prosilka - MNZ, Policija

Datum: 13.08.2015
Številka: 090-171/2015
Kategorije: Notranje delovanje organa, Osebni podatek
POVZETEK:Prosilka je zahtevala fotokopijo policistove beležke z dne 19. 10. 2014, ki se nanaša na njeno prijavo verbalnega delikta, ter uradni zaznamek št. 223-130/2014/3. Organ je prosilki delno ugodil in ji posredoval le uradni zaznamek, s prikritimi osebnimi podatki, v preostalem delu pa je zahtevo prosilke zavrnil, ker z zahtevanim dokumentom ne razpolaga. V pritožbenem postopku je IP ugotovil, da organ razpolaga z zatevano fotokopijo policistove beležke, zato je organ pozval k opredelitvi, ali zadevni dokument predstavlja katero izmed izjem po ZDIJZ. Organ je v odgovoru na poziv navedel, da zahtevani dokument predstavlja izjemo iz 3. in 11. toč. 1. odst.6. čl. ZDIJZ, pri čemer je IP v pritožbenem postopku v celoti sledil obrazložitvi organa in pritožbo prosilke, zaradi obstoja navedenih izjem, zavrnil. Prav tako je IP zavrnil pritožbo prosilke v delu, ki se nanaša na prekrite osebne podatke v uradnem zaznamku št. 223-130/2014/3, saj je organ, v skladu s 3. toč. 1. odst.6. čl. ZDIJZ in institutom delnega dostopa, ravnal v skladu z določbami ZDIJZ. ODLOČBA:Številka: 090-171/2015/5Datum: 14. 8. 2015Informacijski pooblaščenec po informacijski pooblaščenki Mojci Prelesnik (v nadaljevanju IP), na podlagi 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Ur. l. RS, št. 113/05 in 51/07-ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP), 3. in 4. odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Ur. l. RS, št. 51/06- uradno prečiščeno besedilo, s sprem. in dop., v nadaljevanju ZDIJZ) in 1. ter 3. odstavka 248. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Ur. l. RS, št. 24/06 - uradno prečiščeno besedilo, 105/06 – ZUS-1, 126/07- ZUP-E, 65/08-ZUP-F in 8/2010-ZUP-G, v nadaljevanju ZUP) o pritožbi … (v nadaljevanju prosilka), zoper odločbo Ministrstva za notranje zadeve - Policija, Štefanova ulica 2, 1501 Ljubljana (v nadaljevanju organ) št. 090-29/2015/8 z dne 29. 5. 2015, v zadevi dostopa do informacij javnega značaja izdaja naslednjoO D L O Č B O:

Pritožba prosilke zoper odločbo Ministrstva za notranje zadeve – Policija, št. 090-29/2015/8 z dne 29. 5. 2015, se zavrne.

V postopku reševanja te pritožbe niso nastali posebni stroški.

