prosilec - Ministrstvo za javno upravo

POVZETEK:

IP je v pritožbenem postopku presojal odločitev organa, s katero je zaradi neobstoja informacij zavrnil prosilčevo zahtevo po posredovanju podatka o »Pripravljavcu po SPIS 4« ter podatkov o avtorju Wordovega dokumenta ter podatka o avtorju zadnjih sprememb dokumenta za 25 dokumentov. IP je ugotovil, da je odločitev organa v delu, ki se nanaša na zahtevane informacije v zvezi z »»Pripravljavcem po SPIS 4« pravilna in zakonita. Nasprotno pa je ugotovil glede informacij o avtorju Wordovega dokumenta ter informacij o avtorju zadnjih sprememb dokumenta. IP je namreč na ogledu in camera ugotovil, da organ s tovrstnimi informacijami razpolaga, zato je pritožbi prosilca v tem delu ugodil in organu naložil posredovanje zaslonskih slik poizvedb, iz katerih izhajajo predmetne informacije.
 

ODLOČBA:

Številka: 090-315/2022/10
Datum: 30. 11. 2022

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) po informacijski pooblaščenki Mojci Prelesnik, izdaja na podlagi 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07-ZUstS-A; v nadaljevanju ZInfP), tretjega in četrtega odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/06 - uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZDIJZ), prvega odstavka 252. člena ter prvega odstavka 248. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06 - uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZUP), o pritožbi ………. (v nadaljevanju prosilec), z dne 24. 10. 2022, zoper odločbo Ministrstva za javno upravo, Tržaška cesta 21, 1000 Ljubljana (v nadaljevanju organ), št. 090-102/2022/2 z dne 7. 10. 2022, v zadevi dostopa do informacije javnega značaja, naslednjo

O D L O Č B O:

1.    Pritožbi prosilca z dne 24. 10. 2022 se delno ugodi in se odločba Ministrstva za javno upravo, št. 090-102/2022/2 z dne 7. 10. 2022, delno odpravi, in sicer 1.2 točka izreka izpodbijane odločbe glede dokumenta pod zaporedno št. 1004-141/2016/76 ter celotna 1. 3 točka izreka izpodbijane odločbe ter se odloči: Organ je dolžan v roku enaintridesetih (31) dni od vročitve te odločbe prosilcu v obliki elektronskega zapisa posredovati:
•    zaslonske slike poizvedb o informacijah o dokumentih pod zaporedno št. 231-5/2022-1, št. 231-5/2022-2, št. 231-5/2022-4, št. 1002-468/2022-1, št. 1002-468/2022-5, št. 1002-468/2022-14, št. 1004-141/2016-76, št. 1004-141/2016-77, št. 1004-141/2016-93, št. 1004-141/2016-102, št. 1004-141/2016-106 ter št. 1004-141/2016-114,
na način, da mu posreduje podatek o poimenovanju dokumenta ter v rubriki »Povezane osebe« podatek o »Avtorju« ter podatek o »Zadnji spremembi«.

2.    V preostalem delu se pritožba prosilca zavrne.

3.    V postopku reševanja te pritožbe niso nastali posebni stroški

OBRAZLOŽITEV:

Prosilec je dne 9. 9. 2022 na organ naslovil elektronsko sporočilo, ki ga je organ obravnaval kot zahtevo z dostop do informacij javnega značaja. V slednji je s številkami zadev opredelil 25 dokumentov (dokumenti pod zaporedno št. 231-5/2022-1, št. 231-5/2022-2, št. 231-5/2022-4, št. 1002-468/2022-1, št. 1002-468/2022-3, št. 1002-468/2022-4, št. 1002-468/2022-5, št. 1002-468/2022-8, št. 1002-468/2022-13, št. 1002-468/2022-14, št. 1004-141/2016-76, št. 1004-141/2016-77, št. 1004-141/2016-84, št. 1004-141/2016-85, št. 1004-141/2016-93, št. 1004-141/2016-94, št. 1004-141/2016-95, št. 1004-141/2016-96, št. 1004-141/2016-97, št. 1004-141/2016-102, št. 1004-141/2016-106, št. 1004-141/2016-110, št. 1004-141/2016-113, št. 1004-141/2016-114 ter št. 1004-141/2016-122), za katere je želel prejeti podatek o:
1. pripravljavcu po SPIS 4,
2. avtorju Wordovega dokumenta ter
3. avtorju zadnjih sprememb Wordovega dokumenta.

