prosilec - Avditorij Portorož

Številka: 090-146/2026/7

Datum: 10. 8. 2026

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) po namestnici informacijske pooblaščenke, Kristini Kotnik Šumah, po pooblastilu št. 100-17/2006/229 z dne 6. 11. 2024, izdaja na podlagi 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, 51/07 - ZUstS-A; v nadaljevanju ZInfP), tretjega in četrtega odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/06 – uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZDIJZ), prvega odstavka 248. in 251. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Ur. l. RS, št. 24/06 – uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZUP), o pritožbi …….. (v nadaljevanju prosilec) z dne 23. 3. 2026, zoper odločbo Avditorija Portorož – Portorose, Senčna pot 8a, 6320 Portorož (v nadaljevanju organ) brez številke in datuma (v nadaljevanju izpodbijana odločba), v zadevi dostopa do informacije javnega značaja, naslednjo

ODLOČBO:

1.     Pritožbi prosilca z dne 23. 3. 2026, zoper odločbo Avditorija Portorož – Portorose brez datuma in številke se delno ugodi in se odločbo Avditorija Portorož – Portorose v 2. točki izreka delno odpravi ter se odloči: Organ je dolžan prosilcu v roku enaintridesetih (31) dni od vročitve te odločbe posredovati na njegov elektronski naslov:

-       Elektronsko sporočilo pošiljatelja ..... z dne Thu, 29 Jan 2026 13:24:10 glede objave novice, pri čemer mora organ prekriti mobitel številko pošiljatelja,

-       Elektronsko sporočilo pošiljatelja ..... z dne Thursday, 19 February 2026 4:13 glede priprave naročilnic, pri čemer mora organ prekriti mobitel številko pošiljatelja,

-       Elektronsko sporočilo pošiljatelja blagajna Avditorij Portorož z dne Fri, 20 February 2026 10:21:27 glede priprave naročilnic,

-       Elektronsko sporočilo pošiljatelja prireditve@ipf.si z dne Thursday, 19 February 2026 2:02 glede opomnika k pravočasnosti oddaje podatkov za obračun nadomestila,

-       Elektronsko sporočilo pošiljatelja tajništvo Avditorij Portorož z dne Thursday, February 26 2:48, ki se nanaša na posredovanje opomnika k pravočasnosti oddaje podatkov za obračun nadomestila,

-       Elektronsko sporočilo pošiljatelja ..... z dne Sun, 1 Mar 2026 13:15:42, ki se nanaša na posredovanje opomnika k pravočasnosti oddaje podatkov za obračun nadomestila, pri čemer mora organ prekriti mobitel številko pošiljatelja,

-       Elektronsko sporočilo pošiljatelja .....@avditorij.si z dne Mon, 23 Feb 2026 16:21:11, ki se nanaša na grafično oblikovanje,

-       Elektronsko sporočilo pošiljatelja .....@avditorij.si z dne Tue, 27 Jan 2026 09:20:45, ki se nanaša na ponudbo tehnične produkcije,

-       Elektronsko sporočilo pošiljatelja ..... z dne Mon, January 26, 2026 4:14, ki se nanaša na naročilnico za tehnično produkcijo, pri čemer mora organ prekriti mobitel številko pošiljatelja,

-       Elektronsko sporočilo pošiljatelja .....@avditorij.si z dne Tue, 27 Jan 2026 09:43:53, ki se nanaša na ponudbo lučkarja,

-       Elektronsko sporočilo pošiljatelja ..... z dne Mon, January 26, 2026 4:11, ki se nanaša na naročilnico za lučkarja, pri čemer mora organ prekriti mobitel številko pošiljatelja,

-       Elektronsko sporočilo pošiljatelja .....@avditorij.si z dne Tue, 27 Jan 2026 14:25:32, ki se nanaša na ponudbo SST,

-       Elektronsko sporočilo pošiljatelja ..... z dne Tuesday, January 27, 2026 11:58, ki se nanaša na ponudbo SST, pri čemer mora organ prekriti mobitel številko pošiljatelja,

-       Elektronsko sporočilo pošiljatelja .....@avditorij.si z dne Mon, 26 Jan 2026 16:12:37, ki se nanaša na ponudbo NMP,

-       Elektronsko sporočilo pošiljatelja ..... z dne Monday, 26 Jan 2026 2:25, ki se nanaša na ponudbo NMP, pri čemer mora organ prekriti mobitel številko pošiljatelja,

-       Elektronsko sporočilo pošiljatelja .....@avditorij.si z dne Mon, 26 Jan 2026 16:14:14, ki se nanaša na ponudbo reševalcev iz vode,

-       Elektronsko sporočilo pošiljatelja ..... z dne Monday, 26 Jan 2026 2:24, ki se nanaša na ponudbo reševalcev iz vode, pri čemer mora organ prekriti mobitel številko pošiljatelja,

-       Elektronska sporočila, ki se nanašajo na wc kabine in se zaključijo z elektronskim sporočilom organa z dne Mon, 26 Jan 2026 14:34:26, pri čemer mora prekriti ime, priimek, elektronski naslov in mobilno številko zaposlene pri ponudniku wc kabin in mobilno številko javnega uslužbenca na Občini Piran,

-       Konto kartica organa SN:1317126 Disco Carnival 2026, s katero je organ razpolagal na dan izdaje izpodbijane odločbe.

