prosilec - Občina Idrija

POVZETEK:

Prosilec je od organa zahteval vpogled v dokumentacijo, ki je nastala pred  31. 12. 1994. Organ je zahtevi prosilca delno ugodil in mu omogočil vpogled v dokumentacijo s katero razpolaga. Del zahteve prosilca je organ zavrnil, ker z zahtevano dokumentacijo ne razpolaga, saj gre za dokumentacijo, ki je nastala pred ustanovitvijo občin na podlagi Zakona o ustanovitvi občin ter o določitvi njihovih območij. IP je v pritožbenem postopku ugotovil, da organ z dokumentacijo pred letom 1994 ne razpolaga, zato je  IP je pritožbo prosilca zavrnil kot neutemeljeno, ker mu organ dokumentov, s katerimi ne razpolaga, ne more posredovati.
 

ODLOČBA:

Številka: 090-174/2018/5

Datum: 4.9.2018

Informacijski pooblaščenec po informacijski pooblaščenki Mojci Prelesnik (v nadaljevanju IP) izdaja na podlagi 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Ur. l. RS, št. 113/05, 51/07 - ZUstS-A), tretjega in četrtega odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Ur. l. RS, št. 51/06 – uradno prečiščeno besedilo, 117/06 – ZDavP-2, 23/14, 50/14, 19/15 – odl. US in 102/15; v nadaljevanju ZDIJZ) ter prvega odstavka 248. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Ur. l. RS, 24/06 – uradno prečiščeno besedilo, 105/06 – ZUS-1, 126/07, 65/08, 8/10 in 82/13; v nadaljevanju ZUP), o pritožbi……. (v nadaljevanju prosilec), z dne 6.8.2018, zoper odločbo Občine Idrija (v nadaljevanju organ) št. 090-0001/2018-22, z dne 5.7.2018, v zadevi dostopa do informacije javnega značaja, naslednjo

O D L O Č B O:

1. Pritožba prosilca z dne 6.8.2018 zoper odločbo Občine Idrija št. 090-0001/2018-22, z dne 5.7.2018 se zavrne.

1. V postopku reševanja te pritožbe niso nastali posebni stroški.

O b r a z l o ž i t e v:

Prosilec je dne 19. 2. 2018 na organ naslovil zahtevo za dostop do informacij javnega značaja, s katero je zahteval, da mu organ omogoči vpogled v sledeče dokumente:

1. Ureditveni načrt Rožna dolina – Gasa št. projekta 13217/88, avgust 1989.
2. Popis zadeve in dokumenti UN Gasa (Ur.l. SRS št. 14/89, 60/92).
3. Srednjeročni družbeni plan Občine Idrija 1986-1990 (Ur.l. SRS št. 3/89).
4. Popis zadeve in dokumenti.

Srednjeročni družbeni plan Občine Idrija 1986-1990.

1. Popis zadeve in dokumenti št. 351-226/90.
2. Zapisniki sej skupščine Občina Idrija in oddelka za urejanje prostora in varstvo okolja iz leta 1988, 1989, 1990, 1991, 1992.
3. Zapisniki sej Krajevne skupnosti Idrija iz leta 1988, 1989, 1990, 1991, 1992.
4. Sklep/dogovor Občine Idrija, župana iz leta 1991 z  ……. glede spremembe odloka UN Gasa.
5. Sklep/dogovor KS Idrija iz leta 1991 z ……… glede spremembe odloka UN Gasa.

Zahtevo prosilca je organ v celoti zavrnil z odločbo št. 090-0001/2018-13 z dne 13.3.2018. Z odločbo št. 090-80/2018-8 z dne 7.6.2018 je IP odpravil odločbo št. 090-0001/2018-13 z dne 13.3.2018 in zadevo vrnil organu v ponovni postopek. Organ je  v ponovnem odločanju izdal odločbo št. 090-0001/2018-22 z dne 5.7.2018 (izpodbijana odločba), s katero je zahtevi prosilca delno ugodil. Organ je ugotovil, da razpolaga z naslednjimi  dokumenti:

1. Odlok o ureditvenem načrtu - Rožna ulica - Gasa (Uradni list SRS, št. 14/89, 60/92) in grafične priloge k odloku; Sprememba in dopolnitev Ureditvenega načrta Rožna ulica Gasa - Idrija (Atelje 92 d.o.o., št.  1592/99); Sprememba in dopolnitev Ureditvenega načrta Rožna ulica Gasa - Idrija (Koling d.o.o., št. 06011064/06).

