+-Datum: 18.01.2017 Številka: 090-278/2016 Kategorije: Ali dokument obstaja POVZETEK:Organ je posredoval prosilcu del zahtevanih informacij javnega značaja, v delu pa je zahtevo prosilca zavrnil, in sicer glede dopolnitve posredovanih informacij in glede zahtevanih informacij, s katerimi organ ne razpolaga. Prosilec je zoper odločbo organa vložil pritožbo, o kateri je odločil IP v pritožbenem postopku. IP je pritrdil organu, da je dolžan posredovati javno dostopne informacije javnega značaja v obliki kot z njimi razpolaga, torej da ni dolžan zahtevanih in posredovanih dokumentov dopolnjevati po navodilih prosilca, zato je pritožbo prosilca v tem delu zavrnil. Glede zahtevanih informacij, za katere je organ v izpodbijani odločbi navedel, da z njimi ne razpolaga, pa je IP ugotovil, da je mogoč dostop do teh informacij v materializirani obliki, zato je v tem delu pritožbi prosilca ugodil.ODLOČBA:Številka: 090-278/2016/6Datum: 19. 1. 2017Informacijski pooblaščenec po informacijski pooblaščenki Mojci Prelesnik (v nadaljevanju: IP) izdaja na podlagi 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, 51/07 - ZUstS-A; v nadaljevanju: ZInfP), tretjega in četrtega odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/06 – uradno prečiščeno besedilo, 117/06 – ZDavP2, 23/14, 50/14, 19/15 – Odl. US, 102/15 in 32/16; v nadaljevanju: ZDIJZ) ter prvega odstavka 248. in prvega odstavka 252. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06 – uradno prečiščeno besedilo, 105/06, 126/07, 65/08, 8/10 in 82/13; v nadaljevanju: ZUP) o pritožbi … (v nadaljevanju: prosilec) z dne 18. 10. 2016, zoper odločbo javnega zavoda Dom upokojencev Ptuj, Volkmerjeva cesta 10, 2250 Ptuj, št. ZDIJZ-16/2016 z dne 13. 10. 2016, v zadevi dostopa do informacije javnega značaja naslednjoODLOČBO:
Pritožbi prosilca z dne 18. 10. 2016 se delno ugodi in se odločba javnega zavoda Dom upokojencev Ptuj št. ZDIJZ-16/2016 z dne 13. 10. 2016 delno odpravi ter se odloči:
»Organ je dolžan v roku enaintridesetih (31) dni od vročitve te odločbe posredovati prosilcu kopije delov dokumenta »PREGLED INVENTURE« z dne 17. 2. 2016, in sicer kopije strani, na katerih se nahajajo popisi sredstev na naslednjih nahajališčih:- Nahajališče: 0400956 – SKLADIŠČE VRTNAR (stran 114);- Nahajališče: 0400958 – SKLADIŠČE O (stran 114);- Nahajališče: 0500023 – SKLADIŠČE D (stran 166);- Nahajališče: 0500025 – SKLADIŠČE HIŠNIK IN KAVARNA (strani 166 - 167);- Nahajališče: 0500026 – SKLADIŠČE PRALNICA (stran 167);- Nahajališče: 0500027 – SKLADIŠČE ČISTILA (stran 167);- Nahajališče: 0500028 – SKLADIŠČE VRTNAR (stran 167);- Nahajališče: 0500029 – SKLADIŠČE HIŠNIK – VZDRŽEVALEC (stran 168);- Nahajališče: 0500030 – SKLADIŠČE KADILNICA (strani 168 - 169);- Nahajališče: 0500034 – SKLADIŠČE ŠPORTNA OPREMA (strani 170 - 171);- Nahajališče: 0500035 – SKLADIŠČE D1 (stran 171);- Nahajališče: 0700306 – SKLADIŠČE S TEHNIČNO ROBO (stran 206);- Nahajališče: 0700307 – SKLADIŠČE S POSTELJAMI (strani 206 - 207);- Nahajališče: 0700310 – SKLADIŠČE – SPLOŠNO (stran 207),na način, da se prekrijejo vsi podatki o popisu sredstev v drugih prostorih ali okolici organa ter vsi podatki o revizijski nabavni vrednosti, odpisu in sedanji vrednosti sredstev (tudi za skladišča).