2.     V preostalem delu se pritožba zavrne.

3.     Posebni stroški v postopku reševanja te pritožbe niso nastali.

Obrazložitev:

(1) Prosilec je dne 23. 2. 2026 na organ naslovil zahtevo za dostop do informacije javnega značaja. Od organa je zahteval posredovanje dokumentov, ki se nanašajo na finančne in organizacijske tokove pri organizaciji dogodka Disco Carnival 2026, na celotno časovno obdobje priprave, izvedbe in zaključka projekta. Zahteval je v prvi točki glede odločanja in nosilca projekta: - vsi sklepi, odločitve, interni akti ali dopisi o izvedbi dogodka, - opredelitev nosilca projekta, - delitev odgovornosti med subjekti, - projektna dokumentacija, program, finančni načrt, - zapisniki sestankov (vodstvo, koordinacije, projektne skupine), - elektronska korespondenca, ki predstavlja odločanje ali usklajevanje projekta. Z drugo točko glede finančnih tokov, za vsak subjekt posebej: - vse proračunske postavke, - sklepi o dodelitvi sredstev, - pogodbe o sofinanciranju, - naročilnice, - računi, - izplačila (znesek, datum, prejemnik), - plan vs. realizacija, - morebitni aneksi, - celotno finančno konstrukcijo dogodka, - vir vsakega posameznega prihodka, - vir vsakega posameznega izdatka. S tretjo točko je zahteval pogodbe z nastopajočimi in posredniki: - pogodbe z vsemi nastopajočimi, - pogodbe z booking agencijami, - pogodbe s posredniki, - honorarji (bruto), - riders (tehnični/produkcijski pogoji), - stroški transporta, nastanitve, logistike, - aneksi, - celoten pogodbeni paket za glavnega izvajalca, - način izbire izvajalcev, - dokazila o preverjanju tržnih cen. S četrto točko je zahteval dokumente o javnem naročanju in o izboru izvajalcev: - razpisna dokumentacija (če obstaja), - zbiranje ponudb, - prejete ponudbe, - merila izbire, - odločitve, - utemeljitev neposrednega naročila (če je bilo uporabljeno). S peto točko je zahteval za Magazin Grando in uporabo javne infrastrukture: - pogodba o uporabi ali najemu, - cenik, - določitev najemnine, - morebitne oprostitve, - kdo nosi posamezne stroške, - interni izračuni, - pogodbe za tehnično infrastrukturo. S šesto točko je glede prihodkov dogodka zahteval: - pogodbeni model prodaje vstopnic, - pogodba s prodajno platformo, - VIP model (mize, minimalna konzumacija), - delitev prihodkov, - evidenca prodaje, - končni finančni rezultat dogodka. S sedmo točko je glede promocije in komunikacije zahteval:- pogodbe za marketing, - medijski zakup, - plačila vplivnežem ali agencijam, - uporaba javnih kanalov, - stroški promocije, - plan promocije. Z osmo točko je zahteval dokumente glede tveganja, jamstva in odgovornosti: - kdo nosi finančno tveganje, - garancije, - zavarovanja, - odgovornost za morebitno izgubo, - interni dokumenti o oceni tveganj. Z deveto točko zahteve je zahteval dovoljenja in dokumente glede varnosti: - vsa dovoljenja, - varnostni načrt, - pogodbe za varovanje, - soglasja organov, - načrt obvladovanja množic. Z deseto točko je zahteval zaključno dokumentacijo, ki se nanaša na: - poročilo o dogodku, - finančno poročilo, - analiza uspešnosti, - interna evalvacija, - nadzorni ali revizijski dokumenti. Z enajsto točko je glede Društva Tovarna kulture (Associazione Fabbrica di Cultura) zahteval dokumente o donacijah in finančnih transferjih: - skupni znesek vseh donacij, nakazil ali drugih finančnih transferjev, ki jih je društvo prejelo od: - Avditorija Portorož, - Občine Piran, - Turističnega združenja Portorož, - Okolja Piran, - drugih javnih subjektov. Za vsako posamezno nakazilo je zahteval: - znesek, - datum, - pravno podlago (pogodba, sklep, razpis, naročilo ipd.), - namen nakazila, - projekt ali dogodek, na katerega se nakazilo nanaša, - številko pogodbe ali akta, - dokazilo o izplačilu, - vse finančne transferje Društvu Tovarna kulture, povezane z dogodkom Disco Carnival 2026, - pogodbe ali dogovore, na podlagi katerih je društvo sodelovalo, - vlogo društva v finančni strukturi dogodka (organizator, produkcija, posrednik ipd.), - delež prihodkov, če je društvo sodelovalo pri prodaji ali organizaciji. Če donacije ali transferji niso bili izvedeni, je prosil za izrecno pisno potrditev. Dokumentacijo prosi v elektronski obliki na svoj elektronski naslov.

