prosilec - Inšpektorat RS za javni sektor

POVZETEK:

Prosilec je od organa zahteval posredovanje celotne dokumentacije v zvezi s konkretnim inšp. postopkom. Organ je delno ugodil njegovi zahtevi ter mu hkrati zaračunal stroške posredovanja informacij javnega značaja. Zoper odločitev organa se je prosilec pritožil, pri čemer je IP v pritožbenem postopku ugotovil, da javno objavljena telefonska številka in elektornski naslov javne uslužbenke ne predstavljata varovanega osebnega podatka ter da je organ zadostil zakonskim zahtevam glede objave stroškovnika, prav tako pa je prosilca pravilno in pravočasno opozoril na plačilo stroškov posredovanja informacij javnega značaja. Nadalje je organ podrobno pojasnil in utemeljil način anonimizacije v obravnavanem primeru, pri čemer je poudaril, da je pri obračunu sledil zgolj dejanskim materialnim stroškom, ki so nastali pri obravnavi zahteve (npr. ni obračunal kopij, temveč samo pretvorbo v elektronsko obliko) ter da nima ustreznih znanj in veščin, da bi lahko z gotovostjo potrdil, da je uporaba računalniških orodij varna, in sicer na način, da ni možno razkriti varovanih podatkov. 

ODLOČBA:

Številka: 090-130/2021/8

Datum: 17. 5. 2021

Informacijski pooblaščenec (v nadaljnjem besedilu IP) po informacijski pooblaščenki Mojci Prelesnik izdaja na podlagi 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, številka 113/05, 51/07 – ZUstS-A; v nadaljnjem besedilu ZInfP), tretjega in četrtega odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/06 – UPB, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZDIJZ) ter prvega odstavka 248. odstavka Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06 – UPB, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZUP), o pritožbi ………. (v nadaljevanju prosilec), z dne 18. 4. 2021, zoper odločbo Inšpektorata za javni sektor, Tržaška 21, 1000 Ljubljana (v nadaljevanju organ), št. 090-21/2021/10 z dne 6. 4. 2021, v zadevi dostopa do informacije javnega značaja, naslednjo

O D L O Č B O:

1. Pritožba prosilca z dne 18. 4. 2021 zoper odločbo Inšpektorata za javni sektor, št. 090-21/2021/10 z dne 6. 4. 2021, se zavrne.

2. V tem postopku posebni stroški niso nastali.

O b r a z l o ž i t e v :

Prosilec je dne 11. 3. 2021 po elektronski poti na organ naslovil zahtevo po posredovanju vseh informacij javnega značaja vezanih na izvajanje postopka št. 0611-47/2019, pri čemer je zaprosil za vključitev vseh dokumentov, ki jih je organ izdelal sam, v sodelovanju z drugim organom, ali pridobil od drugih oseb v povezavi z omenjenim postopkom. Zaprosil je, da se mu informacije posredujejo v elektronski obliki ter v primeru, da mu bo organ za posredovanje zaračunal stroške, ga o tem tudi vnaprej obvesti.

O zahtevi prosilca je organ odločil z odločbo št. 090-21/2021/10 z dne 6. 4. 2021, s katero je odločil:

1. da so določene informacije prosto dostopne in se dostop do njih v celoti ugodi,
2. da določene informacije vsebujejo varovane osebne podatke in se jih pri posredovanju prekrije,
3. da določene informacije niso prosto dostopne, saj ni mogoča uporaba instituta delnega dostopa in se dostop v celoti zavrne ter
4. o stroških, in sicer je za posredovanje zahtevane dokumentacije prosilcu zaračunal znesek v višini 30,60 eur.

Dne 18. 4. 2021 je prosilec zoper odločitev organa vložil pritožbo, s katero je pritožbeni organ zaprosil, da preveri pravilnost (zakonitost) izdane odločbe. Iz posredovane dokumentacije in odločbe je namreč razbral:

• da je organ tiskal in skeniral tudi dokumente, s katerimi je razpolagal v elektronski obliki, pa čeprav nekaterih od njih domnevno ni bilo potrebno anonimizirati. Sprašuje se, zakaj mu organ vsaj teh dokumentov ni posredoval v enaki obliki, kot z njimi razpolaga. Meni, da je organ s tem neupravičeno povzročil nastanek določenega dela materialnih stroškov. Iz dokumentov je namreč razbrati, da je organ od zavezanca za nadzor vse dokumente prejel v elektronski obliki in jih v elektronski obliki tudi hrani v svojem sistemu, zato mu ni jasno, zakaj je bilo treba dokumente iz 1. točke izreka odločbe tiskati in ponovno skenirati,
• da je organ različno obravnaval osebne podatke javnih uslužbencev. Prekril je npr. telefonsko številko in elektronski naslov inšpektorice, ki je vodila inšpekcijski postopek, hkrati pa dovolil dostop do telefonske številke in elektronskega naslova javne uslužbenke, ki je sodelovala v postopku pri zavezancu za nadzor. Navedeno se mu zdi neskladno z obrazložitvijo odločbe, v kateri organ na več straneh razlaga pravno podlago, zaradi katere naj bi šlo v obeh primerih za varovane osebne podatke. Domneva, da naj bi bili podatki o elektronskem naslovu in telefonski številke inšpektorice organa in uslužbenke občinske uprave prosilcem za dostop do informacij javnega značaja enako dostopni. Sprašuje se, ali je organ neupravičeno zavrnil dostop do neposrednih kontaktnih podatkov inšpektorice ali neupravičeno dovolil dostop do neposrednih kontaktnih podatkov uslužbenke občinske uprave ter
• da je organ podobno ravnal tudi z osebnimi podatki (npr. datumom rojstva) javne uslužbenke v zvezi s katero je izvajal inšpekcijski nadzor. Številne dokumente je organ prepoznal kot potrebne za anonimizacijo, ker vsebujejo npr. samo podatek o dnevu rojstva omenjene osebe, jih zato fotokopiral, anonimiziral in skeniral, pri čemer so zaradi navedenega nastali tudi materialni stroški. Vendar pa organ datuma rojstva javne uslužbenke ni prekril na ocenjevalnem listu za določeno obdobje, kar mu je omogočilo seznanitev s podatkom, ki ga je organ sicer dosledno prekrival. Sprašuje se, ali se organ ni zaman trudil s prekrivanjem in ali ni v zvezi s tem prišlo tudi do neupravičenih stroškov, saj je organ prekrival podatke, ki jih je prosilcu že razkril.

Pritožbeni organ naproša, da na podlagi navedenih ugotovitev preveri in presoja pravilnost ravnanja organa v 1., 2. in 4. točki izpodbijane odločbe.

Organ je po preizkusu procesnih predpostavk in odločitvi, da izpodbijane odločbe ne bo spremenil, na podlagi 245. člena ZUP, pritožbo prosilca odstopil v reševanje IP.

Pritožba je neutemeljena.

IP je pritožbo prosilca kot pravočasno, dovoljeno in vloženo po upravičeni osebi vzel v obravnavo. Kot organ druge stopnje je skladno z 247. členom ZUP izpodbijano odločbo organa preizkusil v delu, v katerem jo je prosilka izpodbijala in v mejah njenih pritožbenih navedb. Po uradni dolžnosti je preizkusil, ali ni v postopku na prvi stopnji prišlo do bistvenih kršitev postopka in ali ni bil prekršen materialni zakon. V zvezi z navedenim IP dodaja, da se prosilec izrecno pritožuje zoper 1. , 2. in 4. točko izreka odločbe, ne pa tudi zoper 3. točko izreka.

V obravnavani zadevi je sporno, ali je organ pravilno uporabil določbo 3. točke prvega odstavka 6. člena ZDIJZ ter ali je organ prosilcu upravičeno zaračunal stroške posredovanje informacij javnega.

Osebni podatki

Organ na podlagi določbe 3. točke prvega odstavka 6. člena ZDIJZ zavrne dostop do zahtevanih informacij, če se zahteva nanaša na osebni podatek, katerega razkritje bi pomenilo kršitev varstva osebnih podatkov v skladu z zakonom, ki ureja varstvo osebnih podatkov. Ugotoviti gre, da se je 25. 5. 2018 začela uporabljati Splošna uredba o varstvu podatkov, ki predstavlja tisti pravni akt, ki ureja varstvo osebnih podatkov in v določenih delih zamenjuje Zakon o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1; v nadaljevanju ZVOP-1). V določenih delih se torej ZVOP-1 ne uporablja več. Ob tem je mogoče ugotoviti, da predmetna uredba bistveno ne spreminja definicije upravljavca in obdelovalca osebnih podatkov in ne definicije osebnega podatka ter ne spreminja definicije javnega in zasebnega sektorja.

