Odvetnica Kunstelj Maja Marija - Uprava RS za varno hrano, veterinarstvo in varstvo rastlin
+-Datum: 29.11.2016 Številka: 090-242/2016 Kategorije: Ali dokument obstaja, Ali gre za zlorabo pravice POVZETEK:Prosilka je od organa zahtevala vse odločbe iz leta 2014, 2015 in 2016, ki jih je izdal OU Maribor, glede na določene kriterije. Organ je zahtevo prosilke zavrnil s sklicevanjem na 5. odstavek 5. člena ZDIJZ. IP je v pritožbenem postopku ugotovil, da v konkretnem primeru ne gre za zlorabo po ZDIJZ, zato je preverjal obstoj zahtevnih dokumentov. IP je ugotovil, da organ zahtevanih dokumentov ne more enostavno in hitro priklicati iz elektronske zbirke, saj bi moral, da bi zadostil zahtevi prosilke, vsebinsko presojati vsak posamezni dokument v zbirki (cca. 2250 dokumentov), kar pa predstavlja ustvarjanje novega dokumenta. IP je tako ugotovil, da je izrek izpodbijane odločbe organa zakonit, vendar obrazložen z napačnimi razlogi, zato je pritožbo prosilke kot neutemeljeno zavrnil.ODLOČBA: Številka: 090-242/2016/4Datum: 30. 11. 2016Informacijski pooblaščenec po informacijski pooblaščenki Mojci Prelesnik (v nad. IP), na podlagi 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Ur. l. RS, št. 113/05 in 51/07-ZUstS-A; v nad. ZInfP), 3. in 4. odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Ur. l. RS, št. 51/06-UPB2, 117/06–ZDavP-2, 23/14-ZDIJZ-C, 50/14-ZDIJZ-D, 19/15–odl. US in 102/15-ZDIJZ-E; v nad. ZDIJZ) in 3. odstavka 248. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Ur. l. RS, št. 24/06 – UPB, 105/06–ZUS-1, 126/07-ZUP-E, 65/08-ZUP-F in 8/10-ZUP-G in 82/13-ZUP-H; v nad. ZUP), o pritožbi… (v nad. prosilka), zoper odločbo Uprave RS za varno hrano, veterinarstvo in varstvo rastlin, Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana (v nad. organ), št. 090-1/2016/159 z dne 3. 10. 2016, v zadevi dostopa do informacij javnega značaja izdaja naslednjoO D L O Č B O
Pritožba prosilke zoper odločbo Uprave RS za varno hrano, veterinarstvo in varstvo rastlin, št. 090-1/2016/159 z dne 3. 10. 2016, se zavrne.
V postopku reševanja te pritožbe niso nastali posebni stroški.
OBRAZLOŽITEV:Prosilka je dne 5. 9. 2016 na Upravo RS za varno hrano, veterinarstvo in varstvo rastlin, Območna uprava Maribor, naslovila zahtevo za posredovanje odločb, izdanih v letih 2014, 2015 in 2016, s katerimi:- je bil odrejen odvzem in usmrtitev psov po ZZZiv;- je bilo lastnikom psov odrejeno obvezno šolanje psa po ZZZiv;- so bile fizičnim osebam izrečene globe po 4. točki 45. člena ZZZiv, v zvezi s 6. alinejo 1. odstavka 15. člena ZZZiv.Organ je dne 8. 9. 2016 prejel s strani Uprave RS za varno hrano, veterinarstvo in varstvo rastlin, Območna uprava Maribor odstopljeno zahtevo prosilke v obravnavo.Organ je o zahtevi prosilke odločil z odločbo št. 090-1/2016/159 z dne 3. 10. 2016, s katero je zahtevo v celoti zavrnil s sklicevanjem na 5. odstavek 5. člena ZDIJZ. V obrazložitvi izpodbijane odločbe je organ uvodoma navedel, da je prosilka v obdobju od 10. 12. 2015 do 5. 9. 2016 na organ naslovila več zahtev za posredovanje informacij javnega značaja, natančneje štiri. Zadnjo (razširjeno) zahtevo, z dne 5. 9. 2016, je prosilka vložila na podlagi zavrnilne odločbe organa št. 090-1/2016/125 z dne 23. 8. 2016, izdane na podlagi zahteve prosilke z dne 17. 8. 