(2) O zahtevi z dne 23. 2. 2026 je organ odločil z odločbo brez številke in datuma (v nadaljevanju izpodbijana odločba), s katero je zahtevi prosilca s prvo točko izreka delno ugodil, tako da mu je posredoval naslednje dokumente: 1. Dovoljenje Upravne enote Piran, na katerem je opredeljen nosilec projekta, soglasje organov, načrt obvladovanja množic, 2. Pogodbo o dodelitvi sredstev programa Avditorija Portorož za leto 2026, 3. Naročilnice vezane na dogodek Disco Carnival, 4. Računi vezani na dogodke Disco Carnival, kjer so razvidni tudi datumi izplačila, 5. Pogodba z booking agencijami, na kateri so razvidni honorarji, celoten pogodbeni paket izvajalca, 6. Ridersi (tehnični in produkcijski pogoji), 7. Sklep o upravljanju Magazina Grando, 8. Cenik javne infrastrukture, 9. Pogodba s prodajno platformo Entrio, 10. Evidenca prodaje vstopnic, 11. Entrio promocijska ponudba, 12. Radio Capris promocijska ponudba, 13. Varnostni načrt, 14. Pogodba o varovanja prireditve, 15. Račun Tovarne Kulture o opravljeni storitvi – kot dokaz nakazila na katerem je znesek, datum, namen projekta, 16. Potrdilo o izplačilu Tovarni Kulture, 17. Pogodba o sodelovanju s Tovarno Kulture. Z drugo točko izreka je organ zahtevo v preostalem delu zavrnil, saj z ostalimi zahtevanimi dokumenti ne razpolaga. Iz vsebine obrazložitve izpodbijane odločbe izhaja, da je zahteva obsežna in deloma nerazumljiva in da se je organ izrecno potrudil, da je glede na jasno usmeritev transparentnosti delovanja organa, posredoval vse dokumente, ki obstajajo in katerih zahtevo je lahko izluščil iz ponekod pavšalno navedenih zahtev. Glede zahteve prosilca, da organ navede finančne tokove in vse proračunske postavke, organ navaja, da so vse proračunske zahteve dogodka vezane na proračunsko postavko Občine Piran – 18030 Avditorij Portorož konto - druge dejavnosti. Vir vsakega posameznega prihodka prireditve Disco Carnival je planirana dotacija Občine Piran, vstopnina od prodaje vstopnic, najemnina od oddaje šanka ter pogodba o sponzorstvu. Glede zahteve po planu in realizaciji dogodka organ odgovarja, da finančna kontrakcija dogodka še ni zaključena. Glede zahteve po viru vsakega posameznega prihodka, organ odgovarja, da je vir dotacija – sredstva po pogodbi o dodelitvi sredstev programa z Občino Piran, Vstopnina – prodajna platforma Entrio, oddaja šanka – račun št. AVD-S2-26000025 Mameja d. o. o., pogodba o sponzorstvu - Admiral Portorož, d. o. o. Ker organ z dokumenti ne razpolaga, je zahtevo zavrnil za pogodbo z nastopajočimi in posredniki, aneksi. Dokumentacija javnega naročanja ne obstaja, saj postopek javnega naročanja ni predviden, ker je predmet naročila vezan na konkretne izvajalce. Glede delitve prihodkov dokument ne obstaja. Glede končnega finančnega rezultata dogodka dokument v času odločanja še ne obstaja. Prav tako dokumenti o plačilu vplivnežev, planu promocije, interni dokumenti o oceni tveganja, poročila o dogodku, finančna poročila, analiza uspešnosti, interna evalvacija in nadzorni in revizijski dokumenti. Glede dela zahteve, kjer je prosilec zaprosil za zapisnike sestanka in koordinacijo projektne skupine je organ ocenil, da je to notranja komunikacija organa in izjema po 11. točki prvega odstavka 6. člena ZDIJZ, saj je organ komuniciral s pooblaščeno osebo v zvezi z notranjim delovanjem organa za izključno operativno izvedbo prireditve. Glede zahteve za posredovanje pogodbe za tehnično infrastrukturo je organ ugotovil da v Magazinu Grando ni tehnične infrastrukture, zato posledično tak dokument ne obstaja. Glede zahteve po »vip modelu« organ prosilca seznanja, da so se na dogodku prodajale tudi vip vstopnice in mize, minimalna konzumacija na mizo je bila 120€. Cenik je bil javno objavljen na uradni spletni strani prodajnega mesta, ki pa je, kot običajno, po izvedbi dogodka umaknjen s spleta, zato prosilcu organ linka na preteklo objavo ne more posredovati. Glede zahteve za »tveganja, jamstva in odgovornost« organ prosilca seznanja, da finančno tveganje in odgovornost za morebitno izgubo nosi organ kot organizator prireditve.

(3) Zoper odločbo organa je prosilec dne 23. 3. 2026 vložil pritožbo. Meni, da je organ napačno uporabil materialno pravo glede obstoja dokumentov, tj. 4. člena ZDIJZ, saj v primeru upravljanja javnih sredstev mora obstajati ustrezna dokumentacija, zgolj pavšalna navedba, da organ z dokumenti ne razpolaga, ne zadostuje standardu obrazloženosti odločbe. Meni, da neobstoj dokumentov kaže na nepravilnosti (npr. nadzorni in revizijski dokumenti). Neobstoj dokumentacije v takem primeru ne more biti zakoniti razlog za zavrnitev, temveč predstavlja potencialno kršitev pravil finančnega poslovanja. Meni, da je organ napačno uporabil izjemo varstva notranjega delovanja organa, saj se dokumenti nanašajo na porabo javnih sredstev in izvajanje javnih nalog. Prav tako pa organ ni izkazal konkretne škode, ki bi nastala z razkritjem. Odločbi očita, da ne vsebuje konkretnega opisa, kateri dokumenti naj ne bi obstajali, dokazov o tem, da je organ dokumente dejansko iskal in jasne pravne utemeljitve za uporabo izjem. Meni, da si prihaja odločba sama sebi v nasprotje, ker na eni strani priznava obstoj pogodb, računov in prihodkov hkrati pa, da projekt finančno ni zaključen, zato dokumenti ne obstajajo. Med drugim predlaga, da IP izvede nadzor nad zakonitostjo ravnanja organa. Predlaga, da se mu odločba in vsa nadaljnja komunikacija v tem postopku vroča tudi po elektronski poti.

(4) Organ je po preizkusu procesnih predpostavk in odločitvi, da izpodbijane odločbe ne bo spremenil, na podlagi 245. člena ZUP, pritožbo prosilca z dopisom z dne 9. 4. 2026, kot dovoljeno, pravočasno in vloženo po upravičeni osebi, odstopil v reševanje IP. Ob tem je organ pojasnil, da glede interne dokumentacije ponovno povzema, kakor je navedel v obrazložitvi izpodbijane odločbe, in sicer da posamezni zapisniki sestankov ali koordinacije projektne skupine ne obstajajo, zato jih prosilcu ni mogel posredovati. V pritožbenem postopku pa organ pošilja elektronska sporočila, za katere meni, da gre za izjemo, saj je organ komuniciral s pooblaščeno osebo v zvezi z notranjim delovanjem organa za izključno operativno izvedbo prireditve. Organ ne uporablja sistema knjiženja spisov (kot npr. Odos, Krpan), zato dokumentov ne išče elektronsko, ampak po lastni fizični evidenci. Organ je z veliko skrbnostjo proučil prosilčevo zahtevo, kljub temu, da je deloma pavšalna in nerazumljiva, ter prosilcu posredoval vse dokumente ki jih ima oziroma, ki obstajajo. 

