prosilka - Občina Ajdovščina

POVZETEK:

Prosilka je od organa zahtevala, da ji posreduje seznam dokumentov, ki jih slednji hrani v povezavi z gradbenimi deli v mestnem jedru Ajdovščine. Organ je zahtevo z odločbo zavrnil, kar je obrazložil s tem, da ne razpolaga s takšnim seznamom ter da ga niti ni dolžan ustvariti. Prosilka se je zoper odločbo pritožila in vztraja pri svoji zahtevi. IP je organ z dopisom pozval, da mu posreduje dodatna pojasnila glede gradenj v mestnem jedru in glede morebitnega popisa zadeve. Organ je IP posredoval popis zadev povezanih z navedenimi gradbenimi deli. IP je ugotovil, da posredovani dokument predstavlja dokument, ki ga je prosilka zahtevala, ne ve pa, ali organ razpolaga še s kakšnimi dokumenti, ki jih prosilka v svoji zahtevi zahteva. Posledično je IP ugotovil, da je bilo dejansko stanje zmotno oz. nepopolno ugotovljeno in je zaradi tega odločbo organa odpravil in zadevo vrniti v ponovno odločanje.
 

ODLOČBA:

Številka: 090-14/2018/4
Datum: 2. 3. 2018

Informacijski pooblaščenec po informacijski pooblaščenki Mojci Prelesnik (v nadaljevanju: IP) izdaja na podlagi 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, številka 113/2005 in 51/2007 – ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP), tretjega odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/06– uradno prečiščeno besedilo, 117/2006 – ZDavP-2, 23/2014-ZDIJZ-C, 50/2014-ZDIJZ-D, 19/15-Odl. US in 102/15-ZDIJZ-E, 7/18–ZDIJZ-F; v nadaljevanju ZDIJZ) in tretjega odstavka 251. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, številka 24/2006 – uradno prečiščeno besedilo, 105/2006 – ZUS-1, 126/2007- ZUP-E, 65/2008-ZUP-F, 8/2010-ZUP-G in 82/2013-ZUP-H; v nadaljevanju ZUP), o pritožbi … (v nadaljevanju: prosilka), z dne 5. 1. 2018, zoper odločbo, št. 090-18/17 z dne 22. 12. 2017, Občine Ajdovščina, Cesta 5. maja 6/a, 5270 Ajdovščina (v nadaljevanju: organ), v zadevi dostopa do informacije javnega značaja, naslednjo

 
O D L O Č B O:

 
1.    Pritožbi prosilke z dne 5. 1. 2018 se ugodi in se odločba Občine Ajdovščina št. 090-18/17 z dne 22. 12. 2017 odpravi ter se zadeva vrne organu v ponovni postopek, ki mora o zahtevi odločiti najpozneje v 30 (tridesetih) dneh od prejema te odločbe.

2.    V tem postopku posebni stroški niso nastali.

O b r a z l o ž i t e v :

 
Prosilka je dne 27. 11. 2017 na organ naslovila zahtevo za dostop do informacij javnega značaja, s katero je zahtevala, da ji organ posreduje seznam vseh listin, vlog, projektne dokumentacije, odločbo oziroma druge pravne akte, ki so ali bodo podlaga za izvajanje posegov oziroma del v starem mestnem jedru, oziroma so ali bodo namenjena za pridobitev gradbenega dovoljenja oziroma za priglasitev del, v okviru urbanistične prenove starega mestnega jedra oziroma »Kastre«. 

Želeno dokumentacijo je želela pridobiti v digitalni obliki na elektronski naslov.

Prosilka je dne 6. 12. 2017 organu poslala dopis, v katerem je organ opozorila, da ji mora skladno s 23. členom ZDIJZ na zahtevo odgovoriti nemudoma.  

Organ je z odločbo št. 090-18/17 z dne 22. 12. 2017 (v nadaljevanju izpodbijana odločba) zahtevo prosilke v celoti zavrnil. Svojo odločitev je obrazložil s tem, da organ ne razpolaga z zahtevanim dokumentom. Namreč, prosilka zahteva seznam vseh listin, vlog, projektne dokumentacije, odločbo oziroma druge pravne akte, ki so ali bodo podlaga za izvajanje posegov oziroma del v starem mestnem jedru, oziroma so ali bodo namenjena za pridobitev gradbenega dovoljenja, oziroma za priglasitev del, v okviru urbanistične prenove starega mestnega jedra oziroma »Kastre«, organ pa pojasnjuje, da s takšnim seznamom dokumentov ne razpolaga. Nadalje organ zaključuje, da v konkretnem primeru ne gre za informacijo javnega značaja, saj manjka eden izmed pogojev iz 4. člena ZDIJZ, to je razpolaganje z informacijo.

