prosilec - Državni zbor RS

POVZETEK:

Prosilec je zahteval dokumente, glede katerih je organ ugotovil, da z njimi ne razpolaga. IP je v pritožbenem postopku potrdil ugotovitve organa in pritožbo zavrnil.
 

ODLOČBA:

Številka: 090-415/2025/2

Datum: 10. 11. 2025

Informacijski pooblaščenec, po namestnici informacijske pooblaščenke mag. Kristini Kotnik Šumah, po pooblastilu št. 100-17/2006/229 z dne 6. 11. 2024 (v nadaljevanju IP), izdaja na podlagi 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Ur. l. RS, št. 113/05, 51/07 - ZUstS-A), tretjega in četrtega odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Ur. l. RS, št. 51/2006 – uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZDIJZ) ter prvega odstavka 248. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Ur. l. RS, številka 24/2006 – uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju: ZUP), o pritožbi … (v nadaljevanju prosilec), z dne 4. 9. 2025, zoper odločbo Državnega zbora Republike Slovenije, Šubičeva ulica 4, 1000 Ljubljana (v nadaljevanju organ), št. 010-08/25-23/5 z dne 2. 9. 2025, v zadevi dostopa do informacij javnega značaja, naslednjo

O D L O Č B O:

1.     Pritožba prosilca z dne 4. 9. 2025, zoper odločbo Državnega zbora Republike Slovenije, št. 010-08/25-23/5 z dne 2. 9. 2025 se zavrne.

2.     V postopku reševanja te pritožbe niso nastali posebni stroški.

O b r a z l o ž i t e v:

(1) Prosilec je 24. 7. 2025 na organ naslovil zahtevo po ZDIJZ, in sicer je zahteval kopije pogodb o zaposlitvi tistega oz. tistih, ki imajo delovno dolžnost odgovarjati na prejete dopise, ki pridejo na uradni elektronski naslov organa. Želi tudi plačilne liste tega javnega uslužbenca za leto 2025 in kopije dokumentov, ki izkazujejo obračun letnih izplačil za maksimalno obdobje nazaj. Prav tako letna ocenjevanja in morebitne disciplinske postopke zoper te, če obstajajo. Vse to želi brez občutljivih podatkov.

(2) Organ je 21. 8. 2025 prosilcu pojasnil, da so dopisi poslani pristojnim delovnim telesom, katerih člani so poslanke in poslanci. Ti nato, glede na vsebino, predlagajo organu v obravnavo in sprejetje zakon ali drug akt, postavljajo ustna ali pisna vprašanja, podajo pisno pobudo, zahtevajo sklic izrecne seje ipd. Organ ni pristojen za podajanje odgovorov na dopise, če se vsebina ne nanaša na naloge in pristojnosti oz, funkcije organa in na dopise, iz vsebine katerih ni mogoče ugotoviti, da bi jih bilo treba odstopiti drugemu organu ali na dopise abstraktne narave. Dne 2. 9. 2025 je organ izdal odločbo št. 010-08/25-23/5 (v nadaljevanju izpodbijana odločba), s katero je zahtevo prosilca zavrnil. V obrazložitvi je pojasnil, da z zahtevanimi informacijami ne razpolaga. Ponovno je pojasnil kako evidentira in obravnava prejete dopise ter da si službe in poslanci, ob upoštevanju načela prijazne in odprte zakonodajne veje oblasti, po svojih najboljših močeh prizadevajo pomagati posamezniku, da pride do želenih podatkov, tega pa ni mogoče zagotoviti pri dopisih, ki so abstraktne narave in iz vsebine ni jasno, kaj posameznik želi ali zahteva, niti ni dovolj informacij za odločanje niti za jasno določiti na kaj ali koga se nanaša. Posamezniki v večji meri izražajo osebna ali splošna stališča o delu organa in ne uveljavljajo neke svoje pravice. V primeru takšnih dopisov ne obstaja splošna obveznost organa, da nanje odgovori. Organ lahko zagotovi prost dostop le to informacij, ki pri organu obstajajo v materializirani obliki. Iz vsebine zahteve izhaja, da se ta nanaša na nedoločeno število javnih uslužbencev in poslancev, ki naj bi bili po mnenju prosilca dolžni odgovarjati na prejete dopise. Po tem, ko je organ pojasnil način dela s prejetimi dopisi, meni, da zahteve prosilca ni mogoče razumeti na način, da bi prosilec zahteval pogodbe o zaposlitvi vseh zaposlenih in poslancev, ki so udeleženi v procesu evidentiranja prejete pošte in dodeljevanja dopisov v reševanje javnim uslužbencem in delovnim telesom (cca 250 posameznikov). Organ zato ugotavlja, da na podlagi postavljene zahteve, ni mogoče identificirati javnega uslužbenca ali poslanca, za katerega bi izhajala obveznost priprave odgovora na prejeta elektronska sporočila, zato niso izpolnjeni pogoji iz 4. člena ZDIJZ.

