prosilec - Ministrstvo za pravosodje

POVZETEK:

Prosilec je od organa zahteval posredovanje elektronske komunikacije, ki naj bi potekala med nekdanjo ministrico in zaposlenimi pri organu. Organ je njegovo zahtevo zavrnil, ker z zahtevanimi dokumenti ne razpolaga. IP je v pritožbenem postopku odločitvi organa sledil, ker je ugotovil, da iz evidence dokumentarnega gradiva in izjave odgovorne osebe izhaja, da organ dokumentov nima. Ob tem je IP opozoril, da je elektronska komunikacija posameznih zaposlenih v okviru njihovih osebnih poštnih predalov pri organu predmet varstva po 37. členu Ustave RS, poseg v to pravico pa je dovoljen le z odredbo sodišča, če je to nujno za uvedbo ali potek kazenskega postopka ali za varnost države. 
 

ODLOČBA:

Številka: 090-271/2024/4

Datum: 25. 7. 2024

Informacijski pooblaščenec po namestnici informacijske pooblaščenke mag. Kristini Kotnik Šumah, po pooblastilu št. 100-17/2006/213 z dne 24. 1. 2023 (v nadaljevanju: IP), izdaja na podlagi 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Ur. l. RS, št. 113/05, 51/07 - ZUstS-A; v nadaljevanju: ZInfP), tretjega in četrtega odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Ur. l. RS, št. 51/06 – uradno prečiščeno besedilo, z vsemi spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju: ZDIJZ) ter prvega odstavka 248. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Ur. l. RS, št. 24/06 – uradno prečiščeno besedilo, z vsemi spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju: ZUP), o pritožbi ……………(v nadaljevanju: prosilec), z dne 28. 6. 2024, zoper odločbo Ministrstva za pravosodje, Župančičeva 3, 1000 Ljubljana (v nadaljevanju: organ), št. 090-64/2024-2030-4 z dne 10. 6. 2024, v zadevi dostopa do informacije javnega značaja, naslednjo

O D L O Č B O:

1.     Pritožba prosilca zoper odločbo Ministrstva za pravosodje, št. 090-64/2024-2030-4 z dne 10. 6. 2024, se zavrne.

2.     V tem postopku posebni stroški niso nastali.

O b r a z l o ž i t e v :

(1)   Prosilec je pri organu dne 22. 5. 2024 vložil zahtevo za posredovanje informacij javnega značaja, v kateri

je zahteval:

-       celotno projektno dokumentacijo, vodeno v informacijskem sistemu Krpan pod številkama
352-36/2023-2030 in 450-982/2023-2030, s tem povezano vso elektronsko komunikacijo
javnih uslužbencev Ministrstva za pravosodje in vseh zapisnikov o opravljenih razgovorih z
javnimi uslužbenci Sekretariata Ministrstva za pravosodje, ki so sodelovali pri izvajanju
posameznih nalog v zvezi s predmetnim nakupom oziroma ki so v zvezi s tem imeli relevantne
informacije¹;

-       vso dokumentacijo delovnopravnega postopka podaje opozorila, ki je bil izdan prosilcu (izpis iz dokumentarnega sistema glede datuma vnosa posameznih dokumentov v sistem, in
sicer tako osnutkov kot tudi podpisanih verzij posameznih dokumentov);

-       vse dopise, pisanja in poizvedbe (fizične in elektronske) nekdanje ministrice za pravosodje dr.
Dominike Švare Pipan, ki so bili naslovljeni na Sekretariat Ministrstva za pravosodje po izdaji v
prejšnji alineji citiranega opozorila pred redno odpovedjo pogodbe o zaposlitvi in ki se
nanašajo na poizvedovanje glede statusa delovnopravnega postopka, prevzema opozorila s
strani prosilca itd.;

-       poročilo o stanju zadeve v zvezi z ugotavljanjem nepravilnosti pri nakupu stavbe na Litijski
cesti 51 z dne 13. 02. 2024, ki ga je pripravila nekdanja ministrica dr. Dominika Švare Pipan;

-       poročilo o stanju zadeve v zvezi z ugotavljanjem nepravilnosti pri nakupu stavbe na Litijski
cesti 51 - Povzetek ključnih ugotovitev in ukrepov ministrstva z dne 13. 02. 2024, ki ga je
pripravila nekdanja ministrica dr. Dominika Švare Pipan;

-       izpis iz evidence prisotnosti na delovnem mestu oz. v prostorih Ministrstva za pravosodje za
nekdanjo ministrico dr. Dominiko Švare Pipan, v času od 04. 03. 2024 - 06. 03. 2024.

