prosilec - Urad RS za intelektualno lastnino

POVZETEK:

Prosilec je od organa zahteval vse interne korespondence znotraj organa, vezane na njegovo elektronsko sporočilo z dne 5. 2. 2018 in odgovor organa z dne 9. 2. 2018. Organ je zahtevo zavrnil, ker z zahtevnimi dokumenti ne razpolaga. IP je v pritožbenem postopku ugotovil, da organ z zahtevanimi dokumenti resnično ne razpolaga, zato je pritožbo prosilca, kot neutemeljeno, zavrnil. Prav tako niti organ niti IP nimata pristojnosti pregledovati elektronskih poštnih predalov posameznih javnih uslužbencev ali javnih funkcionarjev, za namen ugotovitve ali z zahtevanimi informacijami razpolagajo ali ne.

ODLOČBA:

Številka: 090-106/2020/6

Datum: 28. 7. 2020

Informacijski pooblaščenec po informacijski pooblaščenki Mojci Prelesnik, v nad. IP, na podlagi 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Ur. l. RS, št. 113/05 in 51/07-ZUstS-A, v nad. ZInfP), 3. in 4. odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Ur. l. RS, št. 51/06 – UPB, 117/06 – ZDavP-2, 23/14, 50/14, 19/15 – odl. US in 102/15; v nad. ZDIJZ) ter 1. odstavka 248. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Ur. l. RS, št. 24/06 – UPB, 105/06–ZUS-1, 126/07-ZUP-E, 65/08-ZUP-F in 8/10-ZUP-G in 82/13-ZUP-H; v nad. ZUP), o pritožbi … (v nad. prosilec), z dne 19. 6. 2020, zoper odločbo Urada RS za intelektualno lastnino, Kotnikova ulica 4, 1000 Ljubljana (v nad. organ), št. 090-4/2020-4/601 z dne 8. 6. 2020, v zadevi dostopa do informacij javnega značaja, izdaja naslednjo

O D L O Č B O

1. Pritožba prosilca z dne 19. 6. 2020 zoper odločbo Urada RS za intelektualno lastnino, št. 090-4/2020-4/601 z dne 8. 6. 2020, se zavrne.

1. V postopku reševanja te pritožbe niso nastali posebni stroški.

OBRAZLOŽITEV:

Prosilec je dne 27. 2. 2020 na organ vložil zahtevo za posredovanje vse interne korespondence znotraj organa, vezane na njegovo elektronsko sporočilo z dne 5. 2. 2018 in odgovor organa z dne 9. 2. 2018. Prosilec sklepa, da je oseba, ki je zadolžena za spremljanje splošnega elektronskega naslova organa, njegovo elektronsko sporočilo posredovala dotični osebi znotraj organa in je nato ta dotična oseba pripravila odgovor, zato bi morali obstajati vsaj še dve interni elektronski sporočili znotraj organa. Dne 6. 3. 2020 je prosilec svojo zahtevo dopolnil še s polnim naslovom za vročanje.

Organ je o zahtevi prosilca odločil z odločbo št. 090-4/2020-4/601 z dne 8. 6. 2020, s katero je zahtevo zavrnil, ker z zahtevanimi dokumenti ne razpolaga. V obrazložitvi izpodbijane odločbe je organ dodatno pojasnil, da glavna pisarna, kjer se obravnava vsa vhodna pošta in vprašanja, zavede prejeto pošto v dokumentarni sistem organa in je ne posreduje posameznemu javnemu uslužbencu. Na enak način se ravna tudi z izhodno pošto in odgovori, zato vmesni dokumenti ne obstajajo in jih tudi ni v dokumentarnem sistemu.

