prosilec - Inšpektorat za javni sektor

POVZETEK:

V obravnavani zadevi je organ zavrnil dostop do prvih strani: naznanil oziroma kazenskih ovadb od leta 2014 do danes, predlogov za uvedbo disciplinskega postopka od leta 2015 do danes in odvzem pooblastil, ki so bile podane zoper nosilce javnih pooblastil od leta 2018 do konca Ieta 2021, vse v inšpekcijskih zadevah Upravne inšpekcije, ker z zahtevanimi informacijami ne razpolaga. V pritožbenem postopku je IP ugotovil, da so informacije glede predlogov za odvzem pooblastil, ki so v skladu s 307. čl. ZUP posledica ugotovitev inšpekcijskega nadzora, potencialno vsebovane izključno v samih zapisnikih inšpektorja in da jih organ oz. konkretni inšpektor »izven« zapisnika nikjer posebej ne evidentira, tega ni dolžan voditi na ta način niti mu tega ne omogoča sam informacijski sistem. IP se je zato strinjal z odločitvijo organa, da bi za ugoditev zahtevi prosilca moral organ vsebinsko analizirati vse inšpekcijske spise, torej vsak spis posebej bi moral organ pregledati in ugotoviti, ali zapisnik vsebuje informacijo, ki je predmet zahteve prosilca ali ne, česar pa na podlagi ZDIJZ ni dolžan storiti. Enako je IP ugotovil glede dela predlogov za uvedbo disciplinskega postopka od leta 2015 do konec leta 2016, v preostalem delu, torej od leta 2017 do vložitve zahteve, pa je organ v dodatnem pojasnilu ugotovil, da se omenjeni predlog ne nahaja zgolj v inšpekcijskem zapisniku, temveč se od leta 2017 tudi ločeno vodi oz. se zavede v informacijskem sistemu, zaradi česar je organ pritrdil, da gre v tem delu zahteve za podatke, s katerimi organ v omejenem obsegu, torej od leta 2017 naprej, razpolaga. Organ je torej v tem delu zahteve zmotno in nepopolno ugotovil dejansko stanje, zato je IP izpodbijano odločbo v tem delu odpravil, na podlagi tretjega odstavka 251. člena ZUP. Glede dostopa do prvih strani naznanil oziroma kazenskih ovadb od leta 2014 do vložitve zahteve, pa se je organ strinjal z IP, da se dejansko izdela nov dokument, ki pa se dokumentira v že obstoječi inšpekcijski zadevi. V tem delu IP obrazložitvi organa, da z informacijami ne razpolaga, ni sledil, saj ne gre za  »vsebinsko« presojo, temveč za konkretni, že obstoječi dokument. IP zato ni sledil organu, da zgolj zato, ker do zahtevanih informacij ne more priti na način "računalniškega izpisa", lahko dostop do zahtevanih informacij zavrne. IP je v tem delu  pritožbi ugodil in zadevo vrnil v ponovno odločanje. 

ODLOČBA:

Številka: 090-52/2022/5

Datum: 17. 3. 2022

Informacijski pooblaščenec po informacijski pooblaščenki Mojci Prelesnik (v nadaljevanju IP), izdaja na podlagi 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 - ZUstS-A; v nadaljevanju ZInfP), tretjega in četrtega odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/06 – uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami, v nadaljevanju: ZDIJZ) in tretjega odstavka 251. člena in prvega odstavka 248. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06 – uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami, v nadaljevanju: ZUP), o pritožbi (v nadaljevanju: prosilec), z dne 14. 2. 2022, zoper odločbo št. 090-8/2022-4 z dne 14. 2. 2022, Republike Slovenije, Ministrstva za javno upravo, Inšpektorata za javni sektor, Tržaška cesta 21, 1000 Ljubljana (v nadaljevanju: organ), v zadevi dostopa do informacije javnega značaja, naslednjo

ODLOČBO:

1. Pritožbi prosilca z dne 14. 2. 2022 se delno ugodi in se odločba Republike Slovenije, Ministrstva za javno upravo, Inšpektorata za javni sektor, št. 090-8/2022-4 z dne 14. 2. 2022, v delu, ki se nanaša na dostop do:

• prvih strani naznanil oziroma kazenskih ovadb, ki jih je pri opravljanju nadzora, ko je v postopkih nadzora ugotovljeno, da ima dejanje uradne ali druge osebe v konkretni upravni zadevi znake kaznivega dejanja, za katero se storilec preganja po uradni dolžnosti, upravna inšpekcija, sprožila ali naznanila, skladno s 307. d členom ZUP, od leta 2014 do 10. 2. 2022 in
• prvih strani predlogov za uvedbo disciplinskega postopka, ki jih je predlagala Upravna inšpekcija zoper uradne osebe, ki so z vodenjem ali odločanjem kršile zakon, kot to določa 307. č člen ZUP, od leta 2017 do 10. 2. 2022,

odpravi ter se zadeva v tem delu vrne organu prve stopnje v ponovno odločanje. Organ prve stopnje mora o zahtevi odločiti najpozneje v 30 - tih dneh od prejema te odločbe.

