prosilec - Knjižnica - Kulturni center Lendava

POVZETEK:

Prosilec je na podlagi ZDIJZ od organa zahteval seznam ocen delovne uspešnosti z imeni in priimki vseh javnih uslužbencev javnega zavoda, ki so bili ocenjeni za leto 2019. Organ je dostop zavrnil, ker z dokumentom ne razpolaga. V pritožbenem postopku je IP poudaril, da upoštevaje določbe ZUP in načelo odprtosti, kljub temu, da prosilec zahteva dokument, ki kot tak pri organu ne obstaja, je treba zahtevo za dostop do informacij javnega značaja obravnavati na način, da se prosilcu omogoči dostop do tistih podatkov, s katerimi organ razpolaga in iz katerih je mogoče pridobiti informacije, ki jih sicer prosilec zahteva v obliki »seznama«. Takšen način obravnave zahteve prosilca ne pomeni odločanja preko zahteve stranke, temveč ravno nasprotno, gre za dolžnost organa, da prosilcu omogoči dostop do informacij javnega značaja, upoštevaje temeljna načela ZUP in ZDIJZ. IP je ugotovil, da je organ v izpodbijani odločbi zmotno presojal zgolj, ali razpolaga s »seznamom« zahtevanih informacij, ne da bi se pri tem opredelil tudi do vprašanja obstoja samih ocen, oziroma ali razpolaga z ocenjevalnimi listi za oceno delovne uspešnosti za vsakega posameznega javnega uslužbenca za leto 2019, ki vsebujejo informacije, ki so predmet zahteve prosilca, zaradi česar je organ nepopolno ugotovil dejansko stanje in posledično zmotno uporabil materialno pravo. Na poziv IP je organ posredoval petnajst ocenjevalnih listov za leto 2019, za katere je IP ugotovil, da vsebujejo informacije, ki so predmet zahteve, in sicer: ime in priimek javnega uslužbenca, ocenjevalno obdobje in oceno delovne uspešnosti. Ostali podatki na navedenih dokumentih (npr. utemeljitev ocene) niso predmet zahteve, zato tudi niso bili predmet presoje IP v tem pritožbenem postopku. IP je tako ugotovil, da organ razpolaga z informacijami, ki so predmet zahteve, ne sicer v obliki »seznama«, temveč v posameznih dokumentih z naslovom »ocenjevalni list«, kar je treba v delu informacij: ime in priimek javnega uslužbenca, ocenjevalno obdobje in ocena delovne uspešnosti (brez utemeljitve) obravnavati kot predmet zahteve za dostop do informacije javnega značaja, ki izpolnjuje vse kriterije za informacijo javnega značaja v skladu s 1. odst. 4. čl. ZDIJZ. Glede vprašanja, ali zahtevane informacije sodijo med prosto dostopne informacije javnega značaja, je IP ugotovil, da zahtevane informacije sicer predstavljajo osebne podatke, ki pa niso varovani, saj so podatki javni na podlagi 1. alineji tretjega odstavka 6. člena ZDIJZ,. Ker so bile predmet zahteve zgolj ocene, kot jih opredeljuje 3. člen  Uredbe (odlično, zelo dobro, dobro, zadovoljivo in nezadovoljivo), ne gre za podatke, ki bi razkrivali osebne lastnosti javnih uslužbencev. Ker gre za informacije, za katere je z zakonom določeno, da so javne, na podlagi a26a. čl. ZDIJZ, ni razloga, da bi moral IP klicati v postopek javne uslužbence, na katere se zahtevane informacije nanašajo.

ODLOČBA:

Številka: 090-75/2020/9

Datum: 25. 5. 2020

Informacijski pooblaščenec po informacijski pooblaščenki Mojci Prelesnik (v nadaljevanju IP), izdaja na podlagi 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Ur. l. RS, št. 113/05 in 51/07-ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP), 3. in 4. odst. 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Ur. l. RS, št. 51/06- uradno prečiščeno besedilo, 117/06 – ZDavP2, 23/14 – ZDIJZ-C in 50/14-ZDIJZ-D, v nadaljevanju ZDIJZ), 1. odstavka 252. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Ur. l. RS, št. 24/06 - uradno prečiščeno besedilo, 105/06 – ZUS-1, 126/07- ZUP-E, 65/08-ZUP-F, v nadaljevanju ZUP), o pritožbi (dalje prosilec) z dne 5. 5. 2020 in dopolnitvi pritožbe z dne 15. 5. 2020, zoper odločbo z dne 4. 5. 2020, št. 151/20, Knjižnice - Kulturnega Centra Lendava, Glavna ulica 12, 9220 Lendava (dalje organ), v zadevi dostopa do informacij javnega značaja, naslednjo

