prosilec - Inšpektorat RS za okolje in prostor

POVZETEK:

Prosilec je od organa zahteval številke podatke o inšpekcijskih postopkih območne enote organa in konkretnega inšpektorja. Organ je zahtevo delno zavrnil, pri čemer se je skliceval na to, da dokumenti pri organu ne obstajajo v materializirani obliki, saj jih organ iz elektronske evidence zadev ne more pridobiti. IP je v inšpekcijskem postopku ugotovil, da je prosilec od organa zahteval statistične podatke, ki bi jih organ za to, da bi zahtevi prosilca ugodil, moral šele ustvariti oz. podatke, s katerimi organ ne razpolaga, zato je pritožbo prosilca v tem delu zavrnil kot neutemeljeno. IP je hkrati ugotovil, da je pritožbi prosilca deloma mogoče ugoditi, saj organ razpolaga s seznamom prijav in inšpekcijskih postopkov razvrščenih po času, zato je pritožbi prosilca v tem delu ugodil in zadevo vrnil v ponovno odločanje prvostopenjskemu organu.
 

ODLOČBA:

Številka: 090-3/2018/9
Datum: 7. 3. 2018

Informacijski pooblaščenec po informacijski pooblaščenki Mojci Prelesnik (v nadaljevanju IP) izdaja na podlagi tretjega odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/2006 – uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZDIJZ), 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/2005 in 51/2007 – ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP) tretjega odstavka 251. člena in prvega odstavka 248. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/2006 – uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju: ZUP), o pritožbi … (v nadaljevanju prosilec) z dne 15. 12. 2017, zoper odločbo Inšpektorata RS za okolje in prostor, Dunajska cesta 58, 1000 Ljubljana (v nadaljevanju organ), št. 090-87/2017-3 z dne 28. 11. 2017, v zadevi dostopa do informacij javnega značaja naslednjo

O D L O Č B O:

1.    Pritožba prosilca z dne 15. 12. 2017 zoper 1.-4., 5. točko (v delu, ki se nanaša na pobude/prijave, ki jih je vodil inšpektor … na dan 13. 1. 2017 po določanju prioritet in po stopnji pomembnosti obravnave oz. kršitev), 6. točko (v delu, ki se nanaša na inšpekcijske postopke, ki jih je vodil inšpektor … na dan 18. 1. 2017 po določanju prioritet in po stopnji pomembnosti obravnave oz. kršitev), 7., 8. in 11. točko odločbe Inšpektorata RS za okolje in prostor, št. 090-87/2017-3 z dne 28. 11. 2017, se zavrne. 

2.    Pritožbi prosilca z dne 15. 12. 2017 zoper 5. točko (v delu, ki se nanaša na pobude/prijave, ki jih je vodil inšpektor … na dan 13. 1. 2017 po času) in 6. točko (v delu, ki se nanaša na inšpekcijske postopke, ki jih je vodil inšpektor … na dan 18. 1. 2017 po času) izreka odločbe Inšpektorata RS za okolje in prostor, št. 090-87/2017-3 z dne 28. 11. 2017 se ugodi in se 5. in 6. točka izreka odločbe Inšpektorata RS za okolje in prostor deloma odpravita ter se zadeva v tem delu vrne organu v ponovno odločanje. Organ mora o tem delu zahteve prosilca z dne 27. 10. 2017 odločiti brez odlašanja, najpozneje pa v tridesetih (30) dneh od prejema te odločbe.

3.    Zahteva prosilca za povračilo stroškov postopka v višini 350 EUR se zavrne.

4.    V tem postopku posebni stroški niso nastali.

O b r a z l o ž i t e v :

Prosilec je dne 27. 10. 2017 na organ naslovil zahtevo za dostop do informacij javnega značaja, in sicer elektronski zapis oz. fotokopijo naslednjih dokumentov:
(1)    preglednica – seznam števila uvedenih in zaključenih postopkov Območne enote Nova Gorica za leto 2016 in stanje na dan 27. 10. 2017,
(2)    preglednica – seznam števila uvedenih in zaključenih postopkov za konkretnega inšpektorja za leto 2016 in stanje na dan 27. 10. 2017,
(3)    podatek o številu vseh pobud/prijav (brez drugih podatkov), ki so bila v obravnavi konkretnega inšpektorja na dan 13. 1. 2017:
a)    po času
b)    po določanju prioritet
c)    razvrščanja po stopnji pomembnosti obravnave/kršitve
(4)    podatek o številu vseh zadev, inšpekcijskih postopkov (brez drugih podatkov), ki jih je vodil konkretni inšpektor na dan 18. 1. 2017:
a)    po času
b)    po določanju prioritet
c)    razvrščanja po stopnji pomembnosti obravnave/kršitve
(5)    vrstni red/mesto za uveden postopek št. … razvrščen po času, prioritetah in po stopnji pomembnosti obravnave/kršitve,
(6)    dokument glede stopnje javnega interesa, ki jo je izpolnjevala pobuda/prijava za uvedbo inšpekcijskega postopka št. …,
(7)    dokument prioritete dela gradbene inšpekcije in usmeritve za vrstni red obravnave prijav, usmeritve za vrstni red obravnave že začetih inšpekcijskih postopkov
(8)    dokument interna metodologija razvrščanja prijav/zadev po pomembnosti kršitve.

Organ je dne 28. 11. 2017 izdal odločbo št. 090-87/2017-3, s katero je zahtevi prosilca delno ugodil in mu v zvezi s 1. točko zahteve posredoval 8 izpisov iz elektronske evidence dokumentarnega gradiva glede uvedenih postopkov, s prekritimi osebnimi podatki. Organ je zahtevo prosilca iz iste točke za pregled zaključenih postopkov zavrnil. Organ je glede 2. točke zahteve prosilcu delno ugodil in mu posredoval tri izpise iz elektronske evidence dokumentarnega gradiva za zvedene postopke za konkretnega inšpektorja, s prekritimi osebnimi podatki, zavrnil pa v delu, ki se nanaša na zaključene postopke tega inšpektorja. Organ je v preostalem delu zavrnil zahtevo prosilca.

V obrazložitvi odločbe je organ pojasnil, da je iz posredovanih dokumentov razvidno,koliko je bilo v letu 2016 uvedenih postopkov na Območni enoti Nova Gorica in število uvedenih postopkov na dan 27. 10. 2017. Število teh je navedeno na koncu posameznega izpisa. Organ je pojasnil, da je izpise pridobil z uporabo naslednjih kriterijev: organizacijska enota organa, datum nastanka zadeve in klasifikacijski znak inšpekcijskih postopkov. Organ je uporabil tudi kriterij iskanja dokumentov v tekoči zbirki. V tako pridobljenih dokumentih je organ prekril varovane osebne podatke. Organ je pojasnil, da iz elektronske evidence, ki jo organ uporablja za evidentiranje dokumentov, ni mogoče pridobiti izpisa dokumenta, iz katerega bi bili razvidni zahtevani podatki o zaključenih postopkih za leto 2016. Organ lahko do tega podatka pride le na podlagi ročno zbranih podatkov, ki jih pridobi s strani gradbenih inšpektorjev ali s posebnimi programskimi analizami. Organ namreč zadev ne evidentira na način, da bi bil izpis iz evidence mogoč glede na leto ali datum, ko je bila zadeva zaključena. Zahtevani dokument torej pri organu ne obstaja. 