V skladu z definicijo osebnega podatka po določilu člena 4(1) Splošne uredba o varstvu podatkov pomeni osebni podatek pomeni katerokoli informacijo v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom, pri čemer je določljiv posameznik tisti, ki ga je mogoče neposredno ali posredno določiti, zlasti z navedbo identifikatorja, kot je ime, identifikacijska številka, podatki o lokaciji, spletni identifikator, ali z navedbo enega ali več dejavnikov, ki so značilni za fizično, fiziološko, genetsko, duševno, gospodarsko, kulturno ali družbeno identiteto tega posameznika (prva točka 4. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov).

IP je tako preveril, ali je za obdelavo osebnih podatkov (posredovanje podatkov prosilcu oziroma javnosti) podana ustrezna pravna podlaga. Obdelava osebnih podatkov je zakonita, če je podana ena od pravnih podlag, ki jih določa Splošna uredba o varstvu podatkov v prvem odstavku člena 6. Ker organ spada med upravljavce in obdelovalce osebnih podatkov, ki sodijo v javni sektor, veljajo zanj naslednje pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov:

(a) posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov (kadar ne gre za izvajanje javnih nalog);

(b) obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c) obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(e) obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu.

Prosilec je v pritožbi navedel, da je organ različno obravnaval osebne podatke (elektronski naslov, telefonska številka) javnih uslužbencev, tj. inšpektorice, ki je vodila inšpekcijski postopek ter javne uslužbenke, ki je sodelovala v postopku pri zavezancu za nadzor. Osebnih podatkov slednje organ v posredovanih dokumentih ni varoval, kar pomeni, da jih je prosilcu razkril, pri čemer pa je te iste osebne podatke inšpektorice, ki je vodila inšpekcijski postopek, varoval. V zvezi z navedenim je organ ob odstopu pritožbe pojasnil, da je pred anonimizacijo preverjal, ali so telefonske številke in elektronski naslovi javnih uslužbencev objavljeni na spletnih straneh organa. Zaposleni pri organu nimajo objavljenih internih telefonskih številk in elektronskih naslovov (razen objave telefonske številke uradnih oseb za posredovanje informacij javnega značaja), imajo pa objavljen elektronski naslov in telefonsko številko, ki je namenjena za poslovanje z organom. Organ zato v konkretnem primeru ni imel zakonske podlage za razkritje telefonske številke in elektronskega naslova inšpektorice. Glede javne uslužbenke, ki je sodelovala v procesu nadzora, pa organ meni, da takšna odločitev ni sporna, saj sta njen elektronski naslov kot tudi telefonska številka javno objavljena na spletnem naslovu: https://www.kranj.si/mestna-obcina/mestna-uprava/sektor-za-finance-in-splosne-zadeve. Ker so osebni podatki javno dostopni na spletni strani Mestne občine Kranj, jih organ ob posredovanju ni prekrival.

IP v celoti sledi navedbam organa in dodaja, da drugi odstavek 106. člena ZVOP-1 določa, da lahko upravljavci osebnih podatkov javnosti posredujejo in javno objavijo osebno ime, naziv ali funkcijo, službeno telefonsko številko in naslov službene elektronske pošte predstojnika in tistih zaposlenih, katerih delo je pomembno zaradi poslovanja s strankami oziroma uporabniki storitev, do uveljavitve posebnega zakona, ki bo uredil ta vprašanja. V konkretnem primeru torej posebnega varstva ne uživata podatek o elektronskem naslovu in telefonski številki javne uslužbenke, zaposlene v Mestni občini Kranj, saj je delodajalec navedene podatke očitno posredoval na svetovni splet z namenom zagotavljanja javnosti in odprtosti delovanja organov. O navedenem se je prepričal tudi IP z vpogledom na spletno stran, kjer je na zgornji povezavi objavljena njena telefonska številka ter elektronski naslov (ta se pokaže s klikom na osebno ime javne uslužbenke). Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov, tj. posredovanje navedenih osebnih podatkov javne uslužbenke prosilcu, je podana, zato gre prosilčevo pritožbo v tem delu zavrniti.