2. Glede dostopa do prvih strani predlogov odvzema pooblastil, ki so bile podane zoper nosilce javnih pooblastil skladno s 307. e členom ZUP, od leta 2018 do konca leta 2021 in glede prvih strani predlogov za uvedbo disciplinskega postopka, ki jih je predlagala Upravna inšpekcija zoper uradne osebe, ki so z vodenjem ali odločanjem kršile zakon, kot to določa 307. č člen ZUP, od leta 2015 do konca leta 2016, se pritožba prosilca zavrne.

3. V postopku reševanja te pritožbe niso nastali posebni stroški.

Obrazložitev:

Prosilec je z zahtevo za dostop do informacij javnega značaja z dne 10. 2. 2022 zahteval, da mu organ v elektronski obliki po e-pošti posreduje:

• kopije vseh prvih strani naznanil oziroma kazenskih ovadb, ki jih je pri opravljanju nadzora, ko je v postopkih nadzora ugotovljeno, da ima dejanje uradne ali druge osebe v konkretni upravni zadevi znake kaznivega dejanja, za katero se storilec preganja po uradni dolžnosti, upravna inšpekcija, sprožila ali naznanila od leta 2014 do danes (dne 10. 2. 2022), skladno s 307. d členom ZUP,
• kopije vseh prvih strani predlogov za uvedbo disciplinskega postopka, ki jih je predlagala Upravna inšpekcija zoper uradne osebe, ki so z vodenjem ali odločanjem kršile zakon, kot to določa 307. č člen ZUP, od leta 2015 do danes (dne 10. 2. 2022),
• kopije prvih strani vseh zahtev za odvzem pooblastil, ki so bile podane zoper nosilce javnih pooblastil skladno s 307. e členom ZUP od leta 2018 do konca leta 2021,

Organ je o zahtevi odločil z odločbo št. 090-8/2022-4 z dne 14. 2. 2022, s katero je zahtevo prosilca v celoti zavrnil, ker z zahtevanimi informacijami ne razpolaga. Posebni stroški niso nastali.  

V obrazložitvi odločbe je organ navedel, da skladno s prvim odstavkom 4. čl. ZDIJZ in prvim odstavkom 1. člena ZDIJZ, informacijo javnega značaja predstavlja samo dokument, ki že obstaja, je že ustvarjen, oziroma dokument, ki ga je organ v okviru svojega delovnega področja že izdelal oziroma pridobil. V tej zvezi je organ preveril, ali razpolaga z informacijami, ki jih prosilec zahteva ter ugotovil, da informacijski sistem (SPIS) inšpektorata ne omogoča iskanja po ključnih besedah (naznanila, kazenske ovadbe, disciplinski postopki, odvzem pooblastil) oz. po kriterijih, ki jih v zahtevi navaja prosilec, zato bi inšpektorat resnično moral pregledati vse spise (zadeve) za posamezno zahtevano obdobje, jih analizirati in presoditi, ali ti ustrezajo kriterijem prosilca, kar pa na podlagi določb ZDIJZ ni dolžan narediti. Organ je pojasnil, da se v tem postopku odloča o dostopu do informacij javnega značaja, zato je potrebno upoštevati t.i. erga omnes učinek dostopa, kar pomeni, da odobritev dostopa ne učinkuje le proti konkretnemu prosilcu, temveč učinkuje proti javnosti na splošno. V postopku po ZDIJZ namreč ni pomembno, kdo je prosilec, saj dostop do informacij javnega značaja lahko zahteva prav vsakdo. Če bi torej katera druga oseba od organa zahtevala dostop do istih dokumentov, bi se moral dostop dovoliti (oz. zavrniti) pod enakimi pogoji, kot osebi, ki je v konkretnem primeru prosilec. Organ je odločil, kot je navedeno v 1. točki izreka, da se zahteva prosilca v celoti zavrne, saj upoštevaje prvi odstavek 4. člena ZDIJZ v povezavi s 1. členom ZDIJZ, organ ne razpolaga z zahtevanimi informacijami oziroma bi moral zato, da bo prosilcu lahko posredoval zahtevane informacije, ustvariti nov dokument. Inšpektorat pojasnjuje, da je po proučitvi funkcionalnosti, ki jih omogoča informacijski sistem za obdelavo dokumentarnega gradiva SPIS in Informacijski sistem Inšpektorata za javni sektor (v nadaljevanju: IS IJS)) glede:

• naznanil oziroma kazenskih ovadb od leta 2014 do danes,
• predlogov za uvedbo disciplinskega postopka od leta 2015 do danes in
• odvzem pooblastil, ki so bile podane zoper nosilce javnih pooblastil od leta 2018 do konca Ieta 2021, v inšpekcijskih zadevah Upravne inšpekcije,

ugotovil, da navedena sistema (SPIS in IS IJS) ne omogočata izpisa podatkov, kot jih je zahteval prosilec, prav tako pa organ tudi ne razpolaga z nobeno drugo posebno evidenco ali pregledom z zahtevanimi podatki. Organ bi moral, da bi zadostil pogojem oz. kriterijem zahteve prosilca, v informacijskem sistemu SPIS odpreti vse spise (zadeve) po posameznem časovnem obdobju, pregledati in analizirati njihovo vsebino in iz tega vsebinsko zaključiti, kateri dokumenti sodijo v zahtevano zbirko. Izdelava zbirke podatkov, kjer je za njeno pripravo potrebna analiza oz. vsebinska presoja dokumentov, predstavlja ustvarjanje novega dokumenta. Organ tudi ni dolžan na zahtevo prosilca vložiti nesorazmeren vložek časa in truda, da analizira dokumente in pripravi zbirko po kriterijih, kot jih zahteva prosilec. Gre namreč zato, da bi organ moral po vsebinskih kriterijih, ki jih je v zahtevi določil prosilec, šele presoditi, ali dokumenti sodijo v izbir, kar pa predstavlja ustvarjanje novega dokumenta. Če je za takšno ustvarjanje novega dokumenta potreben nesorazmeren vložek časa in truda, pa tudi, ko se dokumenti nahajajo v računalniških bazah, priprava takšne zbirke predstavlja ustvarjanje novega dokumenta (tako tudi IP v odločbi št. 090-8/2021 z dne 17.2.2021 in 090-312/2021 z dne 29.11.2021). ZDIJZ organu ne nalaga, da ustvari novo evidenco oz. zbirko dokumentov/podatkov, ki ustrezajo kriterijem prosilca. Takšno stališče glede ustvarjanja novih zbirk dokumentov v zadevah dostopa do informacij javnega značaja izhaja tudi iz sodne prakse upravnega sodišča (sodba II U 79/2009-10 z dne 20.1. 2010). Organ je še odločil, da posebni stroški niso nastali.

Prosilec je zoper zgoraj navedeno odločbo pri organu vložil pritožbo z dne 14. 2. 2022, v kateri je povzel svojo zahtevo in odločitev organa ter navedel, da ni zahteval ustvarjanja novih dokumentov, temveč zgolj kopije prvih strani že ustvarjenih dokumentov. Kako deluje računalniški sistem organa ne more biti razlog za zavrnitev zahteve. Prosilec je izrecno opozoril, da je predhodno že zahteval te iste podatke na podlagi Uredbe o upravnem poslovanju in jih ni prejel, zato jih je sedaj zahteval po ZDIJZ in jih spet ni prejel.

Organ je z dopisom št. 090-8/2022/6 z dne 15. 2. 2022 ugotovil, da je pritožba prosilca pravočasna, dovoljena in vložena po upravičeni osebi in jo je s prilogami odstopil v reševanje IP. Ob tem je navedel, da je ponovno preveril pravilnost svoje odločitve in ugotovil, da informacijski sistem (SPIS) ne omogoča iskanja po ključnih besedah (naznanila, kazenske ovadbe, disciplinski postopki, odvzem pooblastil) oz. po kriterijih, ki jih v zahtevi navaja prosilec, zato ne vidi razloga za odpravo svoje odločitve.

Pritožba je delno utemeljena.

IP je kot organ druge stopnje je v skladu z 247. člena ZUP dolžan preizkusiti odločbo v delu, v katerem jo prosilec izpodbija. Odločbo preizkusi v mejah pritožbenih navedb, po uradni dolžnosti pa preizkusi, ali ni prišlo v postopku na prvi stopnji do bistvenih kršitev postopka in ali ni prekršen materialni zakon.

V obravnavanem primeru je sporno vprašanje, ali organ dejansko ne razpolaga z dokumenti, ki so predmet zahteve, oziroma ali bi moral organ za to, da bi zadostil zahtevi prosilca, dejansko ustvariti nove dokumente, v smislu analize oz. vsebinske presoje dokumentov.