Prosilka je dne 5. 1. 2018, zoper odločbo organa št. 090-18/17 z dne 22. 12. 2017, pri IP vložila pritožbo. Prosilka je v pritožbi navedla, da je organ pri svojem odločanju ravnal v nasprotju z določbami ZDIJZ in v nasprotju s ciljem zakona, ki je v zagotovitvi javnosti in odprtosti delovanja organov. Prosilka zatrjuje, da organ namenoma onemogoča dostop do informacij javnega značaja – tako njej, kakor ostalim prosilcem. Pojasnjuje, da ji je organ dolžan omogočiti seznanitev z informacijo, s katerimi dokumenti razpolaga, saj le tako lahko prosilka učinkovito zahteva dokumente. Prosilka zaključuje, da bi drugačna interpretacija 4. člena ZDIJZ nasprotovala smislu 2. člena ZDIJZ.

IP je z dopisom št. 092-5/2018/2 z dne 8. 1. 2018, skladno z 2. odstavkom 239. člena ZUP, pritožbo odstopil organu, da kot organ prve stopnje opravi preizkus pritožbe in ravna v skladu z 240. do 245. členom ZUP. Organ je na podlagi 245. člena ZUP, z dopisom, št. 090-18/2017 z dne 24. 1. 2018, pritožbo prosilke kot dovoljeno, pravočasno in vloženo s strani upravičene osebe odstopil v reševanje IP.

IP je ob prejemu dokumentacije ugotovil, da ne razpolaga z vsemi informacijami, ki jih potrebuje za izdajo odločbe. V posledici tega je organu poslal dopis št. 090-14/2018/2 z dne 19. 2. 2018, v katerem ga je pozval, da posreduje dodatna pojasnila o tem, ali se izvajajo oziroma se bodo izvajali kakršnikoli posegi, oziroma dela v starem mestnem jedru v okviru urbanistične prenove starega mestnega jedra oziroma »Kastre«, ter pojasnila o tem, ali organ razpolaga z dokumenti povezanimi s takšnimi deli. Nadalje je IP organ še pozval, naj pojasni, ali so navedene zadeve poknjižene in popisane v njegovem sistemu, in naj posreduje en vzorčni primer popisa zadeve, v kolikor obstaja, povezanega s posegi ali deli v starem mestnem jedru.

Organ je IP, dne 26. 2. 2018, poslal dopis, v katerem je pojasnil, da se na območju »Kastre« v okviru prenove starega mestnega jedra izvajajo gradbena dela. Organ je svojemu dopisu priložil dokument »Popis zadeve Urejanje starega mestnega jedra - Kastre (Castra) v Ajdovščini s št. 351-0056/2017«, ki predstavlja seznam dokumentov, povezanih z izvajanjem gradbenih del v starem mestnem jedru. Organ je nadalje obrazložil, da je stranka dne 5. 1. 2018 vložila novo zahtevo dostopa do informacij javnega značaja, kjer je zahtevala vpogled v vse listine, vloge, projektne dokumentacije, odločbe oziroma druge pravne akte, ki so ali bodo podlaga za izvajanje posegov oziroma del v starem mestnem jedru, oziroma so ali bodo namenjena za pridobitev gradbenega dovoljenja, oziroma za priglasitev del, v okviru urbanistične prenove starega mestnega jedra oziroma »Kastre«. Prosilka je dne 1. 2. 2018 vpogledala v vse zahtevane dokumente. Organ je mnenja, da je z navedenim vpogledom dejansko dostopala tudi do zahtevanih dokumentov v predmetni zadevi.

Pritožba je utemeljena.

