prosilec - Dom Danice Vogrinec Maribor

POVZETEK:

IP je v pritožbenem postopku presojal odločitev organa, s katero je prosilki zavrnil dostop do zapisnika seje Sveta zavoda zaradi izjeme varstva osebnih podatkov in notranjega delovanja. Ugotovil je, da je njena pritožba delno utemeljena in odločil kot izhaja iz izreka odločbe in izreka sklepa.

ODLOČBA:

Številka: 090-234/2021/5

Datum: 12. 8. 2021

Informacijski pooblaščenec (v nadaljnjem besedilu IP) po informacijski pooblaščenki Mojci Prelesnik izdaja na podlagi 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, številka 113/05, 51/07 – ZUstS-A; v nadaljnjem besedilu ZInfP), tretjega in četrtega odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/06 – UPB, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZDIJZ), 2. točke prvega odstavka 129. člena v povezavi s prvim odstavkom 246. člena, prvega odstavka 248. člena in prvega odstavka 252. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06 – UPB, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZUP), o pritožbi ………. (v nadaljevanju prosilka) z dne 18. 6. 2021, zoper odločbo Doma Danice Vogrinec Maribor, Čufarjeva 9, 2000 Maribor (v nadaljevanju organ), št. IP2103265 z dne 1. 6. 2021, v zadevi dostopa do informacije javnega značaja, naslednjo

O D L O Č B O:

1. Pritožbi prosilke z dne 18. 6. 2021 se delno ugodi in se odločba Doma Danice Vogrinec Maribor, št. IP2103265 z dne 1. 6. 2021, delno odpravi ter se odloči: Organ je dolžan v roku enaintridesetih (31) dni od vročitve te odločbe prosilki posredovati fotokopijo Zapisnika 8. seje Sveta Doma Danice Vogrinec Maribor, št. IP2101988/1 z dne 25. 3. 3021, s prilogo lista prisotnosti, pri čemer mora v zapisniku na strani pet prekriti besedilo pod točko 7: Razno, prav tako tudi celotno besedilo na šesti, sedmi, osmi in deveti strani, na deseti strani zapisnika pa prvi, drugi in tretji odstavek besedila, pri čemer na tej strani v sklepu 8 in sklepu 9 prekrije podatek o datumu rojstva ter naslovu prebivališča.

2. Pritožba prosilke se v delu, ki se nanaša na osebne podatke, ki jih je organ dolžan skladno s 1. točko izreka te odločbe prekriti, zavrne.

3. V postopku reševanja te pritožbe niso nastali posebni stroški.

in

SKLEP:

1. Pritožba prosilke z dne 18. 6. 2021 zoper odločbo Doma Danice Vogrinec Maribor, št. IP2103265 z dne 1. 6. 2021, se v delu, ki se nanaša na posredovanje priloge zapisnika, tj. dopisa ..……. z dne 25. 3. 2021«, zavrže.

2. V postopku reševanja te pritožbe niso nastali posebni stroški.

O b r a z l o ž i t e v :

Prosilka je z dopisom z dne 20. 4. 2021 odgovorila na vabilo organa na 9. sejo Sveta doma, pri čemer je obenem zaprosila tudi za posredovanje zapisnika 8. seje Sveta Doma z dne 25. 3. 2021. Ker o njeni zahtevi za posredovanje dokumenta organ ni odločil v zakonskem roku, je vložila pritožbo zoper molk organa. IP je s pozivom, št. 0900-102/2021/2 z dne 24. 5. 2021, organ pozval k ravnanju v skladu z določili ZDIJZ.

O zahtevi prosilke je organ nato odločil z odločbo, št. IP2103265 z dne 1. 6. 2021, s katero je zahtevo  za dostop do informacij javnega značaja v celoti zavrnil zaradi varstva osebnih podatkov ter izjeme notranjega delovanja. V obrazložitvi odločbe navaja, da zahtevani dokument vsebuje osebne podatke in da zakonska podlaga za razkritje navedenih osebnih podatkov ne obstaja. Po mnenju organa vsebina zahtevanega dokumenta ne izkazuje porabe javnih sredstev, ali podatke povezane z opravljanjem javne funkcije ali delovnega razmerja javnega uslužbenca. Niti v konkretnem primeru ni podan javni interes za razkritje omenjenega dokumenta. Ne glede na to, da je organ ugotovil obstoj izjeme varstva osebnih podatkov, pa je navedel, da je dostop potrebno zavrniti tudi zaradi izjeme notranjega delovanja. Dodaja, da gre pri zaprošenem dokumentu za podatke, ki se nanašajo na dokumente, sestavljene v vezi z notranjim delovanjem organa in bi njihovo razkritje povzročilo motnje pri delovanju oziroma dejavnosti organa.

