prosilec - Občina Škofljica

POVZETEK:

IP je pritožbo prosilke kot neutemeljeno zavrnil, ker je ugotovil, da organ z dokumenti, ki so predmet zahteve prosilke, ne razpolaga. IP je pritožbo prosilke kot neutemeljeno zavrnil, ker je ugotovil, da organ z dokumenti, ki so predmet zahteve prosilke, ne razpolaga. 
 

ODLOČBA:

Številka: 090-553/2025/5

Datum: 6. 3. 2026

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) po namestnici informacijske pooblaščenke, Kristini Kotnik Šumah, po pooblastilu št. 100-17/2006/229 z dne 6. 11. 2024, izdaja na podlagi 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07-ZUstS-A; v nadaljevanju ZInfP), tretjega in četrtega odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/06 - uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZDIJZ) ter prvega odstavka 248. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06 - uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZUP), o pritožbi ……… (v nadaljevanju prosilka), z dne 2. 12. 2025, zoper odločbo Občine Škofljica, Šmarska cesta 3, 1291 Škofljica (v nadaljevanju organ), št. 09001-0027/2025 (2) z dne 1. 12. 2025, v zadevi dostopa do informacij javnega značaja, izdaja naslednjo

O D L O Č B O

1.     Pritožba prosilke z dne 2. 12. 2025, zoper odločbo Občine Škofljica, št. 09001-0027/2025 (2) z dne 1. 12. 2025, se zavrne.

2.     V postopku reševanja te pritožbe niso nastali posebni stroški.

OBRAZLOŽITEV:

(1) Prosilka je dne 4. 11. 2025 na organ naslovila zahtevo za posredovanjem informacij javnega značaja, in sicer:

1.    Koliko odločb o komunalnem prispevku je Občina Škofljica izdala v letih 2024 in 2025, ter koliko vlog se čaka na izdajo odločbe.

2.    Kakšni so razlogi, da odločbe niso bile izdane pravočasno oziroma da postopki še niso zaključeni.

3.    Kolikšen je skupni znesek oškodovanja občine oziroma proračuna Občine Škofljica, ki je nastal zaradi neizdajanja odločb o komunalnih prispevkih, nepravilnih izračunov ali neupravičenih odstopov od zakonitih rokov.

4.    Če občina razpolaga z internimi poročili, analizami ali nadzornimi ugotovitvami, ki se nanašajo na nepravilnosti ali zamude pri izdaji odločb o komunalnih prispevkih, prosim za vpogled ali povzetek teh ugotovitev.

5.    Koliko odločb o komunalnem prispevku je bilo izdanih v mandatu župana ………, ter ali obstajajo uradni podatki o izpadu prihodkov občinskega proračuna zaradi neizdaje odločb v tem obdobju.

6.    Kdo je v občini odgovorna oseba (funkcija in ime) za nadzor nad postopki odmere komunalnega prispevka in za podpis odločb v letih 2024 in 2025.

7.    Ali je bil v občini izveden notranji nadzor ali revizija glede postopkov izdaje komunalnih prispevkov v obdobju 2024-2025, in če da-prosim za kopijo ali povzetek poročila.

8.    Ali so bili zaradi ugotovljenih nepravilnosti ali zamud sprejeti kakršnikoli ukrepi (npr. opozorila, izboljšanje postopkov, disciplinski ukrepi ipd.) in kdaj.

(2) Zahtevo prosilke je organ z odločbo, št. 09001-0027/2025 (2) z dne 1. 12. 2025 (v nadaljevanju izpodbijana odločba), zavrnil iz razloga, da ne gre za informacijo javnega značaja v smislu določb ZDIJZ, saj organ z zahtevanimi dokumenti ne razpolaga.

