prosilec - Ministrstvo za finance

POVZETEK:

IP je v pritožbenem postopku presojal odločitev organa, s katero je ta zaradi neobstoja dokumentacije zavrnil zahtevo prosilke po posredovanju pisnih opozoril pred odpovedjo pogodb o zaposlitvi, ki so bila v določenem obdobju izdana zaposlenim v direktoratu organa. IP je ugotovil, da je bila odločitev organa pravilna, saj je ta v pritožbenem postopku izkazal, da pogoji za obstoj informacije javnega značaja, ki jih določa 4. člen ZDIJZ, niso izpolnjeni.
 

ODLOČBA:

Številka: 090-405/2025/9

Datum: 17. 10. 2025

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) po namestnici informacijske pooblaščenke, Kristini Kotnik Šumah, po pooblastilu št. 100-17/2006/229 z dne 6. 11. 2024, izdaja na podlagi 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07-ZUstS-A; v nadaljevanju ZInfP), tretjega in četrtega odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/06 - uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZDIJZ) ter prvega odstavka 248. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06 - uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZUP), o pritožbi ………. (v nadaljevanju prosilka) z dne 25. 8. 2025, zoper odločbo Ministrstva za finance Republike Slovenije, Prežihova 4, 1000 Ljubljana (v nadaljevanju organ), št. 090-30/2025-1611-5 z dne 30. 7. 2025, v zadevi dostopa do informacij javnega značaja, naslednjo

                                                                        O D L O Č B O      

1.     Pritožba prosilke z dne 25. 8. 2025 zoper odločbo Ministrstva za finance Republike Slovenije, št. 090-30/2025-1611-5 z dne 30. 7. 2025, se zavrne.

2.     V postopku reševanja te pritožbe niso nastali posebni stroški.

OBRAZLOŽITEV:

(1) Prosilka je dne 6. 7. 2025 na organ naslovila zahtevo za dostop do informacij javnega značaja, s katero je zaprosila za posredovanje pisnih opozoril pred odpovedjo pogodb o zaposlitvi, ki so bila v obdobju od vključno dne 1. 5. 2022 do vključno dne 6. 7. 2025 izdana zaposlenim v Direktoratu za finančni sistem Ministrstva za finance. Dodala je, da se zahteva nanaša na pisana opozorila pred odpovedjo, ki so bila izdana:

- trenutno zaposlenim v Direktoratu za finančni sistem,

- nekdanjim zaposlenim, ki nimajo več sklenjene pogodbe o zaposlitvi v Direktoratu za finančni sistem ter

- zaposlenim v Direktoratu za finančni sistem, ki imajo dogovorjeno mirovanje pravic in obveznosti iz delovnega razmerja.

Z zahtevano dokumentacijo se je želela seznaniti v elektronskem zapisu.

(2) O zahtevi prosilke je organ odločil z odločbo št. 090-30/2025-1611-5 z dne 30. 7. 2025 (v nadaljevanju izpodbijana odločba), s katero je zavrnil posredovanje dokumentacije zaradi neobstoja le-te. V obrazložitvi slednje je navedel, da v obdobju od vključno dne 1. 5. 2022 do vključno dne 6. 7. 2025 ni bilo izdanih pisnih opozoril pred odpovedjo pogodb o zaposlitvi drugim javnim uslužbencem Direktorata za finančni sistem, razen prosilki zahteve, pri čemer slednja z zahtevano dokumentacijo že razpolaga.

(3) Zoper navedeno odločitev je prosilka dne 25. 8. 2025 vložila pritožbo. V njej navaja, da umika zahtevo v delu, ki se nanaša na posredovanje dokumentov, povezanih z javno uslužbenko ……, vztraja pa pri posredovanju preostalih zahtevanih dokumentov. Nadalje navaja, da vlaga pritožbo zaradi nepravilno ugotovljenega dejanskega stanja, napačne uporabe materialnega prava, bistvenih kršitev pravil postopka (nezadostna obrazložitev odločbe) ter kršitve načela materialne resnice.