O b r a z l o ž i t e v:Prosilka je dne 6. 12. 2014 na organ naslovila dopis, v katerem navaja, da je pred časom podala prijavo glede verbalnega delikta, pri čemer, kot prijaviteljica, o ničemer ni bila obveščena. Organ zato prosi, da jo obvesti o svojih ugotovitvah, hkrati pa zaproša tudi za vpogled v predmetno zadevo.Organ je prosilki odgovoril z dopisom št. 223-130/2014/4 z dne 22. 12. 2014, v katerem navaja, da pri zbiranju obvestil niso bili ugotovljeni elementi prekrška ali kaznivega dejanja, zato je bila zadeva zaključena, prosilka pa napotena na zasebno tožbo. Organ je prosilki posredoval uradni zaznamek št. 223-130/2014/3 z dne 17. 12. 2014, ki ga je sestavil policist, ki je interveniral na podlagi njene prijave.Prosilka je v dopisu z dne 19. 1. 2015 ponovno navedla, da želi vpogled v zadevo in fotokopije vseh policistovih zapisov izjav v beležko z dne 19. 10. 2014, ki se nanašajo na njeno prijavo in posledično na intervencijo policista.Organ je v dopisu št. 223-130/2014/6 z dne 26. 1. 2015 prosilki pojasnil, da uradni zaznamek, ki ga je prosilka že prejela, vsebuje vse bistvene elemente, na podlagi katerih je policist sprejel zaključek, da v konkretnem primeru niso podani razlogi za sum storitve uradno pregonljivega dejanja. Posledično je policist intervencijo zaključil brez izvajanja nadaljnjih postopkov. Organ je dodatno pojasnil, da je policistovo dokumentiranje v rokovnik zgolj eden izmed načinov dokumentiranja na kraju dogodka, na podlagi katerega je bil kasneje sestavljen uradni zaznamek, ki pa ga je prosilka že prejela. Organ je prosilko ponovno seznanil z možnostjo vložitve zasebne tožbe, prav tako ji je posredoval podatke policista, ki ji je dosegljiv za kakršne koli dodatne informacije.Prosilka je v dopisu z dne 15. 2. 2015 ponovila svojo zahtevo.Iz uradnega zaznamka organa št. 090-29/2015/4 z dne 7. 4. 2015 izhaja, da je organ v telefonskem pogovoru prosilko povabil na vpogled v zahtevane dokumente, pri čemer je kasneje prosilka sporočila, da je na vpogled ne bo ter da želi zahtevane dokumente prejeti v pisni obliki, kar izhaja iz uradnega zaznamka organa št. 090-29/2015/7 z dne 28. 5. 2015.Organ je z odločbo št. 090-29/2015/8 z dne 29. 5. 2015 prosilki omogočil delni dostop do uradnega zaznamka št. 223-130/2014/1 z dne 20. 10. 2014, pri čemer je prekril osebne podatke, zahtevo prosilke pa zavrnil v delu, ki se nanaša na policistove ročne zabeležke. V obrazložitvi je organ navedel, da z osebno zabeležko policista ne razpolaga, saj se ta ne nahaja v zadevi oz. ni poknjižena v konkretno zadevo. Prvi uradni dokument organa, ki je v predmetni zadevi nastal in se nanaša na informacije, ki jih je zahtevala prosilka, je dokument št. 223-130/2014/1 z dne 20. 10. 2014. Zoper odločbo organa je prosilka dne 19. 6. 2015 vložila pritožbo, v kateri navaja, da se ji, zaradi prekritih podatkov v prejetem dokumentu, zastavlja vprašanje, kaj policija skriva oz. prikriva, zato zahteva izvirni dokument. V primeru policistove zabeležke pa prosilka meni, da gre za uradni zapis, ki ga je potrebno hraniti določeno obdobje. Policistov uradni zaznamek v beležko z dne 19. 10. 2014 tako po mnenju prosilke predstavlja informacijo javnega značaja.Organ je pritožbo prosilke, kot dovoljeno, pravočasno in vloženo s strani upravičene osebe, z dopisom št. 090-29/2015/10 z dne 26. 6. 2015, skupaj s prilogami, odstopil v odločanje IP.IP je pri pregledu s strani organa posredovane dokumentacije ugotovil, da organ razpolaga s fotokopijo zapisa iz beležke policista z dne 19. 10. 2014, ki ustreza zahtevi prosilke, zato ga je dne 29. 7. 2015, z dopisom št. 090-171/2015/2, pozval k opredelitvi, ali zadevni dokument predstavlja katero izmed izjem po ZDIJZ.Organ je na poziv IP odgovoril z dopisom št. 090-29/2015/13 z dne 6. 8. 2015, v katerem je navedel, da je iz že posredovane dokumentacije razvidno, da organ z vsemi vpisi v osebno beležko policista, ki jih zahteva prosilka, ne razpolaga. Iz dokumenta št. 223-130/2015/10 z dne 17. 3. 2015 je razvidno, da si je policist, ki je obravnaval konkretni primer, v svojo osebno beležko zapisal le izjavo prijaviteljice. Za tem je policist opravil razgovor še z drugo osebo, pri čemer si njegove izjave ni posebej zapisal v svojo beležko, saj je takoj po intervenciji odšel na policijsko postajo in o tem dogodku napisal uradni zaznamek. Navedeni uradni zaznamek je tako prvi uradni dokument policije, ki je nastal pri obravnavi navedene zadeve in ki po vsebini ustreza zahtevi prosilke. Organ je zato prosilki izdal odločbo št. 090-29/2015/8 z dne 29. 