prosilec - Mestna občina Koper

POVZETEK:

Prosilec je od organa zahteval dokumentacijo glede prodaje zemljišč, ki so bile v lasti organa. Organ je zahtevo prosilca zavrnil zaradi neobstoja dokumentov. IP je v pritožbenem postopku ugotovil, da je v postopku na prvi stopnji prišlo do bistvenih kršitev pravil postopka, saj organ prosilcu ni nudil ustrezne pomoči pri dopolnitvi zahteve, kot to določa ZDIJZ, posledično tudi ni ustrezno ugotovil dejanskega stanja v predmetni zadevi. IP je odločbo organa odpravil in zadevo vrnil organu v ponovno odločanje.

ODLOČBA:

Številka: 090-73/2022/2

Datum: 10. 3. 2022

Informacijski pooblaščenec po informacijski pooblaščenki Mojci Prelesnik (v nadaljevanju IP) izdaja na podlagi tretjega in četrtega odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/2006 – uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZDIJZ), 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, številka 113/2005 in 51/2007 – ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP) in tretjega odstavka 251. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, številka 24/2006 – uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju: ZUP), o pritožbi … (v nadaljevanju prosilec) z dne 7. 2. 2022, zoper odločbo Mestne občine Koper, Verdijeva ulica 1a, 6000 Koper (v nadaljevanju organ), št. 090-74/2021 z dne 25. 1. 2022, v zadevi dostopa do informacij javnega značaja, naslednjo

O D L O Č B O:

1.     Pritožbi prosilca z dne 7. 2. 2022 zoper odločbo Mestne občine Koper, št. 090-74/2021 z dne 25. 1. 2022, se ugodi in se izpodbijana odločba odpravi ter se zadeva vrne organu v ponovni postopek. Organ mora o zadevi odločiti najpozneje v 30 (tridesetih) dneh od prejema te odločbe.

2.     V tem postopku posebni stroški niso nastali.

O b r a z l o ž i t e v :

Prosilec je 3. 12. 2021 na organ naslovil zahtevo za dostop do informacij javnega značaja, v kateri je navedel, da je iz dostopnih podatkov razvidno, da je v obdobju 2010-2012, velik del investicijsko zanimivih zemljišč organ prodal istemu kupcu, pri čemer pa iz javno objavljenih podatkov ni mogoče razbrati, ali so bili posli izvedeni zakonito. Prosilec zato zahteva dostavo dokumentacije, v zvezi s sklenjenimi pravnimi posli razpolaganja s stvarnim premoženjem organa, in sicer za naslednje posle:

1)     Dokumentacija v zvezi z razpisnim postopkom na podlagi katerega je bila sklenjena neposredna prodajna pogodba, tj. Pogodba o prodaji nepremičnine št. .., ki vsebuje zemljiškoknjižno dovolilo z dne 15. 12. 2012 za prodajo nepremičnin s parc. št. … k. o. Koper (sedaj parc. št. …), parc št. … k. o. Koper in drugih (Dn zemljiškoknjižnega postopka …). Prosilec želi tudi kopijo razpisne dokumentacije za oba predhodna postopka javnih dražb. Iz pridobljenih informacij izhaja, da je bilo v letih 2011-2012 prodajo 14.000 m2 zemljišča na vzhodnem in severnem delu parkirišča pred stavbo sodišča in stavbo Banke …. Po pregledu javno dostopnih evidenc je razvidno, da je bil pravni posel za prodajo nepremičnin sklenjen med organom in podjetjem ... kot kupcem. Kupec je navedeno zemljišče, po podatkih iz članka dnevnega časopisa Delo z dne 11. 4. 2012, kupil na podlagi neposredne prodajne pogodbe za 1,41 milijona evrov z DDV, medtem ko sta bili pred tem razpisani javni dražbi z izklicnima cenama 2,6 in 2,4 milijona evrov, neuspešni.

2)     Dokumentacijo v zvezi z razpisnim postopkom, na podlagi katerega je bil sklenjen pravni posel, ki vsebuje zemljiškoknjižni dovolili z dne 8. 12. 2010 in 22. 6. 2011 (Dn … (ID postopka: …) za objekt »…«. Iz javno objavljenih podatkov izhaja, da je leta 2011 organ sklenil posel za prodajo nepremičnega premoženja družbi …., in sicer del nedokončanega poslovnega objekta … na …, konkretno nepremičnine s parc. št. …, k. o. 2605-Koper in parc. št. …, k. o. 2605-Koper ter ostale. Lastništvo organa na kupca je bilo preneseno na podlagi zemljiškoknjižnih dovolil z dne 8. 12. 2010 in 22. 6. 2011 (Dn … ID postopka:…). Tudi v tem primeru prosilec želi dostavo celotne dokumentacije v zvezi z razpisnim postopkom in sklenjeno pogodbo.