(5) IP je zaradi razjasnitve dejanskega stanja s pozivom, št. 090-146/2026/2 z dne 18. 6. 2026, organ pozval na podajo pojasnil in posredovanje dokumentacije. Organ je po prošnji za podaljšanje roka, odgovoril z dopisom z dne 15. 7. 2026, s katerim je IP seznanil prosilca, ki nanj, do izdaje te odločbe, ni podal pripomb. Iz odgovora organa izhajajo enake navedbe o preverjanju obstoja dokumentov, dodal pa je še, da gre za relativno majhen organ, ki ima 19 zaposlenih, v širšem pomen uprave pa je le 6 zaposlenih. Iskanje je zato potekalo na podlagi ustnih navodil in zahtev med 6 sodelavci. Glede vprašanja o pogodbah z nastopajočimi in posredniki je organ v izpodbijani odločbi jasno navedel, da ne obstajajo. Organ je prosilcu posredoval Pogodbo z booking agencijami, v kateri so razvidni honorarji in celoten pogodbeni paket izvajalca (točka 5. v izreku, priložena tudi v prilogi tega dopisa). Kakor je običajno pri organizaciji tako velikih dogodkov, je organ sklenil pogodbo z booking agencijo in ni sklepal direktnih pogodb z nastopajočimi, zato s strani prosilca zahtevane pogodbe ne obstajajo. Glede pojasnila o načinu promocije in neobstoju dokumentov o plačilu vplivnežev in promocije odgovarja, da je organ dogodek promoviral sam preko socialnih omrežji preko svoje PR službe, vplivnežev ni plačeval. Kakor mu je znano, pa je potekala plačljiva promocija dogodka, ki jo je izvajalo Turistično združenje Portorož kot organizacija, ki skrbi in je odgovorna za promocijo destinacije, v kateri je organ izvedel dogodek. V prilogi je posredoval zahtevano konto kartico organa za dogodek Disco Carnival 2026. Glede zahteve za posredovanje proračunske postavke Občine Piran - 1830 Avditoru Portoro2 konto –druge dejavnosti, z označbo transakcij, ki se nanašajo na dogodek Disco Carnival 2026 organ pojasnjuje, da ne gre za dokument organa. Je le postavka v proračunu ustanovitelja organa, iz katerega se črpajo sredstva za prireditve na podlagi Pogodbe o dodelitvi sredstev programa Avditorija Portorož za leto 2026, ki jo je prosilec prejel in jo organ posreduje tudi v prilogi tega dopisa (točka 2 priloge). Glede zahteve prosilca za dokument o končnem finančnem poročilu za dogodek Disco Carnival2026 v času izdaje odločbe ni obstajal. Dokument je nastal kasneje, in ga organ prilaga - Poročilo in zahtevek za izplačilo sredstev za dogodek Disco Carnival 2026. Glede zahteve po opredelitvi, s katerimi dokumenti organ izvaja sprotni kontroloing, kot izhaja iz Letnega poročila za leto 2024 na 70. strani, organ odgovarja, da na podlagi konto kartic in internih poročil zaposlenih, odgovornih za posamezno prireditev. Dostop do elektronskih sporočil je organ zavrnil na podlagi 11. točke prvega odstavka 6. člena ZDIJZ. Glede izpolnjevanja drugega pogoja po navedeni zakonski določbi organ navaja, da, bi njihovo razkritje povzročilo motnje pri delovanju oziroma dejavnosti organa, saj gre za notranjo komunikacijo s pooblaščeno osebo v zvezi z notranjim delovanjem organa za izključno operativno izvedbo prireditve. Dokumenti torej predstavljajo notranjo komunikacijo med organom in pooblaščeno osebo, ki je bila vključena v pripravo in operativno izvedbo prireditve. Njihova vsebina se nanaša na usklajevanje notranjih organizacijskih postopkov, razdelitev nalog, način izvajanja posameznih aktivnosti, interno presojo organizacijskih rešitev ter sprotno usklajevanje glede izvedbe dogodka. Gre torej za dokumente, ki so bili pripravljeni izključno za potrebe notranjega delovanja organa in niso namenjeni zunanji javnosti. Organ ocenjuje, da bi razkritje teh dokumentov povzročilo motnje pri njegovem delovanju v smislu 11. točke prvega odstavka 6. člena ZDIJZ. Notranja komunikacija mora udeležencem omogočati odprto, neformalno in strokovno izmenjavo mnenj, predlogov, dilem ter organizacijskih rešitev brez zadržkov, da bi tako bila naknadno predmet javnega razkrivanja. Razkritje takšne komunikacije bi lahko vplivalo na pripravljenost zaposlenih in pooblaščenih oseb za iskreno in celovito izmenjavo informacij pri organizaciji prihodnjih dogodkov, s čimer bi bila zmanjšana učinkovitost notranjega usklajevanja in odločanja. Poleg tega dokumenti vsebujejo podrobnosti o načinu organizacije in operativni izvedbi prireditve, vključno z notranjimi organizacijskimi postopki in načinom usklajevanja posameznih nalog. Njihovo razkritje bi poseglo v notranje organizacijske procese organa ter otežilo učinkovito načrtovanje in izvedbo primerljivih aktivnosti v prihodnje, saj bi razkrilo način notranjega organiziranja in operativnega delovanja organa.

Pritožba je delno utemeljena.

(6) Uvodoma IP pojasnjuje, da je kot organ druge stopnje v skladu z 247. členom ZUP dolžan preizkusiti odločbo v delu, v katerem jo prosilec izpodbija. Odločbo preizkusi v mejah pritožbenih navedb, po uradni dolžnosti pa preizkusi, ali ni prišlo v postopku na prvi stopnji do bistvenih kršitev postopka in ali ni prekršen materialni zakon.

(7) Informacija javnega značaja je po določbi prvega odstavka 4. člena ZDIJZ informacija, ki izvira iz delovnega področja organa, nahaja pa se v obliki dokumenta, zadeve, dosjeja, registra, evidence ali dokumentarnega gradiva (v nadaljevanju dokument), ki ga je organ izdelal sam, v sodelovanju z drugim organom ali pridobil od drugih oseb. Iz navedene definicije so razvidni trije osnovni pogoji, ki morajo biti kumulativno izpolnjeni, da lahko govorimo o obstoju informacije javnega značaja, in sicer:

1.     informacija mora izvirati iz delovnega področja organa;

2.     organ mora z njo razpolagati;

3.     nahajati se mora v materializirani obliki.