5. 2015 in ji do navedenega uradnega zaznamka omogočil delni dostop. Dodatno je organ pojasnil, da zapis policista v beležko predstavlja izjemo iz 3. in 11. točke 1. odstavka 6. člena ZDIJZ. Policistovo zapisovanje v lastno osebno beležko je namreč zgolj eden izmed načinov osebnih tehnik policista (lahko bi si tudi zapomnil podatke, uporabil kakšen elektronski pripomoček ipd.), ki mu omogoča, da učinkovito in uspešno sestavi uradni dokument (v konkretnem primeru uradni zaznamek). Osebna beležka policista je torej namenjena izključno policistovi osebni rabi in ne predstavlja dokumenta policije, niti ne načina poročanja nadrejenemu o svojem delu, niti ne kot dokaz o izpolnitvi nalog. Transparentnost policistovega delovanja in hkrati transparentnost organa (v povezavi z zahtevo prosilke) se torej v konkretnem primeru kaže skozi prvi nastali uradni dokument – uradni zaznamek, ki je bil prosilki z odločbo uradne osebe za dostop do informacij javnega značaja tudi že posredovan. Po drugi strani pa bi v primeru razkritja konkretnega zapisa iz osebne policistove beležke notranje delovanje organa postalo javno obravnavano, kar bi neposredno vplivalo na uspešnost, učinkovitost in integriteto policistov, kot posledično tudi na kakovost izidov delovanja policije. Morebitna pozitivna odločitev o razkritju kakršne koli vsebine iz policistove osebne beležke širši javnosti pa bi še posebej izjemno negativno vplivala tako na vse policiste zaposlene v policiji kot njihove nadrejene, saj si informacij ne bi več zapisovali v fizični obliki, obstoječe osebne beležke, ki jih imajo, pa bi začeli skrivati in uničevati v zavedanju, da bodo vsebine v njihovih lastnih osebnih beležkah javno obravnavane in dostopne vsakomur, brez kakršnega koli pravnega interesa. Iz navedenih razlogov je tako po mnenju organa nedopustno, da bi kakršne koli vsebine iz osebnih beležk policistov postale javno dostopne, saj bi njihovo razkritje povzročilo motnje pri delovanju oz. dejavnosti policije, kar bi policiji povzročilo nepopravljive posledice.Pritožba ni utemeljena. IP uvodoma pojasnjuje, da je kot organ druge stopnje, v skladu z 247. členom ZUP, dolžan preizkusiti odločbo v delu, v katerem jo pritožnik oz. prosilec izpodbija. Odločbo preizkusi v mejah pritožbenih navedb, po uradni dolžnosti pa preizkusi, ali ni prišlo v postopku na prvi stopnji do bistvenih kršitev postopka in ali ni prekršen materialni zakon.V obravnavanem primeru ni sporno, da organ sodi med organe, zavezane po ZDIJZ, zahtevane informacije pa izvirajo iz njegovega delovnega področja.Kot izhaja iz določbe 1. odstavka 4. člena ZDIJZ in tudi določbe 1. odstavka 1. člena ZDIJZ, informacijo javnega značaja predstavlja samo dokument, ki že obstaja, je že ustvarjen, oz. dokument, ki ga je organ v okviru svojega delovnega področja že izdelal oz. pridobil. Gre za pogoj, ki je v teoriji poznan kot »kriterij materializirane oblike«. Organi, ki so zavezanci po ZDIJZ, so namreč dolžni omogočiti dostop le do že obstoječih informacij in niso dolžni ustvariti novega dokumenta ali pridobiti oz. vzpostaviti dokumenta, ki ga v času zahteve nimajo.IP je ob pregledu celotne dokumentacije, ki jo je organ, skupaj z odstopljeno pritožbo, posredoval IP, ugotovil, da organ razpolaga s fotokopijo policistove beležke z dne 19. 10. 2014, ki se nanaša na prosilkino prijavo verbalnega delikta oz. na njegovo intervencijo, in ki ustreza zahtevi prosilke. Obstoja predmetnega dokumenta naknadno, v dopisu št. 090-29/2015/13 z dne 6. 8. 2015, ni zanikal niti organ sam. Navedeno pomeni, da organ z zahtevano informacijo razpolaga v materializirani obliki, kar pomeni, da ta dokument izpolnjuje vse tri kriterije za obstoj informacije javnega značaja, zaradi česar je treba ugotoviti, da je organ v izpodbijani odločbi št. 090-29/2015/8 z dne 29. 5. 2015 v tem delu napravil napačen sklep glede dejanskega stanja ter posledično napačno uporabil materialno pravo.V nadaljevanju je IP presojal, ali konkretni dokumenti, torej fotokopija policistove beležke z dne 19. 10. 2014, ki se nanaša na prosilkino prijavo verbalnega delikta oz. na njegovo intervencijo, predstavlja katero izmed izjem po 1. odstavku 6. člena ZDIJZ.Glede sklicevanje organa na izjemo iz 11. točke 1. odstavka 6. člena ZDIJZ, je IP v nadaljevanju najprej presojal morebitni obstoj te izjeme.

