Prosilec - Občina Žalec
+ -Številka: 090-168/2016
Kategorije: Ali dokument obstaja, Osebni podatek
POVZETEK:Prosilec je zahteval zapisnike sestankov projektnega tima Fontana zeleno zlato. V pritožbi je navedel tudi »zapisnik 11. sestanka«, ki ga je prejel od tretjega organa v ločenem postopku po ZDIJZ. Organ je zahtevo prosilca v predmetnem postopku delno zavrnil in mu posredoval dva zapisnika, ki ju je zavedel v spis odprt v zvezi s projektom Fontana zeleno zlato. Glede zapisnikov drugih sestankov, pa ugotovil, da z njimi ne razpolaga. Organ je prosilcu zavrnil dostop tudi do tistega zapisnika, ki ga je prosilec prejel od tretjega organa in se je nanj skliceval v zahtevi. Na vseh zapisnikih je bila podžupanja (tudi vodja projektnega tima) podpisana kot zapisnikarica. IP je ugotovil, da organ prosilcu ni posredoval zapisnika, na katerega se je prosilec skliceval v zahtevi, ker ga ni knjižil v spis odprt v zvezi s tem projektom. Hkrati pa je IP ugotovil, da navedeni zapisnik (ki ga je prosilec prejel od tretjega organa), podžupanja zagotovo ima. IP je zato odločil, da ne glede na to, da organ navedenega zapisnika organ ne vodi kot del dokumentarnega gradiva, z dokumentom nesporno razpolaga, zato ga je dolžan prosilcu posredovati. Glede morebitnih drugih zapisnikov, je organ prepričljivo obrazložil, da ne obstajajo, zato je IP pritožbo v tem delu zavrnil.
ODLOČBA:Številka: 090-168/2016/9Datum: 5.9.2016Informacijski pooblaščenec po informacijski pooblaščenki Mojci Prelesnik (v nadaljevanju: IP) izdaja na podlagi 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, številka 113/2005 in 51/2007 – ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP), tretjega odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/06– uradno prečiščeno besedilo, 117/2006 – ZDavP-2, 23/2014-ZDIJZ-C, 50/2014-ZDIJZ-D, 19/15-Odl. US in 102/15-ZDIJZ-E; v nadaljevanju ZDIJZ), prvega odstavka 248. člena in prvega odstavka 252. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, številka 24/2006 – uradno prečiščeno besedilo, 105/2006 – ZUS-1, 126/2007- ZUP-E, 65/2008-ZUP-F, 8/2010-ZUP-G in 82/2013-ZUP-H; v nadaljevanju ZUP), o pritožbi …, z dne 18. 7. 2016 (v nadaljevanju: prosilec), zoper odločbo št. 080-01-0009/2016 z dne 23. 6. 2016, Občine Žalec, Ulica Savinjske čete 5, 3310 Žalec (v nadaljevanju: organ) v zadevi dostopa do informacije javnega značaja, naslednjoO D L O Č B O:1. Pritožbi prosilca z dne 18. 7. 2016 zoper odločbo Občine Žalec, z dne 23. 6. 2016, št. 080-01-0009/2016 se delno ugodi in se izpodbijana odločba delno odpravi ter se odloči: Organ mora v enaintridesetih dneh (31) dneh od prejema te odločbe prosilcu posredovati »Zapisnik 11. sestanka projektnega tima 'Fontana piv', ki je bil dne 16. 10. 2015 ob 13.00, v sejni sobi Občine Žalec«, v katerem mora prekriti naslednje osebne podatke:- ime, priimek in naziv delovnega mesta predstavnika iz Pivovarne Laško, ki je naveden med prisotnimi v prvem odstavku dokumenta.1. Glede posredovanja zapisnikov z drugih sestankov projektnega tima Fontana piv, in v delu, ki se nanaša na osebne podatke, ki jih je organ dolžan prekriti v skladu s prejšnjo točko izreka te odločbe, se pritožba prosilca zavrne.2. V tem postopku posebni stroški niso nastali.O b r a z l o ž i t e v :Prosilec je v zahtevi, ki jo je vložil dne 20. 6. 2016, zahteval posredovanje zapisnikov vseh sestankov projektnega tima »Fontana piv«. V zahtevi je pojasnil, da je na zahtevo za dostop do informacij javnega značaja, ki jo je vložil dne 21. 1. 2016, od Razvojne agencije Savinja (v nadaljevanju RAS) prejel »Zapisnik 11. sestanka projektnega tima 'Fontana piv', ki je bil dne 16. 10. 2015 ob 13. 