Organ je prosilcu posredoval dokumente, iz katerih izhaja koliko postopkov je v letu 2016 uveden konkretni gradbeni inšpektor in število uvedenih postopkov na dan 27. 10. 2017 s prekritimi osebnimi podatki. Organ je izpise pridobil z uporabo naslednjih kriterijev: organizacijska enota organa, strokovni sodelavec, datum nastanka zadeve, klasifikacijski znak postopkov. Organ je uporabil tudi kriterij iskanja dokumentov v tekoči zbirki, pri čemer je dobil rezultat le za stanje na dan 27. 10. 2017. Organ prosilcu ni mogel posredovati dokumenta zaključenih postopkov konkretnega gradbenega inšpektorja za leto 2016 in na dan 27. 10. 2017, saj iz elektronske evidence, ki jo organ uporablja za evidentiranje dokumentov, ni mogoče pridobiti izpisa dokumenta, iz katerega bi bili razvidni zahtevani podatki o zaključenih postopkih za leto 2016 za konkretnega inšpektorja, niti stanja zaključenih zadev na konkretni dan. Organ lahko do tega podatka pride le na podlagi ročno zbranih podatkov, ki jih pridobi s strani gradbenega inšpektorja ali s posebnimi programskimi analizami. Organ namreč zadev ne evidentira na način, da bi bil izpis iz evidence mogoč glede na leto ali datum, ko je bila zadeva zaključena. Zahtevani dokument torej pri organu ne obstaja. 

Organ je zavrnil posredovanje dokumenta, iz katerega bo razvidno število vseh zadev, ki jih je na dan 18. 1. 2017 vodil konkretni inšpektor, in sicer po času, po določanju prioritet in po razvrstitvi po stopnji pomembnosti, saj iz elektronske evidence, ki jo organ uporablja za evidentiranje dokumentov, teh podatkov ni mogoče pridobiti. Organ lahko te podatke pridobi le na podlagi ročno zbranih podatkov s strani gradbenih inšpektorjev. Enako velja pa tudi za konkretno zadevo … in v zvezi z dokumentom, iz katerega bo razvidna stopnja javnega interesa za konkretni inšpekcijski postopek. Organ lahko do tega podatka pride le na podlagi ročno zbranih podatkov s strani gradbenih inšpektorjev ali s posebnimi programskimi analizami. Organ sam namreč ne evidentira prejetih prijav oz. pobud na način, da bi bilo iz elektronske evidence mogoče pridobiti izpis, iz katerega bi bila razvidna stopnja javnega interesa posamezne prijave. 

Organ je zavrnil zahtevo za posredovanje internega akta Usmeritve za vrstni red obravnave prijav, usmeritve za vrstni red obravnave že začetih inšpekcijskih postopkov in usmeritve za izvajanje izvršb po drugi osebi, vse na področju dela gradbenih inšpektorjev, saj je ta dokument nastal izključno v zvezi z notranjim delovanjem organa, z namenom poenotenja ovrednotenja obravnavanja inšpekcijskih postopkov glede na pomembnost po celo Sloveniji ter preprečiti očitke o morebitnem zunanjem vplivu in pritiskih na inšpekcijske postopke, kar bi se z razkritjem akta izničilo. Razkritje bi povzročilo motnje pri delovanju organa, saj bi se povečalo število takih prijav, ki naj bi se obravnavale prednostno. Prijavitelji bi namreč svoje prijave specificirali tako, da bi bile uvrščene na kar najvišjo stopnjo prioritete, pri čemer kršitev ni tako huda, da bi zahtevala nujno ukrepanje v javnem interesu. Takšno stanje pa bi lahko dolgoročno privedlo do neučinkovitosti organa. Organ je izvedel tudi test prevladujočega javnega interesa in ugotovil, da razkritje informacij ne bi prispevalo k odgovornosti in transparentnosti pri odločanju organa, ne bi sprožilo parlamentarne razprave, tema ne zadeva javne varnosti ali javnega zdravja, ne zadeva velikega števila fizičnih in pravnih oseb in se ne navezuje na pridobivanje in porabo javnih sredstev.

Prosilec se je zoper odločbo organa pritožil (razen glede 9. in 10. točke izreka) in navedel, da je prejel osem različnih izpitov (točka 1 izpodbijane odločbe), pri čemer je samo peta preglednica popolna in vključuje seznam vseh uvedenih postopkov, pri ostalih pa je natisnjena zgolj prva stran. Zahteva še posredovanje vseh ostalih manjkajočih strani. Isto je navedel glede izpisov za konkretnega inšpektorja (točka 3 izpodbijane odločbe). Glede točke 2 in 4 izpodbijane odločbe je prosilec navedel, da meni, da zavrnitev zahteve ni ustrezna, saj je v obrazložitvi odločbe jasno navedeno, da informacija obstaja, edini razlog za nepredložitev pa je v omejitvi delovanja informacijskega sistema. Meni, da neažurno vodenja zbirk ne more predstavljati razloga za zavrnitev zahteve. Prosilec dodatno od organa zahteva še izpis preglednic po datumu izdaje odločbe iz upravno prekrškovnega ali drugega modula s seznamom vseh izdanih odločb za navedena obdobja 2016 in stanje na dan 27. 10. 2017. V zvezi s točko 5 .-8 izpodbijane odločbe prosilec navaja, da se organ do zahteve ni opredelil in navaja zgolj, da informacije niso zavedene v informacijskem sistemu, sočasno pa navaja, da obstajajo pri inšpektorju. Slednje ne more biti razlog za zavrnitev zahteve.

Prosilec je skladno s 113. členom ZUP priglasil stroške za strokovno pomoč v višini priznanih odvetniških stroškov ter osebne stroške (prevoz in izguba dohodka) v višini 350 EUR.

Organ po prejemu pritožbe prosilca izpodbijane odločbe ni nadomestil z novo, zato jo je z dopisom št. 090-87/2017-5 z dne 5. 1. 2018 odstopil v reševanje IP, kot dovoljeno, pravočasno in vloženo po upravičeni osebi. Organ je v odstopu pritožbe navedel, da bo pritožbene navedbe, ki so zapisane pod točko 1 in 3 obravnaval kot novo zahtevo prosilca, v preostalem delu pa pritožbo odstopa v reševanje.

Pritožba je delno utemeljena.

IP uvodoma pojasnjuje, da je kot organ druge stopnje v skladu z 247. členom ZUP dolžan preizkusiti odločbo v delu, v katerem jo pritožnik oziroma prosilec izpodbija. Odločbo preizkusi v mejah pritožbenih navedb, po uradni dolžnosti pa preizkusi, ali ni prišlo v postopku na prvi stopnji do bistvenih kršitev postopka in ali ni prekršen materialni zakon. Predmet konkretnega pritožbenega postopka je tako izpodbijana odločba v celoti, z izjemo 9. in 10. točke izreka te odločbe. 

Informacija javnega značaja je po določbi prvega odstavka 4. člena ZDIJZ informacija, ki izvira iz delovnega področja organa, nahaja pa se v obliki dokumenta, zadeve, dosjeja, registra, evidence ali dokumentarnega gradiva (v nadaljevanju dokument), ki ga je organ izdelal sam, v sodelovanju z drugim organom ali pridobil od drugih oseb. Iz navedene definicije so razvidni trije osnovni pogoji, ki morajo biti kumulativno izpolnjeni, da lahko govorimo o obstoju informacije javnega značaja, in sicer:
1. informacija mora izvirati iz delovnega področja organa;
2. organ mora z njo razpolagati;
3. nahajati se mora v materializirani obliki.

Glede na trditve organa iz izpodbijane odločbe, da z dokumenti ne razpolaga, saj zahtevanih podatkov ni mogoče pridobiti iz elektronske evidence (razen s posebnimi programskimi analizami), je IP v nadaljevanju ugotavljal, s katerimi dokumenti, ki jih je prosilec zahteval, organ razpolaga, in sicer za vsak posamezni dokument, ki ga je prosilec navedel v svoji zahtevi (z izjemo točke 7 in 8 zahteve, saj se prosilec zoper izpodbijano odločbo v delu, ki se nanaša na dokumente iz teh točk, ni pritožil).