(4) Ker je bila pritožba poslana neposredno IP kot pritožbenemu organu, jo je ta, v skladu z drugim odstavkom 239. člena ZUP, odstopil organu prve stopnje. Slednji jo je po preizkusu procesnih predpostavk in odločitvi, da izpodbijane odločbe ne bo spremenil, na podlagi 245. člena ZUP, odstopil v reševanje IP. Ob odstopu pritožbe je organ dodatno pojasnil, da zavrača navedbe prosilke glede zmotne ugotovitve dejanskega stanja, tj., da zahtevani dokumenti ne obstajajo ter pojasnil, da so odhodi javnih uslužbencev iz Direktorata za finančni sistem bili vezani na druge osebne okoliščine (npr. upokojitev, odhodi na druga ministrstva, začasne premestitve v tujino…). Poudaril je, da v nobenem od odhajajočih se javnih uslužbencev v zahtevanem obdobju ni bilo izdano pisno opozorilo pred odpovedjo. Prav tako zavrača navedbe prosilke glede napačne uporabe materialnega prava pojasnil ter dodaja, da je svojo odločitev oprl na obvezen obstoj materializirane oblike informacije javnega značaja. Ker je ugotovil, da ne razpolaga z zahtevano dokumentacijo, z izjemo izdanega opozorila prosilki, je sklicujoč se na odsotnost materialnega kriterija zahtevanih dokumentov, njeno zahtevo zavrnil. Nadalje je v zvezi s pritožbenimi navedbami prosilke, da organ v izpodbijani odločbi ni navedel, v katerih evidencah je preverjal obstoj zahtevane dokumentacije, pojasnil, da je podatke preveril z vpogledom v informacijski sistem MFRAC (v nadaljevanju IS MFRAC), kjer je možno preveriti obstoj dokumentacije na dva možna načina, in sicer:

- po iskalnem kriteriju »seznam po vrsti pravne podlage« ter

- po iskalnem kriteriju »seznam po OE«.

Organ je IP priložil zaslonski prikaz iz IS MFRAC za oba načina, tj. »Seznam javnih uslužbencev z izdanimi individualnimi akti – pisno opozorilo pred odpovedjo pogodbe o zaposlitvi na podlagi 85/1 ZDR-1 in 83/1 ZDR« ter »Seznam javnih uslužbencev z izdanimi individualnimi akti – notranja organizacijska enota Direktorat za finančni sistem«, skupaj s priloženim izpisom podatkov. Iz navedenega izhaja, da je preveril dejansko stanje skladno z načelom materialne resnice po 8. členu ZUP, zato navedba prosilke, da je opustil navedeno dolžnost, ne drži.

(5) IP je pri obravnavi pritožbe ugotovil, da ne razpolaga z vsemi potrebnimi informacijami, zato je organ pozval k posredovanju dokumentacije in pojasnil. Odgovor organa je IP prejel dne 24. 9. ter dne 7. 10. 2025.

Pritožba ni utemeljena.

(6) IP pojasnjuje, da je kot organ druge stopnje v skladu z 247. členom ZUP dolžan preizkusiti odločbo v delu, v katerem jo prosilka izpodbija. Odločbo preizkusi v mejah pritožbenih navedb, po uradni dolžnosti pa preizkusi, ali ni prišlo v postopku na prvi stopnji do bistvenih kršitev postopka in ali ni prekršen materialni zakon.

(7) IP ugotavlja, da v obravnavanem primeru ni sporno, da je organ zavezanec po ZDIJZ, zato v nadaljevanju ugotavlja, ali so pri zahtevanih informacijah izpolnjeni vsi pogoji za informacijo javnega značaja.

(8) Informacija javnega značaja je po določbi prvega odstavka 4. člena ZDIJZ informacija, ki izvira iz delovnega področja organa, nahaja pa se v obliki dokumenta, zadeve, dosjeja, registra, evidence ali dokumentarnega gradiva (v nadaljevanju dokument), ki ga je organ izdelal sam, v sodelovanju z drugim organom ali pridobil od drugih oseb. Iz navedene definicije so razvidni trije osnovni pogoji, ki morajo biti kumulativno izpolnjeni, da lahko govorimo o obstoju informacije javnega značaja, in sicer:

1. informacija mora izvirati iz delovnega področja organa;

2. organ mora z njo razpolagati;

3. nahajati se mora v materializirani obliki.

