Prosilec - Občina Trebnje
+ -Številka: 090-308/2015
Kategorije: Ali dokument obstaja
POVZETEK:Prosilka je na organ naslovila zahtevo, da želi prejeti zapisnik ali uradni zaznamek sestanka na Občini Trebnje. Organ je zahtevo v celoti zavrnil, ker z zahtevanim dokumentom ne razpolaga. IP je ugotovil, da organ z zapisnikom sestanka ne razpolaga (iz kateregakoli razloga), kar pomeni, da kriterij »materializirane oblike« ni izpolnjen. Ker so zavezanci po ZDIJZ dolžni omogočiti dostop le do že obstoječih informacij, je IP pritožbo prosilke zavrnil. Odločitev organa je bila pravilna in na zakonu utemeljena.
ODLOČBA:
Številka: 090-308/2015/4Datum: 10. 2. 2016Informacijski pooblaščenec (v nadaljnjem besedilu IP) po informacijski pooblaščenki Mojci Prelesnik izdaja na podlagi 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/2005 in 51/2007 – ZUstS-A; v nadaljnjem besedilu: ZInfP), tretjega in četrtega odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/06 – uradno prečiščeno besedilo, 117/06 – ZDavP-2, 23/14, 50/14, 19/15 – odl. US in 102/15; v nadaljnjem besedilu: ZDIJZ) ter prvega odstavka 248. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06 – uradno prečiščeno besedilo, 105/06 – ZUS-1, 126/07, 65/08, 8/10 in 82/13; v nadaljnjem besedilu: ZUP) o pritožbi … (v nadaljnjem besedilu prosilka) z dne 26. 11. 2015 zoper odločbo Občine Trebnje, Goliev trg 5, 8210 Trebnje (v nadaljnjem besedilu organ), št. 090-7/2015-2 z dne 12. 11. 2015, v zadevi dostopa do informacije javnega značaja naslednjoO D L O Č B O:1. Pritožba prosilke z dne 26. 11. 2015 zoper odločbo Občine Trebnje, št. 090-7/2015-2 z dne 12. 11. 2015, se zavrne.2. Posebni stroški v tem postopku niso nastali.O b r a z l o ž i t e v:Prosilka je 11. 9. 2015 na organ naslovila zahtevo za dostop do informacij javnega značaja. Zahtevala je, da ji organ posreduje fotokopijo zapisnika ali uradnega zaznamka sestanka na občini Trebnje dne 7. 9. 2015 ob 11.00 v sestavi: župan …, predsednica ODD …, direktorica ZD …, pediatrinja …Po pozivu IP zaradi molka organa je organ zahtevo prosilke z odločbo, št. 090-7/2015-2 z dne 12. 11. 2015, v celoti zavrnil, ker z zahtevanim dokumentom ne razpolaga. Iz obrazložitve odločbe izhaja, da se zapisnik (uradni zaznamek) tega dne ni vodil, ker je šlo za neformalni sestanek, prav tako k temu organ ni zavezan po veljavni zakonodaji.Prosilka se je zoper odločbo organa pravočasno pritožila. V pritožbi z dne 26. 11. 2015 je ugovarjala izdani zavrnilni odločbi, ker se ni strinjala z obrazložitvijo, da je šlo za neformalni sestanek. Prosilka je navajala, da je bil sestanek načrtovan, določena sta bila čas in kraj sestanka, znana je bila tematika, udeleženci sestanka so bili vabljeni in sprejeti so bili določeni zaključki.Organ po prejemu pritožbe prosilke izpodbijane odločbe ni nadomestil z novo, zato jo je na podlagi 245. člena ZUP z dopisom, št. 090-7/2015-8 z dne 22. 12. 2015, odstopil v reševanje IP kot dovoljeno, pravočasno in vloženo s strani upravičene osebe.Pritožba ni utemeljena.IP je pritožbo prosilke kot pravočasno, dovoljeno in vloženo po upravičeni osebi prevzel v obravnavo. Kot organ druge stopnje je skladno z 247. členom ZUP izpodbijano odločbo organa preizkusil v delu, v katerem jo prosilka izpodbija in v mejah njenih pritožbenih navedb. Po uradni dolžnosti je preizkusil, ali ni v postopku na prvi stopnji prišlo do bistvenih kršitev postopka in ali ni bil prekršen materialni zakon.V obravnavani zadevi je sporno, ali je organ ravnal pravilno, ko je z izpodbijano odločbo zavrnil zahtevo prosilke za posredovanje fotokopije zapisnika ali uradnega zaznamka sestanka, ker organ z zahtevanim dokumentom ne razpolaga.Iz prvega odstavka 1. člena ZDIJZ izhaja, da ZDIJZ ureja postopek glede dostopa do informacij javnega značaja, s katerimi organi že razpolagajo, torej ki že obstajajo. Informacija javnega značaja je po prvem odstavku 4. člena ZDIJZ informacija, ki izvira iz delovnega področja organa, nahaja pa se v obliki dokumenta, zadeve, dosjeja, registra, evidence ali drugega dokumentarnega gradiva (v nadaljnjem besedilu: dokument), ki ga je organ izdelal sam, v sodelovanju z drugim organom, ali pridobil od drugih oseb. ZDIJZ tako zagotavlja pravno varstvo le glede informacij, ki dejansko že obstajajo v