prosilka - Občina Koper

POVZETEK:

Organ je delno zavrnil zahtevo prosilke za posredovanje dokumentov, ker so nekateri dokumenti že objavljeni na spletu ter zaradi obstoja izjeme osebnih podatkov. IP je ugotovil, da se odločbe ne da preizkusiti, ker je izrek presplošen in ne vsebuje podatkov o tem, kateri posamezni dokumenti so bili predmet presoje, niti organ ni presojal vsak dokument posebej v smislu obstoja izjem. IP je ugotovil, da je organ napačno uporabil materialno pravo, ker je zaradi obstoja izjem določil drugačen način seznanitve z dokumenti, kot ga je izbrala prosilka. Organ prosilki ni posredoval dovolj konkretnega napotila na javno objavljene dokumente na spletni strani. IP je odločbo odpravil in zadevo vrnil organu v ponovno odločanje. Organ bo v ponovljenem postopku moral opredeliti, s katerimi dokumenti razpolaga, ter se opredeliti do vsakega dokumenta posebej z vidika morebitnih izjem od prostega dostopa ter do možnosti delnega dostopa.
 

ODLOČBA:

Številka: 090-232/2018/2

Datum: 29. 10. 2018

Informacijski pooblaščenec po namestnici informacijske pooblaščenke Kristini Kotnik Šumah, po pooblastilu št. 110-17/2006/137 z dne 28.6.2016 (v nadaljevanju: IP) izdaja na podlagi 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 - ZUstS-A; v nadaljevanju: ZInfP), tretjega odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/06 – uradno prečiščeno besedilo, 117/06 – ZDavP2, 23/14, 50/14, 19/15 – Odl. US, 102/15, 32/16 in 7/18; v nadaljevanju: ZDIJZ) in tretjega odstavka 251. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06 – uradno prečiščeno besedilo, 105/06 – ZUS-1, 126/07, 65/08, 8/10 in 82/13; v nadaljevanju: ZUP) o pritožbi …….. (v nadaljevanju: prosilka) z dne 10. 10. 2018, zoper odločbo Mestne občine Koper, Verdijeva ulica 10, Koper (v nadaljevanju: organ), št. 090-8/2018-4 z dne 26. 9. 2018, v zadevi dostopa do informacije javnega značaja, naslednjo

ODLOČBO:

1. Pritožbi prosilke z dne 10. 10. 2018 zoper odločbo Mestne občine Koper,  št. 090-8/2018-4 z dne 26. 9. 2018 se ugodi in se izpodbijana odločba odpravi ter se zadeva vrne organu v ponovni postopek. Organ mora o zadevi odločiti najpozneje v 30 (tridesetih) dneh od prejema te odločbe.

1. V tem postopku posebni stroški niso nastali.

O b r a z l o ž i t e v :

Prosilka je z zahtevo po elektronski pošti dne 21. 2. 2018 od organa zahtevala kopije leasing pogodb in aneksov Mestne občine Koper za najem osebnih in ostalih vozil za obdobje zadnjih petih let.

Organ je s sklepom št. 090-8/2018 z dne 2. 3. 2018, na podlagi 24. člena ZDIJZ, podaljšal rok za odločitev za 30 delovnih dni, do 8. 5. 2018.

Prosilka je dne 13. 8. 2018 pri IP podala pritožbo zaradi molka organa, v kateri je navedla, da ji organ dokumentov ni posredoval.

IP je organ dne 21. 8. 2018, z dopisom št. 0900-120/2018/2, pozval, da prosilki posreduje dokumente ali pa odloči v skladu z ZDIJZ.

Organ je prosilki dne 24. 8. 2018 posredoval poziv za dopolnitev zahteve. Prosilka je zahtevo dne 4. 9. 2018 dopolnila ter posredovala e-naslov, navedla je, da želi dokumentacijo v e-obliki, v kolikor jih prosilec nima, pa fotokopije, opredelila je časovno obdobje, za katerega želi dokumente (od 1.1. 2013 do 1. 1. 2018) ter opredelila zahtevek tako, da želi kopije vseh sklenjenih leasing pogodb in aneksov k pogodbam, ne glede na to, ali so še veljavne ali ne, in sicer za osebna in morebitna druga vozila, ki jih je Mestna občina Koper sklenila z ustreznimi hišami ali družbami, ki sklepajo leasing pogodbe. Prosila je tudi, da jo organ o morebitnih stroških predhodno obvesti.