2016. Po prepričanju organa prosilka z vlaganjem zahtev organ prekomerno in nepotrebno zasipava z delom, kar predstavlja oviro za učinkovito delo organa, ne samo na področju dostopa do informacij javnega značaja, temveč na vseh njegovih delovnih področjih. Organ zaradi izjemne količine dela, ki je posledica ravnanja prosilke, pravic strank v drugih postopkih ne more ustrezno zavarovati. Zaradi količine upravnega dela v zvezi z zahtevo prosilke bi nastale tudi zamude pri drugih postopkih, ki jih vodi organ, saj bi po mnenju organa morali pri odločanju o konkretni zadevi – glede na že ugotovljeno težavno iskanje dokumentov po točno določenih kriterijih (odločba IP št. 090-31/2016/4 z dne 4. 3. 2016) – sodelovati tudi inšpektorji vseh območnih uradov. Prosilka je bila že v predhodnih postopkih seznanjena, da je dokumente, ki se nanašajo na točno določen kriterij v točno določenem obdobju, nemogoče priklicati iz elektronskih evidenc organa, ampak bi bilo za to potrebno odpiranje posameznih zadev in branje vsakega dokumenta posebej, da bi se ugotovilo, ali ustrezajo zahtevi ali ne. Kljub temu je prosilka ponovno vložila novo, še bolj kompleksno zahtevo. Iz narave vsebine zahtevanih informacij izhaja, da reševanje obravnavane zahteve prosilke terja delo celotnega organa in ne le odgovorne osebe za posredovanje informacij javnega značaja. V iskanje zahtevanih dokumentov bi bilo namreč po mnenju organa potrebno vključiti tudi vse uradne veterinarje, ki delajo na področju zaščite živali, da bi dokumente ročno odbrali iz spisov v fizični obliki in jih posredovali uradni osebi v nadaljnjo obravnavo. Posledica takšne zahteve je upočasnitev dela organa tudi na drugih področjih, zlasti pa na področju izvajanja uradnega nadzora in ne le na področju dostopa do informacij javnega značaja. Prosilka po mnenju organa ne zasleduje namena ZDIJZ, temveč s svojim načinom vlaganja zahtev otežuje delo organa, kar dejansko pomeni zlorabo pravice dostopa do informacij javnega značaja.Zoper odločbo organa je prosilka dne 24. 10. 2016 vložila pritožbo, v kateri navaja, da je odločitev organa neutemeljena in nezakonita, saj zahteva, vložena dne 5. 9. 2016, ni v nobeni povezavi s prejšnjimi zahtevami. Po mnenju prosilke je organ zlorabo pravice dostopa do informacij javnega značaja tolmačil preveč ohlapno, saj bi lahko na podlagi takšne utemeljitve in s sklicevanjem na predhodne, pa čeprav vsebinsko nepovezane zahteve, na enak način zavrnil popolnoma vsako njeno zahtevo. Dodatno prosilka navaja, da se njena zahteva nanaša izključno na odločbe, ki so bile izdane s strani Območnega urada Maribor, in ne celotnega organa na območju cele RS, zato je zahtevo tudi vložila na Območni urad Maribor.IP je dne 27. 10. 2016 prejel dopis organa št. U090-1/2016/165 z dne 25. 10. 2016, s katerim mu je ta, na podlagi 245. člena ZUP, odstopil pritožbo, kot dovoljeno, pravočasno in vloženo s strani upravičene osebe. V dopisu je organ dodatno pojasnil, da iz vsebine zahteve prosilke ne izhaja, da se zahtevane odločbe nanašajo le na Območni urad Maribor. Ne glede na to, da naj bi se zahteva prosilke nanašala le na Območni urad Maribor, pa po mnenju organa odbira dokumentov ne bi bila nič lažja, saj organ vodi enotno evidenco dokumentarnega gradiva za vse organizacijske enote. IP je, na podlagi 11. člena ZInfP, dne 22. 