prosilec - DARS d.d.

POVZETEK:

Prosilec je na organ naslovil zahtevo za posredovanje dokumentacije v zvezi s projektom izvedbe poslovnih komunikacij. Organ je zahtevo zavrnil, ker z zahtevanimi dokumenti ne razpolaga. IP je v pritožbenem postopku, na podlagi izvedenega ogleda in camera ugotovil, da je odločitev organa pravilna, zato je pritožbo prosilca zavrnil in potrdil izpodbijano odločbo.  
 

ODLOČBA:

Številka: 090-433/2024/10

Datum: 10. 12. 2024

Informacijski pooblaščenec, po namestnici informacijske pooblaščenke Kristini Kotnik Šumah, po pooblastilu št. 100-17/2006/229 z dne 6. 11. 2024 (v nadaljevanju IP), izdaja na podlagi 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Ur. l. RS, št. 113/05, 51/07 - ZUstS-A), tretjega in četrtega odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Ur. l. RS, št. 51/2006 – uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZDIJZ) ter prvega odstavka 248. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Ur. l. RS, številka 24/2006 – uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju: ZUP), o pritožbi … (v nadaljevanju prosilec), z dne 28. 10. 2024, zoper odločbo Družbe za avtoceste v RS d.d., Ulica XIV. Divizije 4, 3000 Celje (v nadaljevanju organ), št. 0.5.5./2024-MM-1 z dne 22. 10. 2024, v zadevi dostopa do informacij javnega značaja, naslednjo

O D L O Č B O:

1.     Pritožba prosilca z dne 28. 10. 2024, zoper odločbo Družbe za avtoceste v RS d. d. , št. 0.5.5./2024-MM-1 z dne 22. 10. 2024, se zavrne.

2.     V postopku reševanja te pritožbe niso nastali posebni stroški.

O b r a z l o ž i t e v:

(1)            Prosilec je dne 4. 10. 2024, na organ naslovil zahtevo za posredovanje informacij javnega značaja, s katero je zahteval posredovanje dokumentacije v zvezi s projektom izvedbe poslovnih komunikacij v poslovni stavbi DARS, iz katere izhajajo naslednje informacije:

- zakaj je bil postopek ustavljen, čeprav so bile že zbrane ponudbe,

- katere ponudbe so bile prejete v fazi zbiranja ponudb,

- vpogled v prejete ponudbe,

- kako namerava DARS izpeljati postopek do konca.

(2)            Zahtevo prosilca je organ zavrnil z odločbo št. 0.5.5./2024-MM-1 z dne 22. 10. 2024, ker z zahtevano dokumentacijo ne razpolaga. V obrazložitvi je organ povzel zahtevo prosilca, navedel definicijo informacije javnega značaja iz 4. člena ZDIJZ in pojasnil, da  z zahtevano dokumentacijo ne razpolaga, ker ne obstaja. Organ je dodatno pojasnil, da v zvezi s »projektom izvedbe poslovnih komunikacij v poslovni stavbi DARS«, ni bil začet noben postopek javnega naročanja, prav tako v zvezi s tem ne obstaja nobena druga dokumentacija.

(3)            Dne 28. 10. 2024 je prosilec vložil pritožbo zoper odločbo organa št. 0.5.5./2024-MM-1 z dne 22. 10. 2024 (v nadaljevanju izpodbijana odločba), iz katere izhaja, da prereka izpodbijano odločbo v celoti. Prosilec je navedel, da ne držijo navedbe organa, da postopek ni bil začet in da ne razpolaga z nobeno dokumentacijo v zvezi s tem projektom, pri čemer je priložil povpraševanje organa z dne 19. 3. 2024, dopolnitev povpraševanja z dne 22. 3. 2024 in dokazilo o konferenčnem klicu z dne 14. 5. 2024. Prosilec vztraja pri posredovanju zahtevane dokumentacije.

