prosilec - Urad vlade RS za komuniciranje

POVZETEK:

Organ je zahtevo obravnaval v delu, ki se nanaša na dostop do seznama vseh državnih proslav z navedbo organizatorjev od 1992 do 2005. Organ je dostop zavrnil, ker zahtevan dokument pri organu ne obstaja. IP se je na ogledu in camera prepričal o resničnosti navedb organa in pritožbo kot neutemeljeno zavrnil.
 

ODLOČBA:

Številka: 090-299/2017/2
Datum: 20. 12. 2017

Informacijski pooblaščenec po informacijski pooblaščenki Mojci Prelesnik izdaja na podlagi 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, številka 113/2005 in 51/2007 – ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP), tretjega odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/06– uradno prečiščeno besedilo, 117/2006 – ZDavP-2, 23/2014-ZDIJZ-C, 50/2014-ZDIJZ-D, 19/15-Odl. US in 102/15-ZDIJZ-E; v nadaljevanju ZDIJZ) in prvega odstavka 248. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, številka 24/2006 – uradno prečiščeno besedilo, 105/2006 – ZUS-1, 126/2007- ZUP-E, 65/2008-ZUP-F, 8/2010-ZUP-G in 82/2013-ZUP-H; v nadaljevanju ZUP), o pritožbi … z dne 30. 11. 2017 (v nadaljevanju: prosilec), zoper odločbo št. 090-1/2017/24 z dne 21. 11. 2017, Urada Vlade RS za komuniciranje, Gregorčičeva 25, 1000 Ljubljana (v nadaljevanju: organ), v zadevi dostopa do informacije javnega značaja, naslednjo

O D L O Č B O:

1.    Pritožbo prosilca z dne 30. 11. 2017 zoper odločbo Urada Vlade RS za komuniciranje, št. 090-1/2017/24 z dne 21. 11. 2017, se zavrne.

2.    V tem postopku posebni stroški niso nastali.

O b r a z l o ž i t e v :

Prosilec je dne 31. 10. 2017 na Ministrstvo za kulturo vložil zahtevo za dostop do informacij javnega značaja, v kateri je zahteval, da mu organ po elektronski pošti posreduje »datume in imena praznikov oz. dela prostih dni (in drugih dogodkov), ko so bile organizirane državne proslave in ime organizatorja le-teh v obdobju od 1. 1. 1992 do 31. 10. 2017«. Ministrstvo za kulturo je dne 14. 11. 2017 zahtevo prosilca odstopilo v reševanje organu v delu, ki se nanaša na zahtevane informacije za obdobje do 2005.

Organ je z izpodbijano odločbo prosilcu zavrnil dostop, ker zahtevana informacija ne obstaja v takšni obliki, kot zahteva prosilec, enostavno iskanje pa ni mogoče, saj so se dokumenti v zahtevanem obdobju vodili ročno. Z dokumentacijo do vključno z letom 1999 pa organ ne razpolaga, saj je vse dokumente predal Arhivu RS, dokumentacija od 2000 do 2005 pa je v postopku popisa in predaje.

Prosilec se je pritožil in ugovarjal ugotovitvi organa, da zahtevan popis ne obstaja. Prosilec navaja, da glede na to, da je organ v odločbi navedel, da je za predajo dokumentacije Arhivu RS pripravil popis dokumentov in da ga pripravlja tudi za leta do 2005, zahtevan dokument obstaja. Prosilec dodaja, da razlog, da iz fizičnih zbirk zahtevanih podatkov ni mogoče enostavno ugotoviti, ne more biti razlog za zavrnitev zahteve.

Organ je pritožbo, kot pravočasno, dovoljeno in vloženo po upravičeni osebi, dne 8. 12. 2017, odstopil v reševanje IP. 

