Prosilec - Komisija za preprečevanje korupcije
+ -Številka: 090-25/2017
Kategorije: Ali dokument obstaja
POVZETEK:V obravnavani zadevi je organ zavrnil dostop do kopije vseh elektronskih sporočil, ki jih je javni uslužbenec, v času od začetka maja 2014 do konca avgusta 2014, v zvezi s primerom uslužbenke komisije, ki naj bi zlorabila službeno kartico za parkiranje, pisal predsedniku komisije in/ali ostalim članom senata komisije, ker z njimi ne razpolaga oziroma jih nima v posesti. V pritožbenem postopku je IP na ogledu in camera ugotovil, da navedene osebe niso zanikale prejema zahtevanih elektronskih sporočil, vendar so vse ugotovile, da z zahtevanimi elektronskimi sporočili, ki so predmet zahteve, ne razpolagajo oziroma jih nimajo v posesti, zato jih ne morejo izročiti. Vse osebe so zanikale, da bi ob vložitvi zahteve prosilca, zahtevane informacije izbrisale. Hkrati je bilo nesporno ugotovljeno, da nobena od navedenih oseb, elektronskih sporočil ni posredovala v evidentiranje v uradno evidenco dokumentarnega gradiva, v aplikacijo SPIS kot »uradno pisanje«, saj so jo razumele kot del »interne« komunikacije, med uslužbenci organa. IP je ob tem poudaril, da niti uradna oseba organa niti IP nimata pristojnosti pregledovati elektronskih poštnih predalov posameznih javnih uslužbencev oziroma funkcionarjev, zato jih tudi ne moreta »prisiliti« v morebitno izročitev zahtevanih informacij. Prav tako se v postopku po ZDIJZ IP ne more spuščati v vprašanje, ali bi tovrstna elektronska pošta morala biti evidentirana v uradno evidenco, saj je to stvar vsakokratne presoje uporabnika elektronske pošte, ne nazadnje pa zlasti tistega, ki jo je pošiljal. IP je pritožbo zavrnil kot neutemeljeno.
ODLOČBA:Številka: 090-25/2017/5Datum: 27. 2. 2017Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) po namestnici informacijske pooblaščenke mag. Kristine Kotnih Šumah (pooblastilo št. 110-17/2006/137 z dne 28.6.2016), izdaja na podlagi tretjega odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/2006 – uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZDIJZ), 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, številka 113/2005 in 51/2007 – ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP) in prvega odstavka 248. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, številka 24/2006 – uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju: ZUP), o pritožbi (v nadaljevanju prosilec) z dne 30. 1. 2017, zoper odločbo Republike Slovenije, Komisije za preprečevanje korupcije, Dunajska cesta 56, 1000 Ljubljana (v nadaljevanju organ), št. 0900-41/2016-10 z dne 23. 1. 2017, v zadevi dostopa do informacij javnega značaja naslednjoO D L O Č B O:1. Pritožba prosilca z dne 30. 1. 2017 zoper odločbo Komisije za preprečevanje korupcije, št. 0900-41/2016-10 z dne 23. 1. 2017, se zavrne.2. V tem postopku posebni stroški niso nastali.O b r a z l o ž i t e v :Prosilec je na organ dne 23. 12. 2016 med drugim naslovil zahtevo za kopije vseh elektronskih sporočil, ki jih je javni uslužbenec, v času od začetka maja 2014 do konca avgusta 2014, v zvezi s primerom uslužbenke komisije, ki naj bi zlorabila službeno kartico za parkiranje, pisal predsedniku komisije in/ali ostalim članom senata komisije. Po mnenju prosilca se elektronska sporočila zagotovo nahajajo med prejetimi sporočili pri članih senata komisije, po prosilčevih informacijah pa so bila nekatera tudi posredovana policiji in so zato zagotovo knjižena tudi v aplikaciji SPIS.Organ je izdal odločbo št. 0900-41/2016-10 z dne 23. 1. 