O D L O Č B O:

1. Pritožbi prosilca z dne 5. 5. 2020 in dopolnjeni z dne 15. 5. 2020 zoper odločbo organa z dne 4. 5. 2020, št. 151/20 se ugodi in se izpodbijana odločba odpravi ter se odloči: Organ je dolžan prosilcu v roku enaintridesetih (31) dni od prejema te odločbe po elektronski poti posredovati petnajst ocenjevalnih listov za leto 2019 na način, da bodo iz njih razvidni naslednji podatki: ime in priimek javnega uslužbenca, ocenjevalno obdobje in ocena delovne uspešnosti (brez utemeljitve, zgolj podatek kot npr. odlično, zelo dobro,..).

1. V postopku reševanja te pritožbe niso nastali posebni stroški.

OBRAZLOŽITEV:

Prosilec je dne 15. 4. 2020 po elektronski pošti na organ naslovil zahtevo, da mu organ na podlagi ZDIJZ posreduje seznam ocen delovne uspešnosti z imeni in priimki vseh javnih uslužbencev javnega zavoda, ki so bili ocenjeni za leto 2019.

Organ je o zahtevi prosilca odločil z odločbo z dne 4. 5. 2020, št. 151/20, s katero je zahtevo prosilca za posredovanje seznama ocen delovne uspešnosti z imeni in priimki vseh javnih uslužbencev javnega zavoda, ki so bili ocenjeni za leto 2019, zavrnil. V obrazložitvi odločbe je organ povzel zahtevo prosilca, določbe ZDIJZ ter navedel, da zahtevani seznam ocen delovne uspešnosti ne obstaja. Informacija se ne nahaja v materializirani obliki, zato dostop do nje ni možen. V skladu z ZDIJZ in prakso IP je organ dolžan omogočiti dostop le do že obstoječih dokumentov in ni dolžan ustvarjati novih dokumentov. Glede na navedeno je odločil, kot izhaja iz izreka te odločbe.

Zoper zgoraj navedeno odločbo je prosilec vložil pritožbo z dne 5. 5. 2020, št. 1010-0008/2020-3, zaradi napačne uporabe materialnega prava in napačno ugotovljenega dejanskega stanja. Prosilec je navedel, da si organ napačno tolmači določbe ZDIJZ, posledično pa je napačno ugotovil dejansko stanje. Prosilec je opozoril, da je v tovrstnih zadevah IP že večkrat podal obrazložitev, da letne ocene delovne uspešnosti nedvomno predstavljajo informacije javnega značaja (npr. odločba IP št. 090-216/2011/4 z dne 8. 11. 2011). Prosilec je poudaril, da je v navedeni odločbi IP ugotovil, da so imena, priimki in ocene zaposlenih javnih uslužbencev v zvezi z opravljanjem delovnega razmerja javnega uslužbenca in imajo nedvomno za posledico potencialno porabo javnih sredstev, saj se o pravici javnega uslužbenca do napredovanja odloča prav na podlagi treh letnih ocen. Tako v teh primerih tudi ni podana izjema po 3. točki prvega odstavka 6. čl. ZDIJZ. Prosilec predlaga, da IP pritožbi ugodi in organu naloži posredovanje zahtevanih informacij.

Organ je z dopisom z dne 11. 5. 2020, številka: 151/20-2, poslal pritožbo prosilca s prilogami v odločanje IP. Organ je opravil preizkus pritožbe in ugotovil, da je pritožba pravočasna, vložena po upravičeni osebi in dovoljena. Pri tem vztraja, da je odločitev pravilna, zato izpodbijane odločbe ne bo spremenil, saj z dokumentom, ki ga prosilec zahteva, ne razpolaga.