IP je zato v konkretnem postopku primarno ugotavljal, ali je pri zahtevanih informacijah izpolnjen kriterij materializirane oblike v skladu z opredelitvijo informacije javnega značaja po 4. členu ZDIJZ. Organi, ki so zavezanci po ZDIJZ, so namreč dolžni omogočiti dostop le do že obstoječih informacij in niso dolžni ustvariti novega dokumenta ali pridobiti oziroma vzpostaviti dokumenta, ki ga v času zahteve nimajo.

Z namenom popolne ugotovitve dejanskega stanja in materialne resnice je IP z dopisom z dne 23. 2. 2022, št. 090-52/2022/2 pozval organ, da še dodatno pojasni, kako se na splošno dokumentirajo v SPIS in IS IJS ugotovitve, ki jih v okviru nadzora zazna upravni inšpektor, in sicer glede: predloga uvedbe disciplinskega postopka zoper uradno osebo, ki je z vodenjem ali odločanjem kršila pravila upravnega postopka, naznanitev kaznivega dejanja pristojnemu organu oz. vložena kazenska ovadba ter predlog upravnega inšpektorja pristojnemu organu, da začne postopek odvzema javnih pooblastil. Ali se tovrstni dokumenti vodijo ločeno, s svojo dokumentarno številko oziroma kako se vodijo? Ali organ dejansko ne razpolaga s podatkom, v katerih primerih oz. koliko tovrstnih predlogov in kazenskih ovadb je bilo v okviru inšpekcijskega nadzora podanih, glede na to, da je inšpektorat dolžan v okviru Letnega poročila o delu Inšpektorata za javni sektor, vsako leto poročati o svojem delu Vladi RS, pri čemer poročilo med drugim vsebuje tudi rešene zadeve in ugotovljene kršitve, izvlečke najpomembnejših zapisnikov, zaznane sistemske pomanjkljivosti in dane pobude, zaključne ugotovitve in predloge, zato se utemeljeno sklepa, da organ razpolaga tudi s podatki, ki so predmet zahteve, samostojno, brez da bi za to moral dokumente posebej analizirati oz. vsebinsko presojati. IP je ob tem še dodal, da se strinja, da vsebinska presoja dokumentov po določenih kriterijih, lahko predstavlja ustvarjanje novega dokumenta, česar organi v postopku po ZDIJZ niso dolžni izvesti, vendar pa je treba predhodno nedvomno razjasniti, ali gre v konkretnem primeru dejansko za »vsebinsko presojo dokumentov«. Prosilec namreč zahteva dokumente, ki so v skladu s 307. čl. ZUP, posledica ugotovitev inšpekcijskega nadzora, pri čemer zlasti pri vloženi kazenski ovadbi nedvomno ne gre za »vsebinsko« presojo, temveč za konkretni dokument.

