prosilec - Mestna občina Maribor

 POVZETEK:

IP je v pritožbenem postopku odločal o pritožbi prosilke zoper slep o zavrženju. Ker je ugotovil, da je organ v postopku s tem, ko prosilki ni izrecno pojasnil, v katerem delu mora zahtevo dopolniti in ji pri tem ni nudil potrebne pomoči, kršil pravila postopka, je IP izpodbijani sklep odpravil in zadevo vrnil organu v ponovno odločanje.
 

ODLOČBA:

Številka: 090-183/2023/2

Datum: 20. 6. 2023

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) po namestnici informacijske pooblaščenke Kristini Kotnik Šumah, po pooblastilu št. 100-17/2006/213 z dne 24. 1. 2023, izdaja na podlagi 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Ur. l. RS, št. 113/05 in 51/07-ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP), tretjega in četrtega odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Ur. l. RS, št. 51/06- uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami, v nadaljevanju ZDIJZ) in tretjega odstavka 251. člena ter 259. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06 – uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZUP), o pritožbi ……………….(v nadaljevanju prosilka) z dne 8. 6. 2023, zoper sklep Mestne občine Maribor, Mestne uprave, Ulica heroja Staneta 1, 2000 Maribor (v nadaljevanju organ), št. 0902-27/2023-2 z dne 6. 6. 2023, v zadevi dostopa do informacije javnega značaja, naslednjo

O D L O Č B O:

I.              Pritožbi prosilke z dne 8. 6. 2023 zoper sklep Mestne občine Maribor, št. 0902-27/2023-2 z dne 6. 6. 2023, se ugodi, izpodbijani sklep se odpravi in se zadeva vrne organu v ponovni postopek. Organ mora o zadevi odločiti najpozneje v 30 (tridesetih) dneh od prejema te odločbe.

II.             V postopku reševanja te pritožbe niso nastali posebni stroški.

O b r a z l o ž i t e v:

Povzetek postopka na prvi stopnji

Prosilka je pri organu dne 12. 5. 2023 vložila zahtevo, s katero je od njega zahtevala, da ji posreduje dokumentacijo v zvezi s popisom biotske raznovrstnosti v širšem območju parka, tj. na Piramidi, mastnem vrhu,..se pravi dokument, ki je bil narejen pred leti s strani gospoda ……….mlajšega, kot podlaga za postavitev učnih tabel po gozdu. In, če je organ mogoče na to temo še nadaljeval z aktivnostmi, se prosilka priporoča (tudi za te dokumente).

Organ je prosilko dne 22. 5. 2023 v zvezi s podano vlogo seznanil, kakšen je nadaljnji postopek. Navedel je, kaj določa 17. člen, priložil je obrazec zahteve ter navedel, kam se posreduje vloga.

Prosilka je na odgovor organa odgovorila z vlogo z dne 22. 5. 2023, v kateri je navedla, da prosi za natančno obrazložitev, katerih vse podatkov, dokumentacije…o stanju okolja, varovanju okolja, ohranjanju narave kot članica iniciativne skupine, torej, kot predstavnica zainteresirane javnosti, brez izvedbe predlaganega postopka, s strani organa ne more prejeti, ima pa jih organ na razpolago.

Organ je prosilki dne 25. 5. 2023 posredoval ponoven odgovor, da je prejel njeno vlogo, ki jo obravnava kot zahtevo za dostop do informacij javnega značaja. Povzel je 17. člen ZDIJZ in navedel, katere so obvezne sestavine vloge. Priložil je tudi vzorec vloge. Pojasnil je, da je »glede na navedeno vloga prosilke nepopolna« ter da če je do 2. 6. 2023 ne bo dopolnila, jo bo zavrgel, v skladu s 129. členom ZUP.

Organ je dne 6. 6. 2023 izdal sklep št. 0902-27/2023-2, s katerim je zahtevo prosilke z dne 12. 5. 2023 zavrgel (dalje izpodbijani sklep). V obrazložitvi je povzel 17. člen ZDIJZ glede obveznih sestavin zahteve ter navedel, da »iz priloženega dokumenta niti ni razvidno, da je prosilka zahtevala dokumente kot informacije javnega značaja in da vloga nima vseh sestavin, ki jih predpisuje 17. člen ZDIJZ in je zato nepopolna«. Pojasnil je, da je prosilko pozival k dopolnitvi, da pa ta vloge ni ustrezno dopolnila, zato jo je organ v skladu z 19. členom ZDIJZ zavrgel.

