prosilec - Narodni muzej Slovenije

POVZETEK:

Prosilka je na organ naslovila zahtevo za posredovanje različnih letnih poročil dotičnega oddelka, za določeno obdobje. Organ je prosilki delno ugodil in ji posredoval tiste dokumente, s katerimi razpolaga. IP je v pritožbenem postopku ugotovil, da organ z drugimi dokumenti, kot s tistimi, ki jih je prosilki že posredoval, ne razpolaga, zato je pritožbo prosilke, kot neutemeljeno, zavrnil. Glede pritožbenih navedb, da so bila poročila nedvomno posredovana na elektronski naslov vodje oddelka pa je IP pojasnil, da niti uradna oseba organa niti IP nimata pristojnosti pregledovati elektronskih poštnih predalov posameznih javnih uslužbencev ali javnih funkcionarjev z namenom ugotavljanja, ali v elektronskem predalu posameznega zaposlenega obstaja informacija, ki je predmet zahteve po ZDIJZ.

ODLOČBA:

Številka: 090-204/2020/4

Datum: 16.10.2020

Informacijski pooblaščenec po informacijski pooblaščenki Mojci Prelesnik, v nad. IP, na podlagi 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Ur. l. RS, št. 113/05 in 51/07-ZUstS-A, v nad. ZInfP), 3. in 4. odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Ur. l. RS, št. 51/06 – UPB, 117/06 – ZDavP-2, 23/14, 50/14, 19/15 – odl. US in 102/15; v nad. ZDIJZ) ter 1. odstavka 248. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Ur. l. RS, št. 24/06 – UPB, 105/06–ZUS-1, 126/07-ZUP-E, 65/08-ZUP-F in 8/10-ZUP-G in 82/13-ZUP-H; v nad. ZUP), o pritožbi …. (v nad. prosilka), z dne 11. 9. 2020, zoper odločbo Narodnega muzeja Slovenije, Prešernova cesta 20, 1000 Ljubljana (v nad. organ), št. 4/2020-IJZ-2 z dne 26. 8. 2020, v zadevi dostopa do informacij javnega značaja, izdaja naslednjo

O D L O Č B O

1. Pritožba prosilke z dne 11. 9. 2020 zoper odločbo Narodnega muzeja Slovenije št. 4/2020-IJZ-2 z dne 26. 8. 2020, se zavrne.

1. V postopku reševanja te pritožbe niso nastali posebni stroški.

OBRAZLOŽITEV:

Prosilka je dne 8. 7. 2020 na organ vložila zahtevo za posredovanje neskrajšanih letnih poročil Oddelka za konserviranje in restavriranje (v nad. oddelek), skupaj s podatki opravljenega dela za vsakega člana oddelka, in sicer od leta 2010 do leta 2019.

Na zahtevo prosilke je organ, po elektronski pošti, odgovoril dne 28. 7. 2020 in prosilki posredoval t.i. daljša letna poročila, razen za leti 2016 in 2017, ko takšnega poročila ni nihče delal. Za ti dve leti je organ prosilki posredoval t.i. krajše poročilo.

Dne 6. 8. 2020  je prosilka po elektronski pošti ponovno zaprosila za:

• Daljša letna poročila oddelka za obdobje od leta 2014 do vključno leta 2017, in sicer za vsakega člana oddelka posebej;
• Daljša letna poročila oddelka med leti 2001 in 2009;
• Podatek, koliko numizmatičnih muzealij sta zaposleni …. in …., v obdobju 2016-2019, konservirali - restavrirali v rednem ter koliko predmetov izven rednega delovnega časa;
• V primeru, da je od leta 2015 kdorkoli od članov oddelka prejemal izplačilo delovne uspešnosti, prosilko zanima, koliko časa je posameznik ta dodatek prejemal.

Organ je o zahtevi prosilke odločil z odločbo št. 4/2020-IJZ-2 z dne 26. 8. 2020, s katero je zahtevo zavrnil v delu, ki se nanaša na:

1. Daljša letna poročila oddelka za obdobje od leta 2014 do vključno leta 2017, in sicer za vsakega člana oddelka posebej:

Organ je v obrazložitvi izpodbijane odločbe pojasnil, da so bila prosilki posredovana vsa poročila, s katerimi razpolaga. Drugih poročil pa organ nima oz. z njimi ne razpolaga.

