prosilec - Občina Idrija

POVZETEK:

IP je v pritožbenem postopku ugotovil, da so vse pritožbe prosilca zoper odločbe organa prve stopnje neutemeljene. Organ namreč z drugimi dokumenti, kot tistimi, do katerih je prosilcu že omogočil dostop, ne razpolaga. 
 

ODLOČBA:

Številka: 090-368/2025/8

Datum: 26. 9. 2025

Informacijski pooblaščenec po namestnici informacijske pooblaščenke, Kristini Kotnik Šumah, po pooblastilu št. 100-17/2006/229 z dne 6. 11. 2024, v nad. IP, izdaja na podlagi 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Ur. l. RS, št. 113/05 in 51/07-ZUstS-A, v nad. ZInfP), tretjega in četrtega odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Ur. l. RS, št. 51/06- uradno prečiščeno besedilo, 117/06 – ZDavP2, 23/14, 50/2014, 19/2015 – odl. US, 102/15, 7/18 in 141/22; v nad. ZDIJZ) in prvega odstavka 248. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Ur. l. RS, št. 24/06 – UPB, s spr. in dop.; v nad. ZUP), o pritožbah … (v nad. prosilec), z dne 7. 11. 2024 in dve z dne 20. 11. 2024, zoper odločbe Občine Idrija, Mestni trg 1, 5280 Idrija (v nad. organ), št. 090-0001/2024-91 z dne 18. 10. 2024, št. 090-0001/2024-93 z dne 21. 10. 2024 in št. 090-0001/2024-95 z dne 22. 10. 2024, v zadevi dostopa do informacije javnega značaja, naslednjo

O D L O Č B O:

1. Pritožba prosilca z dne 20. 11. 2025 zoper odločbo Občine Idrija, št. 090-0001/2024-91 z dne 18. 10. 2024, se zavrne.

2.  Pritožba prosilca z dne 20. 11. 2024 zoper odločbo Občine Idrija, št. 090-0001/2024-93 z dne 21. 10. 2024, se zavrne.

3. Pritožba prosilca z dne 7. 11. 2024 zoper odločbo Občine Idrija, št. 090-0001/2024-95 z dne 22. 10. 2025, se zavrne.

4. V postopku reševanja te pritožbe niso nastali posebni stroški.

O b r a z l o ž i t e v:

Prosilec je na organ naslovil tri zahteve za posredovanje informacij javnega značaja, in sicer:

Zahteva št. 1: dne 17. 9. 2024 je prosilec organ zaprosil za posredovanje sledečih dokumentov:

- zapisnik seje Odbora za urejanje prostora in varstvo okolja (UPIVO), vezano na 28. sejo Občinskega sveta Občine Idrija z dne 21. 9. 2006;

- celotno gradivo za 6. točko seje občinskega sveta Občine Idrija z dne 21. 9. 2006. (6. točka: Odlok o spremembah in dopolnitvah Odloka o UN "Pri Likarici" - Idrija - skrajšani postopek);

- zapisniki sej Odbora za urejanje prostora in varstvo okolja (UPIVO) vezanih na 15. do 27. sejo Občinskega sveta od 7. 10. 2004 - 6. 7. 2006.

Zahteva št. 2: dne 18. 9. 2024 je prosilec organ zaprosil za posredovanje sledečih dokumentov:

- aneksi k pogodbam za najem zemljišča pred Zdravstvenim domom Idrija (parkirno območje na UTI) od leta 2019 naprej do danes;

-  druga dokumentacija, ki je vezana na postopek organa za najem površin (javna objava poziva, ponudbe, sklep župana, itd.).

Zahteva št. 3: dne 18. 9. 2024 je prosilec organ zaprosil za posredovanje sledečih dokumentov:

- zapisniki sej svetov KS mesto Idrija v mandatu 2006 – 2010;

- zapisniki sej svetov KS mesto Idrija v mandatu 2010 – 2014.