2017, s katero je zahtevo prosilca zavrnil, ker z zahtevanimi dokumenti ne razpolaga. V obrazložitvi odločbe je organ navedel, da je na podlagi vpogleda v evidenco, ki zajema dokumentarno gradivo (tudi aplikacijo SPIS), ugotovil, da z dokumenti - elektronskimi sporočili, kot to izhaja iz zahteve prosilca, ne razpolaga oziroma jih v navedeni evidenci ni. Glede na to, da se elektronska sporočila v evidenci, ki zajemajo dokumentarno gradivo (tudi aplikacija SPIS), ne nahajajo oziroma komisija z njimi ne razpolaga, je uradna oseba za dostop do informacij javnega značaja, za namen reševanja zahteve prosilca, pri vseh treh članih senata komisije preverila, ali morebiti razpolagajo oziroma imajo v posesti zahtevana e-sporočila v navedenem obdobju. Odgovor vseh treh članov senata komisije je bil, da z e-sporočili, ki naj bi jih/jih je javni uslužbenec v času od začetka maja 2014 do konca avgusta 2014, v zvezi s primerom uslužbenke komisije, ki naj bi zlorabila službeno kartico za parkiranje, pisal predsedniku komisije in/ali ostalim članom senata komisije, ne razpolagajo oziroma jih nimajo v posesti. Na podlagi tako izvedenega postopka je bilo ugotovljeno, da komisija z zahtevanimi dokumenti - e-sporočili, ne razpolaga v materializirani obliki, kar posledično pomeni, da zahtevana informacija ne obstaja. Organ je poudaril, da se lahko zagotovi prost dostop zgolj do informacij, ki dejansko že obstajajo. Postopek po ZDIJZ ni namenjen prisili ustvarjanja informacij ali ugotovitvi, da bi določene informacije morale obstajati. Organi, ki so zavezani po ZDIJZ, so dolžni omogočiti dostop le do že obstoječih informacij in niso dolžni ustvariti novega dokumenta, zbirati informacij, opravljati raziskav ali analizirati podatkov, da bi zadostili zahtevi prosilca. Glede na to, da komisija z zahtevanimi informacijami/e-sporočili ne razpolaga, saj pogoj iz prvega odstavka 1. člena ZDIJZ v povezavi s prvim odstavkom 4. člena ZDIJZ, tj. pogoj obstoja »materializirane oblike dokumenta«, v konkretnem primeru ni izpolnjen, je bilo treba zahtevo prosilca zavrniti. Organ je odločil, da v predmetnem postopku posebni stroški postopka niso nastali.Zoper odločbo iz prejšnjega odstavka je prosilec dne 30.1.2017 pri IP vložil pritožbo, ki jo je IP z dopisom z dne 31.1.2017, št. 092-14/2017/3 odstopil v reševanju organu. Prosilec je v pritožbi navedel, da se z odločitvijo organa ne strinja, saj po njegovi oceni navedbe organa ne držijo in je prepričan, da dokumenti obstajajo. Organ je pritožbo prosilca, z dopisom z dne 2. 2. 2017, št. 0900-41/2016-12, posredoval v odločanje IP kot pravočasno, dovoljeno in vloženo po upravičeni osebi. Pritožba ni utemeljena. IP pojasnjuje, da je kot organ druge stopnje v skladu z 247. členom ZUP dolžan preizkusiti izpodbijano odločbo v delu, v katerem jo pritožnik oziroma prosilec izpodbija. IP prvostopenjsko odločbo preizkusi v mejah pritožbenih navedb, po uradni dolžnosti pa preizkusi, ali ni prišlo v postopku na prvi stopnji do bistvenih kršitev postopka in ali ni prekršen materialni zakon.V konkretni zadevi ni sporno, da je organ zavezanec za posredovanje informacij javnega značaja po 1. členu ZDIJZ, sporno pa je vprašanje, ali z zahtevanimi informacijami razpolaga oz. ali te izvirajo iz njegovega delovnega področja. Organ je zahtevo prosilca namreč zavrnil iz razloga, ker zahtevanih elektronskih sporočil, ki naj bi jih javni uslužbenec v času od začetka maja 2014 do konca avgusta 2014, v zvezi s primerom uslužbenke komisije, ki naj bi zlorabila službeno kartico za parkiranje, pisal predsedniku komisije in/ali ostalim članom senata komisije, nima v posesti oz. z njimi ne razpolaga. Pritožba prosilca pa izhaja iz