Organ je prosilki dne 18. 9. 2018 posredoval dopis, v katerem  je navedel, da organ prosilki še ne more posredovati dokumentov v obliki fotokopij oziroma v elektronskem zapisu, saj gre za odprto vprašanje varstva osebnih podatkov oziroma poslovne skrivnosti. Navedel je, da bo za stališča vprašal IP in obvestil prosilko. Organ je navedel, da so določeni podatki o sklenjenih leasing pogodbah za osebna in morebitna druga vozila, ki jih je Mestna občina Koper sklenila z ustreznimi leasing hišami ali družbami, ki sklepajo leasing pogodbe za obdobje od aprila 2015 za leto 2016 in za leto 2018, že objavljeni v svetovnem spletu. Organ je v dopisu prosilki posredoval informacijo o številu sklenjenih pogodb in aneksov za osebna in morebitna druga vozila v zahtevanem časovnem obdobju, skupaj z navedbo skupne vrednosti porabljenih denarnih sredstev iz tega naslova. V navedenem obdobju (od 1. 1. 2013 do 1. 1. 2018) je bilo sklenjenih 20 pogodb za operativni najem vozila, skupna vrednost pogodb znaša 342.124,64 EUR brez DDV.

Organ je z izpodbijano odločbo št. 090-8/2018-4 z dne 26. 9. 2018 (v nadaljevanju: odločba) odločil o vlogi in prosilki delno zavrnil dostop. Organ je v obrazložitvi odločbe navedel, da je bila zahteva prosilke z dne 21. 2. 2018 nepopolna. Organ o njej ni mogel odločati, ker je prosilka dokumente, ki jih je zahtevala, opredelila preveč splošno, preobsežno, dokumenti niso bili dovolj določno opredeljeni. Organ je navedel, da je časovna komponenta posamezne pogodbe pomembna, saj so z zbiranjem in pretvorbo podatkov lahko povezani tudi določeni stroški, ki jih lahko zavezanec zaračuna prosilcu. Navedel je, da ima prosilec pravico izbrati obliko, v kateri se želi seznaniti z zahtevano informacijo. Zavezanec je takšno izbiro sicer dolžan upoštevati, vendar pa v obravnavanem primeru takšna izbira oblike iz zahteve ni bila jasno razvidna, zato je nepopolna. Organ ugotavlja, da prosilka v zahtevi navaja, da se ji dokumente pošlje na elektronski naslov, vendar pa zahteva podatka o e-naslovu ne vsebuje. Organ je prosilki posredoval poziv na dopolnitev. Prosilka je zahtevo dopolnila. Organ še navaja, da je prosilki dne 21. 9. 2018 posredoval dopis, s katerim je prosilko obvestil, da zavezanec še preverja, ali so podane izjeme po ZDIJZ. Prosilki je navedel število pogodb in aneksov v zahtevanem obdobju od 1. 1. 2013 do 1. 1. 2018, in sicer 342.124,64 EUR brez DDV. Iz obrazložitve odločbe izhaja, da je organ preveril, ali je pogodba o poslovnem najemu poslovna skrivnost in ugotovil, da te pogodbe niso opredeljene kot poslovna skrivnost. Nadalje iz obrazložitve izhaja, da je organ preveril, ali je podan obstoj izjem po 6. členu ZDIJZ in ugotovil, da so določeni podatki o sklenjenih leasing pogodbah in določene pogodbe za osebna in morebitna druga vozila oziroma pogodbe, ki jih je Mestna občina Koper sklenila z ustreznimi leasing hišami ali družbami, ki sklepajo leasing pogodbe, za obdobje od aprila 2015, za leto 2016 in za leto 2018, v skladu s predpisi javnega naročanja že objavljeni v svetovnem spletu (Portal javnih naročil). Organ v tem primeru ne posreduje informacije, ki je prosto dostopna v javnih evidencah, ali na drug način enostavno dostopna in mu posreduje samo napotilo, kje se informacija nahaja. Iz odločbe še izhaja, da je organ v nadaljevanju preveril, ali se zahtevana informacija nanaša na izjeme po ZDIJZ in ugotovil, da dokumenti vsebujejo osebne podatke in sicer registrsko številko vozila in številko šasije vozila, zato dokumenti v celoti niso prosto dostopni. Registrske številke avtomobilov in druge identifikacijske oznake vozil je obravnaval kot osebne podatke. Iz odločbe izhaja, da bo organ prosilki omogočil vpogled na sedežu organa, kadarkoli v času uradnih ur.