(9) Iz določbe prvega odstavka 4. člena v zvezi s prvim odstavkom 1. člena ZDIJZ tako izhaja, da informacijo javnega značaja lahko predstavlja le dokument, ki ga je organ v okviru svojega delovnega področja že izdelal oziroma pridobil in ga še ni posredoval naprej oziroma uničil. Gre za pogoj, ki je v teoriji poznan kot »kriterij materializirane oblike«. Zavezanci po ZDIJZ so torej dolžni omogočiti dostop le do že obstoječih informacij in niso dolžni ustvariti novega dokumenta ali ga (ponovno) pridobiti, če z njim v času zahteve ne razpolagajo (več). Takšno stališče je zavzelo tudi Upravno sodišče RS v sodbi opr. št. III U 139/2021-19 z dne 13. 1. 2022, ko je zapisalo, da lahko organ kot informacijo javnega značaja prosilcu posreduje zgolj dokument v materializirani obliki (fotokopijo dokumenta), kot se hrani pri organu. Prav tako zavezanci niso dolžni zbirati informacij, opravljati raziskav ali analizirati podatkov, da bi zadostili zahtevi prosilca, torej niso dolžni izdelati, predelati ali spremeniti (dograditi) informacij, s katerimi razpolagajo, da bi zadostili zahtevi prosilca.

(10) V zvezi z reševanjem predmetne pritožbe je IP organ pozval, da mu posreduje dokumente, ki ustrezajo zahtevi prosilke z dne 6. 7. 2025 ter posamezna pojasnila, ki se tičejo predmetne zadeve. Hkrati ga je pozval, da se opredeli do navedb prosilke v elektronskem sporočilu z dne 4. in 5. 9. 2025 (dokazni predlogi), ki ju je slednja naslovila neposredno na IP ter do obstoja tam navedenih dokumentov.

(11) V odgovoru z dne 24. 9. 2025 je organ ponovno poudaril, da z dokumenti, ki jih je prosilka navedla v zahtevi z dne 6. 7. 2025, ne razpolaga. Nadalje je glede elektronskega sporočila z dne 4. 9. 2025 pojasnil, da v zahtevanem obdobju, kot izhaja iz zahteve prosilke, za javno uslužbenko ni bilo izdano pisno opozorilo. Ob tem je izpostavil, da vpogled v personalne mape posameznih javnih uslužbencev, v delu, ki ga zahteva prosilka, predstavlja varovan osebni podatek. Mnenja je, da če bi podatek, ali je določena oseba dobila pisno opozorilo pred odpovedjo, razkrili javnosti, bi to pomenilo kršitev določb predpisov, ki urejajo varstvo osebnih podatkov in kršitev dostojanstva in človekovih pravic teh uslužbencev. Dodaja, da podatki iz personalnih map izražajo elemente delovnopravnih razmerij med delodajalcem in posameznim javnim uslužbencem, ki niso namenjeni javnosti in bi z razkritjem njihove vsebine tretjim osebam prišlo do nepooblaščenega razkritja te občutljive vsebine. Prav tako meni, da zakonodajalec ni predvidel, da bi bila seznanitev s storjenimi kršitvami posameznega delavca namenjena javnosti, pač pa je namen pisnega opozorila izključno urejanje odnosov oziroma delovnega razmerja med delavcem, ki je kršil pogodbene in druge obveznosti iz delovnega razmerja, zaradi česar je prejel pisno opozorilo. V odgovoru z dne 7. 10. 2025 je ponovno izpostavil vidik delovnega razmerja med delavcem in delodajalcem ter dolžnostjo varovati navedene informacije, pri čemer je citiral tudi posamezna določila Zakona o javnih uslužbencih, Zakona o delovnih razmerjih, Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti. Prav tako je pojasnil, da evidence po javnih uslužbencih vodi v obliki personalnih map, v katere je za potrebe tega pritožbenega postopka tudi vpogledal (tudi glede elektronskega sporočila z dne 4. in 5. 9. 2025) in prišel do ugotovitve, kot izhaja iz izreka izpodbijane odločbe, tj. da z zahtevanimi informacijami v navedenem obdobju ne razpolaga. Dodal je še, da se predmetni postopek vodi na podlagi določil ZDIJZ, pri čemer pisna opozorila pred redno odpovedjo pogodbe o zaposlitvi spadajo med osebne podatke javnega uslužbenca, zato seznanitev s tovrstnimi podatki ne sodi v postopek presoje na podlagi določb ZDIJZ.