domneve, da organ z zahtevanimi informacijami razpolaga oz. da bi z njimi moral razpolagati. IP je zato v konkretnem postopku primarno ugotavljal, ali so pri zahtevanih informacijah izpolnjeni kriteriji za opredelitev informacije javnega značaja po 4. členu ZDIJZ. Iz navedene definicije so razvidni trije pogoji za obstoj informacije javnega značaja:1.) informacija mora izvirati iz delovnega področja organa; 2.) organ mora z njo razpolagati; 3.) nahajati se mora v materializirani obliki. Z namenom ugotovitve dejanskega stanja je IP dne 20. 2. 2017 pri organu opravil ogled in camera, na podlagi 11. člena ZInfP. Na ogledu je organ na vprašanje IP primarno pojasnil okoliščine glede primera, v okviru katerega naj bi potekala elektronska komunikacija, ki je predmet zahteve prosilca, in sicer z vidika, kdo je zadevo vodil in zoper koga, ali je bila odprta posebna zadeva v aplikaciji SPIS, kako so se zadeve evidentirale. Organ je pojasnil, da je bil v omenjeni zadevi odprt disciplinski postopek zoper uslužbenko organa. Na podlagi prijave je bila odprta še zadeva zaradi suma neetičnega ravnanja, ker je organ pristojen za obravnavo tovrstnih ravnanj v skladu z ZIntPK in poslovnikom organa, ki jo je vodil namestnik predsednika komisije. Odprta pa je bila še ena zadeva, v katero je bila zbrana dokumentacije iz obeh zgoraj navedenih spisov, s katero je organ do takrat razpolagal ter bila osebno posredovana Vrhovnemu državnemu tožilstvu za ukrepanje. Vrhovno državno tožilstvo je zadevo odstopilo na Okrožno državno tožilstvo v Ljubljani. Trenutno se o zadevi vodi preiskava pred Okrožnim sodiščem v Ljubljani. O tem je bil organ obveščen zaradi druge zahteve po ZDIJZ. Iz spisa, ki ga je organ posredoval IP, izhaja, da je uradna oseba za posredovanje informacij javnega značaja naredila uradni zaznamek z dne 3.1.2017, v katerem ugotavlja, da so člani komisije na njeno vprašanje, ali razpolagajo z zahtevanimi elektronskimi sporočili, odgovorili, da z njimi ne razpolagajo oz. jih nimajo v posesti. Na podlagi navedenega je IP prosil organ za dodatno pojasnilo, kako je uradna oseba vodila ugotovitveni postopek pri članih komisije. Organ je pojasnil, da je uradna oseba osebno z vsakim posebej opravila ustni pogovor in jih seznanila z zahtevo po ZDIJZ. Na njeno izrecno vprašanje, ali razpolagajo z zahtevanimi elektronskimi sporočili oziroma jih imajo v posesti, so vsi trije odgovorili, da z njimi ne razpolagajo oz. jih nimajo v posesti. Zaradi dvoma prosilca o pravilni ugotovitvi dejanskega stanja v izpodbijani odločbi je IP na ogledu in camera opravil razgovor s predsednikom komisije ter namestnikoma. Ponovno jim je bilo zastavljeno isto vprašanje, ali razpolagajo z zahtevanimi elektronskimi sporočili oziroma ali jih imajo v posesti. Namestnica je pojasnila, da se teh elektronskih sporočil spomni, vendar, ko je pogledala svojo elektronsko pošto, teh sporočil ni bilo več. Na podlagi pojasnila IP, da je prosilec navajal konkretne datume, je pojasnila, da je ponovno pogledala elektronsko pošto, vendar teh sporočil nima, je pa možno, da jih je sama izbrisala, ker je treba elektronski predal izprazniti, zagotovo pa ni brisala v času vložitve zahteve. Pojasni, da ta sporočila niso bila prvenstveno namenjena njej, in ker se je zadeva že vodila s strani drugih uslužbencev, ki je vodil postopek suma nedovoljenega in neetičnega ravnanja, poleg tega pa ni imela nobenih pooblastil za karkoli v tej zadevi, ni pošiljala teh elektronskih sporočil v evidentiranje. Opozorila je še, da je nastopila funkcijo 16.6.2014, kar pomeni, da je bila lahko vključena v komunikacijo šele od