(3) Prosilec je zoper izpodbijano odločbo dne 4. 9. 2025 vložil pritožbo, s katero je izpodbijal odločbo v celoti, zahteval je tudi uvedbo postopka zoper odgovorno osebo zaradi suma zlorabe formalizma. Želi, da se IP opredeli, ali je bila odločba poslana in vročena pravočasno, ali je možno opravičiti zamudo, če se odgovorna oseba niti ne opraviči, ali je dolžnost pooblaščene osebe preverjati relevantno sodno prakso, ali gre za zlorabo formalizma za prikrivanje informacij in onemogočanje nadzora nad delom državnih organov. Iz sodbe izhaja, da priklic podatkov iz računalniške baze ne pomeni ustvarjanja novih dokumentov in da javne funkcije ne pomenijo privilegijev, ampak odgovornost do javnosti. Na podlagi mnenja IP je razkritje osebnih podatkov, ki izkazujejo povezavo z delom javne funkcije ali delovnega razmerja, dopustno. Navedel je še, da želi, da se mu odločba vroči v elektronski obliki s fizičnimi podpisi.

(4) Organ je pritožbo prosilca odstopil v reševanje IP dne 9. 9. 2025, in sicer kot dovoljeno, pravočasno in vloženo po upravičeni osebi.

Pritožba ni utemeljena.

(5) IP uvodoma pojasnjuje, da je kot organ druge stopnje, v skladu z 247. členom ZUP, dolžan preizkusiti odločbo v delu, v katerem jo pritožnik oz. prosilec izpodbija. Odločbo preizkusi v mejah pritožbenih navedb, po uradni dolžnosti pa preizkusi, ali ni prišlo v postopku na prvi stopnji do bistvenih kršitev postopka in ali ni prekršen materialni zakon. Prosilec v obravnavani zadevi izpodbija odločbo v celoti.

(6) Informacija javnega značaja je po določbi prvega odstavka 4. člena ZDIJZ informacija, ki izvira iz delovnega področja organa, nahaja pa se v obliki dokumenta, zadeve, dosjeja, registra, evidence ali dokumentarnega gradiva (v nadaljevanju dokument), ki ga je organ izdelal sam, v sodelovanju z drugim organom ali pridobil od drugih oseb. Iz navedene definicije so razvidni trije osnovni pogoji, ki morajo biti kumulativno izpolnjeni, da lahko govorimo o obstoju informacije javnega značaja, in sicer:

1. informacija mora izvirati iz delovnega področja organa;

2. organ mora z njo razpolagati;

3. nahajati se mora v materializirani obliki.

(7) V obravnavanem primeru je sporno, ali organ z zahtevanimi informacijami, glede katerih je zavrnil zahtevo prosilca, razpolaga. Organ namreč iz vsebine zahteve prosilca ni mogel razbrati dokumentov, s katerimi se prosilec želi seznaniti, zato je zahtevo zavrnil. Prosilec vztraja, da je organ zahtevo zavrnil zaradi zlorabe formalizma.