Organ je zahtevah prosilca odločil z odločbo, in sicer:

- z odločbo št. 090-0001/2024-91 z dne 18. 10. 2024 (zahteva št. 1) je organ zahtevi prosilca delno ugodil in mu omogočil dostop do dokumentov iz druge alineje zahteve prosilca. V preostalem delu je organ zahtevo prosilca zavrnil, ker z zahtevnimi dokumenti ne razpolaga. V obrazložitvi izpodbijane odločbe je organ dodatno navedel, da je bilo s strani javne uslužbenke, odgovorne za področje glavne pisarne in arhiva, ugotovljeno, da v dokumentarnem sistemu (ODOS) in v arhivu organa ni dokumentiranih oz. fizično ne obstajajo zapisniki predmetnih sej Odbora za urejanje prostora in varstvo okolja (UPIVO).

- z odločbo št. 090-0001/2024-93 z dne 21. 10. 2024 (zahteva št. 2) je organ zahtevi prosilca v celoti ugodil.

- z odločbo št. 090-0001/2024-95 z dne 21. 10. 2024 (zahteva št. 3) je organ zahtevo prosilca v celoti zavrnil. V obrazložitvi izpodbijane odločbe je organ navedel, da je imela KS mesto Idrija (v nad.: krajevna skupnost) v času mandatov 2006 - 2010 in 2010 - 2014 status pravne osebe javnega prava. Z 31. 3. 2014 je krajevna skupnost izgubila status pravne osebe javnega prava na podlagi Spremembe in dopolnitve Statuta Občine Idrija (Ur. l. RS, št. 107/13). V času trajanja predmetnih mandatov je krajevna skupnost sama vodila svoje dokumentarne spise in arhiv. Po spremembi statusa je bil celoten arhiv krajevne skupnosti predan v hrambo Zgodovinskega arhiva Ljubljana, Enota v Idriji. Glede na navedeno organ z zahtevanimi dokumenti ne razpolaga.

Zoper vse odločbe organa je prosilec vložil pritožbe, in sicer:

- dne 20. 11. 2024 zoper odločbo št. 090-0001/2024-91 z dne 18. 10. 2024. Prosilec v pritožbi navaja, da dvomi v trditve organa v izpodbijani odločbi, da zahtevanimi zapisniki ne obstajajo. Prosilec meni, da bi zahtevani zapisniki morali obstajati v arhivu, saj gradivo še ni bilo predano Zgodovinskemu arhivu Ljubljana, Enota v Idrija. Dodatno prosilec še navaja, da je iz zapisnika 28. seje občinskega sveta z dne 21. 9. 2006 razvidno, da je bila v sklopu seje izvedena tudi seja UPIVO.

- dne 20. 11. 2024 zoper odločbo št. 090-0001/2024-93 z dne 21. 10. 2024. Prosilec v pritožbi navaja, da je organ v odločbi v celoti ugodil njegovi zahtevi, vendar pa iz nje ni razviden popis ali seznam dokumentov, ki jih organ smatra, da so predmet njegove zahteve. Namesto seznama dokumentov je organ v odločbi povzel njegovo zahtevo. Prosilec želi iz odločbe vedeti, katere dokumente organ dejansko poseduje in jih smatra kot predmet zahtevka. Obrazložitev izpodbijane odločbe je nejasna oz. ni ustrezno obrazložena, saj bi v odločbi moralo biti navedeno, o katerih dokumentih je bilo odločeno, tako pa prosilec ne more preveriti, ali je prejel vse dokumente ali ne.

- dne 7. 11. 2024 zoper odločbo št. 090-0001/2024-95 z dne 21. 10. 2024. Prosilec v pritožbi navaja, da organ svoje trditve ni ustrezno utemeljil. Prosilec meni, da organ z zaprošenim gradivom razpolaga.

IP je dne 14. 8. 2025, s strani organa, prejel vse tri pritožbe prosilca v pristojno reševanje, in sicer:

- z dopisom 090-0001/2024-106 z dne 14. 8. 2025 je organ IP odstopil pritožbo prosilca zoper odločbo št. 090-0001/2024-91 z dne 18. 10. 2024.