V preostalem delu (glede dopolnitve posredovanih dokumentov in posredovanja foto-gradiva) se pritožba prosilca zavrne.
Posebni stroški v postopku reševanja te pritožbe niso nastali.
Obrazložitev:Prosilec je 17. 9. 2016 zahteval pri organu vpogled ali objavo na spletni strani in obvestilo o objavi ali posredovanje:- kopij oziroma »scan« vseh zapisnikov opravljenih popisov vsega premičnega v vseh skladiščnih prostorih (z navedbo prostora, poimenovanje, ki je veljalo do 3. 12. 2014 kot lokacija Ptuj – skladišče fitnes, lokacija Ptuj – skladišče vodje splošno-tehnične službe št. 1, lokacija Ptuj – skladišče vodje splošno-tehnične službe št. 2, lokacija Ptuj – skladišče vzdrževalcev št. 1, Koper – skladišče vzdrževalca št. 1,…) v vseh enotah Doma Ptuj od 3. 12. 2014 do dne odpošiljanja;in/ali (če zapisniki popisov ne obstajajo)- kopij oziroma »scan« vseh opravljenih popisov vsega premičnega v vseh skladiščnih prostorih (z navedbo prostorov – kot je zapisano zgoraj), v vseh enotah Doma Ptuj od 3. 12. 2014 do dne odpošiljanja;- kopij oziroma »scan« zapisnika popisa vsega premičnega in/ali popis vsega premičnega v pisarni, ki je bila osnovni delovni prostor vodje splošno-tehnične službe; nekateri zahtevani dokumenti morajo izkazovati natančno stanje vsega premičnega v vseh prostorih, na zadnji dan dejanske uporabe teh prostorov s strani splošno-tehnične službe.Organ je o zahtevi prosilca odločil z odločbo št. ZDIJZ-16/2016 z dne 13. 10. 2016 (v nadaljevanju: izpodbijana odločba), s katero je zahtevi delno ugodil, in sicer je prosilcu posredoval opravljene popise vsega premičnega v skladiščnih prostorih, v vseh enotah organa, od 3. 12. 2014 do dneva prejema zahteve, in kopijo popisa vsega premičnega v pisarni, ki je bila osnovni delovni prostor vodje splošno-tehnične službe. Zahtevo prosilca po posredovanju kopij oziroma scanu vseh zapisnikov popisov premičnega v vseh skladiščnih prostorih z navedbo prostora, poimenovanje, ki je veljalo do 3. 12. 2014 kot lokacija Ptuj – skladišče fitnes, lokacija Ptuj – skladišče vodje splošno-tehnične službe št. 1, lokacija Ptuj – skladišče vodje splošno-tehnične službe št. 2, lokacija Ptuj – skladišče vzdrževalcev št. 1, Koper – skladišče vzdrževalca št. v vseh enotah organa od 3. 12. 2014 do dne odpošiljanja pa je organ zavrnil. V zvezi s posredovano dokumentacijo je organ še navedel, da ne obstajajo dokumenti z navedbo prostorov, kot jih je zapisal prosilec v svoji zahtevi, zato je v tem delu zahtevo prosilca zavrnil. Glede zavrnilnega dela organ navaja, da kopije oziroma scan vseh zapisnikov opravljenih popisov vsega premičnega v vseh skladiščnih prostorih (z navedbo prostora, poimenovanje, ki je veljalo do 3. 12. 2014 kot lokacija Ptuj – skladišče fitnes, lokacija Ptuj – skladišče vodje splošno-tehnične službe št. 1, lokacija Ptuj – skladišče vodje splošno-tehnične službe št. 2, lokacija Ptuj – skladišče vzdrževalcev št. 1, Koper – skladišče vzdrževalca št. 1,…) v vseh enotah Doma Ptuj od 3. 12. 2014 do dne odpošiljanja ne obstaja in organ z njo ne razpolaga.Prosilec je v pritožbi z dne 18. 10. 