(8) Kot izhaja iz določbe prvega odstavka 4. člena ZDIJZ in tudi določbe prvega odstavka 1. člena ZDIJZ, informacijo javnega značaja predstavlja samo dokument, ki že obstaja, je že ustvarjen, oz. dokument, ki ga je organ v okviru svojega delovnega področja že izdelal oz. pridobil. Gre za pogoj, ki je v teoriji poznan kot »kriterij materializirane oblike«.

(9) Organi so prosilcem dolžni omogočiti dostop le do že obstoječih informacij ter niso dolžni ustvarjati novih dokumentov, zbirati informacij, pripravljati pojasnil, opravljati raziskav ali analizirati podatkov, da bi zadostili zahtevi prosilca. Takšno stališče je zavzelo tudi Upravno sodišče RS v sodbi opr. št. III U 139/2021-19 z dne 13. 1. 2022, ko je zapisalo, da lahko organ kot informacijo javnega značaja prosilcu posreduje zgolj informacijo v materializirani obliki, kot se hrani pri organu. Prosilec ima po ZDIJZ pravico zahtevati dokumente, s katerimi organi zavezanci že razpolagajo. Ne prosilci ne IP pa nimajo po tem zakonu nikakršnega vzvoda, s katerim bi prisilili organ, da posebej, na zahtevo prosilca, ustvari določen dokument ali pridobi dokument, s katerim ne razpolaga.

(10) Glede na navedbe organa in prosilca v pritožbenem postopku IP ugotavlja, da je v obravnavani zadevi treba slediti razlogom organa, zaradi katerih je ta ugotovil, da zahtevanih dokumentov ni mogoče identificirati, posledično niso izpolnjeni kriteriji iz 4. člena ZDIJZ, ki opredeljujejo informacije javnega značaja. Iz pritožbene dokumentacije izhaja, da je organ prosilcu obširno pojasnil, sprva v pojasnilu, kasneje tudi v okviru odločbe, način kako organ obravnava prejete dopise, pri čemer ne terjajo vsi dopisi odgovorov, temveč se z določenimi dopisi seznani pristojna telesa, ki nato, odvisno od vsebine, lahko postavljajo poslanska vprašanja, zahtevajo sklic seje, predlagajo zakon ipd. Organ ne posluje na način, da bi imel zaposleno osebo, katere naloga bi bila odgovarjati na prejete dopise, saj se ti obravnavajo različno, glede na njihovo vsebino, pri čemer ni nujno, da se dopis obravnava na način, da se nanj odgovori. Organ je pojasnila glede obravnave dopisov podal obširno in vsebinsko koherentno, zaradi česar je IP po preizkusu odločbe lahko navedbam organa v celoti sledil. IP pritrjuje ugotovitvi organa, da glede na način poslovanja organa in način obravnave prejetih dopisov, ni mogoče identificirati posameznika, glede katerega bi prosilec želel prejeti pogodbo o zaposlitvi, plačilne liste in ostale dokumente, prav tako pa zahteve ni mogoče razumeti na način, da prosilec želi prejeti te dokumente za vse zaposlene pri organu in za vse poslance, katerih naloga, odvisno od vsebine dopisa, bi lahko bila tudi odgovor na dopis ali obravnavanje tega. IP posledično ugotavlja, da je organ ustrezno ugotovil dejansko stanje, kot tudi, da je tega tudi ustrezno pojasnil prosilcu. Ugotavljanje in povzemanje dejanskega stanja ne predstavlja zlorabe formalizma, temveč zgolj povzemanje ugotovljenega stanja, ki je bilo vsebinsko in pravno relevantno za sprejem konkretne odločitve. V obravnavani zadevi tudi ne gre za situacijo, ko je priklic informacije možen iz računalniške baze, saj organ informacij, ki jih prosilec zahteva, iz računalniške baze z vpisom posameznega izraza (upoštevaje vsebino zahteve) ne more priklicati. Organ namreč z vpisom izrazov v računalniški sistem namreč ne more priklicati identitete posameznika, katerega naloga naj bi bila odgovarjati na prejete dopise.