Prosilka je dne 18. 6. 2021 na organ naslovila pritožbo, v kateri navaja, da je odločitev organa pravno zmotna in da predstavlja še en poskus netransparentnega in nezakonitega vodenja postopka njene razrešitve s funkcije …….. Opozarja, da je bila na 8. sejo sveta zavoda z dne 25. 3. 2021 vabljena kot ……. in je že iz tega vidika izkazano njeno upravičenje do seznanitve z zaprošenim dokumentom. Nenadna bolniška odsotnost ne more biti razlog za oviranje pravice do vpogleda. Nadalje navaja, da ima pravni interes za seznanitev z dokumentom, saj  vsebuje podatke, ki se nanašajo na njeno delovno področje, na opravljanje njenega dela itd., na njene osebne podatke. Dodatno izpostavlja, da so zahtevani zapisnik prejeli vsi navzoči in odsotni člani seje. Zapisnik so prejeli v celoti, torej z osebnimi podatki in podatki o delovanju organa, če sploh navedeni dokument vsebuje te vrste informacij. Nadalje navaja, da so skladno s Poslovnikom o delu sveta doma seje sveta zavoda javne, pri čemer ji ni znano, da bi bila javnost z 8. seje sveta zavoda izključena ali dostop javnosti omejen. Navaja tudi, da noben specialni predpis ne prepoveduje posredovanja zapisnika seje sveta zavoda zainteresirani osebi. Prosilka je prepričana, da v izpodbijani odločbi ni pravilno uporabljena 3. točka prvega odstavka 6. člena ZDIJZ, saj ni zahtevala razkritja osebnih podatkov, pa tudi, če bi jih zapisnik vseboval, bi jih organ lahko prekril. Glede izjeme notranjega delovanja doda, da organ ni opredelil, kakšni podatki o notranjem poslovanju sveta zavoda naj bi bili vsebovani v zapisniku in ni konkretiziral, kako in zakaj naj bi z razkritjem zapisnika prišlo do resnih in konkretnih motenj v delovanju organa v smislu dokaznega standarda »onkraj dvoma«.

Dne 13. 7. 2021 je IP po elektronski poti prejel dopis organa, št. IP2104104 z dne 13. 7. 2021, s katerim organ ugotavlja, da je pritožba prosilke dovoljena, pravočasna ter vložena po upravičeni osebi, zato jo skladno s 245. členom ZUP odstopa v pristojno reševanje IP. Ta isti dopis je IP prejel še po navadni pošti v fizični obliki dne 16. 7. 2021.

Po pregledu prejete dokumentacije je IP ugotovil, da ne razpolaga z vsemi informacijami, ki jih potrebuje pri odločanju o pritožbi, zato je organ pozval k posredovanju zahtevanega zapisnika 8. seje Sveta Doma z dne 25. 3. 2021. Navedeno je IP prejel po elektronski pošti dne 22. 7. 2021 in po navadni pošti v fizični obliki dne 28. 7. 2021. Dodatno je dne 9. 8. 2021 po elektronski pošti prejel še prilogi zapisnika.

Pritožba je delno utemeljena.

IP je pritožbo prosilke kot pravočasno, dovoljeno in vloženo po upravičeni osebi vzel v obravnavo. Kot organ druge stopnje je skladno z 247. členom ZUP izpodbijano odločbo organa preizkusil v delu, v katerem jo je prosilka izpodbijala in v mejah njenih pritožbenih navedb. Po uradni dolžnosti je preizkusil, ali ni v postopku na prvi stopnji prišlo do bistvenih kršitev postopka in ali ni bil prekršen materialni zakon.

Glede pritožbene navedbe prosilke, da je upravičena do seznanitve z dokumentom, saj je bila na sejo sveta zavoda vabljena kot ……… in glede navedbe o pravnem interesu, IP pojasnjuje, da sta tako prvostopenjski organ kot IP v skladu z določbami ZDIJZ dolžna vsebinsko presoditi le, ali zahtevana informacija izpolnjuje merila za informacijo javnega značaja in je zaradi tega prosto dostopna vsem, lat. erga omnes, ne le prosilki. Njen interes in posebni položaj (……… pri organu) za to presojo nista relevantna, saj namen, koristi in interes posameznika v postopku po ZDIJZ niso relevantni. Rezultat presoje oz. odločitev mora biti enaka za vse.