Seznam števila uvedenih postopkov Območne enote Nova Gorica za leto 2016 in stanje na dan 27. 10. 2017 in seznam števila uvedenih postopkov za konkretnega inšpektorja za leto 2016 in stanje na dan 27. 10. 2017 (tč. 1 in 2 zahteve prosilca)

IP ugotavlja, da je organ v tem delu prosilcu ugodil in mu posredoval osem izpisov iz elektronske evidence dokumentarnega gradiva, iz katerih je izhajalo število uvedenih postopkov za Območno enoto Nova Gorica in tri izpise iz elektronske evidence dokumentarnega gradiva, iz katerih je izhajalo število uvedenih postopkov za konkretnega inšpektorja. Prosilec pa se je v tem delu pritožil, saj evidence niso bile popolne in so vsebovale samo prvo stran, ne pa tudi vse preostalih strani, iz katerih izhaja vsak posamezni uveden postopek. Organ je ob odstopu pritožbe v reševanje navedel, da bo pritožbene navedbe prosilca obravnaval kot novo zahtevo.

IP glede na navedeno ugotavlja, da je prosilec prejel vse dokumente, iz katerega izhaja število uvedenih postopkov Območne enote Nova Gorica in konkretnega inšpektorja za leto 2016 in stanje na dan 27. 10. 2017, s čimer je organ v celoti ustrezno ugodil prvotno postavljeni zahtevi prosilca. Iz dokumentov, ki jih je organ posredoval prosilcu, namreč izhaja, da je na vsakem posameznem dokumentu razvidno število vseh uvedenih postopkov, kar je prosilec tudi zahteval. Pritožbena navedba prosilca po posredovanju popolnih izpisov vseh posamezno uvedenih postopkov za leto 2016 in vseh uvedenih postopkov na dan 27. 10. 2017 predstavlja širitev zahteve, česar pa prosilec v pritožbenem postopku ne more več storiti. Organ je ravnal ustrezno, ker je razširjeno zahtevo prosilca obravnaval kot novo zahtevo. 

IP je na ogledu in camera ugotovil, da je organ o razširjeni zahtevi prosilca že odločil in prosilcu posredoval tudi preostale strani izpisa uvedenih postopkov Območne enote Nova Gorica in konkretnega inšpektorja za leto 2016 in stanje na dan 27. 10. 2017 (ne zgolj strani, iz katere izhaja številčni podatek uvedenih postopkov) in v zvezi s tem prosilcu izdal tudi odločbo. O dostopu do navedenih dokumentov bo IP presojal v okviru novega pritožbenega postopka, če bo prosilec zoper prejeto odločbo vložil pritožbo.

Ker je prosilec v navedenem delu prejel vse zahtevane dokumente, je njegova pritožba v tem delu neutemeljena, zato jo je IP zavrnil, kot to izhaja iz 1. točke izreka te odločbe. 

Seznam števila zaključenih postopkov Območne enote Nova Gorica za leto 2016 in stanje na dan 27. 10. 2017 in seznam števila zaključenih postopkov za konkretnega inšpektorja za leto 2016 in stanje na dan 27. 10. 2017 (točka 1 in 2 zahteve prosilca)

Organ je zahtevo prosilca v tem delu zavrnil, saj zadev nima evidentiranih na način, da bi lahko do podatkov dostopal, oz. lahko do podatkov pride le na podlagi ročno zbranih podatkov inšpektorjev oz. s posebnimi programskimi analizami. Prosilec se je v tem delu pritožil, saj meni, da omejitev delovanja informacijskega sistema ne more biti razlog za zavrnitev zahteve.

Za ugotovitev, ali organ razpolaga z zahtevanimi dokumenti, je IP dne 16. 2. 2018 pri organu opravil ogled in camera, pri čemer je ugotovil, da lahko organ v elektronski bazi INSPIS vpogleda v vse rešene zadeve Območne enote Nova Gorica in konkretnega inšpektorja, ne more pa opraviti vpogleda rešenih zadev z izbirnim ukazom glede na datum zaključka zadeve, saj baza podatkov ne omogoča iskanja po datumu zaključka zadeve in tudi ne omogoča statističnega izpisa zadev glede na zadeve zaključene v letu 2016 ali na dan 27. 10. 2017. 

IP je na ogledu ugotovil, da se organu v bazi rešenih zadev za Območno enoto Nova Gorica izpiše 2875 rešenih zadev v aktivni zbirki in 1983 v tekoči zbirki, vendar gre pri tem za vse zadeve, ki jih je organ kadarkoli rešil, pri čemer so nekatere rešene zadeve tudi že arhivirane in se vodijo v posebni zbirki, do katere organ preko elektronske baze INSPIS nima dostopa. Če organ odpre vsako od rešenih zadev se mu v vrstici »Stanje« izpiše datum zaključenega postopka in z analizo teh datumov lahko organ pride do statističnega podatka o številu zaključenih postopkov Območne enote Nova Gorica za leto 2016 in stanje na dan 27. 10. 2017 in do podatka o številu zaključenih postopkov za konkretnega inšpektorja za leto 2016 in stanje na dan 27. 10. 2017.

Glede na navedeno IP ugotavlja, da bi moral organ za to, da bi ugotovil, katere zadeve so bile zaključene v letu 2016 in katere do dne 27. 10. 2017, vsako rešeno zadevo v bazi odpreti, kjer bi nato v vrstici »stanje« pridobil podatek o tem, ali je bila rešena v zahtevanih časovnih okvirih. Da bi organ prišel do podatka o številu zaključenih postopkov Območne enote Nova Gorica za leto 2016 in na dan 27. 10. 2017 in o številu zaključenih postopkov za konkretnega inšpektorja za leto 2016 in stanje na dan 27. 10. 2017 (kar zahteva prosilec), bi moral vsako konkretno zadevo (torej več kot 5000 zadev) odpreti in sešteti vse tiste zadeve, za katere bi ugotovil, da so bile bodisi zaključene v obdobju med 1. 1. 2016 in 31. 12. 2016, bodisi zaključene na datum pred 27. 10. 2017, saj organ iz računalniške baze ne more pridobiti številčnega podatka o številu zaključenih zadev v določenem letu ali na določen datum. 

Slednje predstavlja, kot je organ pravilno ugotovil, ustvarjanje novega dokumenta, ker bi organ moral ročno zbrati zahtevane statistične podatke in jih nato analizirati s posebnim programom (oz. peš seštevati), česar pa organ za potrebe prosilca po ZDIJZ ni dolžan storiti.

IP pojasnjuje, da v pritožbenem postopku glede dostopa do informacij javnega značaja nima pristojnosti, da bi se spuščal v presojo zakonitosti in smotrnosti ravnanja organa ter v vprašanje, zakaj organ ne razpolaga z dokumenti, ki jih prosilec navaja v pritožbi, na način kot jih prosilec želi pridobiti, niti ali bi organ z zahtevanimi informacijami moral razpolagati na način, kot jih želi pridobiti prosilec. IP pojasnjuje, da so organi, ki so zavezani po ZDIJZ, dolžni omogočiti dostop le do že obstoječih informacij in niso dolžni ustvariti novega dokumenta, zbirati informacij, opravljati raziskav, pridobiti dokumentov od drugih organov ali analizirati podatkov, da bi zadostili zahtevi prosilca, zato IP organu ne more naložiti, naj prosilcu posreduje dokumentacijo, s katero ne razpolaga. 