Organ je na poziv odgovoril z dopisom z dne 24. 2. 2022, št. 090-8/2022/8, v katerem je navedel, da v delu, ki se nanaša na dodatno pojasnilo, kako se na splošno dokumentirajo v SPIS ugotovitve, ki jih v okviru nadzora zazna upravni inšpektor, pojasnjuje, da se v SPIS ugotovitve iz nadzorov posebej ne dokumentirajo. Inšpektor predlog uvedbe disciplinskega postopka zoper uradno osebo, ki je z vodenjem ali odločanjem kršila pravila upravnega postopka, navede v zapisniku o opravljenem inšpekcijskem nadzoru. V primeru naznanitve kaznivega dejanja pristojnemu organu oz. vložitev kazenske ovadbe se sicer izdela nov dokument, ki pa se dokumentira v že obstoječi inšpekcijski zadevi. Zapisnik o inšpekcijskem nadzoru (kjer je podatek o predlogu uvedbe disciplinskega postopka zoper uradno osebo), naznanitev kaznivega dejanja pristojnemu organu in postopek odvzema javnih pooblastil torej inšpektor evidentira v SPIS-u, kot enega od dokumentov v posamezni inšpekcijski zadevi, kar pomeni, da bi v primeru, da bi želeli te podatke pridobiti iz SPIS-a, morali pregledati vse rešene inšpekcijske zadeve od leta 2014 naprej in v vsaki zadevi posebej ugotavljati, ali je v zapisniku vsebovan predlog za disciplinski postopek in ali v posamezni zadevi obstajata dokumenta v zvezi z vložitvijo kazenske ovadbe ali odvzema javnih pooblastil. V nadaljevanju pa bi potem na podlagi zbira zadev, kjer se ta podatek nahaja, lahko natisnili prve strani dokumentov, kjer se zahtevana informacija nahaja. To pa bi pomenilo, da bi organ bil dolžan vzpostaviti novo evidenco (seznam zadev). Treba je upoštevati, da je SPIS sistem za upravljanje z dokumentarnim gradivom, ki je predvsem podpora pisarniškemu poslovanju in praviloma ne podpira oziroma ne omogoča izpisa podatkov za različne statistične namene. IJS je ravno zaradi tega začel razvijati svoj informacijski sistem (IS IJS), ki je sicer še vedno v dograjevanju, saj tudi ta organu še ne daje možnosti iskanja podatkov glede na različne zahteve, ki se pojavljajo, omogoča pa organu izpis najbolj bistvenih statistik, ki jih potrebuje za svoje delo. Glede na zahtevo IP za pojasnilo je organ ponovno pregledal IS IJS, in sicer šifrant ukrepov, ki jih lahko odredi inšpektor. Najprej je pojasnil, da inšpektorat v njem vodi tudi podatke o predlaganih ukrepih od leta 2017. Po ponovnem pregledu šifranta je organ tako ugotovil, da šifrant vsebuje tudi zgoraj označeni ukrep, t. j. »da v skladu s svojimi pristojnostmi preuči potrebo po uvedbi disciplinskega postopka zoper uradno osebo«, kar pomeni, da se predlog uvedbe disciplinskega postopka zoper uradno osebo dejansko evidentira tudi v IS IJS. Pri izdaji odločbe je organ to spregledal, saj takšnega izpisa iz IS IJS doslej nikoli niso naredili (razlog je v tem, da se ta podatek vpisuje res izjemoma glede na količino vseh izdanih zapisnikov in rešenih zadev upravne inšpekcije), poleg tega pa so pri izdaji odločbe poskušali ugotoviti, ali razpolagajo s podatki za vse tri navedene zahteve. Podatek o predlogih, da predstojnik prouči potrebo po uvedbi disciplinskega postopka, bi torej, v sicer omejenem obsegu, lahko bil podatek, s katerim organ razpolaga, vendar le za del zahtevanega obdobja. Podatek, da predstojnik prouči potrebo po uvedbi disciplinskega postopka zoper uradno osebo, namreč inšpektorji označujejo v IS IJS od leta 2017, ko se je začel uporabljati IS IJS. Od leta 2014 do leta 2017 pa s temi podatki v IS IJS ne razpolaga. Organ je poudaril, da podatki iz leta 2017 in 2018 niso zanesljivi, saj je bilo to obdobje poskusnega uvajanja IS IJS in je bilo v tem času kar nekaj sprememb in dopolnitev, inšpektorji so se privajali na nov sistem evidentiranja in vseh podatkov niso dosledno evidentirali, zato iz sistema podatki za ti dve leti niso bili povsem točni in so jih pri pripravi poročil morali dopolnjevati na podlagi dodatnih »ročnih« kontrol. V primeru naznanitve kaznivega dejanja pristojnemu organu oz. vložitev kazenske ovadbe in v primeru postopka odvzema javnih pooblastil, pa inšpektorji tega podatka ne evidentirajo v IS IJS (kar je tudi razvidno iz šifranta), tako da teh podatkov IS IJS ne vsebuje. V zvezi z izdelavo letnega poročila o delu Inšpektorata drži, da mora organ oz. Inšpektorat vsako leto poročati o svojem delu in ga predložiti ministru pristojnemu za javno upravo, vendar pa sama oblika in vsebina poročila ni določena z nobenim predpisom. Organ v svojem poročanju za posamezno leto res navaja podatke o rešenih zadevah in ugotovljenih kršitvah, izvlečke najpomembnejših zapisnikov, zaznane sistemske pomanjkljivosti in dane pobude, zaključne ugotovitve in predloge, kar pa ne pomeni, da so v teh poročilih zajeti vsi obravnavani primeri. Organ v poročilu izpostavi le določene aktualne primere, nikoli pa ni v poročilih navajal podatkov o številu vseh primerov oziroma zadev, v katerih je prišlo do ravnanj, glede katerih želi podatke prosilec. Poleg tega v poročilih ni navedena številka zadeve in tako bi organ moral pregledati vse zadeve (če je v nekem primeru podan predlog za naznanitev kaznivega dejanja ali podatek o uvedbi postopka odvzema javnih pooblastil pri nekem zavezancu), ki se nanašajo na posameznega zavezanca in pogledati vsako zadevo posebej, ali je bil v posamezni zadevi podan predlog za naznanitev kaznivega dejanja, ali je bil uveden postopek odvzema javnih pooblastil in ali pa je bil v posameznem zapisniku podan predlog uvedbe disciplinskega postopka. Organ zato še vedno meni, da podatke o podanih predlogih za naznanitev kaznivega dejanja in podatke o uvedbi postopka odvzema javnih pooblastil ter podatke o predlogu uvedbe disciplinskega postopka zoper uradno osebo (za slednjo kategorijo v obdobju od leta 2014 do 14.2.2017) ni možno dobiti drugače, kot da organ pregleda vsako zadevo posebej, kar bi pomenilo nesorazmeren vložek časa in truda. V zvezi s predlogom uvedbe disciplinskega postopka zoper uradno osebo, pa kot je pojasnil, se podatek od leta 2017 evidentira v IS IJS, in inšpektorat s tem podatkom razpolaga s tem, da lahko da podatki za leti 2017 in 2018 niso povsem točni. Inšpektorat razpolaga s podatkom o uvedbi disciplinskega postopka zoper uradno osebo v 30 zadevah, kar pomeni, da bi lahko Inšpektorat prosilcu omogočil dostop do prvih strani zapisnikov o opravljenem inšpekcijskem nadzoru od leta 2017 do 14.2.2022.

