Prosilec - Zavod za pokojninsko in invalidsko zavarovanje
+ -Številka: 090-179/2016
Kategorije: Ali dokument obstaja, Osebni podatek
POVZETEK:Prosilec je zahteval naslednje informacije: kateri uslužbenci oziroma uradne osebe (ime, priimek ter datum in kraj opravljanja), imajo opravljen preizkus strokovne usposobljenosti pri pristojnem arhivu (8. odstavek 39. člen ZVDAGA); podatek, kdaj je organ oziroma njegova OE Maribor izročila arhivu (na podlagi 40. člena ZVDAGA) javno arhivsko gradivo, ki je nastalo v letu 1970 (datum izročitve, datum podpisa zapisnika o izročitvi in prevzemu arhivskega gradiva ter navedbo, kje se ta zapisnik hrani). Prosilec je še zapisal, da v primeru, da je pri organu zagotovljena lastna hramba arhivskega gradiva, zahteva podatek, na osnovi katere odločbe pristojnega arhiva je javno arhivsko gradivo, nastalo v letu 1970, v lastni hrambi pri organu. V primeru, da odločba ni bila izdana, je prosilec zahteval podatek, kdaj je organ podal predlog za izdajo dovoljenja za lastno varstvo arhivskega gradiva (točen datum zahteve ter kateremu organu je bila poslana). Prosilec je organ vprašal še, v kakšni obliki in kje so shranjeni spis in ostali dokumenti upravne zadeve priznanja posebne dobe očetu prosilca. Organ je v celoti zavrnil zahtevo, ker z dokumenti ne razpolaga. Prosilec se je pritožil. Organ je pritožbo odstopil v reševanje IP. IP je v ugotovitvenem postopku ugotovil, da organ razpolaga z dokumentom, iz katerega je razvidno v kakšni obliki se nahaja spis in kje se nahaja, zato je organu naložil, da prosilcu dokument posreduje. ODLOČBA: Številka: 090-179/2016/8Datum: 6. 10. 2016Informacijski pooblaščenec po informacijski pooblaščenki Mojci Prelesnik (v nadaljevanju IP) izdaja na podlagi drugega odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/2006-UPB2, 117/2006 – ZDavP-2, 23/2014 - ZDIJZ-C, 50/2014-ZDIJZ-D, 19/2015 – odl. US in 102/2015-ZDIJZ-E; v nadaljevanju ZDIJZ), 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/2005 in 51/2007 – ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP) in prvega odstavka 248. člena ter prvega odstavka 252. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, številka 24/2006 – uradno prečiščeno besedilo, 105/2006 – ZUS-1, 126/2007- ZUP-E, 65/2008-ZUP-F, 8/2010-ZUP-G in 82/2013-ZUP-H; v nadaljevanju ZUP) o pritožbi ……………………………, z dne 1. 8. 2016 (v nadaljevanju prosilec), zoper odločbo Zavoda za pokojninsko in invalidsko zavarovanje, Kolodvorska ulica 15, 1000 Ljubljana (v nadaljevanju organ), št. 090-8/2016-02930 z dne 28. 7. 2016, v zadevi odobritve dostopa do informacije javnega značaja naslednjo
O D L O Č B O:1. Pritožbi prosilca z dne 1. 8. 2016 se delno ugodi in se odpravi peta alineja 1. točke odločbe Zavoda za pokojninsko in invalidsko zavarovanje, št. 090-8/2016-02930 z dne 28. 7. 2016 ter se odloči: Organ mora prosilcu v roku enaintrideset (31) dni od prejema te odločbe v obliki fotokopije posredovati: prvo stran spisa št. 313911, pri čemer mora organ prekriti ime in priimek osebe v zadevi spisa ter izpis (print screen) iz računalniške aplikacije CICS – pisarniško poslovanje za spis 313911 za dan 28. 7. 2016, iz katerega je razvidno, kje se je tega dne spis št. 313911 nahajal. 2. Pritožba prosilca se zavrne glede dostopa do varovanih osebnih podatkov, ki jih je organ dolžan prekriti v skladu s prejšnjo točko tega izreka ter dostopa do dokumentov, s katerimi organ ne razpolaga.3. V tem postopku posebni stroški niso nastali.