Organ je s sklepom št. 090-74/2021 z dne 21. 12. 2021 podaljšal rok za odločitev za 20 delovnih dni, in sicer do 31. 1. 2022.

Organ je 25. 1. 2022 izdal odločbo št. 090-74/2021 (v nadaljevanju: izpodbijana odločba), s katero je zahtevo prosilca v celoti zavrnil. V obrazložitvi je organ navedel, da z dokumenti ne razpolaga. Ob tem je pojasnil, da v zvezi z zahtevo pod 1. tč. organ ni sklenil neposredne pogodbe za prodajo nepremičnin z družbo …, pri čemer bi bilo zemljiškoknjižno dovolilo overjeno dne 15. 12. 2012. Prav tako organ ni sklenil neposredne pogodbe o prodaji nepremičnin, pri čemer bi bile predmet prodaje nepremičnine s parc. št. … k. o. Koper. Glede zahteve pod tč. 2 organ ni izvedel postopka javnega razpisa ali javne dražbe, na podlagi katerih bi bil sklenjen pravni posel, ki vsebuje zemljiškoknjižni dovolili z dne 8. 12. 2010 in 22. 6. 2011 za objekt »…« v Kopru. Organ tudi ni sklenil pravnega posla z družbo … za prodajo nepremičnin s parc. št. … k. o. Koper.

Po prejemu odločbe je prosilec organ zaprosil za sporazumno rešitev zadeve, brez pritožbenega postopka. Navedel je, da dopušča možnost, da je narobe označil kakšne parcele, vendar da ne more biti dvoma, da je organ sklepal posle prodaje tako glede objekta »…« kot tudi »…«. Podatki izhajajo iz zgodovinskih zemljiškoknjižnih izpiskov, kar je javno objavljeno (sprememba lastništva iz organa na …) in na tej podlagi je prosilec oblikoval zahtevo. Če gre za listino z drugim datumom ali druge parcelne številke, je po mnenju prosilca mogoče ugoditi zahtevi, če je jasno, na katere posle se zahteva nanaša. Prosilca je zanimalo, ali bi bilo mogoče izven pritožbenega postopka, morda tudi z novo vlogo, priti do zaprošenih podatkov, saj iz odločbe ni mogoče ugotoviti, katere podatke organ v zvezi s temi posli ima. Zanesljivo pa jih mora imeti, saj je v Zemljiški knjigi prišlo do spremembe lastništva.