(4)            Organ izpodbijane odločbe po prejemu pritožbe ni nadomestil z novo, zato jo je, na podlagi 245. člena ZUP, z dopisom št. 0.5.5./2024-MM-1 z dne 8. 11. 2024, odstopil v reševanje IP, kot dovoljeno, pravočasno in vloženo s strani upravičene osebe.

(5)            IP je organ, z dopisom št. 090-433/2024/2 z dne 18. 11. 2024, pozval k predložitvi dokumentacije in pojasnil v zadevi. Odgovor organa je IP prejel po pošti, dne 25. 11. 2024. Organ je IP pojasnil, da je povpraševanje za oddajo ponudbe bilo posredovano obstoječim pogodbenim vzdrževalcem komunikacijskih sistemov, in sicer z namenom informativne preverbe trga (t. j. tehničnih predlogov in cene) in da ponudba ni pravno obvezujoča. Poizvedba se je nanašala na novo poslovno stavbo na lokaciji … v Ljubljani, in sicer lokacijo, kjer organ že ima svoje poslovne prostore in so rešitve v zvezi s tem že izpostavljene. To je tudi razlog, da se postopek oz. projekt izvedbe poslovnih komunikacij v (novi) poslovni stavbi ni začel, prav tako ne bo začet noben postopek javnega naročanja, saj bodo tudi za novo poslovno stavbo tehnične rešitve zagotovili obstoječi vzdrževalci komunikacijskega sistema na lokaciji …, in sicer brez sklepanja novih pogodb in aneksov. Organ je ponovno navedel, da v zvezi z zahtevo prosilca ne razpolaga z nobeno dokumentacijo.

(6)            IP je dne 25. 11. 2024, skladno z 9. členom ZUP, seznanil prosilca z odgovorom organa z dne 25. 11. 2024. Prosilec je dne 26. 11. 2024 podal pripombe na odgovor organa in navedel, da se razlaga organa le pogojno ujema z dejansko izvedbo postopka, saj nova poslovna stavba na lokaciji … Ljubljana, bistveno presega kapacitete obstoječih prostorov. Trditev, da je bila izvedena zgolj "nadgradnja obstoječega sistema", je neprepričljiva. Pričakovano bi bilo, da DARS kot upravljavec javnih sredstev deluje gospodarno, transparentno in v skladu z dobrimi praksami. To bi vključevalo pridobivanje več konkurenčnih ponudb za izbor najustreznejše rešitve. Iz odgovora organa izhaja, da pridobljene ponudbe, ki bi lahko dokazale gospodarnost naložbe, niso na voljo oziroma niso bile shranjene. To je problematično, saj ovira možnost preverjanja, ali je bila naložba izvedena skladno z načeli gospodarnega ravnanja z javnimi sredstvi. Prosilec je še navedel, da je organ na isti lokaciji izvedel postopek javnega naročila (JN003762/2024) za področje podatkovnih komunikacij, medtem, ko za govorne komunikacije tega niso izpeljali. Prosilec dodatno zahteva še posredovanje:

-               pogodbe s podjetjem Kron za vzdrževanje komunikacijskih sistemov (št. 562/2023), vključno s ponudbenim predračunom, ki je sestavni del pogodbe. Ta dokument trenutno ni dostopen na portalu javnih naročil, čeprav je v pogodbi specifično naveden kot njen del;

-               vse račune in dobavnice podjetja Kron, ki so bile izdane za dobavo dodatne opreme za novo poslovno stavbo na lokaciji ....

(7)            IP je dne 28. 11. 2024, z namenom ugotovitve dejanskega stanja, pri organu opravil ogled in camera na podlagi 11. člena ZInfP. Kot izhaja iz zapisnika o ogledu in camera, št. 090-433/2024/7 z dne 28. 11. 2024, je IP zaslišal vodjo oddelka za komunikacije, ki je navedla, da je šlo v konkretnem primeru za postopek informativne ponudbe z namenom tehničnega pregleda trga. Ponudbe niso evidentirali v nobeno evidenco, saj zato nimajo odprtega nobenega arhiva, prav tako ni bil izveden noben uradni postopek (npr. evidenčno naročilo), da bi se takšna dokumentacija evidentirala v Janis (informacijski sistem organa). Vsa takšna dokumentacija se na e-mailu briše, saj je nepotrebna za nadaljnjo uporabo.