- z dopisom št. 090-0001/2024-104 z dne 14. 8. 2025 je organ IP odstopil pritožbo prosilca zoper odločbo št. 090-0001/2024-93 z dne 21. 10. 2024. Dodatno je organ pojasnil, da je bilo prosilcu posredovano celotno gradivo, ki ga organ poseduje glede najema zemljišča pred Zdravstvenim domom Idrija (parkirno območje na UTI) od leta 2019 naprej do danes. Najemno razmerje ima organ sklenjeno z podjetjem SGP Zidgrad Idrija d.o.o.. Zahtevani dokumenti so knjiženi v spisu št. 478-0010/2019, katerega popis je priloga dopisu. Prosilcu so bili posredovani sledeči dokumenti: št. 478-0010/2019-1 (najemna pogodba), št. 478-0010/2019-2 (aneks št. 1), št. 478-0010/2019-3 (prošnja za izdajo ponudbe za prodajo zemljišč) in št. 478-0010/2019-4 (ureditev parkirnih mest na Uti).

- z dopisom 090-0003/2024-3 z dne 11. 8. 2025 je organ IP odstopil pritožbo prosilca zoper odločbo št. 090-0001/2024-95 z dne 21. 10. 2024.Organ je ponovno pojasnil, da je imela KS mesto Idrija v času mandatov 2006 - 2010 in 2010 - 2014 status pravne osebe javnega prava, ki pa ga je z 31. 3. 2014, na podlagi Spremembe in dopolnitve Statuta Občine Idrija (Ur. l. RS, št. 107/13), izgubila. V času trajanja predmetnih mandatov je krajevna skupnost sama vodila svoje dokumentarne spise in arhiv. Po spremembi statusa je bil celoten arhiv krajevne skupnosti predan v hrambo Zgodovinskega arhiva Ljubljana, Enota v Idriji. Dne 24. 2. 2017 je Zgodovinski arhiv Ljubljana s sklepom št. 102-35/2017 imenoval Komisijo za pripravo navodila za odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva KS mesto Idrija, Mestni trg 1, 5280 Idrija (dopis je v prilogi). Izročitev in prevzem arhivskega gradiva KS mesto Idrija je bil opravljen dne 23. 3. 2017, kar je razvidno iz zapisnika o izročitvi in prevzemu arhivskega gradiva Krajevne skupnosti mesto Idrija št. 020-0001/2017-3, ki je prav tako priloga dopisu.

Vse pritožbe je IP s sklepom, št. 090-368/2025/2 z dne 20. 8. 2025, združil v en postopek, o njih pa bo odločil s to odločbo.

Na podlagi poziva IP, št. 090-368/2025/5 z dne 5. 9. 2025, je organ IP, dne 11. 9. 2025, po elektronski pošti, posredoval dopis, št. 090-0001/2024-112, v katerem je, vezano na izpodbijano odločbo št. 090-0001/2024-91 z dne 18. 10. 2025, pojasnil, da je bilo uslužbenki, odgovorni za področje glavne pisarne in arhiva, odrejeno, da v dokumentarnem sistemu (ODOS) in v arhivu organa ugotovi, sli zahtevani dokumenti obstajajo. Pri iskanju je uslužbenka ugotovila, da obstajajo le dokumenti, do katerih je organ prosilcu omogočil dostop (ugodilni del). Glede preostalih zahtevanih dokumentov pa je uslužbenka ugotovila, da organ z njimi ne razpolaga. Pri iskanju zahtevanih dokumentov v dokumentarnem sistemu je uslužbenka uporabila naslednje ključne besede »obor za urejanje prostora«, »03204«, »032«, »Redna seja občinskega sveta 28«, »60201« in »900«. Pri vpogledu je ugotovila, da zahtevanih dokumentov ni, kar je razvidno iz zaslonskih slik, ki so priloga dopisu. Uslužbenka je nadalje fizično pregledala spise v arhivu št. 03204-0001/2005, št. 032-0005/2007 in vse spise, ki se nanašajo na 15. – 28. sejo Občinskega sveta Občine Idrija. Ugotovila je, da se v njih zahtevani dokumenti ne nahajajo. V teh dopisih se nahaja samo vabilo na sejo, skupaj z gradivom, ki je bilo poslano svetnikom ob sklicu seje. Ker seje delovnih teles Občinskega sveta potekajo kasneje, kot je sklicana seja Občinskega sveta, zapisniki sej delovnih teles niso knjiženi oz. vstavljeni v spise sej Občinskega sveta.