00 uri v sejni sobi Občine Žalec«. Prosilec je pojasnil, da glede na to, da je navedeni zapisnik naslovljen »zapisnik 11. sestanka«, so morali biti tudi prejšnji in kasnejši sestanki, glede katerih so se po predvidevanju prosilca ravno tako vodili zapisniki. Organ je z izpodbijano odločbo št. 080-01-0009/2016 z dne 23. 6. 2016 prosilcu posredoval dva zapisnika in sicer: - »Zapisnik 11. sestanka projektnega tima 'Fontana zeleno zlato'« z dne 18. 12. 2015, v Ekomuzeju hmeljarstva in pivovarstva Žalec; - »Zapisnik sestanka projektnega tima 'Fontana piv'« z dne 23. 4. 2015, v mali sejni sobi Občine Žalec;Glede preostalih zapisnikov je organ obrazložil, da z njimi ne razpolaga, zato je z odločbo prosilcu dostop delno zavrnil.Zoper navedeno odločbo je prosilec vložil pritožbo z dne 18. 7. 2016. Prosilec je nasprotoval ugotovitvi organa, da z drugimi dokumenti, kot tistimi, ki jih je prosilcu posredoval, ne razpolaga. Prosilec je navedel, da so se o sestankih zagotovo pisali zapisniki, saj gre za projekt večje vrednosti (prek 350.000 EUR). Na to, da drugi zapisniki obstajajo, naj bi kazalo tudi dejstvo, da je na podlagi zahteve za dostop do informacij javnega značaja od RAS prejel »Zapisnik 11. sestanka projektnega tima 'Fontana piv'« (zapisnik sestanka z dne 16. 10. 2016, op. IP), zato sklepa da obstajajo tudi drugi zapisniki (prejšnjih ali kasnejših sestankov).IP je dne 24. 8. 2016 pri organu opravil ogled in camera (zapisnik o ogledu št. 090-168/2016/8), na katerem je sodelovala tudi podžupanja …, vodja projektnega tima Fontana zeleno zlato (oziroma Fontana piv). Podžupanja je bila na vseh zapisnikih sestankov projektnega tima (zapisniku z dne 16. 10. 2015, ki ga je prosilec pridobil od RAS; zapisnikih z dni 23. 4. 2015 in 18. 12. 2015, ki ju je prosilec pridobil od organa), navedena kot zapisnikarica. Na ogledu in camera je organ pojasnil, da je bila organizacija dela projektnega tima zelo neformalna. Vse sestanke je sklicala vodja tima, običajno po elektronski pošti, včasih telefonsko. Tim se je srečeval po potrebi in fleksibilno glede na okoliščine. Vodja tima je po opravljenih sestankih poročala županu. Po navodilu župana je vodja tima pripravila zapisnike sestankov z dni 23. 4. 2015, 16. 10. 2015 in 18. 12. 2015. Zaporedno število sestankov (navedeno v naslovu zapisnikov z dne 18. 12. 2015 in 16. 10. 2015) je vodja tima določila po spominu, glede na to, koliko neformalnih sestankov na to temo so že imeli. V konkretnem primeru je po pojasnilu organa očitno prišlo do pomote pri zapisovanju zaporednega števila sestankov (dva zapisnika 11. sestanka z različnimi datumi in kraji srečanja). Organ je ob tem dodatno pojasnil, da akti občine ne nalagajo, da bi se moralo o sestankih projektnih timov pisati zapisnike. Organ je posebej poudaril, da zahtevanih zapisnikov ni dolžan izdelovati in voditi v formalni dokumentaciji projekta. Formalno dokumentacijo projekta Fontana zeleno zlato organ vodi v spisih:- št. 333-03-0084/2015 (dokumentacija projekta do izdaje gradbenega dovoljenja, ki je še odprt glede donacij), - št. 350-05-0001/2016, Fontana Zeleno zlato – izvedba (dokumentacija od izdaje gradbenega dovoljenja).Po pojasnilu organa se glede projekta Fontana Zeleno Zlato vodita dva spisa zaradi knjiženja v sistemu ODOS. Konkretno je glede zapisnika sestanka z dne 16. 10. 2015 (ki ga je prosilec prejel od RAS), organ pojasnil, da o njem ni odločil v postopku dostopa do informacij javnega značaja, ker tega zapisnika ni zavedel v spis št. 333-03-0084/2015 oziroma spis št. 350-05-0001/2016. To, da sta v spisu št. 333-03-0084/2015 zavedena zapisnika z dne 23. 4. 2015 in 18. 12. 2015, pa je zgolj slučajno. Vsi dogodki in dokumenti, ki so nastali pri izvajanju projekta, namreč niso zavedeni v zgoraj navedenih spisih pri organu. Zaradi števila vpletenih subjektov pri izvajanju projekta bi bilo tudi možno, da obstajajo dokumenti, ki se nahajajo pri drugih deležnikih projekta (npr. RAS, itd.) in organ z njimi ne razpolaga. Glede zapisnika sestanka z dne 16. 