tega datuma naprej, in da sicer ni imela pooblastila za to delovno področje. Namestnik je pojasnil, da teh sporočil nima več, pogledal je med prejeto pošto in povedal, da je v tem času že večkrat brisal pošto, ker je poštni predal omejen. Teh sporočil se spomni, ni pa jih posebej zavedel v spis, ker je ta komunikacija potekala predno so se zadeve odprle. Poleg tega pa je nastopil funkcijo 16.6.2014, kar pomeni, da komunikacije z gospodom ni mogel imeti pred tem časom. Pooblastilo za vodenje postopka suma neetičnega ravnanja je dobil kasneje, dne 26. junija 2016. V juliju 2014 pa je bil opravičeno odsoten. Na vprašanje, kaj ve o zasegu policije, je pojasnil, da je predsednik komisije odnesel določeno dokumentacijo generalnemu državnemu tožilstvu. Vrhovno državno tožilstvo je nato zadevo odstopilo Okrožnemu državnemu tožilstvu v Ljubljani. Povedal je, da prejetih elektronskih sporočil, ki jih je imel v tej zvezi od , ni dal evidentirati v spis. Policija se v tej zadevi ni z njim pogovarjala niti ni zahtevala dokumentacije od njega. Povedal je, da je v tej zadevi vodil postopek suma neetičnega ravnanja, njegove ugotovitve se nahajajo v spisu, na podlagi njegove pobude se je uvedel še disciplinski postopek. Ugotovitveni postopek je potekal po ZIntPK in poslovniku. Opravil je dejanja, ki so bila potrebna za vodenje postopka. Teh elektronskih sporočil pa ni štel, da bi jih moral zavesti v zadevo, saj so zgolj izražali mnenje g. o zadevi v zvezi s parkiranjem uslužbenke in v njih ni bilo nobenih novih dejstev, pomembnih za zadevo. G. pa sicer ni bil uradno del teh postopkov. Predsednik je pojasnil, da je vpogledal v vsa sporočila iz navedenega časovnega okvira, ki ga navaja prosilec in da teh elektronskih sporočil v računalniku več ni. Zagotovi lahko, da jih sam izbrisal ni, vpogledal je tudi v arhiv elektronske pošte in ugotovil, da za določeno časovno obdobje oz. okno manjkajo vsa sporočila v tistem obdobju. Pojasnil je, da se teh elektronskih sporočil sicer spomni, ne more pa reči, koliko je bilo teh sporočil, lahko samo reče, da ni bilo samo eno. Ocenil je, da je šlo v tej zadevi za interno komunikacijo, ki se sicer ne evidentira v spis. Šlo je za neke vrste razgovor med uslužbencem in predsednikom, ki je potekal po elektronski pošti kot izražanje stališč o tej zadevi. Ta komunikacija torej ni bila namenjena uradnim potrebam vodenja samega postopka, niti njihova vsebina ni vplivala na vodenje odprtih postopkov, za kar so bili pristojni drugi, saj niti g. niti predsednik nista bila nosilca odprtih zadev. V tej zadevi se je sicer vodil uradni postopek (disciplinski in sum neetičnega ravnanja), zato ni bilo nobene potrebe, da bi se ta komunikacija knjižila v te zadeve. Glede navedb prosilca, da je elektronska sporočila zasegla policija, je predsednik pojasnil, da je osebno odnesel dokumentacijo, ki je bila do takrat zbrana v dveh zadevah, na Vrhovno državno tožilstvo, da zadevo preišče naprej, v skladu s svojimi pristojnostmi. V spisih ni elektronskih sporočil, zato tudi niso bila s strani KPK odnesena na tožilstvo. Predsednik je pojasnil, da policija el. sporočil ni zasegla na KPK, da pa je policija z njim na to temo opravila razgovor, ni pa zahtevala nobenih elektronskih sporočil, niti niso bila omenjena, saj niso bila tema razgovora. Predmet razgovora so bila ravnanja uslužbenke. Vsi postopki in zakonske pristojnosti organa v zvezi s parkiranjem uslužbenke so bili izvedeni in se trenutno vodijo na sodišču. IP je opravil razgovor tudi z višjim informatikom – analitikom, ki je zaposlen pri organu. Na vprašanje IP, kako poteka shranjevanje elektronske