Prosilec je dne 7. 2. 2022 zoper izpodbijano odločbo vložil pritožbo. V pritoži je navedel, da je dejstvo, da ne razpolaga z natančnimi podatki o informacijah javnega značaja, o pravnih poslih organa z družbo …, zato jih je opisal s pomočjo javno dostopnih podatkov v zemljiški knjigi. Oštevilčenje parcel se je tekom let spreminjalo. Parcele, ki jih navaja prosilec v opisu predmeta zahteve, so se lahko preoblikovale, združevale ali delile, s tem pa se je spreminjalo tudi njihovo označevanje v katastru in zemljiški knjigi. Prosilec nima podatkov o tem, kako natančno so bile označene in kako so se tekom let spreminjale, da bi jih lahko natančno navedel. Hkrati je po mnenju prosilca nepomembno, če je prosilec pravilno navedel vse okoliščine, če organ ve, na katere dokumente se zahteva nanaša. Če organ tega ne ve, pa bi moral prosilca pozvati na dopolnitev, česar ni storil. Prosilec nima informacij, ki bi mu omogočile bolj natančen opis predmeta zahteve, pri čemer je do spremembe lastništva gotovo prišlo, saj to izhaja iz zemljiške knjige. Organ ni ugotovil dejanskega stanja na način, ki bi omogočal prepoznavo informacije javnega značaja, ki jo zahteva prosilec. Organ je posledično opustil dolžnost ugotovitve pravilnega in popolnega dejanskega stanja zadeve pred sprejemom  odločitve, kar predstavlja razlog za odpravo izpodbijane odločbe in vrnitev v novo odločanje (2. tč. prvega odstavka 237. člena ZUP). Organ tudi ni poskrbel, da nevednost in neukost stranke v postopku, ni v škodo pravic, ki gredo stranki v postopku. V postopku po ZDIJZ to pomeni, da organ prosilcu pomaga pri oblikovanju zahteve, tako da je ta pravilna in razumljiva, sposobna za obravnavo in odločanje. Iz zemljiške knjige brez dvoma izhaja, da organ z dokumenti razpolaga. Če organ ni mogel ugotoviti, na katere dokumente se zahteva prosilca nanaša, bi ga moral pozvati na dopolnitev zahteve in mu tudi pomagati. Organ bi moral najmanj seznaniti prosilca, da ne ve, na kateri dokument se zahteva nanaša in mu omogočiti opredelitev do svojih ugotovitev, in to pred sprejemom odločitve. Opustitev takšnega ravnanja pomeni, da prosilcu ni bila dana možnost, da se izjavi o dejstvih in okoliščinah, pomembnih za izdajo odločbe, kar predstavlja bistveno kršitev postopka po 3. tč. drugega odstavka 237. člena ZUP. Prosilec je informacije opisal po svojih najboljših močeh, organ bi moral navedbe prosilca iz zahteve preveriti in se do zahteve opredeliti tudi z vidika teh navedb. Ker tega ni storil, se izpodbijane odločbe ne da preizkusiti, kar predstavlja bistveno kršitev postopka. Iz zadeve namreč ni mogoče ugotoviti, zakaj organ ne poseduje dokumentov, ki so bili podlaga za vpis v zemljiško knjigo. Prosilec predlaga, da se izpodbijana odločba odpravi in da se organu naloži posredovanje dokumentov v obliki elektronske kopije, oz. podredno, da se izpodbijana odločba odpravi in zadeva vrne organu v ponovno odločanje

Organ je pritožbo prosilca, kot dovoljeno, pravočasno in vloženo po upravičeni osebi, odstopil v reševanje IP z dopisom z dne 23. 2. 2022. Ob odstopu je organ navedel, da je organ po prejemu zahteve ugotovil, da je ta popolna, da ne vsebuje nejasnosti ter da jo lahko obravnava. Glede na to, da prosilca zastopa odvetnik, ki ni prava neuka stranka, ter da so v vlogi zahteve podane zelo konkretno, s konkretno navedenimi parcelnimi številkami, vloge ni mogoče razumeti drugače, kot je podana. Organ ne razpolaga z navedenimi dokumenti. Na dražbi, ki jo je navedel prosilec, niso bile uvrščene nepremičnine, kot so navedene v zahtevi prosilca. Organ je navedel, da je z družbo … sklenil pogodbo, vendar predmet prodaje niso bile nepremičnine, navedene v zahtevi. V korist družbe … je bilo tudi overjeno zemljiškoknjižno dovolilo, vendar ne na dan, kot ga je v zahtevi navedel prosilec. Organ je dalje navedel, da vrednost kupnine iz pogodbe ni ista, kot vrednost kupnine, ki jo je navedel prosilec. 

Pritožba je utemeljena.

IP najprej pojasnjuje, da je kot organ druge stopnje v skladu z 247. členom ZUP dolžan preizkusiti odločbo v delu, v katerem jo prosilec izpodbija. Prvostopenjsko odločbo preizkusi v mejah pritožbenih navedb, po uradni dolžnosti pa preizkusi, ali ni prišlo v postopku na prvi stopnji do bistvenih kršitev postopka in ali ni prekršen materialni zakon. IP ugotavlja, da prosilec izpodbija odločbo v celoti.

Informacija javnega značaja je po določbi prvega odstavka 4. člena ZDIJZ informacija, ki izvira iz delovnega področja organa, nahaja pa se v obliki dokumenta, zadeve, dosjeja, registra, evidence ali dokumentarnega gradiva (v nadaljevanju dokument), ki ga je organ izdelal sam, v sodelovanju z drugim organom ali pridobil od drugih oseb. Iz navedene definicije so razvidni trije osnovni pogoji, ki morajo biti kumulativno izpolnjeni, da lahko govorimo o obstoju informacije javnega značaja, in sicer:

informacija mora izvirati iz delovnega področja organa;
organ mora z njo razpolagati;
nahajati se mora v materializirani obliki.
 