Prosilec je dne 15. 5. 2020 na IP vložil dopolnitev pritožbe, ki jo je IP dne 18. 5. 2020 odstopil v preizkus organu prve stopnje. Prosilec je glede zatrjevanja organa, da dokument ne obstaja, še navedel, da so obrazci, ki urejajo področje ocenjevanja in napredovanja javnih uslužbencev v plačnih razredih priloga Uredbe o napredovanju uslužbencev v plačne razrede, kar pomeni, da gre za predpisane obrazce, zato so navedbe organa neutemeljene.

Organ je, z dopisom z dne 19. 5. 2020, št. 151/20-5, odstopil dopolnitev pritožbe IP in ugotovil, da je pritožba pravočasna, vložena po upravičeni osebi in dovoljena.

Pritožba je utemeljena.

IP uvodoma pojasnjuje, da je kot organ druge stopnje v skladu z 247. čl. ZUP dolžan preizkusiti odločbo v delu, v katerem jo prosilec izpodbija. Odločbo preizkusi v mejah pritožbenih navedb, po uradni dolžnosti pa preizkusi, ali ni prišlo v postopku na prvi stopnji do bistvenih kršitev postopka in ali ni prekršen materialni zakon.

V obravnavanem primeru ni sporno, da je organ podvržen določbam ZDIJZ in da zahtevane informacije sodijo v njegovo delovno področje, saj so predmet zahteve informacije v zvezi z ocenami delovne uspešnosti vseh javnih uslužbencev organa za leto 2019. Sporno pa je vprašanje, ali organ z dokumentom razpolaga.

IP je v konkretnem postopku primarno ugotavljal, ali je pri zahtevani informaciji izpolnjen kriterij materializirane oblike v skladu z opredelitvijo informacije javnega značaja po 4. členu ZDIJZ. Organi, ki so zavezanci po ZDIJZ, so namreč dolžni omogočiti dostop le do že obstoječih informacij in niso dolžni ustvariti novega dokumenta ali pridobiti oziroma vzpostaviti dokumenta, ki ga v času zahteve nimajo. Kljub navedenemu, pa morajo organi upoštevati, da je temeljno načelo ZDIJZ zagotoviti javnost in odprtost delovanja organov, ki usmerja proces odločanja javnih oblasti k odpiranju za vse, z namenom, da lahko vsi tvorno sodelujejo pri sprejemanju odločitev in da lahko pridobivajo vse javne informacije o delu javnih organov. Zato zgolj dejstvo, da organ ne razpolaga z natančno tisto informacijo, ki jo zahteva prosilec npr. v obliki »seznama«, nikakor ne more in ne sme biti razlog za zavrnitev zahteve, če organ razpolaga s podatki, ki bi prosilcu omogočali sestavo oz. izdelavo zahtevane informacije. Organ mora torej prosilcu dati tiste informacije - tj. osnovne podatke za zahtevane informacije, na podlagi katerih si lahko prosilec sam sestavi, oblikuje ali pridobi želeno informacijo v obliki seznama, kar je predmet zahteve.

Ker se v skladu s 4. odst. 27. čl. ZDIJZ postopek s pritožbo izvaja po določbah zakona, ki ureja splošni upravni postopek, je treba zahtevo po opredelitvi informacije javnega značaja obravnavati v duhu procesnega načela varstva pravic stranke, podrobneje določenega v 7. čl. ZUP. Po tej določbi morajo organi pri postopanju in odločanju strankam omogočiti, da čim lažje zavarujejo in uveljavijo svoje pravice; pri tem morajo skrbeti za to, da stranke ne uveljavljajo svojih pravic v škodo pravic drugih in ne v nasprotju z javno koristjo, določeno z zakonom ali drugim predpisom. V 4. odst. istega člena je določeno še, da mora organ skrbeti, da nevednost in neukost stranke in drugih udeležencev v postopku nista v škodo pravic, ki jim gredo po zakonu. Načela upravnega postopka so tako temeljno razlagalno merilo tudi v postopku dostopa do informacij javnega značaja. Po oceni IP je upoštevaje zgoraj navedene določbe in načelo odprtosti, kljub temu, da prosilec zahteva dokument, ki kot tak pri organu ne obstaja, treba zahtevo za dostop do informacij javnega značaja obravnavati na način, da se prosilcu omogoči dostop do tistih podatkov, s katerimi organ razpolaga in iz katerih je mogoče pridobiti informacije, ki jih sicer prosilec zahteva v obliki »seznama«. Še zlasti, ker se je prosilec že v sami zahtevi in tudi v pritožbi skliceval na prakso IP, ki je v odločbi št. 090-216/2011/4 z dne 8. 11. 2011 odločil o prostem dostopu do letnih ocen za konkretne javne uslužbence, kar nedvomno izkazuje, da je zahteva prosilca usmerjena v dostop do zahtevanih informacij, ne glede na dokument, v katerem so vsebovane in ne glede na obliko, v kateri so informacije »zbrane«. Zato takšen način obravnave zahteve prosilca ne pomeni odločanja preko zahteve stranke, temveč ravno nasprotno, gre za dolžnost organa, da prosilcu omogoči dostop do informacij javnega značaja, upoštevaje temeljna načela ZUP in ZDIJZ.