pošte pri organu, je pojasnil, da vsak uporabnik dobi poštni predal, prevzeto 512 mb prostora. Po potrebi se mu poveča, arhiviranje privzeto ni vklopljeno. Ko ima uporabnik zapolnjen prostor poštnega predala, mu sistem javi, da je prekoračil kvoto, če nič ne naredi, dobi pošto normalno, poslana pošta, pa se ne hrani v predal »poslano« in jo torej uporabnik ne vidi več. Prejeta pošta po njegovem vedenju ostaja v poštni zbirki. Glede arhiva je pojasnil, da se uporabniku nastavi ročno, nimajo pa ločenega Lotus Domino strežnika. Gre za dve NFS datoteki, ena je poštna zbirka uporabnika, druga pa je arhivska zbirka pošte, lahko je tudi več arhivskih. Hranijo se na način, da administrator nastavi arhiv pošte tako, da se hrani na mrežnem pogonu, ki je dostopen vsakemu uporabniku posebej. To lahko vidi uporabnik in administrator (s soglasjem). Arhivska zbirka je torej pri organu, na Ministrstvu za javno upravo pa je poštni strežnik MVS-1, ki je Domino strežnik in torej hrani aktivno zbirko. Če torej ni več elektronskega sporočila, je pojasnil, da je lahko izbrisano ali pa v arhivu, do katerega lahko dostopa uporabnik. Po navedbah članov komisije so v obravnavanem primeru vpogledali tudi v svojo arhivsko zbirko elektronske pošte, vendar z zahtevanimi elektronskimi sporočili ne razpolagajo več. Po mnenju višjega informatika-analitika sistem običajno sam ne briše, se pa lahko arhiviranje nastavi, da sam določi, kdaj gre pošta v arhiv. Za arhivsko zbirko pri organu so logi znotraj NFS datotek, vprašanje pa je, za kako dolgo časa nazaj se hranijo. Glede aktivne zbirke so logi pri MJU, ni mu pa poznano, kako dolgo se hranijo tam. Glede na navedeno IP ugotavlja, da zgoraj navedene osebe niso zanikale prejema zahtevanih elektronskih sporočil, vendar so vse ugotovile, da z zahtevanimi elektronskimi sporočili, ki so predmet zahteve, ne razpolagajo oziroma jih nimajo v posesti, zato jih ne morejo izročiti. Vse osebe so zanikale, da bi ob vložitvi zahteve prosilca, zahtevane informacije izbrisale. Hkrati je bilo nesporno ugotovljeno, da nobena od navedenih oseb, elektronskih sporočil ni posredovala v evidentiranje v uradno evidenco dokumentarnega gradiva, v aplikacijo SPIS kot »uradno pisanje«, saj so jo razumele kot del »interne« komunikacije, med uslužbenci organa. Očitno pa zahtevanih elektronskih sporočil kot »uradno pisanje« ni smatral oziroma obravnaval niti pošiljatelj elektronskih sporočil, javni uslužbenec. Organ je namreč pri pregledu aplikacije SPIS ugotovil, da zahtevana elektronska sporočila niso zavedena oziroma evidentirana v treh zgoraj navedenih zadevah, prav tako jih ni bilo mogoče najti s »splošnim iskanjem« po aplikaciji SPIS Lotus notes, na način, da je uradna oseba uporabila orodje »poizvedba« in pri tem uporabila več besednih iskalnih nizov npr. »ime in priimek«, »neetično ravnanje«, »disciplinski postopek«, itd., z vidika, če bi se zahtevana elektronska pošta morebiti nahajala kjerkoli v sistemu zadev, ki se vodijo pri organu. S slednjim se je na ogledu in camera seznanil tudi IP, ki je vpogledal v spise treh zgoraj navedenih zadev in v sistem Lotus notes. Zaradi navedenega pa IP tudi ni imel razloga, da bi obstoj zahtevanih informacij iskal z aplikacijo EventTrack, saj je slednja namenjena sledljivosti dokumentov, ki so se morebiti nahajali v zbirki SPIS, pa so bili potencialno izbrisani, saj je IP nesporno ugotovil, da nihče od prejemnikov elektronske pošte, po vsej verjetnosti pa niti pošiljatelj pošte, te niso evidentirali v zbirko SPIS, zato iz nje tudi ni mogla biti izbrisana, čemur je aplikacija EventTrack sicer namenjena. IP