V zvezi z navedbo prosilca, da je organ kljub doslednemu prekrivanju podatka o datumu rojstva javne uslužbenke, le-tega razkril v enem izmed dokumentov, IP pojasnjuje, da je skladno  z 2. členom ZInfP pristojen za odločanje o pritožbi, s katero je organ zavrgel ali zavrnil zahtevo ali kako drugače kršil pravico do dostopa ali ponovne uporabe informacije javnega značaja. Upoštevajoč navedeno, se IP glede že posredovanih osebnih podatkov, ne opredeljuje, saj  ugotavlja, da v okviru postopka pritožbe zoper odločbo, izdano v zadevi dostopa do informacije javnega značaja, nima pristojnosti odločati o razkritem podatku. Navedeno dejanje namreč ne more biti predmet presoje pritožbenega postopka po določilih ZDIJZ, saj z razkritjem organ ni zavrgel ali zavrnil zahteve ali kako drugače kršil pravice do dostopa ali ponovne uporabe informacije javnega značaja. Lahko pa je takšno dejanje predmet obravnave drugih postopkov.

Stroški

Z izpodbijano odločbo je organ v 4. točki izreka odločil tudi o stroških posredovanja informacij javnega značaja, in sicer je prosilcu naložil plačilo zneska v višini 30,60 eur. Prosilec se z višino stroškov ne strinja, pri čemer se sprašuje, zakaj je organ dokumente, ki jih ni bilo treba anonimizirati, tiskal in nato zopet pretvarjal v elektronsko obliko, ko pa je s temi dokumenti že razpolagal v elektronski obliki.

IP pojasnjuje, da je nesporno, da lahko organ v skladu z drugim odstavkom 34. člena ZDIJZ zaračuna prosilcu stroške posredovanja zahtevanih informacij, torej za posredovanje prepisa, fotokopije ali elektronskega zapisa, vendar le v primeru, če pri tem izpolni oziroma zadosti vsem zakonskim določbam, ki urejajo zaračunljivost stroškov posredovanja informacij. ZDIJZ namreč v prvem odstavku 36. člena določa, da mora vsak organ v svojem katalogu informacij javnega značaja objaviti stroškovnik iz 35. člena ZDIJZ ter ga dati na vpogled vsakemu prosilcu. Hkrati je glede na tretji odstavek 36. člena ZDIJZ organ dolžan prosilca opozoriti na plačilo stroškov in, če prosilec to zahteva, prosilcu vnaprej sporočiti višino stroškov, ki mu jih bo zaračunal za posredovanje informacij. Način zaračunavanja stroškov oziroma stroške, ki jih organ lahko zaračuna, pa v skladu z določbo drugega odstavka 35. člena ZDIJZ ureja Uredba o posredovanju in ponovni uporabi informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 24/16; v nadaljevanju Uredba).

Ob upoštevanju navedenih določb je vsebinska presoja pritožbe zoper odločitev o stroških v postopku po ZDIJZ dvostopenjska. Primarno je treba ugotoviti, ali je organ zadostil zahtevam glede objave stroškovnika ter ali je organ prosilca opozoril na plačilo stroškov. Šele ob navedenih predpostavkah, ki morata biti podani kumulativno, je na vrsti presoja utemeljenosti same višine stroškov.

V zvezi z navedenim pa je treba opozoriti, da določbe prvega odstavka 36. člena ZDIJZ ni mogoče razumeti v smislu, da organ stroškov ne sme zaračunati, če stroškovnika ne objavi. Po spremembi zakonodaje (novela ZDIJZ-C) je namreč stroškovnik v skladu z določbami 35. člena ZDIJZ določen enotno, pri čemer so pravila zaračunavanja natančno določena v Uredbi. Posledično ima prosilec vedno možnost preveriti, na kakšen način oziroma v kakšni višini lahko organ zaračuna stroške, saj je le-ta objavljen v obliki Uredbe, ki je javno objavljena in dostopna vsakomur.