(3) Zoper odločbo organa je prosilka dne 2. 12. 2025 vložila pritožbo, v kateri navaja, da navedba organa, da z informacijami ne razpolaga oziroma, da bi šlo za ustvarjanja novega dokumenta, ne drži za večino zahtevanih informacij, saj gre po njenem mnenju za podatke, ki jih je organ dolžan voditi v okviru rednega poslovanja, svojih zakonskih pristojnosti ter upravnih postopkov. Prereka vsako izmed alinej prve točke izreka izpodbijane odločbe, za katere meni, da je bila zavrnitev neopravičena, in sicer:

1.    Meni, da je organ zavezan voditi evidence upravnih zadev in izdanih odločb (ZUP, občinski notranji akti). Meni, da gre za statistične podatke, ki že obstajajo v evidencah, zato posredovanje teh podatkov ni ustvarjanje novega dokumenta.

2.    Meni, da se razlogi za zamudo nahajajo v spisu - torej v že obstoječih dokumentih. Zahteva vpogled v dokumente, ne mnenje organa.

3.    Mani, da organ razpolaga z: evidencami izdanih in neizdanih odločbo, podatkih o pričakovanih komunalnih prispevkih in proračunskimi postavkami in prihodki. Meni, da so to uradni podatki, ki obstajajo v dokumentirani obliki (računovodski izkazi, evidence, finančna poročila). Meni, da organ ni preveril obstoja dokumentov, temveč je avtomatično zavrnil odgovor z navedbo, da bi šlo za »analizo«. V okviru te točke zahteva obstoječe podatke, ne izdelave nove analize.

4.     Meni, da je organ navedel, da dokumenti ne obstajajo, ne da bi organ to konkretno, za vsako vrsto dokumenta, utemeljil.

5.    Meni, da je podatek o številu izdanih odločb v določenem časovnem obdobju statistični podatek, ki mora biti v evidencah in registru upravnih zadev. Podatek o morebitnem izpadu prihodkov je po njenem mnenju del proračunskih evidenc. Meni, da jih organ torej že ima, zato je zavrnitev po njenem mnenju neutemeljena.

6.    Meni, da gre za kadrovski in organizacijski podatek, ki po ZDIJZ sodi med absolutno javne podatke (2. odst. 6. člena ZDIJZ). Organ mora po njenem mnenju imeti: akt o sistemizaciji, pooblastila za podpisovanje, sklep o imenovanju vodje postopkov, kar so vse materializirani dokumenti, zato bi jih ji organ moral posredovati.

7.    Meni, da če je bil pri organu izveden nadzor ali revizija, mora o tem obstajati poročilo, ki bi ji ga organ posredoval. Če poročilo ne obstaja, bi po njenem mnenju organ moral to izrecno navesti, česar ni storil.

8.    Meni, da če so bili ukrepi sprejeti, morajo o tem obstajati zapisniki, sklepi, opozorila, delovna navodila. Meni, da se je organ izognil odgovoru s sklicevanjem na to, da bi moral ustvariti novo analizo.

Prosilka IP predlaga, da ugotovi, da je organ napačno uporabil 4. člen ZDIJZ, saj ni zahtevala novih dokumentov, temveč obstoječe evidence, podatke in dokumente, in da naloži organu: da posreduje vse zahtevane informacije, za katere organ dejansko razpolaga z dokumenti, in da za vsak posamezni dokument izrecno navede, če z njim ne razpolaga, ter to obrazloži.

(4) Organ je po preizkusu procesnih predpostavk in odločitvi, da izpodbijane odločbe ne bo spremenil, na podlagi 245. člena ZUP, pritožbo prosilca z dopisom, št. 09001-0015/2025 (4) z dne 5. 12. 2025 kot dovoljeno, pravočasno in vloženo po upravičeni osebi odstopil v reševanje IP.