(11) IP v pritožbenem postopku glede dostopa do informacij javnega značaja nima pristojnosti, da bi se spuščal v presojo zakonitosti in smotrnosti ravnanja organa ter v vprašanje organiziranosti poslovanja organa. Pritožbeni postopek tudi ne more biti namenjen prisili ustvarjanja informacij ali ugotovitvi, da bi določene informacije morale obstajati.

(12) IP tako ugotavlja, da je organ ustrezno ugotovil dejansko stanje ter v postopku na prvi stopnji prosilcu pojasnil način poslovanja in obravnave dopisov, prav tako je v izpodbijani odločbi ustrezno obrazložil, zakaj konkretnega dokumenta ne more identificirati, saj je zahteva prosilca v tem delu postavljena preširoko in nedoločno. Iz predložene dokumentacije posledično ne izhaja noben indic, da bi organ razpolagal z zahtevanimi dokumenti, vendar jih prosilcu ne bi želel posredovati, saj je organ ustrezno pojasnil, zakaj z zahtevanimi informacijami ne razpolaga in zahteve ni zavrnil pavšalno, temveč je bila zavrnitev obrazložena in pravilna. V pritožbenem postopku tako ni bilo mogoče ugotoviti, da bi organ razpolagal z informacijami, vendar jih prosilcu ne bi želel posredovati niti se do slednjih v postopku ne bi želel opredeliti. IP je zato v celoti sledil obrazložitvi izpodbijane odločbe.

(13) IP dalje ugotavlja, da je organ v postopku prosilcu v okviru zakonsko postavljenega roka podal ustrezno pojasnilo, ki se vsebinsko ni razlikovalo od pojasnjenih razlogov za izdajo izpodbijane odločbe, posledično ni mogoče trditi, da prosilec v okviru zakonskega roka ni bil seznanjen z razlogi za zavrnitev njegove zahteve. IP zato v okviru tega postopka ni presojal, ali je organ izpodbijano odločbo izdal pravočasno ter ali je imel za zamudo upravičene razloge, saj to za odločitev v tem postopku ni bilo pravno relevantno. Glede na to, da kršitev predstavlja neupravičeno neposredovanje zahtevanih informacij javnega značaja, organ pa informacij sploh ne more posredovati, če z njimi ne razpolaga, tudi ni bilo podlage za uvedbo nadzornega postopka nad uradno osebo, ki je vodila postopek.

(14) Na podlagi navedenega je IP ugotovil, da je odločba pravilna in na zakonu utemeljena, pritožba pa neutemeljena, zato je odločil, kot izhaja iz 1. točke izreka te odločbe.

(15) Posebni stroški v tem postopku niso nastali, kot izhaja iz 2. točke izreka te odločbe.

(16) Ta odločba je v skladu s 30. točko 28. člena Zakona o upravnih taksah oproščena plačila upravne takse.

Pouk o pravnem sredstvu:

Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, temveč se lahko sproži upravni spor. Upravni spor se sproži s tožbo, ki se vloži v 30 dneh od vročitve te odločbe na Upravno sodišče, Fajfarjeva 33, 1000 Ljubljana. Tožba se lahko vloži pisno po pošti ali pri navedenem sodišču. Če se tožba pošlje priporočeno po pošti, se za dan izročitve sodišču šteje dan oddaje na pošto. Tožba z morebitnimi prilogami se vloži v najmanj treh izvodih. Tožbi je treba priložiti tudi to odločbo v izvirniku ali prepisu.

Postopek vodila:

mag. Vanja Zrimšek, univ. dipl. prav.

svetovalka informacijske pooblaščenke

Informacijski pooblaščenec:

mag. Kristina Kotnik Šumah, univ. dipl. prav.

namestnica informacijske pooblaščenke