prosilec - Ministrstvo za notranje zadeve

POVZETEK:

Prosilec je zaprosil za fotokopijo očetovega življenjepisa, ki so ga po njegovih informacijah morali uslužbenci podati kadrovski službi organa. Organ je zahtevo zavrnil, ker z zahtevanim dokumentom ne razpolaga, kar je IP v pritožbenem postopku potrdil. IP je namreč na ogledu in camera v obliki mikrofilma pregledal personalno mapo obravnavanega nekdanjega javnega uslužbenca, pri čemer ni našel dokumenta, ki bi bil izrecno poimenovan življenjepis, ali ki bi po vsebini predstavljal to vrsto dokumenta. Ker organ z zahtevano dokumentacijo ne razpolaga, je IP pritožbo zavrnil.

ODLOČBA:

Številka: 090-42/2020/6

Datum: 28. 5. 2020

Informacijski pooblaščenec po informacijski pooblaščenki Mojci Prelesnik (v nadaljevanju IP) izdaja na podlagi tretjega odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/2006 – uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZDIJZ), 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, številka 113/2005 in 51/2007 – ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP), prvega odstavka 248. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, številka 24/2006 – uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZUP), o pritožbi ... (v nadaljevanju prosilec) z dne 20. 2. 2020, zoper odločbo Ministrstva za notranje zadeve, Štefanova ulica 2, 1000 Ljubljana (v nadaljevanju organ), št. 092-44/2020/4 (155-01) z dne 12. 2. 2020, v zadevi dostopa do informacij javnega značaja, naslednjo

O D L O Č B O:

1. Pritožba prosilca z dne 20. 2. 2020 zoper odločbo Ministrstva za notranje zadeve št. 092-44/2020/4 (155-01) z dne 12. 2. 2020 se zavrne.

1. V postopku reševanja te pritožbe niso nastali posebni stroški.

O b r a z l o ž i t e v :

Prosilec je 29. 1. 2020 podal zahtevo za dostop do informacij javnega značaja, v kateri je pojasnil, da je sin …, nekdaj zaposlenega pri organu in zaprosil za očetov življenjepis, ki so ga po njegovih informacijah morali uslužbenci podati kadrovski službi organa.

Organ je z odločbo št. 092-44/2020/4 (155-01) z dne 12. 2. 2020 zahtevo prosilca zavrnil. V obrazložitvi je povzel zahtevo prosilca in prvi odstavek 4. člena ZDIJZ. Nato je navedel, da po preveritvi pri Službi za organizacijo in kadre, v področje dela katere sodi hramba kadrovskih dokumentov sedanjih in nekdanjih uslužbencev organa, ugotavlja, da ne razpolaga z dokumentom »življenjepis« nekdanjega uslužbenca …. Eden od pogojev, da je možno neko informacijo obravnavati kot informacijo javnega značaja, je, da se mora nahajati v obliki dokumenta, zadeve, dosjeja, registra, evidence ali drugega dokumentarnega gradiva. Če zahtevanih dokumentov organ nima, jih tudi ne more posredovati prosilcu. Ker torej organ z zahtevanimi dokumenti ne razpolaga, to pomeni, da ni izpolnjen prvi pogoj iz prvega odstavka 4. člena ZDIJZ, zato se zahteva prosilca zavrne.