Skladno z 11. točko 1. odstavka 6. člena ZDIJZ lahko organ prosilcu zavrne dostop do zahtevane informacije, če se zahteva nanaša na podatek iz dokumenta, ki je bil sestavljen v zvezi z notranjim delovanjem oz. dejavnostjo organov, in bi njegovo razkritje povzročilo motnje pri delovanju oz. dejavnosti organa. Za obstoj opisane izjeme morata biti kumulativno izpolnjena dva pogoja: - podatek mora izhajati iz dokumenta, ki je bil sestavljen v zvezi z notranjim delovanjem oz. dejavnostjo organa in- specifični škodni test (razkritje takšnega podatka bi povzročilo motnje pri delovanju oz. dejavnosti organa).
Glede vprašanja izpolnjevanja prvega kriterija za obstoj navedene izjeme, to je, ali gre za dokumente, ki so bili sestavljeni v zvezi z notranjim delovanjem organa, IP pojasnjuje, da so s to izjemo varovani dokumenti, ki so namenjeni interni komunikaciji znotraj organa, kamor štejemo vso korespondenco med funkcionarji in uradniki organa, ki je namenjena pripravi odločitev organa. V okvir interne komunikacije organa spadajo dopisi, zapisniki, mnenja, navodila, smernice in drugi interni dokumenti, torej dokumenti, iz katerih izhaja postopek oz. način dela organa, kot tudi njegova notranja politika. V to skupino izjem zato nedvomno sodijo različna notranja splošna navodila za izvajanje preiskav, policijska navodila za identifikacijo prestopnikov, pa tudi občutljiva notranja navodila in načrti, ki določajo način zbiranja in izvajanja raznih vrst nadzora. Če bi namreč vsi tovrstni dokumenti postali javni, bi to lahko resno ogrozilo kritično, inovativno in učinkovito delo organa.
IP ugotavlja, da je beležka policista le ena izmed osebnih tehnik policista, ki jih policist uporablja za učinkovitejše in uspešnejše sestavljanje uradnega dokumenta. Osebna beležka policista je tako namenjena izključno policistovi osebni rabi, saj vanjo zapiše posamezna dejstva, izjave ipd., na podlagi katerih naknadno na policijski postaji sestavi uradni dokument. Osebna beležka policista in njena vsebina tako ni namenjena zunanjemu krogu oseb, kar pomeni, da gre za dokument, za katerega lahko rečemo, da je namenjen internemu poslovanju organa in je kot tak torej v zvezi z notranjim delovanjem organa. Prvi pogoj za obstoj izjeme po 11. točki 1. odstavka. 6. člena ZDIJZ je tako v konkretnem primeru izpolnjen.
V drugem delu te izjeme se nadalje zahteva strog škodni test, saj mora razkritje dokumenta resno ogroziti proces delovanja institucije, da bi se dostop do dokumentov lahko zavrnil. Organ je izvedel škodni test in v dopisu št. 090-29/2015/13 z dne 6. 8. 2015 navedel, da bi, v primeru razkritja zapisov iz osebne policistove beležke, notranje delovanje organa postalo javno obravnavano, kar bi neposredno vplivalo na uspešnost, učinkovitost in integriteto policistov, kot posledično tudi na kakovost izidov delovanja policije. Policisti bi se namreč po mnenju organa zatekali k drugim načinom poročanja ter mnogih zadev, ki jih sedaj zapišejo v beležko, ne bi tako podrobno opisovali. Razkritje vsebin iz beležk policistov bi po mnenju organa tudi negativno vplivalo na vse zaposlene policiste ter njihove nadrejene, saj si informacij ne bi