O zahtevi prosilca je organ odločil z odločbo, št. 090-102/2022/2 z dne 7. 10. 2022 (v nadaljevanju izpodbijana odločba), s katero je delno ugodil njegovi zahtevi. V obrazložiti organ navaja, da je podatek o pripravljavcu po SPIS 4 našel za dva dokumenta, glede preostalih zahtevanih podatkov pa tega podatka ni našel. Nadalje je pojasnil, da za določene dokumente, ki so navedeni v 1.2 točki izreka izpodbijane odločbe, ni našel Wordovega dokumenta, prav tako za določene dokumente, ki so navedeni v 1.3 točki izreka izpodbijane odločbe, ni našel podatka o avtorju Wordovega dokumenta in avtorju zadnjih sprememb Wordovega dokumenta.  
    
Dne 24. 9. 2022 je prosilec zoper izpodbijano odločbo vložil pritožbo. V njej navaja, da je vlogo za posredovanje informacij javnega značaja prvič posredoval dne 16. 8. 2022 na elektronski naslov dpo.mju@gov.si, katerega skrbnica je pooblaščena oseba za varstvo osebnih podatkov organa, ki je tudi reševala predmetno informacijo javnega značaja in je po seznamu hkrati tudi uradna oseba za dostop do informacij javnega značaja. Vloga je bila nato dopolnjena dne 17. 8. 2022 ter dne 26. 8. 2022. Prosilec izpostavlja, da četudi bi uradna oseba zadevo reševala v roku 20 delovnih dni od zadnje prejete vloge, bi prekoračila rok za odločitev. Glede na navedeno prosilec predlaga, da inšpekcijski organ uvede inšpekcijski nadzor zoper uradno osebo in jo primerno oglobi. Nadalje prosilec navaja, da si je uradna oseba datum dne 9. 9. 2022 preprosto izmislila, izpostavlja pa tudi, da od organa zelo težko pridobi podatke, ki jih rabi za sodne postopke. Nadalje še opisuje namen takšnega početja, pri čemer IP teh navedb ne povzema, saj za to zadevo dostopa do informacije javnega značaja niso relevantne. Prosilec torej ugotavlja, da:
- o vlogi z dne 26. 8. 2022 sploh ni odločeno,
- da je odločba nesklepčna, saj izrek ne sledi obrazložitvi ter
- da je napačno uporabljeno materialno pravo in s tem posledično napačno ugotovljeno dejansko stanje.
Prosilec nadalje navaja dejstva, ki po njegovem mnenju kažejo na drugačno dejansko stanje od ugotovljenega v izpodbijani odločbi. Tako navaja, da tudi če je bil v posamezni zadevi izhodni dokument posredovan papirnato, bi moral biti pripet wordov dokument, pa tudi če ni, iz samega SPIS 4 mora biti razvidno, kdo je pripravljal dokument (v kolikor se je zamenjal pripravljavec, pa je to razvidno iz revizijskih sledi). Dokument, preden se da v podpis, ima elektronski parafni list, ki ga vsebuje posamezni izhodni dokument in se ga lahko izpiše, iz tega podatka je razviden pripravljavec dokumenta, saj edino ta lahko da dokument v potrjevanje in potrjevalci vse do podpisovanja. V primeru, da se daje dokument podpisati v papirni obliki, pa mora imeti fizični parafni list. Pri papirnatih dokumentih lahko obstaja slučajnost, da ni pripetega wordovega dokumenta, vendar prosilec opozarja, da to ni bilo ne obrazloženo z odločbo niti ne pojasnjeno z zaslonskim posnetkom, ki bi to potrjeval. Glede elektronskih dokumentov prosilec poudarja, da jih enostavno ne gre elektronsko podpisati, če v sistem niso oddani wordovi dokumenti. Iz teh dokumentov se lahko po lastnostih ugotovi, kdo je avtor dokumenta in kdo je tisti, ki je nazadnje dokument spremenil, slednje lahko tudi samo to, da je prejeti elektronski dokument shranil na trdi disk in ga na to pripel v sistem. To, da je polje kdo je dokument pripravil prazno, enostavno ne drži in je verjetnost, da se je ta podatek izbrisal (pritožniku to ni bilo izkazano