Dne 20. 2. 2020 je organ zoper odločbo organa št. 092-44/2020/4 (155-01) z dne 12. 2. 2020 prejel pritožbo, v kateri je prosilec navedel, da išče podatke iz kartona personalne mape svojega očeta. Rad bi rekonstruiral očetovo življenje in izhodiščni podatki o njem so navedeni v personalni mapi. Čeprav ga je organ obvestil, da v njegovi datoteki mikrofilmov teh podatkov ni, prosilec temu ne verjame. Tudi njegov stric, ki je bil kot njegov oče zaposlen pri organu, je moral podati temeljne življenjske podatke kadrovski službi organa. Prosilec je priložil dokumente, ki se nanašajo na njegovega strica in pojasnil, da je prepričan, da je enako moral storiti tudi njegov oče. Prosilca ne zanimajo službene tajnosti, resorji, zadolžitve ipd., zanimajo ga zgolj očetove življenjske prelomnice. Dvomi, da tako pomembna ustanova kot je organ, ne bi hranila tovrstnega arhiva svojih uslužbencev. To jih veže že zakon o arhivih, ki se ne menja z vsako vlado. Prosilec je pojasnil, da je delal v prosveti in šolski arhiv je segal do 150 let v preteklost, omenil je tudi splošne dokumente Status Animarum, krstne, poročne in mrliške knjige, ki posežejo 400 let v preteklost. Nekaj podatkov o očetu je prosilec izvedel iz memoarske literature, kar pa bi lahko bilo le dopolnilo personalnega lista. Najprej potrebuje hrbtenico. Brskanje po arhivih ni hitro in preprosto, tudi sam se ukvarja s tem, toda vztrajnost in potrpežljivost rodi sadove.

Organ je pritožbo prosilca, z dopisom št. 092-44/2020/7 (155-01) z dne 20. 2. 2020, skupaj s spisovno dokumentacijo, kot dovoljeno, pravočasno in vloženo po upravičeni osebi, odstopil IP skladno z določbo prvega in drugega odstavka 245. člena ZUP. Ob odstopu pritožbe je organ navedel, da je pri pregledu pritožbe ugotovil, da prosilec (med drugim) navaja, da »išče podatke iz kartona personalne mape« očeta. Te navedbe prosilca so drugačne od njegove zahteve z dne 29. 1. 2020, s katero je zaprošal za dokument »življenjepis očeta«, ki naj bi ga oče kot uslužbenec organa podal kadrovski službi. Tovrstnega življenjepisa namreč med arhivsko dokumentacijo kadrovske službe ni, zato je bila izdana izpodbijana odločba. Glede na nove navedbe prosilca v pritožbi o »iskanju podatkov iz kartona personalne mape« bo organ navedbe prosilca obravnaval kot novo zahtevo za dostop do informacij javnega značaja. Prosilca je organ o tem že obvestil in ga hkrati pozval na dopolnitev vloge.

IP je 27. 2. 2020 v vednost prejel še odločbo organa št. 092-44/2020/11 (155-01) z dne 26. 2. 2020, s katero je organ odločil o novi zahtevi prosilca z dne 20. 2. 2020 in na podlagi katere je prosilcu posredoval določeno dokumentacijo.

Pritožba ni utemeljena.

IP je kot organ druge stopnje v skladu z 247. členom ZUP dolžan izpodbijano odločbo preizkusiti v delu, v katerem jo prosilec izpodbija. Odločbo preizkusi v mejah pritožbenih navedb, po uradni dolžnosti pa preizkusi, ali ni prišlo v postopku na prvi stopnji do bistvenih kršitev postopka in ali ni prekršen materialni zakon.

Organ je zavrnil dostop z obrazložitvijo, da z zahtevanim dokumentom ne razpolaga, to pomeni, da ni izpolnjen pogoj iz prvega odstavka 4. člena ZDIJZ. Prosilec v pritožbi dvomi v upravičenost takšne odločitve, zato je bilo treba v pritožbenem postopku ugotoviti, ali organ razpolaga z zahtevanimi informacijami javnega značaja.