1.     Obveznosti prosilca po ZDIJZ

Pri uveljavljanju pravice dostopa do informacij javnega značaja ZDIJZ prosilcu nalaga izpolnjevanje nekaterih formalnih zahtev, ki se nanašajo na obvezne sestavine pisne zahteve (vloge), s katero se prosilec obrne na organ. Po določbi prvega odstavka 17. člena ZDIJZ mora zahteva vsebovati podatke o organu (navedbo organa, kateremu se pošilja), podatke o vložniku (osebno ime ali naziv pravne osebe ter naslov) in podatke o morebitnem zastopniku ali pooblaščencu. ZDIJZ v drugem odstavku 17. člena, poleg zahteve po opredelitvi načina seznanitve z vsebino informacije javnega značaja, prosilcu nalaga opredelitev informacije, s katero se želi seznaniti oziroma na kakšen način se želi z vsebino zahtevane informacije seznaniti (vpogled, prepis, fotokopija, elektronski zapis).

Osrednji in najpomembnejši del zahteve je opis informacije javnega značaja, s katero se upravičenec želi seznaniti, kar predstavlja zahtevek stranke v smislu prvega odstavka 66. člena ZUP. Želene informacije morajo biti opisane tako natančno, da organ zahtevek lahko obravnava, ni pa potrebno, da so opredeljene do potankosti. Organ od prosilca ne sme zahtevati podrobnosti, ki za identifikacijo iskanega dokumenta niso neizogibno potrebne, če ima na razpolago dovolj drugih podatkov, po katerih lahko dokument oziroma dokumente najde, pa čeprav ima zaradi tega več dela.

Upoštevati je treba tudi dejstvo, da prosilec pogosto ne ve, koliko dokumentov določene vrste organ poseduje oz. na kakšen način so navedeni dokumenti urejeni. V tem primeru mu mora organ dati na razpolago vse dokumente, ki se na določeno vprašanje nanašajo oziroma prosilcu pomagati na način, da mu organ pojasni, s katerimi informacijami razpolaga in prosilcu aktivno pomagati pri oblikovanju zahteve.

ZDIJZ torej nalaga prosilcu opredelitev želene informacije v razumnih mejah, te pa so nedvomno povezane s prosilčevim omejenim poznavanjem dela organa. Pri temu je irelevantno, ali prosilca v postopku zastopa pooblaščenec, saj tudi ta praviloma ne pozna oz. ne more poznati vsebine zahtevane dokumentacije na način, da bi jo lahko natančno opredelil. Pooblaščenci v postopku strankam namreč nudijo pravno pomoč, kar pa ne pomeni, da poznajo dejansko stanje v konkretni zadevi in da zato lahko natančno (in ne zgolj opisno) opredelijo zahtevano informacijo. V postopku po ZDIJZ je tako treba upoštevati, da organ ne more dosledno vztrajati pri absolutno določenosti želene informacije oziroma dokumenta v praksi lahko pomenilo de facto negacijo pravice do dostopa do informacije javnega značaja. Ravno zaradi omejenega poznavanja dela organa, ZDIJZ organom nalaga tudi obveznost, da prosilcu pri dopolnitvi zahteve nudi ustrezno pomoč.

IP na tej točki ugotavlja, da prvotna zahteva prosilca sicer ni vsebovala vseh obveznih sestavin po 17. členu ZDIJZ, med drugim prosilec v zahtevi ni navedel, na kakšen način se želi seznaniti z vsebino zahtevane informacije (vpogled, prepis, fotokopija, elektronski zapis), vendar je prosilec to pomanjkljivost že odpravil v pritožbi.

2.     Obveznosti organa po ZDIJZ

ZDIJZ v prvem odstavku 18. člena določa, da mora organ v primeru, ko je zahteva prosilca nepopolna in je zaradi tega ne more obravnavati, prosilca pozvati, da jo v roku, ki ne sme biti krajši od treh delovnih dni, dopolni. Skladno z 19. členom ZDIJZ, v povezavi s tretjim odstavkom 18. člena ZDIJZ, organ zahtevo prosilca zavrže, če ta zahteve ne dopolni v roku ali če zahteva, tudi po dopolnitvi, ne izpolnjuje pogojev iz 17. člena ZDIJZ in je zato organ ne more obravnavati.