Pritožbene navedbe

Prosilka je dne 8. 6. 2023 zoper izpodbijani sklep vložila pritožbo. Navaja, da je v zvezi s popisom biotske raznovrstnosti v širšem območju Mestnega parka zahtevala dokument, ki je bil narejen pred cca. petnajstimi leti ali več, s strani gospoda…………, kot podlaga za postavitev učnih tabel po gozdu. Prav tako je prosila za morebitno dodatno izdelano dokumentacijo na to temo, za to območje. V prvi fazi je organ prosila, naj ji dokument sploh citirajo, saj ne pozna točnih podatkov glede naslova dokumenta, izdelovalca ter datuma izdelave. Te podatke bi morala formalno vpisati v vlogo, ki jo je prejela s strani pravne službe organa. Po telefonu so ji sicer narekovali naslov, toda ta način komunikacije se ji ne zdi primeren, zato je prosila za mail s temi podatki, da bi lahko dokument pravilno citirala. Navaja vsebinske razloge, zakaj zahtevano dokumentacijo potrebuje ter med drugim opozarja, da gre za okoljske podatke po tretjem odstavku 6. člena ZDIJZ, do česar se organ v izpodbijanem sklepu ni opredelil.

Pritožba je utemeljena.

Kot organ druge stopnje je IP, skladno z 247. členom in prvim odstavkom 259. člena ZUP, izpodbijani sklep organa preizkusil v delu, v katerem ga je prosilka izpodbijala in v mejah njenih pritožbenih navedb. Po uradni dolžnosti je preizkusil, ali ni v postopku na prvi stopnji prišlo do bistvenih kršitev postopka in ali ni bil prekršen materialni zakon.

V obravnavani zadevi je sporno, ali je organ, glede na dejansko stanje obravnavane zadeve, ravnal pravilno, ko je prosilkino zahtevo z dne 12. 5. 2023 zavrgel na podlagi 19. člena ZDIJZ, ker je menil, da ne vsebuje vseh obveznih sestavin za obravnavo, saj je prosilka ni ustrezno dopolnila.

Navedena določba 19. člena ZDIJZ predpisuje sankcijo zavrženja zahteve, če niso izpolnjeni procesni pogoji iz 17. in 18. člena tega zakona. Pri tem 17. člen ZDIJZ določa obvezne sestavine zahteve, 18. člen ZDIJZ pa ureja dopolnitev vloge in določa, da mora organ v primeru, če je zahteva nepopolna in je organ zaradi tega ne more obravnavati, pozvati prosilca, da jo v roku, ki ga določi organ, dopolni. Rok ne sme biti krajši od 3 delovnih dni (prvi odstavek), pri tem je uradna oseba organa dolžna prosilcu nuditi ustrezno pomoč pri dopolnitvi zahteve (drugi odstavek). Če prosilec zahteve ne dopolni v roku iz prvega odstavka, ali če zahteva tudi po dopolnitvi ne izpolnjuje pogojev iz 17. člena tega zakona in je zato organ ne more obravnavati, ravna organ v skladu z 19. členom tega zakona (tj. zavrže zahtevo, opomba IP).

V skladu s 17. členom ZDIJZ mora zahteva za dostop do informacij javnega značaja vsebovati naslednje obvezne sestavine: navedbo organa, ki se mu se pošilja, glede podatkov o prosilcu pa: osebno ime, firmo ali ime pravne osebe, navedbo o morebitnem zastopniku ali pooblaščencu ter naslov prosilca oziroma njegovega zastopnika ali pooblaščenca. V zahtevi za dostop do informacij javnega značaja mora prosilec opredeliti informacijo, s katero se želi seznaniti, na kakšen način se želi seznaniti z vsebino zahtevane informacije (vpogled, prepis, fotokopija, elektronski zapis). Izrecno je določeno, da prosilcu ni treba pravno utemeljiti zahteve, ali izrecno označiti, da gre za zahtevo za dostop do informacije javnega značaja. Če iz narave zahteve izhaja, da gre za zahtevo za dostop do informacije javnega značaja po tem zakonu, organ obravnava zahtevo po tem zakonu.