z zaslonskimi posnetki ekrana, v pritožbi pa naj pritožbeni organ IN CAMERA po revizijskih sledeh ugotovi, ali se je ta podatek izbrisal, oziroma, kdo je postopal v dokument in to s pomočjo revizijskih sledi vseh obdelav), pritožnik pa še vedno vztraja, da se podatek pripravljavca lahko pri e-dokumentih ugotovi iz parafnega lista, sicer pa tudi s pomočjo pregleda revizijske sledi. Prosilec izpostavlja, da ima v skladu z načelom prostega dostopa do informacij javnega značaja kot prosilec vsaj pravico do vpogleda podatkov, revizijskih sledi obdelave njegovih osebnih podatkov. Prav tako izpostavlja tudi 110. člen Uredbe o upravnem poslovanju (Uradni list RS, št. 9/18, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju Uredba), ki ureja informacijski sistem za vodenje evidence dokumentarnega gradiva in obveznost vpisovanja v sistem evidence, kdo je pripravil dokument. Prosilec opozarja, da je v tretjem odstavku citiranega člena točno določena revizijska sled, vključno z vpogledi v dokumentarno gradivo in navedbo namena vpogleda, o izvedbah aktivnosti in o izvedeni aktivnosti, ker gre za kaznivo dejanje priprave krive ovadbe, posledično pa izvedbah vseh drugih postopkih, želi, da se uvede postopek in po presoji inšpekcijskega organa tudi nadzor Informacijskega pooblaščenca nad celotnim hranjenjem, obdelovanjem vse revizijske sledi v dokumentarnem sistemu SPIS 4 v MJU. Pritožbo prosilec zaključi s prošnjo, da skupaj z inšpekcijskim organom IN CAMERA v vseh treh zadevah pregleda podatke o pripravljavcih, obdelovalcih in revizijskih sledeh.
Organ je po preizkusu procesnih predpostavk in odločitvi, da izpodbijane odločbe ne bo spremenil, na podlagi 245. člena ZUP, pritožbo prosilca odstopil v reševanje IP. Ob odstopu je organ glede navedb prosilca, da o njegovi zahtevi z dne 26. 8. 2022 ni bilo odločeno v zakonitem roku pojasnil, da je dne 16. 8. 2022 res prejel vlogo v poštni predal, kot ga navaja prosilec. Z vlogo je zahteval osebna imena pripravljavcev dokumentov, z navedbo, kdo so bili obdelovalci njegovih osebnih podatkov. Dne 17. 8. 2022 je prosilec poslal dopolnitev in zahteval informacije o vseh pripravljavcih dokumenta, ki jih organ lahko ugotovi iz dokumentarnega gradiva. Dne 26. 8. 2022 je zaprosil za točen podatek o uri in minuti knjiženja določenega dokumenta. Pooblaščena oseba za varstvo osebnih podatkov je vlogo prosilca obravnavala v skladu s  členom 15 Splošne uredbe o varstvu podatkov, glede roka za odločanje pa po členu 12 Splošne uredbe o varstvu podatkov. Na enak način je pooblaščena oseba obravnavala tudi že prejšnje vloge prosilca, ki jih je poslal na omenjeni poštni predal. Pooblaščena oseba je prosilcu odgovorila dne 30. 8. 2022. Glede pritožbene navedbe prosilca, da si je uradna oseba izmislila datum dne 9.9. 2022, je organ pojasnil, da je uradna oseba pooblaščena za posredovanje informacij javnega značaja zahtevo prosilca prejela na službeni elektronski naslov. Zahteva se je glasila: Glede na dejstvo, da kot pooblaščena oseba glede posredovanja podatkov niste mojo zahtevo spremenila v IJZ, razširjam še enkrat svojo vlogo po pridobitvi naslednjih podatkov, ki jih glede na to, da je zadeva signirana, da je za posamezni dokument naveden signirni znak pripravljavca, tudi imate in to niso nobene izjeme. Podatek avtorja dokumenta in kdo je spremenil nazadnje wordov dokument, pa se prav tako vidi tudi iz wordove priponke, ki se jo da v vsak dokument. Zahteva je bila obravnavana kot IJZ in izdana predmetna odločba.