11. 2016 pri organu opravil ogled in camera. Na ogledu in camera je organ uvodoma pojasnil, da se dokumenti iz prve in druge alineje zahteve prosilke nahajajo v računalniškem programu Lotus Notes, SPIS 4, pri čemer pa omenjeni program ne omogoča iskanja dokumentov po območnih uradih, ampak le po inšpektorjih. Na Območnem uradu Maribor je na področju zdravstvenega varstva in zaščite živali (Oddelek za veterinarstvo), na katerega se tudi nanaša zahteva prosilke, zaposlenih 9 inšpektorjev. Organ je dodatno še pojasnil, da v svojih evidencah zadeve vodi po področjih dela, ki so označena s klasifikacijskimi znaki. Klasifikacijske oznake zadev, ki vsebujejo dokumente o odvzemih, usmrtitvah in šolanju psov so: U06170 (zdravstveno varstvo živali), U06172 (zaščita hišnih živali), U06174 (nadzor nad označevanjem in sledljivostjo živali), U06175 (nadzor nad premiki živali) in U3440 (zdravstveno varstvo in zaščita živali). IP je na ogledu in camera vpogledal v tekočo evidenco dokumentarnega gradiva SPIS 4, pri čemer je ugotovil, da je iskanje po evidenci v konkretnem primeru možno le po letih, posameznih inšpektorjih in klasifikacijskih znakih, pri čemer iskanje po ključnih besedah npr. »odvzem«, »usmrtitev«, »šolanje« ni mogoče oz. ne vrne natančnih/popolnih rezultatov. V tem primeru sistem namreč izpiše le dokumente, ki so tako poimenovani oz. označeni, seveda pa je potrebno upoštevati, da avtorji dokumentov te sami knjižijo v sistem, kar pomeni, da jih tudi različno označujejo/poimenujejo, posledično pa takšen način iskanja zahtevanih dokumentov ne da popolnih rezultatov. Najbolj natančen izbor med zadevami je tako le z iskanim kriterijem po letnici zadeve, klasifikacijskem znaku ter po posameznem inšpektorju, kar pa pomeni, da je potreben pregled vsake posamezne zadeve in pri posamezni zadevi tudi vpogledati v posamezni dokument oz. odločbo. Vsebina zahtevanih dokumentov je praviloma razvidna le tako, da se odpre vsak posamezni dokument. IP je na ogledu in camera ugotovil, da bi bilo v konkretnem primeru potrebno, v tekoči zbirki dokumentarnega gradiva SPIS 4, za posameznega inšpektorja pregledati cca. 250 zadev, pri čemer bi bilo potrebno odpreti vsak posamezni dokument oz. odločbo in se vsebinsko seznaniti z njegovo vsebino, da bi se ugotovilo, ali ustreza zahtevi prosilke iz prve in druge alineje ali ne. Lahko se zgodi tudi, da sta v določeni zadevi zavedeni dve odločbi, npr. najprej ureditvena odloča (npr. da mora lastnik urediti ustrezne pogoje za žival), nato pa odločba o odvzemu živali, kar pomeni, da bi bilo potrebno v posamezni zadevi odpreti najmanj dve odločbi, da bi se ugotovilo, ali ustreza zahtevi prosilke. Poleg tekoče zbirke dokumentarnega gradiva SPIS 4 bi bilo potrebno na enak način pregledati tudi dokumente, ki se nahajajo v aktivni zbirki. Glede zahteve prosilke pod tretjo alinejo je organ na ogledu in camera pojasnil, da do danes še ni izdal prekrškovne odločbe oz. plačilnega naloga, ki bi ustrezal zahtevi prosilke. Organ je na ogledu in camera tudi kontaktiral direktorja Območnega urada Maribor, ki je pritrdil uradni osebi za dostop do informacij javnega značaja, da Območni urad Maribor še nikoli ni izdal prekrškovne odločbe oz. plačilnega naloga, ki bi ustrezal zahtevi prosilke. Pritožba ni utemeljena. IP kot organ druge stopnje