Na podlagi predložene spisovne dokumentacije in upoštevaje pritožbene navedbe prosilke IP ugotavlja, da organ prosilke v pozivu k dopolnitvi zahteve z dne 25. 5. 2023 ni seznanil, v katerem delu mora zahtevo dopolniti, da bo zrela za vsebinsko obravnavo, oziroma iz poziva ni razvidno, v čem je zahteva nepopolna, da je zaradi tega ni mogoče obravnavati. Prav tako uradna oseba organa prosilki pri dopolnitvi ni nudila ustrezne pomoči, da bi ta zahtevo lahko pravilno dopolnila (npr. s pravilnim poimenovanjem dokumenta, ki ga je zahtevala). Da bi uradna oseba organa postopala v skladu z drugim odstavkom 18. člena ZDIJZ, ne izhaja niti iz spisovne dokumentacije niti iz izpodbijanega sklepa. Ker iz slednjega ni razvidno, v čem je organ štel, da je zahteva nepopolna, se ga ne da preizkusiti. S tem je organ bistveno kršil pravila postopka po 7. točki drugega odstavka 237. člena ZUP, zato je IP izpodbijani sklep odpravil in zadevo vrnil organu v ponovno odločanje.

IP je dolžan spoštovati temeljna načela upravnega postopka, zato mora upoštevati tudi načelo ekonomičnosti postopka iz 14. člena ZUP in zato postopek voditi hitro, kar pomeni s čim manjšo zamudo za stranke in druge udeležence v postopku, vendar tako, da se preskrbi vse, kar je potrebno, da se lahko ugotovi dejansko stanje, zavarujejo pravice in pravne koristi stranke ter izda zakonita in pravilna odločba. Ker se izpodbijanega sklepa ne da preizkusiti, je IP ocenil, da bo pomanjkljivosti postopka na prvi stopnji hitreje in bolj ekonomično odpravil sam organ prve stopnje, ki podrobno pozna vsa relevantna dejstva v zvezi z zahtevano dokumentacijo in pri katerem zahtevana dokumentacija tudi nahaja.

Napotila organu za odločanje v ponovljenem postopku

V skladu s tretjim odstavkom 251. člena ZUP mora organ druge stopnje, kadar odpravi izpodbijano odločbo in zadevo vrne organu prve stopnje v ponovno odločanje, s svojo odločbo opozoriti organ prve stopnje, glede česa je treba dopolniti postopek, organ prve stopnje pa mora vseskozi ravnati po tej odločbi in brez odlašanja, najpozneje pa v 30 dneh od prejema zadeve, izdati novo odločbo, zoper katero ima stranka pravico pritožbe.

Če bo organ v ponovljenem postopku ponovno štel, da je zahteva prosilke nepopolna, jo mora pozvati k dopolniti, pri čemer mora upoštevati drugi odstavek 18. člena ZDIJZ in ji pri tem nuditi pomoč, navesti pa mora tudi, s čim mora prosilka zahtevo dopolniti, da jo bo organ lahko obravnaval. Ob tem IP pojasnjuje, da prosilka seveda ne more vedeti, kakšno je točno poimenovanje dokumenta, ki ga zahteva in tega v zahtevi tudi ni dolžna navesti.

Opis informacije javnega značaja, s katero se prosilka želi seznaniti, predstavlja zahtevek stranke v smislu prvega odstavka 66. člena ZUP, in je osrednji ter najpomembnejši del zahteve. Želene informacije morajo biti opisane tako natančno, da organ zahtevek lahko obravnava, ni pa potrebno, da so opredeljene do potankosti. Organ od prosilke ne sme zahtevati podrobnosti, ki za identifikacijo iskanega dokumenta niso neizogibno potrebne, če ima na razpolago dovolj drugih podatkov, po katerih lahko dokument oziroma dokumente najde, pa čeprav ima zaradi tega več dela. IP poudarja, da je pri opredelitvi določnosti zahteve treba izhajati iz temeljnega načela ZDIJZ, ki je v zagotoviti javnost in odprtost delovanja organov, ki usmerja proces odločanja javnih oblasti k odpiranju za vse, z namenom, da lahko vsi, predvsem državljani oz. občani, tvorno sodelujejo pri sprejemanju odločitev in da lahko pridobivajo vse javne informacije o delu javnih organov. Organ mora namreč prosilcu dati tiste informacije, katerih vsebina je takšna, kot jo želi prejeti prosilec, ne glede na to, kako prosilec poimenuje zahtevani dokument. Ker se v skladu s četrtim odstavkom 27. člena ZDIJZ postopek s pritožbo izvaja po določbah zakona, ki ureja splošni upravni postopek, je potrebno zahtevo po opredelitvi informacije javnega značaja obravnavati v duhu procesnega načela varstva pravic stranke, podrobneje določenega v 7. členu ZUP. Po tej določbi morajo organi pri postopanju in odločanju strankam omogočiti, da čim lažje zavarujejo in uveljavijo svoje pravice; pri tem morajo skrbeti za to, da stranke ne uveljavljajo svojih pravic v škodo pravic drugih in ne v nasprotju z javno koristjo, določeno z zakonom ali drugim predpisom. V četrtem odstavku istega člena je določeno še, da mora organ skrbeti, da nevednost in neukost stranke in drugih udeležencev v postopku nista v škodo pravic, ki jim gredo po zakonu. Načela upravnega postopka so tako temeljno razlagalno merilo tudi v postopku dostopa do informacij javnega značaja. Upoštevaje navedeno, je v postopku po ZDIJZ tako treba upoštevati, da organ ne more dosledno vztrajati pri absolutno določenosti želene informacije oziroma dokumenta v praksi lahko pomenilo de facto negacijo pravice do dostopa do informacije javnega značaja. Ob tem je treba poudariti, da se določnost informacije nanaša na opis njene vsebine, ne pa na število zahtevanih dokumentov ali morebiti na njihovo identifikacijo z opravilno številko ali drugim kvalifikatorjem.