(5) IP je zaradi razjasnitve dejanskega stanja s pozivom, št. 090-553/2025/2 z dne 29. 1. 2026, na podlagi prvega odstavka 10. člena ZinfP, ob upoštevanju drugega odstavka 245. člena ZUP, organ pozval na podajo pojasnil in posredovanje dodatne dokumentacije. Organ je IP odgovoril z dopisom, št. 09001-0027/2025 (7) z dne 6. 2. 2026. V predmetnem dopisu je organ podrobneje pojasnil izvedeni ugotovitveni postopek, ki je pripeljal do odločitve organa, navedene v izpodbijani odločbi, in sicer:

- Organ je pojasnil, da ko prejme vlogo za odmero komunalnega prispevka, le-to sprejemna pisarna vnese v dokumentarni sistem ODOS, klasifikacijska številka 35108 (Vloga za izračun komunalnega prispevka). Pod zadevo se vodi tako vloga, kot vse dopolnitve, drugi dokumenti, vključno z izdano odločbo in potrdilom o plačanem komunalnem prispevku. Ob vpisu v sistem se vnese parcelna številka, vlagatelj. Odločbe in vloge sodijo v Evidenco zavezancev za plačilo komunalnega prispevka. Dokumentarni sistem organa ODOS omogoča filtriranje podatkov po poimenovanju vloge, parcelni številki, vlagatelju vloge, klasifikacijski številki, nosilcu zadeve, po času odprtja zadeve v ODOSU (čas prispele vloge na organ). Sistem ne omogoča filtriranja po statusu vloge na način obdelana, neobdelana (lahko se filtrira na način zaključena/v obdelavi, vendar pa to nujno ne pomeni, da odločba ni bila izdana oziroma ali je sploh prišlo do odločbe, zgolj da ni administrativno zaključena). Organ je pojasnil, da odločba o odmeri komunalnega prispevka nima svoje številke.

- Organ je navedel, da v primeru, če bi morali fizično pregledovati vse prispele vloge in nadaljnji postopek do izdaje odločbe, bi organu to vzelo ogromno časa. Organ bi moral preveriti, v katerih postopkih odmere komunalnega prispevka je sploh prišlo do izdaje odločbe (obstaja opcija umika vloge, prekinitve postopka, tek postopka itd.), kateri postopki, kljub izdaji odločbe, še niso zaključeni itd. (npr. čakanje na plačilo po odločbi). Ker gre za pregled dokumentacije za tri leta (župan ………… je mandat namreč nastopil 21. 12. 2022), organ ocenjuje, da gre za približno 150 zadev. Organ na podlagi ugotovljenega ocenjuje, da bi za preverbo in fizično zbiranje dokumentacije potreboval vsaj mesec dni, pri čemer bi se z zbiranjem podatkov ukvarjale najmanj tri osebe (javni uslužbenec s področja komunalnega prispevka, zaposleni v finančni službi, pa tudi pooblaščenec za informacije javnega značaja). Nadalje organ navaja, da po določbah ZDIJZ ni dolžan pripravljati analiz, razen če ti podatki izhajajo iz obstoječega dokumenta. Organ meni, da v konkretnem primeru ne gre za obstoječ dokument in bi moral organizirati delo, zbrati podatke in vzpostaviti novo razpredelnico, ki bi jo lahko posredoval prosilki.

- Nadalje organ pojasnjuje, da informacijski sistem organa ne omogoča izvoza podatkov v smislu »skupnega zneska oškodovanja občine oziroma proračuna Občine Škofljica, ki je nastal zaradi neizdajanja odločb o komunalnih prispevkih, nepravilnih izračunov, ali neupravičenih odstopov od zakonskih rokov« oziroma »izpada prihodkov občinskega proračuna zaradi neizdaje odločb v času mandata ……….«. Organ dodaja, da gre v bistvu za isto zadevo (oškodovanje občine oziroma proračuna in izpad dohodka). Tovrsten izvoz ni mogoč, pri čemer tudi fizično zbiranje podatkov na zahtevan način ni mogoče. Organ dodaja, da plačilo komunalnega prispevka ni zgolj denarna obveznost, ampak je pogosto tudi pogoj za nadaljevanje postopka pridobitve gradbenega dovoljenja (investitor mora v postopku pridobitve gradbenega dovoljenja predložiti potrdilo o plačilu komunalnega prispevka). Povedano drugače, neplačilo torej ne vodi le v prisilno izterjavo, ampak lahko tudi zaustavi investicijski projekt. Tudi, če odločba je izdana in znesek poravnan, ima investitor pravico odstopiti od vloge za izdajo gradbenega dovoljenja, pri čemer je upravičen do vračila že plačane denarne obveznosti (gre za negotovo dejstvo). Višina pridobljenih sredstev iz naslova komunalnega prispevka ni vnaprej predvidljiva (odvisna je od več dejavnikov, npr. primernih nepremičnin za gradnjo, interesa trga, pozidanih zemljišč, odločitve posameznika itd.), zato je ocena izpada dohodka oz. ocena priliva nemogoča.