Glede na obrazložitev v izpodbijani odločbi in dodatna pojasnila organa, IP ugotavlja, da so informacije glede predlogov za odvzem pooblastil, ki so v skladu s 307. čl. ZUP posledica ugotovitev inšpekcijskega nadzora, potencialno vsebovane izključno v samih zapisnikih inšpektorja in da jih organ oz. konkretni inšpektor »izven« zapisnika nikjer posebej ne evidentira, tega ni dolžan voditi na ta način niti mu tega ne omogoča sam informacijski sistem. Organ je namreč z zaslonsko sliko prikazal šifrant »izberite predlagane ukrepe«, med katerimi ni opcije za »odvzem pooblastila«. IP se zato strinja z odločitvijo organa, da bi za ugoditev zahtevi prosilca moral organ vsebinsko analizirati vse inšpekcijske spise, torej vsak spis posebej bi moral organ pregledati in ugotoviti, ali zapisnik vsebuje informacijo, ki je predmet zahteve prosilca ali ne, česar pa na podlagi ZDIJZ ni dolžan storiti. Na takšen način pridobivanja informacij dejansko pomeni ustvarjanje novega dokumenta,  torej izdelava zbirke podatkov, kjer je za njeno pripravo potrebna vsebinska presoja in analiza dokumentov po kriterijih, kot je to v konkretnem primeru. Ob tem IP še pojasnjuje, da v danem primeru ne gre za vprašanje, katere dokumente organ ima, temveč, ali je dolžan na zahtevo prosilca vložiti nesorazmeren vložek časa in truda, da bi analiziral dokumente in pripravil zbir dokumentov po kriterijih, kot jih zahteva prosilec, kar pa predstavlja ustvarjanje novega dokumenta. Takšna je tudi sodna praksa, na katero se sklicuje tudi organ v izpodbijani odločbi. V tem delu je torej pritožba prosilca neutemeljena, odločitev organa pa pravilna.

Nekoliko drugačno pa je dejansko stanje glede dostopa do predlogov za uvedbo disciplinskega postopka od leta 2015 do danes, saj je organ v dodatnem pojasnilu ugotovil, da se omenjeni predlog ne nahaja zgolj v inšpekcijskem zapisniku, temveč se od leta 2017 tudi ločeno vodi oz. se zavede v informacijskem sistemu. Kot je organ pojasnil, šifrant »izberite predlagane ukrepe« vsebuje tudi navedeni ukrep, t. j. »da v skladu s svojimi pristojnostmi preuči potrebo po uvedbi disciplinskega postopka zoper uradno osebo«, kar pomeni, da se predlog uvedbe disciplinskega postopka zoper uradno osebo dejansko evidentira tudi v IS IJS, zaradi česar je organ pritrdil, da gre v tem delu zahteve za podatke, s katerimi organ v omejenem obsegu, torej od leta 2017 naprej, razpolaga. Organ je torej v tem delu zahteve zmotno in nepopolno ugotovil dejansko stanje, zato je treba izpodbijano odločbo v tem delu odpraviti, na podlagi tretjega odstavka 251. člena ZUP.

