost sama vodila svoje dokumentarne spise in arhiv, ki so bili spravljeni na lokaciji Mestni trg 2, Idrija, kjer so bile pisarne krajevne skupnosti. V letu 2017 je bilo gradivo s strani Komisije za pripravo in odbiranje arhivskega gradiva pregledano in nato predano v hrambo Zgodovinskega arhiva. Dne 27. 3. 2026 je organ, na podlagi poziva za pojasnila in dokumentacijo IP, št. 090-54/2026/3 z dne 3. 3. 2026, navedel, da je bilo javni uslužbenki, odgovorni za področje financ in proračuna odrejeno, da pripravi dokumente kopije kartic porabe za vse proračunske postavke krajevne skupnosti, vezane na zaključne račune za obdobje mandata KSMI 2006-2010 in KSMI 2010-2014, ki so bili prosilcu posredovani ter da ugotovi, ali v dokumentarnem sistemu ODOS in v arhivu Občine Idrije obstajajo zahtevani dokumenti, ki se nanašajo na kopije upravnih spisov krajevne skupnosti za obdobje mandata 2006-2010 in 2010-2014. Uslužbenka je ugotovila, da slednji pri organu ne obstajajo v materialni obliki. Pri iskanju dokumentov v dokumentarnem gradivu ODOS je uporabila ključne besede »Krajevna skupnost mesto Idrija« in »Krajevna skupnost Idrija« in ugotovila, da obstajajo spisi, katerih ustvarjalec je bila Občina Idrija in se nanašajo na Krajevno skupnost kot stranko v postopku. Kar pomeni, da ustvarjalec ni bila Krajevna skupnost mesto Idrija in tako ne gre za zahtevane dokumente. Nadalje je pri iskanju po dokumentarnem gradivu uporabila ključne besede »arhiv«, »prevzem« in »prevzem arhivskega gradiva« in ugotovila, da obstajata dva upravna spisa, ki se nanašata na arhivsko gradivo krajevnih skupnosti, in sicer št. 020-0001/2017 »Prevzem arhivskega gradiva Krajevne skupnosti mesto Idrija« in št. 020-0001/2020 »Prevzem arhivskega gradiva krajevnih skupnosti v Občini Idrija«. Ugotovila je, da se v spisih ne nahajajo zahtevane informacije t.j. upravni spisi KSMI za obdobje mandata 2006-2010 in 2010-2014. O tem se je prepričal tudi IP z vpogledom v popise spisov in sledil ugotovitvam organa. Občina Idrija ni bila ustvarjalec zahtevanih upravnih spisov oz. gradiva, zato zahtevanega gradiva nima knjiženega v svojem dokumentarnem sistemu. Dokumentarno gradivo krajevne skupnosti se je nahajalo na lokaciji, kjer je imela poslovne prostore KSMI, in sicer Mestni trg 2, Idrija, po ukinitvi pravnega statusa krajevnih skupnosti pa je prostore z opremo prevzela Občina Idrija. Hkrati je bilo vso dokumentarno gradivo, ki se je nahajalo na predmetni lokaciji, predano v obravnavo in hrambo Zgodovinskemu arhivu Ljubljane. Le-ta je na predmetni lokaciji opravil pregled dokumentarnega gradiva in ga sprejel v hrambo. V postopku komisija, glede na svoje pristojnosti, ni ugotavljala, ali obstaja tudi drugo dokumentarno gradivo, ki ga ni bilo na predmetni lokaciji. Glede vprašanja, ali obstajajo zapisniki o prevzemu dokumentarnega gradiva (predvsem upravnih spisov za obdobje 2006-2010 in 2010-2014 s strani Občine Idrija od Krajevne skupnosti mesto Idrija, je organ pojasnil, da ne obstajajo drugi dokumenti, ki bi izkazovali prevzem dokumentarnega gradiva.

(11) Z vpogledom v posredovani popis zadeve št. 020-0001/2017 IP ugotavlja, da se ta glasi »Prevzem arhivskega gradiva Krajevne skupnosti mesto Idrija« in da iz njega izhaja, pod dokument št. 1, imenovanje komisije za pripravo navodil, št. 2 Navodilo za odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva, št. 3 zapisnik o izročitvi in prevzemu arhivskega gradiva KS mesto Idrija z dne 24. 3. 2017 in št. 4 zapisnik o izročitvi in prevzemu arhivskega gradiva KS mesto Idrija z dne 8. 5. 2017, št. 5 z dne 5. 5. 2017 sklep o imenovanju komisije za izločitev in prevzem dokumentacije KS mesto Idrija in zapisnik o izločitvi računovodskih dokumentov KS mesto Idrija. Iz popisa spisa tako izhaja, da se v njem ne nahajajo še drugi zapisniki, kot jih je prejel prosilec. Pri zapisniku z dne 5. 5. 2017 pa že iz imena izhaja, da se nanaša na računovodske dokumente, ki niso bili predmet zahteve prosilca. IP tako zaključuje, da že iz popisa spisa št. 020-0001/2017 izhaja, da na arhiv niso bili preneseni drugi spisi. Z vpogledom v posredovani popis zadeve št. 020-0001/2020 IP ugotavlja, da se ta glasi »Prevzem arhivskega gradiva krajevnih skupnosti v Občini Idrija«. Z vpogledom v popis spisa IP ugotavlja, da se ta nanaša na druge Krajevne skupnosti in ne na KSMI, ki je predmet obravnavanega postopka. Glede na podana pojasnila organa, IP ne vidi razlogov, da bi podvomil v dejstvo, da organ z zahtevanimi dokumenti ne razpolaga. Organ je namreč smiselno in celovito pojasnil, na kakšen način je iskal zahtevane dokumente (z vpogledom v dokumentarni sistem ODOS in arhiv občine, poizvedba pri pristojni javni uslužbenki) in prišel do ugotovitve, da z drugimi dokumenti, kot jih je že posredoval prosilcu, ne razpolaga.