(8)            IP je dne 29. 11. 2024, z dopisom št. 090-433/2024/8, prosilcu posredoval zapisnik o ogledu in camera in ga pozval na morebitne ugovore oz. nasprotne argumente oz., da se pisno izreče o navedenih ugotovitvah IP. Na dopis IP št. 090-433/2024/8 je prosilec odgovoril dne 3. 12. 2024 in navedel, da prosi za obravnavo tudi naslednjih točk:

-               vpogled v pogodbo, sklenjeno s podjetjem Kron, vključno z vsemi prilogami ter računi in dobavnicami, izdanimi za potrebe poslovnih komunikacij v novi poslovni stavbi DARS;

-               preverjanje politike izdelave varnostnih kopij elektronskih sporočil ter morebitnega obstoja zahtevanih dokumentov v teh kopijah;

-               časovno obdobje brisanja dokumentov, saj obstajajo revizijski dnevniki poštnega strežnika, ki bi lahko razkrili, kdaj so bili dokumenti izbrisani;

-               da IP poda DARSu smernice za vzpostavitev ustreznih postopkov ravnanja z dokumentacijo in arhiviranjem, s čimer bi preprečili podobne situacije v prihodnje.

Pritožba ni utemeljena.

(9)            IP pojasnjuje, da je kot organ druge stopnje v skladu z 247. členom ZUP dolžan preizkusiti odločbo v delu, v katerem jo prosilec izpodbija. Odločbo preizkusi v mejah pritožbenih navedb, po uradni dolžnosti pa preizkusi, ali ni prišlo v postopku na prvi stopnji do bistvenih kršitev postopka in ali ni bil prekršen materialni zakon.

(10)          Nadalje IP pojasnjuje, da lahko kot pritožbeni organ v pritožbenem postopku odloča le v mejah zahtevka, o katerem je bilo odločeno z izpodbijano odločbo. Odločanje IP preko zahteve z dne 4. 10. 2024 bi pomenilo odločanje preko zahtevka. Tako prvostopenjski organ, kot tudi IP sta namreč vezana na zahtevo prosilca in ne smeta odločati preko meja zahtevka. Takšno stališče je zavzelo tudi Upravno sodišče RS v sodbi, št. I U 817/2015-7 z dne 3. 9. 2015. Navedeno pomeni, da vsebina zahteve, ki ni bila predmet izpodbijane odločitve, št. 0.5.5./2024-MM-1 z dne 8. 11. 2024, ne more biti predmet presoje IP v tem pritožbenem postopku.

(11)          Prosilec v pritožbi zahteve namreč ne more razširiti ali vsebinsko spremeniti, kar izhaja iz 133. člena ZUP, ki določa, da, ko je postopek uveden, lahko stranka do izdaje odločbe na prvi stopnji razširi ali spremeni postavljeni zahtevek ne glede na to, ali ima razširjeni oziroma spremenjeni zahtevek isto pravno podlago ali ne, če se tak zahtevek opira na iste bistvene sestavine dejanskega stanja in, če je organ pristojen za njegovo reševanje. Povedano drugače, prosilec se v pritožbi ne more pritožiti glede dokumentov, ki jih v zahtevi z dne 4. 10. 2024 ni zahteval. Tudi v tem primeru je IP kot pritožbeni organ v pritožbenem postopku vezan na zahtevo prosilca, saj lahko kot organ druge stopnje v skladu z 247. členom ZUP preizkusi izpodbijano odločitev le v delu, v katerem jo prosilec izpodbija. Glede na navedeno se IP ni opredelil do na novo zahtevanih dokumentov, v odgovoru prosilca z dne 26. 11. 2024 in 3. 12. 2024, saj navedeno ni bilo predmet odločanja v postopku izdaje izpodbijane odločbe, posledično pa ne more biti predmet pritožbe v tem postopku. O novo zahtevanih dokumentih bo moral organ odločiti v roku 20. delovnih dni od prejema popolne zahteve.