2016 navedel, da je prejel dva izvoda »Zapisnika vstopa v pisarno …« s popisom tega prostora, popis SKLADIŠČE 4, popis SKLADIŠČE … 2, popis SKLADIŠČA (prej arhiv) in popis SKLADIŠČA … 1. Organ je potreboval za pripravo dokumenta »Poročilo o opravljenem popisu neopredmetenih in opredmetenih osnovnih sredstev na dan 30. 6. 2015« in »Poročilo o opravljenem popisu neopredmetenih in opredmetenih osnovnih sredstev na dan 31. 12. 2015« popise vseh neopredmetenih in opredmetenih osnovnih sredstev v organu, torej je moral organ izdelati tudi popise vseh skladišč v vseh enotah organa. Ker organ ni posredoval vsega zahtevanega, prosilec zahteva, da mu pošlje organ manjkajoče popise oziroma dele generalnih popisov, ki zajemajo manjkajoče skladiščne prostore organa. Hkrati je organ še pozval, da posredovane dokumente dopolni in jih še enkrat pošlje z manjkajočimi podatki, in sicer z:- datumi pričetka in zaključka posameznega popisa;- lastnoročnimi podpisi članov komisije, ki je izvedla in zapisala dokument »Zapisnik vstopa v pisarno …«;- s tiskanimi črkami zapisana imena in priimke članov inventarne komisije. V dopolnitvi pritožbe z dne 23. 10. 2016 je zahteval, da mu organ posreduje še foto-gradivo domnevno prvega vstopa v skladišči »prej arhiv« in »… 1«.Organ po prejemu pritožbe izpodbijane odločbe ni nadomestil z novo ter je pritožbo prosilca, kot dovoljeno, pravočasno in vloženo s strani upravičene osebe, z dopisom št. ZDIJZ-16/2016 z dne 18. 11. 2016, poslal v pristojno odločanje IP 9. 12. 2016. Organ je pritožbi priložil dokumente, ki jih je posredoval prosilcu, oziroma spis št. ZDIJZ-16/2016. Na poziv IP z dne 14. 12. 2016 je organ 19. 12. 2016 posredoval pojasnilo in Pravilnik o računovodstvu z dne 1. 2. 2014 (v nadaljevanju: Pravilnik). V pojasnilu je organ še navedel, da ima poleg matične enote na naslovu zavoda še štiri dislocirane enote in da je popis izvajal v letu 2015, pred tem namreč od leta 2012 pri organu ni bil opravljen popis. Vsi zapisniki - popisi, s katerimi organ razpolaga, so zapisniki – popisi v enoti Ptuj, ostala skladišča, ki niso kot lokacije v popisu označena kot skladišče, so bila popisana kot vse ostale lokacije, in sicer s »skenerjem«, za kar obstaja dokument na cca. 1000 straneh. K slednjemu organ še navaja, da posamezna skladišča kot lokacije niso posebej označena, ampak so na lokaciji posamezne enote. Omenjen popis je v Pravilniku na strani 11. Izhajajoč iz pojasnil organa je IP 23. 12. 2016 pozval organ na posredovanje popisov, ki so bila opravljena s »skenerjem«. Organ je IP posredoval 5. 1. 2017 popise oziroma dokument, ki obsega pregled inventure po enotah organa.Pritožba je delno utemeljena.IP kot organ druge stopnje je v skladu z 247. členom ZUP dolžan preizkusiti odločbo v delu, v katerem jo izpodbija prosilec. Odločbo preizkusi v mejah pritožbenih navedb, po uradni dolžnosti pa preizkusi, ali ni prišlo v postopku na prvi stopnji do bistvenih kršitev postopka in ali ni prekršen materialni zakon. IP ugotavlja, da prosilec izpodbija odločbo organa v delu, v katerem je organ sicer prosilcu ugodil, vendar zahteva še, da organ že poslane dokumente ustrezno dopolni. Zahteva tudi, da mu organ pošlje še popise drugih skladiščnih prostorov, glede na to, da ni prejel vsega zahtevanega, in foto-gradivo prvega vstopa v skladišči »prej arhiv« in »… 1«. Ob tem IP navaja, da je štel kot pritožbo po vsebini že elektronski dopis prosilca z dne 18. 