IP je dne 24. 10. 2022, z namenom razjasnitve dejanskega stanja, pri organu opravil ogled in camera, na podlagi 11. člena ZInfP in o opravljenem dejanju sestavil zapisnik, št. 090-315/2022/8 z dne 24. 11. 2022. 

Pritožba je delno utemeljena. 

IP je pritožbo prosilca, kot pravočasno, dovoljeno in vloženo po upravičeni osebi, vzel v obravnavo. Kot organ druge stopnje je skladno z 247. členom ZUP izpodbijano odločbo organa preizkusil v delu, v katerem jo je prosilec izpodbijal in v mejah njegovih pritožbenih navedb. Po uradni dolžnosti je preizkusil, ali ni v postopku na prvi stopnji prišlo do bistvenih kršitev postopka in ali ni bil prekršen materialni zakon. 
IP najprej pojasnjuje, da ne more slediti pozivu prosilca, da zaradi prekoračitve roka za odločitev o zahtevi z dne 16. 8. 2022 (dopolnjena dne 17. 8. in dne 26. 8. 2022) zoper uradno osebo uvede inšpekcijski nadzor in jo primerno oglobi. IP izpostavlja, da skladno s prvim odstavkom 2. člena ZInfP na področju dostopa do informacij javnega značaja nima inšpekcijskih pristojnosti, ima pa, skladno z drugim odstavkom citiranega člena na tem področju, pristojnosti prekrškovnega organa. Nadalje IP ugotavlja, da v konkretnem primeru očitana kršitev ne predstavlja prekrška. Ob pregledu spisovne dokumentacije je namreč IP ugotovil, da vloga z dne 16. 8. 2022 (dopolnjena dne 17. 8. in dne 26. 8. 2022) ni bila vložena na podlagi določb ZDIJZ, prav tako ni bila poslana na elektronski naslov, ki je v katalogu informacij javnega značaja naveden kot kontakt uradne osebe za posredovanje informacij javnega značaja, tj. gp.mju@gov.si, temveč na elektronski naslov dpo.mju@gov.si, tj. naslov pooblaščene osebe za varstvo podatkov (ang. Data Protection Officer ali DPO), ki je prejeta zaprosila prosilca za posredovanje informacij o obdelovalcih njegovih osebnih podatkov presojala kot zahtevo za seznanitev z lastnimi osebnimi podatki. 

Prav tako se IP v tej odločbi ni opredeljeval do pritožbenih navedb prosilca, ki niso v pristojnosti IP (npr. glede nadzora nad celotnim hranjenjem, obdelovanjem vseh revizijskih sledi v dokumentarnem sistemu SPIS 4 pri organu), temveč v pristojnosti drugih organov (npr. nadzor nad izvajanjem Uredbe izvaja upravna inšpekcija pri ministrstvu, pristojnem za javno upravo). Nasprotno pa se IP opredeljuje do pritožbene navedbe prosilca, da je verjetnost, da se je podatek o pripravljavcu izbrisal in da naj IP na ogledu in camera po revizijskih sledeh ugotovi, ali se je ta podatek izbrisal oziroma kdo je postopal v dokument in to s pomočjo revizijskih sledi vseh obdelav. IP poudarja, enako stališče je v sodbi št. II U 1429/2011 z dne 6. 6. 2012 zavzelo tudi Upravno sodišče RS, da je v postopku dostopa do informacij javnega značaja bistveno zgolj to, ali organ zaprošeni dokument ima ali ne, pri čemer ni bistven razlog, zakaj katerega od dokumentov nima. Povedano drugače, IP v pritožbenem postopku zgolj presoja obstoj zahtevanega dokumenta in ne ugotavlja razloga, zakaj organ z njim ne razpolaga (morebiten izbris, analiza kaj). Pritožbeni postopek namreč ne more biti namenjen prisili ustvarjanja ali pridobivanja informacij ali ugotovitvi, da bi določene informacije pri organu morale obstajati (npr. so bile izbrisane). Iz navedenega razloga so omenjene pritožbene navedbe za predmetni postopek irelevantne. 