materializirani obliki.Predmet zahteve za dostop do informacij javnega značaja so lahko tudi dokumenti, ki jih organ ne vodi formalno. Organ je v izpodbijani odločbi navedel, da je šlo za neformalni sestanek in se zapisnik zaradi tega ni vodil. Prosilka je v zvezi s to navedbo organa v pritožbi izkazovala oziroma navajala utemeljene razloge, na podlagi katerih je bilo mogoče sklepati, da se je v zvezi s predmetnim sestankom kljub vsemu vodil zapisnik. Zapisala je namreč, da je bil sestanek načrtovan, določena sta bila čas in kraj sestanka, znana je bila tematika, udeleženci sestanka so bili vabljeni in sprejeti so bili določeni zaključki. IP je z dopisom, št. 090-308/2015/2 z dne 14. 1. 2016, organ pozval, naj sporoči, ali razpolaga s kakršnimkoli zapisom navedenega neformalnega sestanka (zapis, zaznamek, zabeležka, ipd.), v kakršnikoli obliki (natipkano, ročno napisano), na kateremkoli nosilcu (elektronsko, na papirju, v zvezku, ipd.). Ob tem je IP organ opozoril tudi na posledice krive izjave. Organ je 20. 1. 2016 odgovoril, da ne razpolaga z zapisom neformalnega sestanka (zapis, zaznamek, zabeležka, ipd.), v nobeni od navedenih oblik (natipkano, ročno napisano), niti na kateremkoli nosilcu (elektronsko, na papirju, v zvezku, ipd.).Glede na navedeno je IP sledil navedbam organa, da z zahtevanimi informacijami ne razpolaga, pri tem pa ni videl utemeljenih razlogov, da organu ne bi verjel. Tudi mnenje prosilke, da je sestanek imel vse značilnosti formalnega sestanka, h kateremu spada tudi zapisnik, ne more v ničemer spremeniti dejstva, da dokument pri organu dejansko ne obstaja. IP nima pristojnosti oziroma pravne podlage, da bi organu naložil, naj prosilcu posreduje dokumentacijo, s katero ne razpolaga. Hkrati je organ navedel, da z zahtevanim dokumentom ne razpolaga tudi zato, ker ga k vodenju zapisnika v konkretnem primeru ne zavezuje niti veljavna zakonodaja, kar se je IP prepričal s pregledom Kataloga informacij javnega značaja slovenskih občin, ki zajema vse lokalne predpise Občine Trebnje. Ob tem IP pojasnjuje, da pritožbeni postopek ni namenjen ugotovitvi, da bi organ z določenimi informacijami moral razpolagati, oziroma ali obstajajo upravičeni razlogi, zakaj organ zahtevanih dokumentov nima, in ali je takšno ravnanje organa pravilno in zakonito. Način poslovanja oziroma izpolnjevanje obveznosti organa, ki mu jih nalagajo posamezni področni predpisi oziroma materialnopravna zakonodaja, in morebitne kršitve teh obveznosti se lahko ugotavljajo in sankcionirajo samo po teh (drugih) predpisih, ne pa v okviru pritožbenega postopka po ZDIJZ. Čeprav je smisel dostopa do informacij javnega značaja v javnem in odprtem delovanju zavezanca, preko katerega se lahko preizkusi tudi pravilnost in zakonitost njegovega delovanja, je treba upoštevati, da se lahko zagotovi prost dostop zgolj do informacij, ki dejansko že obstajajo. Pritožbeni postopek po ZDIJZ pa ni namenjen temu, da bi organ prisilil k posebni izdelavi takšnih informacij oziroma dokumentov, četudi bi obstajala podlaga za njihov obstoj oziroma četudi bi jih bil organ dolžan imeti.Ker organ z zapisnikom sestanka ne razpolaga (iz kateregakoli razloga), zavezanci po ZDIJZ pa so dolžni omogočiti dostop le do že obstoječih informacij, je odločitev organa pravilna in na zakonu utemeljena. Posledično je IP na podlagi prvega odstavka 248. člena ZUP pritožbo prosilke zavrnil.Ta odločba je skladno s 30. točko 28. člena Zakona o upravnih taksah (Uradni list RS, št. 106/10 – uradno prečiščeno besedilo, 14/15 – ZUUJFO in 84/15 – ZZelP-J) oproščena plačila upravne takse.Posebni stroški v tem postopku niso nastali.Pouk o pravnem sredstvu:Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, pač pa se lahko sproži upravni spor. Upravni spor se sproži s tožbo, ki se vloži v 30 dneh od vročitve odločbe na Upravno sodišče Republike Slovenije, Fajfarjeva 33, 1000 Ljubljana, pisno neposredno pri navedenem sodišču ali priporočeno po pošti ali ustno na zapisnik. Če se tožba pošlje priporočeno po pošti, se za dan izročitve sodišču šteje dan oddaje na pošto. Tožba z morebitnimi prilogami se vloži najmanj v treh izvodih. Tožbi je treba priložiti tudi to odločbo v izvirniku ali prepisu.Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,Informacijska pooblaščenka