10. 2015 je organ še pojasnil, da je bil narejen zaradi zahteve župana po formalizaciji naloge, ki je bila naložena RAS-u – izvedba DIIP-a. Organ je še pojasnil, da tega zapisnika ni posredoval v knjiženje glavni pisarni občinske uprave (potem bi se ta dokument lahko nahajal v spisu), temveč ga je posredoval zgolj RAS-u.IP je po potrditvi podžupanje na zapisnik o ogledu in camera št. 090-168/2016/8 nedvomno ugotovil, da podžupanja zapisnik z dne 16. 10. 2015 ima. Podžupanja je navedeni zapisnik izdelala, vendar ga zaradi neformalnega zapisa ni posredovala glavni pisarni v knjiženje. Ob tem je podžupanja poudarila, da delo ni bilo organizirano na tak način, da bi bil za vsak neformalni sestanek pripravljen zapisnik. Podžupanja je še navedla, da je (kolikor se spomni) zapisnik sestanka z dne 16. 10. 2015, poslala RAS-u in županu v vednost. Župan pa dokumentov, ki jih prejme v vednost, ne daje knjižiti v spis, kar je delo glavne pisarne. Na zapisnik o ogledu in camera je podžupanja še izjavila, da drugih podobnih dokumentov, ki so predmet zahteve (kot so zapisniki sestankov projektnega tima z dni 23. 4. 2015, 16. 10. 2015 in 18. 12. 2015), nima.Pritožba je delno utemeljena.IP je kot organ druge stopnje v skladu z 247. členom ZUP izpodbijano odločbo organa preizkusil v delu, v katerem jo prosilec izpodbija in v mejah njegovih pritožbenih navedb. Po uradni dolžnosti je preizkusil, ali ni v postopku na prvi stopnji prišlo do bistvenih kršitev postopka in ali ni bil prekršen materialni zakon. V obravnavani zadevi ni sporno, da je organ zavezanec za posredovanje informacij javnega značaja. Prosilec je zahtevo za dostop do informacij javnega značaja naslovil na Občino Žalec, ki je nedvomno dolžna delovati tudi po ZDIJZ, saj sodi v kategorijo zavezanih organov iz 1. čl. ZDIJZ.V konkretnem primeru je sporno, ali so glede zahtevanih dokumentov izpolnjeni kriteriji za obstoj informacije javnega značaja. Definicija informacije javnega značaja je določena v prvem odstavku 4. člena ZDIJZ, po katerem je informacija javnega značaja informacija, ki izvira iz delovnega področja organa, nahaja pa se v obliki dokumenta, zadeve, dosjeja, registra, evidence ali drugega dokumentarnega gradiva (zakon za vse oblike uporablja izraz dokument, op. IP), ki ga je organ izdelal sam, v sodelovanju z drugim organom, ali pridobil od drugih oseb. Iz navedene določbe izhajajo trije osnovni pogoji, ki morajo biti kumulativno izpolnjeni, da lahko govorimo o obstoju informacije javnega značaja, in sicer:1. informacija mora izvirati iz delovnega področja organa,2. organ mora z njo razpolagati in3. nahajati se mora v materializirani obliki.IP je ugotovil, da organ pred izdajo izpodbijane odločbe nepopolno ugotovil dejansko stanje in napačno uporabil materialno pravo. Po izvedenem ogledu in camera je IP ugotovil, da je organ v času odločanja o zahtevi razpolagal tudi z zapisnikom sestanka projektnega tima »Fontana piv« z dne 16. 10. 2015, ki je bil v posesti podžupanje. Slednje je namreč potrdila podžupanja sama na zapisnik o ogledu in camera. Organ je za obstoj zapisnika sestanka 16. 10. 2015 v času odločanja vedel, saj ga je posredoval skupaj z drugo dokumentacijo pri odstopu pritožbe v reševanje IP (skupaj z dopisom št. 080-01-0009/2016 z dne 25. 7. 2016). Organ je vedel tudi za dejstvo, da ga je pripravila podžupanja in da ga podžupanja verjetno ima (ker je podpisana kot zapisnikarica). Kljub temu je organ odločil, da s tem zapisnikom ne razpolaga. IP ugotavlja, da je organ pri odločanju izhajal iz napačne predpostavke, da je treba drugi pogoj za obstoj informacije javnega značaja iz 4. člena ZDIJZ (da organ z informacijo razpolaga), razlagati v smislu vodenja dokumentarnega gradiva pri organu. Iz obrazložitve izpodbijane odločbe namreč izhaja, da ker zapisnik sestanka z dne 16. 