Zoper odločbo organa je prosilec dne 19. 6. 2020 vložil pritožbo, v kateri oporeka odločitvi organa. Dodatno navaja, da se mu zdi nesprejemljivo, da organ komunicira in pošilja sporočila, ne obstaja pa nobena sled, kateri javni uslužbenec je pripravil dotični dokument. Odgovor organa prosilcu z dne 9. 2. 2018 namreč ne vsebuje imena in priimka javnega uslužbenca, ki je odgovor pripravil, ampak le navedbo organa. Državljan, ki se obrača na organ, bi moral imeti možnost izvedeti, kdo oz. kateri javni uslužbencev je na njegov dopis odgovoril, ne pa da dopise podpisuje generično organ. Navedeno bi bilo potrebno tudi v smislu Uredbe o upravnem poslovanju (Ur. l. RS, št. 9/18 in 14/20, v nad. Uredba), ki zahteva navedbo in podpis uradne oz. odgovorne osebe. Dodatno je prosilec še navedel, da je organ napačno tolmačil obseg njegove zahteve, saj se ta nanaša na vso interno korespondenco znotraj organa v zvezi z njegovim elektronskim sporočilom z dne 5. 2. 2018 in odgovorom organa z dne 9. 2. 2018, in ne zgolj na korespondenco po elektronski pošti.

IP je dne 24. 6. 2020 prejel dopis organa št. 090-4/2020-6/601 z dne 23. 6. 2020, s katerim mu je ta, na podlagi 245. člena ZUP, odstopil pritožbo, kot dovoljeno, pravočasno in vloženo s strani upravičene osebe.

Na podlagi poziva IP št. 090-106/2020/2 z dne 29. 6. 2020 je organ IP posredoval dopis št. 090-4/2020-8/601 z dne 8. 7. 2020, v katerem je navedel, da gre v zadevi št. 3122-50/2017 za dokaj obsežno zadevo z 20 dokumenti. Dokumenti se nanašajo na »avtorski apel«, ki ga je skupina avtorjev dne 30. 10. 2017 poslala na večje število državnih organov in na podlagi katerega je bil sklican tudi sestanek, katerega »zapisnik« je v svojem elektronskem sporočilu poslal prosilec dne 5. 2. 2018 in na katerega se nanaša tudi odgovor organa z dne 9. 2. 2018. Oba dokumenta sta priloga dopisu.

Na podlagi telefonskega pogovora z dne 10. 7. 2020 je organ IP dne 16. 7. 2020 posredoval celotni spis št. 3122-50/2017, v elektronski obliki, skupaj s popisom zadeve.

Pritožba ni utemeljena.

IP uvodoma pojasnjuje, da je kot organ druge stopnje, v skladu z 247. členom ZUP, dolžan preizkusiti odločbo v delu, v katerem jo pritožnik oz. prosilec izpodbija. Odločbo preizkusi v mejah pritožbenih navedb, po uradni dolžnosti pa preizkusi, ali ni prišlo v postopku na prvi stopnji do bistvenih kršitev postopka in ali ni prekršen materialni zakon.

Kot izhaja iz določbe 1. odstavka 4. člena ZDIJZ in tudi določbe 1. odstavka 1. člena ZDIJZ, informacijo javnega značaja predstavlja samo dokument, ki že obstaja, je že ustvarjen, oz. dokument, ki ga je organ v okviru svojega delovnega področja že izdelal oz. pridobil. Gre za pogoj, ki je v teoriji poznan kot »kriterij materializirane oblike«. Organi, ki so zavezanci po ZDIJZ, so namreč dolžni omogočiti dostop le do že obstoječih informacij in niso dolžni ustvariti novega dokumenta ali pridobiti oz. vzpostaviti dokumenta, ki ga v času zahteve nimajo.

Predmet tega pritožbenega postopka je vprašanje, ali organ razpolaga z interno korespondenco znotraj organa, vezano na elektronsko sporočilo prosilca z dne 5. 2. 2018 in odgovor organa z dne 9. 2. 2018.