- Organ pojasnjuje, da je vsak postopek do izdaje odločbe o plačilu komunalnega prispevka edinstven in individualen postopek. Razlogi, da postopki še niso zaključeni, so zato različni, organ pa ne vodi posebne evidence, v katero vpisuje razloge. Kot je organ v predhodnih navedbah že pojasnil, bi za kreiranje takega dokumenta s pregledom celotne dokumentacije vsake posamezne vloge (za obdobje treh let je to približno 150 vseh vlog) potreboval vsaj mesec dni, da bi lahko naredil analizo razlogov za nezaključene zadeve, oziroma za zamudo roka. Kreiranje takega dokumenta bi pomenilo ustvarjanje novega dokumenta, česar organ v postopku po ZDIJZ ni dolžan storiti.

- Organ nadalje navaja, da ne razpolaga z dokumenti, ki jih prosilka zahteva pod 4., 7. in 8. točko zahteve. Organ pojasnjuje, da na področju komunalnega prispevka ni bil opravljen notranji nadzor, saj zoper delo javnega uslužbenca na tem področju nikoli ni bilo nobenih pritožb in je po vedenju vodstva delal skladno z zakonodajo. Vsled navedenemu izhaja, da organ ne razpolaga z dokumenti, ki jih prosilka zahteva.

- Organ pojasnjuje, da ima kot organ samoupravnih lokalnih skupnosti na primeren način objavljeno, katere uradne osebe so pooblaščene za odločanje in vodenje upravnih zadev, in sicer je seznam javno objavljen na spletni strani organa (https://skofljica.si/objave/180) in fizično na oglasni deski pred vhodom v Občino Škofljica, na naslovu Šmarska cesta 3, 1291 Škofljica. Za odločanje na prvi stopnji na področju odmere komunalnega prispevka je pristojen direktor občinske uprave, ………... Organ dodaja, da ima direktor občinske uprave pooblastilo za odločanje že po samem Zakonu o lokalni samoupravi (Uradni list RS, št. 94/07 – uradno prečiščeno besedilo, s premembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZLS). Ključna določba je drugi odstavek 67. člena ZLS, ki določa, da o upravni zadevi iz občinske pristojnosti na prvi stopnji odloča občinska uprava. Direktor je vodja in predstojnik občinske uprave, kar pomeni, da je on tisti, ki je pooblaščen za odločanje v imenu občinske uprave (enako tudi sodba Upravnega sodišča v zadevi I U 1134/2021-19). Posebne osebe, ki bi bila odgovorna za nadzor nad postopki odmere komunalnega prispevka, ni, za presojo pravilnosti poslovanja je odgovorna upravna inšpekcija (postopek nadzora je v teku na podlagi pritožbe, ki je bila posredovana v vednost tako informacijskemu pooblaščencu kot upravni inšpekciji). Organ ne razpolaga z nobenim dodatnim dokumentom, ki bi urejal to področje.

- Nadalje organ pojasnjuje, da je v svojem sistemu preveril zahtevano dokumentacijo po ključnih besedah in IP poslal zaslonske slike preverb v dokumentarnem sistemu organa ODOS, in sicer:

- pri točki 1 zahteve (koliko odločb o komunalnem prispevku je Občina Škofljica izdala v letih 2024 in 2025, ter koliko vlog še čaka na izdajo odločbe) je organ preveril dokumentacijo po korenih ključnih besed: komunaln- prispev-, pri čemer je filtiral po datumu prispele vloge. Organ dodaja, da vse vloge še niso končane, oziroma se ne zaključijo z odločbo, zato je statistiko težko preveriti na ta način;