1. Daljša letna poročila oddelka med leti 2002 in 2009;

Organ je v obrazložitvi izpodbijane odločbe pojasnil, da razpolaga zgolj s poročilom oddelka za leto 2001, zato se prosilki predmetni dokument posreduje po elektronski pošti. S preostalimi poročili - ne daljšimi in ne krajšimi - med leti 2002 in (vključno) 2009 pa organ ne razpolaga.

1. Podatek, koliko numizmatičnih muzealij sta zaposleni … in …., med Ieti 2016 in 2019, konservirali - restavrirali v rednem ter koliko predmetov izven rednega delovnega časa.

Organ je v obrazložitvi izpodbijane odločbe pojasnil, da razpolaga zgolj z informacijo o opravljenih urah izven rednega delovnega časa za namen konserviranja - restavriranja numizmatičnih muzealij. Zahtevana informacija se prosilki, v obliki uradnega zaznamka, pošlje po elektronski pošti. Organ pa ne razpolaga s podatki o številu konserviranih - restavriranih numizmatičnih muzealij, ki sta jih v obdobju 2016-2019 konservirali - restavrirali …. in mag. …. v rednem ali izven rednega delovnega časa.

Zoper odločbo organa je prosilka dne 11. 9. 2020 vložila pritožbo, v kateri oporeka odločitvi organa. Prosilka navaja, da so člani oddelka morali vsako leto pripraviti letno poročilo o delu in ga v mesecu januarju, za preteklo leto, posredovati/oddati (po elektronski pošti) vodji oddelka, ki je nato pripravil letno poročilo oddelka - gre za zbir poročil posameznega zaposlenega na oddelku. Tako poročila, ki jih je organ posredoval prosilki, niso predmet njene zahteve. Prosilka je pritožbi priložila elektronsko pošto »Poziv za pripravo letnih poročil članom oddelka«, ki je bila s strani vodje oddelka naslovljena na vse člane oddelka. Po mnenju prosilke iz elektronskega sporočila nedvomno izhaja, da so zaposleni vodji oddelka morali posredovati poročila, ki so predmet njene zahteve. Prosilka prilaga tudi primer svojih letnih poročil, skupaj z elektronskim sporočilo, kot dokaz za oddajo letnih poročil vodji oddelka. Prosilka je priložila tudi odločbo o letnem dopustu za leto 2019, iz katere izhaja, da lahko javni uslužbenec dobi določeno število dni na podlagi delovne uspešnosti v preteklem letu. Osnova za ugotovitev delovne uspešnosti pa so letna poročila, kar izhaja iz prav tako priložene prošnje direktorice organa na Svet organa za določitev redne delovne uspešnosti iz naslova izvajanja javne službe za leto 2018. V uvodu prošnje direktorica organa pojasnjuje, da skladno s Pravilnikom o merilih za ugotavljanje redne delovne uspešnosti direktorjev pravnih oseb javnega prava s področja kulture (Ur. l. RS, št. 7/09, 33/10 in 50/17) pošilja podatke, zbrane iz Letnih poročil za leta 2015 do 2018 in prosi za oblikovanje predloga za določitev višine. Da zahtevana poročila obstajajo, posredno izhaja tudi iz Poročila OKR Oddelka, ki so ga pripravili nekdanji vodje oddelka in v njem med drugim tudi analizirali število konserviranih - restavriranih predmetov v letih 2001 - 2015. Za 195 strani obsežno Poročilo OKR Oddelka so nekdanji vodje oddelka v imenu oddelka pripravili podrobno analizo števila konserviranih - restavriranih predmetov. Primerjali so delovno prizadevnost prosilke in njen delovni učinek, še posebej podrobno s sodelavko Sonjo Perovšek. Analiza v letih 2001-2015, vsebovana v Poročilu OKR Oddelka, temelji na letnih poročilih oddelka, v priloženem izseku Poročila OKR Oddelka je vsebovana tudi tabela, v kateri so po letih od 2004 do vključno 2015 povzeti podatki iz letnih poročil. V Poročilu OKR Oddelka so vsebovani podatki iz letnih poročil, za katere sedaj organ trdi, da z njimi ne razpolaga. Posredno je mogoče sklepati, da mora organ razpolagati tudi s podatki o konserviranju – restavriranju numizmatičnega gradiva v rednem in izven rednega delovnega časa za sodelavke prosilke, to sta …. in mag. …., saj so le-ti podatki del letnih poročil posameznih članov, kjer je tudi potrebno definirati, katero gradivo je bilo konservirano - restavrirano znotraj oz. izven delovnega časa.