V obravnavani zadevi se IP ni pojavil noben dvom, da organ razpolaga z dokumentom, vendar ga prosilcu ne želi posredovati, saj je organ na ogledu in camera IP omogočil vpogled v elektronsko bazo dokumentov in podal vsa potrebna pojasnila glede vseh zahtevanih dokumentov prosilca. Glede na vse navedeno IP ugotavlja, da niso izpolnjeni kriteriji za obstoj informacije javnega značaja iz 4. člena ZDIJZ, saj organ ne razpolaga z zahtevanim dokumentom. Organ je tako odločil pravilno, zato je IP, na podlagi prvega dostavka 248. člena ZUP, pritožbo prosilca v tem delu kot neutemeljeno zavrnil, kot izhaja iz 1. točke izreka te odločbe.

Podatek o številu vseh pobud/prijav (brez drugih podatkov), ki so bila v obravnavi konkretnega inšpektorja na dan 13. 1. 2017 (točka 3 zahteve prosilca) 

-    po času

Za ugotovitev ali organ razpolaga z zahtevanim dokumenti, je IP dne 16. 2. 2018 pri organu opravil ogled in camera, naknadno pa je organ preko telefona dne 6. 3. 2018 zaprosil še za dodatna pojasnila, pri čemer je ugotovil da lahko organ iz elektronske baze INSPIS pridobi podatke o prijavah, če izbere vrsto dokumenta »prijava« (ki jo organ sicer vodi kot več različnih ukazov (prijava splošno, prijava s strani drugih organov ipd.), ki se vodijo pod št. 06121). Organ lahko v bazi izbere hkrati tudi iskanje po konkretnem inšpektorju in po dnevu prispetja dokumenta (do 13. 1. 2017). Iz seznama zadev, ki se izpišejo, je na koncu razvidno število najdenih zapisov, torej prosilec s tem pridobi podatek o številu vseh pobud oz. prijav. Ker je prosilec v navedeni zadevi zahteval še podatek o pobud oz. prijav razvrščenih po času, je IP ugotovil, da organ z navedenim dokumentom razpolaga, saj je pri vsaki zadevi razviden tudi datum prispetja prijave oz. pobude, s čimer prosilec pridobi podatek o vseh pobudah/prijavah, ki jih je konkretni inšpektor vodil na dan 13. 1. 2017, razvrščenih po času (po datumu prispetja prijave na organ). 

IP je na ogledu in camera ugotovil, da organ razpolaga z informacijo, koliko pobud/prijav je konkretni inšpektor obravnaval na dan 13. 1. 2017 razvrščenih po času (po datumu prispetja prijave), kar pomeni, da organ z zahtevanimi informacijami razpolaga v materializirani obliki.

Glede na navedeno IP ugotavlja, da je organ na podlagi zmotne oz. nepopolne ugotovitve dejanskega stanja napačno uporabil materialno pravo. Glede na nepopolno ugotovitev dejanskega stanja se organ v obrazložitvi svoje odločbe ni konkretno opredelil do dokumenta, ki je bil predmet njegove presoje in glede konkretnega dokumenta tudi ni presojal, ali morda vsebujejo katere od izjem na podlagi 5.a člena in prvega odstavka 6. člena ZDIJZ, zato se odločbe v tem delu ne da preizkusiti, saj obrazložitev ni popolna. Namen določbe 214. čl. ZUP, ki določa, kaj mora obsegati obrazložitev odločbe, je med drugim omogočiti preizkus odločbe v pritožbenem postopku.

Obrazložitev avtoritativne odločitve je eden poglavitnih pravil upravnega (procesnega) prava v smislu omejevanja nadrejene oblasti in njene zlorabe. Prav tako bi lahko pravico do obrazložitve šteli kot del pravice do poštenega obravnavanja oz. postopka po 6. čl. Evropske konvencije o človekovih pravicah (Svet Evrope). Obrazložitev je nujna zlasti zato, da stranka lahko uveljavi pravna sredstva in da pritožbeni oz. pristojni organ lahko preveri zakonitost in pravilnost izpodbijane rešitve. Šele obrazložitev namreč pojasni, zakaj je organ odločil, kot sledi iz izreka (več Zakon o splošnem upravnem postopku s komentarjem, urednika prof. dr. Tone Jerovšek in prof. dr. Gorazd Trpin, 2004, komentar k 214. čl.). V skladu z 214. čl. ZUP mora obrazložitev odločbe vsebovati:
1. obrazložitev zahtevkov strank in njihove navedbe o dejstvih;
2. ugotovljeno dejansko stanje in dokazi, na katere je to oprto;
3. razloge, odločilni za presojo posameznih dokazov;
4. navedbo določb predpisov, na katere se opira odločba;
5. razloge, ki glede na ugotovljeno dejansko stanje narekujejo takšno odločbo, in
6. razloge, zaradi katerih ni bilo ugodeno kakšnemu zahtevku strank.

V konkretnem primeru obrazložitev izpodbijane odločbe nima vseh potrebnih sestavin, zaradi česar je pomanjkljiva in odločbe ni mogoče preizkusiti, kar pomeni, da je podana bistvena kršitev pravil postopka po 7. tč. drugega odst. 237. člena ZUP. IP je zato moral izpodbijano odločbo v tem delu odpraviti. IP je dolžan spoštovati temeljna načela upravnega postopka, zato mora upoštevati tudi načelo ekonomičnosti postopka iz 14. čl. ZUP in zato postopek voditi hitro, kar pomeni s čim manjšo zamudo za stranke in druge udeležence v postopku, vendar tako, da se preskrbi vse, kar je potrebno, da se lahko ugotovi dejansko stanje, zavarujejo pravice in pravne koristi stranke ter izda zakonita in pravilna odločba. Ker se izpodbijane odločbe ne da preizkusiti zlasti zaradi nepopolne obrazložitve, zaradi nepopolno ugotovljenega dejanskega stanja, je IP ocenil, da bo pomanjkljivosti postopka na prvi stopnji hitreje in bolj ekonomično odpravil sam organ prve stopnje, saj so vse informacije, ki so potrebne za popolno ugotovitev dejanskega stanja, vsebovane v elektronski bazi, s katero razpolaga organ. Organ sam tudi najbolj podrobno pozna vsa relevantna dejstva v zvezi z zahtevano dokumentacijo in bo zaradi tega tudi najlažje opravil presojo, ali so v dokumentaciji vsebovani podatki, ki predstavljajo izjemo od prosto dostopnih informacij javnega značaja. 

V ponovljenem postopku je organ dolžan vpogledati v svoje evidence in jasno opredeliti, kateri dokument, ki ga zahteva prosilec, je predmet presoje (izpis pobud/prijav, ki so bile na konkretnega inšpektorja odprte do dne 13. 1. 2017) in nato v dokumentu ugotoviti obstoj izjem, navedenih v 5.a in 6. členu ZDIJZ. IP ugotavlja, da bo v konkretnem primeru organ zlasti presojal obstoj izjeme na podlagi tretjega odstavka 5.a člena ZDIJZ (varstvo vira prijave) in 3. točke prvega odstavka 6. člena ZDIJZ (varstvo osebnih podatkov).

Če bo organ ugotovil, da zahtevani dokumenti vsebujejo informacije, ki so katera izmed izjem od prostega dostopa, mora nadalje presojati, ali je mogoče uporabiti institut delnega dostopa in prosilcu, če je to mogoče, omogočiti delni dostop do zahtevanih dokumentov.