- pri točki 2 zahteve (kakšni so razlogi, da odločbe niso bile izdane pravočasno oziroma da postopki še niso zaključeni) je organ z enakim ugotovitvenim postopkom, kot v prejšnji alineji, prišel do zaključka, da ne razpolaga z dokumentom, saj razlog za nepravočasno izdajo odločbe ne izhaja iz dokumentarnega sistema ODOS, niti iz posameznega spisa;

- pri točki 3 zahteve (kolikšen je skupni znesek oškodovanja občine oziroma proračuna Občine Škofljica, ki je nastal zaradi neizdajanja odločb o komunalnih prispevkih, nepravilnih izračunov ali neupravičenih odstopov od zakonitih rokov) je organ opravil poizvedbe v finančni službi, ki je razložila, da se takega izpisa v sistemu Cadis ne da narediti, iz zgoraj že obrazloženih razlogov in v sistemu ODOS po korenih ključnih besed: oškodov-, izpad prihod-, oškodov- proračun;

- pri točki 4 zahteve (če občina razpolaga z internimi poročili, analizami ali nadzornimi ugotovitvami, ki se nanašajo na nepravilnosti ali zamude pri izdaji odločb o komunalnih prispevkih, prosim za vpogled ali povzetek teh ugotovitev) je organ vpogledal v dokumentarni sistem ODOS, po korenih ključnih besed: nadzor-, poročil-, zamud-, komunaln-, prispev-, analiz-, nepravilnost-) in opravil ustne poizvedbe pri direktorju občinske uprave, v kadrovski službi in pri javni uslužbenki na področju komunale;

- pri točki 5 zahteve (koliko odločb o komunalnem prispevku je bilo izdanih v mandatu župana ………. ter ali obstajajo uradni podatki o izpadu prihodkov občinskega proračuna zaradi neizdaje odločb v tem obdobju) je organ opravil smiselno enake poizvedbe, kot pod točko 1 in 3 zahteve. Organ je navedel, da vse vloge niso še končane oziroma se ne zaključijo z odločbo, zato je statistiko težko preveriti;

- pri točki 6 zahteve (kdo je v občini odgovorna oseba (funkcija in ime) za nadzor nad postopki odmere komunalnega prispevka in za podpis odločb v letih 2024 in 2025), si prosilka lahko sama ogleda na javno objavljenih mestih (že navedeno zgoraj v obrazložitvi), sicer pa poseben dokument ne obstaja, kar je organ preveril v dokumentarnem sistemu ODOS in na spletni strani organa ter v kadrovski službi;

- pri točki 7 zahteve (ali je bil v občini izveden notranji nadzor ali revizija glede postopkov izdaje komunalnih prispevkov v obdobju 2024-2025, in če da – prosim za kopijo ali povzetek poročila) je organ smiselno enako opravil ugotovitveni postopek kot pri točki 4, pri čemer je dodatno preveril v sistemu ODOS, po korenu ključne besede: revizij-;

- pri točki 8 zahteve (ali so bili zaradi ugotovljenih nepravilnosti ali zamud sprejeti kakršnikoli ukrepi (npr. opozorila, izboljšanje postopkov, disciplinski ukrepi ipd.) in kdaj) je organ uporabil enak ugotovitveni postopek kot v točki 4 in 7 ter dodatno preveril v sistemu ODOS po korenih ključnih besed: discipli-, opozoril-, ukrep-.

(6) Dopis organa, št. 09001-0027/2025 (7) z dne 6. 2. 2026, je IP dne 24. 2. 2026 z dopisom, št. 090-553/2025/4, na podlagi drugega odstavka 9. člena ZUP v vednost in morebitno zjasnitev poslal prosilki. Prosilka se v podstavljenem roku, oziroma do dneva izdaje te odločbe, do posredovanega dopisa ni opredelila.

Pritožba ni utemeljena.

(7) IP uvodoma pojasnjuje, da je kot organ druge stopnje, v skladu z 247. členom ZUP, dolžan preizkusiti odločbo v delu, v katerem jo pritožnica oz. prosilka izpodbija. Odločbo preizkusi v mejah pritožbenih navedb, po uradni dolžnosti pa preizkusi, ali ni prišlo v postopku na prvi stopnji do bistvenih kršitev postopka in ali ni prekršen materialni zakon.