Slednje pa ne velja za obdobje od leta 2015 do konca leta 2016, saj IP nima razloga, da organu ne bi verjel, da so bili predlogi za uvedbo disciplinskega postopka v tem obdobju potencialno vsebovani izključno v samih zapisnikih inšpektorja in da jih organ oz. konkretni inšpektor »izven« zapisnika ni nikjer posebej evidentiral. Ker gre v tem delu enako kot opisano zgoraj, za zahtevo, ki bi jo organ pridobil šele na podlagi analize vsake zadeve oz. inšpekcijskega zapisnika posebej, kar bi pomenilo ustvarjanje novega dokumenta, česar pa organ po ZDIJZ, kot rečeno, ni dolžan storiti. V tem delu, za obdobje od leta 2015 do konec leta 2016, je torej pritožba neutemeljena.

Prosilec je nadalje zahteval »kopije vseh prvih strani naznanil oziroma kazenskih ovadb, ki jih je pri opravljanju nadzora, ko je v postopkih nadzora ugotovljeno, da ima dejanje uradne ali druge osebe v konkretni upravni zadevi znake kaznivega dejanja, za katero se storilec preganja po uradni dolžnosti, upravna inšpekcija, sprožila ali naznanila od leta 2014 do danes (dne 10. 2. 2022), skladno s 307. d členom ZUP«. Na podlagi poziva IP, da pri naznanilu oz. kazenski ovadbi ni mogoče slediti organu, da gre za »vsebinsko« presojo, temveč za konkretni dokument, je organ pritrdil IP, da se dejansko izdela nov dokument, ki pa se dokumentira v že obstoječi inšpekcijski zadevi. Da bi zadostil zahtevi prosilca, bi po navedbah organa, moral pregledati vse rešene inšpekcijske zadeve, ali v spisu obstaja naznanilo oz. kazenska ovadba in za potrebe prosilca natisniti prvo stran, kar je po oceni organa ustvarjanje nove evidence. IP pojasnilu organa ne more slediti. O »ustvarjanju« dokumenta govorimo takrat, kadar organ svoje dokumente vsebinsko analizira po kriterijih prosilca, med tem ko je v konkretnem primeru predmet zahteve konkretni, že obstoječi dokument, to je kazenska ovadba, ki se potencialno lahko nahaja v inšpekcijskem spisu. Res je, da je treba v takšnem primeru spise odpreti (fizično ali v informacijskem sistemu SPIS) in pogledati, če vsebuje naznanilo ali kazensko ovadbo, vendar to ne prestavlja »vsebinske analize«, saj se v inšpekcijskem spisu potencialno lahko nahaja zgolj dokument, ki je predmet zahteve. Organ namreč ni zatrjeval, da bi bile lahko v inšpekcijskih spisih kakšne kazenske ovadbe ali naznanila, ki ne bi bila v zvezi s 307. d členom ZUP, kar je predmet zahteve, in bi torej moral organ še vsebinsko dokument pregledati oz. analizirati, ali ustreza zahtevi prosilca, slednje pa ne izhaja niti iz samega zakona. IP ob tem posebej poudarja, da čas in delo iskanja zahtevanih dokumentov, pa tudi velik obseg zahtevanih dokumentov, nikakor ne sme in ne more biti razlog za zavrnitev zahteve prosilca, saj ZDIJZ te omejitve ne daje. To izhaja tudi iz sodbe Upravnega sodišča RS št. U 92/2006-8 z dne 4. 10. 2007, v kateri je sodišče zavzelo stališče, da »veliko dela za organ« ni zakonska izjema po ZDIJZ, zaradi katere bi bilo mogoče dostop zavrniti. IP torej ne more slediti organu, da zgolj zato, ker do zahtevanih informacij ne more priti na način »računalniškega izpisa«, lahko dostop do zahtevanih informacij zavrne. Poleg tega pa organ tudi v dodatnem pojasnilu ni obrazložil, kakšen ugotovitveni postopek je izvedel, tudi z vidika »iskanja« dokumenta v informacijskem sistemu (npr. vnos iskalnih pogojev v podatkovnih bazah (Lotus notes): kazenska ovadba, naznanilo), da bi zadostil zahtevi prosilca. IP je zato odločil, da je v tem delu zahteve organ zmotno in nepopolno ugotovil dejansko stanje, zato je treba izpodbijano odločbo tudi v tem delu odpraviti, na podlagi tretjega odstavka 251. člena ZUP.

IP je dolžan spoštovati temeljna načela upravnega postopka, zato mora upoštevati tudi načelo ekonomičnosti postopka iz 14. člena ZUP in zato postopek voditi hitro, kar pomeni s čim manjšo zamudo za stranke in druge udeležence v postopku, vendar tako, da se preskrbi vse, kar je potrebno, da se lahko ugotovi dejansko stanje, zavarujejo pravice in pravne koristi stranke ter izda zakonita in pravilna odločba. Ker je organ z izpodbijano odločbo napačno ugotovil dejansko stanje glede razpolaganja z zahtevanimi dokumenti, je IP ocenil, da bo pomanjkljivosti postopka na prvi stopnji hitreje in bolj ekonomično odpravil sam organ prve stopnje, ki podrobno pozna vsa relevantna dejstva v zvezi z zahtevano dokumentacijo.