Pritožbo prosilke je organ, z dopisom št. 4/2020-IJZ-3 z dne 19. 9. 2020, odstopil v obravnavo IP, skupaj z vso dokumentacijo, vezano na dotično zadevo.

IP je pritožbo prosilke, kot pravočasno, dovoljeno in vloženo po upravičeni osebi, vzel v obravnavo.

Na podlagi poziva IP št. 090-204/2020/ z dne 22. 9. 2020, je organ IP posredoval dopis št. 4/2020-IJZ-3-1 z dne 1. 10. 2020, v katerem je ponovno poudaril, da z drugo dokumentacijo, kot s tisto, ki jo je prosilki že posredoval, ne razpolaga. Dodatno je organ pojasnil, da je javni zavod, katerega ustanovitelj in glavni financer je Republika Slovenija preko Ministrstva za kulturo. Organizacijske enote organa, ki se ukvarjajo s strokovno dejavnostjo so: Arheološki oddelek, Oddelek za zgodovino in uporabno umetnost, Numizmatični kabinet, Grafični kabinet, Knjižnica in Oddelek za konserviranje in restavriranje. Kot vsak javni zavod je tudi organ vsako leto dolžan ustanovitelju poročati o svojem delu v preteklem letu. Ministrstvo za kulturo ima v namen tega poročanja že dolga leta pripravljene obrazce, v katere javni zavodi vnašajo podatke, ki so v teh obrazcih zahtevani. Ob pripravi poročila vsi oddelki direktorju sporočajo podatke, da se lahko to poročilo pravilno izpolni. Za to poskrbijo vodje oddelkov, ki izpolnijo posamezne obrazce, ki se tičejo dela oddelka v preteklem letu. Različni oddelki seveda posredujejo direktorju različno količino podatkov. Ravno Oddelek za konserviranje in restavriranje, poleg Knjižnice, posreduje manj podatkov v primerjavi z ostalimi oddelki, glede na razpon dela teh dveh oddelkov. Druga poročila se od oddelkov ne zahtevajo. Tako pripravljena letna poročila so objavljena tudi na spletni strani organa in so dostopna vsem. Ob pogledu v posamezno objavljeno letno poročilo organa se lahko vsak neposredno prepriča o tem, koliko podatkov s področja konserviranja in restavriranja sploh zahteva financer. Obrazec letnega poročila s področja konserviranja in restavriranja zahteva le tabelarne podatke o številu konserviranih in restavriranih predmetov, podatke o proučevanju in interpretaciji ter o morebitnem predstavljanju dediščine, podatke o morebitnem investicijskem vzdrževanju in nakupu opreme ter podobno. Če so dosedanji vodje tega oddelka pripravljali ali od zaposlenih zahtevali še obsežnejša/daljša poročila, za kakršen koli namen oz. zase, to nikakor ni bila zahteva vodstva organa. Očitno so tako menili tudi sami, saj (razen ene same izjeme iz leta 2001) teh poročil niso dali evidentirati oz. shraniti. Organ dejansko ne razpolaga z drugimi dokumenti, kot s tistimi, do katerih je prosilki že omogočil dostop. Še več, dokumente, ki so bili prosilki že posredovani, je organ pridobil od bivšega vodje oddelka in ene od sodelavk na oddelku. Ta poročila nikoli niso bila evidentirana oz. arhivirana. Ob pregledu arhiva med leti 2001 in 2009 pa je bilo odkrito eno samo arhivirano poročilo oddelka, in sicer za leto 2001 in je bilo tudi posredovano prosilki. Organ dodatno navaja, da nima namena skrivati zahtevanih dokumentov, saj je prosilki posredoval dokumente, s katerimi razpolaga oz. je te pridobil od posameznih sodelavcev. Ne more pa ji omogočiti dostopa do informacij, s katerimi ne razpolaga in ne ve, ali le-te sploh obstajajo in kje. Glede navedb prosilke, s katerimi naj bi dokazovala, da organ razpolaga z zahtevanimi dokumenti, pa organ navaja, da to ne drži, kar posredno potrjuje tudi prosilka sama, in sicer v delu pritožbe, kjer navaja, da so bili določenih podatki zbrani iz Letnih poročil organa in ne iz poročil posameznih oddelkov.