(8) Informacija javnega značaja je po določbi prvega odstavka 4. člena ZDIJZ informacija, ki izvira iz delovnega področja organa, nahaja pa se v obliki dokumenta, zadeve, dosjeja, registra, evidence ali dokumentarnega gradiva (v nadaljevanju dokument), ki ga je organ izdelal sam, v sodelovanju z drugim organom ali pridobil od drugih oseb. Iz navedene definicije so razvidni trije osnovni pogoji, ki morajo biti kumulativno izpolnjeni, da lahko govorimo o obstoju informacije javnega značaja, in sicer:

1. informacija mora izvirati iz delovnega področja organa;

2. organ mora z njo razpolagati;

3. nahajati se mora v materializirani obliki.

(9) Kot izhaja iz določbe prvega odstavka 4. člena ZDIJZ in tudi določbe prvega odstavka 1. člena ZDIJZ, informacijo javnega značaja predstavlja samo dokument, ki že obstaja, je že ustvarjen, oz. dokument, ki ga je organ v okviru svojega delovnega področja že izdelal oz. pridobil. Gre za pogoj, ki je v teoriji poznan kot »kriterij materializirane oblike«.

(10) Organi so dolžni omogočiti prosilcem dostop le do že obstoječih informacij ter niso dolžni ustvarjati novih dokumentov, zbirati informacij, pripravljati pojasnil, opravljati raziskav ali analizirati podatkov, da bi zadostili zahtevi prosilca. Takšno stališče je zavzelo tudi Upravno sodišče RS v sodbi opr. št. III U 139/2021-19 z dne 13. 1. 2022, ko je zapisalo, da lahko organ kot informacijo javnega značaja prosilcu posreduje zgolj dokument v materializirani obliki, kot se hrani pri organu. Prav tako organi niso dolžni odgovarjati na vprašanja prosilcev, jim dajati pojasnil, raznih obrazložitev ali pripravljati analiz ali dokumentov pridobivati od drugih organov. Prosilec ima po ZDIJZ pravico zahtevati dokumente, s katerimi organi zavezanci že razpolagajo, ne prosilci ne IP pa nimajo po tem zakonu nikakršnega vzvoda, s katerim bi prisilili organ, da posebej, na zahtevo prosilca, ustvari določen dokument ali pridobi dokument, s katerim ne razpolaga.

(11) IP nadalje poudarja, da sta tako prvostopenjski organ, kot tudi IP vezana na zahtevo prosilke in ne smeta odločati preko meja postavljenega zahtevka - takšno stališče je zavzelo tudi Upravno sodišče RS npr. v sodbi, št. I U 817/2015-7 z dne 3. 9. 2015 in sodbi št. I U 932/2015-10 z dne 10. 12. 2015.

Navedeno pomeni, da se je potrebno držati zahteve prosilke in presojati le, ali organ razpolaga z dokumenti, ki jih je prosilka zahteval v zahtevi z dne 4. 11. 2025.

(12) Predmet pritožbenega postopka je tako vprašanje, ali organ razpolaga z dokumenti, ki jih prosilka zahteva v zahtevi z dne 4. 11. 2025, vezano na postopke izdajanja odločb o komunalnih prispevkih.  