(12)          IP ugotavlja, da v obravnavanem primeru ni sporno, da je organ zavezanec po ZDIJZ, zato je IP nadalje ugotavljal, ali so pri zahtevanih informacijah izpolnjeni vsi pogoji za informacijo javnega značaja.

(13) Informacija javnega značaja je po določbi prvega odstavka 4. člena ZDIJZ informacija, ki izvira iz delovnega področja organa, nahaja pa se v obliki dokumenta, zadeve, dosjeja, registra, evidence ali dokumentarnega gradiva (v nadaljevanju dokument), ki ga je organ izdelal sam, v sodelovanju z drugim organom ali pridobil od drugih oseb. Iz navedene definicije so razvidni trije osnovni pogoji, ki morajo biti kumulativno izpolnjeni, da lahko govorimo o obstoju informacije javnega značaja, in sicer:

1. informacija mora izvirati iz delovnega področja organa;

2. organ mora z njo razpolagati;

3. nahajati se mora v materializirani obliki.

(13)          Skladno s 4. členom ZDIJZ informacijo javnega značaja predstavlja samo dokument, ki že obstaja v neki materialni obliki, oz. tisti dokument, ki ga je organ v okviru svojega delovnega področja že izdelal oz. pridobil in ga ni dolžan ustvariti šele na podlagi zahteve. Navedeno pomeni, da vloga, s katero se zahteva, da organ odgovori na vprašanja oz. pripravi pojasnilo, obrazložitev ipd. ne predstavlja zahteve za dostop do informacij javnega značaja. IP pojasnjuje, da ZDIJZ, ki omogoča pritožbo k IP, ne omogoča oz. predvideva pravice do odgovorov in pojasnil ter podobnega. Takšno stališče izhaja tudi iz sodbe Upravnega sodišča RS, št. I U 1351/2010-12 z dne 25. 5. 2011. Prosilec ima namreč po ZDIJZ pravico zahtevati dokumente, s katerimi organi zavezanci že razpolagajo, ne prosilci ne IP pa nimajo po tem zakonu nikakršnega vzvoda, s katerim bi prisilili organ, da posebej na zahtevo prosilca ustvari določen dokument (npr. pripravi odgovore na vprašanja, poda pojasnilo, obrazložitve ipd.). V kolikšnem obsegu organi prosilcem odgovarjajo na vprašanja, je predmet njihovih komunikacijskih strategij in ni del postopkov po ZDIJZ.

(14)          Glede pritožbenih navedb prosilca, da preveri politike izdelave varnostnih kopij elektronskih sporočil ter morebitnega obstoja zahtevanih dokumentov v teh kopijah ter časovno obdobje brisanja dokumentov, saj obstajajo revizijski dnevniki poštnega strežnika, ki bi lahko razkrili, kdaj so bili dokumenti izbrisani, IP pojasnjuje, da niti uradna oseba organa niti IP nimata pristojnosti pregledovati elektronskih poštnih predalov posameznih uslužbencev z namenom ugotavljanja, ali v elektronskem predalu posameznega zaposlenega obstaja oz. je obstajala informacija, ki je predmet zahteve po ZDIJZ. Z vpogledom v elektronsko pošto uslužbencev, z namenom ugotovitve ali z zahtevanimi informacijami razpolagajo, bi namreč posegli v ustavno zavarovano pravico do komunikacijske zasebnosti uslužbenca. Ustava RS v 37. členu zagotavlja tajnost pisem in drugih občil. Samo zakon lahko predpiše, da se na podlagi odločbe sodišča za določen čas ne upošteva varstvo tajnosti pisem in drugih občil in nedotakljivost človekove zasebnosti, če je to nujno za uvedbo ali potek kazenskega postopka ali za varnost države. V konkretnem primeru takšne okoliščine niso podane. Prav tako se v postopku po ZDIJZ IP ne more spuščati v vprašanje, ali bi morebitna tovrstna elektronska pošta morala biti evidentirana ali ne. IP tudi nima pristojnosti, da bi organu podal smernice za vzpostavitev ustreznih postopkov ravnanja z dokumentacijo, saj navedeno ne sodi v pristojnost IP.