IP poudarja, da drugi odstavek 18. člena ZDIJZ zavezuje uradno osebo, ki je pri organu imenovana za posredovanje informacij javnega značaja, da prosilcu pri dopolnitvi zahteve nudi ustrezno pomoč. Navedena določba je specifičen izraz načela varstva pravic strank, ki ga določa 7. člen ZUP in v skladu s katerim morajo organi pri postopanju in odločanju strankam med drugim omogočiti, da čim lažje zavarujejo in uveljavijo svoje pravice. Podobno zahtevo po zagotovitvi pomoči prosilcu pri razjasnitvi prošnje določa tudi Uredba Evropskega parlamenta in Sveta (ES) št. 1049/2001 o dostopu javnosti do dokumentov Evropskega parlamenta, Sveta in Komisije v 6. členu. Ta določa, da če prošnja ni dovolj natančna, institucija prosi prosilca, naj prošnjo razjasni, in mu pri tem pomaga, na primer tako, da mu zagotovi informacije o uporabi javnih registrov dokumentov. Če se prošnja nanaša na zelo dolg dokument ali na veliko dokumentov, se lahko zadevna institucija s prosilcem tudi neuradno posvetuje o primerni rešitvi.

Organ mora prosilcu nuditi ustrezno pomoč ne samo v primeru, ko kot prosilci nastopajo prava neuke stranke, pač pa tudi v primeru, ko zahtevo poda pooblaščenec, ki je odvetnik. Ob generalni zahtevi po »ustrezni pomoči« ZDIJZ ali ZUP ne določata konkretno, na kakšen način, v kakšni obliki ter v kakšnem obsegu mora organ prosilcu nuditi pomoč. Kljub temu ni nobenega dvoma, da je organ v primeru, ko meni, da zahteva ni dovolj opredeljena, da bi jo bilo mogoče obravnavati, zavezan na formalen (npr. pisno ali z vabilom) ali manj formalen (npr. po telefonu) način vzpostaviti stik s prosilcem in mu pojasniti vse okoliščine, povezane z zahtevanimi informacijami in dokumentarnim gradivom, s katerim organ razpolaga, ki bi lahko pripomogle k določnejši opredelitvi prosilčeve zahteve. Tudi v primeru, kadar prosilec ob posredovanju zahteve navede, da ker ni seznanjen z informacijami, s katerimi organ razpolaga in organ zato naproša, da mu pri oblikovanju zahteve pomaga, je organ dolžan, skladno z drugim odstavkom 18. člena ZDIJZ prosilcu nuditi ustrezno pomoč, in sicer na način, da prosilcu pojasni katere informacije poseduje. Zgolj navedba, da organ z dokumenti, kot jih je navedel prosilec, ne razpolaga, ne da bi organ prosilcu določno navedel katere informacije dokumenti vsebujejo, ne zadostuje.

V konkretnem primeru je očitno in izkazano, kar je ob odstopu pritožbe potrdil tudi organ sam, da organ z določenimi dokumenti razpolaga. Prosilec je namreč v zahtevi natančno opisal katere dokumente išče in organ je na podlagi navedenega opisa določene dokumente uspel identificirati in ob odstopu pritožbe obrazložiti, zakaj to niso dokumenti, ki naj bi jih prosilec zahteval. Pri čemer se organ sklicuje na dejstvo, da parcelne številke niso iste, kot jih je navedel prosilec, da datumi zemljiškoknjižnih dovolil niso isti, kot jih je navedel prosilec ter da kupnina v pogodbi ni takšna, kot jo je navedel prosilec. IP ugotavlja, da je takšno postopanje organa neustrezno, saj prosilec v zahtevi ni navedel zgolj parcelnih številk, zemljiškoknjižnih dovolil in višine kupnine, temveč je tudi z drugimi besedami in okoliščinami opisal, za katere dokumente gre in na katere nepremičnine (tudi poljudno opisane, ne zgolj s parcelnimi številkami), se zahteva nanaša. Prosilec je jasno navedel, da ga zanimajo dokumenti v zvezi s prodajo dveh nepremičnin, pri čemer ju je poimenoval, navedel kje okvirno ležita in organ bi, kot nekdanji lastnik navedenih nepremičnin, lahko brez težav ugotovil, katere dokumente prosilec želi pridobiti. Če bi bil organ v dvomu, ali so navedeni dokumenti ustrezni (saj prihaja do razhajanja pri navedbah parcelnih številk, ZK dovolil ipd.), bi bil dolžan prosilca pozvati, da svojo zahtevo dopolni, pri čemer bi mu bil organ dolžan pojasniti, da z dokumenti, ki vsebujejo navedene parcelne številke, sicer ne razpolaga, vendar glede na druge okoliščine, navedene v zahtevi prosilca, domneva, da prosilca najverjetneje zanima drug konkretni dokument, pri čemer ga je dolžan organ opisati in opredeliti in prosilca pozvati, da se opredeli, ali je to dokument, ki je predmet njegove zahteve. Šele v primeru, če prosilec vztraja pri prvotno postavljeni zahtevi in svoje zahteve ne spremeni, organ odloči v okviru postavljene zahteve.