(13) IP ob reševanju te pritožbe ni zaznal nobenih razlogov, ki bi vzbujali sum, da organ razpolaga z zahtevanimi dokumenti, vendar jih prosilki ne želi posredovati. V okviru pritožbenega postopka je IP s strani organa, dne 6. 2. 2026, po elektronski pošti, prejel dopis, št. 09001-0027/2025 (7), v okviru katerega je organ podal podrobnejša pojasnila, zakaj ne razpolaga z dokumenti, svoje navedbe pa utemeljil tudi z zaslonskimi slikami iz dokumentarnega sistem ODOS. Glede na podana pojasnila organa, povzeta pod točko (5) te odločbe, ki jih IP v tem delu, v izogib ponavljanju, ponovno ne povzema, ampak se v celoti sklicuje na že zgoraj navedeno, IP ne vidi razlogov, da bi podvomil v pojasnilo organa oz. v dejstvo, da organ z zahtevanimi dokumenti ne razpolaga. Organ je namreč smiselno in celovito pojasnil, na kakšen način je iskal zahtevane dokumente in prišel do ugotovitve, da s slednjimi ne razpolaga. Organ je med drugim pri 1., 2., 3., in 5. točki zahteve prosilke navedel, da informacijski sistem organa ne omogoča iskanja oz. filtriranja dokumentov po kriterijih, kot jih je v zahtevi postavila prosilka, kar pomeni, da ni izpolnjen eden od kriterijev za obstoj informacije javnega značaja, to je »kriterij materializirane oblike«. Kot že zgoraj navedeno, bi moral organ za izpolnitev predmetne zahteve pregledati konkretne zadeve znotraj posameznega klasifikacijskega znaka in pri vsaki posamezni zadevi opraviti nadaljnjo vsebinsko analizo dokumentov oziroma podatkov po vsebinskih kriterijih prosilke. Takšno zbiranje in analiziranje zahtevanih informacij po vsebini pa bi nedvomno pomenilo ustvarjanje nove zbirke podatkov, česar pa ZDIJZ od organov ne zahteva. Ob navedenem IP poudarja, da v obravnavanem primeru ne gre za vprašanje, katere zahtevane dokumente oziroma podatke organ ima, temveč, ali je organ dolžan na zahtevo prosilke vložiti nesorazmeren vložek časa in truda, da pripravi zbirko po njenih vsebinskih kriterijih. Gre namreč za to, da bi organ moral po vsebinskih kriterijih, ki jih je določila prosilka, šele presoditi, ali posamezni dokumenti v zahtevano zbirko podatkov sodijo, kar pa v obravnavanem primeru po oceni IP predstavlja ustvarjanje novega dokumenta. Če je za takšno ustvarjanje novega dokumenta potreben nesorazmeren vložek časa in truda, pa tudi, ko se dokumenti nahajajo v računalniških bazah, priprava takšne zbirke predstavlja ustvarjanje novega dokumenta. Takšno stališče izhaja tudi iz sodbe Upravnega sodišča št. II U 79/2009-10. V navedeni zadevi je namreč sodišče ugotovilo, da zbirka dokumentov pri organu (sodišču) ne obstaja, ker računalniški sistem (ne vpisnik Cp in ne evidence) ne omogoča iskanja po kriterijih prosilca, hkrati pa tudi ne obstaja pravna podlaga, ki bi organu nalagala izdelavo takšne zbirke. Sodišče je v tej zadevi zaključilo, da bi iskanje in odbiranje dokumentov po kriterijih prosilca predstavljalo ustvarjanje novega dokumenta, tega pa organ ni dolžan storiti.

(14) IP v pritožbenem postopku glede dostopa do informacij javnega značaja nima pristojnosti, da bi se spuščal v presojo zakonitosti in smotrnosti ravnanja organa ter v vprašanje, zakaj organ ne razpolaga z dokumenti, ki so predmet zahteve prosilca. Pritožbeni postopek tudi ne more biti namenjen prisili ustvarjanja informacij ali ugotovitvi, da bi določene informacije morale obstajati. V postopku dostopa do informacij javnega značaja se ob tem lahko presoja (le) vprašanje, ali zahtevane informacije javnega značaja dejansko obstajajo pri organu, v materializirani obliki.