(8) Kot izhaja iz določbe prvega odstavka 4. člena ZDIJZ in tudi določbe prvega odstavka 1. člena ZDIJZ, informacijo javnega značaja predstavlja samo dokument, ki že obstaja, je že ustvarjen, oz. dokument, ki ga je organ v okviru svojega delovnega področja že izdelal oz. pridobil. Gre za pogoj, ki je v teoriji poznan kot »kriterij materializirane oblike«.

(9) Organi so dolžni omogočiti prosilcem dostop le do že obstoječih informacij ter niso dolžni ustvarjati novih dokumentov, zbirati informacij, pripravljati pojasnil, opravljati raziskav ali analizirati podatkov, da bi zadostili zahtevi prosilca. Takšno stališče je zavzelo tudi Upravno sodišče RS v sodbi opr. št. III U 139/2021-19 z dne 13. 1. 2022, ko je zapisalo, da lahko organ kot informacijo javnega značaja prosilcu posreduje zgolj dokument v materializirani obliki, kot se hrani pri organu. Prav tako organi niso dolžni odgovarjati na vprašanja prosilcev, jim dajati pojasnil, raznih obrazložitev, pripravljati analiz ali dokumentov pridobivati od drugih organov. Prosilec ima po ZDIJZ pravico zahtevati dokumente, s katerimi organi zavezanci že razpolagajo, ne prosilci ne IP pa nimajo po tem zakonu nikakršnega vzvoda, s katerim bi prisilili organ, da posebej, na zahtevo prosilca, ustvari določen dokument ali pridobi dokument, s katerim ne razpolaga. Iz navedenega razloga IP ne more naložiti organu, da »podaja izjavo o tem, da s posameznim dokumentom ne razpolaga« v širšem obsegu kot to izhaja iz njegove odločbe.

(10) Predmet pritožbenega postopka je tako vprašanje, ali organ razpolaga z dokumenti, ki jih je prosilec zahteval v obsežni zahtevi z dne 23. 2. 2026, vezano na dokumente, ki se nanašajo na dogodek Disco Carnival 2026 (v nadaljevanju prireditev). Organ je z izrekom izpodbijane odločbe odločil, dostop do katerih dokumentov se prosilcu ugodi, z drugo točko pa je navedel, da se v preostalem delu zahteva zavrne, ker z dokumenti ne razpolaga. Iz vsebine obrazložitve pa izhaja dostop, do katerih točk zahteve je zavrnil, ker z dokumenti, ki bi ustrezali zahtevi, ne razpolaga. Po mnenju IP tako ne drži pritožbena navedba prosilca, da se organ ni opredelil, s katerimi dokumenti ne razpolaga. Iz vsebine obrazložitve in pojasnil v pritožbi ter celokupnosti dokumentov pa izhajajo razlogi, zakaj z dokumenti ne razpolaga. Glede pomanjkljivo ugotovljenega dejanskega stanja je organ pojasnil, da ne uporablja sistema knjiženja spisov (kot npr. Odos, Krpan), zato dokumentov ne išče elektronsko, ampak po lastni fizični evidenci. Organ je z veliko skrbnostjo proučil prosilčevo zahtevo ter prosilcu posredoval vse dokumente ki jih ima oziroma, ki obstajajo. Gre za relativno majhen organ, ki ima 19 zaposlenih, v širšem pomen uprave pa je le 6 zaposlenih. Iskanje je zato potekalo na podlagi ustnih navodil in zahtev med 6 sodelavci. Na primer iz vsebine obrazložitve izpodbijane odločbe izhaja, da ne razpolaga s pogodbo z nastopajočimi in posredniki ter aneksi. Ob tem je organ odločitev utemeljil z navedbo, da so razmerja urejena z booking agencijami. Dostop do pogodb s slednjimi pa je prosilec dobil z izpodbijano odločbo. Iz navedenih pogodb izhajajo honorarji in celoten pogodbeni paket izvajalca. Ob tem je pojasnil, da kakor je običajno pri organizaciji tako velikih dogodkov, je organ sklenil pogodbo z booking agencijo in ni sklepal direktnih pogodb z nastopajočimi, zato s strani prosilca zahtevane pogodbe ne obstajajo. Nadalje je pojasnil, da dokumentacija javnega naročanja ne obstaja, saj postopek javnega naročanja ni predviden, ker je predmet naročila vezan na konkretne izvajalce. Glede načina promocije in neobstoju dokumentov o plačilu vplivnežev in promocije je organ pojasnil, da je dogodek promoviral sam preko socialnih omrežji preko svoje PR službe, vplivnežev ni plačeval. Kakor je organu znano, pa je potekala plačljiva promocija dogodka, ki jo je izvajalo Turistično združenje Portorož kot organizacija, ki skrbi in je odgovorna za promocijo destinacije, v kateri je organ izvedel dogodek. Z odločbo pa je prosilcu omogočil dostop do dokumentov z …, z Radio …, idr. Prav tako je organ v izpodbijani odločbi prosilcu podajal pojasnila, in sicer je navedel, da glede zahteve po »vip modelu« organ prosilca seznanja, da so se na dogodku prodajale tudi vip vstopnice in mize, minimalna konzumacija na mizo je bila 120€. Cenik je bil javno objavljen na uradni spletni strani prodajnega mesta, ki pa je, kot običajno, po izvedbi dogodka umaknjen s spleta, zato prosilcu organ linka na preteklo objavo ne more posredovati. Glede zahteve za »tveganja, jamstva in odgovornost« organ prosilca seznanja, da finančno tveganje in odgovornost za morebitno izgubo nosi organ kot organizator prireditve.