3.     Presoja postopanja organa v konkretnem primeru

IP ugotavlja, da organ v pritožbeni zadevi ni ravnal skladno z drugim odstavkom 18. člena ZDIJZ, saj ni aktivno pripomogel k ustrezni dopolnitvi zahteve prosilca. Organ je sicer navedel, da je zahtevo prosilca štel za popolno, vendar IP tej obrazložitvi ni sledil. Očitno je namreč, da bi organ lahko ugotovil, da se podatki v domnevno zahtevanih dokumentih razhajajo s podatki, ki jih je v zahtevi navedel prosilec, na kar bi pred odločitvijo lahko prosilca opozoril in mu nudil pomoč pri dopolnitvi zahteve. Iz odstopa pritožbe namreč nedvomno izhaja, da organ ve, katere dokumente prosilec najverjetneje želi pridobiti, saj je te dokumente ob odstopu pritožbe opisal, pri čemer je tudi navedel, katere parcelne številke so navedene v dokumentih (s čimer naj bi dokazal, da parcelne številke, ki jih je navedel prosilec, niso bile predmet pogodbe).

Tudi po že izdani odločbi, je prosilec na organ naslovil vlogo, v kateri je organ zaprosil za pomoč pri oblikovanju zahteve oz. vložitvi nove zahteve, pri čemer je navedel, da so parcelne številke lahko napačne, vendar da je pripravljen zahtevo dopolniti in se izogniti pritožbenemu postopku, vendar organ kljub temu, da mu ZUP omogoča, da dopolni postopek in izda nadomestno odločbo, tega ni storil, s čimer je organ kršil drugi odstavek 18. člena ZDIJZ, ki uradni osebi nalaga dolžnost, da aktivno sodeluje prosilcu in mu nudi ustrezno pomoč pri oblikovanju ali dopolnitvi same zahteve. Organ je s tem tudi kršil eno temeljnih načel ZUP, tj. varstvo pravic strank v postopku. Organ je dolžan pri svojem postopanju v upravnem postopku vedno zasledovati načelo, po katerem je dolžan omogočiti strankam, da čim lažje zavarujejo in uveljavijo svoje pravice. Organ je torej dolžan aktivno delovati v smeri, da prosilcem po ZDIJZ omogoči, da čim lažje uveljavijo svojo pravico do seznanitve z zahtevano dokumentacijo, kar pomeni, da mora organ prosilcu nuditi ustrezno pomoč pri oblikovanju zahteve.

Prosilec je v zahtevi navedel, da ga zanima dokumentacija glede prodaje 14.000 m2 zemljišča na vzhodnem in severnem delu parkirišča med stavbo sodišča in stavbo Banke … v letih 2011-2012. IP šteje, da je tovrstna opredelitev dokumenta jasna in organu omogoča, da ugotovi, kateri dokument je predmet prosilčeve zahteve. Obrazložitev organa, da nepremičnine, ki jih je navedel prosilec, niso bile predmet javne dražbe, pri čemer je bil organ sposoben navesti 33 drugih parcelnih številk, ki so bile predmet prodajne pogodbe, jasno kaže, da je bil organ sposoben ugotoviti, kaj bi naj bilo predmet zahteve prosilca, kljub temu pa IP ni našel ustreznega pojasnila ali obrazložitve, zakaj organ s svojimi ugotovitvami ni seznanil prosilca in ga pozval, da se bolj konkretno opredeli do svoje zahteve. IP tudi ni sledil obrazložitvi organa, da ne gre za zahtevani dokument, saj je bilo zemljiškoknjižno dovolilo overjeno leta 2011 in ne 2012, kot je navedel prosilec. Prosilec namreč ni dolžan poznati točne vsebine zahtevane informacije in točnih datumom, pri čemer gre med letnicama 2011 in 2012 za tako majhno razliko, da bi organ lahko dopustil možnost, da je prosilec zahteval dokument iz tega obdobja, sploh ob upoštevanju, da gre za deset let stare dokumente, pri čemer se možnost navedbe napačnih letnic z leti in oddaljenostjo od nastanka dokumenta, praviloma zvišuje.