O b r a z l o ž i t e v :Prosilec je dne 16. 6. 2016 na organ naslovil zahtevo za dostop do informacij javnega značaja. Zahteval je naslednje informacije: kateri uslužbenci oziroma uradne osebe (ime, priimek ter datum in kraj opravljanja), imajo opravljen preizkus strokovne usposobljenosti pri pristojnem arhivu (8. odstavek 39. člen ZVDAGA); podatek, kdaj je organ oziroma njegova OE Maribor izročila arhivu (na podlagi 40. člena ZVDAGA) javno arhivsko gradivo, ki je nastalo v letu 1970 (datum izročitve, datum podpisa zapisnika o izročitvi in prevzemu arhivskega gradiva ter navedbo, kje se ta zapisnik hrani). Prosilec je še zapisal, da v primeru, da je pri organu zagotovljena lastna hramba arhivskega gradiva, zahteva podatek, na osnovi katere odločbe pristojnega arhiva je javno arhivsko gradivo, nastalo v letu 1970, v lastni hrambi pri organu. V primeru, da odločba ni bila izdana, je prosilec zahteval podatek, kdaj je organ podal predlog za izdajo dovoljenja za lastno varstvo arhivskega gradiva (točen datum zahteve ter kateremu organu je bila poslana). Prosilec je organ vprašal še, v kakšni obliki in kje so shranjeni spis in ostali dokumenti upravne zadeve priznanja posebne dobe očetu prosilca.Organ je dne 28. 7. 2016 izdal odločbo št. 090-8/2016/-02930, s katero je zahtevo prosilca zavrnil. V obrazložitvi je zapisal, da dokumenta o tem, kateri uslužbenci oziroma uradne osebe v ZPIZ Slovenije, OE Maribor imajo opravljen preizkus strokovne usposobljenosti pri pristojnem arhivu ter katero delovno mesto zasedajo, pri organu ni, saj na Območni enoti Maribor noben uslužbenec nima tega opravljenega preizkusa. Prav tako tudi ni dokumenta o tem, kdaj je organ izročil Arhivu RS javno arhivsko gradivo, ki je nastalo v letu 1970, saj dokumentarnega gradiva, ki je nastalo v letu 1970, organ OE Maribor Arhivu RS ni izročil. Dokumenta oziroma odločbe pristojnega arhiva, na podlagi katere je javno arhivsko gradivo, nastalo v letu 1970 v lastni hrambi pri ZPIZ OE Maribor, pri organu ni, saj taka odločba ni bila izdana, je pojasnil organ. Dokumenta oziroma podatka o tem, kdaj je ZPIZ OE Maribor podal predlog za izdajo dovoljenja za lastno varstvo arhivskega gradiva pri organu ni, saj tak predlog ni bil podan. Zahtevane dokumentacije pri organu torej ni, podatki se ne nahajajo v materializirani obliki. Glede zadnje alineje zahteve - v kakšni obliki in kje je shranjen spis in dokumenti upravne zadeve priznanja posebne dobe prosilčevemu očetu, je organ zapisal, da prosilec ni navedel nobenega konkretnega, že obstoječega dokumenta, temveč je zahtevo postavil v obliki vprašanja, na katero bi bilo možno odgovoriti le z ustvarjanjem novega dokumenta oziroma komentiranjem zastavljenega vprašanja. Zahteva, ki je oblikovana v obliki vprašanja, temelji na nerazumevanju sistema dostopa do informacij javnega značaja, kot izhaja iz prvega odstavka 4. člena ZDIJZ. Organ na podlagi ZDIJZ ni dolžan prosilcu odgovarjati na vprašanja ter dajati pojasnil.Prosilec se je dne 1. 8. 2016 pritožil in navedel, da se pritožuje, ker želi ugotoviti naziranje IP v