(2)   O zahtevi prosilca je organ dne 10. 6. 2024 izdal sklep in odločbo št. 090-64/2024-2030-4, s katerima je

zahtevo prosilca delno zavrgel, delno pa jo je zavrnil. V točki I. a) 2. izreka odločbe št. 090-64/2024-2030-4 je organ odločil o tretji alineji zahteve prosilca, to je glede vseh dopisov, pisanj in poizvedb (fizičnih in elektronskih) nekdanje ministrice za pravosodje dr. Dominike Švare Pipan, ki so bili naslovljeni na Sekretariat Ministrstva za pravosodje po izdaji v prejšnji alineji citiranega opozorila pred redno odpovedjo pogodbe o zaposlitvi in ki se nanašajo na poizvedovanje glede statusa delovnopravnega postopka, prevzema opozorila s strani prosilca itd..

S tem v zvezi organ v obrazložitvi izpodbijane odločbe, na str. 5, med drugim pojasnjuje, da se ne v zadevi 1004-8/2022-2030 (personalni spis prosilca) ne v zadevah 352-36/2023-2030 in 450-982/2023-2030 (spisa v zvezi z nakupom stavbe na Litijski cesti 51) ne nahaja noben dokumentov iz tretje alineje zahteve prosilca z dne 22. 5. 2024. Posledično je organ zahtevo prosilca, zaradi neobstoja dokumentov, v tem delu zavrnil.

(3)   Zoper takšno odločitev je prosilec dne 28. 6. 2024 pri organu vložil pritožbo. Pritožuje se zoper točko I. a)

2. izreka odločbe št. 090-64/2024-2030-4 (dalje izpodbijana odločba) ter navaja, da ………………Navedeno opozorilo je podpisala nekdanja ministrica, ki naj bi po informacijah prosilca tudi po prenehanju njene funkcije (dne 6. 3. 2024 je funkcijo nastopila nova ministrica) v službah sekretariata organa (konkretno pri zaposlenih v kadrovski službi) preverjala status delovnopravnega postopka, ki je bil uveden zoper prosilca. Prav tako naj bi preverjala, ali je …………..Po informacijah prosilca naj bi komunikacija s tem v zvezi potekala pisno, po elektronski pošti. Upoštevajoč navedeno meni, da obstaja dvom glede navedb organa v izpodbijani odločbi, da s tem povezane dokumentacije nima. Navaja, da se strinja, da se dokumentacija skoraj gotovo ne nahaja v dveh citiranih zadevah, ki sta povezani z nakupom stavbe na Litijski cesti 51, da pa se lahko nahaja v arhivih sekretariata organa (kadrovske službe) oziroma dokumentacija obstaja na elektronskih strežnikih organa oziroma v elektronskih predalih posameznih zaposlenih v kadrovski službi ministrstva, katerim so bila elektronska sporočila nekdanje ministrice tudi poslana. 

(4)   Organ je pritožbo prosilca dne 16. 7. 2024 odstopil v reševanje IP. V odstopnem dopisu je organ glede

navedb prosilca v pritožbi, ki zadevajo točko I./a./2. izpodbijane odločbe, pojasnil, da je uradna oseba, ki je izdala izpodbijano odločbo, po ponovnem preverjanju v Službi za kadrovske zadeve Ministrstva za pravosodje, ugotovila, da ministrstvo oziroma organ ne razpolaga z elektronsko pošto dr. Dominike Švarc Pipan, nekdanje ministrice za pravosodje, glede preverjanja delovno pravnega statusa prosilca.