(12) Po pregledu spisovne dokumentacije (izpisa iz IS MFRAC, ki kot vnos, ki ustreza iskalnim kriterijem ponudi zgolj dokumente, ki se nanašajo na prosilko, pri čemer sledenji niso predmet presoje tega postopka, saj je prosilka v tem delu umaknila zahtevo) ter pojasnil organa (izjava organa, da je vpogledal v personalne mape zaposlenih), IP ne dvomi v navedbe organa, da v zahtevanem obdobju ne razpolaga z informacijami, ki so predmet tega pritožbenega postopka, kar pomeni, da kriterij materializirane oblike ni podan. IP dodaja, da v pritožbenem postopku glede dostopa do informacij javnega značaja nima pristojnosti, da bi se spuščal v presojo zakonitosti in smotrnosti ravnanja organa oziroma da bi posegel v postopke delovanja organa izven postopka po ZDIJZ in organu naložil, da prosilki posreduje informacije, za katere je ugotovil, da jih organ nima. Pritožbeni postopek ni namenjen prisili ustvarjanja informacij ali ugotovitvi, da bi določene informacije morale obstajati.

(13) V zvezi z navedbami organa, da zahtevani podatki predstavljajo osebne podatke javnih uslužbencev, IP slednjemu ne oporeka, vendar pa ne more slediti navedbam organa, da tovrstni podatki predstavljajo varovane osebne podatke ter da pravna podlaga za njihovo obdelavo ni podana. ZDIJZ v 1. alineji tretjega odstavka 6. člena namreč določa, da se, ne glede na določbe prvega odstavka istega člena, dostop do zahtevane informacije dovoli, če gre za podatke o porabi javnih sredstev ali podatke, povezane z opravljanjem javne funkcije ali delovnega razmerja javnega uslužbenca, razen v primerih iz 1. in 5. do 8. točke prvega odstavka ter v primerih, ko zakon, ki ureja javne finance ali zakon, ki ureja javna naročila, določata drugače. IP izpostavlja, da organ v odgovoru večkrat navaja, da se zahtevane informacije nanašajo na delovno razmerje med javnim uslužbencem in delodajalcem, kar dodatno utemeljuje, da gre za informacije, ki jih je dopustno razkriti na podlagi citirane določbe ZDIJZ. Nadalje IP pojasnjuje, da je o primerljivih dokumentih v preteklosti že odločal, in sicer v odločbi št. 090-284/2025 z dne 8. 9. 2025 (sklep o izredni odpovedi), v odločbi št. 090-463/2024/4 z dne 18. 12. 2024 (opozorilo zaradi kršitve obveznosti iz delovnega razmerja), v odločbi št. 090-226/2023 z dne 13. 9. 2023 (opozorilo javnemu uslužbencu pred redno odpovedjo pogodbe o zaposlitvi) ter odločbi št. 090-220/2022 z dne 6. 9. 2022 (obvestilo in vabilo v zvezi z izredno odpovedjo pogodbe o zaposlitvi, sklep o izredni odpovedi), v katerih je zavzel stališče, da javnost dotičnih podatkov izrecno določa zakon, tj. 1. alineja tretjega odstavka 6. člena ZDIJZ.

(14) Na podlagi navedenih argumentov in pravnih podlag IP zaključuje, da je pritožba prosilke neutemeljena, zato je odločil, kot to izhaja iz izreka te odločbe.

(15) V skladu s petim odstavkom 213. člena ZUP, ki se smiselno uporablja tudi za odločbo o pritožbi (prvi odstavek 254. člena ZUP), se v izreku odloči tudi o tem, ali so nastali stroški postopka. IP je ugotovil, da v tem postopku posebni stroški niso nastali, kot to izhaja iz 2. točke izreka te odločbe.

(16) Ta odločba je v skladu s 30. točko 28. člena Zakona o upravnih taksah (Uradni list RS, št. 106/2010, s spremembami in dopolnitvami) oproščena plačila upravne takse.

Pouk o pravnem sredstvu: 

Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, pač pa se lahko sproži upravni spor. Upravni spor se sproži s tožbo, ki se vloži v 30 dneh od vročitve te odločbe na Upravno sodišče, Fajfarjeva 33, Ljubljana. Tožba se lahko vloži pisno po pošti ali pri navedenem sodišču. Če se tožba pošlje priporočeno po pošti, se za dan izročitve sodišču šteje dan oddaje na pošto. Tožba z morebitnimi prilogami se vloži v najmanj treh izvodih. Tožbi je treba priložiti tudi to odločbo v izvirniku ali prepisu.

Postopek vodila:

Mevlida Deljanin, univ. dipl. prav.

asistentka svetovalca

Informacijski pooblaščenec:

mag. Kristina Kotnik Šumah, univ.dipl.prav

namestnica pooblaščenke