primerih, ko bi organ moral ravnati po zdravi pameti in pravu in ne ozko »črkobralsko« uporabljati zakona. Prosilec je izrazil tudi svoje mnenje glede organiziranosti in dela organa. Prosilec je zapisal, da zahtevane informacije potrebuje zaradi zagotovitve listinskega dokaza oziroma dodatne potrditve, da organ krši določila 40. in 62. člena ZVDAGA (vse to, kar navajajo in potrjujejo, da niso naredili, bi namreč morali narediti; poleg tega pa na osnovi tega nezakonitega ravnanja utemeljujejo drugo nezakonito ravnanje). Glede zahteve, v kateri obliki hrambe (papirni, digitalni, na mikrofilmu), je pri organu shranjen konkreten spis upravne zadeve, je uradna oseba - namesto, da bi ugotovila in nato enostavno sporočila, da gre za klasično papirno obliko hrambe oziroma za hrambo na mikrofilmu - v predzadnjem odstavku obrazložitve odločbe zapisala, da dokument v materialni obliki še ni ustvarjen in po mnenju prosilca, podobne »nebuloze«. Če državljani ne morejo, oziroma ne smejo pridobiti podatka, v kakšni obliki organ hrani spise upravnih zadev, je res nekaj zelo hudo narobe. Prosilec je še dodal, da bo nadalje ukrepal, ko bo svoje delo opravil še Inšpektorat za kulturo in medije.Organ po prejemu pritožbe prosilca izpodbijane odločbe ni nadomestil z novo, zato jo je na podlagi 245. člena ZUP, z dopisom št. 090-8/2016/-2930 z dne 2. 8. 2016, odstopil v reševanje IP kot dovoljeno, pravočasno in vloženo s strani upravičene osebe.Pritožba je delno utemeljena. IP je kot organ druge stopnje v skladu z 247. členom ZUP dolžan preizkusiti izpodbijano odločbo v delu, v katerem jo pritožnik oziroma prosilec izpodbija. IP prvostopenjsko odločbo preizkusi v mejah pritožbenih navedb, po uradni dolžnosti pa preizkusi, ali ni prišlo v postopku na prvi stopnji do bistvenih kršitev postopka in ali ni bil prekršen materialni zakon.IP ugotavlja, da pritožba v delu, ki se nanaša na:- mnenje prosilca o delu organa,- organiziranosti organa,- mnenje glede samega poteka inšpekcijskega postopka na Inšpektoratu za kulturo in medije, ne vsebuje pravno relevantnih pritožbenih razlogov, saj gre za mnenje prosilca izven vprašanja o obstoju in utemeljenosti dostopa do informacij javnega značaja, ki jih je zahteval. Obravnavani pritožbeni razlogi torej niso v zvezi s pravico dostopa do informacij javnega značaja, kar pomeni, da IP tudi ni stvarno pristojen za odločanje o njihovi utemeljenosti. Obravnavani del pritožbenih navedb je irelevanten za presojo zakonitosti izpodbijane odločbe, zato se IP do njih ne opredeljuje.V obravnavani zadevi ni sporno, da je organ zavezanec po 1. členu ZDIJZ, prav tako ni sporno, da zahtevane informacije spadajo v delovno področje organa.IP se je najprej ukvarjal z delom pritožbe, kjer se je prosilec pritožil, ker mu organ ni odgovoril na vprašanje, ki mu ga je postavil.Definicija informacije javnega značaja je določena v prvem odstavku 4. člena ZDIJZ, po katerem je informacija javnega značaja informacija, ki izvira iz delovnega področja organa, nahaja pa se v obliki dokumenta, zadeve, dosjeja, registra, evidence ali drugega dokumentarnega gradiva, ki ga je organ izdelal sam, v sodelovanju z drugim organom, ali pridobil od drugih oseb. Iz navedene določbe izhajajo trije osnovni pogoji, ki morajo biti kumulativno izpolnjeni, da lahko govorimo o obstoju informacije javnega značaja, in sicer:1. informacija mora izvirati iz delovnega področja organa,2. organ mora z njo razpolagati, in3. nahajati se mora v materializirani obliki.Iz opisane opredelitve informacije javnega značaja izhaja sklep, da lahko informacijo javnega značaja predstavlja samo dokument, ki že obstaja, je že