Z izpodbijano odločbo je organ odločal o zahtevi z dne 9. 9. 2022, v kateri je prosilec navedel: »Glede na dejstvo, da kot pooblaščena oseba glede posredovanja podatkov niste mojo zahtevo spremenila v IJZ, razširjam še enkrat svojo vlogo po pridobitvi naslednjih podatkov, ki jih glede na to, da je zadeva signirana, da je za posamezni dokument naveden signirni znak pripravljavca, tudi imate in to niso nobene izjeme. Podatek avtorja dokumenta in kdo je spremenil nazadnje wordov dokument pa se prav tako vidi iz wordove priponke, ki se jo da v vsak dokument«. Zahteva vsebuje tudi tabelo s stolpci, in sicer stolpec št. zadeve, stolpec pripravljavec po SPIS 4, stolpec avtor Wordovega dokumenta ter stolpec avtor zadnjih sprememb Wordovega dokumenta.

IP je na podlagi 11. člena ZInfP v obravnavani zadevi opravil ogled in camera, z namenom, da vpogleda v elektronski dokumentarni sistem SPIS 4 za vseh 25 dokumentov, ki jih je v zahtevi z dne 9. 9. 2022 z opravilno številko navedel prosilec. Izhajajoč iz zahteve prosilca je IP na ogledu in camera ugotavljal obstoj podatkov za posamezni dokument v SPIS 4 glede »Pripravljavca po SPIS 4« v rubriki »Dokument pripravil« ter obstoj podatka o avtorju Wordovega dokumenta ter avtorju zadnjih sprememb Wordovega dokumenta. V zvezi z navedenim, tj. obseg zahteve, IP poudarja, da je postopek po ZDIJZ postopek, ki se začne na zahtevo stranke, zato je organ vezan nanjo in ne sme odločati preko zahteve, torej o drugih dokumentih, kot tistih, ki jih je prosilec zahteval. Postopek odločanja po ZDIJZ je postopek, ki se začne na zahtevo stranke. Organi, ki v tem postopku odločajo, so na zahtevo stranke vezani. ZUP v 128. členu namreč določa, da sme v stvareh, v katerih je po zakonu ali po naravi stvari za začetek postopka potrebna zahteva stranke, pristojni organ začeti in voditi postopek samo, če je taka zahteva podana. Upravni organ ne more na podlagi vložene vloge stranke odločati o tistem, česar stranka ni zahtevala, čeprav bi bil sicer morda za to pristojen. Na stališče, da mora organ, v postopkih po ZDIJZ, paziti, da pri odločanju ostane znotraj vsebinskega obsega zahteve, je opozorila tudi nedavna sodna praksa Upravnega sodišča RS, v sodbah I U 1365/2020-32 z dne 9. 2. 2022, I U 784/2021-46 z dne 4. 8. 2022 ter III U 109/2022-21 z dne 9. 11. 2022. Kot že navedeno, je prosilec v obravnavani zadevi jasno zahteval posredovanje zgoraj navedenih podatkov, ki izhajajo iz dokumentarnega sistema SPIS 4, zato IP v zvezi s prosilčevim sklicevanjem v pritožbi na elektronske in fizične parafne liste ter revizijske sledi obdelav o tem, kdo je postopal v dokumentih, pojasnjuje, da stranka v pritožbi svoje zahteve ne more spremeniti oz. razširiti. Skladno s 133. členom ZUP in z načelom dispozitivnosti  lahko namreč stranka v okviru uvedenega upravnega postopka razpolaga s svojim zahtevkom, zgolj do odločitve oz. do izdaje odločbe na prvi stopnji  Da je IP kot drugostopni organ na tak zahtevek stranke vezan pri odločanju o pritožbi v skladu z določilom prvega odstavka 133. člena ZUP v povezavi s četrtim odstavkom 27. člena ZDIJZ, po katerem se postopek s pritožbo izvaja po določbah zakona, ki ureja splošni upravni postopek, je izpostavilo tudi sodišče v sodbi, št. I U 1915/2011 z dne 13. 3. 2013. Ko je postopek uveden, lahko stranka do izdaje odločbe na prvi stopnji razširi ali spremeni postavljeni zahtevek ne glede na to, ali ima razširjeni oziroma spremenjeni zahtevek isto pravno podlago ali ne, če se tak zahtevek opira na iste bistvene sestavine dejanskega stanja in če je organ pristojen za njegovo reševanje (133. člen ZUP). Slednje pomeni, da se prosilec ne more pritožiti glede dokumentov, ki jih v zahtevi ni zahteval. Vsebina zahtevka, ki ni bila predmet izpodbijane odločbe in o kateri organ na prvi stopnji ni odločal, tako tudi ne more biti predmet presoje IP kot pritožbenega organa. Prosilec lahko s pritožbo zahtevek zoži, ne more pa ga razširiti oziroma vsebinsko spremeniti. Navedeno pomeni, da informacije, dostop do katerih je na novo zahteval prosilec šele v pritožbi (tj. fizični in elektronski parafni list, revizijske sledi), ne morejo biti predmet tega pritožbenega postopka, lahko pa so predmet presoje novega postopka, v kolikor prosilec pri organu vloži takšno zahtevo.

