Prosilec - OŠ Rudolfa Maistra Šentilj - Vrtec Ceršak

POVZETEK:

Prosilka je na organ naslovila zahtevo za dostop do informacij javnega značaja, ki jih je želela prejeli po elektronski pošti in v tiskani obliki. Kasneje, vendar še pred izdajo odločbe na prvi stopnji, je organ obvestila, da mu ne želi povzročati dodatnih stroškov, zato ji naj navedene dokumente posreduje po elektronski pošti, razen Kodeksa etičnih načel, ki ga želi prejeti tudi v tiskani obliki. Organ je izdal odločbo in odločil o stroških, tako da ji je zaračunal kopije vseh zahtevanih dokumentov, stroške prenašanja zapisnikov na elektronski medij, stroške USB ključka in poštnino. Prosilka se je zoper odločbo pritožila in navedla, da ji organ stroškov ne bi smel zaračunati, saj je delal kopije in kupoval ključek samovoljno, iz njenih zahtev pa je jasno razvidno, da je dokumente želela prejeti po elektronski pošti. IP je v pritožbenem postopku ugotovil, da je organ neutemeljeno zaračunal fotokopije dokumentov, ki jih je prosilka želela pridobiti v elektronskem zapisu, saj je bila sprememba zahtevka podana pravočasno, zato je pritožbi prosilke v tem delu ugodil. Strošek nakupa USB ključka je organ zaračunal pravilno. Zahtevo prosilke za dostop do dokumentov po elektronski pošti je organ namreč pravilno tolmačil kot posredovanje »elektronskega zapisa«, ki se opravi s fizičnim nosilcem podatkov (npr. z USB ključkom) ali po elektronski pošti, kar izbere organ tudi glede na obsežnost dokumentacije. V tem delu je IP pritožbo prosilke zavrnil kot neutemeljeno.

ODLOČBA:

Številka: 090-155/2017/5

Datum: 7. 8. 2017

Informacijski pooblaščenec (v nadaljnjem besedilu IP) po informacijski pooblaščenki Mojci Prelesnik izdaja na podlagi 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, številka 113/05, 51/07 – ZUstS-A; v nadaljnjem besedilu ZInfP), tretjega in četrtega odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/06 – UPB, 117/06 – ZDavP-2, 23/14, 50/14, 19/15 – odločba US in 102/15; v nadaljnjem besedilu ZDIJZ) ter prvega odstavka 248. člena in prvega odstavka 252. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06 – uradno prečiščeno besedilo, 105/06 – ZUS-1, 126/07, 65/08, 8/10 in 82/13; v nadaljnjem besedilu ZUP) o pritožbi … (v nadaljnjem besedilu prosilka), z dne 13. 6. 2017 zoper odločbo Osnovne šole Rudolfa Maistra Šentilj, Mladinska ulica 13, 2212 Šentilj (v nadaljnjem besedilu organ), št. 6009-10/2017-143 z dne 1. 6. 2017, v zadevi dostopa do informacije javnega značaja naslednjo

O D L O Č B O:

1.     Pritožbi prosilke z dne 13. 6. 2017 zoper 4. točko izreka odločbe Osnovne šole Rudolfa Maistra Šentilj, št. 6009-10/2017-143 z dne 1. 6. 2017, se delno ugodi in se izpodbijana odločba delno odpravi ter se odloči, da so v postopku izdaje izpodbijane odločbe nastali materialni stroški v višini 22,56 EUR, ki jih je prosilka dolžna plačati organu v roku 15 dni od vročitve te odločbe.

2.     V preostalem delu se pritožbo zavrne.

3.     V postopku reševanja te pritožbe posebni stroški niso nastali.

O b r a z l o ž i t e v:

Prosilka je 3. 4. 2017 od organa zahtevala dostop do sledečih dokumentov:

-       zapisnik izrednega sestanka o prehrani z dne 28. 3. 2017,

-       Kodeks etičnih načel,

-       poročila ministrstva za šolstvo, ki se tičejo domnevnega izvajanja mobinga staršev nad vzgojiteljicami v vrtcu,

-       zapisniki roditeljskih sestankov v vrtcu … za obdobje zadnjih 5 let,

-       zapisniki sej Sveta šole za obdobje zadnjih 5 let ter

-       zapisnik roditeljskega sestanka v vrtcu … iz leta 2014.

Prosilka je zahtevane dokumente želela prejeti po elektronski pošti in v tiskani obliki.