3.   Grafične  priloge Srednjeročnega  družbenega  plana  Občine  Idrija  1986-1990 (Uradni list SRS, št. 3/89).

V izreku odločbe je organ navedel, da se v preostalem delu zahteva prosilca zavrne, ker ne razpolaga z zahtevanimi dokumenti. Prosilec je zahteval vpogled v dokumente, ki so nastali pred 31. 12. 1994, kar pomeni, da so nastali pred ustanovitvijo občin na podlagi Zakona o ustanovitvi občin ter o določitvi njihovih območij (Uradni list RS, št. 60/94 s spremembami). Organ je pojasnil, da je Zakon o prevzemu državnih funkcij, ki so jih do 31. 12. 1994 opravljali organi občin (Uradni list RS, št. 29/95 in 44/96 – odl. US), prenesel upravljanje določenih upravnih nalog na upravne enote. Skupaj s prenosom nalog so upravne enote od občin prevzele tudi dokumentarno gradivo s predmetnih področij, ki je nastalo pred 31. 12. 1994. Glede na navedeno je organ še pojasnil, da so upravne enote prevzele tudi dokumentarno gradivo s predmetnih področij, ki je nastalo pred 31.12.1994. Skladno z določbami Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva in arhivih (uradni list RS, št.30/06) ter  Navodilom za določanje rokov hranjenja dokumentarnega gradiva organov javne uprave (Uradni list RS, št. 81/05) pa je bila Upravna enota Idrija dolžna predmetno dokumentarno gradivo, kot javno arhivsko gradivo, izročiti v hrambo javnemu arhivu (arhiv RS in regionalni arhivi).

Dne 6.8.2018 je prosilec vložil pritožbo zoper odločbo organa št. 090-0001/2018-22, z dne 5.7.2018 iz vseh pritožbenih razlogov. Prosilec se je pritožil tudi v delu odločbe, kjer mu je organ odobril vpogled v zahtevano dokumentacijo, saj ni moč ugotoviti, ali gre za popolno dokumentacijo, ker popisi teh zadev ne obstajajo, razlogi pa v odločbi niso pojasnjeni. Prosilec navaja, da iz odločbe ni razvidno, na podlagi katerega prevzemnega zapisnika/kov in za kateri del uradne dokumentacije je bil leta 1994 predan UE Idrija. Ker teh dejstev v odločbi ni navedenih, ni moč ugotoviti, ali so med predano dokumentacijo tudi dokumenti, ki so bili zaprošeni v zahtevi z dne 19.2.2018. Po mnenju prosilca bi moral organ odstopiti del zahteve pristojnemu organu (UE Idrija), skladno z 20. členom ZDIJZ, v kolikor z dokumenti resnično ne razpolaga več, saj skladno z ZDIJZ prosilec ni dolžan ponovno poizvedovati pri drugih organih, katera dokumentacija je bila predana UE Idrija in katera dokumentacija je bila s strani UE Idrija naknadno posredovana v hrambo javnemu arhivu. Prosilec dodaja, da bi organ moral ugotoviti dejstva in prosilcu omogočiti, da se seznani s popisi zadev in s prevzemnimi zapisniki predane dokumentacije UE Idrija. Prosilec še dodaja, da organ ni predložil nobenih popisov zadev, dokazov, zapisnikov oz. predpisov in odločb, na katere je oprl odločbo in iz katerih bi bilo razvidno, kateri od zaprošenih uradnih dokumentov se nahajajo pri katerem organu, prav tako organ ni pojasnil razlogov, zakaj v informacijskem sistemu organa ni moč pridobiti popisov zadev, saj bi se za vse uradne postopke, le ti skladno z zakonodajo morali ustvariti. Skladno z navedenim prosilec meni, da odločba ni skladna z 8. členom ZUP.

Organ je ugotovil, da je pritožba pravočasna, dovoljena in da jo je vložila upravičena oseba ter da odločbe ne bo nadomestil z novo, zato jo je, na podlagi 245. člena ZUP, z dopisom št. 090-0001/2018-24, z dne 8.8.2018, poslal IP.