Na ogledu in camera je organ v iskalnik SPIS 4 vnesel številko dokumenta, pri čemer mu je kot zadetek ponudilo št. zadeve in dokumenta. S klikom na zaporedno št. zahtevanega dokumenta se je odprla osnovna maska, ki vsebuje različne evidenčne podatke o zadevi ter samem dokumentu. IP pojasnjuje, da se do ostalih podatkov, ki so navedeni na osnovni maski, ni opredeljeval, saj niso bili predmet zahteve. Za vsak dokument je IP glede informacije o »Pripravljavcu po SPIS 4« vpogledal v evidenčni del, ki se  nanaša na informacije o dokumentu, in sicer v rubriko »Dokument pripravil« ter ob tem ugotovil, da je bila odločitev organa glede posredovanja informacij javnega značaja o podatku »Pripravljavca po SPIS 4« v izpodbijani odločbi pravilna. Rubrika »Dokument pripravil« je izpolnjena zgolj za dva dokumenta, in sicer za dokument pod zaporedno št. 1004-141/2016/113 ter dokument pod zaporedno št. 1004-141/2016/122, do katerih je organ prosilcu omogočil dostop, v preostalem delu pa je dostop zavrnil, saj takšna informacija ne obstaja. IP se je na ogledu in camera prepričal, da podatek o »Pripravljavcu po SPIS 4« pri vseh ostalih zahtevanih dokumentih ni vnešen v rubriko »Dokument pripravil«. Vnos slednjega skladno z Uredbo ni obvezen, pri čemer SPIS 4 dopusti evidentiranje dokumenta, ne da bi bil vnesen omenjeni podatek v sistem. Uredba v 46. členu ureja dodeljevanje dokumentarnega gradiva v reševanje in signiranje, pri čemer v prvem odstavku določa, da je dodeljevanje določitev tistega, ki bo zadevo reševal, in se izvede kot evidentiranje signirnega znaka med evidenčne podatke dokumenta v evidenci dokumentarnega gradiva (signiranje) in takojšnje pošiljanje dokumentarnega gradiva nosilcu signirnega znaka. Ob tem IP pojasnjuje, da vse osnovne maske zahtevanih dokumentov v delu, ki se nanaša na evidenčne podatke zadeve, vsebujejo podatek o signirnem znaku, in sicer v rubriki »Signirni znak«, prav tako vse osnovne maske zahtevanih dokumentov v delu, ki se nanaša na evidenčne podatke dokumenta, vsebujejo podatek v rubriki »Podpisnik«, katerih pa ne gre enačiti z rubriko v delu, ki se nanaša na evidenčne podatke dokumenta, in sicer rubriko »Dokument pripravil«, iz katerega, če je polje rubrika izpolnjena, izhaja podatek o »Pripravljavcu po SPIS 4«. Slednje je razvidno npr. iz dokumenta pod zaporedno št. 1004-141/2016/113, ko je v rubriki »Signirni znak« in  v rubriki »Podpisnik« naveden različen signirni znak, v rubriki »Dokument pripravil« pa je naveden isti signirni znak kot v rubriki »Podpisnik«. Pri dokumentu pod zaporedno št. 1004-141/2016/122 pa je v rubriki »Signirni znak« in v rubriki »Podpisnik« naveden isti signirni znak, v rubriki »Dokument pripravil« pa drug signirni znak. Navedena razlika je očitno znana tudi prosilcu, saj v pritožbi  navaja: »To, da je polje, kdo je dokument pripravil, prazno, enostavno ne drži…«. Skladno z zahtevo prosilca je bilo to polje, torej