Pritožba prosilca je v tem delu utemeljena, ker je organ na prvi stopnji nepopolno ugotovil dejstva, zato se odločbe ne da preizkusiti, s čimer je bila storjena bistvena kršitev pravil postopka (7. tč. drugega odstavka 237. člena ZUP). IP je pritožbi prosilca v tem delu ugodil in na podlagi tretjega odstavka 251. člena ZUP izpodbijano odločbo v tem delu odpravil ter zadevo vrnil organu prve stopnje v ponovno odločanje, kot izhaja iz 2. točke izreka te odločbe. Organ mora o zahtevi prosilca odločiti najpozneje v roku 30 (tridesetih) dneh od prejema te odločbe.

-    po določanju prioritet in razvrščena po stopnji pomembnosti obravnave/kršitve

Organ je pojasnil, da ob prejemu prijave to zavede v elektronsko bazo, inšpektor, kateremu je zadeva dodeljena, pa glede prijave vnese zahtevane kriterije, računalnik sam pa prijavi določi prioriteto. Ta sistem organ uporablja okvirno od leta 2017, vendar tudi za to leto niso vnesene vse prioritete za vsako posamezno prijavo. Posebne stopnje pomembnosti obravnave oz. kršitve pa organ ne vodi, saj je stopnja pomembnosti obravnave enaka stopnji prioritete. 

Organ je preko telefona dne 6. 3. 2018 še dodatno pojasnil, da so se prijavam določale stopnje prioritete že prej, vendar te niso bile zabeležene oz. zavedene v obliki dokumenta, temveč jih je poznal zgolj inšpektor sam pri sebi. Šele na podlagi navodil Računskega sodišča je organ pričel stopnjo prioritete z letom 2017 beležiti v računalniškem sistemu, kot je navedeno že zgoraj. Organ torej ne razpolaga z dokumentom, iz katerega bi izhajala stopnja prioritete posamezne prijave, razen za tiste prijave, podane po letu 2017, katerim je bila stopnja prioritete določena s pomočjo računalniškega sistema.

Za to, da bi organ pridobil podatek o številu vseh pobud/prijav, ki jih je konkretni inšpektor vodil na dan 13. 1. 2017, razvrščene po prioritetah, bi moral najprej vsako od prejetih prijav oz. pobud odpreti, ugotoviti ali je bila prijavi oz. pobudi podana stopnja prioritete ali ne, nato pa tiste prijave, ki imajo prioriteto določeno, ročno razvrstiti glede na stopnjo prioritete. Organ je pojasnil, da seznama, na katerem bi bile prijave že razvrščene po prioriteti nima. Organ je še pojasnil, da so začeli prioritetam v računalniškem sistemu določati prioriteto šele leta 2017, pri čemer veliko prijav iz leta 2017 še nima določene prioritete, pred tem pa dokumenta, iz katerega bi izhajala stopnja prioritete posamezne prijave, nima. Organ bi za to, da bi ugodil zahtevi prosilca, moral iz računalniškega programa ročno zbrati podatke o številu prijav, katerim je prioriteta določena (za tiste prejete po letu 2017), za preostale pa bi moral ta podatek pridobiti od inšpektorjev in ga šele zapisati, nato pa bi moral slednje razvrstiti po stopnji prioritete in sešteti, koliko zadev je glede na posamezno prioriteto inšpektor imel v obravnavi na dan 13. 1. 2017. 

Slednje predstavlja, kot je organ pravilno ugotovil, ustvarjanje novega dokumenta, ker bi organ moral ročno zbrati zahtevane statistične podatke in jih nato analizirati s posebnimi programskimi analizami, česar pa organ za potrebe prosilca po ZDIJZ ni dolžan storiti.

Podobno stališče, da organ za potrebe prosilca ni dolžan ustvarjati novih dokumentov in analizirati statističnih podatkov, če tega ni mogoče enostavno pridobiti iz že obstoječih elektronskih evidenc organa, je IP zavzel že v predhodnih odločbah (glej npr. odločbo št. 090-212/2016/2 z dne 6. 10. 2016). IP pojasnjuje, da v konkretnem primeru ne gre za enako dejansko stanje kot v zadevi, ki jo je v pritožbi citiral prosilec (odločba št. 090-201/2015). V primeru, da organ razpolaga z dokumentom in lahko že s samim z vpogledom v informacije iz dokumenta ugodi zahtevi prosilca, je organ to dolžan storiti; vendar pa v primerih, kadar bi organ dokument moral šele sestaviti iz informacij, ki bi jih pridobil iz vpogleda v dokumente ali bi informacije iz dokumenta moral vsebinsko ovrednotiti oz. dokumente med seboj sešteti in pripraviti statistični pregled, pa slednje predstavlja ustvarjanje novega dokumenta, tega pa organ na podlagi ZDIJZ ni dolžan storiti. Ker organ v konkretni zadevi ne razpolaga z dokumentom, ki vsebuje podatek o vseh pobudah/prijavah, ki jih je konkretni inšpektor vodil na dan 13. 1. 2017 razvrščen po prioritetah, in bi tak dokument lahko pridobil šele z analizo in seštevanjem informacij (ki bi mu jih ustno sporočil inšpektor), gre v navedeni zadevi za ustvarjanje novega dokumenta, ki ga organ za potrebe prosilca ni dolžan ustvariti.

IP pojasnjuje, da v pritožbenem postopku glede dostopa do informacij javnega značaja nima pristojnosti, da bi se spuščal v presojo zakonitosti in smotrnosti ravnanja organa ter v vprašanje, zakaj organ ne razpolaga z dokumenti, ki jih prosilec navaja v pritožbi, na način kot jih prosilec želi pridobiti, niti ali bi organ z zahtevanimi informacijami moral razpolagati na način, kot jih želi pridobiti prosilec. IP pojasnjuje, da so organi, ki so zavezani po ZDIJZ, dolžni omogočiti dostop le do že obstoječih informacij in niso dolžni ustvariti novega dokumenta, zbirati informacij, opravljati raziskav, pridobiti dokumentov od drugih organov ali analizirati podatkov, da bi zadostili zahtevi prosilca, zato IP organu ne more naložiti, naj prosilcu posreduje dokumentacijo, s katero ne razpolaga. 

V obravnavani zadevi se IP ni pojavil noben dvom, da organ razpolaga z dokumentom, vendar ga prosilcu ne želi posredovati, saj je organ na ogledu in camera IP omogočil vpogled v elektronsko bazo dokumentov in podal vsa potrebna pojasnila glede vseh zahtevanih dokumentov prosilca. Glede na vse navedeno IP ugotavlja, da niso izpolnjeni kriteriji za obstoj informacije javnega značaja iz 4. člena ZDIJZ, saj organ ne razpolaga z zahtevanim dokumentom. Organ je tako odločil pravilno, zato je IP, na podlagi prvega dostavka 248. člena ZUP, pritožbo prosilca v tem delu kot neutemeljeno zavrnil, kot izhaja iz 1. točke izreka te odločbe.