Pritožba ni utemeljena.

IP uvodoma pojasnjuje, da je kot organ druge stopnje, v skladu z 247. členom ZUP, dolžan preizkusiti odločbo v delu, v katerem jo pritožnik oz. prosilec izpodbija. Odločbo preizkusi v mejah pritožbenih navedb, po uradni dolžnosti pa preizkusi, ali ni prišlo v postopku na prvi stopnji do bistvenih kršitev postopka in ali ni prekršen materialni zakon.

Kot izhaja iz določbe 1. odstavka 4. člena ZDIJZ in tudi določbe 1. odstavka 1. člena ZDIJZ, informacijo javnega značaja predstavlja samo dokument, ki že obstaja, je že ustvarjen, oz. dokument, ki ga je organ v okviru svojega delovnega področja že izdelal oz. pridobil. Gre za pogoj, ki je v teoriji poznan kot »kriterij materializirane oblike«. Organi, ki so zavezanci po ZDIJZ, so namreč dolžni omogočiti dostop le do že obstoječih informacij in niso dolžni ustvariti novega dokumenta ali pridobiti oz. vzpostaviti dokumenta, ki ga v času zahteve nimajo.

Predmet tega pritožbenega postopka je vprašanje, ali organ razpolaga s sledečimi dokumenti:

• Daljša letna poročila oddelka za obdobje od leta 2014 do vključno leta 2017, in sicer za vsakega člana oddelka posebej;
• Daljša letna poročila oddelka med leti 2002 in 2009;
• Podatek, koliko numizmatičnih muzealij sta zaposleni …. in …., med Ieti 2016 in 2019, konservirali - restavrirali v rednem ter koliko predmetov izven rednega delovnega časa.

IP ob reševanju pritožbe ni mogel posumiti, da organ razpolaga z zahtevanimi dokumenti, vendar jih prosilki ne želi posredovati. Kot je pojasnil organ v izpodbijani odločbi in naknadno še v dopisu št. 4/2020-IJZ-3-1 z dne 1. 10. 2020, organ z drugimi dokumenti, kot s tistimi, ki jih je prosilki že posredoval, ne razpolaga. Organ dodatno navaja, da je bil pripravljen sodelovati s prosilko pri reševanju njene zahteve, zato se je po tem, ko v svojih evidencah oz. arhivu ni našel zahtevanih dokumentov, obrnil tudi na posamezne zaposlene in od njih pridobil dokumente, ki ustrezajo oz. bi lahko ustrezali zahtevi prosilke, te pa prosilki, brez oklevanja, tudi posredoval. Z drugimi dokumenti pa organ ne razpolaga in posledično jih prosilki ne more posredovati, prav tako organ ne vidi smisla/razlogov v tem, da bi prosilki prikrival, da z njimi razpolaga.

Na podlagi zgoraj navedenega tudi IP ne vidi razlogov, da bi podvomil v pojasnilo organa oz. v dejstvo, da organ ne razpolaga z zahtevanimi dokumenti, saj, kot to navaja tudi organ sam, ne vidi razlogov, zakaj bi organ prosilki prikrival, da z njimi razpolaga. Prav tako IP ugotavlja, da je bil organ pripravljen sodelovati s prosilko pri reševanju njene zahteve, saj ji je posredoval tiste dokumente, s katerimi razpolaga, dokumentov, s katerimi ne razpolaga, pa organ prosilki seveda ne more posredovati.