Prosilka je 15. 5. 2017 preko elektronske pošte organ obvestila, da organu ne želi povzročati dodatnih stroškov, zato se strinja s tem, da ji navedene dokumente posreduje po elektronski pošti, razen Kodeksa etičnih načel, za katerega želi, da ji ga organ pošlje tudi v tiskani obliki.

Organ je 1. 6. 2017 izdal odločbo, št. 6009-10/2017-143, s katero je zahtevi prosilke delno ugodil. Organ je v odločbi zapisal, da je bilo v postopku ugotovljeno, da so predmet zahteve zapisniki roditeljskih sestankov v vrtcu … za preteklih pet let, zapisniki sej Sveta šole za obdobje zadnjih 5 let ter Kodeks etičnih načel. Ker je organ ugotovil, da zahtevani dokumenti vsebujejo izjemo po prvem odstavku 6. člena ZDIJZ (tj. osebne podatke), je odločil, da se le-ti v zahtevanih zapisnikih prekrijejo. Organ je na podlagi 7. člena ZDIJZ izvedel delni dostop do dokumentov tako, da je prekril varovane osebne podatke. V nadaljevanju je organ odločil tudi o stroških posredovanja informacij po ZDIJZ. Na podlagi tretjega odstavka 36. člena ZDIJZ je organ prosilko opozoril na plačilo stroškov z dopisom z dne 29. 5. 2017. Prosilka ni zahtevala vnaprejšnje seznanitve z višino stroškov. Organ je ugotovil, da znašajo obračunani stroški na podlagi stroškovnika, tj. Uredbe o posredovanju in ponovni uporabi informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 24/16), skupaj 31,18€.

IP je 14. 6. 2017 prejel pritožbo zoper navedeno odločbo organa, v kateri je prosilka oporekala, da je v tiskani obliki želela prejeti samo Kodeks etičnih načel, vse ostale dokumente pa po elektronski pošti. Tudi za Kodeks etičnih načel je organu jasno napisala, da ga bo dvignila v tajništvu, da ne pride do poštnih stroškov. Prosilka je navedla, da ne ve, kako lahko organ zahteva plačilo kopij, plačilo USB ključka in plačilo stroškov, glede na to, da je iz njenih zahtev jasno razvidno, da je dokumente želela prejeti po elektronski pošti, Kodeks etičnih načel pa v tiskani obliki. V pritožbi je prosilka še navedla, da se strinja s stroškom prenašanja na elektronski medij, kar znaša 13,28€. Ker je to manj kot 20€, je zatrdila, da ji organ stroškov ne bi smel zaračunati, saj je delal kopije in kupoval ključek samovoljno.

Ker je bila pritožba poslana neposredno IP, jo je ta na podlagi drugega odstavka 239. člena ZUP odstopil organu z dopisom, št. 092-50/2017/2 z dne 14. 6. 2017. Organ odločbe po prejemu pritožbe ni nadomestil z novo, zato jo je z dopisom, št. 6009-10/2017-173 z dne 22. 6. 2017, odstopil v reševanje IP kot dovoljeno, pravočasno in vloženo s strani upravičene osebe.

Pritožba je delno utemeljena.

IP je pritožbo prosilke kot pravočasno, dovoljeno in vloženo po upravičeni osebi vzel v obravnavo. Kot organ druge stopnje je skladno z 247. členom ZUP izpodbijano odločbo organa preizkusil v delu, v katerem jo je prosilka izpodbijala, in v mejah njenih pritožbenih navedb. Po uradni dolžnosti je preizkusil, ali ni v postopku na prvi stopnji prišlo do bistvenih kršitev postopka in ali ni bil prekršen materialni zakon.

Predmet tega pritožbenega postopka je vprašanje, ali je organ pravilno in utemeljeno zaračunal stroške za posredovanje informacij javnega značaja, o čemer je organ odločil v 4. točki izreka odločbe št., 6009-10/2017-143 z dne 1. 6. 2017 (v nadaljnjem besedilu izpodbijana odločba), in sicer v višini 31,18 EUR.

