prosilec - Marjetica Koper, d.o.o.

POVZETEK:

Prosilec je od organa zahteval popis oz. popise vseh dokumentov, s katerimi organ razpolaga glede investicije v sistem sušenja komunalnega blata. Organ je zahtevo prosilca zavrnil. IP je v pritožbenem postopku pridobil dodatna pojasnila organa iz katerih izhaja, da organ zaradi načina vodenja dokumentacije, različnega poimenovanja, različnih signirnih znakov in prepleta različnih postopkov, ki jih vodijo ločene organizacijske enote organa, iz dokumentarnega sistema ne more priklicati zbira celotne dokumentacije, ki se nanaša na investicijo temveč le posamične dokumente. IP je zato pritožbo prosilca zavrnil kot neutemeljeno.
 

ODLOČBA:

Številka: 090-132/2024/4

Datum:   7. 5. 2024

Informacijski pooblaščenec (v nadaljnjem besedilu IP) po Informacijski pooblaščenki Mojci Prelesnik, izdaja na podlagi 2. člen Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, številka 113/05,  s spremembami in dopolnitvami, v nadaljevanju ZInfP), tretjega in četrtega odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Ur. l. RS, št. 51/06 – UPB2, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZDIJZ) ter tretjega odstavka 248. člena in prvega odstavka 252. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06 – uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZUP), o pritožbi … (v nadaljevanju prosilec), z dne 5. 4. 2024, zoper odločbo št. 17-054-22-37 z dne 20. 3. 2024 (v nadaljevanju izpodbijana odločba), Javnega podjetja – Azienda pubblica Marjetica Koper, d.o.o. – s. r. l., Ulica 15. maja 4, 6000 Koper (v nadaljevanju organ), v zadevi dostopa do informacije javnega značaja, naslednjo

ODLOČBO:

1.     Pritožba prosilca z dne 5. 4. 2024 zoper odločbo Javnega podjetja – Azienda pubblica Marjetica Koper, d.o.o. – s. r. l., št. 17-054-22-37 z dne 20. 3. 2024, se zavrne.

2.     Posebni stroški v postopku reševanja te pritožbe niso nastali.

Obrazložitev:

(1) Prosilec je od organa dne 21. 2. 2024 zahteval, da mu v elektronski obliki pošlje popis zadeve »Investicija v sistem sušenja komunalnega blata v CČN Koper« - vseh dokumentov iz vseh faz investicije – od priprave, odločanja, vodenja, izvedbe javnega naročila za nakup naprave, dopolnitev in trenutnega stanja ter vseh vsebinskih vidikov (tehnološki, ekonomski, pravni, upravni …) Če so dokumenti v več ločenih popisih, je zahteval ločene popise, ki sestavljajo celoto dokumentov v zadevi. Stanje popisov je zahteval na dan začetka obravnave njegove zahteve.

(2) Organ je zahtevo prosilca zavrnil, saj s popisom ne razpolaga, in sicer niti s posamičnim niti z ločenimi popisi. Organ razpolaga z določenimi dokumenti, vendar pa popis oz. popisi dokumentov, kjer bi se nahajala celota vseh dokumentov, kot izhaja iz zahteve prosilca, ne obstajajo. Dokumenti se označujejo skladno z dokumentarnim sistemom pri organu, organ pa ni zavezanec po Uredbi o upravnem poslovanju. Organ je še dodal, da je prosilec prejel že vse dokumente vezane na obravnavano investicijo, njegova zahteva pa ima elemente zlorabe pravice.

(3) Prosilec se je zoper izpodbijano odločbo pritožil in navedel, da je organ dolžan voditi dokumentarni sistem, ki je kompatibilen s sistemom občin ustanoviteljic. Dokumenti organa so opremljeni s številko, torej nedvomno omogoča izpis popisa (evidence, zbira) vseh dokumentov.