Pojasnila, ki jih je organ ob odstopu pritožbe, predložil IP, s čimer naj bi pojasnil, zakaj je sprejel navedeno odločitev, predstavljajo pojasnila, ki bi jih bil organ dolžan predložiti prosilcu v okviru ugotavljanja dejanskega stanja na prvi stopnji, oz. če že ne v fazi odločanja o zahtevi prosilca, pa po izdaji odločbe in prejemu zaprosila prosilca, da mu organ nudi ustrezno pomoč pri dopolnitvi zahteve v izogib pritožbenemu postopku.

IP ugotavlja, da organ v nobeni fazi ni aktivno pripomogel k ustrezni dopolnitvi oz. prilagoditvi zahteve prosilca. Čeprav je organ ocenil, da z dokumenti, ki vsebujejo parcelne številke in datume zemljiškoknjižnih dovolil, kot je te opredelil prosilec, sicer ne razpolaga, organ prosilca vseeno ni na primeren način seznanil z vsemi okoliščinami, na podlagi katerih bi prosilec lahko ustrezno dopolnil svojo zahtevo in jo prilagodil na način, da bi organ zahtevi prosilca lahko ugodil ali delno ugodil. Organ je pri tem povsem spregledal dejstvo, da je prosilec v zahtevi navedel tudi druge okoliščine, ki opredeljujejo zahtevano dokumentacijo (opis nepremičnine, lega nepremičnine, poimenovanje nepremičnine ipd.), do katerih se organ nikjer ni opredelil. Organ bi prosilca moral aktivno seznaniti, da razpolaga npr. z določenimi dokumenti oz. z določenimi pravnimi posli, vendar da slednji ne vsebujejo podatkov, kot jih je navedel prosilec, čeprav bi glede na ostale navedene okoliščine lahko predstavljali zahtevani dokument. Organ bi prosilcu tudi lahko pojasnil, katere podatke dokumenti, ki jih je organ našel, vsebujejo (navedbo pravilnih parcelnih številk iz pogodbe, datumov zemljiškoknjižnih dovolil in drugi relevantni podatki), ter prosilca pozval, da se opredeli, ali želi prejeti te dokumente, ali vztraja pri svoji prvotno postavljeni zahtevi. Šele na podlagi tovrstne pomoči, bi prosilec lahko bil aktivno in ustrezno seznanjen, s katerimi podatki organ razpolaga in kako naj oblikuje svojo zahtevo, da mu bo omogočila dostop do kar največjega možnega obsega želenih podatkov. 

Glede na navedeno je organ ravnal procesno nepravilno (tj. v nasprotju z 18. členom ZDIJZ) zato, ker prosilcu ni nudil ustrezne pomoči, kot to določa 18. člen ZDIJZ. Če je organ menil, da z dokumenti ne razpolaga, bi lahko tudi po izdani odločbi, ko je prejel izrecno zaprosilo prosilca za pomoč pri oblikovanju zahteve, skladno z 243. členom ZUP, dopolnil postopek in izdal nadomestno odločbo.

IP je posledično ugotovil, da je organ v postopku odločanja na prvi stopnji nepopolno ugotovil dejansko stanje in ravnal v nasprotju s procesnimi predpisi, zato je bilo potrebno, na podlagi tretjega odstavka 251. člena ZUP, skladno z razlogi, navedenimi v obrazložitvi te odločbe, izpodbijano odločbo odpraviti in zadevo vrniti v ponovno odločanje prvostopenjskemu organu. Vrnitev zadeve v ponovno odločanje IP utemeljuje z razlogi ekonomičnosti postopka. Poseben vidik načela  ekonomičnosti iz 14. člena ZUP je tudi načelo učinkovitosti, ki od organov zahteva, da se preskrbi vse, kar je potrebno za pravilno ugotovitev dejanskega stanja in za zavarovanje pravic strank ter javnih koristi. To pa bo najlažje dosegel prav prvostopenjski organ, saj ta razpolaga z vsemi relevantnimi informacijami in dokumenti, in lahko prosilcu nudi ustrezno pomoč pri oblikovanju zahteve in kasneje pri odločanju o konkretnih dokumentih.

