prosilec - DSO Ptuj

POVZETEK:

Prosilec je od organa zahteval zvočni posnetek konkretne seje sveta organa (javni zavod). Organ je prosilcu zavrnil zahtevo, ker zahtevane informacije ne obstajajo več. IP je ugotovil, da organ z dokumentom v času odločanja ni več razpolagal, zvočni posnetek je že pred prejemom prosilčeve zahteve izbrisal. IP je zavrnil pritožbo, ker pogoj za obstoj informacije javnega značaja, da se dokument nahaja v materializirani obliki, ni bil izpolnjen. 
 

ODLOČBA:

Številka: 090-189/2018/5

Datum: 22. 10. 2018

Informacijski pooblaščenec po namestnici informacijske pooblaščenke Kristini Kotnik Šumah (pooblastilo št. 110-17/2006/137 z dne 28.6.2016; v nadaljevanju: IP) izdaja na podlagi 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 - ZUstS-A; v nadaljevanju ZInfP), tretjega in četrtega odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/06 – uradno prečiščeno besedilo, 117/06 – ZDavP2, 23/14, 50/14, 19/15 – Odl. US, 102/15, 32/16 in 7/18; v nadaljevanju: ZDIJZ), prvega odstavka 248. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06 – uradno prečiščeno besedilo, 105/06 – ZUS-1, 126/07, 65/08, 8/10 in 82/13; v nadaljevanju: ZUP) o pritožbi ……. (v nadaljevanju: prosilec), z dne 16. 5. 2018, zoper odločbo Doma upokojencev Ptuj, Volkmerjeva cesta 10, 2250 Ptuj (v nadaljevanju: organ), št. ZDIJZ-5/2018 z dne 17. 8. 2018, v zadevi dostopa do informacije javnega značaja, naslednjo

ODLOČBO:

1. Pritožba prosilca z dne 10. 9. 2018 zoper odločbo Doma upokojencev Ptuj, Volkmerjeva cesta 10, 2250 Ptuj, št. ZDIJZ-5/2018 z dne 17. 8. 2018 se zavrne.

1. V postopku reševanja te pritožbe niso nastali posebni stroški.

Obrazložitev:

Prosilec je na podlagi Zakona o dostopu do informacij javnega značaja po elektronski pošti podal organu zahtevo z dne 24. 7. 2018, da mu organ kot informacijo javnega značaja posreduje prepis zvočnega zapisa oziroma zvočni posnetek 4. seje sveta Doma upokojencev Ptuj (v nadaljevanju: DUP) z dne 18. 9. 2017.

Organ je z odločbo št. ZDIJZ-5/2018 z dne 17. 8. 2018 prosilcu zavrnil zahtevo, ker je ugotovil, da zahtevane informacije ne obstajajo več. V obrazložitvi odločbe je organ pojasnil, da zahtevani dokumenti, ki jih od organa zahteva prosilec, v času podane zahteve niso več obstajali. Prosilec je namreč od organa zahteval prepis zvočnega zapisa oz. zvočni posnetek 4. seje sveta DUP z dne 18. 9. 2017. Obstaja sicer potrjen zapisnik 4. seje sveta DPU, ki pa ni dobesedni prepis zvočnega zapisa. Organ je v obrazložitvi navedel, da na podlagi sklepa sveta št. SD-6/2014 z dne 27. 1. 2015 zvočno snema seje sveta z namenom, da se na podlagi zvočnega zapisa ustvari zapisnik, osnutek katerega pregledajo predsednik in člani sveta. Po uskladitvi morebitnih pripomb in predlogov, strokovne službe organa pripravijo predlog zapisnika, ki ga nato na naslednji seji potrdijo člani sveta. Po potrditvi na seji sveta se iz zapisnika odstrani oznaka »predlog« in postane uradna verzija. Po tem se zvočni zapis zadnje seje sveta uniči, tako da se izbriše iz nosilca zvočnega zapisa (diktafona). Zvočni posnetek 4. seje sveta DUP z dne 18. 9. 2017 se je izbrisal dne 28. 11. 2017, naslednji dan po potrditvi na 5. seji sveta DUP, ki je potekala dne 27. 11. 2017.

