+-Datum: 08.11.2016 Številka: 090-210/2016 Kategorije: Ali dokument obstaja, Kršitev materialnega prava POVZETEK:Prosilec je od organa zahteval podatke o vseh vodenih postopkih za pridobitev gradbenega dovoljenja pri organu v določenem obdobju. Organ je zavrnil zahtevo prosilca zaradi neobstoja zahtevanih informacij v materializirani obliki. IP je v pritožbenem postopku ugotovil, da so vse zahtevane informacije zavedene pri organu v sistemu Lotus Notes in da jih je mogoče pridobiti na enostaven način. Posledično je IP zaključil, da je organ na podlagi zmotne ugotovitve dejanskega stanja napačno uporabil materialno pravo. Zato je pritožbi prosilca ugodil in zadevo vrnil organu v ponovni postopek.ODLOČBA:Številka: 090-210/2016/4Datum: 9. 1. 2016Informacijski pooblaščenec po informacijski pooblaščenki Mojci Prelesnik (v nadaljevanju IP), izdaja na podlagi 2. čl. Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Ur. l. RS, št. 113/05 in 51/07-ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP), 2. odst. 15. čl. ter 3. in 4. odst. 27. čl. Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Ur. l. RS, št. 51/06- uradno prečiščeno besedilo, 117/06 – ZDavP2, 23/14-ZDIJZ-C, 50/2014-ZDIJZ-D in 19/2015 – odl. US; v nadaljevanju ZDIJZ) in 3. odst. 251. čl. Zakona o splošnem upravnem postopku (Ur. l. RS, št. 24/06 - uradno prečiščeno besedilo, 105/06 – ZUS-1, 126/07- ZUP-E, 65/08-ZUP-F, v nadaljevanju ZUP), o pritožbi … (v nadaljevanju prosilec) z dne 5. 9. 2016, zoper odločbo, z dne 30. 8. 2016, št. 090-41/2016/2, Upravne enote Izola, Cesta v Pregavor 3a, 6310 Izola (v nadaljevanju organ), v zadevi odobritve dostopa do informacij javnega značaja naslednjoO D L O Č B O:1. Pritožbi prosilca se ugodi in se 2. tč. izreka odločbe Upravne enote Izola št. 090-41/2016/2, z dne 30. 8. 2016 odpravi ter se zadeva v tem delu vrne organu prve stopnje v ponovni postopek. Organ mora o zadevi odločiti najpozneje v 30 (tridesetih) dneh od prejema te odločbe.
V postopku reševanja te pritožbe posebni stroški niso nastali.
OBRAZLOŽITEV:Prosilec je, dne 12. 8. 2016, od organa kot stranka postopka v skladu z 82. čl. ZUP zahteval popis spisa št. 351-32/2015. Po ZDIJZ je zahteval posredovanje podatkov o vseh vodenih postopkih za pridobitev gradbenega dovoljenja pri organu v letu 2015 in 2016, in sicer za vsak posamezen PGD:- številka zadeve s pripisom imena in priimka javnega uslužbenca, ki je postopek vodil,- datum vloge investitorja za PGD,- datum, ko je organ zahteval dopolnitev vloge,- datum popolne vloge,- datum vabila strankam in stranskim udeležencem v postopku na seznanitev z nameravano gradnjo in datum vabila na ustno obravnavo,- datum izdaje gradbenega dovoljenja,- trajanje (datum začetka in zaključka) morebitnega ponovnega postopka PGDOrgan je odločil o obeh zahtevah z odločbo št. 090-41/2016/2, z dne 30. 8. 2016, pri čemer je v II. tč. izreka v celoti zavrnil dostop do informacij, ki jih je prosilec zahteval po ZDIJZ. V obrazložitvi je navedel, da podatki po alinejah, kot je to navedeno v zahtevi, ne obstajajo v obliki obstoječega dokumenta, niti ni možno teh podatkov na enostaven način pridobiti iz računalniških baz. Organ torej ne razpolaga z dokumentom, ki bi vseboval zahtevane podatke in bi ga moral ustvariti na novo. Organ bi torej za ugoditev zahtevi moral najprej ustvariti zbirko zadev z zahtevanimi podatki. Da bi organ ustvaril navedeno zbirko, bi moral najprej poiskati vse zadeve, ki so se vodile na podlagi vlog za izdajo gradbenega dovoljenja. Do nekaterih podatkov bi sicer v sistemu Lotus Notes - SPIS lahko dostopal skozi zbirko Upravna statistika - za UE0002 - Gradbeno dovoljenje (ZGO-1) - Izpis izvirnih podatkov - število upravnih zadev, začetih v poročevalnem obdobju. Iz tako pridobljenega izpisa bi bila poleg imena, priimka in naslova vložnika ter opisa zadeve, razvidna še številka zadeve in številka, ki v signirnem načrtu