V skladu s tretjim odstavkom 251. člena ZUP mora organ druge stopnje, kadar odpravi izpodbijano odločbo in zadevo vrne organu prve stopnje v ponovno odločanje, s svojo odločbo opozoriti organ prve stopnje, glede česa je treba dopolniti postopek. Organ je v ponovnem postopku dolžan prosilcu nuditi ustrezno pomoč pri dopolnitvi zahteve, kar pomeni, da je dolžan prosilca seznaniti, s katerimi dokumenti, vezanimi na njegovo zahtevo (prodaja oz. razpolaganje z dvema določljivima nepremičninama v Kopru), sploh razpolaga in katere podatke navedeni dokumenti vsebujejo. Šele na podlagi ustrezne seznanitve prosilca s tem, s katerimi podatki oz. dokumenti organ razpolaga, bo organ lahko o trenutni (oz. dopolnjeni) zahtevi prosilca meritorno odločil skladno z določbami ZDIJZ oz. ZUP. Organ lahko meritorno zavrne zahtevo prosilca, če ga je v okviri pomoči pri dopolnitvi zahteve seznanil, da npr. z dokumentov o prodaji zemljišča z določeno parcelno številko sicer ne razpolaga, da pa dokument, ki ga je identificiral organ vsebuje druge parcelne številke, ki jih sporoči prosilcu, prosilec pa kljub temu vztraja pri svoji prvotno postavljeni zahtevi.

IP dalje pojasnjuje, da ko bo organ ugotovil, kateri dokumenti so predmet zahteve prosilca, se je dolžan do dokumentov opredeliti, kar pomeni, da jih navedene v svoji odločbi in meritorno presoja, ali gre za prosto dostopne informacije javnega značaja (prvi odstavek 5. člena ZDIJZ) oz. ali je glede zahtevanih informacij podana katera od izjem, ki organom omogoča (delno) zavrnitev zahteve prosilca. Izjeme od prostega dostopa do informacij javnega značaja so naštete v 5.a in prvem odstavku 6. člena ZDIJZ. 

IP še opozarja, da tudi če bo organ ugotovil morebiten obstoj katere od izjem od prostega dostopa, mora v nadaljevanju (glede na naravo zahtevanih dokumentov) upoštevati tudi določbe Zakona o stvarnem premoženju države in samoupravnih lokalnih skupnosti (ZSPDSLS-1), ki v 8. členu določa načelo preglednosti, v 9. členu pa načelo javnosti, tj. da je ravnanje s stvarnim premoženjem vedno javno, razen če zakon ne določa drugače. Kot ravnanje s stvarnim premoženjem je mogoče šteti vsako pridobivanje, razpolaganje, upravljanje ali najemanje tega premoženja (3. tč. 3. člena ZSPDSLS-1).

4.     Sklepno

Glede na navedeno je IP zaključil, da je pritožba utemeljena, ker je podana bistvena kršitev postopka, zato je IP izpodbijano odločbo, na podlagi tretjega odstavka 251. člena ZUP, skladno z razlogi, navedenimi v obrazložitvi te odločbe, odpravil in zadevo vrnil v ponovno odločanje prvostopenjskemu organu. Organ mora o zadevi odločiti nemudoma, najpozneje pa v roku tridesetih (30) dni od prejema te odločbe, pri čemer mora upoštevati napotke IP, ki so podani v tej odločbi.

Na podlagi petega odstavka 213. člena ZUP, ki se smiselno uporablja tudi za odločbo o pritožbi (prvi odstavek 254. člena ZUP), se v izreku odloči tudi o tem, ali so nastali stroški postopka. IP je ugotovil, da v tem postopku stroški niso nastali, zato je odločil, kot izhaja iz 2. točke izreka te odločbe.

Ta odločba je v skladu s 30. tč. 28. čl. Zakona o upravnih taksah (Ur. l. RS, št. 106/2010 - uradno prečiščeno besedilo s spremembami in dopolnitvami) oproščena plačila upravne takse.

Pouk o pravnem sredstvu:

Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, niti upravni spor.

Postopek vodila:

mag. Vanja Zrimšek, univ. dipl. prav.,

svetovalka Informacijskega pooblaščenca

Informacijski pooblaščenec:

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

Informacijska pooblaščenka