(4) IP je prejel pritožbo v reševanje dne 16. 4. 2024, dne 26. 4. 2024 pa je na podlagi poziva organu, prejel tudi dodatna pojasnila organa. Organ je navedel, da so ugotovitveni postopek izvedli pri direktorju in vseh delavcih, ki so izvajali aktivnosti vezane na projekt oz. investicijo v napravo za sušenje komunalnega blata. Organ je pregledal dokumentarni sistem v elektronski obliki, kjer se evidentira prejeta in izhodna pošta, ter elektronski sistem, kjer se evidentirajo naročila. Organ dokumenta na način, kot ga prosilec zahteva, niti v celoti niti delno ne more pridobiti, saj ne obstaja enovit popis vezan na konkretno zadevo niti posamezni popisi zadev ali dokumentov. Organ tudi sicer popisov ne izdeluje, razen če ga izdela delavec sam za svojo evidenco, kar pa v obravnavani zadevi ni bilo narejeno. Zadeva se tudi ni vodila pod enotno številko, zato popisa zadev ni mogoče pridobiti iz dokumentarnega sistema. Prav tako ga ni mogoče pridobiti z uporabo ustreznih iskalnih izrazov ali signirnih znakov. Na ta način je mogoče priklicati posamezne dokumente, ne pa popisa dokumentov za celotno investicijo. Organ dokumentov navedene investicije ni vodil pod isto signirno številko, gre za zadeve, aktivnosti in postopke, ki se med seboj prepletajo, signirne številke pa dodajajo ob samem evidentiranju pred pošiljanjem ali ob prejemu dokumenta, in sicer po različnih kriterijih (glede na vsebino, glede na postopek, glede na pošiljatelja ali prejemnika ali po zaporedju glede na vrsto in področje dokumenta in v zvezi z organizacijsko enoto). Projekt je vodilo več organizacijskih enot, v sodelovanju z različnimi zunanjimi izvajalci. Dokumenti glede javnih naročil se vodijo z zaporednimi signirnimi številkami, ne glede na povezavo na določen objekt, projekt ali drug kriterij. Organ je predložil tudi številne posnetke zaslona, iz katerih so razvidne različne signirne številke in zadetki posameznih ciljanih dokumentov. Uspešnost iskanja v zvezi s posamezno zadevo je po navedbah organa odvisna tudi od poimenovanja dokumenta, ki je vezano praviloma na to, kako je poimenovan sam dokument. Organ je v zaključku pojasnil, da določen popis dokumentov sicer ima, in sicer popis dokumentov, ki jih je prosilec prejel na podlagi zahteve z dne 8. 2. 2023. Gre za popis, ki ga je izdelal prosilec sam, oz. se nahaja v zadevi, v kateri je prejel dokumente, navedene na popisu, zato ga organ ni štel kot dokument, ki bi ga prosilec želel prejeti.

Pritožba ni utemeljena.

(5) IP kot organ druge stopnje je, v skladu z 247. členom ZUP, dolžan preizkusiti odločbo v delu, v katerem jo prosilec izpodbija. Odločbo tako preizkusi v mejah pritožbenih navedb, po uradni dolžnosti pa preizkusi, ali ni prišlo v postopku na prvi stopnji do bistvenih kršitev postopka in ali ni prekršen materialni zakon. IP ugotavlja, da prosilec izpodbija odločbo v celoti.

(6) Informacija javnega značaja po prvem odstavku 4. člena ZDIJZ je informacija, ki izvira iz delovnega področja organa, nahaja pa se v obliki dokumenta, zadeve, dosjeja, registra, evidence ali drugega dokumentarnega gradiva (v nadaljnjem besedilu: dokument), ki ga je organ izdelal sam, v sodelovanju z drugim organom, ali pridobil od drugih oseb. Kot izhaja iz določbe prvega odstavka 4. člena ZDIJZ in tudi določbe prvega odstavka 1. člena ZDIJZ, informacijo javnega značaja predstavlja samo dokument, ki že obstaja, je že ustvarjen, oz. dokument, ki ga je organ v okviru svojega delovnega področja že izdelal oz. pridobil. Gre za pogoj, ki je v teoriji poznan kot »kriterij materializirane oblike«.

(7) Organi so tako dolžni omogočiti prosilcem dostop le do že obstoječih informacij ter niso dolžni ustvarjati novih dokumentov, zbirati informacij, pripravljati pojasnil, opravljati raziskav ali analizirati podatkov, da bi zadostili zahtevi prosilca. Takšno stališče je zavzelo tudi Upravno sodišče RS v sodbi opr. št. III U 139/2021-19 z dne 13. 1. 2022, ko je zapisalo, da lahko organ kot informacijo javnega značaja prosilcu posreduje zgolj dokument v materializirani obliki, kot se hrani pri organu. Prav tako organi niso dolžni odgovarjati na vprašanja prosilcev, jim dajati pojasnil, raznih obrazložitev ali pripravljati analiz. Prosilec ima po ZDIJZ pravico zahtevati dokumente, s katerimi organi zavezanci že razpolagajo, ne prosilci ne IP pa nimajo po tem zakonu nikakršnega vzvoda, s katerim bi prisilili organ, da posebej, na zahtevo prosilca, ustvari določen dokument (npr. pripravi odgovore na vprašanja, poda pojasnilo, obrazložitve, izvede analizo ipd.).  