ustvarjen, oziroma tisti dokument, ki ga je organ v okviru svojega delovnega področja že izdelal oziroma pridobil (dokument se mora nahajati v neki materialni obliki in ga organ na podlagi zahteve ni dolžan ustvariti). Navedeno pomeni, da odgovori na vprašanja oziroma pojasnila, razne obrazložitve, komentarji in analize stanj načeloma ne predstavljajo informacije javnega značaja. So pa organi dolžni preveriti, ali odgovori na vprašanja, ki jih zahtevajo prosilci, izhajajo iz dokumentov, ki že obstajajo in s katerimi organi razpolagajo. Organi sicer niso dolžni ustvariti nove informacije za potrebe prosilcev po ZDIJZ, so pa prosilcem dolžni posredovati dokumente, iz katerih te informacije izhajajo, če takšni dokumenti obstajajo. Dolžnost posredovanja informacij po ZDIJZ se namreč nanaša tudi na tako imenovane »surove« informacije.V izpodbijani odločbi je organ del svoje odločitve (glede pojasnila oblike in kraja hrambe upravnega spisa) oprl na dejstvo, da v postopku dostopa do informacij javnega značaja ni dolžan sestavljati odgovorov na vprašanja oziroma analizirati dokumentov, da bi pridobil informacije, ki jih zahteva prosilec. Z dokumenti (ki izpolnjujejo vse predpostavke za informacijo javnega značaja), iz katerih bi izhajali odgovori na zastavljena vprašanja, pa organ po njegovem ne razpolaga. IP je dne 29. 9. 2016 pozval organ, naj mu posreduje upravni spis priznanja posebne dobe očetu prosilca. Organ je dne 30. 9. 2016 IP posredoval spis št. 313911. IP je na podlagi navedenega ugotovil, da predmetni spis nedvomno obstaja in da se nahaja (le) v fizični (papirni) obliki. Informacija, ki jo je zahteval prosilec, pa vsebinsko izhaja iz fotokopije prve strani spisa. Na podlagi tega dokumenta se lahko torej prosilec seznani z informacijo, v kakšni obliki se spis hrani. IP je zato organu naložil, da prosilcu posreduje fotokopijo prve strani spisa št. 313911, na način kot izhaja iz prve točke izreka te odločbe.Prosilca je zanimalo tudi, kje se nahaja predmetni spis št. 313911. IP se je pri iskanju dokumenta, iz katerega bi bil razviden odgovor na to vprašanje, obrnil na organ, ki je IP napotil na svojo strokovno službo. IP in organ sta s pomočjo strokovne službe ugotovila, da obstaja dokument, ki bo vsebinsko zadostil odgovoru na vprašanje prosilca, kje se spis nahaja. Organ v aplikaciji CICS -pisarniško poslovanje, zavede pot zadeve. Za spis št. 313911 je bilo ugotovljeno, da »potuje« med enotami organa, zato je IP zanimalo, kje je bil spis v času odločanja organa prve stopnje, torej 28. 7. 2016. To je razvidno iz »poti« spisa v navedeni aplikaciji (kje se nahaja oziroma kam je bil posredovan), zato je IP organu naložil, da prosilcu posreduje izpis iz aplikacije, kot je navedeno v prvi točki izreka te odločbe. IP je pri vpogledu v prvo stran spisa 313911 ugotovil, da ta vsebuje ime in priimek fizične osebe, zato je nadalje presojal, ali gre za varovane osebne podatke. 