IP je dne 19. 12. 2017 pri organu izvedel ogled in camera, kjer je organ navedel, da seznama državnih proslav z navedbo organizatorjev, za zahtevano obdobje od 1991 do 2005 nima. Pojasnil je, da razpolaga z nekatero dokumentacijo v zvezi s proslavami iz navedenega obdobja, ker je v tem času zaposleni pri organu opravljal naloge sekretarja Koordinacijskega odbora za državne proslave (po pojasnilu organa gre za koordinacijsko telo več državnih organov, v katerem je bil predsednik običajno minister za kulturo). Iz navedenega naslova je organ razpolagal z dopisi in drugimi dokumenti v zvezi s komunikacijo koordinacijskega odbora. Organ je dodal, da ni imel sredstev za izvedbo proslav, zato tudi nima dokumentacije v zvezi s tem (naročilnice, dokumenti iz postopkov javnih naročil, itd.), seznama proslav z navedbo organizatorjev pa nikoli ni pripravljal za svoje potrebe. Organ je vse arhivsko gradivo do leta 2001 predal Arhivu RS, kar je organ izkazal z Zapisnikom o izročitvi in prevzemu javnega arhivskega gradiva z dne 15.10.2012. IP je na ogledu in camera vpogledal v popis predanih gradiv in ugotovil, da iz njega ne izhajajo informacije, ki jih zahteva prosilec. Organ je tudi pojasnil, da je do leta 2009 vso dokumentacijo vodil v fizični obliki in da je nedavno izvedel popis gradiv od 2002 do 2009 (tudi za obdobje od 2002 – 2005) . Iz navedenega popisa za obdobje po 2001 ni bilo razvidno, da bi organ razpolagal s seznamom oziroma evidenco, ki jo zahteva prosilec. 

Pritožba ni utemeljena.

IP najprej pojasnjuje, da je kot organ druge stopnje v skladu z 247. členom ZUP dolžan preizkusiti odločitev v delu, v katerem jo prosilec izpodbija. Prvostopenjsko odločitev preizkusi v mejah pritožbenih navedb, po uradni dolžnosti pa preizkusi, ali ni prišlo v postopku na prvi stopnji do bistvenih kršitev postopka in ali ni prekršen materialni zakon.

V konkretnem primeru je sporno, ali so glede zahtevanih dokumentov izpolnjeni kriteriji za obstoj informacije javnega značaja. Definicija informacije javnega značaja je določena v prvem odstavku 4. člena ZDIJZ, po katerem je informacija javnega značaja informacija, ki izvira iz delovnega področja organa, nahaja pa se v obliki dokumenta, zadeve, dosjeja, registra, evidence ali drugega dokumentarnega gradiva (zakon za vse oblike uporablja izraz dokument, op. IP), ki ga je organ izdelal sam, v sodelovanju z drugim organom, ali pridobil od drugih oseb. Iz navedene določbe izhajajo trije osnovni pogoji, ki morajo biti kumulativno izpolnjeni, da lahko govorimo o obstoju informacije javnega značaja, in sicer:
1.    informacija mora  izvirati iz delovnega področja organa,
2.    organ mora z njo razpolagati in
3.    nahajati se mora v materializirani obliki.

Kot izhaja iz določbe prvega odstavka 4. člena ZDIJZ in tudi določbe prvega odstavka 1. člena ZDIJZ, informacijo javnega značaja predstavlja samo dokument, ki že obstaja, je že ustvarjen, oziroma dokument, ki ga je organ v okviru svojega delovnega področja že izdelal oziroma pridobil. Gre za pogoj, ki je v teoriji poznan kot »kriterij materializirane oblike«. Organi, ki so zavezanci po ZDIJZ, so namreč dolžni omogočiti dostop le do že obstoječih informacij in niso dolžni ustvariti novega dokumenta ali pridobiti oziroma vzpostaviti dokumenta, ki ga v času zahteve nimajo.