rubrika »Dokument pripravil«, predmet presoje tega postopka. Kljub temu, da je IP že zgoraj pojasnil, da predmet presoje predmetne zadeve niso pritožbene navedbe prosilca glede elektronskih parafnih listov, pa želi na tem mestu dodati, da je IP vpogledal tudi v elektronski parafni list za dokument pod zaporedno št. 231-5/2022-1, ki je sicer tipske narave in ugotovil, da ta ne vsebuje podatka o »Pripravljavcu po SPIS 4«. Gre namreč za dokument, ki vsebuje podatke o posamezniku, ki je zahteval potrjevanje ter podatke o posamezniku, ki je dokument potrdil. Podatka o »Pripravljavca po SPIS 4« ter podatka o posamezniku, ki je zahteval potrjevanje, pa ne gre enačiti. Na tem mestu IP še dodaja, da ne drži navedba prosilca, da elektronskih dokumentov ne gre elektronsko podpisati, če v sistem niso oddani Wordovi dokumenti. IP je znano (nekateri zaposleni pri IP elektronsko podpisujejo dokumente na ta način), da se dokument lahko elektronsko podpiše, ne da bi se podpis opravil preko sistema SPIS 4, temveč ga posameznik podpiše s programom Adobe Reader in se ga v SPIS 4 že elektronsko podpisanega samo uvozi. V opisanih primerih se torej Wordov dokument v SPIS 4 ne nahaja, temveč zgolj podpisan dokument v pdf obliki.
Nasprotno pa je IP ugotovil glede obstoja informacij o avtorju Wordovega dokumenta ter avtorju zadnjih sprememb Wordovega dokumenta za posamezne dokumente. Na ogledu in camera je IP ugotovil, da v primerih, ko je v zadevi evidentiran Wordov dokument, organ razpolaga tudi z navedenima podatkoma in tako IP izročil zaslonske slike poizvedb o informacijah dokumentov. S tem, ko je organ odprl zahtevani dokument v word obliki in nato kliknil na »Datoteka« in nato »Informacije«, je pridobil tudi podatek o avtorju Wordovega dokumenta ter avtorju zadnjih sprememb Wordovega dokumenta. IP je tako ugotovil, da organ z zahtevanimi podatki razpolaga za naslednje Word dokumente, in sicer za dokument št. 231-5/2022-1, dokument št. 231-5/2022-2, dokument št. 231-5/2022-4, dokument št. 1002-468/2022-1, dokument št. 1002-468/2022-5, dokument št. 1002-468/2022-14, dokument št. 1004-141/2016-76, dokument št. 1004-141/2016-77, dokument št. 1004-141/2016-93, dokument št. 1004-141/2016-102, dokument št. 1004-141/2016-106 ter dokument št. 1004-141/2016-114. Na ogledu in camera je organ glede dokumenta št. 1004-141/2016-76 navedel, da gre za dokument, ki je še v izdelavi (izjeme po 9. alineji prvega odstavka 6. člena ZDIJZ). IP pojasnjuje, da omenjena izjema varuje podatke iz dokumenta, torej vsebino dokumenta, ki je pri organu v postopku izdelave, in je še predmet posvetovanja v organu, njegovo razkritje pa bi povzročilo napačno razumevanje njegove vsebine in ne morebiti splošnih podatkov o dokumentu (npr. avtor dokumenta), zato se izjema dokumenta v izdelavi na razteza tudi na te podatke. Nadalje je v zvezi s podatki o avtorjih Wordovega dokumenta organ na ogledu in camera izpostavil, da