(11) Ker se prosilec v pritožbi jasno opredeljuje le glede (ne)obstoja nadzornih, finančnih in podobnih dokumentov, se IP o tem v nadaljevanju opredeljuje bolj natančno. Iz vsebine obrazložitve izhaja, da ne obstajajo dokumenti glede: delitve prihodkov, končnega finančnega rezultata dogodka, interni dokumenti o oceni tveganja, poročila o dogodku, finančna poročila, analiza uspešnosti, interna evalvacija. Iz vsebine obrazložitve izhaja, da dokumenti v času odločanja še ne obstajajo. V pritožbenem postopku je organ dostavil konto kartico organa za dogodek Disco Carnival 2026. Ker so iz njega razvidne proračunske postavke, kar je prosilec zahteval z 2. točko »Finančni tokovi« in ker je organ z navedenim dokumentom razpolagal na dan odločanja o zahtevi, je IP organu z izrekom te odločbe naložil, da prosilcu omogoči dostop. Glede finančnih dokumentov je organ IP dostavil tudi dokument proračunska postavka Občine Piran - 1830 Avditorij Portorož konto –druge dejavnosti, z označbo transakcij, ki se nanašajo na dogodek Disco Carnival 2026. Pri tem je organ pojasnil, da ne gre za dokument organa, ampak postavka v proračunu ustanovitelja organa, iz katerega se črpajo sredstva za prireditve na podlagi Pogodbe o dodelitvi sredstev programa Avditorija Portorož za leto 2026, ki jo je prosilec prejel in jo organ posreduje tudi v prilogi tega dopisa (točka 2 priloge). Dokument je organ pridobil za namen tega pritožbenega postopka. Ker proračunska postavka Občine Piran ni dokument organa, ampak Občine Piran, je v času odločanja o zahtevi organ ni imel in zato IP ne more organu naložiti, da prosilcu omogoči dostop do nje, saj se upošteva dejansko stanje, ki je bilo v času odločanja organa z izpodbijano odločbo. Ker je organ navedeni dokument pridobil za namen tega postopka in kasneje, ne more biti predmet odločanja IP v tem postopku. Prav tako ne more biti predmet odločitve IP Poročilo in zahtevek za izplačilo sredstev za dogodek Disco Carnival 2026, ki bi sicer ustrezalo zahtevi prosilca, saj kot je razvidno iz dokumenta, je nastal po odločitvi, in sicer dne 26. 3. 2026. Z izrekom te odločbe je IP tako odločil, da organ prosilcu omogoči dostop do konto kartice organa za dogodek Disco Carnival 2026, v preostalem delu je glede obstoja drugih dokumentov glede na pritožbene navedbe, pritožbo zavrnil, ker je ugotovil, da organ z njimi ne razpolaga oziroma da z njimi ni razpolagal v času izpodbijane odločbe.

(12) IP tako nima nikakršnega razloga, da ne bi sledil navedbam organa, da drugi dokumenti v času odločanja pri organu niso obstajali, prav tako IP tudi ob reševanju te pritožbe ni mogel posumiti, da je organ z dokumenti razpolagal, vendar jih v celoti ne posreduje oziroma ne želi posredovati prosilcu (2. odstavek 10. člena ZInfP). IP ob tem pojasnjuje, da v pritožbenem postopku glede dostopa do informacij javnega značaja nima pristojnosti, da bi se spuščal v presojo zakonitosti in smotrnosti ravnanja organa ter v vprašanje pravilnosti poslovanja organa. V postopku dostopa do informacij javnega značaja se lahko presoja (le) vprašanje, ali zahtevane informacije javnega značaja dejansko obstajajo pri organu, v materializirani obliki.

(13) Glede na navedeno IP v postopku po ZDIJZ ni pristojen ugotavljati, ali je bila dokumentacija pravilno ustvarjena, hranjena in uničena, oziroma ali je odbiranje, izločanje in uničevanje izvedeno pravilno in skladno s predpisi. Ugotavljanje, zakaj določene dokumentacije ni, oziroma ali bi morala biti, je torej v pristojnosti drugih organov, in sicer upravne inšpekcije. Takšno stališče je zavzelo tudi Upravno sodišče v sodbi pod opr. št. IU 1198/2016-22 z dne 10. 5. 2017, točka 10. in 11. IP je organ, ki je, na podlagi prvega odstavka 2. člena ZInfP, pristojen za odločanje o pritožbi zoper odločbo, s katero je organ zavrgel ali zavrnil zahtevo ali drugače kršil pravico do dostopa ali ponovne uporabe informacije javnega značaja ter v okviru postopka na drugi stopnji tudi za nadzor nad izvajanjem zakona, ki ureja dostop do informacij javnega značaja, in na njegovi podlagi izdanih predpisov. Zato IP, skladno z načelom zakonitosti, organu ne more naložiti, naj prosilcu posreduje dokumente, s katerimi v času odločanja ni razpolagal.

Glede izjeme notranjega delovanja

(14) Glede dela zahteve, kjer je prosilec zaprosil za zapisnike sestanka in koordinacijo projektne skupine je organ ocenil, da je to notranja komunikacija organa in izjema po 11. točki prvega odstavka 6. člena ZDIJZ, saj je organ komuniciral s pooblaščeno osebo v zvezi z notranjim delovanjem organa za izključno operativno izvedbo prireditve. V pritožbenem postopku je organ pojasnil, da v tem delu zahteve razpolaga le z elektronskimi sporočili, ki si jih je organ izmenjal s pooblaščeno osebo za projekt na Občini Piran, z javnim uslužbencem …... Dostop do elektronskih sporočil je organ zavrnil na podlagi 11. točke prvega odstavka 6. člena ZDIJZ. Glede izpolnjevanja drugega pogoja po navedeni zakonski določbi organ navaja, da bi njihovo razkritje povzročilo motnje pri delovanju oziroma dejavnosti organa, saj gre za notranjo komunikacijo s pooblaščeno osebo v zvezi z notranjim delovanjem organa za izključno operativno izvedbo prireditve. Dokumenti torej predstavljajo notranjo komunikacijo med organom in pooblaščeno osebo, ki je bila vključena v pripravo in operativno izvedbo prireditve. Njihova vsebina se nanaša na usklajevanje notranjih organizacijskih postopkov, razdelitev nalog, način izvajanja posameznih aktivnosti, interno presojo organizacijskih rešitev ter sprotno usklajevanje glede izvedbe dogodka. Gre torej za dokumente, ki so bili pripravljeni izključno za potrebe notranjega delovanja organa in niso namenjeni zunanji javnosti. Organ ocenjuje, da bi razkritje teh dokumentov povzročilo motnje pri njegovem delovanju v smislu 11. točke prvega odstavka 6. člena ZDIJZ. Notranja komunikacija mora udeležencem omogočati odprto, neformalno in strokovno izmenjavo mnenj, predlogov, dilem ter organizacijskih rešitev brez zadržkov, da bi tako bila naknadno predmet javnega razkrivanja. Razkritje takšne komunikacije bi lahko vplivalo na pripravljenost zaposlenih in pooblaščenih oseb za iskreno in celovito izmenjavo informacij pri organizaciji prihodnjih dogodkov, s čimer bi bila zmanjšana učinkovitost notranjega usklajevanja in odločanja. Poleg tega dokumenti vsebujejo podrobnosti o načinu organizacije in operativni izvedbi prireditve, vključno z notranjimi organizacijskimi postopki in načinom usklajevanja posameznih nalog. Njihovo razkritje bi poseglo v notranje organizacijske procese organa ter otežilo učinkovito načrtovanje in izvedbo primerljivih aktivnosti v prihodnje, saj bi razkrilo način notranjega organiziranja in operativnega delovanja organa.