(5)   Z namenom pridobitve dodatnih pojasnil in dokumentacije je IP organ dne 18. 7. 2024 pozval k pojasnilu

in predložitvi dokumentacije, in sicer naj mu organ posreduje dokumente, iz katerih izhaja, da dokumenti, o katerih je bilo odločeno z I./a./2. točko izpodbijane odločbe, pri organu ne obstajajo, oziroma vse dokumente, iz katerih izhaja ugotovitveni postopek s tem v zvezi (torej, kako, pri kom je uradna oseba preverjala in na podlagi česa je zaključila, da teh dokumentov organ nima).

(6)   Na poziv IP je organ odgovoril dne 23. 7. 2024. Po uradni osebi, ki je izdala izpodbijano odločbo, je pojasnil,

da IP posreduje popis zadeve št. 1004-8/2022-2030, ki se nanaša na personalni spis prosilca, in iz katerega je razvidno, da v njem ni evidentiranega oziroma da ministrstvo ne razpolaga z dokumentom, navedenim v točki I./a./2. izpodbijane odločbe. Hkrati je organ posredoval še elektronsko sporočilo uradne osebe za dostop do informacij javnega značaja z dne 15. 7. 2024 in 16. 7. 2024, posredovano vodji Službe za kadrovske zadeve, ter odgovor vodje Službe za kadrovske zadeve z dne 16. 7. 2024, ki je potrdila, da Sekretariat/Služba za kadrovske zadeve ne razpolaga z elektronsko pošto dr. Dominike Švarc Pipan, nekdanje ministrice za pravosodje, glede preverjanja delovnopravnega statusa prosilca.

Pritožba ni utemeljena.

(7)   IP je kot organ druge stopnje v skladu z 247. členom ZUP dolžan izpodbijano odločbo preizkusiti v delu,

v katerem jo prosilec izpodbija. Odločbo preizkusi v mejah pritožbenih navedb, po uradni dolžnosti pa preizkusi, ali ni prišlo v postopku na prvi stopnji do bistvenih kršitev postopka in ali ni prekršen materialni zakon.

(8)    Ker iz pritožbe prosilca izhaja, da se pritožuje le zoper točko I./a./2. izpodbijane odločbe, je bila v tem

postopku predmet presoje izpodbijana odločba le v tem delu, in sicer glede vprašanja, ali organ razpolaga z naslednjimi dokumenti:

-       vsemi dopisi, pisanja in poizvedbe (fizične in elektronske) nekdanje ministrice za pravosodje dr.
Dominike Švare Pipan, ki so bili naslovljeni na Sekretariat Ministrstva za pravosodje po izdaji v
prejšnji alineji citiranega opozorila pred redno odpovedjo pogodbe o zaposlitvi in ki se
nanašajo na poizvedovanje glede statusa delovnopravnega postopka, prevzema opozorila s
strani prosilca itd.;

(9)   Kot je pravilno ugotovil že organ v izpodbijani odločbi, je definicija informacije javnega značaja zapisana v

4. členu ZDIJZ in določa, da informacijo javnega značaja predstavlja samo dokument, ki že obstaja, je že ustvarjen, oz. dokument, ki ga je organ v okviru svojega delovnega področja že izdelal oz. pridobil. Gre za pogoj, ki je v teoriji poznan kot »kriterij materializirane oblike«. Organi, ki so zavezanci po ZDIJZ, so namreč dolžni omogočiti dostop le do že obstoječih informacij in niso dolžni ustvariti novega dokumenta ali pridobiti oz. vzpostaviti dokumenta, ki ga v času zahteve nimajo. Takšno stališče je sprejelo tudi Upravno sodišče RS v sodbi opr. št. III U 139/2021-19 z dne 13. 1. 2022, ko je zapisalo, da lahko organ kot informacijo javnega značaja prosilcu posreduje zgolj dokument v materializirani obliki, kot se hrani pri organu. ZDIJZ torej ne predstavlja instrumenta za zagotavljanje informiranosti prosilcev izven dometa samega zakona, ki konkretizira pravico pridobivanja že ustvarjenih dokumentov, s katerimi organ tudi dejansko razpolaga. Ne prosilci niti IP pa nimajo po tem zakonu nikakršnega vzvoda, s katerim bi prisilili organ, da posebej, na zahtevo prosilca, ustvari določen dokument ali da ga pridobi, če z njim (še) ne razpolaga.