označuje posameznega javnega uslužbenca, ki mu je bila zadeva dodeljena v reševanje oz. jo je po predodelitvi reševal in zaključil. Iz izpisa ni razvidno, ali je zadevo od začetka do rešitve vodil isti javni uslužbenec. Vse ostale zahtevane podatke pa je možno pridobiti le na način, da se odpre vsak »gradbeni spis«, vsebinsko preveri dokumente v spisu in podatke vpisuje v nov dokument (tabelo). Organ ne vodi evidence dokumentov po vsebinskih področjih - npr. vabilo strankam, razpis ustne obravnave, temveč se v aplikaciji vodijo dokumenti po vrsti dokumenta, in sicer vhodni, izhodni, lastni dokument. Da bi torej organ zadostil pogojem zahteve, kot jo je postavil vložnik, bi moral odpreti vse navedene spise in v njih po opisanem postopku vsebinsko oz. ročno poiskati in kronološko obdelati zahtevane podatke, kar po mnenju organa predstavlja ustvarjanje novega dokumenta.Zoper 2. tč. izreka odločbe organa je prosilec, dne 5. 9. 2016, vložil pritožbo, v kateri je navedel, da je v postopku izdaje gradbenega dovoljenja za njegovo stanovanjsko hišo organ prekoračil čas za reševanje zadeve za 10x, glede na predpisani čas za zaključek postopka. Zato je prosilec za uveljavitev pravnih sredstev želel pridobiti podatke o vodenju vseh drugih enakovrstnih postopkov pri organu. Prosilec meni, da ne drži trditev organa, da ne razpolaga z zahtevanimi informacijami v materializirani obliki. Podatki o vodenju vseh postopkov izdaje gradbenih dovoljenj so vodeni v popisih spisov in so takoj dostopni. Prosilec je zahteval zgolj večino podatkov, ki izhajajo iz popisov spisa, saj le-ti vsebujejo lahko tudi npr. druge podatke o datumu uradnih zaznamkov, plačilu nadomestil, ipd. Tudi podatki o referentu, ki je zadevo obravnaval, so z lahkoto dostopni.Organ je pritožbo prosilca kot dovoljeno, pravočasno in vloženo s strani upravičene osebe, z dopisom št. 090-41/2016/5, z dne 19. 9. 2016, s prilogami, poslal v odločanje IP.IP je z namenom razjasnitve dejanskega stanja, dne 8. 11. 2016, pri organu opravil ogled in camera. Organ je v sistemu Lotus Notes kot primer odprl naključen ''gradbeni spis'' iz leta 2015. IP je ugotovil, da je iz osnovnega lista zadeve razviden javni uslužbenec, ki je postopek vodil in datum popolne vloge. Iz popisa zadeve pa so razvidni datum vloge investitorja za PGD, datum, ko je organ zahteval dopolnitev vloge, datum vabila strankam in stranskim udeležencem v postopku na seznanitev z nameravano gradnjo in datum vabila na ustno obravnavo, datum izdaje gradbenega dovoljenja, datum začetka in zaključka morebitnega ponovnega postopka. Podatek o trajanju morebitnega ponovnega postopka ni razviden, ga je pa mogoče izračunati na podlagi zgoraj navedenih podatkov. Iz popisa spisa so razvidni tudi drugi podatki (npr. datumi uradnih zaznamkov, datum dostave potrdila o poravnanem komunalnem prispevku, datumi sklepov, osebni podatki strank in stranskih udeležencev itd.).Pritožba je utemeljena.IP najprej pojasnjuje, da je kot organ druge stopnje v skladu z 247. čl. ZUP dolžan preizkusiti odločbo v delu, v katerem jo prosilec izpodbija. Prvostopenjsko odločbo preizkusi v mejah pritožbenih navedb, po uradni dolžnosti pa preizkusi, ali ni prišlo v postopku na prvi stopnji do bistvenih kršitev postopka in ali ni prekršen materialni zakon. Iz izpodbijane odločbe izhaja, da je organ odločitev oprl izključno na ugotovitev, da zahtevane informacije ne obstajajo v materializirani obliki. IP je na ogledu in camera ugotovil, da so praktično vse zahtevane informacije zavedene v sistemu Lotus Notes in da jih je mogoče pridobiti na enostaven način. Vse zahtevane informacije (razen podatka o trajanju morebitnega ponovnega postopka PGD) so namreč zavedene v osnovnem listu in popisu posamezne zadeve. Iz osnovnega lista zadeve je razviden javni uslužbenec, ki je postopek vodil, številka zadeve in datum popolne vloge. Iz popisa zadeve pa so razvidni datum vloge