IP ob reševanju pritožbe ni mogel posumiti, da organ razpolaga s kakršno koli interno korespondenco znotraj organa, vezano na elektronsko sporočilo prosilca z dne 5. 2. 2018 in odgovor organa z dne 9. 2. 2018, vendar je prosilcu ne želi posredovati. V okviru pritožbenega postopka je IP s strani organa prejel celotni spis št. 3122-50/2017, v elektronski obliki, skupaj s popisom zadeve, pri pregledu katerega je IP ugotovil, da ta ne vsebuje dokumentov, ki so predmet pritožbenega postopka, kar pomeni, da organ z dokumenti, ki so predmet pritožbenega postopka, resnično ne razpolaga.

Glede prosilčevih sklepanj, da je oseba, ki je zadolžena za spremljanje splošnega elektronskega naslova organa, njegovo elektronsko sporočilo z dne 5. 2. 2020 posredovala dotični osebi znotraj organa in je nato ta dotična oseba pripravila odgovor z dne 9. 2. 2018, zato bi morali obstajati vsaj še dve interni elektronski sporočili znotraj organa, IP pojasnjuje, da iz zadeve št. 3122-50/2017 ni razvidno, da bi, kot že zgoraj navedeno, v zvezi s konkretno zadevo obstajala kakršna koli interna korespondenca znotraj organa. Tudi organ je v izpodbijani odločbi pojasnil, da glavna pisarna, kjer se obravnava vsa vhodna pošta in vprašanja, le zavede prejeto pošto v dokumentarni sistem in je ne posreduje nadalje po elektronski pošti posameznemu javnemu uslužbencu. Na enak način se ravna tudi z izhodno pošto in odgovori. V tem delu IP še poudarja, da niti uradna oseba organa niti IP nimata pristojnosti pregledovati elektronskih poštnih predalov posameznih javnih uslužbencev ali javnih funkcionarjev. Z vpogledom v elektronsko pošto javnih funkcionarjev ali javnih uslužbencev, z namenom ugotovitve ali z zahtevanimi informacijami razpolagajo oz. ali je morebiti v zvezi z dotično zadevo obstajala interna korespondenca znotraj organa, ki sicer ni zavedena v spis oz. dokumentarni sistem organa, bi namreč posegli v ustavno zavarovano pravico do komunikacijske zasebnosti javnega uslužbenca oz. javnega funkcionarja. Ustava RS v 37. členu zagotavlja tajnost pisem in drugih občil. Samo zakon lahko predpiše, da se na podlagi odločbe sodišča za določen čas ne upošteva varstvo tajnosti pisem in drugih občil in nedotakljivost človekove zasebnosti, če je to nujno za uvedbo ali potek kazenskega postopka ali za varnost države. V konkretnem primeru takšne okoliščine niso podane. Prav tako se v postopku po ZDIJZ IP ne more spuščati v vprašanje, ali bi morebitna tovrstna elektronska pošta morala biti evidentirana v spis oz. dokumentarni sistem organa ali ne.

IP poudarja, da v pritožbenem postopku glede dostopa do informacij javnega značaja nima pristojnosti, da bi se spuščal v presojo zakonitosti in smotrnosti ravnanja organa ter v vprašanje, zakaj organ ne razpolaga z dokumenti, ki so predmet zahteve prosilca. Pritožbeni postopek tudi ne more biti namenjen prisili ustvarjanja informacij ali ugotovitvi, da bi določene informacije morale obstajati. Prosilec v pritožbi tudi ne navaja nobenih oprijemljivih dejstev, ki bi kazala na to, da organ z zahtevanimi dokumenti dejansko razpolaga, vendar jih prosilcu ne želi posredovati. Samo sklepanje prosilca, da bi zahtevani dokumenti pri organu morali obstajati oz. da bi morala obstajata najmanj dva dokumenta vezana na zahtevano interno korespondenco znotraj organa, pa ne more v ničemer spremeniti dejstva, da dokumenti pri organu dejansko ne obstajajo. IP tako nima nikakršnega razloga, da ne bi sledil navedbam organa, da zahtevani dokument ne obstaja, poleg tega IP tudi ob reševanju te pritožbe ni mogel posumiti, da organ z zahtevano informacijo razpolaga, vendar je v celoti ne posreduje oz. ne želi posredovati (2. odstavek 10. člena ZInfP).