Prosilec je zoper odločbo organu po elektronski pošti dne 10. 9. 2018 podal pritožbo, v kateri je navedel, da se ne strinja z navedbo organa v zvezi z ustaljeno prakso DUP glede izvedbe izbrisa zvočnega zapisa 4. seje sveta DUP z dne 18. 9. 2017 oz. zvočnih zapisov katerekoli pretekle seje DUP po potrditvi zapisnika te seje na naslednji seji sveta DUP. Glede na sprejeti sklep št. 12 usklajenega predloga zapisnika SD-6/2014 z dne 27. 1. 2015 in spremembo in dopolnitvijo 50. člena Poslovnika o delu DUP, navedba organa ni ustrezna in je najmanj zavajajoča. Uničenja zvočnih posnetkov sej sveta DUP ne predvideva noben akt zavoda, zavod mora na podlagi 51. člena omenjenega Poslovnika hraniti celotno dokumentacijo, tudi vse zvočne posnetke sej sveta DUP, kot dokumente trajne vrednosti. Pritožnik v pritožbi zahteva zvočni posnetek 4. seje sveta DUP z dne 18. 9. 2017. V pritožbi je zahteval kot informacijo javnega značaja še zvočni posnetek 11. seje sveta DUP z dne 9. 7. 2018.

Organ po prejemu pritožbe prosilca odločbe ni nadomestil z novo, pritožbo je z vsemi prilogami z dopisom št. ZDIJZ-5/2018 z dne 18. 9. 2018, odstopil v reševanje IP.

IP je organu dne 24. 9. 2018 poslal poziv št. 090-189/2018/3 za pojasnila glede upravljanja z dokumentarnim gradivom, in sicer glede uničenja zvočnih posnetkov ter njihove hrambe. Organ je IP dne 2. 10. 2018 ter 19. 10. 2018 po elektronski pošti poslal dopisa z dodatnimi pojasnili.

Pritožba ni utemeljena.

IP je pritožbo prosilca kot pravočasno, dovoljeno in vloženo po upravičeni osebi, vzel v obravnavo. Kot organ druge stopnje je skladno z 247. členom ZUP izpodbijano odločbo organa preizkusil v delu, v katerem jo je prosilec izpodbijal, in v mejah njegovih pritožbenih navedb. Po uradni dolžnosti je preizkusil, ali ni v postopku na prvi stopnji prišlo do bistvenih kršitev postopka in ali ni bil prekršen materialni zakon.

V obravnavanem primeru ni sporno, da je organ (kot javni zavod) zavezan za dostop do informacij javnega značaja po prvem odstavku 1. člena ZDIJZ. Sporno je, ali organ z dokumenti razpolaga, oziroma ali gre za informacijo javnega značaja. V konkretnem primeru je torej sporno, ali je organ pravilno ugotovil dejansko stanje ter uporabil materialno pravo, s tem, ko je zavrnil zahtevo zaradi neobstoja dokumentov. Prosilec v pritožbi namreč nasprotuje ugotovitvi organa, da z zvočnim posnetkom, kot izhaja iz zahteve, ne razpolaga.

Ker je pritožnik v pritožbi navedel, da zahteva zvočni posnetek 4. seje sveta DUP z dne 18. 9. 2017, je predmet tega pritožbenega postopka ta dokument.

V konkretnem pritožbenem postopku je IP najprej ugotavljal, ali organ razpolaga z zahtevanim dokumentom. Pogoj za opredelitev informacije kot informacije javnega značaja je tudi, da organ z njo razpolaga ter da se informacija nahaja v materializirani obliki. Če kateri od pogojev za obstoj informacije javnega značaja po prvem odstavku 4. člena ZDIJZ (npr. dokument se ne nahaja v materializirani obliki, organ z njim ne razpolaga, informacija ne spada v delovno področje organa) ni izpolnjen, pomeni, da zahtevana informacija javnega značaja ne obstaja in posledično zahtevi oz. pritožbi prosilca v tem delu ni mogoče ugoditi.