V telefonskem pogovoru z dne 23. 9. 2025 je odgovorna oseba organa za področje glavne pisarne in arhiva IP pojasnila, da so se včasih zadeve, ki so se nanašale na odbore, komisije, seje, krajevne skupnosti, ipd., knjižile v zadeve s klasifikacijskim znakom št. 03204, št. 032, št. 06201 (v dopisu št. 090-0001/2024-112 z dne 11. 9. 2025 je napaka pri zapisu št. 60201) in št. 900, zato so to tudi bili iskalni kriteriji, ki jih je uporabila za iskanje zahtevanih dokumentov.

Pritožba zoper odločbo, št. 090-0001/2024-91 z dne 18. 10. 2024, ni utemeljena.

Pritožba zoper odločbo, št. 090-0001/2024-93 z dne 21. 10. 2024, ni utemeljena.

Pritožba zoper odločbo, št. 090-0001/2024-95 z dne 22. 10. 2025, ni utemeljena.

IP uvodoma pojasnjuje, da je kot organ druge stopnje, v skladu z 247. členom ZUP, dolžan preizkusiti odločbo v delu, v katerem jo pritožnik oz. prosilec izpodbija. Odločbo preizkusi v mejah pritožbenih navedb, po uradni dolžnosti pa preizkusi, ali ni prišlo v postopku na prvi stopnji do bistvenih kršitev postopka in ali ni prekršen materialni zakon.

K 1. in 3. točki izreka te odločbe

Kot izhaja iz določbe prvega odstavka 4. člena ZDIJZ in tudi določbe prvega odstavka 1. člena ZDIJZ, informacijo javnega značaja predstavlja samo dokument, ki že obstaja, je že ustvarjen, oz. dokument, ki ga je organ v okviru svojega delovnega področja že izdelal oz. pridobil. Gre za pogoj, ki je v teoriji poznan kot »kriterij materializirane oblike«. Organi, ki so zavezanci po ZDIJZ, so namreč dolžni omogočiti dostop le do že obstoječih informacij in niso dolžni ustvariti novega dokumenta ali pridobiti oz. vzpostaviti dokumenta, ki ga v času zahteve nimajo.

IP ob reševanju pritožbe ni mogel posumiti, da organ razpolaga z zahtevanimi dokumenti, vendar jih prosilcu ne želi posredovati. Tekom pritožbenega postopka je organ IP, kot že zgoraj navedeno, podrobneje pojasnil, zakaj z zahtevanimi dokumenti ne razpolaga, svoje ugotovitve pa podkrepil z dokazili. V izogib ponavljaju se IP v celoti sklicuje na že zgoraj navedeno in pojasnil organa v tem delu ponovno ne povzema.

Prav tako IP ugotavlja, da je organ pripravljen sodelovati s prosilcem pri reševanju njegovih zahtev, saj mu je posredoval tiste dokumente, s katerimi razpolaga, dokumentov, s katerimi ne razpolaga, pa seveda prosilcu ne more posredovati.

IP v pritožbenem postopku glede dostopa do informacij javnega značaja nima pristojnosti, da bi se spuščal v presojo zakonitosti in smotrnosti ravnanja organa ter v vprašanje, zakaj organ ne razpolaga z informacijami/dokumenti, ki so predmet zahteve prosilca. Pritožbeni postopek tudi ne more biti namenjen prisili ustvarjanja informacij ali ugotovitvi, da bi določene informacije morale obstajati.

Na podlagi navedenega je IP odločil, kot izhaja iz 1. in 3. točke izreka te odločbe.

K 2. točki izreka te odločbe

Kot izhaja iz zgoraj navedenega, je IP kot organ druge stopnje v skladu z 247. členom ZUP dolžan preizkusiti odločbo v delu, v katerem jo pritožnik oz. prosilec izpodbija.

Iz predmetne pritožbe je razvidno, da prosilec v svoji pritožbi ne oporeka dejstvu, da mu organ ni posredoval zahtevanih dokumentov. Nasprotno - iz pritožbenih navedb jasno izhaja, da je prosilec dokumente prejel. Pritožba se nanaša zgolj na obliko izpodbijane odločitve, pri čemer prosilec navaja, da odločba ne vsebuje seznama posredovanih dokumentov in da odločba ni ustrezno obrazložena.