Nobenega dvoma ni, da lahko organ skladno z drugim odstavkom 34. člena ZDIJZ prosilcu zaračuna stroške posredovanja zahtevane informacije, torej za posredovanje prepisa, fotokopije ali elektronskega zapisa zahtevane informacije, vendar le v primeru, če pri tem izpolni oziroma zadosti vsem zakonskim določbam, ki urejajo zaračunljivost stroškov posredovanja informacij. Tako v prvem odstavku 36. člena ZDIJZ določa, da mora vsak organ v svojem katalogu informacij javnega značaja objaviti stroškovnik iz 35. člena ZDIJZ ter ga dati na vpogled vsakemu prosilcu. Hkrati je glede na tretji odstavek 36. člena ZDIJZ organ dolžan prosilca opozoriti na plačilo stroškov in, če prosilec to zahteva, prosilcu vnaprej sporočiti višino stroškov, ki mu jih bo zaračunal za posredovanje informacij. Sam način zaračunavanja stroškov oziroma stroške, ki jih organ lahko zaračuna, pa skladno z določbo drugega odstavka 35. člena ZDIJZ ureja Uredba o posredovanju in ponovni uporabi informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 24/16; v nadaljnjem besedilu Uredba).

Ob upoštevanju navedenih določb, je vsebinska presoja pritožbe zoper odločitev o stroških v postopku po ZDIJZ torej dvostopenjska. Primarno je treba ugotoviti, ali je organ zadostil zahtevam glede objave stroškovnika ter ali je organ prosilko opozoril na plačilo stroškov. Šele ob navedenih predpostavkah, ki morajo biti podane kumulativno, je na vrsti presoja utemeljenosti same višine stroškov.

Organ ima v svojem katalogu informacij javnega značaja objavljeno spletno povezavo na enotni stroškovnik, ki je določen v Uredbi, zato je IP ugotovil, da je organ v obravnavanem primeru zadostil predpostavki zakona glede objave stroškovnika. Ob tem IP v zvezi z objavo stroškovnika opozarja, da obveznosti iz prvega odstavka 36. člena ZDIJZ ni mogoče razumeti v smislu, da organ stroškov ne sme zaračunati, če stroškovnika ne objavi. Stroškovnik je namreč skladno z določbami 35. člena ZDIJZ določen enotno, pri čemer so pravila zaračunavanja natančno določena v Uredbi. Posledično ima prosilec vedno možnost preveriti, na kakšen način oziroma v kakšni višini lahko organ zaračuna stroške. Ne glede na navedeno, pa še vedno obstaja obveznost organa, da prosilca vnaprej obvesti o tem, da namerava stroške zaračunati. Bistveni pomen določbe tretjega odstavka 36. člena ZDIJZ je, da si prosilec, še preden mu organ posreduje zahtevane informacije, lahko premisli, ko izve, da mu organ za posredovanje namerava zaračunati stroške. Prosilec ima tudi pravico zahtevati, da mu organ vnaprej sporoči višino stroškov, ki mu jih bo zaračunal za posredovanje informacij. Obveznost organa, da mora prosilca o tem, da bo zaračunal stroške, obvestiti vnaprej, posredno izhaja tudi iz določbe prvega odstavka 18. člena Uredbe, po kateri organ za plačilo stroškov posredovanja izda prosilcu sklep ob posredovanju zahtevanih informacij. Organ mora torej ob posredovanju informacij prosilcu že posredovati sklep o zaračunanih stroških (vključno s specifikacijo stroškov) in ne ga šele obvestiti o tem, da namerava stroške zaračunati. Zaradi razjasnitve dejanskega stanja je organ IP 18. 7. 2017 naknadno posredoval dopis (elektronsko sporočilo z dne 29. 5. 2017), s katerim je, na podlagi 36. člena ZDIJZ, prosilko opozoril na plačilo stroškov, o katerih je odločil z izpodbijano odločbo. Iz navedenega odgovora organa in ostale dokumentacije v spisu je IP ugotovil, da je organ pred izdajo izpodbijane odločbe, s katero je odločil o zahtevi in hkrati zaračunal stroške za posredovanje informacij javnega značaja, prosilko pravilno in pravočasno opozoril na plačilo stroškov.

IP je v nadaljevanju presojal še utemeljenost višine zaračunanih stroškov za posredovanje zahtevanih informacij javnega značaja v konkretnem primeru. Kot izhaja iz obrazložitve izpodbijane odločbe je organ zaračunal:

-       za 166 strani kopij so stroški kopij skupno 9,96€,

-       stroški prenašanja zapisnikov na elektronski medij skupno 13,28€,

-       strošek USB ključka 5,49€,

-       stroški poštnine na podlagi Cenika poštnih storitev v notranjem prometu Pošte Slovenije za pismo v upravnem postopku težko 27g znašajo 2,45€.

Skupaj znašajo stroški 31,18€.