se ti ne nanašajo na obstoječe dejansko stanje, temveč gre za avtorja predloge/izvirnika, ki je v konkretnem primeru služila kot izhodišče za pripravo zahtevanega dokumenta in ne morebiti za avtorja vsebine posameznega dokumenta. Iz navedenega razloga so zato pri podatkih o avtorju Wordovega dokumenta navedeni tudi podatki o generalnih predlogah ter podatki oseb, ki niso več zaposlene pri organu. Dodatno je organ glede avtorja zadnjih sprememb še pojasnil, da se te zabeležijo že zgolj ob odprtju dokumenta in shranitvi tega, ne da bi pri tem fizično vnesli spremembe v sam dokument. IP ponovno dodaja, da v pritožbenem postopku zgolj ugotavlja obstoj zahtevane informacije, pri čemer se v samo vsebino informacije, tj. ali je ta ažurirana ali ne, ali ta ustreza dejanskemu stanu ali ne, ne spušča. Glede preostalih dokumentov je IP ugotovil, da ti niso evidentirani v word obliki, temveč zgolj v pdf obliki, kar posledično pomeni, da organ z informacijami o avtorju Word dokumenta ter avtorju zadnjih sprememb Word dokumenta ne razpolaga. 
IP zaključuje, da je organ na prvi stopnji iz ugotovljenih dejstev napravil napačen sklep glede obstoja informacij, ki se nanašajo na avtorja Wordovega dokumenta ter avtorja zadnjih sprememb Wordovega dokumenta in tako posledično napačno uporabil pravni predpis. Iz navedenega razloga je IP prosilčevi pritožbi v tem delu ugodil in na podlagi prvega odstavka 252. člena ZUP odločbo organa v zavrnilnem delu delno odpravil in v tem delu sam rešil zadevo tako, kot izhaja iz 1. točke izreka te odločbe. V preostalem delu je pritožbo prosilca, skladno s prvim odstavkom 248. člena ZUP zavrnil, kot to izhaja iz 2. točke izreka te odločbe.
Na podlagi petega odstavka 213. člena ZUP, ki se smiselno uporablja tudi za odločbo o pritožbi (prvi odstavek 254. člena ZUP), se v izreku odloči tudi o tem, ali so nastali stroški postopka. IP je ugotovil, da v tem postopku posebni stroški niso nastali (kot to izhaja iz 3. točke izreka te odločbe).
 
Ta odločba je v skladu s 30. točko 28. člena Zakona o upravnih taksah (Uradni list RS, št. št. 106/10 – uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami) oproščena plačila upravne takse.

Pouk o pravnem sredstvu:

Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, pač pa se lahko sproži upravni spor. Upravni spor se sproži s tožbo, ki se vloži v 30 dneh od vročitve te odločbe na Upravno sodišče, Fajfarjeva 33, Ljubljana. Tožba se lahko vloži pisno po pošti ali pri navedenem sodišču. Če se tožba pošlje priporočeno po pošti, se za dan izročitve sodišču šteje dan oddaje na pošto. Tožba z morebitnimi prilogami se vloži v najmanj treh izvodih. Tožbi je treba priložiti tudi to odločbo in sklep v izvirniku ali prepisu.

Postopek vodila:
Mevlida Deljanin, univ. dipl. prav.
asistentka svetovalca 

Informacijski pooblaščenec:
Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.
informacijska pooblaščenka