IP je dne 22.8.2018, z namenom ugotovitve dejanskega stanja, pri organu opravil ogled in camera na podlagi 11. člena ZInfP. Organ je pojasnil, da razpolaga zgolj z grafičnim prikazom prostorskega plana in dvema fascikloma fotokopij gradiv UN Gasa, grafik in ostalih aktov. V zvezi z informacijskim sistemom ODOS je organ pojasnil, da je v uporabi od leta 2011, pred tem pa so uporabljali informacijski sistem WBIT, ki se je uporabljal od leta 1995, z njim pa je do leta 2007 upravljala UE Idrija. Prenos podatkov oz. baze je bil prenesen v novi sistem ODOS od leta 2011, hkrati pa se je uredil tudi arhiv za dokumentacijo od leta 1995 dalje. Organ je v sistemu ODOS preko iskanja z različnimi izrazi in ključnimi imeni iz zahteve preveril obstoj podatkov v informacijskem sistemu, vendar ni našel nobenih zadetkov. Organ je še pojasnil, da je na podlagi Zakona o prevzemu državnih funkcij, ki so jih do 31.12.1994 opravljali organi občin, UE prevzela opravljanje upravnih nalog v svojo pristojnost in posledično prevzela tudi dokumentarno gradivo s predmetnih področij, ki je nastalo pred 31.12.1994.  Celotni arhiv  je ostal na UE Idrija in tako vsa dokumentacija pred letom 1995, za katero pa organ ne ve, katere dokumente obsega, saj pri predaji niso nastali nobeni prevzemni zapisniki ali popis zadeve. UE Idrija in Občina Idrija se namreč nahajata na isti lokaciji, zato arhiv nikoli ni bil fizično prestavljen. Dostop do arhiva pa ima zgolj UE Idrija. V zvezi z dokumentacijo pred letom 1994, s katero organ vseeno razpolaga, je organ pojasnil, da je  bila ta pridobljena od UE Idrija postopoma za lastne potrebe in se nahaja v obliki fotokopij. Dokumentacija med drugim zajema Odlok o ureditvenem načrtu - Rožna ulica - Gasa (Uradni list SRS, št. 14/89, 60/92) in grafične priloge k odloku; Sprememba in dopolnitev Ureditvenega načrta Rožna ulica Gasa - Idrija (Atelje 92 d.o.o., št. 1592/99); Sprememba in dopolnitev Ureditvenega načrta Rožna ulica Gasa - Idrija (Koling d.o.o., št. 06011064/06), grafične  priloge Srednjeročnega  družbenega  plana  Občine  Idrija  1986-1990 (Uradni list SRS, št. 3/89). V tem delu je bilo prosilcu že ugodeno, vendar se še ni oglasil pri organu. Organ je ponovno poudaril, da s preostalo dokumentacijo iz zahteve, z dne 19.2.2018, ne razpolaga.  K točki 7. zahteve z dne 19.2.2018 je organ še pojasnil, da je Občina Idrija ukinila krajevne skupnosti, kot pravne osebe leta 2013, zato je prevzela njihovo gradivo in ga uredila ter predala v zgodovinski arhiv (2017). Organ je v zvezi s tem tudi predložil Zapisnik o izročitvi in prevzemu arhivskega gradiva KS mesto Idrija, v katerega je IP vpogledal.

Pritožba ni utemeljena.

Uvodoma IP pojasnjuje, da je kot organ druge stopnje v skladu z 247. členom ZUP dolžan preizkusiti odločbo v delu, v katerem jo prosilec izpodbija. Odločbo preizkusi v mejah pritožbenih navedb, po uradni dolžnosti pa preizkusi, ali ni prišlo v postopku na prvi stopnji do bistvenih kršitev postopka in ali ni prekršen materialni zakon. Prosilec se zoper izpodbijano odločbo pritožuje v vseh točkah njegove zahteve z dne 19. 2. 2018.

IP bistvenih kršitev postopka na prvi stopnji ni ugotovil, poleg tega ni sporno, da gre za informacijo javnega značaja po splošni definiciji iz 1. člena ZDIJZ, zato se je IP v nadaljevanju ukvarjal z vprašanjem, ali zahtevani dokumenti obstajajo.

Informacija javnega značaja je na podlagi določb 4. člena ZDIJZ informacija, ki izvira iz delovnega področja organa, nahaja pa se v obliki dokumenta, zadeve, dosjeja, registra, evidence ali drugega dokumentarnega gradiva, ki ga je organ izdelal sam, v sodelovanju z drugim organom, ali pridobil od drugih oseb. Iz definicije informacije javnega značaja torej izhajajo trije osnovni pogoji, ki morajo biti izpolnjeni kumulativno (hkrati), in sicer:

1. informacija mora izvirati iz delovnega področja organa,

2. organ mora z njo razpolagati,

3. nahajati se mora v materializirani obliki.