V obravnavani zadevi je sporno, ali je organ ravnal pravilno, ko je z izpodbijano odločbo zaradi obstoja izjeme po 3. (izjema varstvo osebnih podatkov) in 11. (izjema notranje delovanje) točki prvega odstavka 6. člena ZDIJZ, prosilki zavrnil dostop do zapisnika 8. seje Sveta Doma z dne 25. 3. 2021.

Osebni podatki

Organ na podlagi določbe 3. točke prvega odstavka 6. člena ZDIJZ zavrne dostop do zahtevanih informacij, če se zahteva nanaša na osebni podatek, katerega razkritje bi pomenilo kršitev varstva osebnih podatkov v skladu z zakonom, ki ureja varstvo osebnih podatkov. Ugotoviti gre, da se je 25. 5. 2018 začela uporabljati Splošna uredba o varstvu podatkov, ki predstavlja tisti pravni akt, ki ureja varstvo osebnih podatkov in v določenih delih zamenjuje Zakon o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1; v nadaljevanju ZVOP-1). V določenih delih se torej ZVOP-1 ne uporablja več. Ob tem je mogoče ugotoviti, da predmetna uredba bistveno ne spreminja definicije upravljavca in obdelovalca osebnih podatkov in ne definicije osebnega podatka ter ne spreminja definicije javnega in zasebnega sektorja.

V skladu z definicijo osebnega podatka po določilu člena 4(1) Splošne uredba o varstvu podatkov pomeni osebni podatek pomeni katerokoli informacijo v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom, pri čemer je določljiv posameznik tisti, ki ga je mogoče neposredno ali posredno določiti, zlasti z navedbo identifikatorja, kot je ime, identifikacijska številka, podatki o lokaciji, spletni identifikator, ali z navedbo enega ali več dejavnikov, ki so značilni za fizično, fiziološko, genetsko, duševno, gospodarsko, kulturno ali družbeno identiteto tega posameznika (prva točka 4. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov).

IP je tako preveril, ali je za obdelavo osebnih podatkov, ki jih vsebuje zaprošeni zapisnik in dostop do katerih je organ z izpodbijano odločbo zavrnil, podana ustrezna pravna podlaga. V zapisniku se namreč pojavljajo imena in priimki članov Sveta Doma Danice Vogrinec Maribor (tako prisotnih kot odsotnih), ime in priimek strokovne vodje organa, ime in priimek direktorja organa ter imena in priimki zaposlenih pri organu ter posamezni lastnoročni podpisi. Prav tako se v zapisniku pojavljajo tudi podatki o datum rojstva ter naslovu bivališč zaposlenih pri organu.

IP pojasnjuje, da je obdelava osebnih podatkov zakonita, če je podana ena od pravnih podlag, ki jih določa Splošna uredba o varstvu podatkov v prvem odstavku člena 6. Ker organ spada med upravljavce in obdelovalce osebnih podatkov, ki sodijo v javni sektor, veljajo zanj naslednje pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov:

(a) posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov (kadar ne gre za izvajanje javnih nalog);

(b) obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c) obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(e) obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu.

IP ugotavlja, da je podana pravna podlaga za posredovanje osebnih podatkov zaposlenih pri organu. Organ je namreč organiziran kot javni zavod, njegovi zaposleni pa so skladno s 1. členom Zakona o javnih uslužbencih (Uradni list RS, št. 63/07 – uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZJU) javni uslužbenci. Pravno podlago za obdelavo njihovih osebnih podatkov predstavlja 1. alineja tretjega odstavka 6. člena ZDIJZ, ki določa, da se ne glede na določbe prvega odstavka, dostop do zahtevane informacije dovoli, če gre za podatke o porabi javnih sredstev ali podatke, povezane z opravljanjem javne funkcije ali delovnega razmerja javnega uslužbenca, razen v primerih iz 1. in 5. do 8. točke prvega odstavka. Citirana določba je tudi pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov članov Sveta zavoda. IP namreč pojasnjuje, da posamezniki, ki so člani Sveta zavoda, v organu ne zastopajo svojih osebnih interesov, temveč delujejo v imenu in za račun organa, kot posamezniki torej opravljajo javnopravne naloge in so z imenovanjem določeni za opravljanje javne funkcije tega organa. Sestavo sveta zavoda podrobneje ureja 55. člen Zakona o socialnem varstvu (Uradni list RS, št. 3/07 – uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZSV). Upoštevaje navedeno tako imena in priimki članov sveta zavoda ne predstavljajo varovanih osebnih podatkov, saj so ti podatki povezani z opravljanjem javne funkcije. Prav tako niso varovani lastnoročni podpisi članov sveta oz. javnih uslužbencev, ki jih je dopustno razkriti na podlagi 1. alineje tretjega odstavka 6. člena ZDIJZ,. Takšno stališče je IP zavzel tudi v odločbi št. 090-138/2016/9 z dne 27. 9. 2016 in št. 090-252/2018/5 z dne 28. 2. 2019.