nadalje poudarja, da niti uradna oseba organa niti IP nimata pristojnosti pregledovati elektronskih poštnih predalov posameznih javnih uslužbencev oziroma funkcionarjev, zato jih tudi ne moreta »prisiliti« v morebitno izročitev zahtevanih informacij. Z vpogledom v elektronsko pošto javnih funkcionarjev ali javnih uslužbencev, z namenom ugotovitve ali z zahtevanimi informacijami razpolagajo, bi namreč posegli v ustavno zavarovano pravico do komunikacijske zasebnosti javnega uslužbenca oz. javnega funkcionarja. Ustava RS v 37. členu zagotavlja tajnost pisem in drugih občil. Samo zakon lahko predpiše, da se na podlagi odločbe sodišča za določen čas ne upošteva varstvo tajnosti pisem in drugih občil in nedotakljivost človekove zasebnosti, če je to nujno za uvedbo ali potek kazenskega postopka ali za varnost države[1]. V konkretnem primeru takšne okoliščine niso podane.Prav tako se v postopku po ZDIJZ IP ne more spuščati v vprašanje, ali bi tovrstna elektronska pošta morala biti evidentirana v uradno evidenco, saj je to stvar vsakokratne presoje uporabnika elektronske pošte, ne nazadnje pa zlasti tistega, ki jo je pošiljal. Saj samo pošiljatelj ve, s kakšnim namenom jo je pošiljal, oziroma kaj je želel z njo doseči v okviru opravljanja svojih del in nalog. Poudariti je treba, da noben zakon niti Uredba o upravnem poslovanju, ne predvidevata nobene sankcije za uslužbenca, ki opusti evidentiranje elektronske pošte v zbirko dokumentarnega gradiva organa, prav tako pa se ne šteje, da je vsa elektronska pošta, ki prispe ali je odposlana iz elektronskih predalov javnih uslužbencev, avtomatično službene narave in v posesti organa. Glede na navedeno je v okviru ugotavljanja materialne resnice uradna oseba v postopku po ZDIJZ dolžna zgolj izvesti ugotovitveni postopek v obliki poizvedbe pri osebah, ki so prejemniki elektronske pošte, ali z zahtevano informacijo razpolagajo ali ne in ali spada v delovno področje organa ali ne, na tem mestu pa se pristojnosti organa in IP ustavijo. IP tako poudarja, da pri presoji, ali gre za informacije javnega značaja, ni odločilno, ali je dokument evidentiran v uradno evidenco dokumentarnega gradiva ali ne, ampak je bistveno le vprašanje, ali zahtevana elektronska sporočila izpolnjujejo kriterije iz 4. člena ZDIJZ, v konkretnem primeru zlasti, ali je izpolnjen kriterij materializirane oblike. IP je nesporno ugotovil, da organ z zahtevanimi informacijami ne razpolaga, pri tem pa se, kot je bilo obrazloženo že zgoraj, IP nima pristojnosti spuščati v vprašanje, zakaj organ ne razpolaga z zahtevanimi informacijami. Organ je podrobno pojasnil vse okoliščine in dejstva, v zvezi zahtevanimi elektronskimi sporočili in pokazal zavzetost pri »iskanju« zahtevanih informacij, zato IP nima nikakršnega razloga, da organu ne bi verjel oziroma sledil njegovim navedbam, da z zahtevanimi elektronskimi sporočili ne razpolaga oziroma jih nima več v posesti. IP namreč ne vidi razlogov, zakaj bi organ prosilcu prikrival, da z njimi razpolaga. Oprijemljivih dejstev, zakaj bi organ imel interes »prikrivati« zahtevane informacije, prosilec ni navedel, celo nasprotno, prosilec je že sam vzpostavil dvom o obstoju dokumentov pri organu, kar dodatno pritrjuje odločitvi organa in ugotovitvam IP. IP ob tem poudarja, da je v postopku odločanja o zahtevah, vloženih na podlagi določb ZDIJZ, dolžan odločati le o zahtevah, ki se nanašajo na organ sam, na njegovo delo oz. na dokumente, s katerimi organ razpolaga. Zato dejstvo, da z zahtevanimi informacijami morebiti razpolaga kdorkoli drug (npr. pošiljatelj, katerikoli drug organ), v obravnavanem primeru