10. 2016 in kot dopolnitev le-te elektronski dopis prosilca z dne 23. 10. 2016, čeprav je bil izrecno opredeljen kot pritožba elektronski dopis prosilca z dne 8. 11. 2016. Že iz prvotnih elektronskih sporočil namreč izhaja, da se prosilec s posredovano odločbo ne strinja.IP uvodoma ugotavlja, da v obravnavanem primeru ni sporno, da je organ zavezanec po 1. členu ZDIJZ. Informacija javnega značaja je na podlagi določb 4. člena ZDIJZ informacija, ki izvira iz delovnega področja organa, nahaja pa se v obliki dokumenta, zadeve, dosjeja, registra, evidence ali drugega dokumentarnega gradiva, ki ga je organ izdelal sam, v sodelovanju z drugim organom, ali pridobil od drugih oseb.Iz navedenega izhaja, da iz definicije informacije javnega značaja izhajajo trije osnovni pogoji, ki morajo biti izpolnjeni kumulativno, in sicer:
informacija mora izvirati iz delovnega področja organa,
2. organ mora z njo razpolagati,3. nahajati se mora v materializirani obliki.IP tako nadalje ugotavlja, da ni sporno, da organ z zahtevanimi dokumenti, ki jih je že posredoval prosilcu, razpolaga v materializirani obliki, sporno v tem delu je, da prosilec zahteva dopolnitev posredovanih dokumentov. Sporen je tudi obstoj popisov skladišč v drugih enotah, vendar je IP v pritožbenem postopku ugotovil, da organ razpolaga tudi s popisi sredstev drugih skladiščnih prostorov dislociranih enot organa oziroma z obsežnejšim dokumentom »PREGLED INVENTURE«, iz katerega izhaja popis sredstev. Po navedbah organa je bil ta popis opravljen s »skenerjem«, vendar je mogoč izpis tega dokumenta v materializirani obliki, kar pomeni, da je pri tej zahtevani informaciji javnega značaja prav tako izpolnjen pogoj, ki je v teoriji poznan kot »kriterij materializirane oblike«.Predmet presoje IP so tako naslednji dokumenti:- Popis skladišče 4,- Popis skladišče, …,- Popis skladišča (prej arhiv),- Popis skladišče … 1,- Zapisnik vstopa v pisarno … z dne 24. 3. 2015 in popis vsebine dokumentacije v zvezi s sončnimi elektrarnami,- PREGLED INVENTURE.Popisi skladišč obsegajo popis sredstev, kot so TV aparati, pohištvo, svetila, živila, posteljnina, oblačila,…, ter število posameznih sredstev, na koncu posameznega dokumenta pa tudi podpise članov inventarne komisije. Popisi so ročno izpisani. Zapisnik vstopa v pisarno … (v nadaljevanju: Zapisnik) je računalniško izpisan in prav tako obsega popis sredstev, tudi popis pisarniškega materiala in dokumentov (dokumentov v zvezi s sončnimi elektrarnami,…). Prosilec je zahteval, da navedene dokumente, ki jih je že prejel, organ dopolni z datumi pričetka in zaključka posameznega popisa, lastnoročnimi podpisi članov komisije, ki je izvedla pregled in zapisala Zapisnik ter s tiskanimi črkami zapiše imena in priimke članov inventarne komisije.Glede navedene zahteve prosilca IP pojasnjuje, da so organi dolžni omogočiti prosilcem dostop le do že obstoječih informacij ter niso dolžni ustvarjati novih