Prosilka se je pritožila zoper odmerjene stroške, ki so sporni v delu, ki se nanaša na stroške fotokopiranja, poštne stroške in stroške nakupa USB ključka. Navedla je, da je organ obvestila, da želi v tiskani obliki prejeti samo Kodeks etičnih načel, ki ga bo prevzela v tajništvu, da ne bi prišlo do poštnih stroškov, vse ostale dokumente pa po elektronski pošti.

IP pojasnjuje, da ima skladno s 5. členom ZDIJZ vsak prosilec pravico pridobiti od organa informacijo javnega značaja tako, da jo pridobi na vpogled, ali da pridobi njen prepis, fotokopijo, ali njen elektronski zapis. Kot izhaja iz drugega odstavka 17. člena ZDIJZ, je prosilec že v zahtevi dolžan navesti, na kakšen način se želi seznaniti z vsebino zahtevane informacije. Po pregledu obravnavane zahteve je IP ugotovil, da je prosilka v zahtevi z dne 3. 4. 2017 navedla, da želi zahtevane informacije prejeti po elektronski pošti in v tiskani obliki. Kasneje, 15. 5. 2017, pa organ obvestila, da mu ne želi povzročati dodatnih stroškov, zato ji naj navedene dokumente posreduje po elektronski pošti, razen Kodeksa etičnih načel, ki ga želi prejeti tudi v tiskani obliki. IP je ugotovil, da organ ni upošteval 133. člena ZUP, ki določa, da lahko stranka, ko je postopek uveden, do izdaje odločbe na prvi stopnji razširi ali spremeni postavljeni zahtevek ne glede na to, ali ima razširjeni oziroma spremenjeni zahtevek isto pravno podlago ali ne, če se tak zahtevek opira na iste bistvene sestavine dejanskega stanja in, če je organ pristojen za njegovo reševanje. Skladno s 133. členom ZUP in z načelom dispozitivnosti, ki pomeni, da se postopek začne in vodi po volji stranke in v okviru njenega materialnega zahtevka, lahko torej prosilka v okviru uvedenega upravnega postopka razpolaga s svojim zahtevkom (npr. ga razširi ali spremeni) vse do odločitve oz. do izdaje odločbe na prvi stopnji (tako tudi sodba Vrhovnega sodišča RS, št. U 1481/94-6, VS12074). To pomeni, da bi organ pri odmeri stroškov posredovanja informacij javnega značaja moral upoštevati obvestilo prosilke z dne 15. 5. 2017 glede načina posredovanja zahtevanih dokumentov (tj. vse dokumente po elektronski pošti, razen kodeksa tudi v tiskani obliki), saj je bila izpodbijana odločba izdana 1. 6. 2017, in je bila torej sprememba zahtevka podana pravočasno.

IP je vpogledal v informacije, ki so predmet zahteve in ugotovil, da Wordov dokument z naslovom Kodeks etičnih načel, ki ga je prosilka izrecno zahtevala tudi v tiskani obliki, obsega 25 strani. Cena ene strani fotokopije formata A4 znaša 0,06 EUR, kar skupaj znaša 1,50 EUR. Preostale dokumente je prosilka želela prejeti (samo) v elektronski obliki, zato je IP ugotovil, da je organ prosilki neupravičeno zaračunal materialne stroške za 141 strani A4 formata. IP je pritožbi prosilke v tem delu ugodil in glede na oblikovan stroškovnik po Uredbi odločil, da stroški posredovanja informacij javnega značaja v obravnavanem primeru znašajo:

-       ftk. Kodeks etičnih načel, 25 strani             1,50€

-       stroški prenašanja zapisnikov na elektronski medij skupno              13,28€

-       elektronski zapis na enem USB-ključku, cena, po kateri je USB-ključek organ nabavil          5,49€

-       stroški poštnine na podlagi Cenika poštnih storitev v notranjem prometu Pošte Slovenije za pismo v upravnem postopku do 20g       2,29€.