Zgoraj zapisano pa ne velja za podatke o datumu rojstva ter naslovu bivališča. IP namreč ni našel pravne podlage za njihovo razkritje, zato jih je organ ob posredovanju dolžan prekriti.

Nadalje je IP vpogledal tudi v prilogi zapisnika, in sicer v listo prisotnosti in dopis prosilke z dne 25. 3. 2021.

V skladu s 13. členom Uredbe o sejninah in povračilih stroškov v javnih skladih, javnih agencijah, javnih zavodih in javnih gospodarskih zavodih (Uradni list RS, št. 16/09, 107/10, 66/12, 51/13 in 6/15) oseba javnega sektorja izplačuje sejnine članom na podlagi dejansko opravljenega dela v organu, ki se izkaže s podpisom na seznamu prisotnih, ki je obvezna priloga zapisnika redne ali izredne seje, ali s podpisom na glasovnici dopisne seje. Seznam prisotnih je torej obvezna priloga zapisnika seje Sveta Doma in vsebuje podatke o imenih in priimkih prisotnih članov na seji ter njihove lastnoročne podpise. Kot že zgoraj pojasnjeno, imena in priimki članov sveta niso varovani osebni podatki, prav tako niso varovani njihovi lastnoročni podpisi, saj gre za podatke povezane z opravljanjem javne funkcije.

Glede druge priloge, tj. dopisa prosilke z dne 25. 3. 2021, IP pojasnjuje, da je namen postopka po ZDIJZ dostop oziroma seznanitev prosilke z dokumenti, ki jih zahteva. V obravnavni zadevi je nesporno, da prosilka s prilogo, tj. dopisom z dne 25. 3. 2021, že razpolaga. Navedeni dopis namreč predstavlja elektronsko sporočilo, ki ga je prosilka sama, s svojega elektronskega naslova, poslala na več elektronskih naslovov in s katerim je opravičila prisotnost na seji Sveta. Slednje pomeni, da je prosilka v času vložitve pritožbe že razpolagala z dokumentom (del priloge zapisnika), do katerega je med drugim želela priti na podlagi zahteve po ZDIJZ. Povedano drugače, tudi z odpravo izpodbijane odločbe si svojega pravnega položaja ne bi mogla več izboljšati. IP tako ugotavlja, da prosilka ne izkazuje pravnega interesa za vodenje pritožbenega postopka glede dopisa z dne 25. 3. 2021, pri čemer mora IP po uradni dolžnosti paziti, da pravni interes obstaja ves čas postopka. Posledično se prosilkina pritožba v tem delu zavrže, na podlagi 2. točke prvega odstavka 129. člena ZUP.

Notranje delovanje organa

Organ prosilcu zavrne dostop do zahtevane informacije, če se zahteva nanaša na podatek iz dokumenta, ki je bil sestavljen v zvezi z notranjim delovanjem oziroma dejavnostjo organov, in bi njegovo razkritje povzročilo motnje pri delovanju oziroma dejavnosti organa. Kumulativno morata biti torej izpolnjena dva pogoja:

• podatek mora izhajati iz dokumenta, ki je bil sestavljen v zvezi z notranjim delovanjem oziroma dejavnostjo organa ter
• razkritje takšnega podatka bi povzročilo motnje pri delovanju oziroma dejavnosti organa (škodni test).

Z obravnavano izjemo, ki jo pozna tudi večina primerjalno pravnih ureditev, se varujejo podatki, ki nastajajo ob oblikovanju politike organa. Gre za dokumente za notranjo rabo organa, iz katerih izhaja postopek oziroma način dela organa, kot tudi njegova notranja politika, oziroma proces, ki varuje notranje razmišljanje organa, s čimer naj bi se omogočilo odkrito in odprto razmišljanje organa, ki pa bi bilo ovirano, če bi bilo povsem odprto za javnost.