dokumentov, zbirati informacij, opravljati raziskav ali analizirati podatkov, da bi zadostili zahtevi prosilca,.. ZDIJZ namreč zagotavlja pravico pridobivanja že ustvarjenih dokumentov, s katerimi organ dejansko razpolaga (v fizični ali elektronski obliki) v času zahteve. Navedeno izhaja iz določbe prvega odstavka 4. člena ZDIJZ in tudi določbe prvega odstavka 1. člena ZDIJZ. Informacijo javnega značaja tako predstavlja samo dokument, ki že obstaja, je že ustvarjen oziroma dokument, ki ga je organ v okviru svojega delovnega področja že izdelal oziroma pridobil. Kot že navedeno, gre za pogoj, ki je v teoriji poznan kot »kriterij materializirane oblike«. Izhajajoč iz navedenega organ ni dolžan zahtevanih dokumentov dopolnjevati po navodilih prosilca, zato je IP pritožbo prosilca v tem delu zavrnil.Kot že navedeno, je organ na poziv IP posredoval dokument z nazivom »PREGLED INVENTURE« z dne 17. 2. 2016, »Pregled po nahajališčih (Izpis vseh)«, 307 strani. Dokument obsega podatke o posameznih sredstvih organa, med drugim zaporedno št., Id, nahajališče, STM, količina, revizijska nabavna vrednost, odpis in sedanja vrednost, v enotah organa in počitniških kapacitetah. Gre za popis sredstev v vseh prostorih, tudi v skladiščih, ki obsegajo med drugim popis stavb, sončnih elektrarn, TV aparatov, pohištva, invalidskih vozičkov, računalnikov, tiskalnikov, bele tehnike, …, vključujoč popis sredstev v okolici organa.Iz zahteve prosilca izhaja, da zahteva popise vsega premičnega v skladiščnih prostorih enot organa, zato se je IP pri presoji teh dokumentov omejil na te podatke. IP je tako ugotovil, da predmetni dokument obsega tudi podatke o premičnih sredstvih v posameznih skladiščih organa, in sicer pod posameznimi nahajališči, kot sledi:- Nahajališče: 0400956 – SKLADIŠČE VRTNAR;- Nahajališče: 0400958 – SKLADIŠČE O;- Nahajališče: 0500023 – SKLADIŠČE D;- Nahajališče: 0500025 – SKLADIŠČE HIŠNIK IN KAVARNA;- Nahajališče: 0500026 – SKLADIŠČE PRALNICA;- Nahajališče: 0500027 – SKLADIŠČE ČISTILA;- Nahajališče: 0500028 – SKLADIŠČE VRTNAR;- Nahajališče: 0500029 – SKLADIŠČE HIŠNIK – VZDRŽEVALEC;- Nahajališče: 0500030 – SKLADIŠČE KADILNICA;- Nahajališče: 0500034 – SKLADIŠČE ŠPORTNA OPREMA;- Nahajališče: 0500035 – SKLADIŠČE D1;- Nahajališče: 0700306 – SKLADIŠČE S TEHNIČNO ROBO;- Nahajališče: 0700307 – SKLADIŠČE S POSTELJAMI;- Nahajališče: 0700310 – SKLADIŠČE – SPLOŠNO.Ker IP po uradni dolžnosti ni ugotovil obstoja katere od izjem po 5.a in 6. členu ZDIJZ, je odločil kot izhaja iz 1. točke izreka te odločbe. Ker je prosilec zahteval le del informacij, ki so v zgoraj navedenih popis, je IP odločil, da mu mora organ omogočiti dostop do predmetnih dokumentov v obliki delnega dostopa. Iz postavljene zahteve in pritožbe prosilca namreč izhaja, da ta zahteva dostop le do popisa vsega premičnega v skladiščih, pri čemer je IP upošteval dokumente v takšni obliki kot je organ z njimi razpolagal v času vložitve zahteve prosilca. Ob tem IP še navaja, da se pri odločanju ni spuščal v presojo, kako in kdaj je organ dolžan opravljati popise svojih sredstev, ker za to nima pravne podlage. V okviru svojih pristojnosti je presojal