Zato IP ugotavlja, da pritožbi prosilca ni mogoče ugoditi, ker mu organ dokumentov, s katerimi ne razpolaga, ne more posredovati. Kot je že bilo povedano, so zavezanci v skladu z ZDIJZ dolžni omogočiti dostop samo do že obstoječih informacij, niso pa dolžni ustvariti novega dokumenta, zbirati informacij, opravljati raziskav ali analizirati podatkov, da bi zadostili zahtevi prosilca. IP je nedvomno ugotovil, da zahtevani dokumenti pri organu ne obstajajo.

Po preučitvi celotne zadeve IP zaključuje, da organ ne razpolaga z zahtevanimi dokumenti, interno korespondenco znotraj organa, vezano na elektronsko sporočilo prosilca z dne 5. 2. 2018 in odgovor organa z dne 9. 2. 2018, kar pomeni, da »kriterij materializirane oblike« v konkretnem primeru ni izpolnjen, torej ni izpolnjen pogoj iz 1. odstavka 1. člena ZDIJZ v povezavi s 1. odstavkom 4. člena ZDIJZ.

Glede pritožbenih navedb prosilca, da je nesprejemljivo, da organ komunicira in pošilja sporočila, ne obstaja pa nobena sled, kateri javni uslužbenec je pripravil dotični dokument, pri čemer se sklicuje za Uredbo, ki zahteva navedbo in podpis uradne oz. odgovorne osebe, IP pojasnjuje, da se strinja z navedbami prosilca, da Uredba v 63. in 63.a členu določa, da je obvezna sestavina dokumenta navedba in podpis uradne oz. odgovorne osebe, v primeru pošiljanja dokumenta po elektronski pošti, pa mora biti ta podpisan z elektronskim podpisom. Vendar pa postopek po ZDIJZ ni namenjen ugotavljanju, ali je organ oz. posamezni javni uslužbenec, pri posredovanju odgovora prosilcu, ravnal v skladu z določbami ZUP oz. Uredbe ali ne. V postopku po ZDIJZ je namreč relevantno le dejstvo, ali organ z zahtevanimi dokumenti razpolaga in ali ti predstavljajo prosto dostopno informacijo javnega značaja, v samo vsebino dokumentov oz. v ugotavljanje, ali je v postopku oz. pri pošiljanju odgovora prosilcu s strani organa morebiti prišlo do kršitev določb ZUP oz. Uredbe, pa se IP ni pristojen spuščati.

Na podlagi navedenega je IP, na podlagi 1. odstavka 248. člena ZUP, pritožbo prosilca zoper odločbo št. 090-4/2020-4/601 z dne 8. 6. 2020, kot neutemeljeno zavrnil, kot izhaja iz 1. točke izreka te odločbe.

Posebni stroški v tem postopku niso nastali.

Ta odločba je v skladu s 30. točko 28. člena Zakona o upravnih taksah (Ur. l. RS, št. 106/10 – ZUT-UPB5 in 14/15 – ZUUJFO) oproščena plačila upravne takse.

Pouk o pravnem sredstvu:

Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, temveč se lahko sproži upravni spor. Upravni spor se sproži s tožbo, ki se vloži v 30 dneh od vročitve te odločbe na Upravno sodišče, Fajfarjeva 33, Ljubljana. Tožba se lahko vloži pisno po pošti ali pri navedenem sodišču. Če se tožba pošlje priporočeno po pošti, se za dan izročitve sodišču šteje dan oddaje na pošto. Tožba z morebitnimi prilogami se vloži v najmanj treh izvodih. Tožbi je treba priložiti tudi to odločbo v izvirniku ali prepisu.

Postopek vodila:

Tanja Švab, dipl.upr.ved.,

raziskovalka IP

Informacijski pooblaščenec:

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

informacijska pooblaščenka