IP ugotavlja, da v obravnavanem primeru ni sporno, da je organ zavezanec po prvem odstavku 1. člena ZDIJZ in da informacija izvira iz delovnega področja organa. Izkazan pa mora biti tudi obstoj drugih dveh pogojev za opredelitev informacije javnega značaja, torej da organ z informacijo razpolaga in da se ta nahaja v materializirani obliki. Če kateri od navedenih pogojev ni izpolnjen, pomeni, da zahtevana informacija javnega značaja ne obstaja in posledično zahtevi oz. pritožbi prosilca v tem delu ni mogoče ugoditi.

Iz določbe prvega odstavka 4. člena v zvezi s prvim odstavkom 1. člena ZDIJZ tako izhaja, da informacijo javnega značaja lahko predstavlja le dokument, ki ga je organ v okviru svojega delovnega področja že izdelal oziroma pridobil in ga še ni posredoval naprej oziroma uničil. Gre za pogoj, ki je v teoriji poznan kot »kriterij materializirane oblike«. Zavezanci po ZDIJZ so torej dolžni omogočiti dostop le do že obstoječih informacij in niso dolžni ustvariti novega dokumenta ali ga (ponovno) pridobiti, če z njim v času zahteve ne razpolagajo (več). Zavezanci tako niso dolžni zbirati informacij, opravljati raziskav ali analizirati podatkov, da bi zadostili zahtevi prosilca, torej niso dolžni izdelati, predelati ali spremeniti (dograditi) informacij, s katero razpolagajo.

IP poudarja, da je treba smisel dostopa do informacij javnega značaja iskati v javnem in odprtem delovanju zavezanca, preko katerega se lahko preizkusi tudi pravilnost in zakonitost delovanja. Upoštevati je treba, da se lahko zagotovi prost dostop zgolj do informacij, ki dejansko že obstajajo. Pritožbeni postopek ne more biti namenjen prisili ustvarjanja ali pridobivanja informacij ali ugotovitvi, da bi določene informacije pri organu morale obstajati. IP je namreč organ, ki je, na podlagi prvega odstavka 2. člena ZInfP, pristojen za odločanje o pritožbi zoper odločbo, s katero je organ zavrgel ali zavrnil zahtevo ali drugače kršil pravico do dostopa ali ponovne uporabe informacije javnega značaja ter v okviru postopka na drugi stopnji tudi za nadzor nad izvajanjem zakona, ki ureja dostop do informacij javnega značaja, in na njegovi podlagi izdanih predpisov. Zato IP, skladno z načelom zakonitosti, organu ne more naložiti, naj prosilcu posreduje dokumente, s katerimi ne razpolaga, prav tako nima pristojnosti, da bi se spuščal v presojo zakonitosti in smotrnosti ravnanja organa ter odločal o vprašanju, ali bi popisi zadev oz. prevzemni zapisniki ob predaji dokumentacije UE Idrija leta 1994 pri organu morali obstajati. V postopku dostopa do informacij javnega značaja se ob tem lahko presoja (le) vprašanje, ali zahtevane informacije javnega značaja obstajajo v materializirani obliki, ne pa vprašanje, ali bi morale obstajati. Navedbe prosilca v tem delu so tako za ta pritožbeni postopek brezpredmetne.

Upoštevaje predhodno navedeno je IP ugotovil, da organ z dokumenti, o katerih je odločil v prvi točki izreka izpodbijane odločbe, ne razpolaga v materializirani obliki. Navedeno pomeni, da niso izpolnjeni vsi pogoji za informacijo javnega značaja, zato je treba pritožbo prosilca zavrniti.

Na podlagi ugotovitev na ogledu in camera ter pojasnil organa, iz katerih izhaja, da organ ne razpolaga z dokumentacijo pred letom 1994, z izjemo dokumentacije, ki jo je pridobil za lastne potrebe in je prosilcu v tem delu zahteve z dne 19.2.2018 tudi ugodil dostop do dokumentov, IP ne dvomi v navedbe organa, da s preostalo dokumentacijo, ki jo je prosilec zahteval, organ ne razpolaga.  

Organ je že v izpodbijani odločbi navedel, da so na podlagi Zakona o prevzemu državnih funkcij, ki so jih do 31.12.1994 opravljali organi občin (Uradni list RS, št. 29/95 in 44/96 - odl. US) UE prevzele opravljanje upravnih nalog, ki so bile določene kot pristojnosti občinskih organov tudi po Zakonu o urejanju naselij in drugih posegov v prostor (Uradni list SRS, št. 18/84, 37/85 in 29/86 ter Uradni list RS, št. 26/90, 3/91 - odločba US, 13/93 - odločba US, 18/93, 47/93 in 71/93), Zakonu o graditvi objektov (Uradni list SRS, št. 34/84 in 29/86 ter Uradni list RS, št. 40/94 - odločba US in 69/94 - odločba US), Zakonu o stavbnih zemljiščih (Uradni list SRS, št. 18/84, 33/89 in 24/92 - odločba US).