je v skladu z 247. člena ZUP dolžan preizkusiti odločbo v delu, v katerem jo prosilec izpodbija. Odločbo preizkusi v mejah pritožbenih navedb, po uradni dolžnosti pa preizkusi, ali ni prišlo v postopku na prvi stopnji do bistvenih kršitev postopka in ali ni prekršen materialni zakon. IP ugotavlja, da v obravnavanem primeru ni sporno, da je organ zavezanec po 1. odstavku 1. člena ZDIJZ, ki med drugimi določa kot zavezance tudi državne organe. Informacija javnega značaja je na podlagi določbe 4. člena ZDIJZ informacija, ki izvira iz delovnega področja organa, nahaja pa se v obliki dokumenta, zadeve, dosjeja, registra, evidence ali drugega dokumentarnega gradiva, ki ga je organ izdelal sam, v sodelovanju z drugim organom, ali pridobil od drugih oseb. Iz navedenega izhaja, da iz definicije informacije javnega značaja izhajajo trije osnovni pogoji, ki morajo biti izpolnjeni kumulativno, in sicer informacija mora izvirati iz delovnega področja organa, organ mora z njo razpolagati in nahajati se mora v materializirani obliki. Organ je v obravnavanem primeru z izpodbijano odločbo zavrnil zahtevo prosilke, ker naj bi ta predstavljala zlorabo pravice dostopa do informacij javnega značaja, zato je IP v nadaljevanju najprej presojal to vprašanje. Zloraba pravice dostopa do informacij javnega značaja(5. odstavek 5. člena ZDIJZ) Organ je zavrnil zahtevo prosilke na podlagi 5. odstavka 5. člena ZDIJZ, ki določa, da lahko organ prosilcu izjemoma zavrne dostop do zahtevane informacije, če prosilec z eno ali več funkcionalno povezanimi zahtevami očitno zlorabi pravico dostopa do informacij javnega značaja oz. je očitno, da so zahteva ali zahteve šikanoznega značaja. Za zlorabo pravice gre v primeru, ko subjekt prestopi meje pravno zavarovanega upravičenja tako, da s tem ogroža oz. posega v pravico drugega. Če hočemo določiti meje pravice tistemu, ki jo je prekoračil, moramo izhajati iz pojma pravice in njene vsebinske opredelitve. Pravna norma pogosto ne more dati določnega in jasnega odgovora na vprašanje, kakšen naj bo obseg pravice v konkretnem primeru. Odgovor nam da šele ustvarjalna interpretacija prava (Marijan Pavčnik, Zloraba pravice, Časopisni zavod Uradni list SR Slovenije, Ljubljana 1986, str. 5). Poudariti je treba, da je presoja obstoja zlorabe pravice institut, ki ga je treba uporabljati z veliko mero previdnosti in le tam, kjer je to nujno potrebno. Kriterije, ki opredeljujejo zlorabo pravice, je treba razlagati ozko in v vsakem primeru posebej. Utemeljitev obstoja zlorabe pravice mora vselej ostati skrajno sredstvo v postopkih odločanja o zahtevah za posredovanje informacij javnega značaja in se sme uporabiti le v primeru, če od organa objektivno ni mogoče pričakovati, da bo zahteve prosilca obravnaval v skladu z določbami ZDIJZ. IP se je o zlorabi pravice dostopa do informacije javnega značaja že večkrat izrekel in v odločbah št. 090-254/2015/2 z dne 26. 11. 2015 in št. 090-19/2016 z dne 12. 5. 2016 obširno obrazložil institut zlorabe pravice, pojem pravice in njene vsebinske opredelitve, navedel kriterije za opredelitev zlorabe pravice v pravni teoriji in praksi, ki se lahko uporabijo tudi v zvezi s pravico dostopa do informacij javnega značaja ter se opredelil, kdaj se zahteva prosilca šteje za šikanozno. IP poudarja, da je ob presoji navedene izjeme omejitve dostopa do informacij javnega značaja dokazno breme na organu. Organ v začetku obrazložitve izpodbijane odločbe po datumih navaja predhodno vložene zahteve prosilke (tri zahteve, in sicer z dne 20. 