10. 2015 ni zaveden v spis št. 333-03-0084/2015, organ z dokumentom ne razpolaga. IP pojasnjuje, da pogoj razpolaganja z dokumentom terja širšo razlago od vodenja dokumentarnega gradiva. Gre namreč za to, da ima organ dokument, ki ga je bodisi izdelal sam, v sodelovanju z drugimi organi ali pridobil od drugih oseb (prvi odstavek 4. člena ZDIJZ) v posesti (tako tudi Komentar Zakona o dostopu do informacij javnega značaja, Pličanič in drugi, Inštitut za javno upravo pri Pravni fakulteti, 2005, str. 83).IP ugotavlja, da v postopku ni bilo sporno, da organ zahtevanih zapisnikov ne bi napravil v okviru izvajanja svojih javnopravnih nalog. Dokumenti, ki pri tem nastanejo (torej tudi zapisniki o sestankih projektnega tima Fontana zeleno zlato) nedvomno predstavljajo dokumente v zvezi z izvajanjem javnopravnih nalog. Podžupanja dokumenta ni napravila v lastnem svojstvu oziroma kot predstavnica drugih subjektov (npr. RAS, kjer je zaposlena), temveč po navodilih župana v vlogi podžupanje Občine Žalec. Ker je podžupanja na zapisnik o ogledu in camera št. 090-168/2016/8 potrdila, da zapisnik sestanka z dne 16. 10. 2015 ima, IP zaključuje, da je ta dokument v posesti organa, zato organ s tem dokumentom razpolaga, ne glede na to, ali je zapisnik zaveden v dokumentarnem gradivu pri organu pod določeno številko spisa ali ne. IP poudarja, da ne bi bilo pravilno, da bi se pravica dostopa do informacij javnega značaja (ki po Ustavi RS uživa status človekove pravice, uresničljive neposredno na podlagi Ustave RS), omejevala s pravili vodenja dokumentarnega gradiva. Iz pravil vodenja dokumentarne gradiva, ki ga sicer urejajo različni zakoni[1], podzakonski predpisi[2] in interni akti načeloma sicer izhaja, da se morajo vsi dokumenti pri organu knjižiti, vendar pa ne bi bilo pravilno, da je pravica dostopa do informacij javnega značaja omejena s pravili vodenja in arhiviranja dokumentarnega gradiva. Ta pravila namreč urejajo povsem drugo pravno materijo in sledijo drugemu namenu, kot pravica dostopa do informacij javnega značaja. Povsem logično je, da dokumentarno gradivo nastane šele preko vknjižbe v ustrezen spis ali evidenco. Po drugi strani pa razpolaganje z dokumentom v okviru ZDIJZ ni odvisno od tega, kako organ dokumente vodi. Dalje je IP na podlagi izvedenega dokaznega postopka na ogledu in camera ugotovil, da nesporno obstaja zapisnik sestanka z dne 16. 10. 2015. Obstoj tega dokumenta je organ konkretno utemeljil (navedel ga je že v zahtevi). Prosilec pa se je pritožil predvsem zato, ker organ ni posredoval drugih zapisnikov (prejšnjih in morebitnih kasnejših sestankov od 11. sestanka, ki ga je prosilec navedel v pritožbi).IP ugotavlja, da je organ prepričljivo utemeljil, zakaj zapisniki drugih sestankov ne obstajajo. Po pojasnilih organa se je projektni tim srečeval po potrebi in neformalno. O sestankih se niso vodili zapisniki, razen kadar je to izrecno naročil župan, je vodja projektnega tima pripravila pisni odpravek o sestanku. Na zapisnik o ogledu in camera je podžupanja tudi potrdila, da drugih podobnih zapisnikov sestankov projektnega tima (kot zapisnikov sestankov z dni 23. 4. 2015, 16. 10. 2015 in 18. 12. 2015), nima. Poleg tega je organ dodatno pojasnil, da občinski akti ne zahtevajo vodenja zapisnikov projektnih timov. Ob prepričljivi utemeljitvi organa, da zapisniki drugih sestankov projektnega tima ne obstajajo, pa IP še ugotavlja, da prosilec ni predložil dokazov oziroma predlagal izvedbe dokazov, ki bi kazali na to, da obstajajo drugi zapisniki sestankov. Prosilec svoje trditve utemeljuje zgolj s predvidevanji, da bi glede na vrednost projekta in glede na obstoj »zapisnika 11. sestanka«, morali obstajati tudi drugi zapisniki prejšnjih in morebitnih kasnejših sestankov. Te trditve pa po prepričanju IP ne utemeljujejo obstoja drugih zahtevanih zapisnikov. Organ je namreč prepričljivo pojasnil način vodenja projektnega tima in organizacijo dela tega tima, zato IP nima razloga, da bi dvomil v trditve organa, da drugi zapisniki ne obstajajo. IP je ugotovil, da je v zapisniku sestanka z dne 16. 