Ne glede na predhodno navedeno, pa še vedno obstaja obveznost organa, da prosilca vnaprej obvesti o tem, da namerava stroške zaračunati. Določba tretjega odstavka 36. člena ZDIJZ se ni spremenila, je pa bistvenega pomena za to, da si prosilec, še preden mu organ posreduje zahtevane informacije, lahko premisli, ko izve, da mu organ za posredovanje namerava zaračunati stroške. Navsezadnje ima, glede na isto določbo ZDIJZ, prosilec tudi pravico zahtevati, da mu organ vnaprej sporoči višino stroškov, ki mu jih bo zaračunal za posredovanje informacij.

Iz posredovane dokumentacije izhaja, da je organ z dopisom št. 090-21/2021/2 z dne 11. 3. 2021 prosilca obvestil o nastanku predvidenih stroškov posredovanja informacij javnega značaja, pri čemer je opravil okvirni obračun in mu posredoval specifikacijo stroškov, ki naj bi nastali pri obravnavi njegove zahteve. Istega dne je prosilec po elektronski poti organ obvestil, da želi prejeti zahtevane dokumente v papirni obliki, saj, če prav razume, bo s tem odpadel tisti del stroškov, ki se nanaša na skeniranje vseh dokumentov, kar po njegovem mnenju pomeni, da se bodo skupni materialni stroški več kot prepolovili. Zaprosil je za potrditev, da obračun razume prav. Uradna oseba za posredovanje informacij javnega značaja mu je pojasnila, da v kolikor posredujejo kopije po pošti, se obračunajo stroški za dvakratno kopiranje (najprej kopija za anonimizacijo in potem anonimizirano ponovno v fizično kopijo) v višini cca 25,8 eur ter stroški poštnine, ki so odvisni od teže pošiljke. Ker obračuna, kakršnega je opisala uradna oseba za posredovanje informacij javnega značaja, prosilec ni razumel, je ponovno zaprosil za pojasnilo. Primerjal je namreč oba izračuna, pri čemer ga zanima, zakaj se enaka obdelava in priprava dokumentov (kopiranje na papir, anonimizacija na papirju in izdelava novih anonimiziranih kopij) v dveh primerih obračuna različno. Navaja, da če je prav razumel, naj bi šlo za enak oz. isti postopek, za katerega naj bi domnevno nastali tudi isti stroški. Uradna oseba za posredovanje informacij javnega značaja je ponovno pojasnila specifikacijo in višino stroškov ter dodala, da razlike v obeh primerih ni v prvem koraku. Razlika pa je v drugem koraku, ko so kopije že anonimizirane. V prvem primeru znaša pretvorba ene strani dokumenta formata A4 iz fizične v elektronsko obliko 0,08 eur, v drugem primeru pa se zaračuna ponovno fotokopiranje anonimizirane kopije, ki znaša 0,06 eur. Poleg tega se v drugem primeru zaračuna tudi poštnina za posredovanje podatkov, ki pa je odvisna od teže pošiljke. Poudari, da bo število poslanih strani večje od obračunanih, saj nekateri dokumenti ne potrebujejo anonimizacije, zato tudi niso upoštevani pri obračunu. Z elektronskim sporočilom z dne 15. 3. 2021 je prosilec sporočil, da želi prejeti dokumente v elektronski obliki, tako kot je to navedel v prvotnem zahtevku.

Ob odstopu pritožbe je organ pojasnil, da se dokumenti iz 1. točke izreka nahajajo v obliki elektronskih sporočil in uradnega zaznamka evidentiranih v SPIS-u, v obliki prilog vhodnih ali izhodnih dokumentov in kot izhodni dokumenti organa. Organ je moral zahtevane dokumente, ki se nahajajo v obliki elektronskih sporočil in uradnega zaznamka, najprej natisniti iz evidence SPIS in potem pretvoriti v elektronsko obliko, da jih je lahko prosilcu posredoval v izvorni obliki. Nadalje glede posredovanih prilog pojasnjuje, da teh dokumentov ni bilo mogoče samo posredovati prosilcu, čeprav jih je organ prejel v elektronski obliki. Dokumenti, ki jih ni bilo potrebno anonimizirati, so se namreč nahajali med dokumenti, ki pa jih je bilo potrebno anonimizirati v eni skupni datoteki (torej več dokumentov v eni datoteki). Teh dokumentov ni bilo možno izločiti na drugačen način, kot da se natisnejo in se jih potem ponovno pretvori v elektronsko obliko. Če bi namreč organ prosilcu posredoval informacije, kot jih je prejel (brez da bi pretvarjal v kakršnokoli drugo obliko), bi prosilec prejel poleg dokumentov tudi dokumente, ki pa jih je bilo potrebno anonimizirati. Organ je še pojasnil, da se dokument št. 0611-47/2019-13 z dne 8. 3. 2019  (zaključni zapisnik) nahaja samo v fizični obliki. Prosilcu se v vseh navedenih primerih iz 1. točke izreka kopiranje dokumentov ni obračunalo, čeprav jih je organ dejansko naredil, saj drugače ni bilo možno ponovno skeniranje, temveč je obračunal zgolj  pretvorbo v elektronsko obliko, kar je razvidno iz izreka v 4. točki izpodbijane odločbe ter obrazložitve k 4. točki izreka te odločbe. Organ je tako pri obračunu sledil dejanskim materialnim stroškom, ki so nastali pri obravnavi zahteve, o čemer je pravočasno in natančno obvestil prosilca.