(8) Pri pregledu vsebine zahteve prosilca je IP ugotovil, da je prosilec od organa zahteval popis vseh dokumentov, ki jih ima glede določene investicije, pri čemer je prosilec želel celoto vseh dokumentov, ne glede na to, ali se hrani v enem ali več ločenih popisih. Kot izhaja iz odstopljene dokumentacije, organ z dokumentom oz. dokumenti, iz katerega bi bili razvidni vsi dokumenti, ki se nanašajo na določeno investicijo, ne razpolaga, niti ga ne more pridobiti iz elektronskega dokumentarnega sistema. IP na podlagi pregleda dokumentov konkretne zadeve, ob upoštevanju pojasnila organa, nima razlogov za dvom, da organ razpolaga s takim dokumentom, vendar ga ne želi v celoti ali delno posredovati (drugi odstavek 10. člena ZInfP), pri čemer bi tvegal uvedbo postopka o prekršku po prvem odstavku 15. člena ZInfP, prav tako to ne izhaja iz navedb prosilca v pritožbi.

(9) Glede na navedbe organa, ta ne vodi enotnega popisa dokumentov, ki se nanašajo na investicijo sistema sušenja komunalnega blata, niti celotne evidence ni mogoče pridobiti z združitvijo posameznih popisov zadev. Organ namreč dokumente evidentira v sistem z različnimi signirnimi znaki, nekateri so določeni kronološko, drugi po vsebini, tretji po organizacijski enoti ali pošiljatelju. Dokumenti tudi nimajo skupnega poimenovanja, saj je ta praviloma odvisen od poimenovanja posamičnega dokumenta, kot ga poimenuje organ ali pošiljatelji določenih dokumentov. To pomeni, da z določenim iskalnim izrazom ni mogoče priklicati vseh dokumentov, ki so vezani na obravnavano investicijo. Sistem lahko prikliče posamezne dokumente s ciljanim iskanjem, ne pa tudi seznama vseh dokumentov, ki bi bili vezani na to investicijo, kar zahteva prosilec. O navedenem se je prepričal tudi IP z vpogledom v zaslonske slike iskanja zahtevanih dokumentov.

(10) Organi, ki so zavezani po ZDIJZ, so dolžni omogočiti dostop le do že obstoječih informacij in niso dolžni ustvariti novega dokumenta, odgovarjati na vprašanja, pojasnjevati navedb, zbirati informacij, opravljati raziskav, pridobiti dokumentov od drugih organov ali analizirati podatkov, da bi zadostili zahtevi prosilca, zato v skladu z načelom zakonitosti, IP organu ne more naložiti, naj prosilcu posreduje dokumentacijo, s katero ne razpolaga.

(11) IP v pritožbenem postopku glede dostopa do informacij javnega značaja tudi nima pristojnosti, da bi se spuščal v presojo zakonitosti in smotrnosti ravnanja organa ter v vprašanje, zakaj organ ne razpolaga z dokumenti, ki jih zahteva prosilec in ali bi glede na svoje pristojnosti, z zahtevanimi dokumenti moral razpolagati. Prav tako IP v pritožbenem postopku po ZDIJZ nima pristojnosti, da bi preverjal pravilnost upravnega poslovanja organa in evidentiranja dokumentov.

(12) V skladu z navedenim je IP ugotovil, da je odločitev organa pravilna in zakonita, pritožba prosilca pa neutemeljena, zato je pritožbo prosilca, na podlagi prvega odstavka 248. člena ZUP, zavrnil, kot to izhaja iz 1. točke izreka te odločbe.

(13) Na podlagi petega odstavka 213. člena ZUP, ki se smiselno uporablja tudi za odločbo o pritožbi (prvi odstavek 254. člena ZUP), se v izreku odloči tudi o tem, ali so nastali stroški postopka. IP je ugotovil, da v tem postopku posebni stroški niso nastali, zato je odločil kot izhaja iz 2. točke izreka te odločbe.

(14) Ta odločba je v skladu s 30. točko 28. člena Zakona o upravnih taksah (Uradni list RS, št. 106/10 – uradno prečiščeno besedilo, 14/15 – ZUUJFO, 84/15 – ZZelP-J in 32/16) oproščena plačila upravne takse.

Pouk o pravnem sredstvu:

Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, pač pa se lahko sproži upravni spor. Upravni spor se sproži s tožbo, ki se vloži v 30 dneh od vročitve odločbe na Upravno sodišče RS, Fajfarjeva 33, 1000 Ljubljana. Tožba se lahko vloži pisno po pošti ali neposredno pri navedenem sodišču. Če se tožba pošlje priporočeno po pošti, se za dan izročitve sodišču šteje dan oddaje na pošto. Tožba z morebitnimi prilogami se vloži v najmanj treh izvodih. Tožbi je treba priložiti tudi to odločbo v izvirniku ali prepisu.

Postopek vodila:

mag. Vanja Zrimšek, univ. dipl. prav.,

svetovalka Informacijskega pooblaščenca

Informacijski pooblaščenec:

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

Informacijska pooblaščenka