Prosilka je zoper zavrnilni del odločbe po pošti dne 10. 10. 2018 podala pritožbo, v kateri je navedla, da se ne strinja z odločitvijo organa glede dostopa do kopij leasing pogodb in aneksov za najem osebnih in ostalih vozil za obdobje od 1. 1. 2013 do 1. 1. 2018. Sredstva za plačilo stroškov najema vozil so proračunska, davkoplačevalska in ne zasebna, zato morajo biti podatki o porabi teh sredstev javno dostopni. Kot navaja organ, je bilo v zadnjih petih letih sklenjenih 20 pogodb v vrednosti 342.124,64 EUR brez DDV, prosilka meni, da je to izjemno veliko. Prosilka se ne strinja z obrazložitvijo odločbe, da so za obdobje od aprila 2015 za leto 2016 in za leto 2018 že objavljene pogodbe na portalu javnih naročil. Po mnenju prosilke objava še ne pomeni sklenitve – dejanske realizacije. Prav tako se ne strinja z navedbo v odločbi, da pogodbe niso prosto dostopne, ker bi prišlo do razkritja osebnih podatkov. Prosilka želi, da  organ podatke, ki po zakonu niso dostopni, prekrije. Prosilke ne zanima številka šasije, zanima pa jo tip in vrsta vozila, prav tako registrska številka vozila za prosilko ni bistvena.

Organ po prejemu pritožbe odločbe ni nadomestil z novo, pritožbo je z vsemi prilogami, z dopisom št. 090-8/2018-5  z dne  24. 10. 2018, odstopil v reševanje IP.

Pritožba je utemeljena.

IP najprej pojasnjuje, da je kot organ druge stopnje v skladu z 247. členom ZUP dolžan preizkusiti odločitev v delu, v katerem jo prosilec izpodbija. Prvostopenjsko odločitev preizkusi v mejah pritožbenih navedb, po uradni dolžnosti pa preizkusi, ali ni prišlo v postopku na prvi stopnji do bistvenih kršitev postopka in ali ni prekršen materialni zakon.

V obravnavani zadevi ni sporno, da je organ zavezanec po 1. členu ZDIJZ, sporno pa je, s katerimi zahtevanimi informacijami javnega značaja organ razpolaga in ali gre za prosto dostopne informacije. Organ je zahtevo prosilke namreč delno zavrnil, iz razloga varstva osebnih podatkov. Sporno je tudi, kateri dokumenti so objavljeni na spletu in so tako že prosto dostopni. 

IP ugotavlja, da se odločbe ne da preizkusiti, ker je izrek presplošen in ne vsebuje podatkov o tem, kateri konkretni dokumenti se nanašajo na zahtevo prosilke in so bili predmet presoje, ti dokumenti v izreku odločbe namreč tudi niso navedeni na način, da bi jih bilo mogoče enoznačno določiti.  Iz izreka odločbe ni razvidno, kateri dokumenti sploh obstajajo v predmetni zadevi. Ker se odločbe ne da preizkusiti, gre za bistveno kršitev pravil postopka, kar je razlog za odpravo odločbe po uradni dolžnosti.

Organ v 1. alineji izreka, pod točko 1, navaja, da bo prosilki posredoval napotilo, kje se informacija nahaja, ne navaja pa, kateri dokumenti sploh obstajajo v zvezi z njeno zahtevo. Torej, iz izreka izpodbijane odločbe ni razvidno, katere dokumente je organ prepoznal kot predmet prosilkine zahteve niti kateri sploh obstajajo v predmetni zadevi. IP meni, da je to razlog za odpravo odločbe po uradni dolžnosti, saj se odločbe ne da preizkusiti, posledično pa gre za bistveno kršitev pravil postopka. IP ugotavlja, da prosilki ni bila dana možnost, da se po 9. členu ZUP izjavi o dejstvih in okoliščinah, pomembnih za izdajo odločbe, zato gre tudi iz tega razloga za bistveno kršitev pravil postopka. Med objavljenimi dokumenti po mnenju prosilke ni vseh pogodb, ker objavljene pogodbe naj ne bi bile nujno tudi tiste, ki so že sklenjene in realizirane. IP ugotavlja, da je organ v odločbi zgolj splošno navedel napotilo, da so pogodbe javno objavljene na portalu javnih naročil. Organ ni navedel, kateri posamezni dokumenti v zvezi z zahtevo prosilke so objavljeni na spletu in prosilke ni konkretno napotil na te objave. Ker se organ ni opredelil do posameznih dokumentov, tudi ni odločal o izjemah, ki bi jih ti dokumenti lahko vsebovali.