Glede na pritožbeno navedba prosilca o načinu izvedbe anonimizacije v obravnavanem primeru, je IP organ pozval, da pojasni, zakaj se je odločili za način anonimizacije, kot ga je uporabili v izpodbijani odločbi ter da pojasni, ali razpolaga z računalniškimi orodji, ki bi omogočala (direktno) ananomizacijo dokumentov v elektronski obliki. Na navedeni poziv je organ odgovoril z dopisom z dne 11. 5. 2021, v katerem je navedel, da z zahtevanimi dokumenti (celoten spis v zadevi 0611-47/2019) razpolaga v obliki:

• elektronskih sporočil (e- pošta), ki so evidentirana v SPIS. Vsa elektronska sporočila je moral organ najprej natisniti iz evidence dokumentarnega gradiva – SPIS in jih nato pretvoriti v elektronsko obliko pdf, da jih je lahko posredovali prosilcu. SPIS namreč ne omogoča direktne pretvorbe v pdf obliko, razen pri podpisovanju. Elektronska sporočila, ki so vsebovala varovane podatke, je organ anonimiziral tako, da je fizično anonimiziral natisnjene izvode in jih potem pretvoril nazaj v elektronsko obliko, da jih je lahko posredoval prosilcu na način, kot je izrazil v svoji zahtevi,
• uradnega zaznamka. Tekst UZ je bil vnesen direktno v SPIS in ne kot dokument – organ je postopal na enak način kot v zgornjem primeru,
• fizičnih dokumentov. Gre za dokument (zaključni zapisnik iz 1. točke izreka), katerega je organ pretvoril iz fizične oblike v elektronsko in za dokumente, na katerih je bilo potrebno izvesti delni dostop (zapisnik o inšpekcijskem nadzoru iz 2. točke izreka), kjer je organ najprej naredil kopijo fizičnega dokumenta, na kopiji naredili anonimizacijo varovanih podatkov in ga pretvoril v elektronsko obliko,
• dokumenta v pdf obliki. Gre za dokument, na katerem je bilo potrebno izvesti delni dostop (osnutek zapisnika o inšpekcijskem nadzoru iz 2. točka izreka), najprej naredil kopijo elektronskega dokumenta, na kopiji opravil anonimizacijo varovanih podatkov in ponovno pretvoril v elektronsko obliko in
• skeniranih dokumentov (priloge), katere je inšpektorica prejela v elektronski obliki (skenirani originalni dokumenti v obliki pdf. datotek). V prilogah je bilo v eni pdf. datoteki združenih več dokumentov, ki jih ni bilo možno prosilcu samo posredovati, saj jih je bilo potrebno najprej ločiti od drugih dokumentov. V eni datoteki so bili namreč združeni različni dokumenti, med katerimi so bili nekateri takšni, da so bili prosilcu prosto dostopni, drugi pa takšni, da jih je bilo potrebno anonimizirati. Organ ne pozna drugačnega načina, kot da datoteko z vsemi dokumenti najprej natisne, izloči med njimi dokumente, ki jih je potrebno anonimizirati in potem ponovno spremeni v elektronsko obliko. 