Organ mora dalje zahtevo prosilke vsebinsko obravnavati in se opredeliti glede posameznih dokumentov, ki jih bo prepoznal kot predmet njene zahteve. Če bo organ ugotovil, da zahtevani dokumenti vsebujejo katero od izjem iz 5. a člena in prvega odstavka 6. člena ZDIJZ, mora natančno in določno opredeliti, v katerem delu se posamezni dokumenti prekrijejo oziroma zavrnejo in na podlagi katere izjeme, ki jo mora obrazložiti in konkretizirati na zahtevane dokumente. Če bo organ ugotovil, da zahtevani dokumenti vsebujejo informacije, ki predstavljajo katero izmed zakonskih izjem, mora dalje presojati, ali je mogoče uporabiti institut delnega dostopa in prosilki, če je to mogoče, omogočiti delni dostop do zahtevanih dokumentov. Pri tem IP pripominja, da se pri izvedbi delnega dostopa prekrijejo samo podatki, ki so izjema od prostega dostopa, ne pa celotni odstavki besedila ali celotni dokument. V primeru izvedbe delnega dostopa mora organ tako v izreku kot tudi v obrazložitvi določno navesti, katero informacijo je prekril in kje točno se ti podatki nahajajo (npr. prvi odstavek ali od prve do tretje vrstice ipd.) in katero izjemo predstavljajo.

Ker prosilka v pritožbi navaja, da zahteva informacije, pri katerih gre za okoljske podatke, IP pojasnjuje, da je organ v ponovljenem postopku dolžan upoštevati tudi določbo druge alineje tretjega odstavka 6. člena ZDIJZ, v skladu s katero so ti podatki vedno absolutno javni.

Glede na navedeno je IP zaključil, da je pritožba utemeljena,  zato je IP izpodbijani sklep, na podlagi tretjega odstavka 251. člena ZUP in prvega odstavka 259. člena ZUP, skladno z razlogi, navedenimi v obrazložitvi te odločbe, odpravil in zadevo vrnil v ponovno odločanje prvostopenjskemu organu. Organ mora o zadevi odločiti nemudoma, najpozneje pa v roku tridesetih (30) dni od prejema te odločbe, pri čemer mora upoštevati napotke IP, ki so podani v tej odločbi.

 Na podlagi petega odstavka 213. člena ZUP, ki se smiselno uporablja tudi za odločbo o pritožbi (prvi odstavek 254. člena ZUP), se v izreku odloči tudi o tem, ali so nastali stroški postopka. IP je ugotovil, da v tem postopku stroški niso nastali, zato je odločil, kot izhaja iz 2. točke izreka te odločbe.

Ta odločba je v skladu s 30. tč. 28. čl. Zakona o upravnih taksah (Ur. l. RS, št. 106/2010 - uradno prečiščeno besedilo s spremembami in dopolnitvami) oproščena plačila upravne takse.

Pouk o pravnem sredstvu:

Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, niti upravni spor.

mag. Kristina Kotnik Šumah, univ. dipl. prav.           

namestnica Informacijske pooblaščenke