(15) Organ je dostop do elektronskih sporočil zavrnil zaradi izjeme iz 11. točke prvega odstavka 6. člena ZDIJZ. Po navedeni izjemi organ prosilcu zavrne dostop do zahtevane informacije, če se zahteva nanaša na podatek iz dokumenta, ki je bil sestavljen v zvezi z notranjim delovanjem oziroma dejavnostjo organov, in bi njegovo razkritje povzročilo motnje pri delovanju oziroma dejavnosti organa. Za obstoj opisane izjeme morata biti torej kumulativno izpolnjena dva pogoja, in sicer:

(1) podatek mora izhajati iz dokumenta, ki je bil sestavljen v zvezi z notranjim delovanjem oz. dejavnostjo organa in

(2) razkritje takšnega podatka bi povzročilo motnje pri delovanju oz. dejavnosti organa (t. i. specifični škodni test).

Z obravnavano izjemo, ki jo pozna tudi večina primerjalno pravnih ureditev, se varujejo podatki, ki nastajajo ob oblikovanju politike organa. Gre za dokumente za notranjo rabo organa, iz katerih izhaja postopek oziroma način dela organa, kot tudi njegova notranja politika, oziroma proces, ki varuje notranje razmišljanje organa, s čimer naj bi se omogočilo odkrito in odprto razmišljanje organa, ki pa bi bilo ovirano, če bi bilo povsem odprto za javnost. Gre za situacije, ko razumno varovanje procesa »notranjega razmišljanja« organa ni nujno v neskladju z načelom odprtosti.

(16) Za podatke, ki so sestavljeni v zvezi z notranjim delovanjem, se v teoriji pogosto navajajo naslednji primeri: vsa notranja korespondenca med funkcionarji in uradniki vlade (uprave), ki je namenjena pripravi odločitev vlade (uprave) oziroma drugih zavezancev, interna komunikacija organa, zlasti dopisi, zapisniki, mnenja, poročila, navodila, smernice in drugi interni dokumenti. Primerjalno-pravno so kot takšna izjema priznana tudi občutljiva notranja navodila in načrti, ki določajo način zbiranja in izvajanja raznih vrst nadzora. Opisano izjemo pozna tudi večina primerjalno-pravnih ureditev, v katerih zakoni varujejo »notranji proces razmišljanja organa«. Varujejo se podatki, ki nastajajo ob oblikovanju politike organa. Gre za dokumente za notranjo rabo organa, iz katerih izhaja postopek oziroma način dela organa, kot tudi njegova notranja politika. To je v pravni teoriji znano kot »deliberative process privilege«, torej proces, ki varuje notranje razmišljanje organa, s čimer naj bi se omogočilo odkrito in odprto razmišljanje organa, ki pa bi bilo ovirano, če bi bilo povsem odprto za javnost. Obenem pa je namen te izjeme tudi preprečiti škodo, ki bi nastala pri kakovosti odločanja organa, saj razumno varovanje procesa »notranjega razmišljanja« organa ni nujno v neskladju z načelom odprtosti uprave. Če bi namreč vsi tovrstni dokumenti postali javni, bi to lahko resno ogrozilo kritično, inovativno in učinkovito delo javnega sektorja.

(17) Večina držav na različne načine varuje interna mnenja, nasvete, izmenjavo pogledov, ki se dogajajo med pripravo odločitev, dopušča pa razkritje podatkov o dejstvih iz takšnih dokumentov. V ameriškem pravu je razlika med »facts« in »opinions« utemeljena z argumentom, da namen varstva notranjega delovanja organov ni v tem, da bi javnosti preprečevali dostop do golih dejstev oz. faktičnih podatkov o delu organov. Namen te izjeme je varovati proces notranjega razmišljanja in oblikovanja mnenj, zato je poudarek na drugem elementu (»opinions«). Objava podatkov o dejstvih namreč ne vpliva na uradnikovo svobodo »kreativnega« razmišljanja znotraj organa, medtem ko objava podatka o mnenju lahko zaviralno vpliva na proces razmišljanja uradnikov (več o tem: Komentar Zakona o dostopu do informacij javnega značaja s pravom EU in primerjalno-pravno prakso, Inštitut za javno upravo pri Pravni fakulteti v Ljubljani, Ljubljana 2005 - Komentar ZDIJZ, str. 133 in nasl.). Primerjalno-pravno so kot takšna izjema priznana tudi občutljiva notranja navodila in načrti.