Organ je ob tem poudaril, da je pri tem uporabil veljaven stroškovnik, prosilca o tem obvestil, pojasnil možnost posredovanja v fizični (ker je vmes prosilec dopolnil zahtevo, da želi dokumente v fizični obliki) in elektronski obliki in mu na koncu posredoval dokaj natančno oceno predvidenih stroškov postopka (ocenjena vrednost stroška je bila 30,10 €, končni izračun pa je znašal 30,60 €), s čimer se je prosilec tudi strinjal (elektronsko sporočilo prosilca z dne 15. 3. 2021). Iz navedenega izhaja, da je organ zadostil zahtevam glede objave stroškovnika, prav tako je prosilca pravilno in pravočasno opozoril na plačilo stroškov posredovanja informacij javnega značaja. 

V zvezi z uporabo računalniških orodij in direktno anonimizacijo je organ pojasnil, da nima svojih kadrov za pokrivanje področja informatike in vsega, kar spada v to področje. Kot organ v sestavi Ministrstva za javno upravo uporablja podporne službe ministrstva - Direktorat za informatiko. Organ je že konec leta 2019 in na začetku leta 2020 proučeval možnost uporabe računalniških orodij, ki bi jih lahko uporabljali za anonimizacijo dokumentov, s katerimi razpolaga v elektronski obliki, vendar tako, da pri tem ne bi prišlo do morebitne možnosti razkritja varovanih (in zato zakritih) podatkov. Glede na pojasnilo Direktorata za informatiko, da ni namenske sistemske programske opreme za anonimizacijo na ministrstvu (kar posledično pomeni  tudi ne za organ), je bil organ mnenja, da je način, ki ga uporablja  trenutno, najbolj zanesljiv. Dodaja, da sicer razpolaga z orodji kot so Adobe Acrobat Reader DC, ki pa po mnenju Direktorata za informatiko ni ustrezna rešitev. Ena od možnih rešitev bi lahko bil plačljivi Adobe Acrobat Pro DC, s katerim pa organ ne razpolaga. Brezplačna rešitev sicer je Foxit Reader,  ki pa bi ga bilo treba predhodno testirati, ali zadostuje vsem potrebam (uporabnim, časovnim, varnostnim,…). Organ sam ne more preveriti, ali uporaba tega programa ustreza vsem varnostnim zahtevam, saj nima ustreznih znanj in veščin, da bi lahko z gotovostjo potrdil, da je uporaba tega orodja varna, tako da ni možno razkriti varovanih podatkov. Splošna uredba o varstvu podatkov in ZVOP-1 pa sta glede varovanja osebnih podatkov jasna. Direktorat za informatiko je organ opozoril, da je pri anonimizaciji zelo pomembno predvsem dejstvo, da le-to ni samo prekrivanje teksta, ampak tudi prekrivanje drugih podatkov, kot so: metapodatki, vdelana vsebina in priložene datoteke, skripti, skrite plasti, vdelani indeksi za iskanje, shranjeni podatki obrazcev, podatki o pregledih in komentarjih, komentarji, skriti v telesu datoteke PDF, skriti podatki prejšnjih shranjevanj dokumenta, skrito besedilo in slike, nesklicevani podatki, povezave, dejanja in javanski skripti, prekrivajoči se predmeti itd. To posledično pomeni veliko možnosti za »pozabljeno« prikrivanje oz. tudi kasnejše »razkrivanje« podatkov, v kolikor programska rešitev ni ustrezna oz. je neustrezno (napačno) uporabljena, zato organ meni, da je najvarnejši način anonimizacije način, po katerem deluje - pretvorba v fizičen dokument, anonimizacija in nato pretvorba nazaj v elektronsko obliko. Takšna anonimizacija je zelo učinkovita in varna, saj ne dopušča niti teoretične možnosti naknadnega spreminjanja ali razkrivanja prekritih podatkov. V elektronskih rešitvah pa ta možnost vedno obstaja.

Tudi ministrstvo - Sektor za transparentnost, integriteto in politični sistem, je mnenja, da je način, ki ga uporablja organ, pravilen. Organ izpostavlja, da pozdravlja boljše, enostavnejše in hitrejše načine anonimizacije, v kolikor obstajajo in zagotavljajo dokončno anonimizacijo. Glede na dejstvo, da niti zakonodaja ne narekuje, na kakšen način se opravi anonimizacija in da v tem trenutku ne obstaja krovna rešitev in zagotovilo, na kakšen način naj se izvede anonimizacija, da pri tem ne bi bila ogrožena varnost anonimiziranih podatkov in da v nobenem primeru ne bi bilo možnosti razkritja podatkov, organ zaenkrat opravlja anonimizacijo na način, kot ga je opisal in vsekakor sledi, da je tudi za prosilca v skladu z vsemi zakonskimi določili.