(15) Glede pritožbenih navedb prosilke k 2. točki zahteve, v kateri zahteva vpogled v obstoječe dokumente, spise, v katerih naj bi se nahajali razlogi za zamudo, da odločbe niso bile izdane pravočasno oziroma, da postopki še niso zaključeni, IP ugotavlja, da predmetni dokumenti niso bil predmet zahteve[1] prosilke z dne 4. 11. 2025, kar pomeni, da gre za razširitev prvotne zahteve oz. za novo zahtevo po ZDIJZ, o kateri organ na prvi stopnji še ni odločal in tako ne more biti predmet tega pritožbenega postopka. IP opozarja, da prosilka v pritožbi zahteve ne more razširiti ali vsebinsko spremeniti, kar izhaja iz 133. člena ZUP, ki določa, da ko je postopek uveden, lahko stranka do izdaje odločbe na prvi stopnji razširi ali spremeni postavljeni zahtevek ne glede na to, ali ima razširjeni oz. spremenjeni zahtevek isto pravno podlago ali ne, če se tak zahtevek opira na iste bistvene sestavine dejanskega stanja in, če je organ pristojen za njegovo reševanje. Povedano drugače, prosilka se v pritožbi ne more pritožiti glede dokumentov, ki jih v zahtevi ni zahtevala oz. organ teh dokumentov ni mogel identificirati kot predmet njene zahteve, saj zahteva ni bila dovolj določna.

(16) Glede pritožbene navedbe prosilke, da naj IP naloži organu, da za vsak posamezni dokument izrecno navede, če z njim ne razpolaga, ter to obrazloži, IP pojasnjuje, da čeprav organ v izpodbijani odločbi ni konkretiziral postopka iskanja dokumenta, je bila ta pomanjkljivost odpravljena v pritožbenem postopku, ko je organ na poziv IP, št. 090-553/2025/2 z dne 29. 1. 2026 podal podrobnejša pojasnila o tem, da organ z zahtevanimi dokumenti ne razpolaga. Ker informacije v materializirani obliki ne obstajajo, pogoji iz 4. člena ZDIJZ niso izpolnjeni.

(17) Na podlagi zgoraj navedenih argumentov in pravnih podlag IP zaključuje, da je pritožba prosilke neutemeljena, zato je IP pritožbo prosilke zavrnil na podlagi prvega odstavka 248. člena ZUP in odločil, kot izhaja iz 1. točke izreka te odločbe.

(18) V skladu s petim odstavkom 213. člena ZUP, ki se smiselno uporablja tudi za odločbo o pritožbi (prvi odstavek 254. člena ZUP), se v izreku odloči tudi o tem, ali so nastali stroški postopka. IP je ugotovil, da v tem postopku posebni stroški niso nastali, kot to izhaja iz 2. točke izreka te odločbe.

(19) Ta odločba je v skladu s 30. točko 28. člena Zakona o upravnih taksah (Uradni list RS, št. 106/10 - uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami) oproščena plačila upravne takse.

Pouk o pravnem sredstvu:

Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, pač pa je dopusten upravni spor, ki se lahko sproži s tožbo pri Upravnem sodišču Republike Slovenije, Fajfarjeva 33, 1000 Ljubljana, v roku 30 dni od dneva prejema te odločbe. Tožba se lahko vloži pisno po pošti, po elektronski poti ali osebno pri navedenem sodišču. Če se tožba pošlje priporočeno po pošti, se za dan izročitve sodišču šteje dan oddaje na pošto. Tožba z morebitnimi prilogami se vloži v najmanj treh izvodih. Tožbi je treba priložiti tudi to odločbo v izvirniku ali prepisu.

Stranka se lahko odpove pravici do sodnega varstva po vročitvi te odločbe, do izteka roka za vložitev tožbe (281.a člen ZUP). Odpoved pravici do sodnega varstva stranka poda pri organu s pisno izjavo ali ustno izjavo na zapisnik. Stranka se lahko odpove pravici do sodnega varstva tudi glede posamezne točke izreka oziroma vsebinsko ločljivih delov izreka. Odpovedi pravici do sodnega varstva ni mogoče preklicati.

Postopek vodila :

Saša Fidler Duronjič, univ. dipl. prav.

svetovalka IP   

Informacijski pooblaščenec:

mag. Kristina Kotnik Šumah, univ. dipl. prav.

namestnica pooblaščenke

[1] Njena zahteva se je v 2. točki glasila: »Kakšni so razlogi, da odločbe niso bile izdane pravočasno oziroma da postopki še niso zaključeni.«