Skupaj: 22,56€

Prosilka je oporekala tudi stroškom zaradi nakupa USB ključka, ker ga je organ kupoval samovoljno. Dokumente je namreč želela prejeti po elektronski pošti. V zvezi s to pritožbeno navedbo IP pojasnjuje, da lahko po drugem odstavku 5. člena ZDIJZ vsak prosilec opredeli način seznanitve z zahtevano informacijo javnega značaja in ima na voljo enega od naslednjih načinov: vpogled, prepis, fotokopija ali elektronski zapis. V obravnavani zadevi je prosilka zahtevala dostop do zahtevanih dokumentov po elektronski pošti, kar je organ pravilno tolmačil kot posredovanje »elektronskega zapisa«. Dokumente, s katerimi je razpolagal izključno v fizični obliki, je organ pretvoril v elektronsko obliko in to pretvarjanje tudi zaračunal, s čimer se je prosilka tudi izrecno strinjala. Posredovanje »elektronskega zapisa« v smislu ZDIJZ pa se opravi s fizičnim nosilcem podatkov (npr. z USB ključkom) ali po elektronski pošti, kar izbere organ tudi glede na obsežnost dokumentacije. Organ je IP pojasnil, da prenos dokumentov, četudi v prilagojeni obliki, neposredno po elektronski pošti ni bil mogoč, zato je izbral prenos dokumentacije v elektronski obliki preko zunanjega pomnilnika, tj. USB ključka. Tudi Uredba v 17. členu, ki ureja enotni stroškovnik, določa, da med cene materialnih stroškov za posredovanje informacij javnega značaja šteje elektronski zapis na enem USB-ključku, za ceno pa se upošteva cena, po kateri je organ USB ključek nabavil. Organ je z računom, št. 0071600110 izkazal, da je USB ključek nabavil po ceni 5,49€. V zvezi s stroški poštne storitve je IP upošteval poštnino po Ceniku poštnih storitev v notranjem prometu Pošte Slovenije za pismo v upravnem postopku do 20g, saj bi organ moral prosilki posredovati le 25 strani kopij dokumenta, kar bi pri obojestranskem tiskanju zneslo 13 listov formata A4 in težo pošiljke do 20g. IP pri tem ni mogel slediti pritožbenim navedbam prosilke, da je Kodeks etičnih načel želela prevzeti (dvigniti) v tajništvu organa in se tako izogniti poštnim stroškom, saj to iz priložene komunikacije med organom in prosilko ni razvidno. V elektronskem sporočilu z dne 15. 5. 2017, ki ga je prosilka priložila pritožbi, je prosilka izrecno zapisala, da vrtcu (organu, op. IP) ne želi povzročati dodatnih stroškov, zato se strinja, da ji v tiskani obliki pošlje samo Kodeks etičnih pravil. IP je tako zaključil, da je organ v tem delu prosilki pravilno zaračunal stroške dostopa do zahtevanih informacij, zato je pritožba v tem delu neutemeljena in se, na podlagi prvega odstavka 248. člena ZUP, zavrne.

IP je glede na navedeno pritožbi prosilke delno ugodil in na podlagi prvega odstavka 252. člena ZUP zaradi napačnega sklepa glede dejanskega stanja in posledično napačne uporabe materialnega prava 4. točko izreka odločbe Osnovne šole Rudolfa Maistra Šentilj, št. 6009-10/2017-143 z dne 1. 6. 2017, odpravil ter sam odločil in rešil zadevo tako, kot izhaja iz 1. točke izreka te odločbe. Stroški posredovanja informacij se prosilki zaračunajo v višini 22,56 EUR, ki jih je dolžna plačati organu v roku 15 dni od vročitve te odločbe. V delu, ki se nanaša na poštne stroške in stroške nakupa USB ključka, je IP pritožbo prosilke na podlagi prvega odstavka 248. člena ZUP zavrnil kot neutemeljeno (2. točka izreka te odločbe).

Ta odločba je skladno s 30. točko 28. člena Zakona o upravnih taksah (Uradni list RS, št. 106/10 – uradno prečiščeno besedilo, 14/15 – ZUUJFO in 84/15 – ZZelP-J) oproščena plačila upravne takse.

Posebni stroški v tem postopku niso nastali (3. točka izreka te odločbe).

Pouk o pravnem sredstvu:

Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, pač pa se lahko sproži upravni spor. Upravni spor se sproži s tožbo, ki se vloži v 30 dneh od vročitve te odločbe na Upravno sodišče, Fajfarjeva 33, Ljubljana. Tožba se lahko vloži pisno po pošti ali pri navedenem sodišču. Če se tožba pošlje priporočeno po pošti, se za dan izročitve sodišču šteje dan oddaje na pošto. Tožba z morebitnimi prilogami se vloži v najmanj treh izvodih. Tožbi je treba priložiti tudi to odločbo v izvirniku ali prepisu.

Postopek vodila:                                                                   

Karolina Kušević, univ. dipl. prav.,                               

asistentka svetovalca pri IP

Informacijski pooblaščenec:

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

informacijska pooblaščenka