investitorja za PGD, datum, ko je organ zahteval dopolnitev vloge, datum vabila strankam in stranskim udeležencem v postopku na seznanitev z nameravano gradnjo in datum vabila na ustno obravnavo, datum izdaje gradbenega dovoljenja, datum začetka in zaključka morebitnega ponovnega postopka. Organ torej razpolaga z zahtevanimi informacijami v materializirani obliki.IP ob tem poudarja, da prosilec ni zahteval enega dokumenta oz. tabele, ki naj bi jo organ na novo ustvaril in bi kumulativno vsebovala vse zahtevane informacije, temveč je zahteval točno določene informacije o vseh vodenih postopkih za pridobitev gradbenega dovoljenja v določenem obdobju, in sicer ne glede na to, v katerem dokumentu in v kakšni materializirani obliki se nahajajo. Iz definicije informacije javnega značaja, kot jo določa 4. člen ZDIJZ, namreč izhaja, da je pojem informacije treba šteti v najširšem smislu kot vsako materializirano vsebino, ne glede na obliko. Posledično IP ugotavlja, da je organ na podlagi zmotne oz. nepopolne ugotovitve dejanskega stanja napačno uporabil materialno pravo.Navedena napačna uporaba materialnega predpisa in nepopolno ugotovljeno dejansko stanje sta rezultirala v nepravilni in nezakoniti odločitvi, zato je IP izpodbijano odločbo odpravil. Ker pa je IP kot drugostopenjski organ, enako kot organ prve stopnje, dolžan spoštovati temeljna načela upravnega postopka, je dolžan upoštevati tudi načelo ekonomičnosti postopka, kot ga določa 14. čl. ZUP. Postopek je torej treba voditi hitro, kar pomeni tudi s čim manjšo zamudo za stranke in druge udeležence v postopku, vendar tako, da se preskrbi vse, kar je potrebno, da se lahko ugotovi dejansko stanje, zavarujejo pravice in pravne koristi stranke ter izda zakonita in pravilna odločba. IP je ocenil, da bo pomanjkljivosti postopka na prvi stopnji hitreje in bolj ekonomično odpravil sam organ prve stopnje, saj bo z vpogledom v lastno dokumentacijo hitreje popolno ugotovil dejansko stanje. IP je zato zadevo vrnil organu v ponovno reševanje. V skladu s 3. odst. 251. čl. ZUP mora organ druge stopnje, kadar odpravi izpodbijano odločbo in zadevo vrne organu prve stopnje v ponovno odločanje, s svojo odločbo opozoriti organ prve stopnje, glede česa je treba dopolniti postopek. Organ bo v ponovljenem postopku moral ugotoviti, kateri točno določeni dokumenti vsebujejo informacije, ki jih zahteva prosilec, katere informacije so to in ali te informacije izpolnjujejo pogoje za obstoj informacije javnega značaja. Organ bo moral nato natančno ugotoviti in konkretno obrazložiti, v katerem delu zahtevane informacije predstavljajo izjemo od prostega dostopa in iz česa to izhaja. Če so izpolnjeni pogoji za obstoj izjeme od prostega dostopa, mora organ, za vsak posamezen dokument, presoditi, in ali je mogoče uporabiti institut delnega dostopa po 7. čl. ZDIJZ. Na podlagi vsega navedenega IP zaključuje, da je pritožba utemeljena, ker je organ zmotno oz. nepopolno ugotovil dejansko stanje in napačno uporabil materialni predpis, zato je bilo treba, na podlagi 3. odst. 251. čl. ZUP, skladno z razlogi, navedenimi v obrazložitvi te odločbe, 2. tč. izreka izpodbijane odločbe odpraviti in zadevo vrniti v ponovno odločanje prvostopenjskemu organu. Organ mora o zahtevi prosilca odločiti nemudoma, najpozneje pa v roku tridesetih (30) dni od prejema te odločbe, pri čemer mora upoštevati napotke IP, ki so podani v tej odločbi.Posebni stroški v tem postopku niso nastali. Ta odločba je v skladu s 30. tč. 28. čl. Zakona o upravnih taksah (Ur. l. RS, št. 42/2007 - uradno prečiščeno besedilo s spremembami in dopolnitvami) oproščena plačila upravne takse.Pouk o pravnem sredstvu:Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, niti upravni spor.Postopek vodil:Jan Merc, univ. dipl. prav.asistent svetovalca IPInformacijski Pooblaščenec:Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.informacijska pooblaščenka