(15) Po pregledu posredovane dokumentacije in opravljenem ogledu in camera z dne 28. 11. 2024, IP ugotavlja, da organ v času izdaje izpodbijane odločbe z dokumenti iz zahteve prosilca z dne 4. 10. 2024, ni razpolagal. Iz celotne pritožbene zadeve ne izhaja noben sum, da organ razpolaga z zahtevanimi dokumenti, vendar jih prosilcu ne želi posredovati. Organ je IP pojasnil, da v zvezi z zahtevanim postopkom ni bil izveden noben uradni postopek (npr. evidenčno naročilo), da bi se takšna dokumentacija evidentirala v Janis (informacijski sistem organa), temveč je šlo za postopek informativne ponudbe z namenom tehničnega pregleda trga, zato se ponudbe niso evidentirale v nobeno evidenco,  prav tako organ ne razpolaga z drugo dokumentacijo, iz katere bi izhajali odgovori na zastavljena vprašanja. Upoštevaje  vse navedeno IP nima nikakršnega razloga, da ne bi sledil navedbam organa, glede ugotovitev obstoja zahtevanih dokumentov, poleg tega IP tudi ob reševanju te pritožbe ni mogel posumiti, da organ z zahtevano informacijo razpolaga, vendar je v celoti ne posreduje oz. ne želi posredovati (2. odstavek 10. člena ZInfP).

(16) Ob tem IP še pojasnjuje, da v pritožbenem postopku glede dostopa do informacij javnega značaja nima pristojnosti, da bi se spuščal v presojo zakonitosti in smotrnosti ravnanja organa. V postopku dostopa do informacij javnega značaja se ob tem lahko presoja (le) vprašanje, ali organ dejansko razpolaga z dokumenti, ki so predmet zahteve in ali ti predstavljajo prosto dostopno informacijo javnega značaja. Posledično se IP do ostalih pritožbenih navedb prosilca ni opredelil in jih ni podrobneje povzel, saj so za postopek po ZDIJZ brezpredmetne in niso v pristojnost IP.

(17) Upoštevaje navedeno je IP zaključil, da organ ne razpolaga z zahtevanimi dokumenti, zato je pritožbo prosilca, na podlagi prvega odstavka 248. člena ZUP zavrnil in potrdil izpodbijano odločbo, kot to izhaja iz 1. točke izreka te odločbe.

(18) Na podlagi petega odstavka 213. člena ZUP, ki se smiselno uporablja tudi za odločbo o pritožbi (prvi odstavek 254. člena ZUP), se v izreku odloči tudi o tem, ali so nastali stroški postopka. IP je ugotovil, da v tem postopku posebni stroški niso nastali, zato je odločil, kot izhaja iz 2. točke izreka te odločbe.

(19) Ta odločba je v skladu s 30. točko 28. člena Zakona o upravnih taksah (Uradni list RS, št. 106/10 – ZUT-UPB5 in 14/15 – ZUUJFO) oproščena plačila upravne takse

Pouk o pravnem sredstvu: 

Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, pač pa se lahko sproži upravni spor. Upravni spor se sproži s tožbo, ki se vloži v 30 dneh od vročitve te odločbe na Upravno sodišče, Fajfarjeva 33, Ljubljana. Tožba se lahko vloži pisno po pošti ali pri navedenem sodišču. Če se tožba pošlje priporočeno po pošti, se za dan izročitve sodišču šteje dan oddaje na pošto. Tožba z morebitnimi prilogami se vloži v najmanj treh izvodih. Tožbi je treba priložiti tudi to odločbo v izvirniku ali prepisu.

Postopek vodila:

Urša Pleterski

Raziskovalka pooblaščenca

Informacijski pooblaščenec:

mag. Kristina Kotnik Šumah, univ.dipl.prav

namestnica pooblaščenke