(12) IP tako nima nikakršnega razloga, da ne bi sledil navedbam organa, da dokumenti v času odločanja pri organu ne obstajajo, prav tako IP tudi ob reševanju te pritožbe ni mogel posumiti, da organ z dokumenti razpolaga, vendar jih v celoti ne posreduje oziroma ne želi posredovati prosilcu (2. odstavek 10. člena ZInfP). IP ob tem pojasnjuje, da v pritožbenem postopku glede dostopa do informacij javnega značaja nima pristojnosti, da bi se spuščal v presojo zakonitosti in smotrnosti ravnanja organa ter v vprašanje pravilnosti poslovanja organa. V postopku dostopa do informacij javnega značaja se lahko presoja (le) vprašanje, ali zahtevane informacije javnega značaja dejansko obstajajo pri organu, v materializirani obliki. Predmet postopka ne more biti ugotavljanje, zakaj KSMI ni predala vseh dokumentov Občini Idrija, zakaj ob tem niso nastali zapisniki in vprašanje, ali zahtevani dokumenti niso obstajali že ob prenosu na Občino Idrija. V obravnavani zadevi je bilo relevantno zgolj to, ali organ ima kopije upravnih spisov KSMI za obdobje mandata KSMI 2006-2010 in KSMI 2010-2014. Na podlagi ugotovljenega dejanskega stanja je bilo ugotovljeno, da jih organ nima.

(13) V pritožbenem postopku je IP ugotovil, da organ z informacijami dejansko ne razpolaga, kar pomeni, da niso izpolnjeni vsi pogoji za obstoj informacije javnega značaja po prvem odstavku 1. člena ZDIJZ v povezavi s prvim odstavkom 4. člena ZDIJZ. Upoštevaje vse navedeno IP ugotavlja, da je pritožba prosilca neutemeljena, zato jo je na podlagi prvega odstavka 248. člena ZUP treba zavrniti, kot izhaja iz 1. točke izreka te odločbe.

(14) V skladu s petim odstavkom 213. člena ZUP, ki se smiselno uporablja tudi za odločbo o pritožbi (prvi odstavek 254. člena ZUP), se v izreku odloči tudi o tem, ali so nastali stroški postopka. IP je ugotovil, da v tem postopku posebni stroški niso nastali, kot to izhaja iz 2. točke izreka te odločbe.

(15) Ta odločba je v skladu s 30. točko 28. člena Zakona o upravnih taksah (Uradni list RS, št. 106/2010, s spremembami in dopolnitvami) oproščena plačila upravne takse.

Pouk o pravnem sredstvu:

Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, pač pa je dopusten upravni spor, ki se lahko sproži s tožbo pri Upravnem sodišču Republike Slovenije, Fajfarjeva 33, 1000 Ljubljana, v roku 30 dni od dneva prejema te odločbe. Tožba se lahko vloži pisno po pošti, po elektronski poti ali osebno pri navedenem sodišču. Če se tožba pošlje priporočeno po pošti, se za dan izročitve sodišču šteje dan oddaje na pošto. Tožba z morebitnimi prilogami se vloži v najmanj treh izvodih. Tožbi je treba priložiti tudi to odločbo v izvirniku ali prepisu.

Stranka se lahko odpove pravici do sodnega varstva po vročitvi te odločbe, do izteka roka za vložitev tožbe (281.a člen ZUP). Odpoved pravici do sodnega varstva stranka poda pri organu s pisno izjavo ali ustno izjavo na zapisnik. Stranka se lahko odpove pravici do sodnega varstva tudi glede posamezne točke izreka oziroma vsebinsko ločljivih delov izreka. Odpovedi pravici do sodnega varstva ni mogoče preklicati.

Postopek vodila:

Manja Resman, univ. dipl. prav.,

Svetovalka Informacijskega pooblaščenca

Informacijski pooblaščenec:

mag. Kristina Kotnik Šumah, univ. dipl. prav.,

namestnica informacijske pooblaščenke