(10)  Na podlagi pregleda spisovne dokumentacije, to je popisa št. 1004-8/2022-2030, ki se nanaša na

osebni spis prosilca in vpogleda v elektronsko komunikacijo med uradno osebo organa za dostop do informacij javnega značaja in vodjo kadrovske službe pri organu, IP ne dvomi, da organ z zahtevano dokumentacijo ne razpolaga. Vodja kadrovske službe pri organu je namreč na ponovno pisno poizvedbo uradne osebe za dostop do informacij javnega značaja pisno odgovorila, da zahtevanih dokumentov nimajo. V zvezi s predlogom prosilca v pritožbi, naj IP za namene pridobitve zahtevanih dokumentov vpogleda v elektronske poštne predale pri organu zaposlenih, oziroma te podatke pridobi iz strežnikov organa, IP pojasnjuje, da tovrstnih pooblastil v pritožbenem postopku kot upravni organ nima. Elektronska komunikacija posameznih zaposlenih v okviru njihovih osebnih poštnih predalov pri organu je namreč predmet varstva po 37. členu Ustave RS, poseg v to pravico pa je dovoljen le z odredbo sodišča, če je to nujno za uvedbo ali potek kazenskega postopka ali za varnost države. Tudi, če je med zaposlenimi in nekdanjo ministrico potekala elektronska korespondenca o temi, ki zanima prosilca, ti dokumenti niso v posesti organa in organ torej z njimi ne razpolaga, prav tako pa nima pravne podlage, da bi jih lahko pridobil. Po mnenju IP morajo sicer biti vsa elektronska sporočila, ki so službene narave in prispejo ali so odposlana iz elektronskega naslova posameznega javnega uslužbenca, ustrezno evidentirana v evidenco dokumentarnega gradiva pri organu. Vendar pa, noben zakon niti Uredba o upravnem poslovanju ne predvidevata nobene sankcije za uslužbenca, ki tovrstno ravnanje opusti, prav tako pa se ne šteje, da je vsa elektronska pošta, ki prispe ali je odposlana iz elektronskih predalov javnih uslužbencev, avtomatično službene narave in v posesti organa.

(11)  Ob tem velja ponovno poudariti, da organ nima pristojnosti, da bi pregledoval elektronski predal

posameznega javnega uslužbenca ali funkcionarja (npr. ime.priimek@gov.si). Javni uslužbenci in javni funkcionarji se s sklenitvijo delovnega razmerja v javnem sektorju namreč ne odpovedo v celoti zasebnosti na delovnem mestu. Povedano drugače, v okviru veljavne zakonodaje niti organ sam niti IP v pritožbenem postopku nimata pristojnosti, da bi pregledala elektronski predal posameznega javnega uslužbenca (ali javnega funkcionarja) in ugotovila, ali bi določena elektronska pošta, ki je službene narave, morala biti evidentirana v sistem dokumentarnega gradiva, pa ni tako. Na ta način bi namreč posegli v ustavno zavarovano pravico do komunikacijske zasebnosti javnega uslužbenca oz. javnega funkcionarja. Ustava RS v 37. členu zagotavlja tajnost pisem in drugih občil. Samo zakon lahko predpiše, da se na podlagi odločbe sodišča za določen čas ne upoštevata varstvo tajnosti pisem in drugih občil in nedotakljivost človekove zasebnosti, če je to nujno za uvedbo ali potek kazenskega postopka ali za varnost države. Iz navedene določbe je razvidno več pogojev, ki morajo biti izpolnjeni za dopustnost posega v tajnost pisem in drugih občil, kadar gre pri tem tudi za poseg v  zasebnost:

1)     poseg je mogoč samo na podlagi določenega zakonskega pooblastila,

2)     poseg mora ex ante odobriti sodišče,

3)     poseg mora biti časovno omejen,

4)     poseg je dopusten, če je nujen za uvedbo ali potek kazenskega postopka ali za varnost države (Komentar Ustave Republike Slovenije / Lovro Šturm (urednik); [avtorji [komentarja] France Arhar … et al.]. Ljubljana: Fakulteta za podiplomske državne in evropske študije, 2002, v nadaljevanju: »Komentar U RS«, str. 399).