Glede pritožbenih navedb prosilke, da je vsak član oddelka svoje poročilo (po elektronski pošti) oddal/posredoval svoji vodji, pa IP poudarja, da niti uradna oseba organa niti IP nimata pristojnosti pregledovati elektronskih poštnih predalov posameznih javnih uslužbencev ali javnih funkcionarjev z namenom ugotavljanja, ali v elektronskem predalu posameznega zaposlenega obstaja informacija, ki je predmet zahteve po ZDIJZ. Z vpogledom v elektronsko pošto javnih funkcionarjev ali javnih uslužbencev, z namenom ugotovitve ali z zahtevanimi informacijami razpolagajo, bi namreč posegli v ustavno zavarovano pravico do komunikacijske zasebnosti javnega uslužbenca oz. javnega funkcionarja. Ustava RS v 37. členu zagotavlja tajnost pisem in drugih občil. Samo zakon lahko predpiše, da se na podlagi odločbe sodišča za določen čas ne upošteva varstvo tajnosti pisem in drugih občil in nedotakljivost človekove zasebnosti, če je to nujno za uvedbo ali potek kazenskega postopka ali za varnost države. V konkretnem primeru takšne okoliščine niso podane. Prav tako se v postopku po ZDIJZ IP ne more spuščati v vprašanje, ali bi morebitna tovrstna elektronska pošta morala biti evidentirana ali ne

IP poudarja, da v pritožbenem postopku glede dostopa do informacij javnega značaja nima pristojnosti, da bi se spuščal v presojo zakonitosti in smotrnosti ravnanja organa ter v vprašanje, zakaj organ ne razpolaga z dokumenti, ki so predmet zahteve prosilke. Pritožbeni postopek tudi ne more biti namenjen prisili ustvarjanja informacij ali ugotovitvi, da bi določene informacije morale obstajati. Prosilka v pritožbi tudi ne navaja nobenih oprijemljivih dejstev, ki bi kazala na to, da organ z zahtevanimi dokumenti dejansko razpolaga, vendar jih prosilki ne želi posredovati. Iz samih pritožbenih navedb prosilke in priložene dokumentacije pa ni mogoče nedvomno sklepati, da organ z zahtevanimi dokumenti resnično razpolaga, vendar jih prosilki ne želi posredovati. IP tako nima nikakršnega razloga, da ne bi sledil navedbam organa, da zahtevani dokumenti ne obstajajo, poleg tega IP tudi ob reševanju te pritožbe ni mogel posumiti, da organ z zahtevanimi informacijami razpolaga, vendar jih v celoti ne posreduje oz. ne želi posredovati (2. odstavek 10. člena ZInfP).

Zato IP ugotavlja, da pritožbi prosilke ni mogoče ugoditi, ker ji organ dokumentov, s katerimi ne razpolaga, ne more posredovati. Kot je že bilo povedano, so zavezanci v skladu z ZDIJZ dolžni omogočiti dostop samo do že obstoječih informacij, niso pa dolžni ustvariti novega dokumenta, zbirati informacij, opravljati raziskav ali analizirati podatkov, da bi zadostili zahtevi prosilca. IP je nedvomno ugotovil, da zahtevani dokumenti pri organu ne obstajajo.

Po preučitvi celotne zadeve IP zaključuje, da organ ne razpolaga z zahtevanimi dokumenti, kar pomeni, da »kriterij materializirane oblike« v konkretnem primeru ni izpolnjen, torej ni izpolnjen pogoj iz 1. odstavka 1. člena ZDIJZ v povezavi s 1. odstavkom 4. člena ZDIJZ.

Na podlagi navedenega je IP, na podlagi 1. odstavka 248. člena ZUP, pritožbo prosilke zoper odločbo št. 4/2020-IJZ-2 z dne 26. 8. 2020, kot neutemeljeno zavrnil, kot izhaja iz 1. točke izreka te odločbe.

Posebni stroški v tem postopku niso nastali.

Ta odločba je v skladu s 30. točko 28. člena Zakona o upravnih taksah (Ur. l. RS, št. 106/10 – ZUT-UPB5 in 14/15 – ZUUJFO) oproščena plačila upravne takse.

Pouk o pravnem sredstvu:

Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, temveč se lahko sproži upravni spor. Upravni spor se sproži s tožbo, ki se vloži v 30 dneh od vročitve te odločbe na Upravno sodišče, Fajfarjeva 33, Ljubljana. Tožba se lahko vloži pisno po pošti ali pri navedenem sodišču. Če se tožba pošlje priporočeno po pošti, se za dan izročitve sodišču šteje dan oddaje na pošto. Tožba z morebitnimi prilogami se vloži v najmanj treh izvodih. Tožbi je treba priložiti tudi to odločbo v izvirniku ali prepisu.

Postopek vodila:

Tanja Švab, dipl.upr.ved.,

raziskovalka IP

Informacijski pooblaščenec:

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

informacijska pooblaščenka