12. 2015, 26. 2. 2016 in 17. 8. 2016). IP ob tem navaja, da je predmet tega pritožbenega postopka zahteva prosilke z dne 5. 9. 2016, torej zahteva glede katere je organ izdal predmetno izpodbijano odločbo, zato se IP do navedb v zvezi z drugimi zadevami, ki jih navaja organ v obrazložitvi izpodbijane odločbe, ne opredeljuje. Dejstvo, da je prosilka že prej uresničevala svojo pravico dostopa do informacij javnega značaja, samo po sebi še ne vzpostavlja zlorabe pravice v smislu 5. odstavka 5. člena ZDIJZ. Da bi prosilka zlorabila svojo pravico, bi skladno z navedeno določbo morala na organ nasloviti eno ali več funkcionalno povezanih zahtev za dostop do informacij javnega značaja, ki bi predstavljale očitno zlorabo pravice dostopa do informacij javnega značaja, pri čemer pa v konkretnem primeru ni tako. V obravnavanem primeru organ tudi ni izkazal dejstev, na podlagi katerih bi bilo mogoče utemeljiti, da bi obravnavanje zahteve prosilke prekomerno obremenilo delo organa in zaradi tega organ ne bi mogel ustrezno zavarovati pravic strank v drugih postopkih. Ni namreč mogoče objektivno predvideti, da bi obravnavanje predmetne zahteve (v povezavi s preteklimi zahtevami prosilke, naslovljenimi na organ) do te mere oviralo delo organa, da svojih preostalih nalog ne bi mogel več izvajati in zato pravic strank v drugih postopkih ne bi mogel ustrezno zavarovati. Organ je v izpodbijani odločbi zgolj na splošno navedel, da bi obravnavanje predmetne zahteve ohromilo delo organa, saj bi reševanje obravnavane zahteve prosilke terjalo delo celotnega organa in ne le odgovorne osebe za posredovanje informacij javnega značaja, pri čemer organ niti ni preveril morebitnega obstoja oz. obsega zahtevanih dokumentov. IP ocenjuje, da na podlagi tako nekonkretizirane trditve, organ ni uspel izkazati da je v konkretnem primeru prišlo do zlorabe pravice dostopa do informacij javnega značaja.V tem delu IP dodatno še pojasnjuje, da ne gre v vsakem primeru za zlorabo pravice, če prosilec pri istem zavezancu zahteva informacije večkrat ali zahteva informacije večjega obsega. Tudi v pravni teoriji je zastopano stališče, da mora biti meja, da bi vloženo zahtevo lahko opredeliti kot zlorabo, izjemno visoka. Takšno stališče je v več primerih zavzel IP, pritrdilo pa mu je tudi Upravno sodišče RS, ki je v sodbi št. U 92/2006-8 z dne 4. 10. 2007 med drugim navedlo, da »je zmotno mnenje tožeče stranke, da lahko razlog za zavrnitev dostopa do informacij javnega značaja predstavlja enormno število dokumentov, ki bi jih bilo potrebno prosilcu izročiti oz. mu omogočiti vpogled, kar bi lahko pripeljalo do resne motnje v poslovanju organa, ker ne bi mogel zagotavljati opravljanja svoje dejavnosti«. Glede na navedeno IP ni mogel slediti trditvi organa, da je prosilka z zahtevo z dne 5. 9. 