IP nadalje pojasnjuje, da je vpogledal v določbe takrat veljavnega Zakona o upravi (Uradni list RS, št. 67/94, s spremembami in dopolnitvami, v nadaljevanju ZUpr), ki je v 101. členu določal, da je s 1.1. 1995 prevzela država od občin vse upravne naloge in pristojnosti na področjih, za katera so bila ustanovljena posamezna ministrstva, ter vse druge z zakonom določene upravne naloge oblastvenega značaja iz pristojnosti občin. Na podlagi 103. člena ZUpr so Upravne enote oziroma ministrstva, na katerih delovno področje so sodile naloge iz prvega odstavka 101. člena ZUpr, prevzele hkrati tudi delavce občinskih upravnih organov, ki so opravljali te naloge, ter ustrezen del administrativnih, računovodskih in tehničnih delavcev, kakor tudi dokumentarno gradivo in nedokončane zadeve. Upravne enote tako opravljajo delo v prostorih in s sredstvi, ki so jih kot družbeno premoženje do tedaj uporabljali občinski upravni organi za področja iz prvega odstavka 101. člena ZUpr. Prostori in sredstva iz prejšnjega odstavka po stanju na dan 31. 12. 1993 so tako ostala v lasti občin s tem, da so jih občine bile dolžne prepustiti v uporabo upravnim enotam. Za uporabo teh prostorov in sredstev pa je bilo zagotovljeno s strani Vlade Republike Slovenije povračilo sorazmernega dela stroškov za vzdrževanje in obratovanje.

Upoštevajoč zgornje argumente je IP zaključil, da del informacij javnega značaja iz zahteve prosilca z dne 19.2.2018 pri organu ne obstaja, organ z njimi ne razpolaga, kar pomeni, da »kriterij materializirane oblike« v konkretnem primeru ni izpolnjen, torej ni izpolnjen pogoj iz prvega odstavka 1. člena ZDIJZ v povezavi s prvim odstavkom 4. člena ZDIJZ, po katerem je informacija javnega značaja le tista informacija, s katero organ že (še) razpolaga. Posledično prosilcu ni mogoče ugoditi, saj organ z zahtevanimi dokumenti ne razpolaga, obstoj dokumentacije pri drugem organu pa IP ni presojal, saj UE Idrija ni bila zavezanec v konkretnem postopku. IP še pripominja, da ima prosilec vedno možnost vložitve novo zahtevo pri organu, za katerega meni, da razpolaga z informacijo javnega značaja.

Izhajajoč iz vsega navedenega pritožbi prosilca ni mogoče ugoditi, zato je IP, na podlagi prvega odstavka 248. člena ZUP, pritožbo zavrnil.

Na podlagi petega odstavka 213. člena ZUP, ki se smiselno uporablja tudi za odločbo o pritožbi (prvi odstavek 254. člena ZUP), se v izreku odloči tudi o tem, ali so nastali stroški postopka. IP je ugotovil, da v tem postopku posebni stroški niso nastali, zato je odločil, kot izhaja iz 2. točke izreka te odločbe.

Ta odločba je v skladu s 30. točko 28. člena Zakona o upravnih taksah (Uradni list RS, št. 106/10 – ZUT-UPB5 in 14/15 – ZUUJFO) oproščena plačila upravne takse.

Pouk o pravnem sredstvu:

Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, pač pa se lahko sproži upravni spor. Upravni spor se sproži s tožbo, ki se vloži v 30 dneh od vročitve te odločbe na Upravno sodišče, Fajfarjeva 33, Ljubljana. Tožba se lahko vloži pisno po pošti ali pri navedenem sodišču. Če se tožba pošlje priporočeno po pošti, se za dan izročitve sodišču šteje dan oddaje na pošto. Tožba z morebitnimi prilogami se vloži v najmanj treh izvodih. Tožbi je treba priložiti tudi to odločbo v izvirniku ali prepisu.

Pripravila:

Urša Pleterski

raziskovalka pooblaščenca

Informacijski pooblaščenec:          

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.

informacijska  pooblaščenka