V ponovljenem postopku se bo moral organ najprej opredeliti do kriterija materializirane oblike za zahtevane informacije, in sicer:

• prve strani naznanil oziroma kazenskih ovadb, ki jih je pri opravljanju nadzora, ko je v postopkih nadzora ugotovljeno, da ima dejanje uradne ali druge osebe v konkretni upravni zadevi znake kaznivega dejanja, za katero se storilec preganja po uradni dolžnosti, upravna inšpekcija, sprožila ali naznanila, skladno s 307. d členom ZUP, od leta 2014 do 10. 2. 2022 in
• prve strani predlogov za uvedbo disciplinskega postopka, ki jih je predlagala Upravna inšpekcija zoper uradne osebe, ki so z vodenjem ali odločanjem kršile zakon, kot to določa 307. č člen ZUP, od leta 2017 do 10. 2. 2022,

pri čemer mora upoštevati zgoraj pojasnjeno tolmačenje IP o »kriteriju materializirane oblike« in svoje pojasnilo z dne 24. 2. 2022, v katerem je navedel, da razpolaga s 30 zadevami, ki vsebujejo predloge za uvedbo disciplinskega postopka. Glede ugotavljanja obstoja zgoraj navedenih naznanil oziroma kazenskih ovadb je dolžnost organa, da inšpekcijske spise pregleda, bodisi fizično ali v informacijskem sistemu SPIS ter ugotovi, ali vsebujejo zahtevane informacije. Na kakšen način bo organ navedeno izvedel je sicer stvar organizacije organa, vsekakor pa mora v primeru zavrnitve dostopa v odločbi obrazložiti, na kakšen način je prišel do teh ugotovitev (npr. ali in kako je te dokumente iskal v svojih podatkovnih bazah oziroma v konkretnih spisih). Nadalje bo moral organ dokumente, ki ustrezajo zahtevi prosilca in organ z njimi razpolaga, presojati z vidika izjem iz 5.a ali 6. člena ZDIJZ in v primeru morebitnega obstoja izjeme argumentirano navesti, v katerem delu zahtevanih dokumentov podatki predstavljajo izjemo ter ali je možen delni dostop.

Na podlagi vsega navedenega IP zaključuje, da je pritožba delno utemeljena, ker je organ na prvi stopnji glede informacij, ki so navedeni v prvi točki izreka te odločbe, dejansko stanje ugotovil nepopolno oziroma napačno, zato je treba izpodbijano odločbo organa v tem delu odpraviti, na podlagi 3. odstavka 251. člena ZUP. IP je zadevo v tem delu vrnil organu prve stopnje v ponovno odločanje. Organ mora o zadevi odločiti najpozneje v roku 30 (tridesetih) dneh od prejema te odločbe. V delu, v katerem je IP ugotovil, da organ z zahtevanimi informacijami ne razpolaga, je IP, na podlagi 1. odstavka 248. člena ZUP, pritožbo prosilca, kot neutemeljeno zavrnil, kot izhaja iz druge točke izreka te odločbe.

V postopku reševanja te pritožbe niso nastali posebni stroški.

Ta odločba je v skladu s 30. točko 28. člena Zakona o upravnih taksah (Uradni list RS, št. 106/10 – uradno prečiščeno besedilo, 14/15 – ZUUJFO, 84/15 – ZZelP-J, 32/16 in 30/18 – ZKZaš) oproščena plačila upravne takse.

Pouk o pravnem sredstvu:

Zoper prvo točko izreka te odločbe ni dovoljena pritožba, niti upravni spor.

Zoper drugo točko izreka te odločbe ni dovoljena pritožba, pač pa se lahko sproži upravni spor. Upravni spor se sproži s tožbo, ki se vloži v 30 dneh od vročitve te odločbe na Upravno sodišče, Fajfarjeva 33, Ljubljana. Tožba se lahko vloži pisno po pošti ali pri navedenem sodišču. Če se tožba pošlje priporočeno po pošti, se za dan izročitve sodišču šteje dan oddaje na pošto. Tožba z morebitnimi prilogami se vloži v najmanj treh izvodih. Tožbi je treba priložiti tudi to odločbo v izvirniku ali prepisu.

Postopek vodila:

Alenka Žaucer, univ. dipl. prav.

samostojna svetovalka Pooblaščenca

Informacijski pooblaščenec:

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

informacijska pooblaščenka