2016 očitno zlorabila pravico dostopa do informacij javnega značaja, zato je IP v nadaljevanju pritožbenega postopka ugotavljal obstoj zahtevanih informacij.Obstoj zahtevanih informacijV tem delu IP uvodoma pojasnjuje, da je organ ravnal napačno, ko je zahtevo prosilke obravnaval na način, da se zahtevane informacije nanašajo na vse območne urade organa in ne le na Območni urad Maribor. Organ namreč ni upošteval dejstva, da je prosilka zahtevo za dostop do zahtevanih informacij naslovila na Območni urad Maribor, od katerega je tudi želela pridobiti zahtevane informacije, ki pa je nato predmetno zadevo odstopil uradni osebi za dostop do informacij javnega značaja v pristojno reševanje na t.i. glavni območni urad – Ljubljana. Zahtevo prosilke gre tako obravnavati na način, da so predmet zahteve izključno dokumenti, ki so bili izdani s strani Območnega urada Maribor, kar izhaja tudi iz pritožbenih navedb prosilke. V kolikor je bil organ v dilemi, ali se zahteva prosilke nanaša na dokumente izdane v vseh območnih uradih organa ali le na dokumente izdane s strani Območnega urada Maribor, kamor je bila tudi naslovljena predmetna zahteva, bi moral prosilko pred odločitvijo pozvati na dopolnitev oz. na zjasnitev, česar pa organ v konkretnem primeru ni storil. Predmet zahteve prosilke oz. predmet pritožbenega postopka so tako vse odločbe organa, ki jih je Območni urad Maribor izdal v letih 2014, 2015, 2016 in se nanašajo na odvzem/usmrtitev psov po ZZZiv, obvezno šolanje psov po ZZZiv in na izrečene globe fizičnim osebam po 4. točki 45. člena ZZZiv, v zvezi s 6. alinejo 1. odstavka 15. člena ZZZiv.Kot že zgoraj navedeno, je IP na ogledu in camera ugotovil, da je iskanje po računalniškem programu Lotus Notes, SPIS 4 v konkretnem primeru možno le po posameznih inšpektorjih (konkretno po devetih inšpektorjih iz Območnega urada Maribor), klasifikacijskih znakih (U06170; U06172; U06174; U06175; U3440) in letnici zadeve (2014, 2015, 2016 (do 5. 9. 2016)), pri čemer iskanje po ključnih besedah npr. »odvzem«, »usmrtitev«, »šolanje« ni mogoče oz. ne vrne natančnih/popolnih rezultatov. Najbolj natančen izbor med zadevami je tako možen le z iskanim kriterijem po letnici zadeve in klasifikacijskem znaku, v okviru posameznega inšpektorja iz Območnega urada Maribor, kar pa pomeni, da je potreben pregled vsake posamezne zadeve in pri posamezni zadevi tudi vsebinsko vpogledati v vsak posamezni dokument oz. odločbo, da bi se ugotovilo, ali predmetni dokument ustreza zahtevi prosilke ali ne, pri čemer je potrebno upoštevati, da je potrebno pregledati dokumente iz aktivne in tekoče zbirke računalniškega programa Lotus Notes, SPIS 4 - samo v tekoči zbirki bi bilo potrebno pregledati cca. 2250 zadev.Glede na ugotovljeno bi torej moral organ, da bi pridobil vse informacije, ki so predmet zahteve prosilke pod prvo in drugo alinejo, zbirati informacije, analizirati zadeve ter ustvariti novo zbirko, česar pa v okviru obveznosti po ZDIJZ organ ni dolžan storiti. Izdelava zbirke podatkov, kjer je za njeno pripravo potrebna vsebinska presoja organa, kot je to tudi v konkretnem primeru, po presoji IP namreč predstavlja ustvarjanje novega dokumenta. Takšno stališče glede ustvarjanja novih zbirk dokumentov v zadevah dostopa do informacij javnega značaja izhaja tudi iz sodne prakse upravnega sodišča (sodba II U 79/2009-10 z dne 20. 1. 