IP uvodoma ugotavlja, da je organ prosilčevi zahtevi v celoti ugodil. ZDIJZ v prvem odstavku 22. člena določa, da organ v primeru, ko zahtevi prosilca v celoti ugodi, ne izda posebne odločbe, temveč napravi zgolj uradni zaznamek. Takšna ureditev zasleduje načelo procesne ekonomičnosti in zmanjševanja administrativnih bremen, saj v primerih, ko prosilec že v celoti doseže svoj namen, izdaja dodatne formalne odločbe ni potrebna. Iz tega izhaja, da odločba kot formalni pravni akt v tovrstnih primerih ni predvidena - namesto nje ZDIJZ predvideva realizacijo odločitve organa kot dejanski akt (posredovanje dokumentov prosilcu oz. omogočanje seznanitve z njimi). V takem primeru organ svoje odločitve ni dolžan dodatno obrazlagati ali utemeljevati (npr. sestavljati seznama posredovanih dokumentov), saj ZDIJZ tega izrecno ne zahteva.

Zakonodajalec je torej v postopku po ZDIJZ predvidel, da se ob realizaciji odločitve organov, ki ima naravo dejanskega akta, zavede le uradni zaznamek, ki ima zgolj evidenčni pomen in potrjuje, da je bila zahteva prosilca rešena. Po določbah 74. člena ZUP se uradni zaznamek piše o uradnih zaznanjih in ugotovitvah, ustnih navodilih in sporočilih ter okoliščinah, ki se nanašajo zgolj na notranje delo organa. Vsebuje kraj in datum ter podpis uradne osebe. Evidentira se v informacijskem sistemu organa in zaradi svoje interne narave ni namenjen prosilcu. Prosilec lahko sicer do uradnega zaznamka v svoji zadevi dostopa (npr. na podlagi 82. člena ZUP kot vpogled v spis), vendar ta ne predstavlja odločitve o stvari in nima sestavin odločbe, kot jih zahteva tretji odstavek 210. člena ZUP.

V obravnavanem primeru je organ o prosilčevi zahtevi odločil z odločbo namesto z uradnim zaznamkom, torej nad zakonskimi zahtevami, s čimer je ravnal v korist prosilca, saj mu je zagotovil višjo stopnjo formalnosti, kot jo predvideva zakon. S tem pa organ v pravice prosilca ni posegel.

Na podlagi navedenega IP ugotavlja, da uradni zaznamek po svoji naravi ne vsebuje vsebinskih sestavin odločbe - zanj se ne zahteva obrazložitev niti seznam posredovanih dokumentov. Ker ZDIJZ obličnosti takšnega akta ne predvideva (tj. obrazložitve in seznama posredovanih dokumentov), prosilčevi očitki o zadevi niso utemeljeni.

IP je upoštevaje navedeno pritožbo prosilca kot neutemeljeno zavrnil, kot izhaja iz 2. točke izreka te odločbe.

V tem postopku posebni stroški niso nastali.

Ta odločba je v skladu s 30. točko 28. člena Zakona o upravnih taksah (Ur. l. RS, št. 106/10 - s spr. in dop.) oproščena plačila upravne takse.

Pouk o pravnem sredstvu:

Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, pač pa se lahko sproži upravni spor. Upravni spor se sproži s tožbo, ki se vloži v 30 dneh od vročitve te odločbe na Upravno sodišče, Fajfarjeva 33, Ljubljana. Tožba se lahko vloži pisno po pošti ali pri navedenem sodišču. Če se tožba pošlje priporočeno po pošti, se za dan izročitve sodišču šteje dan oddaje na pošto. Tožba z morebitnimi prilogami se vloži v najmanj treh izvodih. Tožbi je treba priložiti tudi to odločbo v izvirniku ali prepisu.

Postopek vodila:

Tanja Švab, dipl. upr. ved.,

raziskovalka IP

Informacijski pooblaščenec:

mag. Kristina Kotnik Šumah, univ. dipl. prav

namestnica pooblaščenke