Iz 2. alineje točke 1 izreka odločbe izhaja, da bo organ prosilki omogočil vpogled v zahtevane informacije v obdobju od 1. 1. 2013 do 31. 3. 2015. Iz obrazložitve izhaja, da bo organ omogočil prosilki vpogled kot način seznanitve z informacijo, ker meni, da dokumenti še niso v celoti prosto dostopni. IP ugotavlja, da je prosilka kot način seznanitve zahtevala kopije dokumentov ali e-obliko, organu je posredovala tudi svoj e-naslov. Glede na 2. alinejo drugega  odstavka 17. člena ZDIJZ mora prosilec v zahtevi za dostop do informacij javnega značaja opredeliti, na kakšen način se želi seznaniti z vsebino zahtevane informacije (vpogled, prepis, fotokopija, elektronski zapis). Iz navedenega izhaja, da je prosilec tisti, ki izbere način seznanitve z informacijo in mu je ne more določiti organ, razen če gre za primer iz drugega odstavka 25. člena ZDIJZ. IP ugotavlja, da se organ v obrazložitvi odločbe ni opredelil do navedene izjeme glede načina seznanitve z informacijo javnega značaja. Glede na navedeno je organ napačno uporabil materialno pravo in je že zato bilo potrebno izpodbijano odločbo odpraviti.

IP nadalje ugotavlja, da je organ informacijo o številu pogodb ter vrednosti teh pogodb organ prosilki posredoval v dopisu kot odgovor. Organ je o zahtevi prosilke dolžan odločati v skladu z ZDIJZ in sicer tako, da prosilki dokument posreduje ali pa o zahtevi odloči z odločbo. Dopis ni akt oziroma oblika odločitve, ki ga določa ZDIJZ, ko organ odloča o zahtevi za dostop do informacij javnega značaja. V primeru, da organ prosilcu ne omogoči dostopa ali če zahtevo delno zavrne, mora v skladu z 22. členom ZDIJZ odločiti z odločbo.

Zaradi dejstva, da se organ v postopku ni opredelil do posameznih dokumentov, ki so bili predmet njegove presoje, in posledično tudi ni ugotavljal obstoja izjem za vsak posamezen dokument, je organ nepopolno ugotovil dejansko stanje, posledično pa se v obrazložitvi izpodbijane odločbe ni opredelil do vseh vprašanj, do katerih bi se moral. Iz odločbe tudi ne izhaja, kakšen ugotovitveni in dokazni postopek je organ izvedel, da bi ugotovil, kateri dokumenti v zvezi z zahtevo prosilke pri njem sploh obstajajo. Iz izreka odločbe tako ni razvidno, o katerih dokumentih je organ odločil, niti ni razvidno, da bi odločal o možnosti dostopa z delnim dostopom. Takšen izrek, kot ga vsebuje odločba, ne zadosti določbi 213. členu ZUP, ki določa, da mora biti v izreku odločeno o predmetu postopka in o vseh zahtevkih strank. Izpodbijane odločbe se tako ne da preizkusiti, s čimer je prišlo do bistvene kršitve postopka na prvi stopnji (7. točka drugega odstavka 237. člena ZUP).

Kot izhaja iz prvega odstavka 251. člena ZUP, organ druge stopnje, kadar med drugim ugotovi, da je v postopku prišlo do bistvenih kršitev pravil postopka ali da je organ zmotno oz. nepopolno ugotovil dejansko stanje, dopolni postopek in odpravi omenjene pomanjkljivosti bodisi sam bodisi po organu prve stopnje ali pa po zaprošenem organu. Vendar pa organ druge stopnje, glede na tretji odstavek 251. člena ZUP, če spozna, da bo pomanjkljivosti postopka na prvi stopnji hitreje in bolj ekonomično odpravil organ prve stopnje, odpravi odločbo prve stopnje s svojo odločbo in vrne zadevo organu prve stopnje v ponovni postopek. V takem primeru je organ druge stopnje dolžan s svojo odločbo opozoriti organ prve stopnje, glede česa je treba dopolniti postopek, organ prve stopnje pa mora ravnati po tej odločbi in brez odlašanja, najpozneje pa v 30 dneh od prejema zadeve, izdati novo odločbo.