več zapisovali v fizični obliki, obstoječe osebne beležke, ki jih imajo, pa bi začeli skrivati in uničevati v zavedanju, da bodo vsebine v njihovih lastnih osebnih beležkah javno obravnavane in dostopne vsakomur. Razkritje kakršne koli vsebine iz osebnih beležk policistov, bi tako po mnenju organa nedvomno povzročilo motnje pri njegovem delovanju oz. dejavnosti, kar bi organu povzročilo nepopravljivo škodo.Po preučitvi celotne zadeve je IP sledil navedbam organa, da bi s tem, ko bi organ javnosti posredoval zapise iz osebnih beležk policistov, organu nastale motnje pri njegovem delovanju oz. dejavnosti oz. bi takšno razkritje dokumentov neposredno vplivalo na uspešnost in učinkovitost opravljanja dela policistov, kot tudi na samo kakovost izidov delovanja policije. Organu bi namreč nedvomno nastala škoda pri izvajanju oz. pri opravljanju nalog policistov. Razkritje takšnega dokumenta oz. same vsebine dokumenta bi v prvi vrsti lahko povzročilo napačno razumevanje oz. tolmačenje zavedene vsebine. Javnost bi z razkritjem vsebine neformalnih zabeležk policistov namreč lahko dobila napačno predstavo o tem, da gre za uradne dokumente in o njihovi vsebini, pri čemer velja opozoriti, da je za delovanje policije in nadaljnje postopke vsebinsko merodajna le vsebina, kot izhaja iz uradnih zaznamkov, ne pa iz osebnih zabeležb policistov. Vsebina osebnih zabeležk namreč ni nujno popolna in celovita, prav tako se lahko še spreminja. Osebne zabeležke policisti namreč uporabljajo le kot delovni pripomoček, kaj in v kakšni meri pa morajo te zabeležke vsebovati, pa ni določeno z nobenim predpisom. Na podlagi takšnih, preliminarnih in nezaključenih zabeležk, bi javnost lahko napačno razumela ali sklepala, kakšen bo dejanski zaključek postopka oz. v katero smer se bo postopek nadaljeval. Po drugi strani pa bi, kot je navedel že organ sam, policisti, namesto zapisovanja v beležko, lahko začeli uporabljati druge tehnike, ki pa bi bile lahko veliko manj učinkovite, npr. policisti bi si podatke zapomnili, pri čemer pa obstaja velika verjetnost, da bi posamezni policist pri tolikšnem številu informacij/podatkov, tiste, ki bi bili za samo nadaljevanje postopka lahko relevantni in bi lahko vplivali na izid postopka, pozabil še pred nastankom prvega uradnega dokumenta, kar pa bi lahko bistveno vplivalo na nadaljevanje postopka oz. na samo kakovost izvedbe postopka. V tem delu IP ponovno poudarja, da noben predpis od policistov ne zahteva, da morajo posamezna dejstva, okoliščine, izjave ipd. s terena zapisovati v osebno beležko. Odločitev, na kakšen način si bo policist zapomnil oz. »evidentiral« posamezna dejstva s terena, na podlagi katerih bo naknadno sestavil uradni dokument, je torej prepuščena vsakemu policistu posebej. Osebna beležka policista je tako namenjena izključno za njegovo interno rabo. Kot že navedeno, policist namreč osebno beležko na terenu uporablja izključno za namen, da vanjo zapiše posamezna dejstva, izjave udeležencev, videnja ipd., torej gre za neke vrste osnutek oz. oporne točke, na podlagi katerih sprejme končno odločitev o nadaljevanju postopka oz. na podlagi katerih naknadno, na policijski postaji, sestavi tisti pravi uradni – zaključni dokument. IP tako ugotavlja, da je tudi drugi pogoj za obstoj izjeme po 11. točki 1. odstavka. 