Podatek o številu vseh zadev, inšpekcijskih postopkov (brez drugih podatkov), ki jih je vodil konkretni inšpektor na dan 18. 1. 2017 (točka 4 zahteve prosilca)

-    po času 

Za ugotovitev ali organ razpolaga z zahtevanim dokumenti, je IP dne 16. 2. 2018 pri organu opravil ogled in camera, pri čemer je ugotovil da lahko organ iz elektronske baze INSPIS pridobi podatke o številu vseh inšpekcijskih postopkih, ki so bile na konkretnega inšpektorja odprte do dne 18. 1. 2017. Organ lahko namreč v elektronski bazi v vrstici »Datum nastanka« vpiše datum do » - 18. 1. 2017« in pridobi podatek o vseh zadevah odprtih do dne 18. 1. 2017, prav tako lahko v vrstici »Strokovni delavec« izbere konkretnega inšpektorja in s tem pridobi podatek o številu vseh inšpekcijskih postopkih, ki jih je konkretni inšpektor vodil na dan 18. 1. 2017, in sicer tako za aktivno, kot za tekočo zbirko. Iz seznama zadev, ki se izpišejo, je na koncu razvidno število najdenih zapisov, torej prosilec s tem pridobi podatek o številu vseh zadev. Ker je prosilec v navedeni zadevi zahteval še podatek o inšpekcijskih postopkih razvrščenih po času, je IP ugotovil, da organ z navedenim dokumentom razpolaga, saj je pri vsaki zadevi razviden tudi datum nastanka zadeve, s čimer prosilec pridobi podatek o vseh inšpekcijskih postopkih, ki jih je konkretni inšpektor vodil na dan 18. 1. 2017, razvrščenih po času (po datumu nastanka zadeve). 

IP je na ogledu in camera ugotovil, da organ razpolaga z informacijo, koliko inšpekcijskih postopkov je konkretni inšpektor vodil na dan 18. 1. 2017 razvrščenih po času, kar pomeni, da organ z zahtevanimi informacijami razpolaga v materializirani obliki.

Glede na navedeno IP ugotavlja, da je organ na podlagi zmotne oz. nepopolne ugotovitve dejanskega stanja napačno uporabil materialno pravo. Glede na nepopolno ugotovitev dejanskega stanja se organ v obrazložitvi svoje odločbe ni konkretno opredelil do dokumenta, ki je bil predmet njegove presoje in glede konkretnega dokumenta tudi ni presojal, ali morda vsebujejo katere od izjem na podlagi 5.a člena in prvega odstavka 6. člena ZDIJZ, zato se odločbe v tem delu ne da preizkusiti, saj obrazložitev ni popolna. Namen določbe 214. čl. ZUP, ki določa, kaj mora obsegati obrazložitev odločbe, je med drugim omogočiti preizkus odločbe v pritožbenem postopku.

Obrazložitev avtoritativne odločitve je eden poglavitnih pravil upravnega (procesnega) prava v smislu omejevanja nadrejene oblasti in njene zlorabe. Prav tako bi lahko pravico do obrazložitve šteli kot del pravice do poštenega obravnavanja oz. postopka po 6. čl. Evropske konvencije o človekovih pravicah (Svet Evrope). Obrazložitev je nujna zlasti zato, da stranka lahko uveljavi pravna sredstva in da pritožbeni oz. pristojni organ lahko preveri zakonitost in pravilnost izpodbijane rešitve. Šele obrazložitev namreč pojasni, zakaj je organ odločil, kot sledi iz izreka (več Zakon o splošnem upravnem postopku s komentarjem, urednika prof. dr. Tone Jerovšek in prof. dr. Gorazd Trpin, 2004, komentar k 214. čl.). V skladu z 214. čl. ZUP mora obrazložitev odločbe vsebovati:
1. obrazložitev zahtevkov strank in njihove navedbe o dejstvih;
2. ugotovljeno dejansko stanje in dokazi, na katere je to oprto;
3. razloge, odločilni za presojo posameznih dokazov;
4. navedbo določb predpisov, na katere se opira odločba;
5. razloge, ki glede na ugotovljeno dejansko stanje narekujejo takšno odločbo, in
6. razloge, zaradi katerih ni bilo ugodeno kakšnemu zahtevku strank.

V konkretnem primeru obrazložitev izpodbijane odločbe nima vseh potrebnih sestavin, zaradi česar je pomanjkljiva in odločbe ni mogoče preizkusiti, kar pomeni, da je podana bistvena kršitev pravil postopka po 7. tč. drugega odst. 237. člena ZUP. IP je zato moral izpodbijano odločbo v tem delu odpraviti. IP je dolžan spoštovati temeljna načela upravnega postopka, zato mora upoštevati tudi načelo ekonomičnosti postopka iz 14. čl. ZUP in zato postopek voditi hitro, kar pomeni s čim manjšo zamudo za stranke in druge udeležence v postopku, vendar tako, da se preskrbi vse, kar je potrebno, da se lahko ugotovi dejansko stanje, zavarujejo pravice in pravne koristi stranke ter izda zakonita in pravilna odločba. Ker se izpodbijane odločbe ne da preizkusiti zlasti zaradi nepopolne obrazložitve, zaradi nepopolno ugotovljenega dejanskega stanja, je IP ocenil, da bo pomanjkljivosti postopka na prvi stopnji hitreje in bolj ekonomično odpravil sam organ prve stopnje, saj so vse informacije, ki so potrebne za popolno ugotovitev dejanskega stanja, vsebovane v elektronski bazi, s katero razpolaga organ. Organ sam tudi najbolj podrobno pozna vsa relevantna dejstva v zvezi z zahtevano dokumentacijo in bo zaradi tega tudi najlažje opravil presojo, ali so v dokumentaciji vsebovani podatki, ki predstavljajo izjemo od prosto dostopnih informacij javnega značaja. 

V ponovljenem postopku je organ dolžan vpogledati v svoje evidence in jasno opredeliti, kateri dokument, ki ga zahteva prosilec, je predmet presoje (izpis inšpekcijskih postopkov, ki so bile na konkretnega inšpektorja odprte do dne 18. 1. 2017) in nato v dokumentu ugotoviti obstoj izjem, navedenih v 5.a in 6. členu ZDIJZ. IP ugotavlja, da bo v konkretnem primeru organ zlasti presojal obstoj izjeme na podlagi 3. točke prvega odstavka 6. člena ZDIJZ (varstvo osebnih podatkov) in tretjega odstavka 5.a člena ZDIJZ (varstvo vira prijave).

Če bo organ ugotovil, da zahtevani dokumenti vsebujejo informacije, ki so katera izmed izjem od prostega dostopa, mora nadalje presojati, ali je mogoče uporabiti institut delnega dostopa in prosilcu, če je to mogoče, omogočiti delni dostop do zahtevanih dokumentov.

Pritožba prosilca je v tem delu utemeljena, ker je organ na prvi stopnji nepopolno ugotovil dejstva, zato se odločbe ne da preizkusiti, s čimer je bila storjena bistvena kršitev pravil postopka (7. tč. drugega odstavka 237. člena ZUP). IP je pritožbi prosilca v tem delu ugodil in na podlagi tretjega odstavka 251. člena ZUP izpodbijano odločbo v tem delu odpravil ter zadevo vrnil organu prve stopnje v ponovno odločanje, kot izhaja iz 2. točke izreka te odločbe. Organ mora o zahtevi prosilca odločiti najpozneje v roku 30 (tridesetih) dneh od prejema te odločbe.

-    po določanju prioritet in razvrščena po stopnji pomembnosti obravnave/kršitve 

Organ je pojasnil, da ob prejemu prijave to zavede v elektronsko bazo, inšpektor, kateremu je zadeva dodeljena, pa glede prijave vnese zahtevane kriterije, računalnik sam pa prijavi določi prioriteto. Ta sistem organ uporablja okvirno od leta 2017, vendar tudi za to leto niso vnesene vse prioritete za vsako posamezno prijavo. Posebne stopnje pomembnosti obravnave oz. kršitve pa organ ne vodi, saj je stopnja pomembnosti obravnave enaka stopnji prioritete. 