IP na tem mestu izpostavlja še sodbo Vrhovnega sodišča RS, št. X Ips 338/2016 z dne 7. 2. 2018, v kateri je sodišče zapisalo, da »mora organ prosilcu posredovati zahtevane informacije, ki jih je mogoče iz podatkovne zbirke pridobiti z uporabo tistih orodij, ki so za dostopanje do navedenih elektronskih podatkov na voljo in so sestavni del njihove običajne uporabe«. To pomeni, da od organa ni mogoče zahtevati, da »pridobiva nova orodja«, s katerimi bi lahko izvedel (delni) dostop do zahtevanih informacij, ne glede na to, ali so ta prosto dostopna ali ne, pri čemer se pri prosto dostopnih lahko postavi tudi vprašanje varnosti pridobivanja takšnih orodij s svetovnega spleta, na kar je zgoraj opozoril tudi organ sam.

Iz vsega ugotovljenega izhaja, da je organ pravilno in utemeljeno zaračunal stroške dostopa do zahtevanih informacij javnega značaja. Kot je razvidno iz dokumentacije, je organ zadostil zakonskim zahtevam glede objave stroškovnika, prav tako pa je prosilca pravilno in pravočasno opozoril na plačilo stroškov posredovanja informacij javnega značaja. Nadalje je organ podrobno pojasnil in utemeljil način anonimizacije v obravnavanem primeru (slednje namreč prosilec izpodbija v pritožbi in ne morebiti npr. število prejetih dokumentov), pri čemer je poudaril, da je pri obračunu sledil zgolj dejanskim materialnim stroškom, ki so nastali pri obravnavi zahteve (npr. ni obračunal kopij, temveč samo pretvorbo v elektronsko obliko) ter da nima ustreznih znanj in veščin, da bi lahko z gotovostjo potrdil, da je uporaba računalniških orodij varna, in sicer na način, da ni možno razkriti varovanih podatkov. IP poudarja, da je vprašanje, ali je delni dostop tehnično izvedljiv v elektronski obliki, odvisno od vsakega konkretnega pritožbenega postopka in dejanskih okoliščin, ki dopuščajo tak način anonimizacije. V obravnavanem primeru je IP ugotovil, da način anonimizacije, kot ga opisuje prosilec v pritožbi, ni mogoč.

Sklepno

Upoštevajoč vse zgoraj navedeno je pritožba prosilca neutemeljena, zato jo je IP na podlagi prvega odstavka 248. člena ZUP zavrnil, kot izhaja iz 1. točke izreka te odločbe.

Na podlagi petega odstavka 213. člena ZUP, ki se smiselno uporablja tudi za odločbo o pritožbi (prvi odstavek 254. člena ZUP), se v izreku odloči tudi o tem, ali so nastali stroški postopka. IP je ugotovil, da v tem postopku posebni stroški niso nastali (kot to izhaja iz točke 3. izreka te odločbe).

Ta odločba je v skladu s 30. točko 28. člena Zakona o upravnih taksah (Uradni list RS, št. 42/2007 - uradno prečiščeno besedilo s spremembami in dopolnitvami) oproščena plačila upravne takse.

Pouk o pravnem sredstvu:

Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, pač pa se lahko sproži upravni spor. Upravni spor se sproži s tožbo, ki se vloži v 30 dneh od vročitve te odločbe na Upravno sodišče, Fajfarjeva 33, Ljubljana. Tožba se lahko vloži pisno po pošti ali pri navedenem sodišču. Če se tožba pošlje priporočeno po pošti, se za dan izročitve sodišču šteje dan oddaje na pošto. Tožba z morebitnimi prilogami se vloži v najmanj treh izvodih. Tožbi je treba priložiti tudi to odločbo v izvirniku ali prepisu.

Postopek vodila:

Mevlida Deljanin, univ. dipl. prav.

asistentka svetovalca

Informacijski pooblaščenec:

Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.

informacijska pooblaščenka