Kot izhaja iz izpodbijane odločbe, je organ zmotno presojal zgolj, ali razpolaga s »seznamom« zahtevanih informacij, ne da bi se pri tem opredelil tudi do vprašanja obstoja samih ocen, oziroma ali razpolaga z ocenjevalnimi listi za oceno delovne uspešnosti za vsakega posameznega javnega uslužbenca za leto 2019, ki vsebujejo informacije, ki so predmet zahteve prosilca, zaradi česar je organ nepopolno ugotovil dejansko stanje in posledično zmotno uporabil materialno pravo.

IP je zato dne 14. 5. 2020 organ pozval, da pojasni, ali razpolaga z ocenjevalnimi listi za leto 2019 in jih posreduje IP.

Organ je dne 19. 5. 2020 posredoval IP petnajst ocenjevalnih listov za leto 2019, za katere IP ugotavlja, da vsebujejo informacije, ki so predmet zahteve, in sicer: ime in priimek javnega uslužbenca, ocenjevalno obdobje in oceno delovne uspešnosti. Ostali podatki na navedenih dokumentih (npr. utemeljitev ocene) niso predmet zahteve, zato tudi niso bili predmet presoje IP v tem pritožbenem postopku.

IP tako ugotavlja, da organ razpolaga z informacijami, ki so predmet zahteve, ne sicer v obliki »seznama«, temveč v posameznih dokumentih z naslovom »ocenjevalni list«, kar je treba v delu informacij: ime in priimek javnega uslužbenca, ocenjevalno obdobje in ocena delovne uspešnosti (brez utemeljitve) obravnavati kot predmet zahteve za dostop do informacije javnega značaja, ki izpolnjuje vse kriterije za informacijo javnega značaja v skladu s 1. odst. 4. čl. ZDIJZ.

Glede vprašanja, ali zahtevane informacije sodijo med prosto dostopne informacije javnega značaja, IP ugotavlja, da zahtevane informacije sicer predstavljajo osebne podatke, ki pa niso varovani. Ocena delovne uspešnosti konkretnega javnega uslužbenca z imenom in priimkom se v skladu z Uredbo o napredovanju javnih uslužbencev v plačne razrede (dalje Uredba) izvede enkrat letno (4. člen) in predstavlja skupek več kriterije oziroma elementov[1], kot odraz dela javnega uslužbenca, zato ni nobenega dvoma, da je ocena povezana z delovnim razmerjem javnega uslužbenca. Prav tako gre za informacijo, ki je povezana s porabo javnih sredstev v povezavi z napredovanji, kar podrobneje ureja predhodno navedena uredba. Gre torej za absolutno javne podatke po 1. alineji tretjega odstavka 6. člena ZDIJZ, ki določa, da se dostop do zahtevane informacije dovoli, ne glede na obstoj izjem po prvem odstavku 6. člena ZDIJZ (npr. osebni podatki), če gre za podatke o porabi javnih sredstev ali podatke, povezane z opravljanjem javne funkcije ali delovnega razmerja javnega uslužbenca. Ker so predmet zahteve zgolj ocene, kot jih opredeljuje 3. člen zgoraj navedene Uredbe (odlično, zelo dobro, dobro, zadovoljivo in nezadovoljivo), ne gre za podatke, ki bi razkrivali osebne lastnosti javnih uslužbencev. O prosti dostopnosti takšnih podatkov je IP v svoji praksi tudi že večkrat odločal[2], na kar je pravilno opozoril tudi prosilec.