(18) V obravnavani zadevi je organ zaradi izjeme notranjega delovanja zavrnil dostop do elektronskih sporočil, ki so si jih izmenjali zaposleni organa in pooblaščena oseba za projekt na Občini Piran, javni uslužbenec …... IP se strinja z organom, da je prvi pogoj, da gre za delovanje, ki je notranje, izpolnjen. Namreč glede na način organiziranja in financiranja organa, kjer je Občina Piran ustanovitelj in glavni financer organa, še posebej za obravnavano prireditev, je intenzivnost sodelovanja med organom in Občino Piran na takšnem nivoju, da lahko govorimo, da gre za notranje delovanje. Ne strinja pa se IP s stališčem organa, da bi organu z razkritjem nastale motnje pri delovanju. Organ sicer navaja, da mora notranja komunikacija udeležencem omogočati odprto, neformalno in strokovno izmenjavo mnenj, predlogov, dilem ter organizacijskih rešitev brez zadržkov, da bi tako bila naknadno predmet javnega razkrivanja. Razkritje takšne komunikacije bi lahko vplivalo na pripravljenost zaposlenih in pooblaščenih oseb za iskreno in celovito izmenjavo informacij pri organizaciji prihodnjih dogodkov, s čimer bi bila zmanjšana učinkovitost notranjega usklajevanja in odločanja. Z vpogledom v zahtevana elektronska sporočila IP ugotavlja, da vsebujejo zgolj preposredovanje dokumentov (naročilnic, ponudb, ipd.) glede katerih je organ z izpodbijano odločbo prosilcu že omogočil dostop in praktično ne vsebujejo druge vsebine. V njih se ne nahaja izmenjava mnenj, predlogov, dilem ter organizacijskih rešitev. Prav tako iz vsebine sporočil ne izhaja iskrena in celovita izmenjava informacij, ker kot rečeno je vsebina le prepošiljanje priponk s ponudbami in povpraševanji za ponudbe. Razkritje takšni sporočil v ničemer ne bi moglo otežiti učinkovitega načrtovanja in izvedbe primerljivih aktivnosti v prihodnje, saj prepošiljanje povpraševanj in ponudb ne bi razkrilo načina notranjega organiziranja in operativnega delovanja organa. IP tako zaključuje, da za elektronska sporočila, ki jih je organ prepoznal, da ustrezajo zahtevi prosilca iz 1. točke zahteve, ki se glasi »Odločanje in nosilstvo projekta«, v delu, ki se nanaša na elektronsko korespondenco, ki predstavlja odločanje ali usklajevanje projekta, in jih je organ poslal v pritožbenem postopku ter izhajajo iz 1. točke izreka te odločbe, organ ni izkazal motenj za njegovo delovanje oziroma dejavnost in tako izjema iz 11. točke prvega odstavka 6. člena ZDIJZ ni podana, zato je IP odločil, da mora organ omogočiti dostop do njih. Pri tem je upošteval prvo alinejo tretjega odstavka 6. člena ZDIJZ, s katero je določeno, da so absolutno javni podatki v zvezi z delovnim razmerjem javnega uslužbenca in tako v elektronskih sporočilih ni prekril navedbe javnih uslužbencev. Upošteval pa je tudi dejstvo, da Občina Piran in organ določene podatke zaposlenih sama javno objavljata, zato jih ni varoval niti IP s to odločbo (elektronski naslovi javnih uslužbencev in nekatere službene telefonske številke). Na podlagi 3. točke prvega odstavka 6. člena ZDIJZ pa je zaradi varstva osebnih podatkov organu naložil prekritje mobilne telefonske številke javnega uslužbenca in ime, priimek, elektronski naslov in mobilno številko posameznice iz zasebne gospodarske družbe.

(19) V pritožbenem postopku je IP ugotovil, da je pravilna ugotovitev organa, da z določenimi informacijami v času odločanja dejansko ni razpolagal, kar pomeni, da niso izpolnjeni vsi pogoji za obstoj informacije javnega značaja po prvem odstavku 1. člena ZDIJZ v povezavi s prvim odstavkom 4. člena ZDIJZ. Upoštevaje vse navedeno IP ugotavlja, da pritožba prosilca v tem delu ni neutemeljena, zato jo je na podlagi prvega odstavka 248. člena ZUP treba zavrniti, kot izhaja iz 2. točke izreka te odločbe. Ugodil pa je IP pritožbo v delu, ki se nanaša na konto kartico organa za prireditev Disco Carnival, saj je ugotovil, da je organ z njo razpolagal v času odločanja. Prav tako je ugodil pritožbi prosilca v delu, ki se nanaša na elektronska sporočila, saj je ugotovil, da izjema notranjega delovanja ni podana, pri čemer je zaradi varstva osebnih podatkov organu naložil prekritje določenih podatkov kot izhaja iz prve točke izreka te odločbe.

(20) V skladu s petim odstavkom 213. člena ZUP, ki se smiselno uporablja tudi za odločbo o pritožbi (prvi odstavek 254. člena ZUP), se v izreku odloči tudi o tem, ali so nastali stroški postopka. IP je ugotovil, da v tem postopku posebni stroški niso nastali, kot to izhaja iz 2. točke izreka te odločbe.

(21) Ta odločba je v skladu s 30. točko 28. člena Zakona o upravnih taksah (Uradni list RS, št. 106/2010, s spremembami in dopolnitvami) oproščena plačila upravne takse.

Pouk o pravnem sredstvu:

Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, pač pa je dopusten upravni spor, ki se lahko sproži s tožbo pri Upravnem sodišču Republike Slovenije, Fajfarjeva 33, 1000 Ljubljana, v roku 30 dni od dneva prejema te odločbe. Tožba se lahko vloži pisno po pošti, po elektronski poti ali osebno pri navedenem sodišču. Če se tožba pošlje priporočeno po pošti, se za dan izročitve sodišču šteje dan oddaje na pošto. Tožba z morebitnimi prilogami se vloži v najmanj treh izvodih. Tožbi je treba priložiti tudi to odločbo v izvirniku ali prepisu.

Stranka se lahko odpove pravici do sodnega varstva po vročitvi te odločbe, do izteka roka za vložitev tožbe (281.a člen ZUP). Odpoved pravici do sodnega varstva stranka poda pri organu s pisno izjavo ali ustno izjavo na zapisnik. Stranka se lahko odpove pravici do sodnega varstva tudi glede posamezne točke izreka oziroma vsebinsko ločljivih delov izreka. Odpovedi pravici do sodnega varstva ni mogoče preklicati.

Postopek vodila:

Manja Resman, univ. dipl. prav.,

svetovalka Informacijskega pooblaščenca

Informacijski pooblaščenec:

mag. Kristina Kotnik Šumah, univ. dipl. prav.,

namestnica informacijske pooblaščenke