Glede vprašanja izpolnjevanja prvega kriterija za obstoj navedene izjeme, je IP ugotovil, da gre v obravnavanem primeru za dokument, ki je sestavljen v zvezi z notranjim delovanjem oziroma dejavnostjo organa. IP pojasnjuje, da so s to izjemo varovani dokumenti, ki so namenjeni interni komunikaciji znotraj organa, kamor štejemo vso korespondenco med funkcionarji in uradniki organa, ki je namenjena pripravi odločitev organa. Nadalje v okvir interne komunikacije organa spadajo tudi dopisi, zapisniki, mnenja, navodila, smernice in drugi interni dokumenti, torej dokumenti, iz katerih izhaja postopek oziroma način dela organa, kot tudi njegova notranja politika. Zapisnik seje sveta zavoda zagotovo predstavlja dokument, ki je sestavljen v zvezi z delovanjem organa.

Glede drugega kriterija za obstoj izjeme notranjega delovanja, tj., da bi razkritje takšnega podatka povzročilo motnje pri delovanju oziroma dejavnosti organa (škodni test), IP po pregledu zapisnika, skupaj s prilogama ugotavlja, da je slednje podano zgolj za določen del točke 7: Razno. Navedeni del namreč vsebuje navedbe prisotnih na seji sveta glede posamezne tematike, pri čemer bi se z razkritjem slednjega ogrozilo njihovo odkrito in odprto razmišljanje. S tem načinom se želi zaščititi zaupnost komunikacije, izražanja znotraj organa med zaposlenimi. Iz navedenega razloga je zato potrebno ta del ob posredovanju dokumenta zaradi izjeme notranjega delovanja prekriti. V preostalih točkah po mnenju IP ne gre za vsebino, katere razkritje bi povzročilo motnje pri delovanju organa. Gre namreč za točke, kot so otvoritev seje in ugotovitev sklepčnosti, obravnava in sprejem dnevnega reda, pregled realizacije sklepov in potrditev zapisnika 7. seje Sveta Doma Danice Vogrinec, obravnava in sprejem finančnega načrta in programa dela za leto 2021, poročilo direktorja o tekočem finančnem poslovanju in aktivnostih Doma in predloge, pobude in vprašanja članov Sveta Doma.

Glede na vse navedeno je IP ugotovil, da je potrebno pritožbo prosilke glede posredovanja priloge zapisnika, tj. dopisa z dne 25. 3. 2021 zavreči na podlagi 2. točke prvega odstavka 129. člena ZUP, saj prosilka s tem dokumentom že razpolaga (1. točka izreka sklepa), v preostalem delu pa je njeni pritožbi delno ugodil. Iz navedenega razloga je v tem delu odločbo organa odpravil in odločil, v skladu s prvim odstavkom 252. člena ZUP (1. točke izreka odločbe).

Na podlagi petega odstavka 213. člena ZUP, ki se smiselno uporablja tudi za odločbo o pritožbi (prvi odstavek 254. člena ZUP), se v izreku odloči tudi o tem, ali so nastali stroški postopka. IP je ugotovil, da v tem postopku posebni stroški niso nastali (kot to izhaja iz točke 3. izreka te odločbe).

Ta odločba in sklep sta v skladu s 30. točko 28. člena Zakona o upravnih taksah (Uradni list RS, št. 42/2007 - uradno prečiščeno besedilo s spremembami in dopolnitvami) oproščena plačila upravne takse.

Pouk o pravnem sredstvu:

Zoper to odločbo in sklep ni dovoljena pritožba, pač pa se lahko sproži upravni spor. Upravni spor se sproži s tožbo, ki se vloži v 30 dneh od vročitve te odločbe na Upravno sodišče, Fajfarjeva 33, Ljubljana. Tožba se lahko vloži pisno po pošti ali pri navedenem sodišču. Če se tožba pošlje priporočeno po pošti, se za dan izročitve sodišču šteje dan oddaje na pošto. Tožba z morebitnimi prilogami se vloži v najmanj treh izvodih. Tožbi je treba priložiti tudi to odločbo in sklep v izvirniku ali prepisu.

Postopek vodila:

Mevlida Deljanin, univ. dipl. prav.

asistentka svetovalca

Informacijski pooblaščenec:

Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.

informacijska pooblaščenka