IP je pritožbo prosilke kot pravočasno, dovoljeno in vloženo po upravičeni osebi vzel v obravnavo. Kot organ druge stopnje je skladno z 247. členom ZUP izpodbijano odločbo organa preizkusil v delu, v katerem jo je prosilka izpodbijala in v mejah njegovih pritožbenih navedb. Po uradni dolžnosti je preizkusil, ali ni v postopku na prvi stopnji prišlo do bistvenih kršitev postopka in ali ni bil prekršen materialni zakon.

IP ugotavlja, da v obravnavanem primeru ni sporno, da je organ zavezanec po ZDIJZ ter da zahtevane informacije sodijo med informacije javnega značaja, zato se je IP spustil v odločanje o vprašanju, ali organ razpolaga z zahtevanimi dokumenti.

Iz 1. odstavka 1. člena ZDIJZ izhaja, da ZDIJZ ureja postopek glede dostopa do informacij javnega značaja, s katerimi organi že razpolagajo, torej ki že obstajajo. Pojem informacije javnega značaja je opredeljen v 1. odstavku 4. člena ZDIJZ, ki določa, da je informacija javnega značaja informacija, ki izvira iz delovnega področja organa, nahaja pa se v obliki dokumenta, zadeve, dosjeja, registra, evidence ali dokumentarnega gradiva, ki ga je organ izdelal sam, v sodelovanju z drugim organom ali pridobil od drugih oseb. V omenjeni določbi so zapisani trije osnovni kriteriji, ki morajo biti kumulativno izpolnjeni, da lahko govorimo o obstoju informacije javnega značaja: 
1.    informacija mora izvirati iz delovnega področja organa, 
2.    organ mora z njo razpolagati, 
3.    informacija pa se mora nahajati v materializirani obliki.

Iz navedene definicije informacij javnega značaja izhaja, da ZDIJZ prosilcem daje pravico zahtevati dokument, s katerim organ že razpolaga do dneva vložitve zahteve. Po proučitvi vsebine izpodbijane odločbe in pritožbenih navedb prosilke je IP ugotovil, da je organ zahtevo prosilke zavrnil, ne da bi popolno ugotovil relevantno dejansko stanje. Namreč IP je dne 19. 2. 2018 organu poslal dopis, s katerim ga je pozval, naj mu posreduje dodatna pojasnila glede gradenj v starem mestnem jedru Ajdovščine in vzorčni primer popisa zadeve, po možnosti povezanega z navedenimi gradnjami. Organ je skladno z dopisom IP posredoval dokument z naslovom »Popis zadeve Urejanje starega mestnega jedra - Kastre (Castra) v Ajdovščini«. IP je ob vpogledu v dokument ugotovil, da popis zadeve dejansko predstavlja seznam dokumentov, povezanih z deli v starem mestnem jedru, ki ga je prosilka zahtevala v prvotni zahtevi. Kljub temu ji je organ dostop do tega dokumenta v izpodbijani odločbi zavrnil utemeljujoč, da s takšnim dokumentom ne razpolaga. Organ je namreč v izpodbijani odločbi pojasnil, da seznam dokumentov glede navedenih gradenj ne obstaja. V posledici povedanega IP ugotavlja, da organ ni popolno ugotovil dejanskega stanja, saj zahtevani dokumenti dejansko obstajajo in organ z njimi razpolaga. IP pa nadalje ugotavlja, da organ v svojem dopisu ni pojasnil, ali je navedeni popis dokumentov edini seznam, s katerim organ razpolaga v povezavi z deli v okviru urbanistične prenove starega mestnega jedra, ali morda obstajajo še drugi dokumenti, ki ustrezajo prosilkini zahtevi.

IP tudi pojasnjuje, da za predmetni postopek dostopa do informacij javnega značaja ni relevantno, ali je prosilka z novo zahtevo zahtevala tudi vpogled v dokumente, povezane z gradbenimi deli v starem mestnem jedru, na kar se sklicuje organ v dopisu z dne 26. 2. 2018. Namreč, gre za dve različni zahtevi za dostop do informacij javnega značaja iste prosilke, v predmetni zadevi je zahtevala seznam dokumentov glede del v starem mestnem jedru v digitalni obliki, v zahtevi, ki jo organ navaja, pa vpogled v dokumente glede del. Posledično je takšen argument organa pravno za konkretni postopek nerelevanten.