V konkretnem primeru po oceni IP pogoji za poseg v pravico do komunikacijske zasebnosti niso izpolnjeni. Ob tem IP opozarja še na odločitev Evropskega sodišča za človekove pravice v primeru Copland proti Združenemu kraljestvu. V tem primeru je sodišče delavki priznalo širok krog pravice do zasebnosti in presodilo, da je delodajalec neupravičeno posegal v njeno zasebnost. Ključni element sodbe je, da delavka ni bila vnaprej opozorjena, kdaj in v kakšnih primerih lahko delodajalec nadzira e-pošto. (Več v članku Mitje Podpečana, Pravna praksa 19, z dne 17. 05. 2007, str. 31).

(12)  IP ob tem nima razloga, da bi dvomil v pojasnila organa, da z zahtevano korespondenco ne razpolaga in

da je nima v posesti. Verjame mu, da mu je posredoval vse razpoložljive dokumente, s katerimi razpolaga v zvezi z vsebino, ki zanima prosilca. Ob tem prosilec tudi ni predložil nobenih dejstev in predlagal nobenih dokazov, iz katerih bi izhajalo nasprotno, oziroma s pomočjo katerih bi se IP lahko dokopal do ugotovitve drugačnega dejanskega stanja.

(13)  IP še dodaja, da v pritožbenem postopku glede dostopa do informacij javnega značaja tudi nima

pristojnosti, da bi se spuščal v presojo zakonitosti in smotrnosti ravnanja organa. V postopku dostopa do informacij javnega značaja se lahko presoja le vprašanje, ali organ dejansko razpolaga z dokumenti, ki so predmet zahteve in ali ti predstavljajo prosto dostopno informacijo javnega značaja, ne pa vprašanje, ali bi organ z zahtevanimi dokumenti moral razpolagati.

(14)  V obravnavanem primeru tako ni izpolnjen prvi pogoj iz 1. odst. 4. čl. ZDIJZ, po katerem je informacija

javnega značaja le tista informacija, s katero organ že razpolaga oz. jo ima v posesti. Ker z zahtevanim dokumentom organ ne razpolaga, zavezanci pa so v skladu z ZDIJZ dolžni omogočiti dostop samo do že obstoječih informacij ter niso dolžni ustvariti novega dokumenta v smislu odgovora na vprašanje, zbirati ali pridobiti informacij, opravljati raziskav ali analizirati podatkov, da bi zadostili zahtevi prosilca IP zaključuje, da pritožbi prosilca ni mogoče ugoditi in jo je treba, na podlagi 1. odst. 248. čl. ZUP, zavrniti.

(15)  V skladu s petim odstavkom 213. člena ZUP, ki se smiselno uporablja tudi za odločbo o pritožbi (prvi

odstavek 254. člena ZUP), se v izreku odloči tudi o tem, ali so nastali stroški postopka. IP je ugotovil, da v tem postopku posebni stroški niso nastali (3. točka izreka te odločbe).

(16)  Ta odločba je v skladu s 30. točko 28. člena Zakona o upravnih taksah (Uradni list RS, št. 8/2000 s

spremembami in dopolnitvami; ZUT) oproščena plačila upravne takse.

Pouk o pravnem sredstvu:

Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, temveč se lahko sproži upravni spor. Upravni spor se sproži s tožbo, ki se vloži v 30 dneh od vročitve te odločbe na Upravno sodišče, Fajfarjeva 33, Ljubljana. Tožba se lahko vloži pisno po pošti ali pri navedenem sodišču. Če se tožba pošlje priporočeno po pošti, se za dan izročitve sodišču šteje dan oddaje na pošto. Tožba z morebitnimi prilogami se vloži v najmanj treh izvodih. Tožbi je treba priložiti tudi to odločbo v izvirniku ali prepisu.

Informacijski pooblaščenec:

mag. Kristina Kotnik Šumah, univ. dipl. prav.                           

namestnica pooblaščenca