obstoj in dostopnost zahtevanih informacij javnega značaja.Prosilec je v skladu z drugim odstavkom 17. člena ZDIJZ v zahtevi navedel več načinov, kako se želi seznaniti z vsebino zahtevanih informacij (vpogled, objava na spletni strani organa, posredovanje). Glede na to, da je prosilec prejel del zahtevane dokumentacije po pošti, sočasno z izpodbijano odločbo, in zoper ta način seznanitve z zahtevano dokumentacijo ni oporekal, je IP štel, da je tak način seznanitve z zahtevanimi informacijami za prosilca sprejemljiv, zato je odločil, kot izhaja iz 1. točke izreka te odločbe.V zvezi z dopolnitvijo posredovane dokumentacije s foto-gradivom, zahtevano z elektronskim sporočilom z dne 23. 10. 2016, IP navaja, da zahteva prosilca z dne 17. 9. 2016 tega ni obsegala, sprememba zahtevka pa je v skladu z določbami 133. člena ZUP mogoča do izdaje odločbe na prvi stopnji. V pritožbenem postopku sprememba zahteve torej ni mogoča, zato pritožba prosilca v tem delu ni dovoljena.Glede navedb prosilca, da so zahtevane informacije pomembne za razjasnitev dejstev, povezanih s trenutnimi preiskavami tožilstva, policije in sodišča, pa IP navaja, da je predmet postopka po ZDIJZ presoja, ali so zahtevane informacije javnega značaja, in če so, ali so javno dostopne (v celoti ali delno). Če so informacije javnega značaja javno dostopne, so dostopne vsakomur (pravni ali fizični osebi) ne glede na pravni interes. Ne glede na ZDIJZ lahko posameznik kot stranka postopka oziroma, če izkaže pravni interes, zahteva vpogled v posamezni spis na podlagi specialnih predpisov, ki urejajo področje, v okviru katerega se postopek vodi (npr. 128. člen Zakona o kazenskem postopku za kazenski postopek).IP je na podlagi navedenih argumentov in pravnih podlag pritožbi prosilca ugodil v delu in v skladu z drugim odstavkom 252. člena ZUP izpodbijano odločbo delno odpravil in sam rešil zadevo, kot to izhaja iz točke 1 izreka te odločbe. Organ je namreč glede obstoja popisa sredstev v vseh enotah organa napačno ugotovil dejansko stanje in posledično napačno uporabil materialno pravo. V preostalem delu je IP pritožbo prosilca zavrnil, ko to izhaja iz točke 2 izreka te odločbe.V postopku reševanja te pritožbe niso nastali posebni stroški. Ta odločba je v skladu s 30. točko 28. člena Zakona o upravnih taksah (Uradni list RS, št. 106/10 – uradno prečiščeno besedilo, 14/15 – ZUUJFO, 84/15 – ZZelP-J in 32/16) oproščena plačila upravne takse.Pouk o pravnem sredstvu:Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, pač pa se lahko sproži upravni spor. Upravni spor se sproži s tožbo, ki se vloži v 30 dneh od vročitve odločbe na Upravno sodišče RS, Fajfarjeva 33, 1000 Ljubljana. Tožba se lahko vloži pisno po pošti ali neposredno pri navedenem sodišču. Če se tožba pošlje priporočeno po pošti, se za dan izročitve sodišču šteje dan oddaje na pošto. Tožba z morebitnimi prilogami se vloži v najmanj treh izvodih. Tožbi je treba priložiti tudi to odločbo v izvirniku ali prepisu. Postopek vodila: Nataša Siter, univ.dipl.prav.,svetovalka IPInformacijski pooblaščenec:Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,informacijska pooblaščenka