3. točka prvega odstavka 6. člena ZDIJZ namreč kot izjemo od prosto dostopnih informacij določa osebni podatek, katerega razkritje bi pomenilo kršitev varstva osebnih podatkov v skladu z zakonom, ki ureja varstvo osebnih podatkov in tako napoti na uporabo ZVOP-1. Ker razkritje osebnega podatka predstavlja vrsto obdelave osebnih podatkov, je za presojo dopustnosti razkritja potrebno upoštevati splošne podlage za obdelavo osebnih podatkov, opredeljene v 8. in 9. členu (javni sektor) ZVOP-1. Iz navedenih členov kot splošno pravilo izhaja, da je obdelava osebnih podatkov dopustna, če tako določa zakon ali če je za to podana privolitev posameznika. IP ni našel pravne podlage za razkritje navedenih osebnih podatkov, zato jih mora organ pri posredovanju dokumenta prosilcu prekriti na način, kot izhaja iz prve točke izreka te odločbe. Ob tem IP še pojasnjuje, da ne glede na to, da so prosilcu osebni podatki posameznika, na katerega se nanaša spis 313911, znani, se vprašanje, ali gre za informacijo javnega značaja, po ZDIJZ presoja po načelu »erga omnes«. Ugotovitev, da gre pri določenem dokumentu za prosto dostopno informacijo javnega značaja, ima namreč učinek, da je ta informacija dostopna vsem in ne le prosilcu. Izhajajoč iz načela prostega dostopa (5. člen ZDIJZ) pravni interes in druge osebne okoliščine prosilca v postopku po ZDIJZ namreč niso upoštevni.V nadaljevanju je IP odločal o dostopu do podatkov (dokumentov): - kateri uslužbenci oziroma uradne osebe (ime, priimek ter datum in kraj opravljanja), imajo opravljen preizkus strokovne usposobljenosti pri pristojnem arhivu (8. odstavek 39. člen ZVDAGA); - kdaj je organ oziroma njegova OE Maribor izročila arhivu (na podlagi 40. člena ZVDAGA) javno arhivsko gradivo, ki je nastalo v letu 1970 (datum izročitve, datum podpisa zapisnika o izročitvi in prevzemu arhivskega gradiva ter navedbo, kje se ta zapisnik hrani)- podatek, na osnovi katere odločbe pristojnega arhiva je javno arhivsko gradivo, nastalo v letu 1970, v lastni hrambi pri organu; - v primeru, da odločba ni bila izdana, je prosilec zahteval podatek, kdaj je organ podal predlog za izdajo dovoljenja za lastno varstvo arhivskega gradiva (točen datum zahteve ter kateremu organu je bila poslana). Kljub jasnim pojasnilom organa v odločbi, da v prejšnjih alinejah navedeni podatki ne obstajajo pri organu, je IP dne 23. 9. 2016 od organa zahteval še dodatna pojasnila in organu zastavil naslednja vprašanja:- Ali na območni enoti organa v Mariboru noben uslužbenec nima opravljenega preizkusa strokovne usposobljenosti pri pristojnem arhivu? Ali ste ta podatek preverili tudi v personalnih mapah uslužbencev?- Ali je organ, OE Maribor, pristojnemu arhivu izročil javno arhivsko gradivo iz leta 1970? Če ga ni, zakaj ga ni? Kje se to gradivo trenutno nahaja?- Na kakšen način organ odbira arhivsko gradivo? Ali je Arhiv RS kadarkoli od leta 1970 pri vašem organu odbral arhivsko gradivo? Če ga je, ali obstaja odločba o odbiranju?Organ je 23. 9. 2016 pojasnil, da na območni enoti ZPIZ Maribor izpita nima noben uslužbenec ter da je to preveril tudi v personalnih mapah uslužbencev. Organ oziroma njegova OE Maribor, pristojnemu arhivu ni izročila javnega arhivskega gradiva iz leta 1970. OE Maribor hrani v stalni zbirki dosjeje zavarovancev, ki jih pristojni arhiv še ni prevzel. Ostalo gradivo (poslovna dokumentacija) se hrani v stalni zbirki na centrali in predaja tega gradiva poteka po dogovoru s pristojnim arhivom za organ - Arhivom Republike Slovenije. Organ je tudi pojasnil, da ima po Pravilniku o upravnem poslovanju Komisijo za izločanje in odbiranje dokumentarnega gradiva, ki je pristojna za gradivo celotnega organa. Navodila za odbiranje in izločanje pripravi skrbnik dokumentarnega in arhivskega gradiva, komisija pa potrdi predloge za