Organ je v izpodbijani odločbi navedel, da v času, ko je bila podana zahteva prosilca, ni več razpolagal z dokumentom. Podrobno je pojasnil postopek izdelave ter uničenja konkretnega posnetka. Navedel je, da se je zvočni posnetek 4. seje sveta DUP z dne 18. 9. 2017 izbrisal dne 28. 11. 2017, to je naslednji dan po potrditvi na 5. seji sveta DUP, ki je potekala 27. 11. 2017. Glede na navedbe pritožnika, da se ne strinja z navedbami organa glede prakse pri organu v zvezi z uničenjem zvočnih posnetkov ter njihove hrambe, je IP pri organu dodatno preveril, ali je organ v času izdaje odločbe razpolagal z zvočnim posnetkom ter preveril, kako ima organ v notranjih aktih določen postopek zvočnega snemanja sej sveta ter kako ima organ urejeno hrambo ter uničenje dokumentarnega gradiva oziroma zvočnih posnetkov sej. Organ je v dopisu z dne 1. 10. 2018 pojasnil, da ima v 50. členu veljavnega Poslovnika doma urejeno zvočno snemanje sej sveta DUP. Ta člen določa, da se o delu na seji sveta piše zapisnik, tako da se ključni povzetki razprave članov sveta ali drugih sodelujočih v razpravi, vpišejo v zapisnik. Ob zaključku razprave lahko član sveta ali stranka v postopku svoje mnenje citira v zapisnik. Seje sveta se obvezno vsaj zvočno in/ali video snemajo, o čemer odločijo člani sveta na začetku seje. Zapisnik mora biti v roku 8 dni kot osnutek dostavljen predsedniku sveta v pregled in dopolnitve. V roku 14 dni zapisnik prejmejo člani sveta, ki podajo pripombe v roku 8 dni. Zapisnik se potrdi na naslednji seji sveta zavoda. Organ je še pojasnil, da je namen snemanja poteka seje lažje pisanje zapisnika in pripomoček pri morebitnem razjasnjevanju zapisanega med sprejemom oz. potrditvijo zapisnika na naslednji seji sveta zavoda, saj se zapisnik ne piše dobesedno. Po končani seji se snemanje zaključi in se na podlagi zvočnega posnetka in sprotnih zapisov povzetka razprave in na podlagi sprejetih sklepov, zapiše osnutek zapisnika v roku 8 dni po končani seji. Osnutek se pošlje v pregled predsedniku sveta zavoda, ki ga pregleda in posreduje nazaj strokovni službi zavoda, da ga pošlje v pregled in morebitne pripombe ostalim članom sveta v nadaljnjih 8 dneh. Na naslednji seji sveta se glasuje o predlogu zapisnika in po potrditvi se zvočni posnetek pretekle seje briše iz diktafona. Zvočni zapis z diktafona izbriše zapisnikar, ki je pisal zapisnik na seji sveta, in sicer naslednji delovni dan po potrditvi zapisnika na (naslednji) seji sveta. Organ je še pojasnil, da nima v nobenem notranjem aktu predpisanega postopka uničenja dokumentarnega gradiva.

Dne 19. 10. 2018 je organ v dopisu IP še pojasnil, da za brisanje konkretnega zvočnega zapisa ni bila imenovana komisija za uničenje tega gradiva ter da zapisnik o njegovem uničenju ne obstaja. Organ je še navedel, da je vse postopke predvidel v navodilu, ki ga šele pripravlja. Organ je tudi navedel, da hramba dokumentarnega gradiva trenutno poteka v skladu s klasifikacijskim načrtom za socialnovarstvene zavode ter da so zapisniki sej sveta zavoda arhivsko gradivo, ne pa tudi zvočni posnetki, ki so le delovni pripomoček za pisanje zapisnika.

IP pojasnjuje, da je organ prosilcu dolžan posredovati le dokumente, s katerimi razpolaga. IP ni našel razlogov, da organu ne bi verjel, da v času izdaje izpodbijane odločbe z dokumentom ni več razpolagal. Organ je namreč v obrazložitvi izpodbijane odločbe podrobno in kronološko pojasnil potek nastajanja zvočnega zapisa in potek uničenja tega dokumenta. Glede na to, da je organ dovolj izčrpno pojasnil razloge, zakaj z dokumentom ni razpolagal, tudi v obeh svojih dopisih, ki jih je posredoval IP, tako IP nima razloga, da ne bi v celoti sledil njegovim navedbam. IP sicer tudi pri pregledu dokumentacije ni podvomil v to, da organ ne razpolaga z zahtevanim dokumentom. Iz celotne pritožbene zadeve namreč ne izhaja noben sum, da bi organ razpolagal z zahtevanim dokumentom in ga ne bi želel posredovati prosilcu. IP je sledil obrazložitvi organa v izpodbijani odločbi, saj v kolikor organ z dokumenti ne razpolaga, ne gre za informacijo javnega značaja po prvem odstavku 4. člena ZDIJZ.

IP pojasnjuje, da v skladu s prvim odstavkom 4. člena ZDIJZ predstavlja informacijo javnega značaja samo dokument, ki že obstaja v materialni obliki, oziroma dokument, ki ga je organ izdelal v okviru svojega delovnega področja in s katerim organ trenutno razpolaga. Organ tudi ni dolžan ustvariti novega dokumenta, da bi zadostil zahtevi prosilca po ZDIJZ, če z njim v času zahteve ne razpolaga.

Glede na to, da organ v času izdaje izpodbijane odločbe z dokumentom ni več razpolagal ter glede na pritožnikovo navedbo, da iz 51. člena Pravilnika DUP izhaja, da mora organ celotno dokumentacijo hraniti trajno, IP pojasnjuje, da pritožbeni postopek pred IP ne more biti namenjen prisili ustvarjanja ali pridobivanja informacij ali ugotovitvi, da bi določene informacije pri organu morale obstajati. IP je namreč organ, ki je na podlagi prvega odstavka 2. člena ZInfP, pristojen za odločanje o pritožbi zoper odločbo, s katero je organ zavrgel ali zavrnil zahtevo ali drugače kršil pravico do dostopa ali ponovne uporabe informacije javnega značaja ter v okviru postopka na drugi stopnji tudi za nadzor nad izvajanjem zakona, ki ureja dostop do informacij javnega značaja, in na njegovi podlagi izdanih predpisov. IP v skladu z načelom zakonitosti organu ne more naložiti, naj prosilcu posreduje dokumente, s katerimi ne razpolaga.