6. člena ZDIJZ v konkretnem primeru izpolnjen.Upoštevaje navedeno IP zaključuje, da bi razkritje zahtevanega dokumenta povzročilo motnje pri delovanju policije, zato je potrebno zahtevo prosilke zavrniti, ker sta kumulativno izpolnjena oba pogoja, ki ju za obstoj izjeme po 11. točki 1. odstavka 6. člena določa ZDIJZ. Glede navedbe prosilke, da so na uradnem zaznamku št. 223-130/2014/3 z dne 17. 12. 2014, ki ga je organ posredoval prosilki, neupravičeno prekriti osebni podatki IP pojasnjuje, da je pri pregledu izvirnega dokumenta in dokumenta, ki ga je organ posredoval prosilki, ugotovil, da je organ pri anonimizaciji zahtevanega dokumenta ravnal v skladu z določbami ZDIJZ in na posredovanem dokumentu pravilno prekril varovane osebne podatke. IP je namreč ugotovil, da se v zahtevanem dokumentu - uradnem zaznamku št. 223-130/2014/3 z dne 17. 12. 2014 nahajajo osebni podatki posameznikov, ki so sodelovali v postopku (ime in priimek, naslov ter datum rojstva) in ki na podlagi določb ZVOP-1 predstavljajo varovane osebne podatke, ki javnosti niso prosto dostopni. Skladno s 3. točko 1. odstavka 6. člena ZDIJZ organ prosilcu namreč zavrne dostop do zahtevane informacije, če se zahteva nanaša na osebni podatek, katerega razkritje bi pomenilo kršitev varstva osebnih podatkov v skladu z zakonom, ki ureja varstvo osebnih podatkov, kot je to v konkretnem primeru. V konkretnem primeru je organ torej pravilno uporabil institut delnega dostopa in prosilki posredoval zahtevani dokument, torej uradni zaznamek št. 223-130/2014/3 z dne 17. 12. 2014, brez osebnih podatkov, saj je tako onemogočil prepoznavnost in določljivost posameznika. Na podlagi vsega zgoraj navedenega je IP, na podlagi 3. odstavka 248. člena ZUP, pritožbo prosilke zavrnil. Izrek izpodbijane odločbe je sicer pravilen, vendar obrazložen z napačnimi razlogi (organ je zahtevo zavrnil, ker z zahtevanim dokumentom naj ne bi razpolagal, IP pa je ugotovil, da organ z zahtevanim dokumentom razpolaga, vendar obstaja izjema iz 11. točki 1. odstavka 6. člena ZDIJZ). Posebni stroški v tem postopku niso nastali.
Ta odločba je v skladu s 30. točko 28. člena Zakona o upravnih taksah (Uradni list RS, št. 42/2007 - uradno prečiščeno besedilo s spremembami in dopolnitvami) oproščena plačila upravne takse. Pouk o pravnem sredstvu:Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, temveč se lahko sproži upravni spor. Upravni spor se sproži s tožbo, ki se vloži v 30 dneh od vročitve te odločbe na Upravno sodišče, Fajfarjeva 33, Ljubljana. Tožba se lahko vloži pisno po pošti ali pri navedenem sodišču. Če se tožba pošlje priporočeno po pošti, se za dan izročitve sodišču šteje dan oddaje na pošto. Tožba z morebitnimi prilogami se vloži v najmanj treh izvodih. Tožbi je treba priložiti tudi to odločbo v izvirniku ali prepisu.

Postopek vodila:

Tanja Švab, dipl.upr.ved.,

raziskovalka IP

Informacijski pooblaščenec:Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,informacijska pooblaščenka

prosilka - MNZ, Policija

O NAS

URADNE URE

POVEZAVE