izločeno gradivo. Pristojni arhiv je za organ izdal Pisno strokovno navodilo, v katerem so za posamezne vrste gradiva določeni roki hrambe. Predhodniki organa so ob statutarnih spremembah oddajali gradivo arhivu, od leta 2003 pa zavod po navodilih arhiva in pristojnega arhivista ter v dogovoru oddaja gradivo. Odločba o odbiranju ne obstaja. IP nima pristojnosti odločati o tem, ali organ pravilno izvršuje določbe ZVDAGA glede odbiranja in izročanja arhivskega gradiva, dejstvo pa je, da navedbe organa, da nima odločbe o odbiranju ter da določene dokumentacije nima, niti je ni odbral in izročil pristojnemu arhivu (čeprav bi jo v skladu z določili ZVDAGA v določenem roku moral), kažejo, da organ ničesar ne prikriva, saj je s svojo obrazložitvijo in pojasnilom pravzaprav »priznal«, da (še) ni izvršil nalog, ki mu jih nalaga ZVDAGA, zato IP verjame pojasnilom organa, da z zahtevanimi dokumenti ne razpolaga, saj mu to dejstvo vsekakor ni v korist. IP torej nima nobenega razumnega razloga, da bi dvomil v navedbe organa. Tudi prosilec niti v zahtevi niti v pritožbi ni izkazal oziroma navedel nobenih utemeljenih razlogov, na podlagi katerih bi bilo mogoče ugotoviti, da zahtevana dokumentacija pri organu dejansko obstaja in kje naj bi se nahajala. Poudariti je treba tudi, da pritožbeni postopek ni in ne more biti namenjen prisili ustvarjanja ali pridobivanja informacij. IP, skladno z načelom zakonitosti, organu ne more naložiti, naj prosilcu posreduje dokumentacijo, s katero ne razpolaga. IP tudi nima pravne podlage, da bi v konkretni zadevi odločal o nujnosti oziroma obveznosti organa, da pridobi oziroma ustvari dokumente, ki so predmet zahteve. Posledično je IP pritožbo prosilca v tem delu zavrnil, kot izhaja iz 2. točke izreka te odločbe.Izhajajoč iz vsega navedenega je IP odločil, da je treba pritožbi prosilca delno ugoditi, saj je organ na prvi stopnji nepopolno ugotovil dejstva in napačno uporabil materialno pravo. IP je, na podlagi prvega odstavka 252. člena ZUP, odločbo organa delno odpravil in organu naložil, da je prosilcu dolžan posredovati zahtevane informacije, na način, kot izhaja iz prve točke izreka te odločbe. V preostalem delu (v katerem je ugotovil, da je podana izjema varstva osebnih podatkov po 3. točki prvega odstavka 6. člena in glede (ne)obstoja zahtevanih dokumentov) pa je pritožbo prosilca, na podlagi prvega odstavka 248. člena ZUP, kot neutemeljeno zavrnil (kot izhaja iz druge točke izreka te odločbe).
V tem postopku posebni stroški niso nastali. Ta odločba je v skladu s 30. točko 28. člena Zakona o upravnih taksah (Uradni list RS, št. 42/2007 - uradno prečiščeno besedilo s spremembami in dopolnitvami) oproščena plačila upravne takse.Pouk o pravnem sredstvu: Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, pač pa se lahko sproži upravni spor. Upravni spor se sproži s tožbo, ki se vloži v 30 dneh od vročitve odločbe na Upravno sodišče Republike Slovenije, Fajfarjeva 33, 1000 Ljubljana, pisno neposredno pri navedenem sodišču ali priporočeno po pošti ali ustno na zapisnik. Če se tožba pošlje priporočeno po pošti, se za dan izročitve sodišču šteje dan oddaje na pošto. Tožba z morebitnimi prilogami se vloži najmanj v treh izvodih. Tožbi je treba priložiti tudi to odločbo v izvirniku ali prepisu.
| Postopek vodila: Petra Lešnik Kromar, univ.dipl.prav., svetovalka pooblaščenca |
|