Organ je preko telefona dne 6. 3. 2018 še dodatno pojasnil, da so se prijavam določale stopnje prioritete, vendar te praviloma niso bile zabeležene v obliki dokumenta ali kjerkoli zavedene, temveč jih je poznal zgolj inšpektor sam pri sebi. Šele na podlagi navodil Računskega sodišča je organ pričel stopnjo prioritete z letom 2017 beležiti v računalniškem sistemu, kot je navedeno že zgoraj. Organ torej ne razpolaga z dokumentom, iz katerega bi izhajala stopnja prioritete posamezne prijave, razen za tiste prijave, podane po letu 2017, katerim je bila stopnja prioritete določena s pomočjo računalniškega sistema.

Organ je na ogledu in camera pojasnil, da inšpekcijskih postopkov ne razvršča po prioritetah in da s takšnim dokumentom ne razpolaga. Prav tako inšpekcijskih postopkov ne razvršča po stopnji pomembnosti obravnave oz. kršitve, saj organ pomembnost obravnave oz. kršitve vodi kot prioriteto posamezne prijave, ne pa kot posebne kategorije »pomembnost obravnave«. Prijave se vodijo ločeno od inšpekcijskih postopkov, zato dokumenta, ki bi izkazoval razvrščenost inšpekcijskih postopkov po prioritetah oz. po stopnji pomembnosti obravnave ali kršitve, organ nima.

Za to, da bi organ pridobil podatek o številu vseh inšpekcijskih postopkov, ki jih je vodil konkretni inšpektor na dan 18. 1. 2017 glede na stopnjo prioritete, bi organ najprej moral bazo vseh inšpekcijskih postopkov primerjati z bazo vseh prijav, na podlagi katerih se vodijo ti inšpekcijski postopki in ugotoviti, ali je bila določeni prijavi sploh zabeležena stopnja prioritete ali ne, saj je organ pojasnil, da nekatere prijave (tiste pred letom 2017 in tudi nekatere po letu 2017) nimajo zabeležene stopnje prioritete. Po tem, ko bi organ izločil postopke, ki temeljijo na prijavah, ki nimajo zabeležene stopnje prioritete, bi moral ostalim postopkom pripisat stopnjo prioritete, ki izhaja iz povezane prijave in slednje razvrstiti po stopnji prioritete in nato sešteti koliko postopkov je glede na posamezno prioriteto povezane prijave inšpektor imel v obravnavi na dan 18. 1. 2017. 

Slednje predstavlja, kot je organ pravilno ugotovil, ustvarjanje novega dokumenta, ker bi organ moral ročno zbrati zahtevane statistične podatke in jih nato analizirati s posebnimi programskimi analizami, česar pa organ za potrebe prosilca ni dolžan storiti.

Podobno stališče, da organ za potrebe prosilca ni dolžan ustvarjati novih dokumentov in analizirati statističnih podatkov, če tega ni mogoče enostavno pridobiti iz že obstoječih elektronskih evidenc organa, je IP zavzel že v predhodnih odločbah (glej npr. odločbo št. 090-212/2016/2 z dne 6. 10. 2016). IP pojasnjuje, da v konkretnem primeru ne gre za enako dejansko stanje kot v zadevi, ki jo je v pritožbi citiral prosilec (odločba št. 090-201/2015). V primeru, da organ razpolaga z dokumentom in lahko že s samim z vpogledom v informacije iz dokumenta ugodi zahtevi prosilca, je organ to dolžan storiti, vendar pa v primerih, kadar bi pa organ dokument moral šele sestaviti iz informacij, ki bi jih pridobil iz vpogleda v dokumente ali bi informacije iz dokumenta moral vsebinsko ovrednotiti oz. dokumente med seboj sešteti in pripraviti statistični pregled, pa slednje predstavlja ustvarjanje novega dokumenta, tega pa organ na podlagi ZDIJZ ni dolžan storiti. Ker organ v konkretni zadevi ne razpolaga z dokumentom, ki vsebuje podatek o vseh inšpekcijskih postopkih, ki jih je konkretni inšpektor vodil na dan 18. 1. 2017 razvrščen po prioritetah, in bi tak dokument lahko pridobil šele z analizo, primerjanjem in seštevanjem informacij, pa gre v navedeni zadevi za ustvarjanje novega dokumenta, ki ga organ za potrebe prosilca ni dolžan ustvariti.

IP pojasnjuje, da v pritožbenem postopku glede dostopa do informacij javnega značaja nima pristojnosti, da bi se spuščal v presojo zakonitosti in smotrnosti ravnanja organa ter v vprašanje, zakaj organ ne razpolaga z dokumenti, ki jih prosilec navaja v pritožbi, na način kot jih prosilec želi pridobiti, niti ali bi organ z zahtevanimi informacijami moral razpolagati na način, kot jih želi pridobiti prosilec. IP pojasnjuje, da so organi, ki so zavezani po ZDIJZ, dolžni omogočiti dostop le do že obstoječih informacij in niso dolžni ustvariti novega dokumenta, zbirati informacij, opravljati raziskav, pridobiti dokumentov od drugih organov ali analizirati podatkov, da bi zadostili zahtevi prosilca, zato IP organu ne more naložiti, naj prosilcu posreduje dokumentacijo, s katero ne razpolaga. 

V obravnavani zadevi se IP ni pojavil noben dvom, da organ razpolaga z dokumentom, vendar ga prosilcu ne želi posredovati, saj je organ na ogledu in camera IP omogočil vpogled v elektronsko bazo dokumentov in podal vsa potrebna pojasnila glede vseh zahtevanih dokumentov prosilca. Glede na vse navedeno IP ugotavlja, da niso izpolnjeni kriteriji za obstoj informacije javnega značaja iz 4. člena ZDIJZ, saj organ ne razpolaga z zahtevanim dokumentom. Organ je tako odločil pravilno, zato je IP, na podlagi prvega dostavka 248. člena ZUP, pritožbo prosilca v tem delu kot neutemeljeno zavrnil, kot izhaja iz 1. točke izreka te odločbe.

Vrstni red/mesto za uveden postopek št. … (tč. 5 zahteve prosilca)

-    razvrščen po času

Organ je na ogledu pojasnil, da je prosilec prejel seznam vseh uvedenih zadev s stanjem na dan 27. 10. 2017 za konkretnega inšpektorja (kar izhaja tudi iz dokazil, ki jih je organ IP predložil dne 6. 3. 2018, tj. iz odločbe organa št. 090-87/2017-6 z dne 26. 1. 2018 in prilog k odločbi). Na seznamu so zadeve urejene datumsko, glede na datum nastanka zadeve, na seznamu pa se nahaja tudi postopek št. …. IP ugotavlja, da je s tem prosilec že prejel seznam z vrstnim redom vseh uvedenih postopkov razvrščen po času (glede na datum nastanka zadeve), iz katerega izhaja tudi, kje na seznamu se razvrščen po času nahaja postopek št. ….

Glede na to, da je organ prosilcu že posredoval dokument, iz katerega izhaja vrstni red uvedenega postopka razvrščen po času, v pritožbenem postopku ni bilo (več) treba odločati o obstoju oz. dostopu do navedenega dokumenta. Ker je prosilec v tem delu zahtevane dokumente prejel, nima več pravovarstvenega interesa za nadaljevanje pritožbe v navedenem delu, zato je IP pritožbo prosilca glede tega dokumenta zavrnil kot neutemeljeno.