IP je tako v izvedenem pritožbenem postopku ugotovil, da je organ v postopku odločanja na prvi stopnji nepopolno ugotovil dejstva in da je v postopku prišlo do bistvenih kršitev pravil postopka, zato je na podlagi 3. odstavka 251. člena ZUP izpodbijano odločbo odpravil in zadevo vrnil prvostopenjskemu organu v ponovni postopek. IP je dolžan spoštovati temeljna načela upravnega postopka, zato mora upoštevati tudi načelo ekonomičnosti postopka iz 14. člena ZUP in postopek voditi hitro, kar pomeni s čim manjšo zamudo za stranke in druge udeležence v postopku, vendar tako, da se preskrbi vse, kar je potrebno, da se lahko ugotovi dejansko stanje, zavarujejo pravice in pravne koristi stranke ter izda zakonita in pravilna odločba. IP je ocenil, da bo pomanjkljivosti postopka na prvi stopnji hitreje in bolj ekonomično odpravil sam organ prve stopnje, saj bo z vpogledom v lastno dokumentacijo hitreje popolno ugotovil dejansko stanje. Namreč, organ bo lahko najhitreje in najlažje ugotovil, ali poleg popisa gradbenih zadev, ki ga je posredoval IP, razpolaga še s kakšnim seznamom dokumentov, kakor to zahteva prosilka v svoji zahtevi. IP je zato zadevo vrnil organu v ponovno reševanje.

V skladu s 3. odstavkom 251. člena ZUP mora organ druge stopnje, kadar odpravi izpodbijano odločbo in zadevo vrne organu prve stopnje v ponovno odločanje, s svojo odločbo opozoriti organ prve stopnje, glede česa je treba dopolniti postopek. Organ bo v ponovljenem postopku moral ugotoviti, s katerimi dokumenti iz zahteve prosilke razpolaga. Organ bo moral nato natančno ugotoviti, ali dokument oziroma dokumenti vsebujejo tudi informacije, ki predstavljajo morebitno izjemo od prostega dostopa in iz česa to izhaja. IP organ na tem mestu še posebej opozarja na 3. točko 1. odstavka 6. člena ZDIJZ, ki določa, da se prosilcu zavrne dostop do zahtevane informacije, če se zahteva nanaša na osebni podatek, katerega razkritje bi pomenilo kršitev varstva osebnih podatkov, v skladu z zakonom, ki ureja varstvo osebnih podatkov. Skladno s 7. členom ZDIJZ pa mora organ, če dokument ali njegov del le delno vsebuje informacije iz 5.a ali 6. člena tega zakona in jih je mogoče izločiti iz dokumenta, ne da bi to ogrozilo njihovo zaupnost, izločiti te informacije iz dokumenta ter seznaniti prosilca z vsebino. 

 
Na podlagi vsega navedenega IP zaključuje, da je pritožba utemeljena, ker je organ zmotno oz. nepopolno ugotovil dejansko stanje, zato je bilo treba, na podlagi 3. odstavka 251. člena ZUP, skladno z razlogi, navedenimi v obrazložitvi te odločbe, odločbo organa odpraviti in zadevo vrniti v ponovno odločanje. Organ mora o zahtevi prosilke odločiti nemudoma, najpozneje pa v roku tridesetih (30) dni od prejema te odločbe, pri čemer mora upoštevati napotke IP, ki so podani v tej odločbi.

IP na koncu še opozarja organ, da se pritožba v skladu s 1. odstavkom 239. člena ZUP vloži pri organu, ki je izdal odločbo na prvi stopnji, ta jo nato skladno s 1. odstavkom 240. člena ZUP preizkusi, ali je pritožba dovoljena in pravočasna in ali jo je vložila upravičena oseba. O tem mora organ stranko poučiti v pouku o pravnem sredstvu (2. odstavek 215. člena ZUP). Organ je namreč v izpodbijani odločbi v pouku o pravnem sredstvu stranko napak napotil na drugostopenjski organ oziroma IP. 

 
Posebni stroški v tem postopku niso nastali. 

Ta odločba je v skladu s 30. točko 28. člena Zakona o upravnih taksah (Uradni list RS, št. 106/2010 – UPB5) oproščena plačila upravne takse.

 
Pouk o pravnem sredstvu:
Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, niti upravni spor.

Postopek vodila:
Neja Domnik, dipl. prav.(UN), 
raziskovalka pri IP

Informacijski pooblaščenec:
Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,
informacijska pooblaščenka