Ker gre za informacije, za katere je z zakonom določeno, da so javne, ni razloga, da bi moral IP klicati v postopek javne uslužbence, na katere se zahtevane informacije nanašajo. Na podlagi a26.a člena ZDIJZ je namreč stranka postopka samo prosilec, če je predmet odločanja dostop do podatkov, za katere je z zakonom določeno, da so javni, kot je to v obravnavanem primeru. Z navedeno določbo je zakonodajalec institut stranske udeležbe in s tem povezane stroške postopka v ZDIJZ-F uredil specialno glede na splošno ureditev v zakonodaji, ki ureja upravni postopek (ZUP) in omogočil, da v primerih, kjer je podlaga za razkritje informacij v zakonu jasna in kakršno koli drugačno zatrjevanje tretjih oseb ne more vplivati oz. spremeniti odločitve organa, ni obveze klicati v postopek oseb, na katere se podatki nanašajo. V teh primerih je namreč test tehtanja, v skladu z načelom sorazmernosti, med pravico do varovanja informacij (npr. osebnih podatkov,..) in pravico do prostega dostopa, izvedel že zakonodajalec in z jasno zakonsko določbo, da gre za javne podatke, dejansko izključil možnost tretjih oseb, da bi uveljavljale svoj osebni (dejanski) interes. Povedano drugače, s prvim odstavkom a26.a člena ZDIJZ je torej zakonodajalec zajezil klicanje tretjih oseb v postopek, kadar ti s svojo udeležbo ne morejo spremeniti oziroma vplivati na odločitev zavezanega organa, ki je dolžan odločati v skladu z zakonom, ki mu nalaga javnost podatkov. Če je torej podatek javen, ker tako določa zakon, kot je to v obravnavanem primeru, se izhaja iz domneve, da so tretje osebe s tem seznanjene.

Na podlagi navedenih argumentov in pravnih podlag je IP zaključil, da je podana pravna podlaga za dostop do zahtevanih informacij, kar pomeni, da je organ na prvi stopnji napačno uporabil materialno pravo. Izhajajoč iz navedenega je tako IP pritožbi prosilca ugodil ter na podlagi prvega odstavka 252. člena ZUP odločbo organa odpravil in sam odločil o zadevi. Organ je dolžan prosilcu omogočiti dostop do zahtevanih podatkov, kot to izhaja iz 1. točke izreka te odločbe.

Posebni stroški v tem postopku niso nastali.

Ta odločba je v skladu s 30. točko 28. člena Zakona o upravnih taksah (Ur.l. RS, št. 42/2007 - uradno prečiščeno besedilo s spremembami in dopolnitvami - ZUT-UPB3) oproščena plačila upravne takse.

Pouk o pravnem sredstvu:.

Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, pač pa se lahko sproži upravni spor. Upravni spor se sproži s tožbo, ki se vloži v 30 dneh od vročitve te odločbe na Upravno sodišče, Fajfarjeva 33, Ljubljana. Tožba se lahko vloži pisno po pošti ali pri navedenem sodišču. Če se tožba pošlje priporočeno po pošti, se za dan izročitve sodišču šteje dan oddaje na pošto. Tožba z morebitnimi prilogami se vloži v najmanj treh izvodih. Tožbi je treba priložiti tudi to odločbo v izvirniku ali prepisu.

Postopek vodila:

Alenka Žaucer, univ. dipl. prav.

samostojna svetovalka Pooblaščenca

Informacijski pooblaščenec:

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

informacijska pooblaščenka

[1] 3. čl. Uredbe: Letna ocena delovne uspešnosti se opravi na osnovi elementov iz prvega odstavka 17. člena ZSPJS. Podrobnejša opredelitev kriterijev po elementih delovne uspešnosti iz prvega odstavka tega člena je v Prilogi III, ki je sestavni del te uredbe.

[2] Npr. odločbe IP št.: 090-154/2010, 090-216/2011, 090-117/2017 in 090-202/2018/4