Iz prvega odstavka 4. člena ZDIJZ izhaja, da informacijo javnega značaja predstavlja samo dokument, ki že obstaja, je že ustvarjen, oziroma dokument, ki ga je organ v okviru svojega delovnega področja že izdelal oziroma pridobil. Organi, ki so zavezanci po ZDIJZ, so namreč dolžni omogočiti dostop le do že obstoječih informacij in niso dolžni ustvariti novega dokumenta ali pridobiti oziroma vzpostaviti dokumenta, ki ga v času zahteve nimajo. To pomeni, da organi na podlagi ZDIJZ niso dolžni odgovarjati na vprašanja, podajati mnenj, zbirati informacij, opravljati raziskav ali analizirati podatkov, pridobivati dokumentov od drugih organov, dopolnjevati ali kakor koli drugače spreminjati informacij, s katerimi razpolagajo, da bi zadostili zahtevi prosilca. Iz samega ZUP, Uredbe o upravnem poslovanju (Uradni list RS, št. 9/18 in 14/20) ter načela prijazne in odprte javne uprave, sicer izhaja obveznost organov, da odgovorijo na vsako vlogo stranke, torej, da po svojih najboljših močeh, predvsem pa upoštevajoč svojo (predvsem stvarno) pristojnost, pomagajo prosilcu, da pride do želenih podatkov. Vendar pa ZDIJZ ne predstavlja instrumenta za zagotavljanje informiranosti prosilcev izven dometa samega zakona, ki konkretizira pravico pridobivanja že ustvarjenih dokumentov, s katerimi organ tudi dejansko (fizično oz. elektronsko) razpolaga.

V obravnavanem primeru je sporno vprašanje, ali organ razpolaga z »življenjepisom«, ki ga je prosilec je izrecno zahteval v zahtevi z dne 29. 1. 2020. IP je z namenom popolne in pravilne ugotovitve dejanskega stanja dne 5. 3. 2020 v prostorih organa opravil ogled in camera, na podlagi katerega je nastal zapisnik št. 090-42/2020/5. Organ je na ogledu in camera pojasnil, da je pred izdajo izpodbijane odločbe vpogledal v vso dokumentacijo, ki jo hrani glede prosilčevega očeta, in sicer se ta v obliki mikrofilma nahaja v personalni mapi št. XVI - 5439. Organ je pri tem pojasnil, da se ta dokumentacija nahaja izključno v obliki mikrofilmov, saj so se leta 2005 personalne mape v fizični obliki uničile in prenesle v obliko mikrofilmov. Od leta 2005 naprej pa se zadeve nahajajo tako v fizični obliki kot v obliki mikrofilmov. IP je na ogledu in camera pregledal obravnavano personalno mapo v obliki mikrofilma, pri čemer ni našel dokumenta, ki bi bil izrecno poimenovan življenjepis, ali ki bi po vsebini predstavljal to vrsto dokumenta.

Omenjene ugotovitve ne spremeni niti sklicevanje prosilca na dokumente, ki se nanašajo na njegovega strica, na podlagi katerih je prosilec prepričan, da je enake dokumente moral organu predložiti tudi njegov oče. IP pojasnjuje, da četudi so določeni uslužbenci v času, ko je bil uslužbenec organa tudi oče prosilca, organu izročili dokumente, ki bi po vsebini lahko predstavljali življenjepis, to še ne pomeni, da je takšen dokument priložil tudi prosilčev oče. Glede na časovno oddaljenost obdobja, v katerem naj bi nastal zahtevani dokument (sredina prejšnjega stoletja), organ tudi ne zavezuje nobena zakonodaja, da bi o takratnih uslužbencih vodil dokumentacijo s točno določeno vsebino. Dejstvo je, da organ hrani določeno dokumentacijo, ki pa ni nujno enaka za vse takratne uslužbence. IP je ugotovil, da v personalni mapi, ki se nanaša na očeta prosilca, ni dokumenta, ki bi ga lahko opredelili kot življenjepis, presoja IP v postopku dostopa do informacij javnega značaja pa je vezana izključno na ugotovitev, ali organ z zahtevanim dokumentom razpolaga. Drugih pristojnosti IP, v zvezi s presojo kriterija materializirane oblike, v pritožbenem postopku nima. IP se namreč ne sme spuščati v presojo zakonitosti, smotrnosti oziroma ustreznosti ravnanja organa ter v vprašanje, zakaj organ ne razpolaga z dokumentom, ki ga zahteva prosilec. IP se zato ni opredeljeval do navedb prosilca, da organ »veže zakon arhivih« in koliko časa se dokumenti hranijo v drugih zbirkah (npr. šolski arhiv, Status Animarum, krstne, poročne in mrliške knjige). Pritožbeni postopek tudi ne more biti namenjen prisili ustvarjanja informacij ali ugotovitvi, da bi določene informacije morale obstajati. Zgolj pavšalnega navajanja (npr. da prosilec »dvomi, da tako pomembna ustanova kot je organ, ne bi hranila tovrstnega arhiva svojih uslužbencev«), da bi organ moral razpolagati z dokumenti, ki vsebujejo zahtevane informacije, brez kakršnih koli oprijemljivih dokazil, IP ne more šteti kot izkazano dejstvo, da organ z zahtevanim dokumentom dejansko razpolaga. Upoštevaje navedeno IP nima nikakršnega razloga, da ne bi sledil navedbam organa, v zvezi z dokumentom, s katerim organ ne razpolaga v materializirani obliki, poleg tega IP tudi ob reševanju te pritožbe ni mogel posumiti, da organ z zahtevanimi informacijami razpolaga, vendar jih v celoti ne posreduje oz. ne želi posredovati (drugi odstavek 10. člena ZInfP). Organ je namreč na ogledu in camera IP omogočil vpogled v vse dokumente, ki jih ima v zvezi z očetom prosilca, in pojasnil dejansko stanje v zvezi s hrambo teh dokumentov. Poleg tega je organ IP v vednost poslal tudi svojo odločbo št. 092-44/2020/11 (155-01) z dne 26. 2. 2020, s katero je organ odločil o novi (razširjeni) zahtevi prosilca z dne 20. 2. 2020 in na podlagi katere je prosilcu s prekritimi varovanimi osebnimi podatki posredoval naslednje dokumente, ki se nanašajo na njegovega očeta:

- personalni list prosilčevega očeta z dne 20.2.1964 (ki vključuje tudi podatke o letu prejema posameznega odlikovanja),

- odločbo št. 07/3-C-4018/5-58 z dne 23. 9. 1958 o premestitvi,

- odločbo št. 11-C-4018/65 z dne 16. 5. 1965 o razrešitvi službe zaradi upokojitve.

Iz postopka izdaje navedene odločbe izhaja, da je organ pripravljen sodelovati s prosilcem pri reševanju njegove zahteve, saj je v besedilu obravnavane pritožbe prosilca zaznal novo (razširjeno) zahtevo, ga ustrezno pozval za dopolnitev vloge in mu nato posredoval dokumentacijo, s katero razpolaga. Upoštevaje vse navedeno IP ne vidi razumnih razlogov, zaradi katerih bi podvomil v resničnost takšnega dejanskega stanja, kot ga je organ ugotovil v izpodbijani odločbi.

Glede na jasno in nedvoumno pojasnilo organa v izpodbijani odločbi ter na podlagi ugotovitev na ogledu in camera, iz katerih izhaja, da organ ne razpolaga z življenjepisom prosilčevega očeta, je IP zaključil, da je odločitev organa pravilna in zakonita, pritožba prosilca pa neutemeljena, zato jo je, na podlagi prvega odstavka 248. člena ZUP, zavrnil.

Posebni stroški v tem postopku niso nastali, zato je IP odločil, kot izhaja iz 2. točke izreka te odločbe.

Ta odločba je v skladu s 30. točko 28. člena Zakona o upravnih taksah (Uradni list RS, št. 106/2010 – UPB5, s spremembami in dopolnitvami) oproščena plačila upravne takse.

Pouk o pravnem sredstvu:

Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, pač pa se lahko sproži upravni spor. Upravni spor se sproži s tožbo, ki se vloži v 30 dneh od vročitve te odločbe na Upravno sodišče, Fajfarjeva 33, Ljubljana. Tožba se lahko vloži pisno po pošti ali pri navedenem sodišču. Če se tožba pošlje priporočeno po pošti, se za dan izročitve sodišču šteje dan oddaje na pošto. Tožba z morebitnimi prilogami se vloži v najmanj treh izvodih. Tožbi je treba priložiti tudi to odločbo v izvirniku ali prepisu.

Postopek vodila:

Jasna Duralija, univ. dipl. prav.,

svetovalka IP

Informacijski pooblaščenec:

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

informacijska pooblaščenka