IP v pritožbenem postopku glede dostopa do informacij javnega značaja nima pristojnosti, da bi presojal zakonitost ravnanja organa ter presojal, zakaj organ ne razpolaga z dokumenti, ki jih zahteva prosilec in ali bi glede na svoje pristojnosti, z zahtevanimi dokumenti moral razpolagati. V postopku dostopa do informacij javnega značaja se ob tem lahko presoja (le) vprašanje, ali zahtevane informacije javnega značaja obstajajo v materializirani obliki, ne pa vprašanje, ali bi morale obstajati. IP namreč ni organ, ki bi se v okviru pritožbenega postopka po ZDIJZ lahko spuščal v presojo pravilnosti in zakonitosti postopkov, ki jih izvaja organ, tudi npr. v vprašanje pravilnosti upravljanja (uničenja ter hrambe) z dokumentarnim gradivom. Za to so pristojni drugi organi, kamor se lahko prosilec obrne s prijavo, če meni, da postopanje organa ni bilo pravilno.

IP je nadalje ugotovil, da je prosilec v pritožbi z dne 10. 9. 2018 zahteval še zvočni posnetek 11. seje sveta DUP z dne 9. 7. 2018, česar pa ni opredelil v zahtevi, ki je bila predmet izpodbijane odločbe. IP je kot pritožbeni organ v pritožbenem postopku vezan na zahtevo prosilca, saj je kot organ druge stopnje v skladu z 247. členom ZUP dolžan preizkusiti izpodbijano odločbo v delu, v katerem jo prosilec izpodbija. Vsebina zahteve, ki ni bila predmet izpodbijane odločbe in o kateri organ na prvi stopnji ni odločal, zato tudi ne more biti predmet presoje IP kot pritožbenega organa. Prosilec lahko s pritožbo zahtevek zoži, ne more pa ga razširiti oziroma vsebinsko spremeniti. Organ je dolžan razširjeno zahtevo prosilca iz pritožbe obravnavati kot novo zahtevo za dostop do informacij javnega značaja. IP ugotavlja, da prosilec tega zvočnega posnetka ni zahteval že v zahtevi, ampak šele s pritožbo. Gre za razširitev zahtevka, ki ni skladna s 133. členom ZUP, po katerem lahko stranka v okviru uvedenega upravnega postopka razpolaga s svojim zahtevkom (lahko ga npr. razširi) le do odločitve oz. do izdaje odločbe na prvi stopnji.

IP je na podlagi vseh zgoraj navedenih argumentov in pravnih podlag zaključil, da pritožbi prosilca ni mogoče ugoditi, zato je na podlagi prvega odstavka 248. člena ZUP pritožbo zavrnil, kot je to navedeno v točki 1 izreka te odločbe. 

Na podlagi petega odstavka 213. člena ZUP, ki se smiselno uporablja tudi za odločbo o pritožbi (prvi odstavek 254. člena ZUP), se v izreku odloči tudi o tem, ali so nastali stroški postopka. IP je ugotovil, da v tem postopku posebni stroški niso nastali, zato je odločil, kot izhaja iz 2. točke izreka te odločbe. 

Ta odločba je v skladu s 30. točko 28. člena Zakona o upravnih taksah (Uradni list RS, št. 106/10 – uradno prečiščeno besedilo, 14/15 – ZUUJFO, 84/15 – ZZelP-J, 32/16 in 30/18 – ZKZaš) oproščena plačila upravne takse.

Pouk o pravnem sredstvu:

Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, pač pa se lahko sproži upravni spor. Upravni spor se sproži s tožbo, ki se vloži v 30 dneh od vročitve odločbe na Upravno sodišče RS, Fajfarjeva 33, 1000 Ljubljana. Tožba se lahko vloži pisno po pošti ali neposredno pri navedenem sodišču. Če se tožba pošlje priporočeno po pošti, se za dan izročitve sodišču šteje dan oddaje na pošto. Tožba z morebitnimi prilogami se vloži v najmanj treh izvodih. Tožbi je treba priložiti tudi to odločbo v izvirniku ali prepisu.

Postopek vodila:                                                         

Urška Črnič, univ. dipl. prav.,                                           

svetovalka IP   

Informacijski pooblaščenec:

Kristina Kotnik Šumah, univ. dipl. prav., 

namestnica informacijske pooblaščenke