2010).Pri tem IP izrecno pripominja, da je treba smisel dostopa do informacij javnega značaja iskati v javnem in odprtem delovanju zavezanca, preko katerega se lahko preizkusi tudi pravilnost in zakonitost delovanja. Ob tem pa je treba upoštevati, da se lahko zagotovi prost dostop zgolj do informacij, ki dejansko že obstajajo. Pritožbeni postopek ne more biti namenjen prisili ustvarjanja informacij ali ugotovitvi, da bi določene informacije morale obstajati. IP je namreč organ, ki je, na podlagi 1. odstavka 2. člena ZInfP, pristojen za odločanje o pritožbi zoper odločbo, s katero je organ zavrgel ali zavrnil zahtevo ali drugače kršil pravico do dostopa ali ponovne uporabe informacije javnega značaja ter v okviru postopka na drugi stopnji tudi za nadzor nad izvajanjem zakona, ki ureja dostop do informacij javnega značaja in na njegovi podlagi izdanih predpisov. Zato IP skladno z načelom zakonitosti, organu ne more naložiti, naj prosilcu posreduje dokumentacijo, s katero ne razpolaga. Organi, ki so zavezani po ZDIJZ, so dolžni omogočiti dostop le do že obstoječih informacij in niso dolžni ustvariti novega dokumenta, zbirati informacij, opravljati raziskav, ali analizirati podatkov, da bi zadostili zahtevi prosilca. Izjema od napisanega so le informacije, ki se nahajajo v računalniških bazah, nastalih v zvezi z dejavnostjo organa (v tem primeru velja, da jih organ lahko relativno hitro in enostavno prikliče iz sistema). Sicer pa se dolžnost posredovanja informacij nanaša le na tako imenovane »surove« informacije (več: Komentar Zakona o dostopu do informacij javnega značaja, doc. dr. Senko Pličanič s soavtorji, Inštitut za javno upravo pri Pravni fakulteti v Ljubljani, 2005, str. 83). Upoštevaje navedeno IP nima pravne podlage, da bi odločal o nujnosti oz. obveznosti organa, da ustvari in vodi novo evidenco oz. zbirko dokumentov, ki ustrezajo pogojem prosilke. Takšno stališče glede ustvarjanja novih zbirk dokumentov v zadevah dostopa do informacij javnega značaja izhaja tudi iz sodne prakse upravnega sodišča (sodba II U 79/2009-10 z dne 20. 1. 2010). V predmetni sodbi je sodišče ugotovilo, da zbirka dokumentov pri organu - sodišču ne obstaja, ker računalniški sistem, v katerem organ vodi spise, ne omogoča iskanja po kriterijih, kot jih je v zadevi zahteval prosilec, hkrati pa tudi ne obstaja pravna podlaga, ki bi organu nalagala izdelavo takšne zbirke. Iskanje in odbiranje dokumentov po kriterijih, kot izhajajo iz prve in druge alineje zahteve prosilke, bi torej predstavljalo ustvarjanje novega dokumenta, česar pa organ ni dolžan storiti. Do drugačnega zaključka pa v konkretnem primeru ne morejo pripeljati niti kriteriji ugotavljanja obstoja dokumenta, kadar gre za dokumente v računalniških bazah. Ti se uporabijo takrat, ko bi sicer priprava zahtevanih dokumentov tehnično gledano predstavljala ustvarjanje novega dokumenta, vendar pa je zaradi narave informacijskega sistema, ki bi omogočal relativno hitro in enostavno pripravo podatkov, praksa razvila zrelativiziran pristop (glej npr. sodbo: IU 1167/2014-12 z dne 28. 8. 