-    razvrščen po prioritetah in po stopnji pomembnosti obravnave/kršitve

Organ je pojasnil, da se po prioritetah razvrščajo prijave, ne pa tudi sami postopki organa. Organ tako podatka, na katero mesto je razvrščen postopek št. … glede na prioriteto, nima, saj postopkov ne razvršča po prioritetah, prav tako prioriteta, po navedbah organa, ni bila določena prijavi/pobudi, na podlagi katere je bil uveden postopek št. …, oz. ta prioriteta iz same zadeve ne izhaja. Organ je še pojasnil, da ne vodi nobenega seznama za stopnjo pomembnosti obravnave ter da je stopnja pomembnosti obravnave oz. kršitve pri organu enaka prioriteti. Seznama ali stopnje pomembnosti, po kateri bi razvrstil postopek št. … zato organ ne vodi in s takim dokumentom ne razpolaga. 

Organ je sicer zahtevo zavrnil, ker konkretnega podatka ni mogoče pridobiti iz elektronske baze, vendar je IP glede na pojasnila organa na ogledu in camera in glede na dodatno pridobljena pojasnila v telefonskem pogovoru po opravljenem ogledu ugotovil, da organ z dokumentom, iz katerega bi izhajal vrstni red oz. mesto za uveden postopek št. … razvrščen po prioritetah in po stopnji pomembnosti obravnave oz. kršitve, ne razpolaga. Organ postopkov ne razvršča po prioritetah, prav tako pa ne vodi posebnega seznama pomembnosti obravnave oz. kršitve. 

IP pojasnjuje, da v pritožbenem postopku glede dostopa do informacij javnega značaja nima pristojnosti, da bi se spuščal v presojo zakonitosti in smotrnosti ravnanja organa ter v vprašanje, zakaj organ ne razpolaga z dokumenti, ki jih prosilec navaja v pritožbi. IP pojasnjuje, da so organi, ki so zavezani po ZDIJZ, dolžni omogočiti dostop le do že obstoječih informacij in niso dolžni ustvariti novega dokumenta, zbirati informacij, opravljati raziskav, pridobiti dokumentov od drugih organov ali analizirati podatkov, da bi zadostili zahtevi prosilca, zato IP organu ne more naložiti, naj prosilcu posreduje dokumentacijo, s katero ne razpolaga. 

V obravnavani zadevi se IP ni pojavil noben dvom, da organ razpolaga z dokumentom, vendar ga prosilcu ne želi posredovati, saj je organ na ogledu in camera IP omogočil vpogled v elektronsko bazo dokumentov in podal vsa potrebna pojasnila glede vseh zahtevanih dokumentov prosilca. Glede na vse navedeno IP ugotavlja, da niso izpolnjeni kriteriji za obstoj informacije javnega značaja iz 4. člena ZDIJZ, saj organ ne razpolaga z zahtevanim dokumentom. Organ je tako odločil pravilno, zato je IP, na podlagi prvega dostavka 248. člena ZUP, pritožbo prosilca v tem delu kot neutemeljeno zavrnil.

Dokument glede stopnje javnega interesa, ki jo je izpolnjevala pobuda/prijava za uvedbo inšpekcijskega postopka št. … (tč. 6 zahteve prosilca)

Organ je glede zahtevanega dokumenta pojasnil, da prejetim pobudam/prijavam ne določa stopnje javnega interesa, zato takšen dokument pri organu sploh ne obstaja. Organ prijavam določi zgolj prioriteto, vendar prijavi, za uvedbo inšpekcijskega postopka št. … prioriteta ni bila določena, oz. iz same zadeve ne izhaja, kakšna prioriteta je bila prijavi določena, saj ta ni nikjer zavedena.

Organ je sicer zahtevo zavrnil, ker konkretnega podatka ni mogoče pridobiti iz elektronske baze, vendar je IP glede na pojasnila organa na ogledu in camera in glede na dodatno pridobljena pojasnila v telefonskem pogovoru po opravljenem ogledu ugotovil, da organ z dokumentom, iz katerega bi izhajala stopnja javnega interesa, ki jo je izpolnjevala pobuda/prijava za uvedbo inšpekcijskega postopka št. …, sploh nima, saj organ pobudam oz. prijavam ne določa stopnje javnega interesa.

IP pojasnjuje, da v pritožbenem postopku glede dostopa do informacij javnega značaja nima pristojnosti, da bi se spuščal v presojo zakonitosti in smotrnosti ravnanja organa ter v vprašanje, zakaj organ ne razpolaga z dokumenti, ki jih prosilec navaja v pritožbi. IP pojasnjuje, da so organi, ki so zavezani po ZDIJZ, dolžni omogočiti dostop le do že obstoječih informacij in niso dolžni ustvariti novega dokumenta, zbirati informacij, opravljati raziskav, pridobiti dokumentov od drugih organov ali analizirati podatkov, da bi zadostili zahtevi prosilca, zato IP organu ne more naložiti, naj prosilcu posreduje dokumentacijo, s katero ne razpolaga. 

V obravnavani zadevi se IP ni pojavil noben dvom, da organ razpolaga z dokumentom, vendar ga prosilcu ne želi posredovati, saj je organ na ogledu in camera IP omogočil vpogled v elektronsko bazo dokumentov in podal vsa potrebna pojasnila glede vseh zahtevanih dokumentov prosilca. Glede na vse navedeno IP ugotavlja, da niso izpolnjeni kriteriji za obstoj informacije javnega značaja iz 4. člena ZDIJZ, saj organ ne razpolaga z zahtevanim dokumentom. Organ je tako odločil pravilno, zato je IP, na podlagi prvega dostavka 248. člena ZUP, pritožbo prosilca v tem delu kot neutemeljeno zavrnil.

IP je glede priglašenih stroškov prosilca v pritožbenem postopku ugotovil, da je zahteva prosilca za povrnitev stroškov neutemeljena. V skladu s prvim odstavkom 113. člena ZUP gredo stroški, ki nastanejo organu ali stranki med postopkom ali zaradi postopka (potni stroški uradnih oseb, izdatki za priče, izvedence, tolmače, ogled, pravno zastopanje, oglase, prihod, izgubo dohodka, strokovno pomoč, odškodnina za škodo, ki nastane pri ogledu ipd.), v breme tistega, na katerega zahtevo se je postopek začel. Postopek dostopa do informacij javnega značaja in nadalje pritožbeni postopek se je začel na zahtevo prosilca, torej je slednji dolžan svoje stroške kriti sam, zato je IP odločil, kot izhaja iz 3. točke izreka te odločbe.

Posebni stroški v tem postopku niso nastali, zato je IP odločil, kot izhaja iz 4. točke izreka te odločbe.

Ta odločba je v skladu s 30. točko 28. člena Zakona o upravnih taksah (Uradni list RS, št. 106/2010 – UPB5) oproščena plačila upravne takse.

Posebni stroški v tem postopku niso nastali. 

Ta odločba je v skladu s 30. točko 28. člena Zakona o upravnih taksah (Uradni list RS, št. 106/2010 – UPB5) oproščena plačila upravne takse.

Pouk o pravnem sredstvu:
Zoper 1., 3. in 4. točko izreka te odločbo ni dovoljena pritožba, temveč se lahko sproži upravni spor. Upravni spor se sproži s tožbo, ki se vloži v 30 dneh od vročitve te odločbe na Upravno sodišče, Fajfarjeva 33, Ljubljana. Tožba se lahko vloži pisno po pošti ali pri navedenem sodišču. Če se tožba pošlje priporočeno po pošti, se za dan izročitve sodišču šteje dan oddaje na pošto. Tožba z morebitnimi prilogami se vloži v najmanj treh izvodih. Tožbi je treba priložiti tudi to odločbo v izvirniku ali prepisu.
Zoper 2. točko izreka te odločbe ni dovoljena pritožba, niti upravni spor.

Postopek vodila:
mag. Vanja Zrimšek, univ. dipl. prav.,
svetovalka Informacijskega pooblaščenca

Informacijski pooblaščenec:
Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,
Informacijska pooblaščenka