IP je na ogledu in camera dne 19. 12. 2017 pregledal dokumentacijo in ugotovil, da organ ne razpolaga z zahtevanim seznamom državnih proslav z navedbo datumov, imen praznikov oziroma dela prostih dni in z navedbo organizatorjev v obdobju od 1991 do 2005. Organ za obdobje pred 2001 ne razpolaga z gradivom, ker ga je predal Arhivu RS. Za obdobje od 2002 do 2005 organ z gradivom razpolaga, vendar pa iz popisa dokumentacije ne izhaja, da bi obstajal seznam državnih proslav, kot ga je zahteval prosilec. Organ je bil v pripravo državnih proslav vključen, ker je bil zaposleni pri organu sekretar Koordinacijskega odbora za državne proslave (po pojasnilu organa gre za koordinacijsko telo več državnih organov, predsednik pa je bil običajno minister za kulturo), zato je vodil komunikacijo v zvezi z delom Koordinacijskega odbora. Sredstev za izvajanje proslav organ nikoli ni imel, zato tudi ni razpolagal z dokumentacijo v zvezi s finančno izvedbo proslav (naročilnice, javna naročila, itd.). Organ je na ogledu in camera tudi pojasnil, da popisa proslav nikoli ni pripravljal za svoje potrebe. Glede na pregledane popise arhivskega in dokumentarnega gradiva in glede na prepričljivo pojasnilo organa, IP zaključuje, da zahtevan seznam pri organu ne obstaja.

Dalje IP ugotavlja, da zahtevane informacije ne izhajajo niti iz popisov gradiva (niti iz popisa za obdobje od 1991 do 2001, ko je bila dokumentacija predana arhivu niti za obdobje od 2002 do 2005, ko organ z dokumentarnim gradivom razpolaga). Popisi namreč vsebujejo vsebinske opise posameznih dokumentov (med drugim tudi dopisi in korespondenca v zvezi s pripravo posamezne državne proslave), vendar pa ti opisi ne ustrezajo zahtevi prosilca. Iz popisov ne izhaja seznam proslav niti seznam organizatorjev, kar je predmet zahteve. IP ob tem še ugotavlja, da bi moral organ za pripravo zahtevanega seznama dokument ustvariti, kar nasprotuje prej opredeljenemu kriteriju materializirane oblike iz 4. člena ZDIJZ. V konkretnem primeru obstoja dokumenta ni mogoče fingirati s t.i. relativiziranim pristopom, ki se uporabi, ko se zahtevana informacija nahaja v informacijskem sistemu in jo je mogoče relativno enostavno in hitro priklicati z razpoložljivim informacijskim orodjem. Popisi arhivskega in dokumentarnega gradiva se sicer nahajajo v Microsoft Excel tabeli, vendar pa iz teh popisov niso razvidni podatki, ki jih zahteva prosilec. Organ bi torej moral za pripravo zahtevanega seznama vsebinsko proučiti vpise v popisih, da bi lahko odbral dokumente, iz katerih potencialno lahko izhajajo informacije, ki jih zahteva prosilec (pri tem IP poudarja, da organ s celotnim gradivom ne razpolaga). Za pripravo zahtevanega seznama bi moral organ torej uporabiti poleg popisov tudi dokumentarno in arhivsko gradivo in morebitne druge vire (npr. koledarje, sklepe Vlade glede koledarjev državnih proslav, itd.). Priprava seznama, kot ga zahteva prosilec bi torej od organa terjala ustvarjanje novega dokumenta, ki ga organ v postopku po ZDIJZ ni dolžan izvesti.

IP je v konkretnem primeru ugotovil, da je bil postopek pred odločbo pravilen, da je odločba pravilna in na zakonu utemeljena, pritožba pa neutemeljena, zato je pritožbo, na podlagi prvega odst. 248. člena ZUP, kot neutemeljeno zavrnil.

Posebni stroški v tem postopku niso nastali. 

Ta odločba je v skladu s 30. tč. 28. čl. Zakona o upravnih taksah (Ur. l. RS, št. 42/2007 - uradno prečiščeno besedilo s spremembami in dopolnitvami) oproščena plačila upravne takse.

Pouk o pravnem sredstvu:
Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, lahko pa se sproži upravni spor. Upravni spor se sproži s tožbo, ki se vloži v 30 dneh od vročitve te odločbe na Upravno sodišče, Fajfarjeva 33, Ljubljana. Tožba se lahko vloži pisno po pošti ali pri navedenem sodišču. Če se tožba pošlje priporočeno po pošti, se za dan izročitve sodišču šteje dan oddaje na pošto. Tožba z morebitnimi prilogami se vloži v najmanj treh izvodih. Tožbi je treba priložiti tudi to odločbo v izvirniku ali prepisu.

Postopek vodil:
Anže Novak, univ. dipl. prav.
Asistent svetovalca

Informacijski pooblaščenec:
Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.
informacijska pooblaščenka