2015). V skladu s tem pristopom mora biti priprava zahtevanega dokumenta iz računalniškega sistema za organ relativno hitra in enostavna. IP se je na ogledu in camera prepričal, da iskanje zahtevanih dokumentov v računalniškem sistemu Lotus Notes, SPIS 4 ne omogoča enostavnega in hitrega priklica dokumentov, ki so predmet zahteve prosilke pod prvo in drugo alinejo. Ob tem IP pojasnjuje, da v konkretnem primeru ne gre za vprašanje, katere dokumente organ ima, temveč, ali je dolžan na zahtevo prosilke vložiti nesorazmeren vložek časa in truda, da pripravi zbirko po kriterijih, kot jih zahteva prosilka. Gre namreč zato, da bi organ moral po vsebinskih kriterijih, ki jih je določila prosilka, šele presoditi, ali dokumenti v zbirko sodijo, kar pa predstavlja ustvarjanje novega dokumenta. Če je za takšno ustvarjanje novega dokumenta potreben nesorazmeren vložek časa in truda, pa tudi, ko se dokumenti nahajajo v računalniških bazah, priprava takšne zbirke predstavlja ustvarjanje novega dokumenta. Glede zahteve prosilke iz tretje alineje je IP sledil navedbam organa, da z dokumentom, ki bi ustrezal zahtevi prosilke, ne razpolaga, saj še nikoli ni izdal prekrškovne odločbe oz. plačilnega naloga, ki bi ustrezal postavljenim kriterijem prosilke, in sicer iz razloga ker se zahteva prosilke nanaša na fizične osebe, zakonske določbe, na katere se v zahtevi prosilka sklicuje, pa se nanašajo na pravne osebe ali samostojne podjetnike posameznike. Glede na navedeno dokument, ki bi se nanašal na fizično osebo, v povezavi s prekrškovno določbo za pravno osebo, tako ne more obstajati. V tem delu IP še dodaja, da tudi v primeru, če bi organ razpolagal z zahtevanimi dokumenti, bi bilo potrebno zahtevo prosilke v tem delu zavrniti iz enakega razloga, kot je potrebno zavrniti zahtevo prosilke pod prvo in drugo alinejo. Organ bi namreč tudi v tem primeru moral fizično pregledati vse prekrškovne zadeve iz leta 2014, 2015 in 2016 ter pri posamezni zadevi tudi vpogledati v posamezni dokument oz. odločbo/plačilni nalog in ga vsebinsko analizirati, da bi ugotovil, ali predmetni dokument ustreza zahtevi prosilke in postavljenim kriterijem, kar pa bi, glede na že zgoraj pojasnjeno, pomenilo ustvarjanje novega dokumenta oz. zbirke, česar pa na podlagi določb ZDIJZ organ ni dolžan storiti.Glede na zgoraj navedeno IP zaključuje, da je 1. točka izreka izpodbijane odločbe organa zakonita, vendar obrazložena z napačnimi razlogi. Organ z zahtevanimi dokumenti dejansko ne razpolaga, kar pomeni, da niso izpolnjeni vsi pogoji za obstoj informacije javnega značaja po 1. odstavku 1. člena ZDIJZ v zvezi s 1. odstavkom 4. člena ZDIJZ. Manjka pogoj, ki je v teoriji poznan kot »kriterij materializirane oblike«. Izhajajoč iz navedenega je IP pritožbo prosilke, na podlagi 3. odstavka 248. člena ZUP, zavrnil, kot izhaja iz 1. točke izreka te odločbe, v obrazložitvi svoje odločbe pa navedel pravilne razloge.Posebni stroški v tem postopku niso nastali. Ta odločba je v skladu s 30. točko 28. člena Zakona o upravnih taksah (Ur. l. RS, št. 106/10 - UPB5, s spr. in dop.) oproščena plačila upravne takse.Pouk o pravnem sredstvu:Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, temveč se lahko sproži upravni spor. Upravni spor se sproži s tožbo, ki se vloži v 30 dneh od vročitve te odločbe na Upravno sodišče, Fajfarjeva 33, Ljubljana. Tožba se lahko vloži pisno po pošti ali pri navedenem sodišču. Če se tožba pošlje priporočeno po pošti, se za dan izročitve sodišču šteje dan oddaje na pošto. Tožba z morebitnimi prilogami se vloži v najmanj treh izvodih. Tožbi je treba priložiti tudi to odločbo v izvirniku ali prepisu.Postopek vodila:Tanja Švab, dipl.upr.ved.,raziskovalka IPInformacijski pooblaščenec:Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,informacijska pooblaščenka