ni relevantno. Niti IP niti organ v okviru določb ZDIJZ namreč nista dolžna oziroma bi celo prekoračila svoja pooblastila, če bi od drugih organov, ki morebiti razpolagajo z zahtevano informacijo, pridobivala informacije, ki jih prosilec želi od njega, zato, da bi zadostila zahtevi prosilca. ZDIJZ namreč jasno določa, da je posamezni organ dolžan omogočiti dostop samo do že obstoječih informacij, ni pa dolžan ustvariti novega dokumenta, zbirati informacij, opravljati raziskav ali analizirati podatkov. Prosilec pa seveda lahko kadarkoli vloži novo zahtevo za dostop do želenih informacij pri organih, za katere ocenjuje, da z njimi razpolagajo.Glede navedb prosilca, da je organ tudi v drugi zadevi št. 090-254/2015/3 šele v pritožbenem postopku predložil zahtevano elektronsko sporočilo, kar verjetno pri prosilcu vzbuja dvom v resničnost navedb organa, IP poudarja, da navedeni primer ne more predstavljati okoliščine, ki bi vselej vzbujala dvom v pravilnost odločitve organa. Še zlasti zato, ker je organ na ogledu in camera posebej poudaril, da je bila z vidika ugotavljanja dejanskega stanja, v smislu, da se opravi razgovor tudi z nosilci elektronske pošte, upoštevana tudi ta izdana odločba, saj je uradna oseba poleg vpogleda v zbirko SPIS, pri vseh treh članih senata, ki naj bi bili udeleženi v elektronski komunikaciji, preverila, ali morebiti razpolagajo oz. imajo v posesti navedena elektronska sporočila v navedenem obdobju. Med tem, ko v zadevi, na katero se sklicuje prosilec v pritožbi, uradna oseba v okviru postopka na prvi stopnji ni opravila razgovora z nosilcem elektronske pošte, temveč je to storila šele naknadno, saj ni vedela, da je to njena dolžnost, dokler je ni na to opomnil IP z zgoraj navedeno odločbo. Po mnenju uradne osebe organa je zato zadeva tokrat bistveno drugačna, s čimer se strinja tudi IP. V skladu z navedenim je IP, na podlagi 1. odstavka 248. člena ZUP, pritožbo prosilca, kot neutemeljeno zavrnil in potrdil odločitev organa. saj organ z zahtevanimi informacijami ne razpolaga. V tem postopku posebni stroški niso nastali. Ta odločba je v skladu s 30. točko 28. člena Zakona o upravnih taksah (Ur.l. RS, št. 42/2007 - uradno prečiščeno besedilo s spremembami in dopolnitvami - ZUT-UPB3) oproščena plačila upravne takse. Pouk o pravnem sredstvu:.Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, pač pa se lahko sproži upravni spor. Upravni spor se sproži s tožbo, ki se vloži v 30 dneh od vročitve te odločbe na Upravno sodišče, Fajfarjeva 33, Ljubljana. Tožba se lahko vloži pisno po pošti ali pri navedenem sodišču. Če se tožba pošlje priporočeno po pošti, se za dan izročitve sodišču šteje dan oddaje na pošto. Tožba z morebitnimi prilogami se vloži v najmanj treh izvodih. Tožbi je treba priložiti tudi to odločbo v izvirniku ali prepisu.Postopek vodila:Alenka Žaucer, univ. dipl. prav., svetovalka informacijske pooblaščenkeInformacijski pooblaščenec:mag. Kristina Kotnik Šumah, namestnica pooblaščenke
[1] Iz navedene določbe je razvidno več pogojev, ki morajo biti izpolnjeni za dopustnost posega v tajnost pisem in drugih občil, kadar gre pri tem tudi za poseg v zasebnost: 1) poseg je mogoč samo na podlagi določenega zakonskega pooblastila, ) poseg mora ex ante odobriti sodišče, 3) poseg mora biti časovno omejen, 4) poseg je dopusten, če je nujen za uvedbo ali potek kazenskega postopka ali za varnost države (Komentar Ustave Republike Slovenije / Lovro Šturm (urednik); [avtorji [komentarja] France Arhar … et al.]. Ljubljana: Fakulteta za podiplomske državne in evropske študije, 2002, v nadaljevanju: »Komentar U RS«, str. 399).