IP v konkretnem primeru ocenjuje, da bo nedvomno hitreje in bolj ekonomično, če bo pomanjkljivosti postopka, odpravil organ prve stopnje. IP je tako odločil predvsem zato, ker organ razpolaga z vso dokumentacijo, ki je predmet presoje in razpolaga z vsemi podatki, ki jih potrebuje za ustrezno rešitev predmetne zahteve. Upoštevaje navedeno je IP izpodbijano odločbo odpravil ter zadevo vrnil organu prve stopnje v ponovno odločanje, kot izhaja iz 1. točke izreka te odločbe.

V ponovljenem postopku mora organ izvesti nov ugotovitveni postopek in popolnoma ugotoviti relevantno dejansko stanje. Organ mora v ponovljenem postopku preveriti in navesti, s katerimi posameznimi dokumenti v zvezi z zahtevo prosilke razpolaga. Nadalje se mora organ opredeliti do vsakega posameznega dokumenta, o katerem bo odločal, in izrek odločbe opredeliti na način, da bo ta izvršljiv, to je, da bo iz njega jasno in določno izhajalo, o dostopu do katerih posameznih dokumentov je organ odločal ter da bo natančno in konkretno opredeljeno, v katerem delu se posamezni dokumenti prekrijejo. Organ bo moral glede vsakega dokumenta posebej preveriti, ali obstaja katera izmed izjem po 5. a in 6. členu ZDIJZ (npr. kateri osebni podatki so prekriti in zakaj). To je potrebno, da se lahko preizkusi zakonitost uporabe izjeme.  Če bo organ uporabil institut delnega dostopa v skladu s 7. členom ZDIJZ, mora organ tudi te okoliščine v ponovljenem postopku preveriti in se do njih opredeliti.

Organ se mora v ponovljenem postopku opredeliti tudi do prosilkine navedbe v pritožbi, da se ne strinja z izrekom odločbe, da so za obdobje od aprila 2015 za leto 2016 in za leto 2018 že objavljene pogodbe na portalu javnih naročil ter do navedbe prosilke, da objava še ne pomeni sklenitve oz. dejanske realizacije pogodb. Organ mora v ponovljenem postopku poleg tega, s katerimi dokumenti razpolaga, ugotoviti tudi, kateri dokumenti so na spletu javno objavljeni in glede teh prosilko, glede vsakega posameznega dokumenta posebej, napotiti na spletno stran. Organ mora konkretno navesti, kje in na kateri na spletni strani se nahajajo zahtevane informacije (link). Glede ostalih dokumentov, ki niso objavljeni, pa mora organ odločiti z odločbo ter glede vsakega posameznega dokumenta preveriti, ali gre za prosto dostopno informacijo oziroma katero od izjem od prostega dostopa. Organ mora preveriti tudi, ali je možno glede teh dokumentov izvesti delni dostop in to obrazložiti za vsak dokument posebej na način, da navede, kateri podatki se v posameznem dokumentu prekrijejo in zaradi katere izjeme.

Na podlagi vsega navedenega IP zaključuje, da je pritožba utemeljena, ker je v postopku prišlo od bistvenih kršitev postopka, obrazložitev izpodbijane odločbe pa je tudi pomanjkljiva, zaradi česar se je ne da preizkusiti (7. točka drugega odstavka 237. člena ZUP). IP je zato pritožbi ugodil in na podlagi tretjega odstavka 251. člena ZUP izpodbijano odločbo odpravil ter zadevo vrnil organu prve stopnje v ponovno odločanje. Organ mora o zadevi odločiti najpozneje v roku 30 (tridesetih) dneh od prejema te odločbe.

Na podlagi petega odstavka 213. člena ZUP, ki se smiselno uporablja tudi za odločbo o pritožbi (prvi odstavek 254. člena ZUP), se v izreku odloči tudi o tem, ali so nastali stroški postopka. IP je ugotovil, da v tem postopku stroški niso nastali, zato je odločil, kot izhaja iz 2. točke izreka te odločbe.

Ta odločba je v skladu s 30. točke 28. člena Zakona o upravnih taksah (Ur. l. RS, št. 106/2010 - uradno prečiščeno besedilo s spremembami in dopolnitvami) oproščena plačila upravne takse.

Pouk o pravnem sredstvu:

Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, niti upravni spor.

Postopek vodila:

Urška Črnič, univ. dipl. prav.                                

svetovalka pooblaščenke

Informacijski pooblaščenec:                                         

mag. Kristina Kotnik Šumah, univ. dipl. prav.,

namestnica informacijske pooblaščenke