10. 2016 naveden tudi predstavnik Pivovarne Laško. V skladu s 3. točko prvega odstavka 6. člena ZDIJZ, se dostop zavrne do osebnega podatka, katerega razkritje bi pomenilo kršitev varstva osebnih podatkov v skladu z zakonom, ki ureja varstvo osebnih podatkov. Zakon o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07 – uradno prečiščeno besedilo) v 9. členu določa splošna pravila za obdelavo osebnih podatkov v javnem sektorju, kjer načeloma velja, da mora za obdelavo (tudi razkritje v postopku po ZDIJZ), obstajati podlaga v zakonu. Za navedeno osebo v zapisniku sestanka z dne 16. 10. 2016, IP ni našel zakonite podlage za razkritje. Navedena oseba ni javni uslužbenec (3. odstavek 6. člena ZDIJZ), niti ni zakoniti zastopnik podjetja (1. odst. 7. čl. v zvezi z 1. odst. 2b člena Zakona o sodnem registru), niti ni naveden na spletni strani Pivovarne Laško kot kontaktna oseba za stike s strankami (48. člen Zakona o delovnih razmerjih oziroma 2. odst. 106. člena ZVOP-1). Zato je IP dostop do tega podatka zavrnil. V skladu s 7. členom ZDIJZ, če dokument ali njegov del le delno vsebuje informacije iz 5.a ali 6. člena tega zakona in jih je mogoče izločiti iz dokumenta, ne da bi to ogrozilo njihovo zaupnost, pooblaščena oseba organa izloči te informacije iz dokumenta ter seznani prosilca z vsebino. Zato bo moral organ pri posredovanju dokumenta prekriti predstavnika Pivovarne Laško na zapisniku sestanka z dne 16. 10. 2016.Izhajajoč iz vsega navedenega je IP pritožbi prosilca delno ugodil in izpodbijano odločbo, na podlagi prvega odstavka 252. člena ZUP delno odpravil in naložil organu posredovanje »Zapisnika 11. sestanka projektnega tima 'Fontana piv', ki je bil dne 16. 10. 2015 ob 13. 00 uri v sejni sobi Občine Žalec« v delno anonimizirani obliki (1. točka izreka te odločbe). V preostalem delu (glede zapisnikov drugih sestankov) pa je ugotovil, da dokumenti ne obstajajo, zato je v tem delu pritožbo, na podlagi prvega odstavka 248. člena ZUP, zavrnil (2. točka izreka te odločbe).Posebni stroški v tem postopku niso nastali. Ta odločba je v skladu s 30. točko 28. člena Zakona o upravnih taksah (Uradni list RS, št. 106/10 – uradno prečiščeno besedilo, 14/15 – ZUUJFO, 84/15 – ZZelP-J in 32/16) oproščena plačila upravne takse. Pouk o pravnem sredstvu:Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, pač pa se lahko sproži upravni spor. Upravni spor se sproži s tožbo, ki se vloži v 30 dneh od vročitve odločbe na Upravno sodišče Republike Slovenije, Fajfarjeva 33, 1000 Ljubljana, pisno neposredno pri navedenem sodišču ali priporočeno po pošti ali ustno na zapisnik. Če se tožba pošlje priporočeno po pošti, se za dan izročitve sodišču šteje dan oddaje na pošto. Tožba z morebitnimi prilogami se vloži najmanj v treh izvodih. Tožbi je treba priložiti tudi to odločbo v izvirniku ali prepisu.Postopek vodil:Anže Novak, univ. dipl. prav.Asistent svetovalcaInformacijski pooblaščenec:Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.informacijska pooblaščenka
[1] ZUP, Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih in Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu.[2] Uredba o upravnem poslovanju, Pravilnik o izvrševanju uredbe o upravnem poslovanju, Navodilo za določanje rokov hranjenja dokumentarnega gradiva organov javne uprave, Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva in Uredba o pogojih za elektronsko poslovanje in elektronsko podpisovanje.